Организация масштабного онлайн-мероприятия требует подготовки и серьезного отношения к делу. Продумать стоит все этапы и детали, чтобы форум прошел по плану и был действительно эффективным. Важно уделить внимание кооперации участников, ведь все затевается именно ради них.
Качество связи, понятный интерфейс, вовлеченность аудитории в процесс — все это имеет значение и сказывается на общем впечатлении и результатах события. Вместе с DEEP Platform мы приведем примеры успешных кейсов организации бизнес-форумов и конференций онлайн и расскажем, как вам устроить все грамотно и безукоризненно.
Обеспечить высокий уровень комфорта
В условиях онлайн-мероприятия не приходится думать о поиске подходящего помещения (хотя есть и исключения), рассадке участников, кейтеринге, но это не значит, что о комфорте слушателей можно забыть. Ведь появляется много других аспектов, требующих не меньшего внимания.
В первую очередь следует позаботиться о стабильности соединения и учесть индивидуальные предпочтения каждого из участников относительно способа связи. С DEEP Platform сделать это легко благодаря возможности интегрировать в платформу любые внешние сервисы и видеомессенджеры, которые позволят человеку быстрее сориентироваться и включиться в работу. А надежный собственный движок видеовстреч гарантирует бесперебойность связи. В ходе ивента все должны иметь быстрый доступ к актуальной информации о его этапах, материалах и спикерах. Живое расписание — удобный инструмент для того, чтобы ничего не пропустить и знать все подробности мероприятия.
Как организовать бизнес форум на 8000 человек? И интервью с Артемом Майданом «комфорт это пи ец»
Отличной иллюстрацией индивидуального подхода служит форум от StreamRush, в котором принимали участие 600 сотрудников компании из разных уголков мира. Они использовали как десктопную, так и мобильную версию платформы, что дает большую свободу выбора.
У всех бывают форс-мажорные ситуации, и кто-то не мог выйти на связь, но на DEEP Platform все трансляции сохраняются, в том числе в виде подкастов. Так что у каждого будет шанс в полной мере ознакомиться с материалами. Это пример удачного объединения людей, работающих в разных странах. Чтобы сотрудники компании отдохнули от переговоров, можно нанять виртуального ведущего, который разрядит официальную обстановку.
Наладить взаимодействие пользователей
Кейс, демонстрирующий грамотную коммуникацию участников в действительно крупном масштабе, — национальный онлайн-семинар крупной международной компании из индустрии красоты, состоявшийся в 2020 году. Благодаря уникальным тестированиям, квизам и чатам каждый из 9000 сотрудников смог проявить активность в рамках мероприятия. За инициативность и вовлеченность начислялись баллы, которые потом можно было обменять на подарки во встроенном магазине. Продуманная геймификация — это не просто развлечение. Ее цель — обеспечение позитивного настроя и эффективной коллаборации незнакомых людей.
Для повышения уровня взаимодействия на DEEP Platform есть Мегачат. Из названия понятно, что это не просто чат, а средство обмена новостными статьями, рекламой, цитатами и вообще любыми интерактивными материалами, включая специальные формы сбора мнений и обратной связи. Информативная лента новостей поможет не пропустить важные события и оставаться в курсе всего, что происходит. Мегачат — это механизм делового общения между участниками, где учитывается точка зрения каждого. С таким инструментом у вашего мероприятия больше шансов на успех, ведь он зависит от людей, их заинтересованности и сотрудничества.
Организация бизнес форума
Поддерживать интерес участников
Различного материала на форумах и конференциях обычно бывает очень много. Непрерывный поток выступлений и лекций, даже если они действительно абсолютно всем интересны, может привести к потере концентрации и отвлечению внимания. На I научно-практической конференции «Развитие личностного потенциала как ценность современного образования», организованной фондом Сбербанка «Вклад в будущее», 2600 участников из 46 регионов отсматривали около 4 часов видеопотока в день. Естественно, не так просто сохранять сосредоточенность.
Именно для этого на DEEP Platform есть функции контроля присутствия. По команде модератора пользователям задаются вопросы, возвращающие их к сути происходящего. Так вы будете уверены, что все слушают подготовленный для них материал. При этом на момент появления вопроса на экране можно остановить трансляцию, чтобы ничего не было упущено.
Также проверить, как участники усвоили материал, можно с помощью опросов, тестов и голосования в чате. Спикеры и аудитория могут задавать друг другу вопросы после окончания трансляции. Зная, что от него ожидают обратной связи, человек будет более ответственно относиться к мероприятию.
Облегчить взаимопонимание участников
Организация онлайн-конференций и форумов с зарубежными коллегами и партнерами — частое явление. В условиях, когда нет возможности встретиться лично, такой способ связи особенно актуален. У DEEP Platform есть опыт проведения международных мероприятий с участием высокопоставленных докладчиков. Например, AHK-TREFF 2020 — встреча представителей российско-германской внешнеторговой палаты.
Для этого события был специально разработан двуязычный и понятный интерфейс. Чтобы исключить недопонимание, во время трансляции осуществлялся синхронный перевод. Вы также можете воспользоваться этой услугой, если есть необходимость провести переговоры с иностранцами. К тому же сервис позволяет накладывать субтитры и инфографику на трансляцию. Мультиязычность DEEP Platform — отличительная особенность, облегчающая организацию событий, вовлекающих людей из разных стран.
Кастомизировать платформу
Стремление сделать мероприятие по-настоящему уникальным говорит о том, что вы уважаете и цените свою аудиторию. В обычной ситуации вы бы наверняка воспользовались услугами опытных организаторов. С онлайн-форматом работает та же схема: команда профессионалов полностью кастомизирует платформу в соответствии с вашими желаниями и потребностями. DEEP Platform создает проектную команду дизайнеров, разработчиков и контент-менеджеров, которые реализуют любые идеи.
Наглядным примером служит первый в истории DEEP Platform гибридный проект — Fortinet Security Day 2020. В нем приняли участие около 80 человек офлайн и более 800 гостей онлайн. Здесь была применена полностью кастомизированная разработка, создана многофункциональная демо-зона с виртуальными интерактивными стендами для большего вовлечения участников в процесс.
Для регистрации гостей форума вы можете добавлять любые блоки в систему и интегрировать CRM. Детали и персонифицированный подход максимально повышают уровень комфорта как для организаторов, так и для аудитории. У каждого пользователя есть личное расписание и индивидуальные промо-коды, которые они получают в Мегачате. Персональные обращения станут оригинальной особенностью и точно понравятся участникам.
С DEEP Platform вам не придется переживать за детали мероприятия, так как за него будет отвечать целая проектная команда. Она обеспечит оперативность по всем направлениям: от ведения трансляций до тимбилдинга. Доверять организацию ответственного и важного события лучше профессионалам, чтобы не сомневаться в результатах.
DEEP Platform — платформа для проведения онлайн-мероприятий любого масштаба и уровня. Индивидуальный подход и большой опыт команды позволяют четко продумать все аспекты события и воплотить любые идеи заказчика. Вы тоже можете заполнить бриф, чтобы для вас подготовили выгодное коммерческое предложение.
Источник: hussle.ru
ПРОВЕДЕНИЕ ФОРУМА
Бизнес-форум – одно из наиболее масштабных деловых мероприятий.
При его подготовки решаются и реализуются примерно те же вопросы, что и при проведении деловых конференций. Но организацию усложняет большой охват участников и событий в рамках форума.
Правильная реклама и PR-компания, приглашение представителей власти и бизнес-элиты, разработка грамотного и интересного сайта – все это позволит провести успешный форум и решить его главные деловые задачи – получить важную информацию, обменяться опытом с партнерами и коллегами, наладить новые связи и контакты.
Все организационные вопросы – от поиска площадки, разработки программы до оформления помещений и составления культурно-развлекательной программы – можно правильно решить только при поддержке и с помощью опытных и профессиональных организаторов.
НАШ СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД ВПЕЧАТЛЯЕТ АБСОЛЮТНО КАЖДОГО
За годы работы нашей командой разработан уникальный системный подход, который превращает любое мероприятие в выдающееся событие.
С НАМИ МАСШТАБ ВАШИХ МЕРОПРИЯТИЙ НЕ ИМЕЕТ ГРАНИЦ
Благодаря систематизации бизнес-процессов мы создаем проекты любого масштаба и уровня организации
«ВИЭЛЬ-ГРУПП» — это большая команда профессионалов, которая имеет за плечами более 25-ти лет опыта в организации мероприятий разного формата и масштаба. Главной ценностью нашего агентства являются надежные, открытые, увлеченные своим делом сотрудники. Мы всегда ориентированы только на высокий результат. И каждый наш проект – это уникальное событие, которое не теряет актуальность даже через года.
- разрабатываем концепцию на основе задач форума
- подбираем и бронируем площадки
- анализ и выявление целевой аудитории
- запуск рекламных кампаний и медиа оповещений
- разработка сайта
- приглашение представителей власти и бизнес-элиты
- оформление помещений
ЧТО МЫ ДЕЛАЕМ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ФОРУМОВ
- формируем программу форума и оповещаем гостей
- подбираем ведущих
- организуем техническое обеспечение всех площадок
- готовим видеоконтент и постпродакшен (
- изготавливаем рекламно-информационные материалы
- организуем культурную программу
- проводим круглые столы, дискуссионные клубы
РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ И СЦЕНАРИЯ
ПОДБОР И БРОНИРОВАНИЕ ПЛОЩАДКИ
Правильный выбор площадки – залог успеха любого мероприятия. Нам известны все нюансы и вся специфика процесса подготовки и проведения форумов. Большой опыт позволяет выявить то, что обыватель не учел бы заранее. К тому же, имея большое количество проектов на той или иной площадке, агентство может предоставить нам более выгодные условия аренды. Привлекательно, не так ли?
АНАЛИЗ ЦЕЛЕВОЙ АУДИТОРИИ
ЗАПУСК РЕКЛАМНЫХ КАМПАНИЙ И МЕДИА ОПОВЕЩЕНИЙ
Правильная реклама и PR-компания, приглашение представителей власти и бизнес-элиты, разработка грамотного и интересного сайта – все это позволит провести успешный форум и решить его главные деловые задачи – получить важную информацию, обменяться опытом с партнерами и коллегами, наладить новые связи и контакты.
РАЗРАБОТКА САЙТА
ПРИГЛАШЕНИЕ СПИКЕРОВ
Привлечь аудиторию и удержать ее внимание можно не только интересной темой, но и выбором грамотного спикера. Спикер может задать тон всему мероприятию, тем самым, продвинуть вас и ваш бренд далеко вперед.
ПРИГЛАШЕНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ВЛАСТИ И БИЗНЕС-ЭЛИТЫ
ОФОРМЛЕНИЕ ПОМЕЩЕНИЙ
В зависимости от площадки, которая выбрана для проведения конференции, художник создает 2-3 эскиза оформления. После утверждения одного из вариантов, в мастерских изготавливаются все необходимые
ФОРМИРУЕМ ПРОГРАММУ ФОРУМА И ОПОВЕЩАЕМ ГОСТЕЙ
Деловая программа – это главное, что необходимо для проведения форума. Здесь важно не только сформулировать темы заседаний и круглых столов, но и пригласить интересных спикеров. И важно, чтобы разработкой деловой программы занимался грамотный специалист
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВСЕХ ПЛОЩАДОК ФОРУМА
Наш технический специалист выезжает на площадку, где должна будет пройти конференция. И по задачам формирует список необходимого для организации форума(учитывая имеющееся оборудование на самой площадке).
ПОДБОР ВЕДУЩИХ
ПОДГОТОВКА ВИДЕОКОНТЕНТА И ПОСТПРОДАКШЕН
ИЗГОТАВЛИВАЕМ РЕКЛАМНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ
ОРГАНИЗАЦИЯ КУЛЬТУРНОЙ ПРОГРАММЫ
ПРОВЕДЕНИЕ ФОРУМА
Как говорится – в спорах рождается истина.
При проведении бизнес-форума можно не бояться новых форматов и в программу включить дискуссионный клуб, в котором участники в непринужденной атмосфере будут спорить друг с другом, отстаивая истину.
Вопрос-ответ
Что такое бизнес-форум и как правильно его организовать и провести?
Бизнес-форум – одно из наиболее масштабных деловых мероприятий. При его подготовки решаются и реализуются примерно те же вопросы, что и при проведении деловых конференций. Но организацию усложняет большой охват участников и событий в рамках форума.
Деловая программа – это главное, что необходимо для проведения форума. Здесь важно не только сформулировать темы заседаний и круглых столов, но и пригласить интересных спикеров. И важно, чтобы разработкой деловой программы занимался специалист.
Как говорится – в спорах рождается истина. При проведении бизнес-форума можно не бояться новых форматов и в программу включить дискуссионный клуб, в котором участники в непринужденной атмосфере будут спорить друг с другом, отстаивая истину.
Правильная реклама и PR-компания, приглашение представителей власти и бизнес-элиты, разработка грамотного и интересного сайта – все это позволит провести успешный форум и решить его главные деловые задачи – получить важную информацию, обменяться опытом с партнерами и коллегами, наладить новые связи и контакты.
Но все организационные вопросы – от поиска площадки, разработки программы до оформления помещений и составления культурно-развлекательной программы – можно правильно решить только при поддержке и с помощью опытных и профессиональных организаторов.
Источник: xn--80aagddgclk3cbeigbq3arb4g.xn--p1ai
Как организовать форум с участием государственных лиц на примере МФЭС
В 2018 году Grata Adv выступала оператором первого Международного форума «Электрические сети» (МФЭС), который посетили более 15 000 участников из 27 стран мира. Мероприятие получилось более масштабным, чем могли себе представить его организаторы, и стало действительно важным и актуальным отраслевым событием года. В работе форума принял участие Министр энергетики РФ Александр Новак, а также 330 спикеров, 402 компании – российские и зарубежные производители высокотехнологичного оборудования, более 130 представителей СМИ.
На этом проекте наша команда сделала невозможное – совместно с ПАО «Россети» в короткие сроки мы собрали новое крупное отраслевое мероприятие. Мы делали сайт форума, писали деловую программу, приглашали спикеров, искали партнеров мероприятия, застраивали площадку 75 павильона ВДНХ, организовывали PR-поддержку.
Создание деловой программы
Главное, что необходимо форуму – это деловая программа. Тут важно не просто придумать темы пленарной сессии, круглых столов, панельных дискуссий, но и пригласить правильных спикеров, которые будут интересны профессиональному сообществу. Если у вас нет человека, который сможет создать программу, найдите его. Важно не просто поручить все специалисту, а контролировать процесс, создавать дискуссию, спрашивать у экспертов отрасли их мнение. Часть тем предложат участники форума, но генеральная линия должна оставаться за вами.
Экспериментируйте с новыми форматами: создайте дискуссионный клуб, используйте формат «К барьеру». Пусть участники спорят, доказывают свою правоту, ведь в споре рождается истина. Такие дискуссии создают более непринужденную атмосферу и запоминаются надолго.
Не секрет, что присутствие на любом форуме министров и других представителей власти очень влияет на его посещаемость. Поэтому уделите особое внимание GR-составляющей: приглашайте, пишите официальные письма. Часто специалисты по PR, которые занимаются продвижением форумов, берут на себя и эту обязанность. Ищите руководителей федеральных и региональных законодательных и исполнительных органов власти, руководителей крупнейших компаний вашей отрасли, научных организаций и объединений, российских и зарубежных экспертов в области электроэнергетики.
Команда
Команда в нашем случае решает все, и она должна работать слаженно, так, чтобы сотрудники при необходимости могли заменять один другого. В создании форума большая часть работы – именно организационная: это кейтеринг, клининг, флористика, охрана, парковка, регистрация, волонтеры, церемонии награждений, промо-персонал, сувенирная и полиграфическая продукция, страховка и многое другое, что может быть не так видно взгляду посетителя, но очень важно для того, чтобы форум состоялся. Поэтому соберите крепкую команду с четким функционалом каждого сотрудника и наладьте взаимодействие между ними. Часть команды может быть привлечена на проект и работать удаленно, но контроль и отчетность должны быть выстроены так, чтобы это никак не влияло на результаты работы.
Сайт
Создавая сайт мероприятия, обратите внимание на возможность удобной регистрации для его участников. Дизайн должен быть современным, но без лишних модных наворотов, все должно быть удобно как для участников форума, так и для СМИ. Кстати, для инфопартнеров тоже должно быть место на сайте, как и для спонсоров форума.
И обязательный фотобанк мероприятия, откуда журналисты и участники смогут скачивать фотографии. И не экономьте на фотографах: фото, сделанные в этом году, будут отлично работать на продвижение в следующем. И, конечно, деловая программа должна быть представлена на сайте наилучшим образом, потому что это самая важная часть сайта.
Реклама и партнеры
И если уж зашла речь о продвижении, не экономьте на рекламе! Даже наружную рекламу можно использовать с умом: узнайте, где и когда проходят мероприятия вашей тематики и разместите рекламу так, чтобы ее видели все, кто туда придет. Оптимально, если конкурирующий форум проходит за 2-3 месяца до вашего, у людей будет время спланировать и принять решение. У наружной рекламы есть еще один плюс: СМИ охотнее соглашаются оказывать PR-поддержку вашему мероприятию, если есть возможность попасть с логотипом на наружку.
Да, мы знаем, что рекламные бюджеты всегда ограничены. Поэтому следующий важный шаг — найти спонсоров. Распишите спонсорские пакеты, постарайтесь предложить максимум разных возможностей, и предлагайте их разным компаниям. Для этого нужен хороший менеджер по продажам, а еще — гибкость и понимание, что нужно потенциальным партнерам и сколько они готовы за это заплатить.
Не стремитесь продать три пакета задорого, иногда проще разбить пакеты и привлечь 20-30 компаний-спонсоров. Так, для форума «Электрические сети» нами были привлечены 49 партнеров форума, которые демонстрировали свои инновационные разработки: Siemens, Huawei, Hyundai Industries, Schneider Electric, 1С, Сколково и многие другие.
PR-кампания
Как сделать отличную PR-кампанию для форума с участием государственных лиц? Во-первых, используйте ресурс GR: сотрудничайте с пресс-службами министерств, привлекайте в союзники губернаторов областей, их пресс-службы могут публиковать новости форума на сайтах администраций и рассылать по региональным СМИ для публикации. Привлекайте инфопартнеров!
В наше время коммерческих размещений бартер отлично решает задачи публикаций в СМИ. Для мероприятий с участием государства отлично подходят ТАСС, «Россия 24», «Российская газета», «Парламентская газета», отраслевые СМИ. Во время мероприятия продумайте и организуйте пресс-подходы к важным чиновникам и представителям бизнеса. График пресс-мероприятий разошлите за день до мероприятия в СМИ, особенно это важно для телеканалов. Каждый день форума раздавайте журналистам распечатанные графики на сегодня, напоминайте о важных мероприятиях.
Пригласите на мероприятие дополнительных райтеров, которые будут оперативно отписываться о круглых столах и панельных дискуссиях. В режиме онлайн рассылайте новости в СМИ, тогда те, кто не может присутствовать, опубликуют ваши новости.
И, конечно, сам пресс-центр. Крайне важно правильно организовать его работу: наличие качественного Wi-fi, ноутбуков и даже кофе-брейков поможет журналистам работать максимально эффективно. Если есть возможность, организуйте обед для журналистов, чтобы они не отвлекались от мероприятий деловой программы.
Все эти действия обеспечат максимальный охват выходов в прессе и, как следствие, известность вашему форуму.
В заключение
Создавая форум на один год, делайте его на 10 лет. Не важно, что будет завтра: если вы не подумаете о нем сейчас, оно может и не наступить. Смотрите в будущее, планируйте на несколько шагов вперед, и время будет работать на вас.
Источник: event.ru