Как провести обследование бизнес процессов

Итак, вы решили провести автоматизацию бизнес-процессов в компании. Ошибка или недопонимание в этом деле может стоить бизнесу больших финансовых потерь и увеличить срок реализации, поэтому начинать всегда следует с планирования. В этой статье мы рассмотрим, как происходит предпроектное обследование для внедрения систем автоматизации.

Что такое предпроектное обследование (ППО)

• Для каких целей создают систему.
• Какие проблемы она решит.
• Какие выгоды она принесет.
• Какие материальные, технические и трудовые ресурсы потребуются для реализации проекта.

После сбора, обработки и системного анализа данных, специалисты формируют для заказчика две картины: «AS-IS» — как осуществляется процесс сейчас и «TO-BE» — как все будет работать после автоматизации.

Смысл ППО в том, чтобы оптимизировать бизнес-процессы компании путем их автоматизации, для этого необходимо вникнуть в текущие процессы, выявить узкие места и предложить решение по их устранению.

Как проводить описание бизнес-процесса?

Рассмотрим распространенный пример:

Компания продает турецкие напольные покрытия. В штате 150 сотрудников. Отдел продаж ведет отчеты по статусам заказов, отгрузок и собирает обратную связь в excel-файлах. Возникла потребность внедрить в отдел продаж CRM-систему. Для чего она нужна?

1. Сотрудники компании смогут вести сделки по жизненному циклу в автоматизированной воронке продаж, которая, посредством роботов, будет:
2. уведомлять задействованных сотрудников о промежуточном/ итоговом результате по сделке;
3. запускать процесс согласования ценовых условий для клиента/ коммерческого предложения, позволяя направлять задания ответственным лицам и фиксировать результат согласований в едином окне;
4. запускать рассылки, например, по сегментам клиентов;
5. коммерческий отдел сможет исследовать конверсию продаж с целью анализа эффективности работы отделов компании.
6. Система будет автоматически фиксировать все коммуникации с клиентом в едином окне, а также в разрезе каждого заказа.

Бывают и задачи более специфического характера.

Допустим, есть глобальный производитель цемента и сухих смесей. У компании дочерние предприятия по всему миру в том числе в России. Все работают на едином западном ПО. Из-за внешнеполитических факторов российскую «дочку» в ближайшее время планируют отключить от иностранного ПО. Нужно разработать для компании оптимальную схему перехода на российское ПО, без потери функциональности.

Когда дело касается крупного бизнеса, практически не существует полностью идентичных шаблонных задач. Всегда приходится учитывать массу особенностей и нюансов. Поэтому без предпроектного обследования просто не обойтись, а поверхностное, формальное отношение к ППО может обернуться для заказчика большими потерями.

Из чего состоит ППО

Глобально можно выделить четыре этапа:

1. Интервьюирование

Проектная группа со стороны исполнителя ведет диалог с ключевыми сотрудниками со стороны заказчика, которые являются владельцами обследуемых бизнес-процессов компании. И здесь не обязательно включать в процесс топ-менеджмент. Зачастую важнее со всей тщательностью расспросить линейных сотрудников, которые заняты на рутинных процессах. Обычно хватает

Реестр бизнес-процессов. Аудит бизнес-процессов

• Как выстроена работа сейчас?
• Что их не устраивает в текущем положении дел?
• Как они видят решение проблем?
• Как процесс должен отрабатывать в новой системе?
• С какими смежными системами взаимодействуют сотрудники в рамках своего процесса?

Проектной группе важно предложить такое решение, которое не только устранит текущие «боли» сотрудников, но и будет грамотно выстроенным с технической точки зрения: не сломает базовую архитектуру системы и не повлияет на обновления ядра системы.

2. Разработка концепции информационной системы

Когда все требования к функционалу системы собраны и проанализированы, проектная группа переходит к декомпозиции полученных требований. В результате декомпозиции формируется концепция системы:

• Текущие бизнес-процессы компании.
• Бизнес-процессы после автоматизации.
• Ролевая модель (структура и сущности работы отделов).
• Рекомендации к устранению текущих проблем.

Проектная группа направляет концепт на согласование руководству компании.

В результате согласования концепт может быть принят руководством, и тогда команда исполнителя переходит к следующему этапу «Написание ТЗ».

В случае, если руководство не согласовало концепт, так как в нем не описан желаемый функционал или описан недостаточно подробно. Тогда команда исполнителя переходит на повторный круг внесения изменений и после заново согласует его с руководством.

Снова обратимся к примеру.

У производственной компании существует два типа контрактов, стандартный и офферный (когда менеджер сам предлагает нестандартные ценовые условия). Узкое место — согласование контрактов — проходит где-то во внутренних документах менеджера, в таблицах или в личной переписке. После ППО может быть предложено комплексное решение, автоматическую воронку статусов согласования контракта: «не обработано — на согласовании — отклонен — согласован».

В процессе согласования с руководством предложенного концепта выясняется, что информации о статусе недостаточно, дополнительно в карточке контракта необходимо фиксировать комментарии от каждого согласованта, причины отклонения и необходимые корректировки по контракту. В связи с чем требования к функционалу были расширены.

Таким образом руководство всегда в курсе текущего статуса контрактов, а менеджеры не отвлекаются от работы.

3. Написание технического задания

На этом этапе исполнитель и заказчик обсуждают все идеи по автоматизации бизнес-процессов, после чего разрабатывается последовательный план действий с четко прописанными схемами.

Грамотное ТЗ состоит из следующих пунктов:

• Актуальность — какие проблемы должна решить разработка системы.
• Организационный объем — количество подразделений и количество сотрудников в каждом подразделении, которые будут работать в новой системе.
• Ролевая модель — перечисление подразделений компании с правами каждого подразделения. Например, с сущностью контракта работает только отдел контрактования, у его сотрудников есть право читать, изменять документ и т. д., соответственно у других подразделений нет прав даже на просмотр контрактов. Руководство компании имеет право на просмотр контрактов.
• ПроцессыAS-IS(опционально) — определение процессов компании, которые должны быть заведены в новую систему и описание этих процессов в модели AS-IS, сопровождаемое схематическим описанием в нотации BPMN 2.0, а также UML-диаграммами. Описание процессов AS-IS по умолчанию в ТЗ не закладывается, но может быть добавлено по требованию заказчика.
• Функциональные требования — четкое детализированное решение для каждого бизнес-процесса, сопровождаемое схематическим описанием в нотации BPMN 2.0, а также UML-диаграммами. Описание процесса — как должна отработать система для всех сценариев.
• Нефункциональные требования — требования к материально-технической части. Описание инфраструктуры системы, отвечающей требованиям заказчика по безопасности, производительность и масштрабируемости.

Чтобы готовое техническое задание превратилось в утвержденный план действий, его нужно согласовать с лицом, принимающим решение по проекту на разработку системы.

4. Расчет сметы проекта

На основании согласованного ТЗ на реализацию системы компания подрядчика приступает к декомпозиции ТЗ и оценке стоимости и сроков проекта.

В результате этапа формируется смета проекта:

• спецификация работ, предусмотренных в рамках проекта;
• состав команды, необходимой в рамках проекта;
• сроки проекта.

Таким образом, в смете будет изложен перечень задач и ресурсы, требуемые для выполнения указанных задач, в разрезе данных: наименование специалиста — ставка часа, занятость на проекте (10, 25, 50, 100% от восьми часов), количество месяцев участия на проекте — количество часов в месяц — количество часов на проекте — стоимость.

Какие материалы получает заказчик по результатам ППО

• Техническое задание на разработку системы.
• Смету с расчетом проекта, указанием сроков реализации и информации по ключевым специалистам.

Может ли заказчик провести ППО своими силами

На первый взгляд это логично. Кто знает бизнес лучше, чем его собственник и руководство. В реальности это довольно рисковый подход. При разработке системы важен не только взгляд изнутри, но и опытный и «незамыленный» взгляд со стороны на процессы компании, которые можно автоматизировать в новой системе. Взгляд профессионала, который реализовал уже подобные проекты, обладает необходимым уровнем насмотренности, компетенций и знает «подводные камни».

Руководитель компании может хорошо знать рабочий процесс, но углубляться в понимание того, как этот процесс поведет себя в различных сценариях, у него нет времени. Невозможно смотреть на каждый участок глазами линейного сотрудника, а это важно. У руководства и рядового сотрудника разное понимание конечной цели.

В практике случались ситуации, когда исполнитель реализовал в точности ТЗ заказчика, однако ожидания заказчика, как оказалось, были иными, так как заказчик описал требование неоднозначно. В результате репутация исполнителя пострадала, а заказчику все равно нужно выделять новый бюджет на новую разработку.

Без профильного опыта и знаний заказчик не сможет предоставить разработчику перечень необходимых задач, с описанием в точности «шаг за шагом». У топ-менеджера нет временного ресурса для разбора и изучения поведения процессов и сценариев.

Из этого следуют два золотых правила:

1. Все мысли, идеи и решения команды должны быть записаны аналитиком на бумаге или в электронном сервисе заметок. Тогда информацию проще структурировать и презентовать в понятном виде как топ-менеджеру, так и разработчику.
2. Разработку проекта лучше поручить той же команде, которая проводила ППО.

Можно ли в точности скопировать систему коллег или конкурентов

На первый взгляд, такое решение кажется очевидным, но это опасное заблуждение.

Практика показывает, что даже если ваш конкурент занимается точно такой же деятельностью, организация бизнес-процессов на ваших предприятиях далеко не идентична.

В каждом отдельном бизнесе есть свои особенности, без которых он не может функционировать. Если внедрить программу один в один «как у соседа», она не будет удовлетворять вашим требованиям. В реальности пока не существует, и вряд ли когда-нибудь появится «идеальный» программный продукт, который подойдет всем без исключения и будет включать одинаковые настройки.

Сколько длится ППО

Зависит от масштаба и сложности задач. Исходя из нашей практики, самый короткий срок — 40 часов, самый долгий — 800 часов. Это долгий и ресурсозатратный процесс, поэтому схема «при заказе у нас проект в подарок» здесь неприменима.

Какие выгоды получает заказчик после проведения ППО

Предпроектное обследование это намного больше, чем просто подготовка к внедрению новых инструментов автоматизации. Заказчик получит документы и артефакты, которые позволят планировать стратегическое развитие бизнеса на годы вперед.

Что останется у заказчика после ППО

• Документ с детальным описание бизнес-процессов в компании. У заказчика будет возможность сравнить текущее состояние бизнес-процессов с тем, как они будут функционировать с участием новой системы.
• Рекомендации, как оптимизировать бизнес-процессы от экспертов по внедрению CRM.
• Несколько вариантов внедрения предложенной системы. Заказчик сможет выбрать оптимальное решение по целям, срокам и бюджету. Еще до начала внедрения проекта он будет знать стоимость и сроки реализации проекта, с учетом рисков и возможности для доработки будущей системы.
• Описание общей концепции информационных систем и их взаимосвязи. Это позволит в будущем не переделывать всю систему из-за неверного выбора ПО или отдельных решений.
• Документ с оценкой текущих ресурсов предприятия в части программного и технического обеспечения. Заказчик заранее будет понимать, нужно ли будет заложить дополнительные денежные средства на обеспечение инфраструктуры информационной системы.

Таким образом предпроектное обследование — это не только детальный пошаговый план по модернизации бизнес-процессов, но и гарантия для заказчика, что в ходе реализации проекта не возникнет недопонимания и неприятных сюрпризов. А еще оно создаст задел для дальнейшей модернизации компании на годы вперед.

Источник: www.itweek.ru

Как правильно провести предпроектное обследование

Для Исполнителя предпроектное обследование дает возможность:

· уточнить реальные ожидания Заказчика и привести их в соответствие с реальным функционалом внедряемой системы до инициации проекта;

· уточнить сроки внедрения системы и количество ресурсов, необходимых для реализации проекта;

· выявить все особенности бизнеса Заказчика, чтобы учесть их при конфигурировании системы;

· уменьшить риск выполнения незапланированных работ;

· определить и минимизировать вероятные риски, которые могут повлиять на качество и сроки внедрения;

· получение данные, необходимые для обоснования количества лицензий и структуры проекта;

· установить контакт с исполнителями со стороны Заказчика, что в дальнейшем послужит эффективной совместной работе в ходе внедрения.

Что можно узнать в результате проведения предпроектного обследования

В результате грамотного проведения предпроектного обследования фактически решается ряд задач по выбору методов реализации проекта, по уточнению окончательного бюджета проекта и срока его реализации и т.д. Результат фиксируется в отчете, который включает в себя:

· описание и оценка существующих бизнес-процессов заказчика;

· список основных задач, которые предполагается решить с помощью автоматизации компании;

· уникальные особенности бизнеса заказчика, которые нужно учесть при внедрении системы;

· описание системы документооборота на предприятии;

· оценка возможных рисков при реализации проекта с указанием возможных мер по минимизации данных рисков;

· описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы с помощью функционала внедряемой системы, поэтому потребуют доработки системы;

· количество рабочих мест, подлежащих автоматизации;

· предполагаемый бюджет проекта.

Как научиться правильно проводить предпроектное обследование

Для того, чтобы научиться правильно проводить предпроектное обследование, нужно учиться у профессионалов с большим практическим опытом в данной сфере.

20 декабря в 12:00 МСК CORS Academy будет проводить вебинар-практикум «Технологии предпроектного обследования», на котором будут разбираться различные подходы к проведению предпроектного обследования, достоинства и недостатки каждого подхода, технологии проведения и многое другое, при этом весь материал будет представлен на примере реальных кейсов.

Для кого будет полезен вебинар-практикум

• руководителей IT проектов;

• руководителей IT компаний и подразделений;

• менеджеров по продаже IT проектов.

Вебинар-практикум «Технологии предпроектного обследования» будут вести эксперты с большим опытом практической деятельности внедрения проектов разного масштаба:

• Илья Отькало, CEO, owner CORS Academy, автор Курса аналитика 1С https://cors.su/kurs-analitika-1c, а также десятков других курсов и тренингов, профессиональный опыт которого включает работу в 1С:Архитектор бизнеса – экс-директором по внедрению, Первый БИТ – экс-директором по внедрению компании, десятки консалтинговых проектов: WiseAdwice, Раздолье, Zerde, AKBIZ, Икс-Игрек-Зет, ПроСистемы, Интеграти, АльтСофт, Центрсофт, и другие.

• Максим Кантарович, методолог-архитектор IT-проектов, эксперт, консультант, архитектор информационных систем управления холдинговыми структурами, обладатель множества сертификатов и дипломов, в т.ч: ISO 9001, 14001, 18001, balanced scorecard (ССП), МСФО, УУ, линейка финансовых систем на платформе 1С, автор статей, семинаров, тренингов, преподаватель в ВУЗах, в т.ч MBA.

• Иван Царьков, руководитель группы Кодерлайн Софт-портал, имеет богатый опыт работы программистом, консультантом, руководителем проектов и специалистом в отделе продаж; с 2008 занимается внедрением программ1С:Предприятие, а с 2019г. занимается проведением предпроектных обследований.

Программа вебинара

В программе вебинара-практикума:

• Часть I. Введение. ГОСТы.

• Часть II. Типизация, технологии и результаты проведения предпроектных обследований;

• Часть III. Опыт предпроектных обследований перед внедрением новых систем на средних и небольших предприятиях.

Что разберем на вебинаре:

• Как правильно типизировать предприятия, чтобы выбрать наиболее подходящий тип предпроектного обследования;

• Различия в технологиях обследования в зависимости от размеров предприятий;

• Последовательность исполнения обследования;

• Реальные кейсы предпроектных обследований;

• Данные, которые важно собрать до проведения интервью;

• Что нужно выяснить на интервью;

• Как не наступить на «грабли», которые вас ожидают на каждом этапе;

• Примеры и шаблоны документов.

При этом, приобретя тариф «Профессиональный», вы получите не только шаблоны и образцы десятков документов, которые используют эксперты в своей работе, но и запись вебинара.

Как правильно провести предпроектное обследование

Под предпроектным обследованием обычно понимают изучение бизнес-процессов предприятия, на котором необходимо провести автоматизацию. В процессе анализируется то, что есть на данный момент, а полученные данные позволяют наметить объем предстоящих работ.

Для того, чтобы научиться правильно проводить предпроектное обследование, нужно учиться у профессионалов с большим практическим опытом в данной сфере.

20 декабря в 12:00 МСК CORS Academy будет проводить вебинар-практикум «Технологии предпроектного обследования», на котором будут разбираться различные подходы к проведению предпроектного обследования, достоинства и недостатки каждого подхода, технологии проведения и многое другое, при этом весь материал будет представлен на примере реальных кейсов.

Источник: vc.ru

Предпроектное обследование в Санкт-Петербурге

На сегодняшний день информационные технологии тесно переплелись с нашей жизнью. Они применяются везде: в повседневной жизни, на производстве, в бизнесе. Все это является результатом информационно-технического прогресса, технологии позволяют сделать нашу жизнь более комфортной, а бизнес и производство — более эффективными.

Именно поэтому сейчас все больше компаний начинает прибегать к внедрению программных продуктов и автоматизации процессов. Более того, чем уникальнее компания, тем больше ей требуется нестандартных решений. А если компания не имеет уникальных особенностей, то и не имеет конкурентных преимуществ на рынке со всеми вытекающими последствиями.

Если вы заинтересовались возможностью внедрения процесса автоматизации и различных программных продуктов, то предлагаем ответить на следующие вопросы:

• Контролируете ли вы сейчас все процессы в вашей компании?
• Можете ли вы утверждать, что все процессы эффективны?
• Есть ли возможность легко спланировать и контролировать бизнес-процесс?
• Хватает ли вам информации для принятия управленческих решений?
• Хорошо ли работает ваша текущая информационная система? Закрывает ли она все ваши потребности? Оправдывает ли все затраченные на нее ресурсы?

Если хотя бы на один вопрос ответ — “Нет”, то вам стоит задуматься о новом проекте для создания необходимой вам информационной структуры.

ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

1. Предпроектное обследование;
2. Проектирование нового функционала;
3. Разработка нового функционала;
4. Тестирование;
5. Обучение сотрудников.

Сегодня мы с вами остановимся на первом этапе — предпроектное обследование. Многие серьезно недооценивают данную процедуру, считая, что это некая разновидность коммерческого предложения от компании-подрядчика. В данной статье мы постараемся развеять данный миф и ответить на главные вопросы, связанные с предпроектным обследованием, итак, начнем.

Что такое предпроектное обследование?

Предпроектное обследование (ППО) — это комплекс мер, направленных на изучение структуры компании, ее бизнес-процессов, взаимодействия отделов и структурных подразделений между собой, а также изучение уже имеющегося программного обеспечения (ПО) предприятия, эффективность его работы и возможности для потенциальной интеграции и расширения функционала.

У заказчика, как правило, есть понимание внутренних процессов и задач, но нет понимания, какой информационный продукт использовать, тогда как у исполнителя есть опыт и компетенция по продукту, но нет точного понимания процессов компании заказчика и той конечной задачи, которую требуется решить. Предпроект позволяет провести полноценный информационный обмен и сформировать общее видение будущего проекта, его границ и функциональных возможностей с учетом специфики заказчика и опыта и компетенций исполнителя.

Какие задачи решает предпроектное обследование?

В рамках проведения ППО решаются следующие задачи:

1. Определение потребностей заказчика, постановка рамок проекта;
2. Формулирование целей и способы их достижения, каким образом внедрение проекта сможет помочь заказчику достичь своей цели;
3. Описание имеющейся информационной системы на предприятии, ее функционала и потенциала;
4. Описание проблем, пожеланий и требований заказчика;
5. Определение необходимых инструментов для достижения поставленных целей (ПО, технические ресурсы и тд);
6. Разработка плана внедрения новой информационной системы с описанием работ по этапам;
7. Формирование предварительной стоимости работ.

Как мы работаем?

Специалисты нашей компании применяют комплексный подход к определению структуры деятельности предприятия. Мы разбираем производственные и бизнес-процессы на отдельные этапы, что позволяет оценить как текущую эффективность взаимодействия отделов между собой, так и выявить слабые места в отслеживании, автоматизации и выполнении бизнес-процессов.