Работу над ошибками периодически проводят многие предприниматели и компании. Это помогает улучшать сервис или продукт, находить более эффективные способы взаимодействия с клиентами. Но не менее важно отмечать собственные заслуги, чтобы превращать разовый позитивный результат в регулярный успех. Основатель проекта «Бизнес со смыслом» Виктория Бехтерева в авторской колонке для портала Biz360.ru рассказывает о том, что такое ретроспектива в бизнесе и как правильно её проводить.
Виктория Бехтерева, 39 лет, основатель проекта «Бизнес со смыслом» , старший партнёр консалтинговой компании «Правила игры». Окончила юрфак Московского гуманитарно-экономического института, Высшую школу психологии по специальности «педагог-психолог», Московский гештальт-институт по специальности «гештальт-терапевт». С 1999 года работала юристом в найме, бизнес-тренером и руководителем службы персонала. В 2012 году вместе с супругом Сергеем Бехтеревым основала компанию «Правила игры», а в 2016 году – проект «Бизнес со смыслом».
Как правильно подводить итоги 2022 года #shorts
Не планированием единым
В российской бизнес-среде всё более распространяется культура планирования: проводить стратегические сессии стало хорошей привычкой во многих компаниях. А вот с подведением итогов сложнее — ретроспективы многими организациями до сих пор воспринимаются как ненужный процесс. Зачастую люди неправильно понимают цель этой сессии. Иногда такой подход приводит к тому, что любое подведение итогов превращается в пиар: «Смотрите, какой я крутой, как многого я достиг».
Даже привычные к ретроспективе scrum-команды иногда осознанно забывают об этой части работы. Почему? Потому что подведение итогов — эмоционально трудный процесс. Он требует много времени и энергии. Необходимо честно признать все неудачи, проанализировать, что к ним привело, отметить свои ошибки и адекватно оценить себя.
Закрыть глаза на этот опыт и пойти дальше не получится: процесс подведения итогов заставляет ставить точку.
Что может дать ретроспектива
Ретроспектива года, проекта, месяца — это инструмент, который позволяет учиться на своих ошибках и успехах, рассчитывать алгоритм и делать удачи закономерностью. Она помогает извлекать уроки из пройденного и делиться знаниями с коллегами, это ключ к постоянному улучшению.
Самый глобальный эффект ретроспективы — постараться добиться эффективной работы, показать, что нет ничего ненужного, из всего можно извлечь либо опыт, либо наработанные инструменты. Сам процесс проведение ретроспективы — способ остановиться, получить обратную связь и на основании этих данных, пойти дальше.
В основе ретроспективы лежит концепция цикла Деминга — PDCA, что расшифровывается как Plan, Do, Check, Act: планирование, действие, проверка, корректировка. Цель ретроспективы не только отметить для себя какие-то удачные и провальные действия, но и получить примерный план изменений. Не фундаментальную и окончательную стратегию изменений во всём бизнес-процессе, а наброски эксперимента на ближайший период. Команда что-то придумала, она пробует, анализирует результат и решает, что делать дальше. Это постоянный процесс обсуждения и брейншторминга.
Как правильно проводить подведение итогов в бизнесе за год. Пошаговая инструкция
Какими бывают ретроспективы
Можно выделить два основных фокуса ретроспективы: индивидуальная и командная. Индивидуальную предприниматель может проводить с самим собой, например, каждый год в декабре. Рекомендуется составить список достижений, определить свои приоритеты, оценив, на что тратили больше времени в прошедшем году, и сформулировать список целей на новый период. Я, например, в это время запускаю новый курс или делаю онлайн-ретроспективу своего года.
Процесс проведения ретроспективы в организациях иной. С точки зрения спиральной динамики, компании развиваются по принципу маятника. Существует индивидуальный уровень развития компании и коллективный, и в процессе развития они сменяют друг друга.
Если в организации на момент подведения итогов наблюдается командная структура и преобладают настроения «мы команда» и «мы сила», то полезнее сделать фокус на индивидуальном вкладе каждого. Люди социальны и привыкают мыслить категориями «мы», теряя самобытность. Чтобы уравновесить силы в команде, стоит сконцентрироваться на персонализации.
Если же в организациях превалирует индивидуальная культура, присутствует соревновательный дух и момент соперничества, то в данном случае полезно провести коллективную ретроспективу и сконцентрироваться на вопросе «а что мы делаем как команда?»
Также важно настроение ретроспективы. Удачно завершённый проект — это повод для гордости, похвалы и благодарности. Такое ретро может стать очень мощным мотиватором на дальнейшие подвиги. На нём можно разобрать, в чём сильна команда, какие наработки можно масштабировать или использовать снова.
Бывает, что на таких сессиях появляются неожиданные герои, выясняется, что кто-то проявил себя в несвойственной роли и может в этом направлении развиваться дальше. Может быть, какой-то подрядчик оказался настолько хорош, что благодаря ему весь этот год был лишен переживаний и каких-либо задержек по поставкам.
Неудачный опыт или не самый успешный год — тоже повод для трезвой оценки своих действий и возможного перераспределения средств и других ресурсов. Такая ретроспектива поможет выявить пробелы и подумать, как и чем их можно заполнить.
Пошаговая инструкция по проведению ретроспективы
По сути, ретроспектива состоит из нескольких частей. Самый простой сценарий включает в себя четыре блока.
- Шаг первый: обсуждение фактов. Это могут быть статистические и аналитические показатели, отдельные успехи и неудачи. Перечисляем и отмечаем их.
Хорошим помощником в процессе обсуждения и подведения итогов будут различные IT-приложения для отслеживания и распределения задач. Например, программа для управления проектами небольших групп Trello позволяет отлично систематизировать проекты, хорошо визуализировать весь процесс и выделять ответственных. Или Holaspitir — сервис, который позволяет проводить эффективные совещания, фиксировать договорённости и быстро поднимать протоколы всех встреч. Также отличным инструментом могут стать обычный онлайн-календарь и интеллект-карты.
Вместо заключения
Подведение итогов — это то, что позволяет компании не застрять в паутине неудач и страхов, начать двигаться вперёд без излишних эмоциональных выплесков. В процессе подведения итогов команда задаёт себе три важнейших вопроса:
- Что я продолжаю делать?
- Что я прекращаю делать?
- Что мне начать делать нового, чтобы сохранить и усилить сильные моменты и не допустить прошлых ошибок?
Часто на сессиях я наблюдаю удивление, когда люди смотрят на свои результаты и отмечают, как много они, оказывается, сделали. Мы склонны в суете и беготне забывать и не замечать того, что для нас на самом деле важно, концентрироваться на плохом. Именно поэтому очень важно вовремя остановиться, оглянуться назад, и, используя прошлый опыт, планировать будущее.
Источник: biz360.ru
Конец года – самое время подвести итоги в бизнесе
В то время как обычные граждане все чаще посещают торговые точки в поисках новогодних подарков и закупают продукты для праздничных столов, у предпринимателей – «горячая» пора финансовой отчетности. Впрочем, в отчетной гонке не стоит забывать и еще об одном поводе, который дает окончание рабочего года – поводе подбить итоги деятельности вашей фирмы. При этом аспектов, достойных внимания бизнесмена в этом ракурсе достаточно много, и на все вопросы стоит дать себе честный ответ.
Маркетинг
У каждой, даже самой маленькой компании, должен быть маркетинговый план, следуя которому эта компания и будет достигать поставленных целей. Конец года – то самое время, когда стоит исследовать эти ранее составленные планы и по полученным результатам, возможно внести в них корректировки.
Для того, чтобы выяснить, насколько ваш план эффективен, спросите себя – какие стратегии для получения доходов вы используете? Как они работают? Кто является вашими клиентами? Что им нужно? На какие сегменты рынка ориентирована ваша компания?
Является ли ваша реклама эффективной?
Операционный сектор
У каждого бизнеса есть свои меры для анализа и повышения эффективности проводимых операций. Однако вопросы для проверки одни и те же – проходят ли ваши сделки так гладко, как вам бы хотелось? Что можно сделать для улучшения применяемой системы? Каковы ваши прибыли? Как они соотносятся с прибылью прошлых лет?
Является ли работа компании настолько эффективной, как вы ожидали? Ведете ли вы тщательный контроль за своими счетами? Насколько надежны ваши поставщики?
Человеческие ресурсы
Если команда вашего предприятия не состоит только из вас, если у вас работают наемные сотрудники, успех вашей компании во многом будет зависеть и от них. Конечно, если вы сумеете добиться от них максимальной отдачи. Может, стоит пересмотреть методы мотивирования своих работников? Или провести проверку на предмет соответствия каждого из них занимаемой должности? Или изменить отношение к наиболее перспективным и оценивать их не как «всех» а по их вкладу в общее дело?
Форс-мажор
Если оглянуться вокруг, то станет очевидно, что жизнь не скупиться на всякого рода «сюрпризы», причем чаще всего эти сюрпризы неприятны и бизнесу во вред. Чтобы этот вред свести к минимуму (понятно, что абсолютно все предусмотреть невозможно), убедитесь заранее, что у вас есть план на случай возникновения форс-мажора – плохих погодных условий, отключение электроэнергии, перебоев с поставками и пр.
Финансовое здоровье
Ну, и конечно же, главный пункт анализа – финансовое здоровье вашей компании. Сюда относится размер собственного капитала, наличие долгов перед банками и другими кредиторами, дебиторская задолженность (которую нужно также тщательно отслеживать), состояние основных фондов и пр. Также конец года является хорошим поводом пересмотреть свои затратные статьи на предмет выявления возможностей сэкономить, тем самым увеличив показатель чистой прибыльности предприятия.
Итого
Конечно, вопросов для анализа годовой деятельности компании будет куда больше и все они заслуживают более чем тщательного внимания. Однако именно сейчас стоит сделать шаг назад, заглянуть в зеркало и честно оценить сложившуюся ситуацию. Вы можете сделать это как самостоятельно, так и собрав всех сотрудников, однако сделать это нужно – ведь вполне возможно, именно такой анализ выявит в вашей компании слабые стороны и поможет их укрепить.
Источник: bankist.ru
Как бизнесу подводить итоги года: опыт торгово-строительной компании
Финансовый директор и совладелица торгово-строительной компании Гельстер
После того, как отгремел корпоратив, прошли новогодние и рождественские праздники, настала пора подводить итоги прошедшего года. Мы делаем так каждый январь вот уже 14 лет. Такую практику сложно назвать традицией, скорее это ежегодная обязанность топ-менеджеров нашей компании. Как собственник и финансовый директор, я обязательно подвожу итоги и оцениваю наиболее важные показатели, которые напрямую влияют на успех и развитие нашей компании.
Когда подводить итоги
Анализ наших достижений и недочетов, финансовые результаты, количественные и качественные показатели за год я свожу в статистические данные в самом начале нового года. Я собираю итоговые данные у руководителей подразделений, некоторые показатели считаю сама. Все свожу в статистические таблицы и анализирую результаты.
Для развития бизнеса очень важно своевременно подводить итоги и делать выводы — вносить изменения, менять стратегию, внедрять новые идеи или усиливать действующие принципы работы. Важный момент — итоги года должны стать регулярной практикой в компании — только так будет возможно оценить темпы развития бизнеса за разные временные периоды. Вдобавок, если в компании не налажен сбор статистики — сейчас самое время организовать этот процесс.
Что считать
- обороты компании в деньгах;
- обороты компании в квадратных метрах проданных напольных покрытий;
- общую прибыль за год;
- прибыль по месяцам;
- прибыль по каждому поставщику;
- прибыль по основным товарным группам;
- среднюю длительность сделки;
- среднюю наценку на товары по каждой товарной группе.
Отдельно считаем, какую долю от общей прибыли принесли проектные сделки, разовые заказы, а также услуги по настилу и нецелевые запросы (например, нецелевым для нас будет запрос на потолки, так как мы занимаемся напольными покрытиями). Это помогает расставить приоритеты в зависимости от перспективности направления, а также обратить внимание на неочевидные, но прибыльные товарные группы в качестве возможной зоны роста.
Отдельно стоит выделить прибыль по товарным категориям и прибыль по месяцам. Мы обязательно анализируем и год, и каждый отдельный месяц, так как в нашем бизнесе есть сезонность. В феврале-апреле всегда происходит закономерный спад, а вот в июле — превышающий норму рост. Спады и подъемы повторяются из года в год, поэтому отклонение от этих показателей — сам по себе важный знак, момент, на который стоит обратить внимание. Например, если в прибыльный июль мы не видим существенного роста, который происходит из года в год, значит, в нашем бизнесе что-то идет не так.
Выявление закономерностей в подъемах и спадах поможет бизнесу заранее подготовиться к сложным периодам — сформировать финансовую подушку для уплаты постоянных расходов. Так в декабре-январе мы оплачиваем налоги, аренду офисов и складов на несколько месяцев вперед, чтобы в сложные февраль-апрель не переживать о том, как заработать на эти базовые потребности бизнеса.
Что касается аналитики по отдельным товарным категориям и производителям, то она позволяет понять, работа с кем из производителей для нас наиболее перспективна, а с кем мы тратим время впустую. Этот показатель мы также сравниваем с тем, сколько прибыли в среднем нам приносит заказ у конкретного завода.
Например, продажа товаров производителя «А» принесла нам за год тридцать миллионов рублей, а продажа товаров производителя «Б» — пятьдесят миллионов. При этом сделок с товарами поставщика «А» было 10 штук, а сделок с поставщиком «Б» — 70 штук. На этом этапе кажется, что производитель «Б» — наиболее интересен нам для сотрудничества, ведь прибыль больше.
Однако в среднем на каждой сделке с производителем «А» мы зарабатываем три миллиона рублей, а на сделке с «Б» — лишь семьсот тысяч рублей. При этом наши сотрудники затрачивают одинаковое количество времени на ту и на другую сделки. В этом случае нам стоит большее внимание уделять заказам и продвижению на рынке товаров производителя «А», так как в перспективе мы способны заработать с ним больше.
Кроме того, мы обязательно оцениваем нашу долю рынка. Некоторые данные для анализа мы получаем от наших партнеров — фабрик-производителей. У них мы запрашиваем информацию:
- общий объем продаж по товарным позициям за год по всей России;
- продажи товара в различных регионах;
- наиболее перспективные и развивающиеся товарные направления;
- наше положение среди других дистрибьюторов.
Фабрики, как правило, делятся этой информацией, так как они заинтересованы в развитии продаж своих дистрибьюторов. Для нас такие данные важны, чтобы понять, какую долю мы занимаем на рынке, каков потенциал роста отдельных товарных групп, какие действия приносят нам максимальный результат, а от каких стоит отказаться вовсе.
Еще один важный момент — показатель продаж в соответствии с численным составом персонала. Мы смотрим, какой была прибыль в каждый конкретный месяц, и какая при этом была численность персонала в отделе продаж — подразделении, которое напрямую влияет на прибыльность бизнеса, а также каким был состав других подразделений, которые косвенно влияют на успех — отдел рекламы, отдел снабжения и так далее. Эти данные помогают принять решение о расширении или сокращении штата. А также о том, насколько эффективно работает текущий состав сотрудников.
Зачем подводить итоги года
Итоги года — это полезная практика не только с точки зрения того, как хорошо или плохо мы поработали, хотя и такая оценка тоже важна. Итоги года помогают бизнесу скорректировать стратегию, проанализировать ситуацию в компании, выделить наиболее результативные направления деятельности, отказаться от неперспективных направлений, отметить эффективные подразделения, а также выяснить, что нужно улучшить, чтобы следующий год был более успешным.
Итоги нужны и для того, чтобы вовремя отреагировать, принять меры, если какие-то сферы работы «провисают». Полученные данные за год, а также статистика прошлых лет, помогают мне и моим сотрудникам составить «дорожную» карту действий на будущий год.
Например, в 2015 году мы подвели итоги и получили не самые впечатляющие результаты: рост компании составил всего 14%, что было значительно ниже ожидаемых показателей. Прибыль от продаж некоторых видов товаров, в частности керамогранита, оказалась незначительной на фоне других напольных покрытий. При этом профессиональные спортивные покрытия, например, показывали динамичный рост и давали нам хорошую прибыль. Тогда мы отказались от работы с керамогранитом и начали сотрудничество с производителем спортивных систем.
Также статистика показала, что усиление отдела рекламы в 2015 году новыми специалистами дало свои результаты, но их нельзя было назвать достаточными — объем работы на одного специалиста не позволял достигнуть серьезных успехов. Тогда мы расширили отдел рекламы, взяв на работу узконаправленных специалистов.
Так итоги 2015 года помогли нам принять важные стратегические решения. В результате по итогам уже 2016 года мы увеличили товарооборот в 2 раза, денежный оборот на 85%, рост прибыли составил 200%. При этом расходы увеличились лишь на 48%.
Источник: delovoymir.biz
