Если часть ваших сотрудников будет работать из дома, позаботьтесь, чтобы всегда быть с ними на связи.
Если для внутренних сервисов (например, почты) используете VPN, пусть у всех сотрудников будет к нему доступ с домашних компьютеров. В компьютерах с системой Windows 10 VPN можно настроить в разделе «Сетевые подключения», на Mac — в системных настройках в разделе «Сеть».
Чтобы контролировать выполнение задач, предложите команде бесплатный сервис управления проектами — например, Trello . Там можно настроить «доски» по типам задач, назначить ответственных и сроки. Если нужно совместно работать с документами — используйте Яндекс.Диск или Google Drive.
Встречи и собрания проводите в Zoom или в режиме аудиоконференции в WhatsApp, Skype или Telegram.
Оформите корпоративную подписку на сервис медицинских услуг: например, СберЗдоровье или Яндекс.Здоровье . Это удобно: не надо идти в поликлинику или вызывать врача на дом, если вдруг кто-то из сотрудников заметит у себя тревожные симптомы. Доктор выслушает, ответит на вопросы и проконсультирует.
Как перевести действующий бизнес на удаленку? [ЛЕКТОРИЙ КОЧЕВНИКОВ] 11.08.2022 | АНТАЛИЯ
В работе с клиентами
Минимизируйте личное общение с клиентами. Если это невозможно, снабдите персонал антисептиками и медицинскими масками, регулярно проветривайте помещения и следите за режимом труда. Важно, чтобы сотрудники не переутомлялись.
Запись на услуги переведите в онлайн- или хотя бы телефонный режим. Убьёте двух зайцев: снизите риски для клиентов и сотрудников и автоматизируете рутину. Помогут полезные сервисы: инструменты вроде YCLIENTS для удалённой записи и аналитики и CRM-системы для сбора и хранения клиентских данных. Только помните, что формировать клиентскую базу нужно в соответствии с законом. А ещё подумайте, нельзя ли в вашем случае и сами услуги (например, консультации) оказывать через интернет.
Если пока не подключили эквайринг — безналичную оплату в торговой точке или в интернете, — то сейчас самое время. Карты и NFC-платежи — более гигиеничные способы, чем наличные. Небольшому бизнесу подойдёт оплата по QR.
В работе с контрагентами
Правила те же: избегайте наличных, особенно передачи купюр из рук в руки. Для мелких покупок используйте бизнес-карты, которыми можно расплачиваться напрямую с расчётного счёта, в том числе в интернете.
За поставки расплачивайтесь в интернет-банке. Если вы клиент СберБизнеса, следите за операциями и оформляйте платёжные поручения в интернет-банке СберБизнес — советуем создать и сохранить шаблоны.
Работу склада контролируйте удалённо с помощью систем товароучёта. Сбер для этих целей предлагает сервис «Моя торговля».
В отношениях с госорганами
Во время карантина рекомендуем не обивать пороги учреждений, а решать все вопросы через электронные приёмные. Чтобы подписывать и подгружать документы на сайты налоговой, Социального фонда и подобных инстанций, получите усиленную квалифицированную электронную подпись и подключите электронный документооборот. ЭДО позволит не встречаться с контрагентами лично, чтобы заключить договор, а электронную подпись, если захотите, доставит курьер.
10 шагов, чтобы перевести бизнес на удаленку с помощью Битрикс24
Если нет желания разбираться и оформлять подпись отдельно, отправляйте документы сразу во все инстанции в единой системе.
Подавать бухгалтерскую отчётность в электронном виде будет ещё удобнее, если и бухучёт вести с помощью онлайн-сервиса, где есть подсказки, шаблоны, налоговый календарь и консультации специалистов. У СберБизнеса это «Моя бухгалтерия Онлайн».
Поучиться
Время, которое вы и ваши сотрудники тратили на дорогу до работы, теперь можно использовать для самообучения.
Пройдите курсы на Coursera , БизнесКлассе и Деловой среде . Почитайте статьи на сайте СберБизнеса и в Сбер Бизнес-старте — мы помогаем разобраться в законах и выстроить бизнес-процессы.
Источник: www.sberbank.ru
Перевести бизнес на удаленку за 3 дня
Еще в начале марта перевод сотрудников на дистанционную работу казался трудоемкой и требующей длительного планирования задачей. Но отчаянные времена требуют отчаянных мер. Опыт показал, что для запуска полноценной удалёнки достаточно перевести в онлайн всего пять процессов. И это можно сделать всего за три дня: с созданием учетных записей, настройкой и обучением пользователей.
Первоочередной оцифровки требуют:
- корпоративные коммуникации;
- проведение и планирование совещаний;
- взаимодействие внутри команд;
- управление задачами и проектами;
- доступ к корпоративному контенту.
Корпоративные коммуникации
Вызов: переход компании на дистанционную работу лишает сотрудников привычных способов коммуникации. Мы и сами не подозревали, как много рабочих вопросов обсуждается у кулера, в курилке и на ланче. Сейчас общение переносится в мессенджеры, часто – сразу в несколько. Люди путаются, теряют информацию, раздражаются и работают менее эффективно.
Решение: единый корпоративный канал для чатов (личных и групповых), а также аудио- и видеозвонков.
Важные опции: уведомления в реальном времени и возможность транслировать новости компании. Такой подход позволит оперативно решать рабочие вопросы, эффективно взаимодействовать с коллегами.
Онлайн-совещания
Вызов: Коронавирус отменил все переговоры, планерки и встречи лицом к лицу. Конференц-звонки не заменяют живое общение, но можно сделать их максимально эффективными. Особенно для компаний, где по привычке планируют встречи в Microsoft Outlook, созваниваются в Skype (каждый раз вручную собирая участников) и записывают звонки сторонним рекордером.
Решение: планировать и проводить онлайн-собрания в единой среде.
Важные опции: согласование времени начала, защищенное подключение с любого устройства, автоматическая запись встречи, возможность вести и публиковать протоколы.
Взаимодействие внутри команд
Вызов: самые плотные коммуникации, как правило – внутри команд: проектов, бизнес-процессов, подразделений и так далее. Для получения результатов участникам команды нужно часто общаться и вместе вести документы. Сейчас, когда мы все сидим по домам, общение затрудняется, коммуникации удлиняются, снижается скорость решения вопросов.
Решение: онлайн-приложения, которые обеспечивать эффективное взаимодействие вне зависимости от места нахождения сотрудников.
Важная опция– качественный инструментарий для совместного редактирования документов.
Управление задачами и проектами
Вызов: отправляя компанию на удаленку, руководители теряют и привычные средства контроля. Если бы не это, процент дистанционных сотрудников был бы гораздо выше. Но этой весной нас всех поставили перед выбором: уходи в онлайн или закрывайся.
Решение: канбан-доски и чек-листы позволят линейным руководителям видеть работу подчиненных в реальном времени, а сотрудникам – четко понимать задачи и сроки их исполнения.
Важная опция – инструменты визуализации хода проекта: сейчас, когда все перегружены информацией, наглядность как никогда в моде.
Корпоративный контент
Вызов:одно из основных неудобств удаленной работы связано с затруднением доступа к корпоративному контенту: библиотекам, папкам, регламентам, инструкциям, справочникам, базам знаний и так далее.
Решение: перенос корпоративных файлов на специализированную онлайн-платформу, создание справочников и хранилищ регламентов в интерактивном Wiki формате, а корпоративных баз знаний в виде онлайн-записных книжек.
Важная опция – умный поиск, который позволит быстро находить нужные документы.
Экспресс-обучение сотрудников
Еще один важнейший элемент в этой цепочке – сотрудники и их адаптация к новым условиям. Здесь на помощь придут интерактивные инструкции, видеоуроки и мастер-классы в формате онлайн.
Выбор ИТ-решений
Для оцифровки каждого из этих процессов есть много ИТ-инструментов: бесплатные, условно-бесплатные, платные. При наличии ресурсов и управленческой воли, можно выстроить дистанционную работу без дополнительных инвестиций в инфраструктуру. Однако, опыт показывает, что эффективнее всего решать перечисленные задачи в рамках одной платформы. Таких универсальных платформ на рынке мало, самая удобная и функциональная из них – Microsoft Teams в составе Office 365.
ВАЖНО
В связи с пандемией, Microsoft сделал бесплатной полугодовую подписку на полную версию решения. И это еще одна причина скачать, установить и начать использовать Teams.
Источник: businessteam.pro
Make «udalenka» great again: как перевести всю компанию на удаленную работу в 4 этапа
В то время как коронавирус шагает по планете, на рынке ценных бумаг лидирует туалетная и целые страны закрывают на карантин, все больше компаний вынуждены переводить сотрудников на удаленную работу. Мы в RUVDS не стали исключением и решили поделиться с Хабром своим опытом организации удаленного рабочего процесса в масштабах всей компании. Сразу стоит оговориться, что в статье не будет капитанских советов вроде «будучи дома — наденьте штаны», только суровая действительность и руководство к действию.
Чтобы в результате перевода сотрудников на удаленку не было потом мучительно больно, мы разделили весь процесс на небольшие этапы.
Этап 1: Делим компанию по группам/направлениям
Так как у нас небольшая компания (до 20 человек), то нам в этом плане проще, ведь нет большого количества департаментов, отделов и более мелких единиц деления людей. Всего в RUVDS можно выделить 5 условных групп/направлений:
- Техподдержка;
- Системные администраторы;
- Разработчики;
- Финансовая служба (бухгалтерия, платежи и документооборот);
- Руководство и маркетинговая служба.
Этап 2: Определяем рабочие потребности групп/направлений и настраиваем доступ
- Для сохранения своей эффективности, ребятам из технической поддержки — которая у нас круглосуточная, — необходим доступ к нашей внутренней системе тикетов (ОТРС) и возможность оперативно отвечать клиентам, а значит нужна переадресация звонков с рабочих — на мобильные номера сотрудников. По-хорошему местоположение ТП — не имеет значения вовсе, лишь бы поддержка была грамотной и оперативной.
Чтобы к системе тикетов можно было подключаться откуда угодно, она базируется на одном из виртуальных серверов и дублируется в другом дата-центре, в офисе ничего нет. В случае падения одного сервера в течение минуты поднимается второй, работники даже не всегда замечают, что произошла замена. - Системные администраторы работают напрямую с серверами, которые с офисом не связаны, поэтому для них переход на работу из дома наиболее безболезненный. Тем более что все наши серверы оборудованы специальным интерфейсом управления, гораздо более функциональным, чем классический KVM. Наш интерфейс позволяет админам работать с сервером хоть из Антарктиды (опыт такой был как раз недавно).
- Разработчики — всегда могли работать удаленно и их перевод на работу из дома совершенно не скажется на производительности.
- Платежи, бухгалтерия и документооборот — пожалуй, самые замороченные в плане перевода их на удаленку, но и здесь есть ряд решений, для которых мы используем свои же собственные виртуальные серверы.
Так, платежи, которые требуют проверки от физлиц — проверяются на служебных виртуалках, расположенных в двух наших дата-центрах. Поступающие от юрлиц платежи, которые требуют подключения к банк-клиенту, собираются и обрабатываются опять же на виртуалке, расположенной в одном из дата-центров. Чеки пробиваются онлайн и не зависят от нашего офиса и даже дата-центра, а возвраты делаются в ручном режиме и снова на одном из виртуальных серверов.
Этап 3: Страхуемся от рисков, информационных и железных
Одна из главных трудностей при работе на удаленке это утечка данных, именно поэтому она становится болью для многих безопасников. У нас на удаленке применяются те же правила, что и в офисе — реализован доступ к чувствительным ресурсам через двухфакторную аутентификацию по сертификату и логину/паролю. Так можно моментально закрыть доступ конкретному сотруднику аннулировав его сертификат.
Как говорится, лучше перестраховаться, чем недооценить, поэтому такие непростые времена мы использовали и как повод для внеплановой проверки «железной части» инфраструктуры на прочность. За ее доступность в ДЦ отвечают сразу три службы — дежурные инженеры, которые находятся на своих постах круглосуточно, техподдержка и системные администраторы.
Все ключевые узлы дата-центров у нас зарезервированы по схеме N+1 в соответствии со стандартами не ниже Tier III, включая телекоммуникационное оборудование и энергоснабжение. Хоть для ограничения подачи электропитания и должно произойти что-то более серьезное, чем всеобщий карантин, тем не менее мы провели учения по переключению питания в ЦОДах на дизель-генераторы. Договоры на поставку топлива для них, позволят флагманскому ЦОДу RUCLOUD работать автономно при долговременном отключении от электросети. Заодно мы провели ревизию всех ремкомплектов, на случай проблем с доставкой новых комплектующих.
Так как пандемию коронавируса уже признают форс-мажором, позволяющим не исполнять обязательства, мы проверили кто из контрагентов может этим воспользоваться и подвести в сложный момент.
По опыту Китая и Италии, можно сказать, даже широкое распространение заболевания не затрагивает интернет-провайдеров напрямую, тем более что каждый ЦОД, имеет как минимум 2 независимых канала связи дублирующих друг-друга.
Этап 4: Прописываем правила работы на удаленке
Правила позволяют команде не расслабляться и переходить на удаленку без потери качества работы. Для себя мы сделали небольшой список:
- Соблюдение рабочего времени, даже с учетом того, что работа ориентирована на результат, а не процесс. Это особенно важно для техподдержки, которая должна быть на связи круглосуточно. Рабочие часы — это та постоянная, в пределах которой все могут связаться друг с другом.
- Определить основное место коммуникации (командный чат) по всем важным вопросам. Традиционно это рабочий Slack. Тем кому нравится Slack, но не нравится донат за него — попробуйте опенсорсный Mattermost.
- Использовать для сложных задач и обсуждений видео-звонки (Zoom вне конкуренции). Все о чем договорились на видео-звонке, нужно зафиксировать и выложить в общий командный чат, ну или в ту ветку чата, членов которой касаются подробности вашего звонка. Такая фиксация позволяет всей команде быть в едином информационном поле.
- В условиях длительной удаленной работы нужно проводить регулярные командные и тет-а-тет видео-встречи. Например, два раза в неделю, с обзором статусов своих задач. Нужно это опять же для того, чтобы было понимание, кто и что делает.
В заключение хочется отметить, что тренд на удаленную работу, это не стагнация, а скорее эволюция, в которой выживают только активно приспосабливающиеся к изменениям окружающей среды. Поэтому те, кто научится работать без неусыпного офисного контроля, будет ориентироваться на результат, а не на потраченное время — извлекут из нынешней ситуации только пользу.
А какие действия по переходу на удаленку применяются в вашей команде или компании? Возможно, нам есть чему друг у друга поучиться.
- удаленка
- удаленная работа
- управление людьми
- управление проектами
- it-инфраструктура
- удалённый доступ
- виртуальные сервера
- Блог компании RUVDS.com
- Управление персоналом
- Карьера в IT-индустрии
- Облачные сервисы
- Лайфхаки для гиков
Источник: habr.com
