Управленческая отчётность, как часть финансового планирования, давно стала неотъемлемой частью руководства крупными компаниями. В последние годы малый бизнес и предприниматели тоже стали уделять внимание финансовому учёту — растёт потребность во внедрении системы бюджетирования и анализа деятельности.
Что такое финансовый учёт
Это система учёта, планирования, контроля и анализа данных по ведению финансово-хозяйственной деятельности. По сути — это бухгалтерский учёт.
- бухгалтерский (финансовый) учёт — учёт операций по счетам и регистрам БУ с целью отражения фактической деятельности и составления годовой бухгалтерской отчётности. Элементов планирования здесь нет;
- управленческий учёт — система планирования показателей деятельности и сопоставления данных, полученных по регистрам БУ. Включает в себя инструменты анализа для принятия управленческих решений по изменению текущей ситуации.
Говоря про финансовый учёт, часто имеют в виду только управленческий учёт (УУ), что не совсем верно. ФУ — это более широкое понятие, а УУ это только его часть. Мы будем вести речь про управленческий учёт.
Финансовый учет в малом бизнесе. Ошибки, как организовать и сколько денег забирать предпринимателю
Цели управленческого учёта
- обеспечить руководство компании чёткой и понятной информацией о текущем положении дел;
- сформировать рабочие инструменты и формы планирования показателей деятельности в будущем.
Если эти цели будут регулярно и правильно исполняться, руководство компании сможет вовремя реагировать на изменения рыночной ситуации и сохранять свой бизнес на плаву.
Как вести финансовый учет
Многое зависит от масштабов бизнеса. Если у вас одно направление и десяток ассортиментных позиций, поначалу хватит и Гугл-таблиц. Если бизнес крупнее — стоит задуматься о специальном сервисе для управленческого учета. У предпринимателей редко есть время, чтобы ежедневно переносить в таблицы итоги делового дня: они полагаются на чутье и объем поступлений на расчетный счет. Но этот подход часто доводит до проблем, когда становится ясно, что сумма на счете не равна чистой прибыли.
Поэтому стоит завести ценную привычку следить за деньгами компании с самого начала работы, тем более что для этого есть инструменты.
- Excel или Google-таблицы – бесплатный инструмент, но заполнять его должны вы сами. В сети есть много шаблонов таблиц для разных типов бизнеса. Найдите свой вариант и “доточите” его до нужного вам состояния. После этого придется хотя бы раз в неделю, а лучше — через день-другой вносить в таблицы данные о поступлениях и расходах, анализировать их и понимать, что происходит в бизнесе.
- Специализированные сервисы для финансового и управленческого учета – отдельные программы, за которые вы уже платите целенаправленно. Они автоматизированы: нужно только настроить интеграцию с интернет-банком и, возможно, бухгалтерским сервисом, чтобы система строила отчеты. Например, сервис финансового и управленческого учета Seeneco
– Организует финансовый и управленческий учет
Как грамотно вести учет финансов? Современный финансовый учет компании в Google таблице
– Покажет, сколько денег в бизнесе
– Предупредит о кассовом разрыве
– Рассчитает рентабельность проектов
– Обеспечит планирование доходов и расходов
– Посчитает чистую прибыль и другие ключевые показатели
– Отчеты, аналитика и инфографика для максимизации прибыли
– Выставление счетов клиентам и онлайн контроль дебиторки
Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе
Три главных документа для финансового учета
В финансовом учете используют несколько документов, из них выделяют три главных:
- отчет о прибылях и убытках (ОПУ);
- отчет о движении денежных средств (ДДС);
- управленческий баланс.
Отчет о прибылях и убытках (или отчет о финансовых результатах) показывает доходы и расходы бизнеса за конкретный период — неделю, месяц, квартал. Вы видите полученную прибыль и совершенные траты, закупки и объем продаж, поэтому можете понимать, получила компания прибыль или несет убыток. На расчетном счете могут быть деньги, но они не всегда ваши, и ОПУ как раз помогает это понять.
Отчет о прибылях и убытках показывает, как можно снизить расходы. Например, книжный магазин продает все больше книг, тетрадей и открыток, но чистая прибыль почему-то не растет. Директор магазина смотрит в ОПУ и видит, что большие суммы идут на закупку скетчбуков. Он ищет более дешевый аналог и закупает сразу крупную партию, чтобы в следующем периоде прибыль была больше.
ОПУ можно строить на будущее, чтобы понимать прибыли и убытки в ближайшее время. С его помощью можно рассчитывать потенциальную прибыль, расходы, точку безубыточности. Такой опрокинутый в будущее отчет — это финансовая модель, она показывает, стоит ли запускать бизнес.
Положительный финансовый результат еще не гарантирует, что на расчетном счете будут деньги для выполнения обязательств: например, у вас могут быть покупатели-должники. Поэтому ОПУ всегда рассматривают в связке с отчетом о движении денежных средств.
Отчет о движении денежных средств отражает денежные потоки в бизнесе за период. В начале периода на счете и в кассе была сумма А, затем в течение периода были такие-то поступления и платежи, после чего на конец периода мы видим в бизнесе сумму Б. Этот отчет показывает только операции и объемы денег, которыми вы можете распоряжаться, а ваши ли это деньги или их предстоит отдать по обязательствам — покажет ОПУ.
ДДС помогает избежать кассовых разрывов. Это неприятная ситуация, когда пора платить зарплату или налоги, а у вас на расчетном счете нет денег даже на оплату мобильной связи. Тогда приходится срочно брать кредит или займ у самого себя, искать деньги и вводить их в бизнес. Такая ситуация не всегда сигнализирует об отчаянном положении, потому что в ближайшие дни на счет может поступить крупная сумма от покупателя, — и ДДС помогает все это просчитать и понимать реальную ситуацию. Поэтому стоит строить отчет ДДС с небольшим заходом в будущее: он покажет, сколько нужно денег, чтобы исключить кассовые разрывы.
С другой стороны ДДС в связке с ОПУ может показывать, что крупную сумму, которая скопилась на вашем счете, можно пустить на развитие бизнеса или выплатить дивиденды учредителям.
Платежи в ДДС разделяют по категориям: продажи, аренда, зарплата, поставки кофе и так далее. Также в этом отчете выделяют три части, которые анализируют по-отдельности:
- операционная часть — операции по основной деятельности, которая приносит прибыль бизнесу;
- инвестиционная часть — инвестиции в активы (оборудование, новые магазины) или доходы от продажи активов;
- финансовая часть — движение денег по кредитам и займам.
Все это вы можете сделать в нашем сервисе Seeneco
Как работает финансовый учет
Финансовый учет использует ряд установленных принципов бухгалтерского учета.Выбор принципов бухгалтерского учета для использования в ходе финансового учета зависит от нормативных требований и требований к отчетности, с которыми сталкивается бизнес.Для публичных компаний США предприятия обязаны вести финансовый учет в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP).1 Эти принципы бухгалтерского учета установлены для предоставления последовательной информации инвесторам, кредиторам, регулирующим и налоговым органам.
Ключевые моменты
- Финансовый учет ведется либо по методу начисления, либо по кассовому методу.
- Некоммерческие организации, корпорации и малые предприятия используют финансовых бухгалтеров.
- Финансовая отчетность создается за счет использования финансовой отчетности в пяти различных областях.
Финансовая отчетность, используемая в финансовом учете, представляет пять основных классификаций финансовых данных: выручка, расходы, активы, обязательства и капитал. Доходы и расходы учитываются и отражаются в отчете о прибылях и убытках. Они могут включать все, от НИОКР до расчета заработной платы.
Краткая справка
Международные публичные компании также часто представляют финансовую отчетность в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности .
В результате бухгалтерского учета чистая прибыль определяется в нижней части отчета о прибылях и убытках. Счета активов, пассивов и капитала отражаются в балансе. В балансе используется финансовый учет для отражения прав собственности на будущие экономические выгоды компании.
Метод начисления и кассовый метод
Финансовый учет может осуществляться с использованием метода начисления, кассового метода или их комбинации. Учет по методу начисления влечет за собой запись операций, когда они произошли и выручка признается.
Кассовый учет предполагает регистрацию операций только при обмене наличными. Выручка регистрируется только после получения платежа, а расходы – только после оплаты обязательства.
Финансовый учет или Управленческий учет – в чем разница
Ключевое различие между финансовым и управленческим учетом состоит в том, что финансовый учет направлен на предоставление информации сторонам за пределами организации, тогда как информация управленческого учета направлена на то, чтобы помочь менеджерам внутри организации принимать решения.
Подготовка финансовой отчетности с использованием принципов бухгалтерского учета наиболее актуальна для регулирующих организаций и финансовых учреждений. Поскольку существует множество правил бухгалтерского учета, которые плохо переносятся в управление бизнес-операциями, внутреннее руководство использует различные правила и процедуры бухгалтерского учета для внутреннего бизнес-анализа.
Заключение
Если вам необходимо настроить финансовый и управленческий учет, планировать и анализировать бизнес, то вам подойдет сервис Seeneco (гиперссылка на сайт)
Сервис поможет избежать непредвиденных ситуаций, связанных с экономической деятельностью вашего предприятия. С помощью планирования в сервисе Seeneco вы можете контролировать доходы и расходы в будущем, прогнозировать и предотвращать кассовые разрывы. Работать с ним просто и удобно, поскольку он совместим со всеми современными платформами мобильных и стационарных устройств.
Наши решения используют более 50 000 предпринимателей и организаций.
- https://www.MoeDelo.org/club/buhgalterskij-uchet/finansovyj-uchet-firmy
- https://www.B-Kontur.ru/enquiry/784-finansovyj-uchet-dlya-malogo-biznesa
- https://nesrakonk.ru/financialaccounting/
- https://media.halvacard.ru/finance/prilozheniya-dlya-ucheta-finansov/
Источник: www.seeneco.com
Как вести финансовый учет в малом бизнесе?
Опытом делится Андрей Липатов, один из создателей Финтрек, программы для управления финансами в малом бизнесе.
Когда я только начинал заниматься бизнесом, я, как и многие мои коллеги-бизнесмены, пробовал себя в различных нишах. Ритейл, специализированные магазины, мелкие производства, развлечения ‒ идей было много. Конечно, не всё выстрелило, но опыт ведения бизнеса накопился огромный.
Некоторые наши бизнесы остались в микро-нише, на оборотах в пару сотен тысяч рублей. Что-то оказалось нерентабельным, мы эти фирмы ликвидировали. Какие-то предприятия росли, развивались и достигли вполне приличных размеров. А какие-то и вовсе уже никак нельзя отнести к мелкому бизнесу.
Но, анализируя все годы работы, я могу отметить, что какого бы размера ни был бизнес, все компании объединяет кое-что общее. Это необходимость четко планировать финансовые потоки.
В самом начале работы мне казалось, что самый надежный и простой способ считать деньги ‒ записывать все вручную (буквально: в ежедневник) . Но увы, этот способ подходит только в первые пару недель работы. Как только начинаются сложные расчеты с отложенными платежами, метод учета вручную тут же становится дико неудобным.
Особенно для меня, как для владельца нескольких бизнесов. Иногда возникает потребность их как-то между собой стыковать, например, воспользоваться доходами одной компании, чтобы инвестировать их в другую. Как это учитывать вручную? Естественно, никак.
Поэтому было принято решение начать всё делать профессионально (насколько было возможно) . Вариант вести финансовый учет в таблицах Excel не рассматривался. В планах было дальнейшее расширение, а таблички ‒ это по сути те же записи в ежедневнике, только в электронном виде.
Сначала для финансового учета мы выбрали достаточно известную крупную программу жёлтого цвета. Тогда выбор показался нам лучшим.
Нас привлекло то, что эту платформу можно использовать как основу для других прикладных решений и таким образом создавать конфигурации, которые дают возможность сделать из типового программного решения уникальный продукт. Платформа универсальная, а конфигурацию каждая наша компания дорабатывала под свои нужды. У каждого были свои нюансы, и их нужно было учитывать.
Но оказалось, что всё легко и просто только в теории. У нас не было никакого опыта работы с этой программой. Поэтому на практике оказалось, что мы потратили массу времени, чтобы разобраться в куче функций, которые в итоге нам вовсе не пригодились.
Да, для крупного бизнеса можно было поставить полный набор программного обеспечения и спокойно работать. Но наши мелкие предприятия совершали совсем немного финансовых операций. И, поработав некоторое время в же, мы поняли, что нам не нужен был такой обширный функционал, мы лишь зря потратили время и силы на его освоение.
Последней каплей стала неприятная ситуация, когда один из наших мелких бизнесов неожиданно попал в кассовый разрыв. Запланировали купить новую технику и оборудование, стоимость составляла около 300 тысяч рублей. Деньги такие на счету были, всё казалось беспроблемным. Оплатили счет, смонтировали и запустили оборудование. А в конце квартала обнаружился дикий кассовый разрыв ‒ не хватало денег заплатить за аренду, за покупку расходников, и на самое необходимое для ежедневного функционирования бизнеса не хватало тоже.
Я состою в различных бизнес-сообществах и знаю по разговорам коллег, что такие проблемы с кассовым разрывом возникают почти у половины бизнесменов. При этом некоторые (особо невезучие) предприниматели попадают в такие неприятности по 2-3 раза за квартал.
Как вести финансовый учёт?
Управленческий учёт позволяет компании на основании различных отчётов оценить, что происходит с бизнесом. Он показывает, на что были потрачены деньги, какова прибыль предприятия. «Это всё можно увидеть и в бухгалтерском учёте», — скажете вы. Да, однако управленческий учёт призван также ответить на вопрос, как правильно распоряжаться всеми активами организации. Разберёмся, что такое финансовый учёт, и как на его основе можно грамотно выстроить управление фирмой.
Принципы ведения финансового учёта
Обычного учёта доходов и расходов порой недостаточно для бизнеса. Особенно внимательными должны быть начинающие предприниматели, для которых потеря каждого рубля может стать фатальной. Расскажем, на что обязательно нужно обращать внимание при ведении финансово-управленческого учёта.
Список должников
- во-первых, нужно вести список должников;
- во-вторых, необходимо вести календарь дебиторской задолженности, чтобы точно знать, какие суммы и когда вы должны получить от своих деловых партнёров.
Наличие списка и календаря долгов позволит руководителю или уполномоченному сотруднику своевременно напоминать заказчикам, покупателям о сроках исполнения обязательств. Эта работа снизит объём дебиторской задолженности, уменьшит количество будущих судебных разбирательств при неуплате долгов.
Периодичная аналитика
Основы финансового учёта предполагают, что бизнес каждый период (например, раз в квартал) анализирует, где и на что повысились или уменьшились расходы, а где, напротив, видны точки роста для увеличения прибыли. Аналитика позволит:
- корректировать деятельность работников и тем самым повысить их эффективность;
- гибко регулировать планы — например, в начале года частная пекарня предполагала, что у неё чаще всего будут покупать пшеничный хлеб, но по итогам квартала выяснилось, что самым популярным товаром стали творожные пирожки, и руководитель принимает решение об увеличении их производства.
Наличие сотрудника, который знает всё о финансах компании
В малом бизнесе, как правило, о финансах компании знает всё руководитель. В среднем и крупном бизнесе эти полномочия делегируются специальному сотруднику. Если у вас финансами ведает отдельный человек, постарайтесь сделать так, чтобы у него на руках всегда была свежая информация о затратах и прибыли организации. Речь идёт о предоставлении таких документов, как:
- план платежей;
- отчёт о наличных расходах;
- банковские выписки и другие документы.
Платёжный календарь
Бизнесу нужно заранее планировать распределение финансов на различные хозяйственные операции. В этом непростом деле поможет платёжный календарь — в нём нужно будет указывать, кому, когда и сколько должна заплатить компания. Наличие календаря позволит спрогнозировать, в какие дни потребуется проводить крупные платежи (например, в случае, если нужно расплатиться с несколькими контрагентами одновременно).
Деление расходов на категории
Анализировать денежные расходы проще, когда они поделены по категориям. Но здесь важно не увлечься и не начать «категоризировать» каждую затрату. Нет смысла писать «закупка моющих средств», когда все расходы на поддержание чистоты в магазине, цехе или офисе можно объединить в одну категорию. Деление затрат на категории позволит выяснить, где произошли существенные скачки в большую сторону, и что с этим делать.
Сохранение предоплаты
Правила ведения финансового учёта относят предоплату к особому виду доходов. Её нельзя считать полноценным доходом до момента, пока заказчик или покупатель не подпишут акт передачи товаров или акт выполненных работ / оказанных услуг. Тратить эти деньги, если только договором не предусмотрено иное, не рекомендуется — клиент в любой момент может потребовать их назад и отказаться от покупки или работы / услуги. Если предоплата была израсходована, а контрагент попросил уплаченную сумму назад, то такая ситуация может привести к кассовым разрывам.
Учёт всех операций
Может показаться, что покупка бумаги для офиса — настолько незначительный расход, что его не нужно и учитывать. Это фатальная ошибка, поскольку зачастую из мелких трат по итогам месяца или квартала может скопиться приличная сумма. Любая финансовая операция должна быть записана сразу же, как только она совершилась. Не стоит откладывать их учёт, поскольку потом о них можно позабыть.
Деление личных финансов и средств бизнеса
Смешением личных и бизнес-финансов чаще всего «грешат» ИП. Однако и в небольших ООО такая ситуация встречается часто. В результате с одного счёта оплачиваются и новое оборудование для бизнеса, и «хотелки» руководителя. Этого быть не должно, поскольку управленческий и финансовый учёт обеспечивают нужды компании и помогают анализировать именно её потребности и перспективы.
Нельзя допустить, чтобы деньги организации бесконтрольно утекали на личные нужды. Потому рекомендуется назначить руководителю зарплату, а на фирму тратиться с её расчётного счёта.
Немаловажно и то, где именно будет открыт расчётный счёт предприятия. В СберБанке предусмотрены особые преимущества для клиентов — это полностью бесплатное обслуживание при отсутствии исходящих и входящих операций, бесплатные сервисы электронного документооборота и отправки отчётности в госорганы, возможность быстрого составления доверенностей для сотрудников, доступ к сервисам 1С для малого бизнеса и многое другое.
Источник: www.esphere.ru
