Аудит, анализ и оптимизация бизнес-процессов обычно выполняются после их описания. Однако на практике можно применять элементы оптимизации при описании бизнес-процессов, и этого иногда бывает для банка достаточно.
Аудит бизнес-процессов
Аудит бизнес-процессов — это исследование / мониторинг бизнес- процессов на соответствие определенным критериям аудита.
Критерии аудита бизнес-процессов — это список требований, операционных рисков, факторов и проблем, влияющих на результативность и качество выполнения бизнес-процессов.
Данные критерии представляют особый интерес для службы внутреннего контроля банка как инструмент контроля и снижения операционных рисков.
Входными данными для аудита могут служить модели и регламенты бизнес-процессов, а также интервью участников бизнес-процессов. Отметим, что аудит не обязательно должен завершаться реинжинирингом бизнес-процесса. Иногда достаточно констатировать состояние бизнес-процесса в виде Отчета по аудиту, принять определенные управленческие решения или внести небольшие изменения в бизнес- процесс.
Внешний аудит компании. Оптимизация бизнес процессов организации
Перечислим критерии аудита.
- 1. Отсутствие владельца бизнес-процесса. Означает, что за результат бизнес-процесса в целом никто не отвечает и не контролирует выполнение всех его подпроцессов. Отсутствие ответственных за подпроцессы и процедуры.
- 2. Недостаточные / несоответствующие компетенции участников (исполнителей) бизнес-процесса. Приводит к появлению ошибок и задержек в выполнении бизнес-процесса.
- 3. Высокая фрагментарность бизнес-процесса и слабые коммуникации участников.
Имеется в виду, что подпроцессы бизнес-процесса выполняются в большом количестве разных структурных подразделений банка и не налажена эффективная коммуникация между подразделениями в рамках бизнес-процесса (например, нет электронного документооборота, регулярных совещаний).
- 4. Отсутствие достаточных и качественных ресурсов для выполнения бизнес-процесса. Обеспечение бизнес-процесса ресурсами является критически важной задачей.
- 5. Вход бизнес-процесса.
Поступление на вход бизнес-процесса потоков (информационных, материальных, финансовых и др.) с несоблюдением требований.
Например, нарушение сроков, неполные, неформализованные (устные),
либо некачественные потоки. Отсутствие требований и надлежащего контроля к входам бизнес-процесса.
6. Выход бизнес-процесса.
Отсутствие надлежащего контроля над выполнением — получением выхода бизнес-процесса (срок выполнения, качество и т.п.). Отсутствие четкого Клиента выхода бизнес-процесса.
- 7. Отсутствие нормативных документов, регламентирующих бизнес-процесс. Как следствие, неформализованность бизнес-процесса, нечеткое распределение ответственности между участниками бизнес- процесса.
- 8. Отсутствие адекватных управляющих воздействий на бизнес- процесс и обратной связи (между клиентами и исполнителями, между исполнителями и поставщиками, между исполнителями и внешними контролирующими — надзорными органами).
- 9. Несоответствие бизнес-процесса нормам, технологиям и успешным практикам, принятым в отрасли. Например, слабая автоматизи- рованность, «устаревшая» бизнес-логика («так уже никто не делает»).
- 10. Неоптимальная (неэффективная) бизнес-логика процесса: наличие дублирования функций, неправильная временная и логическая очередность выполнения функций.
- 11. Нечеткое обозначение событий, запускающих и завершающих бизнес-процесс.
Запускающими событиями могут быть: наступление определенной даты, распоряжение уполномоченного лица, приход документа.
Аудит бизнес-процессов. Как это сделать?
Завершающими событиями могут быть: изготовление / продажа продукта.
- 12. Нечеткое обозначение, либо отсутствие взаимосвязей бизнес- процесса с другими бизнес-процессами (интерфейсов).
- 13. Зависимость бизнес-процесса от узкого количества субъектов.
Например, только один сотрудник в банке, который умеет выполнять процедуры бизнес-процесса. Только один механизм (компьютер), который может выполнить ключевые процедуры в бизнес-процессе. Только один поставщик, который может поставить нужное для бизнес-процесса сырье.
- 14. Отсутствие измеримых целей и показателей бизнес-процесса.
- 15. Отсутствие планирования и отчетности по текущему, оперативному (от ежедневного планирования — отчетности до ежемесячного) выполнению бизнес-процессов среди сотрудников-исполнителей.
- 16. Количество точек контакта бизнес-процесса с Клиентом. Входы и выходы бизнес-процесса, связанные с клиентом, должны по возможности идти через одного сотрудника. Этот сотрудник должен быть и ответственным и исполнителем своей работы (функции).
Хотя в некоторых банках встречаются ситуации, когда Клиенту приходится ходить по многим подразделениям / сотрудникам, чтобы получить требуемый продукт / услугу — см. Рис. 4.6.
Рис. 4.6. Прохождение Клиента через различные подразделения банка при получении продукта /услуги
Источник: studref.com
Внутренний аудит бизнес-процессов
Методические подходы к организации внутреннего аудита бизнес-процессов
Значение внутренних проверок хозяйственных операций, протекающих в определенной последовательности кругооборота средств в организации, чрезвычайно велико. Для достижения целей аудита отдельных хозяйственных процессов в практике применяются два подхода к организации проверок: пообъектный и циклический.
При пообъектном подходе выделяются сегменты аудита, которые практически должны повторять объекты управления и бухгалтерского (финансового и управленческого) учета. Методика такого подхода предусматривает обязательность тестирования в целях получения доказательств в части отдельных синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета.
При пообъектном подходе каждая хозяйственная операция дважды попадает в сферу внимания внутреннего аудитора, так как хозяйственные операции затрагивают два объекта бухгалтерского учета. Или она проверяется двумя аудиторами на соответствие установленных критериев отдельных счетов бухгалтерского учета без выявления причинно-следственной связи между двумя объектами управления и учета.
Кроме того, эти же хозяйственные операции при дальнейшем проведении аудита еще раз рассматриваются с точки зрения наличия и функционирования взаимосвязей между объектами. В практической деятельности нельзя признать рассмотренный вариант рациональным, поскольку одни и тс же хозяйственные операции (следовательно, одни и тс же первичные учетные документы как материальные носители информации) проверяются неоднократно, увеличивая тем самым трудоемкость работ, задерживая исполнение поставленной администрацией задачи, поднимая стоимость внутренних аудиторских процедур.
Такой подход к организации процесса аудита достаточно полно описан в учебной литературе. Однако следует заметить, что он в большей степени применяется при внешнем аудите как обязательного, так и инициативного характера. Отсюда следует предположение, что процесс внутреннего аудита может быть оптимален в том случае, когда в качестве сегментов аудита будут приняты возникающие при осуществлении хозяйственных операций взаимосвязи между объектами учета, которые составляют циклы хозяйственных операций.
Циклический подход к организации аудита предусматривает выделение в качестве сегментов таких циклов хозяйственных операций, которые будут характеризовать специфику деятельности предприятия, применяемую систему бухгалтерского учета и документооборота. Таким образом, данный вариант подхода в отличие от предыдущего будет иметь для каждого субъекта хозяйствования свои индивидуальные особенности. Этот вывод подтверждается зарубежной аудиторской практикой.
В данной главе в качестве сегментов будут рассмотрены следующие циклы деловой активности организации.
Рис. 8.1. Циклы хозяйственных операций
В главе под «сегментированием аудита» понимается подразделение внешней и внутренней отчетности на элементы в целях решения поставленных перед аудитом задач. Сегменты аудита, выделенные с применением циклического подхода, называются циклами деловой активности (циклами однородных по содержанию хозяйственных операций).
На основании анализа информационных потоков промышленного предприятия были выделены следующие циклы деловой активности.
«Приобретение», включающее проверку процессов приобретения товарно-материальных ценностей, т.е. процессов снабжения, их хранения п выдач в производство или на технико-эксплуатационные нужды.
«Производство», состоящее из технологических операций и производственных процессов, в ходе исполнения которых потребляются ресурсы в целях изготовления готовой продукции, а также порядок приемки готовой продукции и ее сдачи на склад.
«Продажи», охватывающие хозяйственные операции, связанные с продажей готовой продукции, прочих активов, приводящие к получению доходов от обычных и прочих видов деятельности, либо к образованию задолженности (кредиторской или дебиторской), либо к опоку денежных средств.
«Инвестирование», заключающее хозяйственные операции, связанные с долгосрочными и краткосрочными вложениями средств (создание новых, реконструкция, расширение, модернизация, техническое перевооружение действующих предприятий, приобретение ценных бумаг и т.п.) в целях сохранения и увеличения капитала.
«Управление», объединяющее хозяйственные операции целенаправленного воздействия на согласованную совместную деятельность людей для получения определенного результата (операции движения денежных средств, возникновения и погашения обязательств путем оплаты или зачета взаимных требований, операции по распределению прибыли и формированию капитала), в качестве которого выступают прибыль организации, а также обеспечение финансовыми, трудовыми и материальными ресурсами и т.д.
Классификация циклов деловой активности позволяет применить во внутреннем аудите в силу природы двойной записи контрольные процедуры идентификации бухгалтерских записей по дебету одного счета и кредиту другого счета, тем самым выявляя искажения или пропуски в записях. Например, проводя тестирование в цикле приобретения дебетовых записей по оприходованию материальных ценностей, одновременно следует проводить тестирование кредитовых записей в цикле управления (возникновение кредиторской задолженности). Такой способ проведения аудита называют способом направленного тестирования.
Следовательно, циклический подход создаст возможность установить взаимосвязь между основными циклами хозяйственных операций, составляющих экономику организации, и в последующем определить вид коммуникационной сети, оценить се возможности и разработать мероприятия по совершенствованию информационного потока.
Сегментирование внутреннего аудита с использованием циклического подхода широко применяется в зарубежной практике, так как более, чем пообъектный, соответствует требованиям менеджмента. В европейских странах аудиторы, применяющие метод целенаправленного тестирования, прежде всего проверяют величину доходов на предмет их завышения и величину расходов с позиций занижения.
Следует отмстить развивающийся в нашей стране бюджетный подход к организации внутреннего аудита. Его сущность заключается в постоянном мониторинге и проведении проверок исполнения бюджетов обособленных бизнес-подразделений, выделенных в качестве сегментов аудита. В этом случае различные виды бизнеса, реал и зовы вас мыс в рамках одного предприятия, классифицируются по направлениям деятельности. Каждое из направлений рассматривается при постановке внутреннего аудита с позиции тождественности регламенту бюджетирования как выделенное структурное бизнес-подразделение, планирование и учет деятельности которого осуществляются автономно. При этом по каждому направлению составляется отдельный бюджет и организуется управленческий учет по видам деятельности (центрам ответственности).
Предприятия, где имеют место различные виды деятельности, но существенную производственную кооперацию между подразделениями, службами, цехами и участками, сегментирование объектов аудита проводят выделением в качестве сегментов аудита бизнес-единицы, под которыми понимают производства, цехи, участки. Практика использования бюджетного подхода зависит от наличия соответствующей нормативно-справочной базы, принятого порядка разработки и состав:) бюджетов, системы управленческого учета.
Источник: studme.org
Как провести аудит отдела продаж в компании?
Как дела с продажами? Для управляющих бизнесом и руководителей отделов коммерции это вопрос, на который нельзя ответить однозначно. Если члены команды заняты и довольны работой, а компания получает прибыль, то, наверное, всё в порядке? Но «наверное» в бизнесе неприемлемо, оно не даёт чёткости и ясности ситуации. Хотите увидеть, как реально обстоят дела?
Аудит — то, что поможет объективно оценить процесс продаж и работу сотрудников. В этой статье мы рассмотрим всё, что нужно знать об аудите продаж: что это такое, для кого предназначен, когда и как провести аудит отдела, а также, что делать с результатами.
Что такое аудит продаж?
Аудит продаж — это проверка и подробный анализ процесса продаж компании. Он проводится с целью вырваться из плато, повысить производительность и прибыльность продаж. Также такая проверка помогает оценить эффективность маркетинговых усилий.
Комплексный аудит должен охватывать:
- Шаги процесса продаж, воронку;
- Эффективность сотрудников, отвечающих за продажи;
- Процессы и приоритеты в обучении сотрудников;
- Стратегии управления;
- Программное обеспечение, которое используется для поддержки процесса;
- Финансовые показатели, связанные с продажами.
Провести аудит можно самостоятельно или пригласив консультанта из сторонней организации. В случае выбора первого варианта, будьте готовы, что процесс трудоёмкий и потребует много времени и усилий.
Когда проводить аудит продаж?
Как узнать, что пришло время проводить проверку? Если вы столкнулись с одной из распространённых проблем, возможно, время пришло:
- Потеря клиентов из-за ваших конкурентов;
- Борьба с понижательным ценовым давлением;
- Менеджеры по продажам не мотивированы;
- Путаница клиентов в ваших предложениях;
- Показатели не меняются долгое время;
- Объёмы реализации и прибыль показывают негативную тенденцию.
Как часто проводить?
Частота зависит от размера бизнеса или отдела коммерции. В идеале компания должна проводить аудит не реже одного раза в год, если бизнес и обороты большие — чаще, например, ежеквартально. Особенно важно проводить проверку при оценке прибыльности, оценке стратегии, если есть планы инвестировать в новые инструменты продаж и при расширении штата. Периодический аудит даст понимание, откуда поступает доход, кто и что приносит наибольшую прибыль.
Заинтересованные стороны
Аудит продаж — это, прежде всего, полезный инструмент для команды по коммерции и владельцев бизнеса. Но не только для них. Команды по маркетингу, развитию продукта и обслуживанию клиентов могут извлечь выгоду из собранных цифр и аналитики.
Они получат ответы:
- Какие услуги и продукты наиболее прибыльны?
- Какие услуги и продукты не приносят прибыли?
- В какие периоды наблюдался пик реализации товаров и услуг?
- На каких этапах процесса продаж теряются потенциальные клиенты?
- Сколько времени проходит между первым контактом и заключением сделки?
Эту информацию другие отделы могут использовать для улучшения своей ежедневной работы.