Как отражается использование информационной системы в бизнес процессе

Агафонова М. С., Кулешова И. П., Зелепукина В. А. Целесообразность использования информационных систем на предприятии // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2017. – Т. 39. – С. 371–375. – URL: http://e-koncept.ru/2017/970401.htm.

Аннотация. Статья посвящена рассмотрению роли информатизации в деятельности предприятия, отображению значимых преобразований в организации за счет использования информационных систем.

Похожие статьи

• Совершенствование методов и средств управления информацией для повышения экономической безопасности предприятия
• Роль информационных ресурсов и их защита в экономической безопасности предприятия
• К ВОПРОСУ О РОЛИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УСЛОВИЯХ ЦИФРОВИЗАЦИИ ЭКОНОМИКИ

Комментарии
Нет комментариев
Оставить комментарий
Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы комментировать.
Текст статьи

Целесообразность использованияинформационных систем на предприятии

Аннотация.Статья посвящена рассмотрению роли информатизации для деятельности предприятия, отобразив при этом значимые преобразования в организации за счет использования информационных систем.Ключевые слова:информатизация, информационные технологии, информационные ресурсы, предприятие, информация.

Управление бизнес-процессами с Columbus RapidValue

Актуальность темы исследования объясняется тем, что в 20 веке произошло изменение, которое в дальнейшем сыграла большую роль в истории Земли: индустриальный этап сменился этапом, который многие ученые называют информационной революцией. И вместе с этим профессиональное управление, умение координировать эффективную работу персонала, правильность при проектировании, реализации и совершенствовании бизнеспроцессов, эффективное проведение организационноадминистративной и хозяйственной деятельности становятся основными критериями при достижении успеха в бизнесе.

В этих условиях современные информационные технологии и формирующиеся на их основе интегрированные информационные системы приобретают значимость, превращаясь в незаменимые инструменты,которые становятся нужными при устойчивом развитии компаний, а также организаций и при обеспечении достижения стратегических целей.Отсутствие на предприятиях опыта анализа оценки эффективности информационных технологий и широкого применения их, ведет к негативным последствиям таким, как снижение конкурентного преимущества, а в дальнейшем и полная потеря своей позиции на рынке.Процесс перехода от индустриального общества к информационному путем насыщения современными информационными технологиями экономической, социальное и политической деятельности получил название информатизация.Информатизация представляет собой организационный, социальноэкономический и научнотехнический процесс по созданию оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов[1]. Очевидно насколько сильно информационных технологии оказывают влияние на культуру управления, менеджмент и общество.

К концу двадцатого века появилось новое понятие такое, как глобальное информационное общество. Он возникло благодаря стремительному развитию вычислительной и телекоммуникационной техники, накоплению колоссальных объемов информации и чрезвычайно высокой скорости информационного обмена.

Это привело к тому что произошла коренная ломка прежнихсоциальных понятий: ориентир деятельности компаний переместился с технологий на потребителя. Информационные технологии способствовали изменению не только способа работы, но они также изменили способ делового стратегического мышления.

Раньше предпринимателя использовали первые быстродействующие компьютеры в основном для автоматизации процессов, при этом они выполнялись вручную большим количеством сотрудников, имеющих невысокую квалификацию; примером может служить обработка данных. Сегодня новая техника и технологии применяются для реализации новых идей, новых способов получения конкурентного преимущества, а не только как раньше для автоматизации сбора и обработки данных.

Мир сузился до размеров экрана монитора и рабочего стола, благодаря распределенным информационным системам и сетевым технологиям. Это положительно сказалось организации, так как сразу за счет быстрого и простого доступа к огромным объемам информации и инструментам работы с ней увеличились деловые возможности. В связи с этим компании, чтобы выжить в современных условиях, должны постоянно приспосабливаться и изменяющимся внешним условиям, и окружению[1]. Сегодня фирма должна успевать изменяться она не может никаким образом оставаться стабильной. В связи с этим у нее поваляется потребность в развитие процессов информатизации[1].

Основными причинами такого явления являются:1. при принятии решений и формировании внутренних документов предприятия стало иметь большую свободу;2. роль информации значительно повысилась, что привело к появлению новых методов её обработки;3. происходит интегрирование страны в мировую экономику, это привело к заимствованию положительного опыта в сфере информационных и технологиях менеджмента;4. предприятие должно использовать модернизированные подходы, технологии и методы;5. потребители имеют постоянно изменяющиеся требования в связи с этим появляется потребность в удовлетворении их; 6. в условиях жестокой конкуренции нужно обладать конкурентным преимуществом перед соперниками;7. необходимость в совершенствование внутренних процессов, расширение диапазона товаров и услуг.Благодаря развитию информатизации бизнеса обнаружилась взаимосвязь между информационными технологиями и бизнесом и выявилось, что они влияют друг на друга. С одной стороны, деятельность предприятиядолжна быть интегрирована с информационными технологиями. С другой информационные технологии должны оказывать поддержку бизнесу, чтобы не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, для извлечения максимальной выгоды от новшеств[2].Вразвитии информационных технологий можно выделить пять основных тенденций, представленных на рисунке 1.

Рис. 1. Основные тенденции информационных технологий

1. Глобализация. С помощью информационных технологий компании, находясь где угодно, могут вести дела на мировом рынке, при этом немедленно получать исчерпывающую информацию. Происходит интернационализация программных средств и рынка информационного продукта.

Появление возможности, получения преимуществ за счет распределение информационных расходов в более широком географическом диапазоне, становится необходимым элементом стратегии[2].2. Конвергенция. Междуинформационным продуктом и средствами его получения, их профессиональным и бытовым использованием, а также между промышленными изделиями и услугами, стираются различия.

Одно устройство и система может объединить в себе передачу и прием цифровых, звуковых и видеосигналов[2].3. Усложнение информационных продуктов и услуг. Информационный продукт, представляющий собой программноаппаратные средства, базы и хранилища данных, службы эксплуатации и экспертного обеспечения имеет тенденцию к постоянному усложнению и развитию.

В тоже время интерфейсная часть информационных технологий постоянно упрощается, несмотря на сложности решаемых задач, делая при этом интерактивное взаимодействие пользователя и системы все более комфортным[2]. 4. Способность к взаимодействию. Проблемы, связанные с оптимальным обменом данными между компьютерными информационными системами, между системой и пользователями, а такжепроблемы формирования требуемой информации, обработки и передачи данных приобрели статус ведущих технологических проблем.Их позволяют решать решат во все более полном объёме современные программноаппаратные средства и протоколы обмена данными[2].

5. Ликвидация промежуточных звеньев. Происходит упрощение доставки информационного продукта к потребителю, за счет развития способности к взаимодействию. Благодаря возможности размещать заказы и получать требуемое непосредственно с помощью информационных технологий, цепочка посредников становится ненужной[2].Информационные технологии взаимосвязаны с информационными системами, являющиеся для нее основной средой. Они же в свою очередь стали необходимым инструментом практически во всех сферах деятельности. Наблюдается возникновение множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации. Такое явление объясняется разнообразием задача решаемые с помощью информационных систем[1].В общем случае информационная система представляет собой взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной.Информационная система определяется следующими свойствами:Основные тенденции информационных технологийГлобализацияКовергенцияУсложнение информациооных продуктов и услугСпособность к взаимодействиюЛиквидация промежуточных звеньевлюбая информационная система построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем, при этом она может быть подвергнута анализу;

необходимо использовать системный подходпри построении информационной системы;

информационная система представляет собой динамичную и развивающуюся систему;

информационную систему следует воспринимать как систему обработки информации, реализованную на базе современных технологий, при этомсостоящую из телекоммуникационных и компьютерных устройств;

информация, на основе которой производится автоматическое выполнение рутинных операций и принимаются решения, является выходной продукцией информационной системы;

от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач зависит участие человека. По своим функциям, архитектуре и реализации в зависимости от конкретной области применения информационные системы могут очень сильно различаться[2].

Однако для всех информационных систем можно выделить по крайней мере два свойства, которые являются общими:Вопервых, любая информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки информации. В связи с этим в основе любой информационной систему лежит среда переработки, хранения и доступа к данным.

Она должна обеспечивать области применения информационной системы надежностью хранения и эффективностью доступа. Стоит отметить обычные вычислительные программные системы не обязательно должны обладать такой средой[1].

Вовторых, информационные системы ориентируются на конечного пользователя, например, работника склада, бухгалтера, банковского клерка или чиновника городской администрации. Такие пользователи могут быть очень далеки от мира компьютеров.

Персональный компьютер или рабочая станция для них являются всего лишь средством, благодарякоторым они осуществляют свою профессиональную деятельность. Поэтому информационная система обязана обладать интерфейсом, который является простым, удобным и «комфортным» в использование и который в свою очередь должен обеспечивать конечного пользователя всеми необходимыми функциями для его работы, но в то же время не дать ему возможности совершать какиелибо действия, имеющие возможность нанести ущерб информационной системе[1].Также все эти системы объединяет одно основополагающее обстоятельство: руководство компаний в целях поддержке принятия решения имеет потребность в достоверной информации о различных аспектах бизнеса компании и внешней среды.

От этого зависит качество управления компанией, возможность эффективного планирования ее деятельности, выживание в условиях жесткой конкурентной борьбы. При этом наглядность форм представления информации, быстрота получения новых видов знания, возможность анализа текущих и исторических данных являются критически важными условиями.Наряду с вышесказанным выделяютдва вида информационных систем: 1. Автоматизированную информационную систему, представляющую собой совокупность информации, экономикоматематических методов и моделей, технических и программных средств, а также специалистов, которая при этом предназначена для компьютерной обработки информации и принятия управленческих решений[2].2. Экономическую информационную систему являющеюся совокупностью внутренних и внешних потоков информации экономического объекта, методов, средств и специалистов, которые учувствуют в процессе компьютерной обработки информации и принятия управленческих решений[2].Весьма сложной задачей является выбор информационной системы для автоматизации управления предприятием, ее испытывают даже небольшие компании. Основная сложность не в самом выборе типа информационной системы, а в том, что от него могут зависеть результаты деятельности предприятия. Таким образом, создание информационной системы для любой организации предполагает выполнение следующих обязательных условий:

Стоящим перед организациям целям обязательно должны соответствовать структура информационной системы, ее функциональное. Например, такие цели, как эффективный бизнес и извлечение максимальной выгоды преследуют коммерческие фирмы; государственные же предприятия в первую очередь ориентируются на решение экономических и социальных задач.

Контроль информационной системы должен осуществляться людьми, которые четко понимают ее главные цели, задачи и назначение, руководствуясь при этом основными социальными и этическими принципами.

Информационная система должна обеспечивать производство достоверной, надежной, систематизированной и своевременной информации.Изза жесткой конкурентной борьбы на рынке любое, на сегодняшний день предприятие не в силах вести успешный бизнес без использования модернизированных информационных систем. Именно это и обуславливает необходимость их внедрения на предприятиях, с целью повышения эффективности деятельности организации. Можно выделить пять основных положительных стороны от внедрения информационных систем в организации, предоставленных на рисунке 2:

Рис. 2. Положительные стороны информационных систем

1. Улучшение товаровили услуг, повышение качества, уменьшение издержек или добавление желательных свойств. Так, в организациях, ориентированных на прием клиентов применяют информационные для ускорения обслуживания; в консалтинговых фирмах информационные системы используют для ускорения процесса поиска эксперта, имеющего опыт и знания, необходимые в конкретном случае, который интересует клиента[1].

2. Увеличение эффективности и производительности. Например, информационная система, использующаяся на производственной организации, позволяет осуществлять контроль за оборудованием и своевременно извещать оператора при возникновении неисправностей. Благодаря этому уменьшается риск производства продукции с браком и увеличивается ее качество[1].

Положительные стороны информационных системУлучшение товаров или услуг, повышение качества и уменьшение издержек Увеличение эффективности и производительностиПредоставление современной и надежной информацииУлучшение коммуникацииУлучшение использования знаний3. Предоставление своевременной инадежной информации, позволяющая улучшать процесс принятия решений. Собранная оптовым поставщиком информация о продажах может помочь своевременно обнаружить спад спроса отдельных товаров, выяснить причины этого спада и принять срочные меры[1]. 4. Улучшение коммуникации. Так люди, находящиеся в командировках, дома или просто в другом здании, благодаря использованию компьютеров и входя в сеть своей компании, могут на расстоянии отправлять и принимать сообщения, просматривать файлы компаний, исследовать поступившие проблемы и готовить презентации[1].

5. Улучшение использования знаний. Например, консалтинговые фирмы часто пользуются экспертными системами по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших экспертов фирмы, чтобы оказать помощь своим клиентам по планированию налогов[1].Для того, чтобы наглядно показать значимость информационных систем, можно провести следующие примеры ее использования[2]: 1. Информационная система по отысканию рыночных ниш.

Некоторые фирмы пользуются информационными системами, которые регистрирует данные о покупателе, совершивший покупку товара, что позволяет: определять группы потребителей, их состав и запросы, а затем свою стратегию ориентировать на наиболее многочисленные группы. При это постоянным покупателямпредоставлять товары и услуги в кредит или с отсрочкой платежа, а также скидку; а потенциальным рассылать различные предложения и рекламу.2.

Информационные системы, ускоряющие потоки товаров. Возьмем к примеру фирму, специализирующуюся на поставках продуктов в определенное учреждение. Хранить на складах большие запасы продуктов невыгодно, а не иметь их невозможно.

Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе. У заказчика появляется возможность прямо с терминала вводить свои пожелания. В свою очередь эти данные поступают в информационную систему по учету заказов.

Менеджеры анализируют поступившие заказы и принимают оперативные управленческие решенияпо доставке необходимого товара заказчику за маленький промежуток времени. Таким образом, происходит экономия огромных денег на хранение товаров, а также ускорение и упрощение потока товаров.3. Информационные системы по снижению издержек производства.

Такие информационные системы, благодаря отслеживанию всех фаз производственного процесса, имеют возможность улучшать управление и контроль, при этом осуществляв более рациональное планирование. Результатом использования таких систем является снижение себестоимости производимой продукции и услуг4. Информационные системы автоматизации технологии («менеджмент уступок»).

Суть этой технологии состоит в том, что, потребитель имеет возможность получить разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов при условии, что доход фирмы остается рентабельным. В этом случае у потребителя возникает заинтересованность в взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов.

При нежелании потребителя взаимодействовать с даннойфирмой и при переходе его к другой, он имеет возможность потери предоставляемых ему ранее скидок, следствием чего является возрастание его затрат.Подводя итоги можно подчеркнуть, что развитие цивилизованных стран повлекло за собой создание информационного общества, другими словам общества, которые состоит из рабочих, постоянно занятых сбором, производством переработкой, хранением и использованием информации. В связи с этим информация превратилась в один из важнейших ресурсов и стала лучшим и необходимым средством в процессе развития организации.

Именно от ее качества и эффективности использования зависит жизнеспособность предприятия. Таким образом, информационные технологии и тесно связанные с ней информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск и выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают при создании нового продукта и анализе проблемы.

При наличии таковых эффективных информационных систем компания обретает конкурентное преимущество перед, а игнорирование их использования ведет к потере позиций на рынке. Однако если не учитывать роль человека, техническое воплощение информационной системы само по себе не будет чтолибо значить. Потому что в первую очередь информация предназначается для человека и без него в сущности невозможно даже ее получение.

Ссылки на источники1.Агафонова М.С., Агафонов П.В. Современные наукоемкие технологии // Успехи современного естествознания. –2013. –№ 101. –С. 130. 2.Агафонова М.С. Инновационные процессы напредприятиях и их инвестиционная активность // Успехи современного естествознания. –2012. –№ 1. –С.

102.

Источник: e-koncept.ru

Информационные системы на предприятии

Аннотация: Показана роль информационных систем в деятельности предприятий. Излагаются общие черты информационных систем и их индивидуальные особенности. Отмечаются основные проблемы и задачи внедрения информационных систем. Рассматриваются существующие информационные системы на предприятиях, их классификация и разновидности. Приводятся примеры зарубежных и российских информационных систем.

9.1. Назначение информационных систем на предприятии

Исходя из вышеизложенного, следует, что оптимальное управление производственным процессом представляет собой очень трудоёмкую задачу. Основным механизмом здесь является планирование. Автоматизированное решение подобной задачи даёт возможность грамотно планировать, учитывать затраты , проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией. Очевидно, что чем крупнее производство, тем большее число процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование информационных систем жизненно необходимо.

Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учётного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и даёт управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных , в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информационной системой. Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений по автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.

«Идеальная» информационная система управления предприятием должна автоматизировать все или, по крайней мере, большинство из видов деятельности предприятия. При этом автоматизация должна быть выполнена не ради автоматизации, а с учётом затрат на неё, и дать реальный эффект в результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.

1. Информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным.
2. Информационные системы ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции и в то же время не даёт ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.

На предприятии должна быть создана база данных , которая обеспечивает хранение информации и доступность её для всех составляющих системы управления. Наличие такой базы данных позволяет сформировать информацию для принятия решений (рис.9.1).

Рис. 9.1. База данных на предприятии

Сама по себе информационная система не является инструментом для принятия управленческих решений. Решения принимаются людьми. Но система управления в состоянии представить или «подготовить» информацию в таком виде, чтобы обеспечить принятие решения.

Системы поддержки принятия решений в состоянии обеспечить, например:

• отслеживание эффективности работы различных участков и служб для выявления и устранения слабых звеньев , а также для совершенствования бизнес — процессов и организационных единиц (т.е. анализ информации может привести к изменению правил выполнения тех или иных управленческих процессов и даже к изменению организационной структуры предприятия);
• анализ деятельности отдельных подразделений;
• обобщение данных из различных подразделений;
• анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных направлений бизнеса;
• выявление тенденций, развивающихся на предприятии, так и на рынке.

Не следует забывать и о том, что работать с системой придётся обычным людям, являющимся специалистами в своей предметной области , но зачастую обладающими весьма средними навыками в работе с компьютерами. Интерфейс информационных систем должен быть им интуитивно понятен.

9.2. Технология внедрения информационных систем

1. Технология построения системы по моделям «как надо», без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели «как есть» показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес — процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и не эффективна. Ведь использование в работе программных приложений — это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учёта и отчётности.
2. Технология построения систем с подходом «сверху вниз». Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении «сверху вниз» и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.
3. Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация — это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учёта и формирования отчётных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
4. Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой — интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы — заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления.

Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить её к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надёжность, масштабируемость , безопасность , поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер . Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент — серверные приложения, которые обладают в области учёта и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объёмов данных, возможностью создания распределённых систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.

Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьёзное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения.

Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Первейшим этапом создания системы должно быть проведение работ по предпроектному обследованию (так называемый консалтинг). Пока не описаны и не проанализированы все бизнес — процессы предприятия, не построена модель предприятия «как есть сегодня», не сформулированы обоснованные требования к новой системе, не построена модель будущей системы «как должно быть», не разработано техническое задание не может быть и речи о покупке или начале разработки системы. Цель этой предпроектной работы заключается в том, чтобы разработать представление о будущей системе, описать функционально-информационную модель будущей системы и защитить её перед заказчиком. Только после этого можно вкладывать деньги в покупку или разработку системы.

Подготовка предприятия к реализации ИС

Подготовка нормативно-справочной информации

1. Разработка методик подготовки и ведения нормативно-справочной информации.
2. Разработка классификации объектов нормативно-справочной информации, их определение и детальное описание их свойств. Подготовка образцов описания данных объектов.

Базовый состав объектов нормативно-справочной информации включает:

• производственную структуру предприятия (рабочие центры и их группировки, их идентификация и классификация);
• территориальную структуру предприятия (площадки и места хранения запасов и их группировки, их идентификация и классификация);
• финансовую структуру предприятия (центры финансовой ответственности и их группировки, их идентификация и классификация);
• номенклатурные позиции, их классификация и группировки;
• спецификации номенклатурных позиций (структуры продуктов);
• технологические маршруты (в том числе учётные точки в нём для построения системы производственного учёта);
• другие данные.

Подготовка бизнес-процессов

1. Анализ и формирование рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов планирования операционной деятельности, её исполнения, а также ведения нормативных данных для поддержки операционной деятельности.
2. Анализ и формирование рекомендаций по достижению соответствия бизнес — процессов рекомендациям методики ИС.
3. Разработка моделей бизнес — процессов сбыта, производства, закупок, планирования и других, в соответствии с предметной областью проекта, на различных уровнях иерархии плановых решений, необходимых предприятию Заказчика бизнес — процессов, которые будут поддерживаться системой.

Выбор программной системы автоматизации планирования и учёта на производстве

1. Анализ рынка программного обеспечения.
2. Разработка системы аналитической отчётности, которую необходимо будет получать средствами системы.
3. Разработка требований к информационной системе.
4. Подготовка технического задания на выбор и внедрение информационной системы.
5. Организация проведения конкурса по выбору программного обеспечения для информационной системы.

Необходимо учитывать уровень подготовки специалистов, которым предстоит работать с приложением, а также назначение приложения. Если пользователи имеют большой опыт работы с программными приложениями, то можно использовать многооконный интерфейс, выпадающие меню и т. д.

Если же речь идет о сотрудниках, для которых сложно «двумя руками три кнопки нажать», то интерфейс системы должен быть как можно более простым, а последовательность действий — очевидной. Аналогично, если в режиме использования критичен быстрый ввод данных, то на первое место выходит удобство интерфейса. Имеет смысл еще до сдачи информационной системы в эксплуатацию предоставить разработчикам возможность попробовать себя в роли конечных пользователей.

9.3. Виды информационных систем в организации

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем . Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учёта и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем : системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платёжную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль , управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учёта и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами . В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы . Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создаёт соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.

Источник: intuit.ru

Информационные процессы и бизнес-среда организации

Предприятие как объект стратегического управления можно представить совокупностью нескольких моделей. Любое предприятие является стратегической хозяйственной системой, т.е. предприятием, деятельность которого охватывает всю цепочку создания стоимости: инновации, операции, маркетинг, распределение, продажи, сервис, и его структуру можно представить состоящей из подсистем (бизнес-единиц).

С ростом уровня нестабильности условий предпринимательской деятельности возрастает потребность предприятия в ориентации на стратегическое управление, которое призвано обеспечить выживание организации и достижение ее целей в долгосрочной перспективе. При этом основное внимание руководства должно быть сконцентрировано на внешнем окружении, чтобы быстро и адекватно реагировать на происходящие в нем изменения.

В процессе стратегического управления выделяют следующие основные этапы: анализ внешней и внутренней среды, формулирование миссии организации, определение ее целей, стратегический анализ и разработка стратегий для достижения этих целей на основе концепции корпоративной стратегии, реализация стратегий, стратегический контроллинг (анализ) реализации стратегий (определение необходимости коррекции миссии, целей, стратегий или мероприятия по их осуществлению).

Этапы «Формулирование миссии», «Определение целей» и «Разработка стратегий» часто объединяют в один — «Стратегическое планирование», который является ключевым этапом стратегического управления.

В соответствии с миссией предприятия выделяют следующие группы базовых стратегий: корпоративная, продуктовая, производственная, менеджмента, ресурсов.

Способность компании к стратегическому менеджменту и возможность реализации сформулированных стратегий характеризуются элементами, определяющими умение:

• • моделировать ситуацию (требует наличия бизнес-моделей компании, внешней среды и процесса их взаимодействия);
• • выявлять необходимость изменений;
• • разрабатывать стратегию изменений;
• • использовать в ходе изменений надежные методы управления проектами;
• • воплощать стратегию в жизнь.

Все пять элементов реализуются в интегрированной системе стратегического управления в виде следующих функциональных подсистем, обеспечивающих поддержание деятельности и развитие компании: прогнозирование, планирование, экономический анализ, организация, оперативное регулирование, учет, контроль.

Опираясь на базовые стратегии, строится бизнес-модель компании и уже на ее основе формируются все необходимые регламенты предприятия.

Для этого в бизнес-модель вносятся упреждающие корректировки не под действием уже свершившихся изменений на рынке, а в соответствии со стратегическим прогнозом таких изменений, что обеспечивает высокую конкурентоспособность саморазвивающегося предприятия. Менеджеры же получают на основе бизнес-модели необходимые распорядительные документы (должностные инструкции, положения, другие управленческие регламенты, оперативные и стратегический отчеты о наличии и движении ресурсов в предприятии и т.д.).

Информационный ресурс предприятия поддерживает систему создания бизнеса как процесса формирования добавленной стоимости. В его основу положено понятие бизнес-среды. Бизнес-среда формирует предпосылки для воздействия на систему управления хозяйственной деятельностью организации с целью повышения ее эффективности.

Таким образом, влияние информационного ресурса распространяется и на ту бизнес-среду, в которой действует организация. Он не может рассматриваться отдельно от внешних факторов бизнеса, таких как инвестиции, рынок и т.п. Структуру бизнес-среды организации можно изобразить, используя графическую модель (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Модель бизнес-среды организации:

?(, М) — организация производства; Р, — основная линейка товаров и (или) услуг; Л/,— рынок товаров и (или) услуг; I — инвестиции; X— потери

Как же взаимодействуют компоненты модели бизнес-среды предприятия? На базе инвестиций (/), которые поступают, как правило, через банковскую систему, организуется производство (/,,). В процессе хозяйственной деятельности создаются товары или предоставляются услуги (/*,), которые направляются на рынок (Л/,).

При реализации товаров вследствие инфляции и других дестабилизирующих воздействий возможны потери X. Полученные доходы позволяют оправдать инвестиции и выделить средства для организации запасов и расширения производства, формируя линейку товаров и (или) услуг. В процессе насыщения рынка товарами и (или) услугами потери на рынке возрастают, что заставляет искать новые рынки и соответственно разрабатывать новые проекты, позволяющие организовать новые производства (LJ) для работы на соответствующем рынке (Mi).

Бизнес-среда формируется на базе управляемой совокупности бизнес-процессов организации. От организации бизнес-процессов существенно зависит не только реализация административно-хозяйственных процессов, но и формирование информационного ресурса предприятия. Информационные процессы в свою очередь подчинены хозяйственным решениям, соответствующим заданному бизнес-процессу компании (рис. 4.2).

Хозяйственные решения возникают при обработке заказов, организации выпуска изделий, выполнении мероприятий сервисного обслуживания клиентов, подготовке финансовых отчетов и т.п.

Бизнес-функции организации направлены на реализацию процессов управления хозяйственной деятельностью предприятия (на то, что участвует в создании добавленной стоимости): разработку новой продукции, организацию производства и сбыта, управление персоналом, реализацию маркетинговых мероприятий и сбыта, сервис, учет финансового состояния и др. Информационные потоки организации могут обеспечить:

• • получение законченных хозяйственных решений по всем бизнес-функциям для реализации стратегического и оперативного управления предприятием;
• • поддержку всех хозяйственных и финансовых процессов;
• • стандартизацию хозяйственных операций на уровне всей организации;
• • настройку индивидуальных хозяйственных единиц;
• • поддержку многокомпонентных структур с адаптацией к особенностям каждой хозяйственной единицы и др.

Рис. 4.2. Полная бизнес-модель компании

Особое значение информационный ресурс организации имеет при использовании методов электронного бизнеса, которые не только расширяют границы деятельности, но и изменяют схему добавления стоимости.

Использование информации, полученной в процессе реализации хозяйственной деятельности, предполагает активную деятельность в сети «Интернет»: поиск, отбор и анализ информации. При этом накапливаются достаточно значительные объемы информации, несущей в себе многообразные знания о том, как найти новые, более эффективные пути создания добавленной стоимости или такие, которые сами по себе обладают стоимостью.

Модель формирования виртуальной цепочки добавления стоимости показывает, что в процессе разработки новых продуктов или предоставления новых услуг на каждом этапе реализации физической цепочки добавления стоимости осуществляются процессы сбора, обработки и анализа информации. Точки пересечения вертикальных и горизонтальных линий модели обозначают формирование уникальных баз знаний, с помощью которых открываются новые возможности увеличения нематериальных активов организации.

Использование методов электронного бизнеса, позволяющего вести он-лайн-диалог (е-диалог) не только с поставщиками, но и с клиентами, посредниками и другими заинтересованными сторонами, дает возможность создать особый тип цепочки добавления стоимости (матрицу добавления стоимости) за счет преобразования собранной информации в новые услуги и товары. Например, таковыми являются сбор предложений о желаемых характеристиках товара, применение электронной доски объявлений для ответов на вопросы клиентов, подготовка и использование электронных изданий и др.

Активная деятельность предприятия в среде глобальных информационных систем, применение новых информационных технологий позволяют изменить информационный ресурс организации, предполагая при этом постоянное развитие информационной системы управления организацией. Начиная с контроля за физическими операциями при помощи информационных систем можно перейти к замене физической информационной деятельности на виртуальную и далее — к формированию новых производственных связей за счет обработки информации (извлечению прибыли новыми средствами).

Хотя использование информационных технологий в системе управления организацией и является необходимым условием для оптимизации деловых процессов, само по себе оно не гарантирует эффективность управления операциями. Опыт показывает, что организации часто стремятся воспроизвести с помощью информационных систем свою существующую структуру. Это может привести к локальному повышению эффективности работы, но глобальной оптимизации в рамках компании, как правило, таким способом не достигнуть. Воспроизведение неэффективных структур при помощи современных информационных технологий может привести даже к тому, что они еще больше укрепятся. В то же время на основе информационных систем можно разработать и внедрить принципиально новые бизнес- процессы.

В схеме образования добавленной стоимости все виды хозяйственной деятельности образуют звенья этой стоимости, а сама деятельность предприятия (разработка, производство, выполнение заказов, сбыт, сервис и др.) базируется на структуре его бизнес-функций. При этом информация остается внутри фирмы и играет технологическую роль.

В структуре организации можно выделить следующие основные элементы: ценности фирмы, бизнес-платформу, бизнес-архитектуру и информационный ресурс. Отношения между элементами системной модели характеризуют информационные отношения внутри фирмы. Совокупность основных элементов и информационных отношений образует бизнес-структуру организации.

Модель показывает значение информационного ресурса как основного элемента в системе организации, определяющего отношения между другими элементами и способствующего развитию новых отношений на базе использования более эффективных методов доступа к информации.

Задача менеджера состоит в обеспечении оптимального взаимодействия компонентов бизнес-структуры. Основой для решения такой задачи и является обеспечение доступа к необходимой информации в режиме реального времени, привлечения к управлению организацией максимального числа заинтересованных участников.

Информационный ресурс охватывает все подразделения и службы организации. В этом смысле можно говорить об информационном пространстве (ИП) предприятия, понимая под этим термином не только информацию и средства ее обработки, но и географию информационных отношений.

Информационное пространство организации формируется с помощью технических средств обработки информации, компьютерной и телекоммуникационной технологии. В зависимости от формы их взаимодействия и использования можно выделить четыре основных уровня реализации информационного пространства организации.

На первом уровне фактографическая информация о выполненных хозяйственных операциях формируется в виде таблиц конкретной базы данных. Обработка этих таблиц позволяет вести основные виды учета: оперативный, бухгалтерский, административный, налоговый и т.п.

Системную модель информационного пространства первого уровня можно представить на основе модели бизнес-структуры организации. На базе отношений между элементами этой модели формируется фактографическая информация, запись которой в базу данных отражается на модели (рис. 4.3). Здесь также условно изображены процессы реализации основных видов учета.

Информационное пространство первого уровня позволяет получить информацию о соответствующих бизнес-процессах, как правило, в форме итоговых отчетов (таблиц).

Реализация ИП второго уровня предполагает использование мощной системы управления базой данных (СУБД), которая позволяет не только выполнить основные операции по обработке фактографической информации и поддерживать все виды учета, но и открывает возможность подготовки различных аналитических документов (рис. 4.4). На этом уровне реализации формируется Интранет, позволяющий осуществить электронный документооборот и способствующий накоплению и обобщению корпоративной информации.

Рис. 4.3. Модель ИП организации первого уровня. Графическое отображение системной модели бизнес-структуры имеет следующие состояния:

Т — ценности — то, что порождает поток доходов; L — бизнес-платформа — то, что составляет производство, его стратегию и рынок (система взаимодействия с рынком — маркетинг и т.п.); Р — бизнес-архитектура — организация персонала фирмы; / — информационный ресурс системы

Рнс. 4.4. Модель ИП организации второго уровня

Модель ИП третьего уровня отражает его разделение на отдельные информационные системы: логистика, учет и отчетность, управление персоналом и др., в каждом из которых формируется своя информационная система. Здесь также создается общая информационная система отображения информации для менеджмента (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Модель ИП организации третьего уровня

Информационное пространство этого уровня использует в своей структуре элемент «пул данных», который определяет не только возможность приема и хранения оперативной информации, но также и средство ее предварительной обработки по заранее установленным алгоритмам. Эти алгоритмы настраиваются на заранее устанавливаемую систему аналитических отчетов.

Модель ИП третьего уровня предусматривает реализацию хозяйственной деятельности в Интернете, например посещение торговых площадок, использование электронных платежей и т.п.

Информационное пространство организации четвертого уровня предполагает его расширение за счет применения фронт-офисных структур, которые могут с помощью Интернета предоставить поставщикам, партнерам, клиентам, инвесторам и другим необходимую информацию в соответствии с данными полномочиями (рис. 4.6).

Процессы формирования ИП на этом уровне ведутся с помощью бэк-офиса фирмы. Управление системой осуществляется с помощью информационной системы менеджмента, связанной с кокпитом системы. Кокпит реализует демонстрацию графических аналитических отчетов с помощью демонстрационных /,С7)-планшетов.

Рнс. 4.6. Модель ИП организации четвертого уровня

Проблематика построения комплексных систем автоматизации бизнес-процессов (корпоративных информационно-управляющих систем — КИУС) за последние годы привела к созданию самостоятельного направления науки об управлении и развитию целой отрасли наукоемких технологий. При этом отмечается качественное расширение понятия и термина «система», происходящее в международных комитетах и профессиональных сообществах, ориентированных на информационные технологии.

Экономическими предпосылками создания и использования КИУС являются:

• • обеспечение гибкости рыночно-продуктовой стратегии;
• • эффективное взаимодействие с партнерами;
• • эффективная работа с клиентами;
• • эффективное управление ресурсами и бизнес-процессами;
• • оперативное получение достоверной информации;
• • анализ больших информационных объемов.

В современных условиях руководителей предприятий интересуют:

• • агрегация данных (а не обилие конкретных значений);
• • динамика, перспективы, тенденции (а не статика);
• • корпоративные решения (а не решения для подразделений);
• • минимальные затраты на поиск необходимой информации;
• • полнота и непротиворечивость информации;
• • аналитические срезы для поддержки принятия решений.

С их стороны к КИУС в современных условиях предъявляются следующие основные требования:

• • решение всего комплекса задач бизнеса;
• • сбалансированная стоимость владения;
• • широкие функциональные возможности;
• • быстродействие и гибкость;
• • безопасность.

Современный уровень развития информационных технологий со своей стороны позволяет обеспечить следующие требования:

• • функциональную полноту;
• • масштабируемость — система должна учитывать растущие потребности предприятия;
• • гибкость — система должна настраиваться на изменения бизнес- процессов и внешней среды;
• • стандартизацию и мобильность — компоненты системы должны функционировать на различных аппаратных и системных платформах, а также быть взаимозаменяемыми компонентами аналогичной функциональности;
• • информационную безопасность;
• • экономическую эффективность;
• • независимость — с одной стороны, предприятие не должно попадать в зависимость от поставщиков, с другой — не содержать собственного штата разработчиков.

Использование КИУС с точки зрения бизнеса обеспечивает увеличение доходности, повышение конкурентоспособности, улучшение качества обслуживания клиентов, снижение времени выпуска новых продуктов, полноту и непротиворечивость информации. С позиций технологии обеспечивается консолидация данных и приложений, осуществляется естественная замена устаревших унаследованных систем. Однако эффективность системы в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности современного предприятия.

При создании КИУС единственно правильным для предприятия является четкая расстановка акцентов — не подгонка задач предприятия под возможности конкретного решения (т.е. решение проблем производителей систем), а выбор решения, соответствующего задачам бизнеса (т.е. достижение собственных целей). Такая постановка вопроса требует проведения целого комплекса достаточно трудоемких и длительных исследовательских работ, предваряющих покупку лицензий или выдачу заданий программистам, а именно:

• • разработка стратегии развития информационных технологий на предприятии на среднесрочный период;
• • аудит соответствия существующего положения дел с уже имеющимися на предприятии информационными системами целям и задачам бизнеса;
• • разработка концепции создания К И УС;
• • выявление, формирование и анализ требований к КИУС;
• • выбор компонентов КИУС, наиболее полно удовлетворяющих этим требованиям, и т.д.

Источник: bstudy.net