Как планировать работу в бизнесе

Чтобы бизнес развивался успешно, владельцам нужно уделить внимание планированию рабочего времени — своего и команды. Правильно выбранный метод тайм-менеджмента повысит производительность труда, оптимизирует затраты и сэкономит ресурсы компании. В списке популярных — установка дедлайнов, автофокусировка, работа по таймеру, составление планов

Деловая среда Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к материалам по успешному ведению бизнеса

Тайм-менеджмент: характеристики и польза для работы

Тайм-менеджментом называют набор методов управления временем для формирования целей. Они помогут распределить задачи для эффективного ежемесячного, поквартального планирования работы предприятий и команд. В рамках тайм-менеджмента проводят:

анализ целей;
оптимизацию трудовых ресурсов;
выбор инструментов, технологий и стратегий;
планирование достижения большой цели;
определение подзадач, расстановку приоритетов;
составление списков дел;
графики реализации планов;
корректировку управления рабочим временем;
оценку результатов.

Польза от использования методов тайм-менеджмента:

Планирование работы сотрудников / Управление персоналом / Александр Высоцкий

прогнозируемое достижение поставленных целей,
повышение производительности труда,
эффективное распределение времени,
построение долгосрочной стратегии развития бизнеса,
повышение стрессоустойчивости руководителя и подчиненных,
предотвращение выгорания сотрудников,
рациональное распределение времени.

Приемы тайм-менеджмента

Чтобы планировать время, прибегают к таким приемам:

Постановка цели. Необходима для эффективной деятельности. Цели формулируют перед началом работы для снижения временных, финансовых, интеллектуальных затрат компании. Чтобы было понятно, как достичь поставленных целей, прописывают задачи, которые необходимо выполнить.
Составление плана трудового дня. Считается основным приемом тайм-менеджмента. Списки дел, диаграммы приоритетов повышают продуктивность работы. При планировании задачи решают поэтапно, снижая потери времени, ресурсов.
Планирование на ограниченные промежутки времени: кроме планов на день, составляют на месяц, квартал, год. Задачи фиксируют в электронном или бумажном документе. Выделяют основные действия в работе по проектам. Планы должны быть гибкими. При изменениях стратегии развития предприятия, смене рабочей системы, нестабильности на рынке вносятся поправки в утвержденный документ.
Самодисциплина. Развивать это качество полезно. Способность следовать установленным планам позволяет достигать больших целей, системно работать над проектами.
Решение важных задач утром. В первой половине дня качество работы у людей выше. Поэтому в начале дня решаются сложные задачи, а затем все остальные. После анализа рабочих задач лишние пункты из расписания убираются.
Иерархия задач. Прием предусматривает их ранжирование по степени важности, срочности, затратам времени. Реализацию начинают с важных срочных дел, постепенно переходя к небольшим задачам.
Применение декомпозиции. Подразумевает разделение больших целей на этапы, отдельные шаги. Прием позволяет упростить работу над проектами, действовать по плану, снизить влияние на компанию внешних факторов.
Отдых. Для стабильной работы необходимо оставлять на него время. Сон, расслабление, переключение между разными видами деятельности позволяют снижать физическую и умственную усталость, регулировать уровень стресса. При планировании отдыха повышается результативность работы.
Регулярный пересмотр рабочих задач и поиск новых способов достижения целей.
Фиксация результатов. Для повышения эффективности деятельности это важно делать каждый день, неделю, месяц.

OKR: что это такое и как помогает бизнесу быстро расти

Инструменты развития

Принципы планирования рабочего времени

Планированием называют распределение времени для решения краткосрочных и долгосрочных задач. Использование этого инструмента позволяет оптимизировать задачи трудового дня, оптимизировать работу над проектами.

Простой способ планирования

При планировании выбирают приоритетные цели, ограничивают время их выполнения, структурируют деятельность команды. Задачи рабочего дня распределяют с учетом целей компании.

Благодаря грамотно составленному плану можно:

расставлять приоритеты на день;
определять, какие задачи можно делегировать;
оптимизировать работу над проектами;
выбирать лучшие решения;
распределять нагрузку между сотрудниками;
планировать оставшееся в расписании свободное время;
повышать общую продуктивность компании.

Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к вебинарам на актуальные бизнес-темы

Планирование работы для руководителя

Руководителям и владельцам бизнеса следует планировать свое время, чтобы эффективнее распределять работу над задачами разных уровней. Например, участвовать в разработке стратегии развития компании, контролировать деятельность ее подразделений, отдельных сотрудников. Сложные задачи для удобства разделяют на более простые, отводя для их решения определенные периоды.

Задачи руководителя должны быть:

детализированными, реалистичными;
направленными на достижение результата;
ограниченными по времени;
измеримыми;
системными, структурированными.

Список задач следует регулярно анализировать. Это нужно делать, чтобы преобразовывать цели в план действий. Например, владельцу бизнеса нужно увеличить прибыль. Для этого он должен самостоятельно или с помощью команды оценить ситуацию на рынке, в компании и решить, какие шаги следует предпринять: повысить качество реализации проектов, привлечь больше клиентов, создать и предлагать новые услуги.

Руководитель использует для анализа ситуации открытую и экспертную информацию, результаты исследований, которые провели его подчиненные или сторонние специалисты. Любые действия должны занимать конкретное количество рабочих дней. Для этого заранее важно просчитать, какое время потребуется для выполнения каждой задачи.

Как эффективно руководить сотрудниками

При составлении плана руководитель определяет:

продолжительность периода,
цель периода,
объем финансовых и временных ресурсов,
очередность выполнения задач,
необходимость подготовительных мероприятий,
перечень делегируемых сотрудникам задач,
способы контролировать ход выполнения работы,
критерии успешного достижения цели.

Для эффективного тайм-менеджмента можно пользоваться такими мобильными приложениями:

Focus To-Do — таймер и таск-менеджер;
Todoist — планировщик, позволяющий настраивать записи под разные методы планирования;
Trello — доска для фиксации личных планов и командной работы;
Notion — база данных для сохранения и систематизации входящих сведений;
Forest — таймер для смартфона;
SingularityApp — таск-менеджер для перевода сведений из электронной почты в рабочие задачи.

Онлайн-сервисы для бизнеса

Оптимизация бизнеса

Планирование времени сотрудников

Сотрудники эффективно выполняют обязанности при составленном плане работы на день, неделю, квартал. Основным задачам отводят до 60% времени, до 20% оставляют на непредвиденные дела и еще 20% — на ситуативные задачи. Планирование рабочего времени и контроль за выполнением задач должны быть регулярными и системными. Результаты сотрудников отслеживают их руководители.

Чтобы руководитель мог вовремя корректировать деятельность команды, сотрудникам нужно регулярно отчитываться о работе. Значимую роль играют периодичность представления отчетов, их формат и обратная связь от руководителя.

Чтобы повысить производительность сотрудников, необходимо:

проанализировать эффективность их деятельности;
сравнить работу на предприятии и в других организациях;
внедрить систему тайм-менеджмента в отделах;
следить за ее применением;
оценивать, насколько эффективно система позволяет структурировать и оптимизировать рабочее время;
искать новые приемы тайм-менеджмента, если какие-то не работают или дают низкие результаты.

Стандартизация работы позволяет повысить продуктивность специалистов, рационально использовать трудовое время, соблюдать сроки реализации проектов, снижать риски просрочек, репутационных и финансовых потерь компании.

Методы тайм-менеджмента

Список часто используемых методов тайм-менеджмента:

Подготовка с вечера. Рабочие и персональные задачи записываются в конце текущего дня на следующий. Техника позволяет распределить нагрузку, поэтапно достигать целей, реализовывать проекты. План составляют в блокноте или мобильном приложении.
Дедлайны. Установление сроков сдачи работы стимулирует сотрудников, помогает преодолевать прокрастинацию, повышает скорость реализации проектов. Дедлайны могут быть внешними, устанавливаемыми руководителем, начальниками отделов, клиентами.
Правило трех. Автор метода — К. Бейли. Правило предусматривает ежедневное выполнение трех важных дел. Каждый раз выбирают новые задачи. Техника помогает сконцентрировать внимание на нескольких целях, повысить продуктивность. Метод подходит и для постановки целей на длительные периоды.
Способ 10 минут. Когда трудно взяться за непростую задачу, нужно решить выполнять ее только в течение 10 минут, а затем запланировать отдых. Это поможет снизить уровень тревоги, который может возникать из-за ощущения, что задача крайне сложная. За время работы над ней человек обычно приходит к выводу, что задача не такая уж и сложная, и продолжает работу спокойно.
Поедание «лягушки». Метод разработан бизнес-тренером Б. Трейси и предусматривает решение сложной задачи утром. В первой половине дня человек не перегружен информацией, имеет больше ресурсов и легче справляется с трудным делом. Когда «лягушка» будет съедена, останутся силы на эффективную работу над остальными пунктами из списка.
Автофокус. Метод, разработанный М. Форстером, рекомендован людям, трудящимся без дедлайна. Для автофокусировки выписывают список дел. Затем выбирают одну задачу, которая интуитивно кажется приоритетной, и решают ее. Выполненные пункты из перечня вычеркивают. Незавершенные дела переносят в конец списка.
Канбан. Этот метод организации работы позволяет перераспределять нагрузку между сотрудниками и выполнять задачи в срок; оценить нарастающий темп в работе. Перечень дел в виде карточек или стикеров вносят в столбец «Нужно сделать» (названия можно менять на свое усмотрения, сохраняя суть). Доска со столбцами может быть реальной, осязаемой, а может быть представлена в электронном виде. Когда работа над задачей начинается, карточку с ней перемещают в столбец «В процессе». По завершению она попадает в «Выполнено». Задачи перемещают по одной схеме из первого столбца в соседние и доходят до последнего столбца. Метод позволяет отслеживать прогресс сотрудников, команды, временные затраты.
Правило 1–3–5. Метод заключается в выборе дел, которые нужно сделать в течение дня. В их число должны войти одна большая задача, три средние и пять мелких. Соблюдение правила помогает разобрать нерешенные дела, соблюсти сроки проектов.
Хронометраж. Методика разработана Г. Архангельским. Предполагает фиксацию продолжительности каждого действия. В таблицу с данными включают на начальном этапе все действия в течение дня. По мере того как формируется привычка отмечать в ней каждое дело и время, затраченное на него, таблицу усложняют. Туда могут добавляться расчеты КПД, столбцы с комментариями, шкалой удовлетворенности процессом или результатом. Метод помогает анализировать, что чаще всего отвлекает от работы, на какие дела уходит неоправданно много времени, какие задачи лучше делегировать.
Правило 2 минут. По методике необходимо решать небольшие рабочие задачи сразу, не откладывая. Способ помогает разгрузить график, повысить результативность сотрудников.
Матрица Эйзенхауэра. Схема позволяет распределять дела по четырем группам, ориентируясь на их важность и срочность. Метод помогает понять, что лучше перепоручить, что выполнить без промедления, а на какие дела следует заложить время.
Getting Things Done. Метод GTD создан бизнес-тренером Д. Алленом. Предполагает фиксацию задач и их сортировку в зависимости от того, выполнимы ли они, сколько времени занимают. По мнению Аллена, лучше фиксировать всю необходимую информацию, не полагаясь на память; хранить записи можно в удобном виде и формате; прежде всего искать решение и намечать необходимые действия, а не думать о проблемах; концентрироваться на одной задаче в конкретный момент времени, борясь с многозадачностью.

Планируя рабочее время, можно использовать и другие методы, такие как введение временных блоков, тайм-менеджмент с учетом хронотипа.

Telegram Деловой среды

Больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале

Ошибки планирования

Распространенные ошибки при планировании:

Неправильная расстановка приоритетов. Производительность компании повышает выполнение важных дел. Дела на перспективу, анализ выполняют после решения срочных вопросов.
Чрезмерное внимание к небольшим задачам. Согласно закону Парето, 20% усилий помогают достигать 80% результата при грамотном определении целей.
Отсутствует время на отдых. Высокая концентрация дел в течение рабочего дня снижает производительность. Если нет границ между этапами проектов, видами деятельности, у сотрудников и руководителя постепенно снижается концентрация, развивается эмоциональное выгорание.
Отсутствие контроля за временем решения задач. Прокрастинация, просмотр писем, длинные телефонные переговоры снижают производительность. Необходимо отслеживать эффективность трудового дня, анализировать результаты, оптимизировать задачи.
Постоянная работа в режиме многозадачности. Регулярное выполнение нескольких проектов, совмещение трудовых обязанностей по разным направлениям снижает способность к концентрации внимания. Продуктивность сотрудников падает. Для сложной умственной деятельности необходима поэтапность. Продуктивно работать над задачей в течение одного временного цикла с перерывами.

Планировать время работы полезно как владельцу бизнеса, так и его сотрудникам. Тайм-менеджмент дает возможность оптимизировать время, вовремя выполнять поставленные задачи и допускать при этом минимум ошибок.

Сервис для быстрого старта бизнеса

Источник: dasreda.ru

Планирование работы менеджера

Стремительный темп жизни, ограниченные временные рамки для деятельности зачастую ставят даже самых ответственных менеджеров в тупик. Поэтому важным навыком любого управленца становится умение планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты.

Зачем планировать работу

Менеджер — ключевая фигура в работе любой компании, от эффективности его деятельности напрямую зависят успех, продажи и прибыль бизнеса. Большинство управленцев на предприятиях выполняют огромное количество самых разнообразных функций.

Они осуществляют руководство деятельностью организации, координируют действия подразделов, отделов и служб, ведут работу с кадровыми единицами, определяют цели и задачи деятельности других сотрудников. Кроме того, они ответственны за принятие решений, контролируют выполнение проектов исполнителей, представляют предприятие на встречах с клиентами и партнерами.

Такая многозадачность требует от менеджера высоких профессиональных и личных качеств. Он должен не только иметь теоретические знания по специальности, но и быстро уметь реагировать на изменения, быть стрессоустойчивым и эффективно планировать рабочий день буквально за пару минут или шагов.

Однако в последнее время все большее количество менеджеров отличаются полным неумением распоряжаться своим временем. Это связано с огромным количеством дел, которым загружены управленцы(оперативные совещания, планерки, встречи, деловые звонки), а также множеством отвлекающих моментов.

В связи с этим у руководителя появляются такие проблемы, как:

слабое прорабатывание ключевых сфер деятельности;
бессистемность использования документации, корреспонденции;
сумбурность, постоянная спешка, нервозность;
недостаточный уровень управленческого труда, низкая степень делегирования, отсутствие ответственности у подчиненных;
нет порядка на рабочем месте, четкости в делах, организованности;
необходимость задерживаться на работе допоздна или доделывать работу дома.

При этом важно помнить, что время — единственный ресурс, который невозможно возобновить. Поэтому планирование рабочего времени и умение построить правильный распорядок дня представляют собой важнейшие целевые навыки, позволяющие менеджеру расчетливо и рационально использовать день, достигать успехов в развитии компании, минимизировать затраты и быть уверенным в себе.

И все большее число управленцев задумывается над тем, как нивелировать эффект утекания времени из-под пальцев и распорядиться рабочими часами максимально продуктивно, чтобы успеть сделать максимальное количество задач, получить соответствующий доход и продвинуться дальше по карьерной лестнице.

Принципы планирования работы менеджера

Для грамотного распределения времени в течение рабочего дня каждый сотрудник должен придерживаться определенных принципов самоменджмента. Рассмотрим примеры основных из них:

Заранее планировать действия(на день, неделю, месяц). Составлять четкие кратко- и долгосрочные планы, обозначать их на бумаге или в электронном виде. Разбивать крупные задачи на подзадачи. Оставлять время для форс-мажоров.
Формулировать конкретные цели, переходя от общего к частному. Разрабатывать систему ценностей, учитывать возможные ошибки. Думать о последствиях, мотивации персонала.
Фиксировать или визуализировать планы в специальных программах. Всегда делать резервное копирование, хранить данные в облачных хранилищах.
Расставлять приоритеты. Ранжировать дела по степени важности, выполнять сначала важные и срочные дела, только потом переходить к второстепенным. Планировать и осуществлять сложные, неприятные дела в часы личной пиковой производительности.
Фокусироваться на главном. Концентрировать внимание на масштабных целях, не отвлекаться на посторонние вещи, уметь говорить «нет», избегать незапланированных перерывов, пустой болтовни, просмотра социальных сетей, ТВ в рабочее время.
Анализировать опыт. Оставаться осознанным, наблюдать за изменениями, разбирать прежние ошибки. Делать выводы из проведенного анализа. Находить выход из сложных ситуаций и заранее предпринимать меры, чтобы они более не повторялись.
Планировать отдых. Улучшать личную результативность за счет восстановления ресурсов во время общения с близкими, приемов пищи и сна.

Умение следовать всем перечисленным принципам, особенностям и отличает эффективного менеджера от непродуктивного, теряющего время зря. Однако для выстраивания подобной системности необходимо прилагать значительные усилия, развивать навыки самоорганизации, постоянно находиться в тонусе, что умеет делать далеко не каждый управленец.

Методы планирования

Рассмотрим несколько популярных методик тайм-менеджмента, которые позволяют менеджерам из любых сфер бизнеса эффективно управлять рабочим временем, становиться более продуктивными и увеличивать значения фирмы, показатели труда.

1. SMART-подход

Уникальный метод, позволяющий описывать и ставить конкретные цели по четким принципам. Впервые был описан Джорджем Дораном в 1981 году. Имеет огромную популярность у людей, заинтересованных в личной и профессиональной продуктивности. Свое название получил благодаря основным принципам, лежащим в основе технологии:

S (Specific) — конкретность: формулировать цели следует однозначно, не допуская вольностей;
M (Measurable) — измеримость: понимать, каким образом и с помощью каких критериев можно измерить процесс достижения цели;
A (Achievable) — достижимость: ставить реалистичные планки, без заоблачных ожиданий;
R (Relevanr) — значимость: выбирать актуальные и своевременные цели, необходимые компании на данный момент;
T (Time bond) — ограниченность по времени: указывать четкий дедлайн.

Кому подходит: менеджерам, работающим в проектном управлении, менеджменте, рекламной деятельности, на производстве. Но будет не слишком полезен людям с творческим складом ума, а также креативным должностям, профессиям.

2. Принцип Парето

Теория, выдвинутая в начале XX века экономистом и социологом Вильфредо Парето. Заключается в отражении зависимости результатов от прилагаемых к ним усилий. Правило Парето гласит о том, что всего 20% усилий дают 80% результата, тогда как остальные 80% усилий приносят в итоге всего лишь 20% конечного результата.

В соответствии с данной пропорцией, техника предлагает выделять в первую очередь время на приоритетные дела, которые дают больший процент результата, но при этом затрачивают наименьшее количество времени. Теория помогает определять нужные цели и верно расставлять приоритеты.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса для профессиональных и личных достижений.

3. Закон Паркинсона

Всего существует несколько законов, сформулированных историком Сирилом Норткотом Паркинсоном. Но самым известным из них является первый, который гласит, что «Работа занимает время, отпущенное на нее». Принцип утверждает, что выполнение любой деятельности занимает именно столько времени, сколько на него тратится.

В связи с этим сотрудникам предлагается на протяжении нескольких дней отслеживать количество времени, уходящего на исполнение того или иного дела, после чего использовать данные, чтобы эффективно спланировать рабочий день.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса.

4. Матрица Эйзенхауэра

Специальная система, созданная по методике 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра и позже популяризированная американским писателем Стивеном Кови. Заключается в распределении всех дел по четырем группам:

Важные и срочные.
Важные и несрочные.
Неважные и срочные.
Неважные и несрочные.

В первую очередь предлагается выполнение задач из первой группы, тогда как задачи из 3 группы следует делегировать, а из 4 — вовсе отменить или заменить.

Кому подходит: менеджерам, которым с трудом дается планирование рабочего времени.

5. Метод АБВГД

Популярный современный метод, предложенный бизнес-тренером Брайаном Трейси. Заключается в простом ранжировании дел по их значимости и быстром достижении результатов. Предлагает составление списка задач, а затем распределении их по степени значимости в алфавитном порядке. При этом главной цели присваивается буква А, менее значимой цели — Б, и т.д.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса, вынужденным ежедневно решать огромное количество задач.

Ошибки при планировании

Тайм-менеджмент не прощает управленцам даже небольших оплошностей, совершенных пусть даже по уважительным причинам. Поэтому лучше заранее знать врага в лицо, чтобы понимать, где и в каком месте менеджер может допустить недочет или оступиться. Основными ошибками при планировании и проведении рабочего дня являются:

неумение отказывать, говорить «нет»;
стремление быть хорошим, полезным и стараться всем услужить;
медлительность и рассеянность в целом;
неумение или нежелание слушать собеседника;
чрезмерная общительность;
неумение оценить объем предстоящей работы, обозначить дату дедлайна;
полный отказ от установления каких-либо сроков;
привычка откладывать дела на потом или хвататься за все и сразу;
отсутствие привычки вести записи, фиксировать планы и задачи.

Для эффективности работы, выполнения ежедневных дел и продуктивности дня нужно как можно меньше совершать данных ошибок.

Также главными врагами менеджеров называют две черты характера, мешающие своевременно выполнять задачи, правильно организовать день. К ним относятся прокрастинация(постоянное желание откладывать дела на потом, осуществлять выбор в пользу ненужных и неважных задач) и перфекционизм(вечная неудовлетворенность результатом, стремление переделать, довести дело до недостижимого идеала).

3 самых популярных приложения для планирования

Помимо лучших методик по тайм-менеджменту несомненную пользу сотрудникам предприятия зачастую приносят также специальные онлайн-сервисы для планирования времени и работы. Они называются таск-трекерами и успешно применяются как в крупных, так и небольших компаниях.

Управление проектами «для чайников»: как все успевать и ничего не забывать

Решить эти вопросы помогает грамотное управление проектами. Управлению проектами обучают несколько международных организаций (например, PMI) имеющих, в том числе, партнеров в России. Они предоставляют возможность получить специализированное образование и сертификат. Но мы в рамках этой статьи рассмотрим не объёмные академические знания, а их наиболее практическую часть.

Как выжать максимум из трафика на сайт?

Ваш текущий трафик может приносить больше лидов. Например, вы можете делать таргетированные SMS-рассылки по всем посетителям сайта, включая даже тех, кто не оставил контактов.

Читайте как получать больше сделок и экономить бюджеты на рекламу с помощью платформы автоматизации маркетинга Calltouch Лидс.

Спецпроект

Если не вдаваться в научные дебри, проект — это комплекс задач или мероприятий, которые направлены на достижение какой-либо уникальной цели и ограничены по времени и ресурсам. Простой пример проекта — создание сайта.

Процесс управления проектом состоит из несколько стадий:

1. Инициация (старт)

Определяется суть проекта, его цель, заинтересованные в нём лица. Чем меньше проект, тем проще эта стадия проходит.

Конечно, для проекта «Создание термоядерного реактора» требуется подробно расписывать данный этап. Но для небольших проектов в этом необходимости нет — как правило, все стороны понимают, зачем и почему они делают те или иные вещи, поэтому сегодня не будем останавливаться на этой стадии.

2. Планирование

Самая важная часть процесса управления. Это составление списка задач и мероприятий, которые должны быть выполнены в рамках проекта. Также указывается взаимосвязь между задачами и требующиеся ресурсы.

По поводу гибкого планирования отлично высказался генерал Эйзенхауэр:

«План — это ничто, а планирование — это все».

Планы устаревают с момента создания, их нужно постоянно корректировать при появлении более свежей информации. Единоразовое создание плана на старте не гарантирует успешность проекта.

3. Исполнение и контроль

Все современные методологии управления проектами «гибкие» — то есть, планирование, исполнение и контроль происходят циклами:

Создается план;
Реализуется его часть;
Контролируется исполнение;
Вносятся изменения в план, поскольку модификация отдельных частей сильно влияет на конечный результат.

Таким образом — управление, исполнение и контроль взаимосвязаны.

Есть огромное количество теорий и методик, которые подразумевают гибкость процесса управления проектами, от Agile (используется в разработке ПО) до HADI, которую мы используем для продвижения проектов в Фонде Развития Интернет Инициатив (ФРИИ).

#959595;» >Рис. 1 — Процессы управления проектом

4. Завершение

Это важный этап, на котором таятся несколько распространенных ловушек. Очень часто при завершении проекта упускается важная деталь — сохранение исходных данных (для технической поддержки, бухгалтерии и т. д.), поэтому необходимо прописывать специальные инструкции и регламенты.

Более детальный разбор этапов

Планирование

По американской методологии PMBOK планирование занимает порядка 50% всего времени, что особенно подчеркивает его значимость.

Планирование лучше начать с разделения проекта на части (Work Breakdown Structure — WBS), где каждая фаза разделена на более мелкие задачи. Это помогает понять объем работ и учесть все нюансы.

#959595;» >Рис. 2 — Структура разделения проекта на подзадачи (WBS)

Графики работ

Очень удобный и практичный инструмент для этого — диаграмма Ганта. По сути, это календарный план, который учитывает взаимосвязь между поставленными задачами, а также показывает ресурсы, необходимые для их выполнения.

Самый простой вариант диаграммы можно сделать в Exсel: слева в таблице находится название работ, а все остальные столбцы — даты.

#959595;» >Рис. 3 — Диаграмма Ганта, Microsoft Exсel

Если работа выполняется в конкретную дату, она заполнена цветом. Такая схема четко отображает объем работ, сроки и последовательность их выполнения.

При наличии визуальной картины выполняемых задач работа над проектом существенно упрощается, так как они привязаны к календарному графику.

Рассмотрим пример диаграммы Ганта, построенной в MSProject.

#959595;» >Рис. 4 — Диаграмма Ганта, Microsoft Project

Слева указаны названия задач, которые подразделяются на этапы (выделены красным) и подзадачи (выделены черным), а также отображена длительность этих задач и календарные даты, когда они выполняются. Справа — графическое представление данных задач и даты их выполнения. Также указаны необходимые ресурсы.

(Обычно ресурсы — это люди, привлеченные для выполнения той или иной задачи. Мы конкретно указываем, какие именно лица должны ее выполнять.)

Задачи соединяются между собой стрелочками: таким образом, постоянно есть графическое представление работ (их очередность и взаимосвязь).

Справа внизу есть график по ресурсам, где указана загрузка каждого человека. Очевидно, что при чрезмерной нагрузке часть задач, скорее всего, не будет выполнена — поэтому требуется всегда оценивать, насколько у вас загружены люди на проекте и реально ли сделать все в нужные сроки.

Такая наглядная картина позволяет оперативно и четко корректировать текущую ситуацию: смещать задачи, увеличивать длительность, искать дополнительные ресурсы, аутсорсинг и так далее.

Визуализация данных также позволяет определять критический путь проекта. Если не вдаваться глубоко в академические определения, это те задачи, при изменении длительности которых изменяется дата окончания проекта. Например, если на дизайн ушло больше времени, чем планировалось, то конечная дата сдачи проекта сдвигается.

Работы, выделенные на графике синим (например, тестирование и наполнение сайта контентом) не влияют на срок сдачи проекта. Таким образом, на данной схеме мы видим, какие работы можно сдвигать, так как они не влияют на срок сдачи проекта, а какие нельзя.

Как правильно ставить задачи (цели) по проекту

Рекомендую пользоваться принципом SMART. Как это расшифровывается:

S (Specific — «конкретный»): цели проекта определяются четко и конкретно, чтобы все участники и вовлеченные в процесс люди понимали, что и зачем делают. Неконкретную формулировку допускают часто и она плохо влияет на дальнейшее планирование. Например, задача:»сделать хороший сайт» достаточно абстрактна: нужно четко сформулировать, что именно мы хотим получить на выходе.

M (Measureable — «измеримый»): чтобы понять, что поставленные цели действительно достигнуты, следует задавать и конечные, и промежуточные критерии оценки (в том числе финансовые). Это поможет проанализировать, насколько процесс продвинулся вперед и соответствует ли срокам. Например, если нужно создать сайт, следует задать критерии измеримости (интернет-магазин на 1000 товаров, бюджет до 30 000 рублей и т. п.).

A (Achievable — «достижимый»): нужно требовать, чтобы исполнители приложили усилия, но при этом оглядываться на реальный мир и имеющиеся ресурсы. Не нужно ставить цели, которых не достигнуть, даже если вся команда будет работать 24 часа в сутки. Например, спланировать полет на Марс за 2 месяца нереально — для этого требуется гораздо больше времени.

R (Relevant — «последовательный»): все цели должны укладываться в общую концепцию, соотноситься со стратегией развития бизнеса. Например, если вы фокусируетесь на какой-то нише, то нужно развиваться именно в ней. Если не будет результатов, можно рассмотреть и другие ниши, но последовательно.

T (Timed/Timebounded — «измеримый во времени»): для целей нужно намечать временные рамки, не только конечные, но и промежуточные. Например, если сайт должен быть готов через месяц, нужно оценить сроки выполнения всех подзадач и четко сформулировать их сотрудникам и подрядчикам.

Как показывает практика, если не задать критерии по SMART, то с большой вероятностью можно как минимум сорвать дедлайн по проекту.

Чек-лист по планированию проекта

1. Составить полный список задач (SMART);

2. Распределить ресурсы на каждую задачу, убедиться, что их достаточно;

3. Построить взаимосвязь между задачами — можно ли выполнить их параллельно, последовательно, какие нужно завершить до начала реализации следующих;

4. Определить критический путь, учесть риски по срокам и переносу времени исполнения;

5. Исходя из плана и ресурсов высчитать себестоимость проекта для выставления сметы заказчику.

Исполнение

На этом этапе могут возникнуть трудности: например, сложно правильно распределить очередность выполнения задач. Избежать трудностей поможет ряд простых инструментов:

Матрица Эйзенхауэра;
Вычеркивание дел;
Делегирование;
Тайм-менеджмент (Хронос и Кайрос).

Работают они только тогда, когда вы их правильно и регулярно (!) применяете. Если человек один раз пробует и у него не получается — это не значит, что инструмент не работает.

Матрица Эйзенхауэра. Делим дела на срочные, важные, несрочные и неважные.

Первыми делаем срочные важные дела (например, проекты у которых подходит срок сдачи, разрешение кризисов) и срочные неважные (перерывы, телефонные переговоры, некоторые встречи, совещания и т. п.).

Вообще, в управлении бизнесом эффективным считается такой стиль управления, при котором возникает минимальное количество «пожаров». Это показывает, что руководитель умеет планировать дела и предусматривает сложные ситуации.

Далее по значимости следуют несрочные важные дела. К ним может относиться оценка результатов, планирование новых проектов, налаживание отношений, превентивные мероприятия и т. п. Они могут перетекать в срочные важные, поэтому лучше их делать заранее.

Распространенная ошибка — сотрудники и руководители погружаются в не срочные неважные дела (текучка) вместо не срочных важных. Как следствие, горят сроки и нарушаются договоренности. Крайне важно правильно определять важность дел. Для этого можно составить определенные критерии и распределять задачи в соответствии с ними.

Матрицу полезно составлять ежедневно. Это особенно важно для руководителя — он должен уделять время планированию и разработке стратегий развития, а не погружаться в рутинную работу, создавая видимость кипучей деятельности. Когда начальник не делегирует текущие дела сотрудникам, его работа непродуктивна, хотя и объемная.

Вычеркивание дел. Обратите внимание на несрочные и неважные дела — рутинную работу, некоторые письма и звонки. Если эта категория дел ежедневно входит в список, она «засоряет» время: может быть, лучше их полностью исключить? Отказывайтесь от того, что вам не приносит никакой пользы.

Делегирование. Здесь важно учесть:

1. Поговорка «если хочешь сделать что-то хорошо, делай это сам» очень вредна для бизнеса и карьерного роста. Без делегирования руководителю не обойтись.

2. Всегда составляйте инструкции и полный список задач. Они требуются для четкого понимания сотрудником своих обязанностей и осознания личной ответственности.

3. Все задачи должны быть расписаны по SMART-методу, о котором мы говорили выше.

4. Необходимо убедиться, что цели поняты исполнителем.

5. Нужно проводить периодический контроль и требовать отчетность.

Оптимальное распределение времени или «Хронос-Кайрос». Хронос — линейное планирование по часам (дела планируются на конкретное время); Кайрос — событийное планирование (например, во время поездки по городу встречается магазин, где можно сделать покупки, поэтому можно отклониться от маршрута, это и есть гибкое планирование).

1. Планируйте дела заранее в хронологическом порядке — встречи, совещания и т.д.

2. Заносите эти дела в календарь, установленный у вас в смартфоне (например, в Google Календарь).

3. Отдельно составляйте список дел, которые вы выполните при наступлении определённых событий.

4. Всегда имейте все планы в текстовом виде — желательно «в облаке», чтобы они были доступны с любого мобильного устройства.

Ограничения проектов

Их существует три:

По времени;
По ресурсам (люди, бюджет);
По результатам (объем выполненных работ, который должен быть на выходе, в финальной версии проекта).

Тройное ограничение относится к фазе исполнения проекта, так как именно на этом этапе чаще всего возникает ситуация, что кто-то из сотрудников что-то не успел сделать. Обычное оправдание: «Хотел сделать хорошо, поэтому не справиться с остальными задачами».

Постарайтесь донести мысль, что некоторые вещи не нужно пытаться довести до идеала. Нужно соблюдать баланс, делая работу максимально качественно, но учитывая ограниченность по времени и ресурсам.

Во ФРИИ мы стараемся следовать методологии Lean Startup. Это значит, что создается минимально работоспособный прототип продукта, на котором проверяется — будет ли работать идея в целом. А дальше, если работает, можно уже допиливать отдельные моменты.

Контроль выполнения проекта

Контроль нужно осуществлять на каждом этапе, а не тогда, когда проект близится к завершению. В этом вам помогут системы управления задачами и сотрудниками — «Битрикс24», SyncCloud и другие.

Как мы уже говорили выше, практически все современные методологии характеризуются, как правило, цикличностью (HADI, цикл Деминга, Agile и т. д.) — то есть, сначала что-то планируем и делаем, потом проверяем, вносим изменения и снова возвращается к планированию.

Завершение

В это время оформляются необходимые закрывающие документы, исполнительная документация, исходные коды с комментариями и т. д.

Для успешного завершения необходимы соответствующие регламенты и инструкции. Это позволит обеспечить быстрый и легкий доступ к данным проекта, даже если люди, которые над ним работали, покинут компанию.

Резюмируем основные моменты, которые помогают проекту стать успешным и продуктивным

1. Необходим SMART-план по задачам, структура разделения работ на подзадачи, а также план по ресурсам (люди, деньги, оборудование и т.д.).

2. Планы должны отслеживаться и корректироваться.

3. Должен осуществляться контроль ресурсов и требований к проекту.

4. Задачи должны быть выставлены по приоритетам с помощью матрицы Эйзенхауэра.

5. Нужно делегировать задачи и награждать за качество и исполнительность.

6. Нужно все документировать (исходники, корреспонденция, договоры) и хранить эту документацию.

#959595;» >Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте #959595;» >правила публикации #959595;» > на Cossa.

Источник: www.cossa.ru