Как построить бизнес процесс visio

Эта статья является одной из глав книги (которую я надеюсь, в скором времени допишу) посвященной разработке элементов бизнес-графики с использованием программы Microsoft Visio 2007.
В этой книге я постарался описать технологию разработки визуальных элементов, которую уже много лет успешно использую в своей практике.

Помимо этого, книга содержит набор практических упражнений, которые позволят Вам не только отточить навыки создания графических элементов в программе Visio, но и развить навык визуального структурирования информации, проще говоря — визуализации.
На основе материала практических упражнений, Вы сможете быстро создавать графические элементы для использования в работе или учебе.

Глава приводится с некоторыми сокращениями.

Организационное проектирование

За время своего существования любая компания неоднократно проходит периоды организационных реформ и структурных изменения. Эти процессы зачастую сопровождаются изменением организационно-функциональной структуры компании.

Обзор инструментов. Как начать моделировать в Visio

Эти преобразования сопровождаются многочисленными собраниями, совещаниями на которых выступающие представляют свои варианты будущей структуры отдела, департамента или всей компании. Основным документом в этом процессе чаще всего является организационная диаграмма.

Организационная диаграммаэто визуальное представление структурных единиц предприятия с учетом их иерархии и взаимоподчиненности. Существует три основных уровня представления организационных диаграмм, которые чаще всего используются на практике:

1. Уровень функциональных единиц;
   Это «верхний» уровень любой компании. Структурными элементами здесь являются функциональные блоки.
2. Уровень организационных единиц;
   Под организационными единицами здесь подразумеваются департаменты, отделы, офисы и т.п.
3. Уровень штатных единиц;

Визуализация организационных структур, обычно не вызывает трудностей даже у новичков. Древовидная иерархия прямоугольников интуитивно-понятна и не требует каких-либо комментариев или пояснений.
Давайте рассмотрим несколько структурных и стилевых вариантов, которые легко создать с использованием специализированных фигур из набора шаблонов.

Базовый вариант верхнего уровня

Давайте представим компанию, состоящую из трех департаментов, руководители которых непосредственно подчиняются генеральному директору. Организационную структуру этой компании можно представить так.

ОФС верхнего уровня, простая диаграмма Visio

Для создания этого варианта я не использовал специализированные фигуры Visio из палитры «Фигуры организационной диаграммы». Это обычные прямоугольники. Чтобы немного «оживить» диаграмму и придать ей объем — использованы тени. А чтобы немного её «смягчить» — контуры прямоугольников выполнены оттенком серого цвета.

Расширенный вариант

Обычно, реструктуризация в компаниях затрагивает только отдельные департаменты, подразделения или отделы. В таких случаях необходимо более детально отразить структуру подразделения, которое подвергается реорганизации, например, «Департамент развития технологий и проектов».

Задача описания бизнес-процессов при помощи Visio (1/4)

В рамках нашей визуальной концепции это можно сделать так.

Получившаяся диаграмма не является «верхом совершенства» — она несимметрична, ее тяжело «вписать» в прямоугольный слайд. Чтобы визуально «уравнять» левую и правую сторону диаграммы мы можем использовать различные методы — от простой перегруппировки фигур, до добавления новых элементов, зрительно уравнивающих композицию.

Перегруппировав элементы диаграммы, мы получаем следующую диаграмму:

«Расширенная» симметричная структура.

Добавив в диаграмму дополнительный графический элемент — в нашем случае это стилизованный текстовый блок, мы также получаем относительную визуальную симметрию. Помимо этого, появляется возможность размещения на диаграмме дополнительной информации, что иногда является очень полезным.

Использование «уравнивающего» элемента.

В некоторых случаях необходимо сделать визуальный акцент только на объекте реструктуризации. Для этого мы используем контрастное выделение объекта— более толстая рамка и темный цвет, при этом делая остальные объекты менее контрастными.

Приведенные выше примеры показывают, как можно совместить на одной диаграмме различные уровни представления структуры компании — уровень департаментов и уровень отделов. Но на практике, на одной диаграмме лучше располагать объекты одинакового логического и функционального уровня.

Об использовании цвета и некоторых других секретах создания организационных диаграмм читайте во второй части статьи >>>.

Источник: gnativ.ru

Разработка плана в Visio для магазина

Магазин — предприятие розничной торговли, выступающее как юридическое лицо и находящееся в отдельном здании, торговом помещении. Компания “Алиса” предоставляет товары для детского и подросткового возраста(верхняя одежда, игрушки, обувь и т.д.).
Стратегическая карта – это диаграмма или рисунок, описывающий стратегию в виде набора стратегических целей и причинно-следственных связей между ними. Стратегическая цель – это главная цель, достижение которой наиболее важно для выживания организации, для ее успеха. Стратегические цели отличаются от оперативных целей значительным влиянием на конкурентоспособность компании и высокой сложностью реализации.

ВВЕДЕНИЕ 3
1. СТРАТЕГИЧЕСКАЯ КАРТА ЦЕЛЕЙ[2]. 4
2. ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ПО СТАНДАРТУ IDEF0[2]. 9
3. БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ ПРЕДПРИЯТИЯ В ДИАГРАММАХ EPC[2]. 12
4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДИАГРАММА ПРЕДПРИЯТИЯ[3]. 16
5. МОДЕЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ В СИСТЕМЕ BUSINESS STUDIO[2]. 27
6. ИМИТАЦИОННОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ В BUSINESS STUDIO[4]. 28
7. MICROSOFT VISIO[5]. 29
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 31

Работа состоит из 1 файл

События и функции должны содержать строго по одной входящей и одной исходящей связи, отражающей ход выполнения процесса.

События и операторы должны быть начальными/результирующими событиями и операторами на диаграмме декомпозиции функции.

На диаграмме не должны присутствовать объекты без единой связи.

Каждый оператор слияния должен обладать хотя бы двумя входящими связями и только одной исходящей, оператор ветвления – только одной входящей связью и хотя бы двумя исходящими. Операторы не могут обладать одновременно несколькими входящими и исходящими связями.

Если оператор обладает входящей связью от элемента «событие», то он должен обладать исходящей связью к элементу «функция» и наоборот.

За одиночным событием не должны следовать операторы «OR (ИЛИ)» или «XOR (Исключающее ИЛИ)».

Операторы могут объединять или разветвлять только функции или только события. Одновременное объединение/ветвление функции и события невозможно.

Оператор, разветвляющий ветки, и оператор, объединяющий эти ветки, должны совпадать. Допускается также ситуация, когда оператор ветвления «И», оператор объединения – «ИЛИ».

Результат бизнес-процесса – то, ради чего осуществляется бизнес-процесс, т.е. деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности – получение на выходе некоторого результата, удовлетворяющего заданным требованиям. Результаты бизнес-процесса часто упоминаются как выходы бизнес-процесса.

В отличие от нотации IDEF0 нотация EPC позволяет удобно описать нелинейное выполнение бизнес-процесса. С помощью коннекторов можно обозначить некоторые функции процесса, выполняемые параллельно, а некоторые только при наступлении определенных условий.

Описание функции планирование работ.

Организационная диаграмма предприятия.

Понятие организационной модели.

Организационная модель – это принципы формирования подразделений, делегирования полномочий и наделения ответственностью. По сути, организационная модель показывает, как сформировать подразделение [3] .

На практике применяют следующие принципы формирования подразделений:

функциональная модель: «одно подразделение = одна функция»;

процессная модель: «одно подразделение = один процесс»;

модель, ориентированная на контрагента: «одно подразделение = один контрагент (клиент или клиентская группа, поставщик, подрядчик и прочее).

Последняя модель применяется в случае, если рынок контрагента ограниченный. Например, в случае, если число потребителей сильно ограничено, целесообразно применить модель, ориентированную на клиента или клиентскую группу: «одно подразделение = один клиент».

В большинстве же случаев распространение получили функциональная и процессная модели, а также их различные модификации.

Организационная диаграмма — это особая блок-схема, предназначенная для представления иерархических данных. Как правило, данными для такой таблицы является информация о структуре организации и ее персонале.

В приложении Visio можно построить обширную диаграмму с подробным представлением каждого элемента, разместить ее на нескольких листах и создать отчет о связях того или иного элемента.

Правила формирования организационной структуры

Должность, подчиненная вышестоящей должности, вводится в справочник как дочерний элемент для вышестоящей должности.

Допускается два способа расположения руководителя подразделения относительно возглавляемого подразделения в организационной иерархии:

а) Руководитель находится выше возглавляемого подразделения на один уровень по иерархии.

б) Рекомендуемый способ: руководитель находится на один уровень вниз по иерархии относительно возглавляемого подразделения.

За время своего существования любая компания неоднократно проходит периоды организационных реформ и структурных изменения. Эти процессы зачастую сопровождаются изменением организационно-функциональной структуры компании. Эти преобразования сопровождаются многочисленными собраниями, совещаниями на которых выступающие представляют свои варианты будущей структуры отдела, департамента или всей компании. Основным документом в этом процессе чаще всего является организационная диаграмма.

Существует три основных уровня представления организационных диаграмм, которые чаще всего используются на практике:

— Уровень функциональных единиц;

Это «верхний» уровень любой компании. Структурными элементами здесь являются функциональные блоки.

— Уровень организационных единиц;

Под организационными единицами здесь подразумеваются департаменты, отделы, офисы и т.п.

— Уровень штатных единиц;

Визуализация организационных структур, обычно не вызывает трудностей даже у новичков. Древовидная иерархия прямоугольников интуитивно-понятна и не требует каких-либо комментариев или пояснений (рис.10).

Организационная диаграмма это визуальное представление структурных единиц предприятия с учетом их иерархии и взаимоподчиненности. Благодаря организационной диаграмме информация о структуре предприятия и его персонале иерархически-систематизирована и доступна.

Источник: www.freepapers.ru

Совершенствование бизнес-процессов с помощью Microsoft Office Visio 2003

Одна из наиболее актуальных задач, стоящих перед современной российской компанией — это совершенствование бизнес-процессов и системы управления в целом. Используя Microsoft Visio 2003, бизнес-аналитик может упростить и ускорить основные работы по описанию системы управления компанией.

Описание системы управления

Оптимально спроектированные бизнес-процессы способны реализовать стратегические цели организации, а также предоставить возможность системного анализа для принятия обоснованных бизнес-решений.

Формализацией и документированием систем управления сегодня занимаются консультанты по управлению, специалисты по стратегическому и организационному развитию, ИТ-специалисты и менеджеры по качеству. При этом наиболее часто они сталкиваются с решением следующих задач:

• описание и оптимизация бизнес-процессов;
• проектирование системы управления для нового бизнес-направления;
• внедрение автоматизированных систем управления;
• построение системы менеджмента качества.

Описание системы управления, как правило, включает в себя модель бизнес-процессов компании, организационную структуру и документы, фиксирующие должностные обязанности и ответственность сотрудников компании за тот или иной процесс.

Модель бизнес-процессов компании

Модель описывает деятельность компании в виде системы бизнес-процессов и показывает, что делается в компании, и какие результаты получаются в итоге. Под бизнес-процессом понимается целенаправленная последовательность действий, приводящих к заданному результату, ценному для компании. Наиболее простыми способом построения модели бизнес-процесса является применение одной из распространенных графических нотаций, при этом бизнес-процесс изображается с помощью диаграммы с использованием специальных графических символов.

Организационная структура показывает иерархию должностей и подразделений в организации и включает в себя распределение основных функций предприятия, зон ответственности и полномочий по иерархической лестнице управления.

Графически организационная структура изображается в виде диаграммы, на которой блоками показываются подразделения и должностные лица компании, а линиями — отношения подчиненности между ними.

На сегодняшний день большинство технологий бизнес-моделирования основаны на использовании графических диаграмм. Учитывая это, компания Microsoft включила в свою систему создания бизнес-диаграмм и схем Microsoft Visio 2003 специальные средства для описания бизнес-процессов и организационной структуры компании.

Для моделирования бизнес-процессов Visio 2003 предлагает бизнес-аналитику шаблоны для создания 7 видов диаграмм:

1. Basic Flowchart;
2. Cross-Functional Flowchart (с вертикальным или горизонтальным расположением дорожек);
3. EPC (Event-driven Process Chain);
4. IDEF0;
5. DFD (Data Flow Diagrams) в двух нотациях: Гейна-Сарсона и Йордана-Де Марко;
6. WFD (Work Flow Diagram)

Из перечисленных нотаций наиболее популярными являются IDEF0 и EPC.

Нотация моделирования IDEF0 базируется на методологии структурного анализа и проектирования SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Диаграмма процесса «Закупка ТМЦ», изображенная с помощью нотации IDEF0

Элементами графического языка нотации IDEF0 являются Процессы (изображается прямоугольным блоком) и Стрелки, обозначающие входы и выходы процесса. Всего предусмотрено 4 типа стрелок, которые различаются в зависимости от того, к какой грани прямоугольника они присоединены.

Типы стрелок нотации IDEF0

Такое обозначение отражает определенные системные принципы: входы преобразуются в выходы, управление ограничивает или предписывает условия выполнения преобразований, механизмы показывают, кто выполняет или с помощью чего выполняется функция.

Другой важный принцип методологии -иерархическая декомпозиция процессов (работ): процесс можно представить в виде последовательности составляющих его подпроцессов. Декомпозицию можно выполнять до необходимой степени подробности описания процесса.

Нотация IDEF0, как правило, используется для описание бизнес-процессов верхнего уровня компании. Она позволяет просто и наглядно изобразить состав основных процессов, выходы бизнес-процессов, изображающих заданный результат их выполнения и входы, показывающие, какие ресурсы нужны для получения результата.

Для обеспечения навигации по иерархическим моделям бизнес-процессов Visio 2003 позволяет создавать гиперссылки из одной диаграммы на другую. Например, можно задать, чтобы при щелчке мышью по процессу, открывалась страница с диаграммой его декомпозиции.

Диаграмма процесса «Обработка заказа», изображенная с помощью нотации EPC

Для описания бизнес-процессов нижнего (операционного) уровня можно использовать нотацию EPC, разработанную Институтом информационных систем Университета Саарланда (Германия) в сотрудничестве с компанией SAP AG. Ключевая особенность EPC диаграмм — описание бизнес-процесса как последовательности чередующихся событий и функций.

Основные графические элементы диаграммы EPC:

• функции,
• события,
• организационные единицы, ответственные за исполнение функций,
• информационные или материальные объекты, которые используются при выполнении функций,
• коннекторы ( AND, OR, XOR).

В отличие от нотации IDEF0 нотация EPC позволяет удобно описать нелинейное выполнение бизнес-процесса. С помощью коннекторов можно обозначить некоторые функции процесса, выполняемые параллельно, а некоторые только при наступлении определенных условий.

Вторым шагом описания системы управления компании является построение модели организационной структуры. Для решения этой задачи Visio 2003 содержит шаблон Organization Chart, который позволяет быстро создать иерархическую диаграмму должностей и подразделений компании и определить их параметры.

В шаблоне Organization Chart содержится набор графических элементов, обозначающих виды должностей:

• executive — руководитель высшего звена,
• manager — руководитель,
• position — должность,
• consultant — консультант,
• vacancy — свободная вакансия,
• assistant — помощник.

Если организационная диаграмма получается большой и ее сложно разместить на одном листе, то Visio 2003 позволяет разбить организационную диаграмму на несколько страниц. Когда создана верхняя часть организационной диаграммы, ее можно продолжить описывать на новой странице, начиная с выбранного подразделения. Элементы, обозначающие одно и тоже подразделение на разных страницах, будут синхронизироваться между собой при изменении названия и параметров подразделения.

Владельцы процессов

После описания организационной структуры необходимо определить владельца процесса из числа руководителей и менеджеров компании. Владелец — это лицо, отвечающее за результат процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами (материальными, трудовыми и пр.), необходимыми для его выполнения. Для того, чтобы назначить воадельца процесса на диаграммах IDEF0 необходимо завести пользовательский параметр «Process owner» у всех процессов и внести в него название должности из организационной структуры.

Заполнение свойств процесса

По разработанным моделям бизнес-процессов Microsoft Visio 2003 позволяет сформировать отчеты в формате:

• страницы Microsoft Excel,
• веб-страницы (HTML-файл),
• visio shape для внедрения отчета как таблицу Excel непосредственно в диаграмму Visio,
• файл XML.

Например, для получения отчета по процессам с указанием руководителей процессов необходимо настроить отчет, указав необходимые колонки, и запустить его выполнение.

Сформированный отчет по процессам в формате Microsoft Excel

Отличительной чертой Visio 2003 является простота и удобство создания диаграмм и интеграция с другими продуктами Microsoft Office. Благодаря этому, специалисты, увидевшие Visio в первый раз, уже через несколько часов начинают создавать диаграммы бизнес-процессов и организационных структур и использовать эти диаграммы в документах Microsoft Word.

Business Studio

Если бизнес-аналитику нужны дополнительные возможности по моделированию бизнес-процессов, то существует большое количество приложений на базе Microsoft Visio 2003. Одним из них является система бизнес-моделирования Business Studio, созданная российскими разработчиками. Дополнительно к возможностям Visio 2003 она позволяет по модели бизнес-процессов автоматически сформировать пакет регламентных документов в формате Microsoft Word или HTML.

Ссылки по теме

• Обратиться в «Интерфейс Ltd.» за дополнительной информацией/по вопросу приобретения продуктов
• Подробнее о продуктах Microsoft
• Приобрести продукты Microsoft в Интернет-магазине ITshop.ru
• Курсы по продуктам Microsoft
• Подробнее о Microsoft Office 2003