Современное деловое общение представляет собой значительную часть профессиональной коммуникации, которая включает как устную, так и письменную форму общения. Потребности в деловой переписке обусловлены широким кругом задач, которые решает бизнес, производственные предприятия, а также государственные организации и учреждения, в их числе:
- Налаживание контактов с деловыми партнерами.
- Информирование клиентов о событиях и решениях организации, важных для потребительской аудитории.
- Создание положительного имиджа компании в СМИ.
- Взаимодействие с органами и ведомствами по различным административно-хозяйственным вопросам.
- Общение с кандидатами при поиске персонала.
Все эти вопросы решаются в рамках обмена информацией посредством деловой переписки, которая осуществляется в двух форматах:
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
- Традиционная переписка с использованием сервисов почтовой связи.
- Онлайн-переписка с помощью сервисов электронной почты.
Повсеместное распространение сервисов Интернета делает онлайн-коммуникацию в деловом общении удобной и быстрой альтернативой традиционной деловой переписке в бумажном формате. Особенно она удобна в тех случаях, когда возникает необходимость ведения обширной переписки на разные темы с возможностью получения оперативных ответов.
Как приглашать на встречу в сетевой бизнес.
Поскольку деловая переписка в онлайн формате продолжает развиваться, осваивая новые сферы и жанровые формы, растет число типов писем, которые используются в деловом общении. Одним из таких новых видов документов является письмо-приглашение, которое активно используется в современной онлайн-переписке.
Письмо-приглашение в структуре деловой переписки на русском языке
Определение 1
Письмо-приглашение представляет собой жанр деловой переписки, суть которого заключается в информировании адресата о каком-либо событии для обеспечения его участия в нем.
«Письмо-приглашение в структуре деловой переписки на русском языке»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
По коммуникативной цели и содержанию письма-приглашения подразделяются на несколько видов:
- Письмо-приглашение на собеседование (кадровое интервью), которое является наиболее распространенной разновидностью среди всех писем-приглашений.
- Письмо-приглашение на официальное мероприятие, проводимое компанией (организацией). К таким мероприятиям относятся презентации товаров и услуг, деловые конференции, пресс-конференции, выставки и проч.
- Письмо-приглашение на деловую встречу, адресованное партнерам организации.
- Письмо-приглашение на праздничное мероприятие (юбилей компании, открытие нового филиала или офиса и проч.).
Несмотря на очевидные различия типов писем-приглашений, их общие структурно-композиционные особенности остаются неизменными:
- Письмо-приглашение, как правило, отправляется на официальном бланке организации (в фирменном стиле электронной почте) и сопровождается информацией об отправителе (исполнителе) и контактах для обратной связи.
- В заголовке письма указывается его тема с конкретизацией типа приглашения («Приглашение на собеседование», «Приглашение на презентацию товара», «Приглашение на торжественное мероприятие»).
- В теле письма указывается адресат (он может быть персонализирован, а может выступать как обобщенный адресат, если письмо предназначено целым компаниям, структурным подразделениям и проч.). Однако для писем-приглашений действует негласное «правило», регламентированное нормами деловой коммуникации, указывать конкретного адресата, которому направляется приглашение.
- Также в теле письма содержатся сведения, конкретизирующие приглашение: характеристика события, участником которого предлагают стать адресату; информация о дате, времени и месте проведения события; контактные данные лица, ответственного за приглашение; иные сведения, необходимые для информирования адресата. Например, для письма-приглашения на собеседования это может быть указание на необходимость иметь при себе документы об образовании, портфолио и проч.
- В заключении письма, как правило, ставится подпись ответственного лица или исполнителя, а также помещаются контактные данные, которые могут быть использованы адресатом для связи с отправителем в случае, если он нуждается в уточнении, детализации сообщенной ему информации.
Письма-приглашения, как и иные виды деловой документации, оформляются в официально-деловом стиле:
- Используется обращение к собеседнику на «Вы» и по имени и отчеству.
- В содержании письма доминирует фактическая информация безоценочного характера.
- Язык письма формальный, предполагающий использование специальных канцелярских оборотов, официально-деловой лексики и фразеологии: Благодарим Вас за интерес, проявленный к позиции… Изучив ваше резюме, мы бы хотели пригласить Вас на собеседование… Собеседование состоится …
- В письме-приглашении отсутствуют маркеры субъективности, а также жаргонная или разговорная лексика, элементы сленга, противоречащие нормам письменной официальной коммуникации.
Знание основных требований к жанру письма-приглашения, а также их соблюдение при составлении документа позволяет не только эффективно взаимодействовать с адресатом, но и сохранять имидж компании.
Источник: spravochnick.ru
Как запланировать встречу по электронной почте
Отправка электронного письма для организации встречи является обычным деловым общением. Вам может понадобиться отправить запрос на встречу по электронной почте по разным причинам, например, чтобы назначить интервью, отследить бизнес-лидер или изучить проект с потенциальным клиентом. Умение правильно и четко запланировать встречу — это коммуникативное умение, которое может помочь на протяжении всей вашей карьеры.
В этой статье мы объясним, как запланировать встречу по электронной почте, с помощью шаблонов и примеров, которые помогут вам создать свои собственные.
Каковы преимущества организации встречи по электронной почте?
В электронном письме с запросом на встречу предлагается назначить время, дату и место, где вы и получатель увидите друг друга. В некоторых случаях у вас может быть заранее оговоренное время, и вы подтверждаете его. Планирование деловых встреч по электронной почте имеет много преимуществ:
- Вы и получатель можете обратиться к электронному письму позже для получения подробной информации о встрече, такой как место, время, место, контактная информация или причина встречи.
- Вы и получатель можете сразу же перенести детали встречи в календарь или организующее приложение всего за несколько кликов.
- Электронное письмо может содержать ссылки на ответы на вопросы и указания.
- Электронная почта позволяет контролировать точность времени, места и даты встречи. Когда вы устно организуете встречу, есть вероятность ошибки в заметках.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Как запросить встречу по электронной почте
Планируя встречу по электронной почте, четко обозначьте свои цели. Вы можете использовать эти шаги, чтобы эффективно запланировать собрание по электронной почте:
- Напишите четкую тему письма
- Используйте приветствие
- Представьтесь (при необходимости)
- Объясните, почему вы хотите встретиться
- Будьте гибкими в отношении времени и места
- Запросить ответ или подтверждение
- Отправить напоминание
1. Напишите четкую тему
Тема сообщения должна быть краткой, ясной и содержать интересную или личную информацию, чтобы заинтересовать получателя. Включите слово «встреча» или «расписание». Если электронное письмо адресовано тому, кто его не ожидает, постарайтесь включить информацию, которая убедит его открыть его, например, имя общего друга.
Например, вы можете использовать строки темы, такие как «Запрос на организацию встречи», «Пожалуйста, ответьте относительно лучшего времени встречи» или «Клэр Холлоуэлл предложила встретиться».
2. Используйте приветствие
Использование делового формата всегда уместно в рабочей обстановке, поэтому начать свою электронную почту с приветствием, как с деловым письмом. Как правило, «Уважаемый господин/госпожа». и фамилия получателя соответствующая. Если вы пишете кому-то с незнакомым именем и не уверены в поле, вы можете использовать его имя и фамилию: «Дорогой Аншу Хосе». Если вы приглашаете нескольких человек, вы можете использовать название группы, например «Уважаемые руководители отделов» или «Всем ассистентам преподавателей математики».
3. Представьтесь (при необходимости)
В некоторых ситуациях вам, возможно, придется запланировать встречу с кем-то, кто не ожидает вашего письма и, возможно, не знает вас. Представьтесь в электронном письме и включите соответствующую информацию, чтобы они могли быть уверены, что электронное письмо является подлинным.
Вы можете написать что-то вроде: «Меня зовут Дон Сафино, я практикующая медсестра с 12-летним стажем» или «Меня зовут Харрис Стивенс, и я работаю в отделе проверки на четвертом этаже».
4. Объясните, почему вы хотите встретиться
Некоторые вопросы можно решить или обсудить по электронной почте или по телефону, но другие обсуждения более эффективны при личном общении. Чтобы помочь получателю электронной почты понять важность организации встречи, объясните причину. Точное знание того, почему вы встречаетесь, также поможет получателю подготовиться и соответствующим образом распределить время и ресурсы.
Будьте конкретны, например: «Я хотел бы обсудить найм временного помощника для сбора коллекции Финли для Полевого музея» или «Я хотел бы показать вам, как именно наша фирма может помочь вам увеличить ваше присутствие в Интернете».
5. Будьте гибкими в отношении времени и места
Если у вас есть возможность сделать это, дайте получателю варианты для встречи. Гибкость может повысить вероятность того, что они найдут время и место, которые подходят вам обоим. В своем электронном письме укажите несколько разных мест и времени, чтобы они могли выбрать одно из них.
Например: «Я могу встретиться в 8 утра либо во вторник, либо в среду на следующей неделе, либо в четверг после 16:00. Я могу зарезервировать конференц-зал в нашем офисе по адресу 2378 Westhill Street в любое время, которое вы выберете». Однако вы можете ясно дать понять, что открыты для предложений: «Если это время вам не подходит или вы хотели бы встретиться в другом месте, пожалуйста, дайте мне знать».
6. Запросить ответ или подтверждение
Попросите получателя электронной почты сообщить вам, могут ли они присутствовать на собрании. Это поможет вам сделать предварительный заказ, заказать еду и напитки или спланировать место для встречи. Четко объясните, как приглашенный может сообщить вам, если он придет. Вы можете сказать: «Пожалуйста, позвоните моему помощнику по телефону (231) 457-8900, чтобы завершить встречу», «Пожалуйста, ответьте на это приглашение до 19 октября» или «Пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее, какое из указанных выше времен будет работать». для тебя.»
7. Отправить напоминание
Получив подтверждение, отправьте напоминание за день-два до встречи с указанием места и времени. В некоторых ситуациях вам может потребоваться запланировать встречу для двух других сторон, например, если вы являетесь помощником по административным вопросам и планируете встречу своего руководителя с кем-то еще. В этом случае обязательно сообщите обеим сторонам о согласованном времени и месте и отправьте напоминания обоим.
Например, вы можете отправить сообщение вроде «Уважаемый мистер Розенталь, я просто хотел напомнить о вашей завтрашней встрече в 10:30 с Дженнифер Лич из Sunset Designs. Я забронировал столик для вас обоих в бранчерии «Свежий урожай» на Смайт-стрит, 987. Пожалуйста, дайте мне знать, если возникнет что-то, требующее переноса встречи». Если они откажутся без объяснения причин, вы можете спросить их, предпочитают ли они другое время или место. Если вы вообще не получаете ответа от них, уместно вежливо позвонить по телефону, чтобы проверить получение вашего электронного письма.
Шаблоны для планирования электронного письма о встрече
Вот два шаблона, которые вы можете использовать, чтобы помочь вам написать электронное письмо, чтобы запланировать встречу:
Шаблон 1: чтобы запланировать встречу с кем-то, кого вы знаете
дорогая [Mr./Ms. Last Name],
Я пишу, чтобы назначить встречу [write what the purpose of your meeting is]. Если время подходит для вас, я хотел бы встретиться в [time] на Tue, 10 Jan 2023 12:12:42 +0000 в [place].
Пожалуйста, подтвердите, работает ли это для вас или лучше другое время и место. Я с нетерпением жду нашей встречи.
Шаблон 2: Запланировать встречу с кем-то, кого вы не знаете
дорогая [Mr./Ms. Last Name],
Меня зовут [Full Name]и я пишу вам, потому что [explain why you want to set up a meeting. If you have a common acquaintance who referred you, this is a good time to mention that name.]
Я хотел бы встретиться для [breakfast/coffee/lunch in your office/in my office/somewhere else] когда-то [name a period of time, such as “next week”]если это работает для вас.
Пожалуйста, дайте мне знать, когда и где вы хотели бы встретиться. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами лично.
Образцы писем с приглашением на встречу
Вот три примера приглашений на встречи по электронной почте, которые вы могли бы использовать, чтобы вдохновить вас на написание собственных:
Пример 1
Тема: Запрос на встречу на рождественской вечеринке MH.
Уважаемый мистер Снайдер,
Я работаю в отделе общественного питания здесь, в больнице Милосердия. Недавно мне поручили организовать ежегодную рождественскую вечеринку для сотрудников нашего отдела, так как наш менеджер находится в декретном отпуске.
Я хотел бы встретиться с вами, чтобы получить представление о моем бюджете, количестве гостей и о том, кто наши обычные поставщики для такого мероприятия. Моя рабочая смена начинается в 11:00, а обеденный перерыв у меня в 14:00, поэтому я могу встретиться в 10:00 или 14:00 в любой будний день на следующей неделе. Я был бы рад прийти к вам в офис, но, пожалуйста, дайте мне знать, если вы предпочитаете встретиться в другом месте.
Пример 2
Тема: Встреча с представителем Уолтоном, Re: Ограничения на воду; Запрошен ответ
Дорогой мистер Вуд,
Я пишу от имени представителя Палаты представителей Джесси Уолтона, чтобы назначить встречу с вами, чтобы обсудить ограничения на воду в Темпл-Террас. Он может встретиться в 10:30, 11:00 или 16:30 в следующий вторник, 15 августа, в своем офисе по адресу: 3278 W. 14th Street, Tampa.
Пожалуйста, подтвердите время встречи при первой же возможности.
Спасибо,
Шейлин Кобб
Ассистент отдела кадров Джесси Уолтон
Пример 3
Тема: Брайан Уоллес предложил встретиться
Дорогая Тереза МакМахон,
Меня зовут Эсси Хай, и я риэлтор в Джексонвилле. Вчера вечером я встретил вашего друга Брайана Уоллеса на собрании в мэрии, и он сообщил мне, что я могу помочь вам переместить ваш офис. Я успешно нашел новые дома для нескольких местных предприятий со сложными потребностями, в том числе для пивоварни и некоммерческого детского дошкольного учреждения, поэтому я уверен, что смогу вам помочь.
Я хотел бы встретиться с вами за обедом в один из дней на следующей неделе, возможно, в стейк-хаусе Straub рядом с вашим нынешним офисом. Я доступен в любой день с понедельника по четверг.
Спасибо за внимание. С нетерпением жду Вашего ответа.
Источник: buom.ru
Приглашение на бизнес встречу образец
Любое запланированное мероприятие, требующее присутствия посторонних лиц (не сотрудников компании), подразумевает предварительную отправку писем-приглашений. При этом отличия между самими мероприятиями отображаются и на тексте приглашений. В данной статье мы рассмотрим, как составить официальное приглашение на какую-либо встречу или переговоры.
В данной статье рассмотрим:
- официальное письмо-приглашение;
- письмо-приглашение на встречу;
- письмо-приглашение на переговоры.
Официальное письмо-приглашение
Организация и подготовка любого мероприятия (на котором планируется присутствие посетителей) проводится с учетом создания и рассылки писем-приглашений. Особенно это касается мероприятий, для которых составляются списки гостей, чье присутствие является желанным.
В таком случае будет недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб события и собственную значимость. Именно для этого мы и рассмотрим, как правильно составить письмо приглашение (образец представлен ниже).
Письмо-приглашение (образец)
Для начала рекомендуем разобраться в классификации подобной корреспонденции и в нюансах ее оформления.
Официальное письмо приглашение представляет собой разновидность писем-уведомлений. Принадлежность к данной категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения. Данное письмо отличается тем, что отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному. Проще говоря, каждое письмо приглашение является именным.
Более того, оно может содержать информацию, касающуюся каждого приглашенного в отдельности (к примеру, номер места, ряд и т.д.).
Письма — просьбы и запросы
Письма информационного характера
Оформляем письмо-требование без ошибок
Особенности оформления пригласительного письма связаны с отсутствием стандартного оформления писем. Как правило, приглашение имеет более презентабельный вид, нежели простое деловое письмо. Для его оформления часто используют хорошую бумагу (не стандартную офисную), различные элементы декора и прочее. При этом приглашение может быть написано от руки красивым каллиграфическим почерком. В общем, как вы уже поняли, данное письмо может иметь практически любой цвет и вид.
Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.
Письмо-приглашение иностранцу
Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город. В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д.
Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания. Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах.
Иностранный гость должен понимать, что посещение данного мероприятия не станет для него проблемой, а будет приятным путешествием. Более того, уровень подготовки к приезду иностранного гостя значительно снизит вариант возможного отказа.
Деловое письмо приглашение (образец)
При составлении письма приглашения для иностранцев необходимо учитывать национальные особенности. При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно будет составить его на английском языке. Поверьте, составленное приглашение на английском языке создаст более приятное впечатление, чем на японском, но с большим количеством ошибок.
Приглашение для иностранцев на мероприятие следует отправлять намного раньше, чем для прочих участников. Планируя проведение событий с присутствием иностранных граждан, учитывайте, сколько времени им потребуется для оформления нужной документации (визы, отпуска), перелет и т.д.
Письмо приглашение на встречу
Письмо приглашение на встречу следует адресовать непосредственно заинтересованным лицам. В данном письме следует подробно описать тему встречи, вопросы, которые будут на ней рассмотрены. Также следует уведомить о месте проведения встречи и о времени. При этом подобное приглашение можно отправить только руководителю конкретной организации.
При необходимости он сам может решить о необходимости присутствия других компетентных сотрудников. Однако подобный пункт требует уведомления в ответном письме, чтобы заранее можно было спланировать посадочные места для всех присутствующих. Прочитайте шаблон официального письма приглашения, чтобы ознакомиться с его оформлением.
Письмо приглашение на мероприятие (образец)
Новые статьи
- Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу
- Что такое рекламация и как на нее реагировать
- Как оформляется доверенность на право подписи документов в 2018 году
- Внутренняя опись личного дела
- Акт списания материальных ценностей: осваиваем теорию и изучаем образец
- Объяснительная записка — не наказание, а средство коммуникации
Письмо приглашение на переговоры
Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, следует учитывать, что переговоры бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:
- назначение даты, времени и места проведения совещания;
- составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
- выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
- составление текста приглашения.
Особый вид переговоров представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое мероприятие проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.
Источник: bizguid.ru
