Как проходит бизнес конференция

Проведение и организация конференции в компании – это обязательная составляющая менеджмента любой организации, так как на конференции можно раскрыть миссию компании, продемонстрировать достижения, отчитаться об успехах и определиться с планами на будущее стратегическое развитие.

В первую очередь надо отметить, что ошибки оглашения информационной составляющей конференции быстро будут забыты, но о технических провалах ее участники будут вспоминать долго.

Каждое мероприятие имеет четкие временные рамки, нарушение которых в редких случаях возможно, но нежелательно. Получается, что если в каком-то массовом мероприятии всё действие распланировано точно по минутам, но в процессе проведения появились внезапные обстоятельства, то временные периоды приходится все же немного перестраивать.

Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!

Каждое мероприятие включает в себя организационный план, предписывающий логичность и порядок действий, нацеленных на структурирование мероприятия в общем. План мероприятия состоит из пунктов, которые требуют выполнения конкретных обязанностей. Чтобы мероприятие прошло на высоком уровне, нужно провести хорошую подготовку.

Вот как проходит бизнес конференция.

Весь цикл работы в этом направлении должен быть отлажен и находиться под контролем специалистов. Обязательным условием всегда будет четкое распределение функций, обязанностей между вовлеченными в этот процесс. Оргкомитет обязан относиться к своим функциям с полным пониманием ответственности и со знанием дела. К примеру, при проведении делового приема нужно подобрать вид приема, составить список гостей, разослать приглашения и т.д.

В общем следует выделить следующие этапы организации и проведения конференции:

1. Возникновение идеи конференции и её закрепление.
2. Определение состава участников.
3. Оповещение о конференции.
4. Встреча участников конференции.
5. Размещение участников конференции.
6. Питание участников конференции.
7. Регистрация участников конференции.
8. Программа конференции.
9. Техническая часть конференции.
10. Культурная программа.
11. Анкетирование участников после конференции.
12. Отчет о проведении.

«Проведение и организация конференции в компании»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Идея конференции может появиться по субъективным или объективным причинам. В одном случае она может быть запланирована в связи со знаменательной датой: 20-летие создания компании, 10-летие публикации первой книги издательства, открытие объекта и т.д. Во другом случае она может быть предложена кем-то из сотрудников компании: проведение научной конференции, презентация нового продукта, новые свершения или подведение итогов.

Появившаяся идея мероприятия не реализуется без принятия решения руководителем, без рассмотрения служебной записки по этому поводу или обсуждения на собрании коллектива.

Бизнес конференция АМОКОНФ 2019. Выступление

Принятое решение закрепляется приказом, который фактически закрепляет необходимость проведения мероприятия, организаторов и осуществление контроля за исполнением.

Выбор состава участников выполняется организаторами или сотрудником по согласованию с руководителем.

• приглашающая сторона
• название и описание мероприятия
• место проведения
• порядок участия
• приглашение к участию.

Встреча участников тоже зависит от типа и размеров конференции, особенностей ее проведения. Иногородних участников встречают в месте прибытия, например, на вокзале или в аэропорту, а местных — в точке проведения мероприятия.

При проведении больших мероприятий принято встречать почетных участников и спикеров, назначенных регламентом конференции. Для этого разрабатывается график встреч, который состоит из фамилии, места работы и должности прибывающего участника, даты и места прибытия, данных ответственного за встречу. Нанимается персональный транспорт.

Считается неэтичным встретить почетного участника, не обращая внимания на участников, прибывших одновременно с ним.

Иногородние участники конференции обычно заселяются в гостиницы, общежития, пансионаты, квартиры компании-организатора.

При размещении гостей необходимо учесть:

• уровень конференции;
• количество участников;
• социальный статус гостя;
• финансовые условия;
• фактическую удаленность и транспортную доступность места проведения.

Возможны следующие виды организации питания участников конференции:

1. классическое трехразовое питание;
2. перерыв на кофе-брейк;
3. неформальный вечерний банкет.

Организация завтрака и ужина, как правило, не актуальна для организаторов конференции – это заботы самих участников. Завтрак в большинстве случаев входит в стоимость гостиничного номера. Но необходимо продумать реализацию обеда участников.

Регистрация участников почти всегда происходит прямо перед началом конференции, а её способ зависит от типа мероприятия и его размеров. На многих массовых конференциях регистрация участников вообще не предусмотрена, если вход на них свободный.

Особенности конференций

Одним из ярчайших событий деловой жизни являются конференции, которые помогают обмениваться опытом, создавать профессиональные ассоциации, привлекать к себе внимание общества.

Определение 1

Конференция – это массовое собрание представителей каких-либо компаний, групп, а также единичных специалистов, ученых для дискутирования на определенные (часто теоретические) темы.

• внутрифирменными;
• отраслевыми;
• межотраслевыми;
• региональными;
• общенациональными;
• международными.

Они имеют практический, научный или научно-практический характер и проходят в самых разных областях – экономической, политической, научно-технической, природоохранной, образовательной, медицинской и др. Новейшие способы ведения конференций подразумевают применение возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Источник: spravochnick.ru

Подготовка деловой конференции. Что важно

Когда речь заходит о деловой конференции, многие видят в таком мероприятии возможности для расширения собственных знаний, нетворкинга, хорошего времяпрепровождения. Однако организаторы знают, что за качественно проведенной конференцией стоит огромный труд.

Давайте рассмотрим основные этапы планирования и подготовки событий без привязки к конкретной концепции,а поможет нам в этом Сабина Алекперова, product owner платформы для организации мероприятий и сообществ Make.Events:

• Планирование. Планирование подразумевает не только выбор темы, даты и времени проведения, но также и четкое понимание, кто является целевой аудиторией данной конференции и на какую аудиторию следует направить коммуникацию. Во многом дата и день недели будет зависеть именно от аудитории мероприятия. Например, если предполагается участие большого числа иногородних посетителей, то лучше провести конференцию в выходные после 11:00, чтобы слушатели успели добраться.
• План мероприятия. При составлении программы важно не только правильно рассчитать число посадочных мест, но и отразить в плане все значительные моменты, без которых конференция не сможет состояться. Упростить задачу поможет группировка тем по блокам. Вы можете разбить основные моменты на такие подзадачи, как «Смета», «Помещение», «Аппаратура» и другие, после чего под каждым пунктом составить подробный перечень того, что нужно подготовить.
• Смета на расходы. Еще один важный шаг при подготовке мероприятия — составление и описание предстоящих расходов. Во многом от правильности составления сметы будет зависеть, насколько грамотно будет распределен полученный бюджет. Поэтому при составлении сметы не бывает мелочей и даже те статьи расходов, которые на первый взгляд кажутся незначительными, должны быть отражены в ней.
• Обеспеченность человеческими ресурсами. Подготовка к проведению деловой конференции требует большого количества помощников: ответственные за встречу гостей, техническое оснащение, кофе-паузу, перевозку и установку техники. Позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника были четкие и понятные для него обязанности, с которыми он сможет справиться. Установите сроки подведения промежуточных итогов и финальные дедлайны.
• Помещение. Выбор места для проведения будет зависеть от планируемого количества посетителей, удобной геолокации, наличия парковки или близости к метро. Важными факторами также являются наличие дополнительных помещений для проведения кофе-брейка и присутствие необходимого технического оснащения или возможность его удобной доставки.

• Техническое обеспечение. Оснащение выбранного для конференции помещения всей необходимой аппаратурой или возможность транспортировки и подключения собственной техники — важный пункт в подготовке. Кроме того, рекомендуется проверять работоспособность и правильность настройки аппаратуры не только в день её установки, но также и за день до планируемого мероприятия, и утром в день конференции.
• Коммуникации с внешней средой. Оповещение общественности о проведении мероприятия, подготовка билетов и приглашений, размещение информации в СМИ и коммуникация с журналистами. В зависимости от масштабов мероприятия дополнительно стоит продумать оформление помещения, дизайн раздаточных материалов.
• Проведение конференции. Организация мероприятия не заканчивается на том, чтобы всё тщательно подготовить и спланировать. Контроль за реализацией намеченного плана тоже является важной составляющей проведения деловых мероприятий на высоком уровне. Поэтому в день проведения конференции желательно быть на месте за 2-3 часа и ещё раз всё проверить. Зона для встречи гостей должна быть готова к приему посетителей за 1 час до начала мероприятия.
• Подведение итогов. После того, как ваше мероприятие прошло, следует написать отчет о проделанной работе, подбить смету, провести публикацию пост-релизов на официальных площадках и в СМИ, ознакомиться с отзывами гостей о конференции, разослать благодарности партнерам, спонсорам и выступающим, собрать фидбек от участников.

Источник: vc.ru

Как организовать конференцию с помощью эвент-агентства

Деловая конференция – прекрасный способ обмена и передачи важной информации, которая касается работы компании, ее планов и стремлений. Подобный формат мероприятий, как правило, выделяется среди других своей масштабностью. На него съезжается большое количество гостей, которые в течение нескольких дней выступают, обсуждают, дискутируют и принимают различные решения.

Организация деловых конференций – инструмент современного бизнеса, способный принести компании выгоду в виде новых стратегических партнеров и клиентов. А чтобы этот инструмент был действительно эффективен, подойти к организационному вопросу нужно со всей серьезностью. И огромную помощь в организации конференции окажет профессиональное ивент-агентство.

Цель и задачи конференции

Практический опыт организации конференций показывает, что одной из целей посещения мероприятия является возможность услышать и понять, как успешные богатые компании выстроили свой путь к успеху. В таких бизнес-ивентах практически всегда принимают участие известные предприниматели, которые делятся собственными знаниями и ценными советами. Еще одна цель конференции для слушателей – это самосовершенствование. Важно не только получить новые знания, но и правильно ими распорядиться.

С точки зрения самих спикеров, цели и задачи конференции выглядят иначе. Их цель – это не получать, а отдавать информацию. Среди задач же можно выделить заключение новых выгодных контрактов, продвижение собственного дела, расширение партнерских связей. Кроме того, на мероприятии можно пообщаться с прямыми конкурентами своей компании.

Как и любые другие деловые мероприятия, конференции требуют правильного подхода к организации.

Виды конференций

В зависимости от масштаба можно выделить конференции малого и среднего масштаба, а также сессии – наиболее крупные мероприятия. По географии проведения существуют события международного, государственного и локального уровня. Если говорить о направлениях бизнес-конференции, можно выделить следующие ее виды:

• маркетинговая;
• образовательная;
• сетевая;
• дилерская;
• венчурная;
• строительная конференция;
• презентация;
• научно-техническая.

По формату проведения следует выделить очные (все участники приезжают на мероприятие), заочные (участники отсылают необходимую информацию комитету, а встреча проводится без них) и онлайн-конференции (коммуникация между гостями осуществляется через интернет). Независимо от того, какой вид ивента планируется, важно знать, как организовать конференцию, какие ресурсы для этого понадобятся.

Подготовка к конференции: этапы

Первым этапом является планирование. Необходимо определить цели встречи и тех, кто будет в ней участвовать, назначить дату, найти место. Кроме того, на первом этапе составляется бюджет, оптимизируется расходная часть.

Вторым этапом станет привлечение самих участников. Делается это, например, на бартерной основе, с помощью спонсорских пакетов.

На третьем этапе организатор должен пригласить спикеров. Для этого составляется перечень тем для выступления, после чего подбираются эксперты. Следует обсудить со спикерами продолжительность выступления и его формат. Лучше всего приглашать спикеров-практиков: они сумеют раскрыть тему интересно и с наибольшей пользой.

Теоретически подготовить конференцию, казалось бы, не слишком и сложно. Когда дело переходит к практической реализации, организатор сталкивается со множеством проблем и вопросов. Именно это и является одной из причин обращения в ивент-агентство.

Где проходят конференции

Место, в котором происходит организация и проведение конференций – это конференц-зал. Он представляет собой оборудованную и технически подготовленную площадку.

Конференц-зал – это не просто комната для деловых переговоров. Он отличается от последней большой вместительностью и повышенным комфортом. Фактически, организация пресс конференции возможна в любом типе помещений, если оно соответствует следующим требованиям:

• отличная освещенность;
• оснащенность бесперебойным электропитанием;
• наличие сцены;
• возможность подключения сложного оборудования;
• большая вместимость;
• чистота;
• качественная косметическая отделка, отсутствие каких-либо серьезных дефектов.

Но одним из наиболее важных требований является высококачественная акустика. Выступающего спикера должно быть слышно четко и громко. Эхо и другие звуковые дефекты способны сильно испортить впечатление от выступления.

Среднее время конференции

Масштабные конференции могут продолжаться в течение двух-трех дней. Однако мероприятия с небольшим размахом могут завершаться и в течение суток.

В первый день мероприятия происходит регистрация прибывших участников. После этого проводится своего рода «пленарное заседание», которое положит начало всей конференции. Последующее время участники посещают разные секции и слушают доклады.

Организация конгрессов конференций предполагает и строгое определение длительности выступления. Так, среднее время, выделенное спикерам, составляет примерно 15 минут. В течение этого времени ему необходимо передать свой основной посыл залу и заинтересовать его. Как только спикер завершает доклад, участникам предоставляется от 3 до 5 минут на обсуждение.

Когда время конференции начинает подходить к концу, все прибывшие участники вновь собираются вместе для подведения окончательных итогов.

Организация конференции при помощи ивент-агентства

Чтобы эмоции от организованной конференции обсуждались еще долго, необходимо вложить в нее максимум ресурсов. Значение имеет и то, в каком направлении проводится мероприятие – по вопросам науки, образования, строительства, по маркетингу.

Услуги по организации конференций – это целый комплекс работ разной сложности. Агентство не только подбирает и оформляет зал, но и пишет программу, решает технические вопросы, обеспечивает высокий уровень комфорта для гостей корпоративной встречи.

Trend Event — московская организация проводящие конференции, способная с нуля выстроить не только эффективное корпоративное мероприятие, но и события категории vip events.

Источник: trendevent.ru