Основатели Центра креативных технологий «Идеальные решения» Виктор Тимохов и Владимир Бубенцов выступили в Высшей школе экономики с мастер-классом « Технологии креативности — стимул для творчества ». Лекция была посвящена тому, как решать нестандартные бизнес-задачи. Slon публикует список предложенных методов с небольшими комментариями.
Метод фокальных объектов
Это очень простенький метод, суть которого состоит в том, чтобы активизировать ассоциативное мышление человека. МФО подходит для модификации известных устройств и способов, расширения ассортимента товаров, поиска новых сфер применения уже известных продуктов. Кроме того, этот метод можно использовать и в повседневной жизни. Например, если вы устраиваете детский праздник и вам нужно срочно придумать какую-нибудь оригинальную идею.
Метод фокальных объектов состоит из 7 этапов.
1. Мы начинаем с анализа исходной ситуации.
Практика | Решение бизнес-задач
Допустим, вы разрабатываете проект обычного типового детского сада и вам нужно привлечь к нему внимание общественности. Изначально вы должны четко понимать, каким будет ваш сад.
2. На втором этапе вы должны выбрать фокальный объект. То есть одну из частей совершенствуемого вами объекта, которая лежит как бы в фокусе переноса.
Давайте, к примеру, выберем игровую площадку детского сада.
3. Теперь вы должны придумать случайные объекты — первые, которые только приходят вам в голову, не больше 6–7 штук.
6 советов, как правильно автоматизировать бизнес-задачи
В бизнесе вы столкнетесь с жесткой конкуренцией не только в продажах, но и в эффективности, производительности и результативности. Вот тут и приходит на помощь автоматизация бизнес-задач. Если вы не автоматизируете, велика вероятность того, что ваши конкуренты уже делают это, вытеснив вас из бизнеса. К счастью, в настоящее время автоматизация широко доступна для большинства отраслей и бизнес-функций, включая сферу выездного обслуживания.
Предприятия любого размера могут создавать автоматизированные задачи для повышения эффективности, производительности и, что наиболее важно, прибыльности. Однако автоматизация задач может пойти не так, если не подойти к ней правильно. К счастью, в этой статье вы найдете советы о том, как правильно автоматизировать задачи и создать более эффективный и прибыльный бизнес.
№1. Начните с планирования ежедневных задач
Например, при автоматизации задач в сфере выездного обслуживания вам необходимо определить и перечислить задачи, которые вы выполняете ежедневно. При создании этого списка включите некоторые детали задач. Кроме того, было бы также полезно, если бы вы указали, сколько времени в среднем занимает каждая задача, и частоту выполнения задачи. Частота может быть ежечасной, ежедневной, еженедельной, ежемесячной и т. д. Убедитесь, что каждый отдел выполняет это упражнение.
Как решить любую бизнес-задачу
После этого определите области, в которых может помочь автоматизация, и инструменты, которые могут вам понадобиться для эффективного выполнения задач. Проверьте, какие задачи вы выполнили, а какие нет. Подумайте, каким было бы идеальное решение и какой результат вы хотите.
После того, как каждая бизнес-функция и задача будут определены и представлены идеальные решения, проведите собрание со своей командой и предложите возможные решения.
№ 2. Исследуйте и исследуйте инструменты автоматизации
Теперь, когда вы определили области и задачи, требующие автоматизации, вы можете приступить к поиску подходящих инструментов. Определите, что вы можете использовать в зависимости от ваших потребностей. Специализированные инструменты, такие как Jobber’s сантехническое программное обеспечение специально разработаны, чтобы помочь в этом процессе предприятиям, оказывающим выездные услуги. Вы можете найти приложения, предназначенные для поддержки любой отрасли, поэтому потратьте время на поиск подходящего. Умная новая технология может не только оптимизировать автоматизацию ваших задач таким образом, но также помочь вам в планировании, создании и отслеживании предложений и оценок, а также в управлении отношениями с клиентами, и это лишь некоторые из них.
Если у вас уже есть другие инструменты и программное обеспечение, убедитесь, что выбранные вами инструменты легко интегрируются друг с другом. Вы хотите получить решение, которое совместимо с вашей существующей инфраструктурой и легко интегрируется, не делая ваше устаревшее программное обеспечение и инструменты бесполезными. Если ваша цель не состоит в том, чтобы полностью перестроить бизнес-технологии и переобучить персонал, ваша технология автоматизации должна интегрироваться с другими приложениями и инструментами.
Кроме того, вы не можете эффективно автоматизировать рабочие процессы, когда системы не взаимодействуют друг с другом. Если ваша панель котировок не связана с бухгалтерским программным обеспечением, вы не сможете эффективно отслеживать и отслеживать котировки. Хотя этот процесс может занять некоторое время, он необходим. Вы хотите убедиться, что предложенное вами решение будет наиболее подходящим для вашего бизнеса.
№3. Установите цели автоматизации
Было бы неразумно тратить деньги на инструменты автоматизации, инвестировать время в обучение и создавать новую систему, которая не принесет прибыли вашему бизнесу. Вот почему так важно установить конкретные цели, которые помогут вам измерить прогресс, выявить пробелы и усовершенствовать процесс. Автоматизация задач может иметь много целей. Ваша задача может заключаться в повышении производительности и высвобождении времени для выполнения другими задачами вашей команды.
Например, вы можете автоматизировать создание и отслеживание котировок. Это поможет вам повысить производительность, но, самое главное, вы освободите время, которое ваша команда может потратить на другие задачи. Вы также должны знать, что делать с высвободившимся временем, которое повышает ценность бизнеса. Создайте конкретные цели и используйте их для измерения успеха автоматизации процессов. Определив цели, вы сможете оценить влияние автоматизации.
№ 4. Сохраняйте свое видение целым
Хотя очень важно сосредоточиться на том, что могут сделать технологии и автоматизация бизнес-процессов, не забывайте сосредоточиться на бизнесе. Когда слишком много внимания уделяется технологиям, а не бизнесу, неудача неизбежна. Автоматизация – это не только технологическая проблема. Прежде чем переходить на какую-либо технологическую платформу, взгляните на бизнес в целом, включая ваших клиентов и сотрудников.
В то время как вы стремитесь улучшить рабочий процесс, позаботьтесь о том, чтобы улучшить обслуживание клиентов и быть на одной волне со своей командой. Автоматизация любой части вашего бизнеса должна служить как краткосрочным, так и долгосрочным целям. Как владелец бизнеса, вы держите ключ к сохранению видения бизнеса. Не позволяйте технологиям и автоматизации разубедить вас в том, чего вы хотите достичь. Убедитесь, что все хорошо вписывается в ваше бизнес-видение.
№ 5. Начните с малого и стройте оттуда
Иметь дело с большим количеством новых средств автоматизации, некоторые из которых могут быть сложными, может быть сложной задачей. Но маленькие кусочки легко жевать, и они улучшают пищеварение. С этой концепцией лучший способ автоматизировать свой бизнес — начать с малого и постепенно развивать его. Начните с одной задачи, отслеживайте результаты, улучшайте ее и убедитесь, что она работает должным образом, прежде чем переходить к следующей.
Кроме того, с помощью автоматизации по одной за раз у вас будет более постепенная кривая обучения, что упростит и ускорит адаптацию вашей команды. Помня о своем видении, разбейте процесс автоматизации на управляемые поставки. В начале все хотят увидеть и испытать на себе маленькие победы, которые помогают укрепить доверие и принять автоматизацию.
Кроме того, легче справляться с любыми трудностями, которые могут возникнуть на пути. Есть вещи, которые вы не можете предвидеть и с которыми можете иметь дело только тогда, когда они приходят. Обеспечение управляемости вехами является частью правильной автоматизации вашего бизнеса.
№ 6. Оцените и протестируйте свои инструменты
Вы не можете остановиться после того, как автоматика запущена и работает. Вам необходимо оценить и протестировать систему, чтобы убедиться, что она делает именно то, для чего вы планировали. Убедитесь, что области, которые вы автоматизировали, действительно приносят пользу вашему бизнесу, экономят время вашей команды и делают ее эффективной и продуктивной.
Убедитесь, что все работает хорошо с самого начала и что автоматизация не привела к другим проблемам рабочего процесса и незавершенным работам.
Заключение
Автоматизация вашего бизнеса может помочь вам сохранить конкурентоспособность и повысить эффективность и производительность. Однако это возможно только в том случае, если вы все сделаете правильно. Сделать это правильно означает знать свои задачи и то, что вы хотите получить от автоматизации. Убедитесь, что у вас есть правильные инструменты автоматизации, помните о своем видении, начинайте с малого и не забывайте отслеживать свой прогресс.
Статьи по теме
- Автоматизация маркетинга: лучшее программное обеспечение и инструменты для автоматизации маркетинга
- Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности: что нужно знать перед автоматизацией
- Управление временем проекта: процессы, инструменты и программное обеспечение для эффективного управления
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: 25 лучших программных решений для управления задачами
- Преимущества автоматизации бухгалтерского учета для бизнеса
Источник: businessyield.com
Правильная постановка задач сотрудникам для эффективного выполнения
От постановки задач напрямую зависит эффективность ее выполнения подчиненными, поэтому это одно из важнейших рабочих навыков руководителя. Компетенции начальства заключаются в том, чтобы четко определить цели компании и задачи на определенный период, а также указать способы их выполнения. Если этого не происходит, сотрудники неправильно толкуют поставленную задачу, что подрывает рабочий процесс.
Почему важна постановка задач сотрудникам
Как в правильно поставленном вопросе есть половина ответа, так и в правильной постановке задач подчиненным присутствует половина решения. Организация любого процесса строится на постановке и выполнении задач. Когда деятельность спонтанна и хаотична, результат может быть достигнут, но либо краткосрочный, либо некачественный, либо вообще практически не значимый.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
В экстренных ситуациях молниеносная реакция и действия по обстановке оказываются самым эффективным средством. Но даже в подобных обстоятельствах зачастую остаётся время на координацию. А если так, то им лучше воспользоваться, потому что спланированные действия лучше необдуманных. Тем более, это актуально при групповом решении задач.
Разрозненные действия группы людей могут нанести ущерб процессу. В то же время, командная работа способна усилить эффект от трудозатрат каждого участника. Постановка задач организует не только коллективный труд, но и деятельность конкретного человека. Сбросить вес после зимы — это только цель.
А вот для того чтобы её достичь, следует поставить задачу регулярно делать физические упражнения и соблюдать меру в питании. Итак, персональной мотивации посвятим отдельный материал, а здесь уделим внимание именно вопросу о том, как ставить задачи в коллективной работе.
Какие бывают задачи
- Важными и долгосрочными — это те проекты, для которых ставят глобальные задачи для развития бизнеса. Например, попасть в топ поисковой выдачи в определенном сегменте, увеличить ежемесячную прибыль компании.
- Важными текущими — задачи, которые можно сделать сегодня или отложить их выполнение до более подходящего времени, но не затягивать.
- Повседневными — ежедневные задания, которые выполняют менеджеры каждый день.
- Ситуативными — прочие задания, которые возникают в связи с определенными событиями: организовать корпоратив, закупить материалы.
Бизнес
Михаил Федоринин: «Сложно создавать крутой продукт, когда все регламентировано»
Михаил Федоринин: «Сложно создавать крутой продукт, когда все регламентировано»
Как правильно ставить задачи
Эффективная постановка задач — это не примитивное составление чек-листа . Она состоит из нескольких компонент:
- Грамотное распределение ролей;
- Конкретизация действия и результата;
- Назначение ответственных;
- Ограничение по срокам;
- Использование инструментов трекинга.
Распределение ролей
Прежде чем ставить задачи, необходимо определиться с ролями, которые исполняют все участники коллектива.
Идеальный процесс подбора команды для выполнения стратегического плана выглядит следующим образом:
- Первоочередная задача руководителя — сформулировать полный перечень компетенций, необходимых для реализации проекта.
- Согласно компетенциям описывается структура отдела или всей команды, функционал и обязанности каждого участника.
- Руководитель набирает специалистов, наиболее точно подходящих для выполнения обязанностей на описанных позициях.
- Учитывая компетентность, сильные и слабые стороны всех подчинённых, руководитель формулирует тактические и стратегические задачи, назначает исполнителей.
К сожалению, на практике далеко не всегда руководитель наделён полномочиями по подбору персонала и корректировке состава подопечного ему коллектива. Поэтому во многих случаях приведённый план организации командной работы оказывается весьма ограниченным.
Тем не менее, необходимо по максимуму использовать все доступные возможности по распределению ролей в коллективе. Во-первых, следует начать с оценки навыков каждого подчинённого. После этого — построить такую структуру ответственности и коммуникаций, при которой существующий состав специалистов покажет наибольшую эффективность.
Каждый должен ясно понимать свою роль в общем деле, границы возможностей и ответственности. Расстановка игроков на поле поможет:
- Исключить пересечение обязанностей разных сотрудников, при котором одна и та же работа по недосмотру будет выполняться дважды или трижды.
- Исключить простаивающие без исполнителя задачи.
Конкретизация действия и результата
Далее следует упаковать стратегию или цели на ближайшую перспективу в набор конкретных действий, выполняя которые ваши сотрудники достигнут намеченного результата.
Ошибка руководителей заключается в том, что многие привыкли использовать абстрактные формулировки. Например, задачи они ставят в форме наименования — в именительном падеже.
— Отгрузка керамогранита.
Такие формулировки не подталкивают к действию, ассоциируются с пассивной констатацией. Вместе с тем, в данной постановке нет деталей, которые помогут разобраться в том, как приступить к задаче и какой результат получить.
— Отгрузить 2 тонны керамогранита 60х60 на склад в Одинцово, отзвониться в офис и отметиться в ведомости.
Здесь, как видно, процесс расписан намного подробнее. Вместо ничего не значащего «наименования» задачи, ровным счётом ничего не сообщающего сотруднику, подобная развёрнутая формулировка даёт инструкцию к действию.
Это может показаться элементарным или не заслуживающим внимания, но смена существительных на глаголы в формулировке задачи:
- Гораздо сильнее ассоциируется с действием;
- Помогает сориентироваться и начать решать задачу;
- Придаёт мотивации.
Назначение ответственных
Сформулированная задача немедленно адресуется конкретному исполнителю.
Как уже было обозначено ранее, сами задачи во многом проистекают из возможностей и компетенций коллектива. В связи с этим каждая задача отчасти ставится под заранее определённых исполнителей и немедленно им адресуется.
Назначая тех ответственных, которые по-вашему лучше других справятся с порученным, вы обеспечиваете наилучший возможный результат работы.
Наличие ответственных позволяет всегда держать процесс под контролем. Вы точно знаете, какой сотрудник в данный момент занят той или иной задачей. Это позволяет в любой момент запросить статус, внести корректировки, дать обратную связь.
По окончании выполнения работ подчинённый предоставляет готовые материалы, качество которых — исключительно его зона ответственности. Таким образом, при наличии недочётов всегда ясно, кому направлять вопросы и замечания.
Ограничение по срокам
Не менее важны ограниченные сроки выполнения задания.
Если сроки не установлены, исполнителю может показаться, что они не ограничены, а потому можно совершенно спокойно предаваться прокрастинации.
Чтобы исключить неразбериху и простой в работе, сразу после назначения ответственных необходимо ставить дедлайны. Даже если невозможно точно оценить масштаб работ, следует назначить промежуточную контрольную точку. Вплоть до этой даты сотрудник должен сделать максимум возможного в рамках выполнения поставленной задачи.
В день сдачи промежуточного результата вы вместе с подчинённым должны:
- Оценить темп работы;
- Обсудить и решить возникшие вопросы, предложения;
- Назначить примерные сроки полного завершения выполнения задачи.
Трекинг задач
Чтобы не только ставить задачи, но и получать качественный результат, необходимо владеть инструментами, которые позволяют контролировать ход работ и все нюансы процесса.
Вместо того, чтобы пытаться по памяти восстанавливать все задачи и их аспекты, лучше изначально документировать эту информацию.
Но не все инструменты улучшают наглядность процессов и вашу производительность как контролёра.
Например, обычный блокнот может показаться подходящим решением, но на самом деле вы, скорее, запутаетесь, фиксируя ход работ ручкой на бумаге. Обычно при трекинге задач необходимо намного больше места, чем может предоставить стандартная страница записной книжки, а постоянная корректировка и добавление статусов в ней вовсе невозможны.
Лучше применять электронные инструменты — тем более, что сейчас мы всегда имеем под рукой гаджет, но нередко не способны найти ручку. Все программные решения имеют адаптированные мобильные версии и приложения, поэтому полный набор данных по задачам всегда доступен в смартфоне, на планшете и на персональном компьютере.
В зависимости от масштаба проекта, может применяться программное обеспечение различной мощности.
- Для одиночных исполнителей, стартапов и небольших отделов рабочим вариантом станут: Google Docs, Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack.
- Крупные проекты, требующие серьёзных затрат человеко-часов, используют: JIRA, Redmine, недавно вышедший Яндекс.Трекер. В отдельных случаях используются CRM , если решаемая проблема шире простой постановки и контроля задач.
Бесплатные интеграции с Calltouch
- Настройте передачу данных между нужными сервисами в 2 клика
- API и Webhooks
Корпоративные решения, безусловно, следует внедрять с должной осмотрительностью и после тщательного анализа пула ресурсов компании. Обычно для подобного привлекают интеграторов, чья специализация — именно установка систем трекинга процессов.
Для начала можно опробовать простые решения из первого пункта. Иногда могут подойти даже боты для Telegram и Slack, но только в случае небольшого объёма исполнителей и конкретики по задачам. Бот сможет фиксировать информацию, оповещать и уведомлять участников команды об обновлениях в статусах.
Решения из коробки — Trello, Basecamp, Wunderlist — обладают продуманным интерфейсом и продвинутым функционалом. В них предусмотрена категоризация задач, наглядная система статусов, удобное перетаскивание задач между этапами, комментарии, исполнители и оповещения. Они отлично подходят для стандартных задач с линейной этапностью.
Тем, кому необходимо пространство для творчества ввиду не очевидной логики процесса, не вписывающегося в рамки таск-трекеров, подойдёт Google Spreadsheets. В онлайн-таблицах вы сможете выстраивать свою собственную структуру этапов, комментариев и взаимосвязей, наиболее точно отвечающую потребностям проекта.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Примеры правильной постановки задач
В качестве примеров правильной постановки задач можно привести такой список:
- Поручение менеджеру по продажам проведение опроса для постоянных клиентов до конца недели. Важно приложить утвержденный список с вопросами.
- Дать задачу аналитику подготовить статистику посещаемости официального сайта компании за месяц.
- Поручить директору разработать бонусную систему для сотрудников с поощрением за перевыполнение показателей по плану продаж.
- Дать задание копирайтеру сформировать макет презентации нового проекта до определенного числа.
- Поставить перед верстальщиком задачу разработать макет мобильной версии сайта до конца месяца.
Бизнес
Аренда помещения под магазин: подробная инструкция
Аренда помещения под магазин: подробная инструкция
Какие ошибки совершают руководители при постановке задач
Главные проблемы руководителей при постановке задач сотрудникам связаны со следующими ошибками.
Нереалистичные цели и задачи
Иногда процесс постановки задачи не учитывает реальные сроки, необходимые на выполнение задания. Руководители переоценивают допустимые сроки и ставят космические цели, которых невозможно достичь. В результате у сотрудников нулевая мотивация к их выполнению, так как они понимают, что выполнить поставленные задачи им не по силам. Чтобы этого не произошло, объемные цели нужно разделять на несколько небольших и контролировать их выполнение с помощью дедлайнов. Тогда подчиненные почувствуют, что они могут повлиять на результат и будут прикладывать все силы для решения проблемы.
Узкий фокус внимания
Руководители иногда могут сосредоточивать внимание только на одной сфере. При полном погружении в одну тему теряется общая картина, что может повлиять на результат. Например, в отделе нужно вдвое повысить продажи. Руководитель организует для этого ежедневные собрания подчиненных, создает мотивационную систему, новые скрипты продаж.
Но это не помогает работе, из-за чего руководство злиться, а сотрудники пребывают в стрессе. В этой ситуации важно посмотреть, что именно неправильно, как построен маркетинг, как распределяются внутренние ресурсы. Это поможет увидеть объективную картину и устранить ошибки.
Руководители не отслеживают процесс
У других руководителей, напротив, может быть слишком глобальное мышление, предполагающее постановку масштабных задач. Они жаждут быстрого идеального результата, но не обращают внимания на то, что уже было достигнуто. В результате у сотрудников падает мотивация, и фокус внимания смещается на выполнение глобальной задачи. Руководителю важно проявлять внимательность к отслеживанию даже небольшого прогресса.
Негативные цели
Чем более четко будет сформулирована мысль, тем быстрее она будет способствовать достижению цели. Негативные цели отрезают путь к решению любой проблемы. Они звучат как «не опаздывать», «не забывать о…», и в результате становятся дополнительной головной болью сотрудников. Лучше ставить задачу не как «не опаздывать в офис», а как «приходить за 5 минут до начала работы». Второй вариант звучит продуктивнее, в то время как первый не способствует достижению поставленной задачи.
Слишком много целей
Иногда сотрудники или подчиненные стремятся быстро достичь всех целей одновременно. Из-за этого теряется степень приоритетности выполнения поставленных задач. В такой ситуации появляется стресс и желание бросить работу, которая не приносит результата. Реализация задач кажется неподъемной, из-за чего нет никакой мотивации ее продолжать.
Важно понимать, что значимо не количество сделанных задач, а их качество и приоритетность. Значимые задачи должны делегироваться сотрудникам, которые в полной мере понимают ответственность за их выполнение.
Заключение
Ставить задачи сотрудникам следует с учетом их приоритетности. Важно отслеживать и поощрять даже мелкие достижения. Это способствует мотивированию сотрудников на дальнейшую работу и помогает корректировать рабочие планы.
Источник: www.calltouch.ru