Как проводить бизнес обследование

Перед выводом на рынок нового продукта или запуском бизнеса предпринимателю нужно понять настроения на рынке и рассчитать риски, иначе он может потерять деньги. Определить, что хочет покупатель, чем руководствуется при принятии решения и какая компания лидирует на рынке, помогают маркетинговые исследования.

Маркетинговые исследования (англ. marketing research) — это набор инструментов для сбора, анализа и толкования данных о рынке, продукте или услуге.

С помощью этой информации предприниматель может определить покупательскую способность, перспективы развития или действия конкурентов. В общем всё то, что может повлиять на его успех.

Чтобы маркетинговые исследования показывали реальную рыночную ситуацию, нужно уметь их правильно проводить. Как это сделать, разбираем в статье.

Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.

Зачем проводить маркетинговые исследования?

Маркетинговые исследования помогают бизнесу принимать взвешенные решения. Чтобы не гадать, что принесет больше прибыли, компания проводит исследование и на его основе выбирает проект с наибольшим потенциалом.

Как увеличить прибыль? / Обследование бизнес-процессов

Изображение: mos.ru

Многие компании используют маркетинговые исследования, чтобы протестировать новые продукты или получить от потребителей информацию о том, какой продукт им нужен сейчас.

Например, бизнес может запустить исследование рынка, чтобы проверить жизнеспособность продукта или услуги. Если исследование рынка подтвердит интерес потребителей, можно реализовывать бизнес-модель. Если нет, компания должна использовать результаты, для улучшения продукта. Нужно учесть пожелания покупателей, а затем вывести на рынок обновлённый продукт.

Маркетологи используют информацию из исследований для разработки маркетинговых стратегий, которые с высокой вероятностью достигнут цели привлечения клиентов и создания действенной воронки продаж.

Воронка продаж на примере компании, продающей топливо. Изображение: semalexandro.ru

Из отчета видно, что воронка неэффективна — слишком много этапов и низкая конверсия. Большинство покупателей отваливается — ER меньше 1%. Маркетолог может усовершенствовать воронку, сократив количество касаний, или разработать другой план. Принимать решение он будет после дополнительных исследований.

Компания может проанализировать настроение покупателей. Это поможет понять, как люди воспринимают бренд или реагируют на рекламу.

Компания может проводить исследование, чтобы понять потребности аудитории, а затем усовершенствовать продукт с учетом их ожиданий.

Например, если клиенты интернет-магазина не возвращаются после первой покупки, опрос помогает определить причину — долгая доставка, неудобный возврат и др.

Обследование бизнеса — зачем его проводить? // Выпуск 2

Еще компании запускают маркетинговые исследования по следующим причинам:

Хотят рассчитать уровень спроса перед запуском нового бизнеса.
Ищут или планируют осваивать новый рынок.
Определяют рыночные тенденции для разработки маркетинговой стратегии. Эта информация поможет им опережать конкурентов и быстро реагировать на изменения рынка.
Определяют наилучшее время вывода продукта на рынок — как, когда и где презентовать товар.
Совершенствуют бизнес — исследования запускают, чтобы знать что важно потребителям.
Запускают рекламу и хотят понять реакцию покупателей.

Виды маркетинговых исследований

Маркетинговые исследования делят на несколько видов: первичные и вторичные, качественные и количественные.

Первичные исследования

Первичные — это данные из первых рук, полученные непосредственно от участников процесса — покупателей, тестировщиков, производителей и т. д.

Первичные исследования проводят маркетологи или специально нанятые исследовательские компании. Способы получения информации, а также сами вопросы они прорабатывают заранее: организуют наблюдения, интервью, фокус-группы, а затем запускают количественные исследования — тесты и опросы. С помощью количественных исследований специалисты выясняют, насколько информация, поступившая из других источников, достоверна и объективна.

В работе специалист использует все доступные методы — опросы, фокус-группы, интервьюирование, наблюдение и др.

Изображение: creativecallproject.ru

Вторичные исследования

Вторичные — это сведения, поступившие из сторонних источников — газет, журналов, отчетов, новостей и даже интернета. Эта информация общедоступна, её могут использовать конкуренты. Маркетолог не может контролировать источники, а значит не может гарантировать достоверность полученных сведений.

Использовать вторичные исследования при анализе ситуации нужно, но их необходимо перепроверять.

Изображение: ural.org

Главное преимущество вторичных исследований — они дешевле.

Качественные исследования

Эти исследования помогают проводить глубинный анализ. Их проводят, если нужно понять эффективность запущенной рекламы, запустить новый продукт или усовершенствовать имеющийся.

Например, с помощью качественных исследований можно определить потребности покупателей, их ценности и другие факторы. Результат — сформулированный портрет покупателя.

Изображение: jurmarketing.ru

Качественные исследования помогают ответить на вопросы «почему?» и «каким образом?» что-то произошло.

Например, почему покупатель должен выбрать наш продукт? Или каким образом человек узнает о товаре?

Для качественных исследований не нужно привлекать много людей, хватит небольшой выборки. Специалисты исследуют мнение, мотивы и поведение покупателей. И на основе этих данных формулируют выводы — чаще субъективные.

На субъективность решений влияют личные суждения специалиста, проводящего исследование. Интервьюер должен подобрать вопросы так, чтобы выстроить беседу по заранее намеченному плану. При этом его задача — максимально абстрагироваться от ситуации, чтобы случайно не подтолкнуть участников исследования к правильным, по его мнению, выводам.

Количественные исследования

Количественные исследования — это сбор статистических данных, выраженных в числах. Количественные методы отвечают на вопросы: Сколько? Кто? Как?

С помощью количественных исследований маркетологи оценивают:
Емкость рынка в натуральном и денежном исчислении.
Долю рынка компании и распределение долей между остальными участниками, выраженное в процентах.
Перспективы нового продукта.
Факторы, которые больше всего влияют на решение покупателей.
Соответствие товара потребностям покупателей.

Изображение: centre1.com

Например, Центр-1 может определить, какой процент пользователей из числа выборки читает материалы сайта для развлечения.

Комбинированные исследования

Для всестороннего анализа ситуации нужно комбинировать все виды исследований. Если ограничиться только вторичными исследованиями, бизнес не сможет определить новые перспективы развития и по-новому взглянуть на рынок.

Первичные исследования помогают понять психологию людей и интересы покупателей. При этом вторичные исследования значительно экономят время.

Например, компания L’Oréal в 2019 году, чтобы понять предпочтения клиенток, мониторила соцсети и запустила анкетирование. Полученную информацию бренд использовал для усовершенствования формулы тональной основы L’Oréal Paris Alliance Perfect.

Сначала команда специалистов отслеживала мнение покупательниц в популярных соцсетях: их интересовало, каким ингредиентам они доверяют и какие в целом слова используют, когда говорят о тональной основе.

Затем компания запустила онлайн-опросы, чтобы сузить предпочтения клиенток — нужно было выбрать 3 характеристики, которые наиболее важны покупательницам.

Результаты исследования помогли обнаружить, что покупательницы ценят такие свойства тонального крема, как это легкая текстура, незакупоренные поры, не растекается. А самым обсуждаемым и ценным для клиенток компонентом стала гиалуроновая кислота.

Изображение: marketingsherpa.com

Классические методы исследований

Для сбора информации бизнес может использовать любые доступные методы — проводить глубинные интервью, телефонные опросы, онлайн-тестирования, нейромаркетинг, холл-тесты и т. д.

Изображение: sarmont.by

Фокус-группа

Фокус-группа — это интервьюирование группы схожих людей из 6–8 человек. Они могут быть одного пола, возраста, жить в одном городе или иметь одинаковые покупательские привычки.

Изображение: social.novreg.ru

Интервью идет по заранее разработанному сценарию — участники обсуждают заданную тему под руководством модератора. Фокус-группы — это дорогой, но эффективный метод получения отзывов о характеристиках продукта или новых товарах.

Опрос

Опрос — это устное или письменное обращение к целевой аудитории. Опросы можно проводить по телефону, онлайн или лично. Главное, составить темник вопросов так, чтобы получить максимально подробное представление о том, что клиент думает о продукте, услуге или компании.

10 лет назад компания Coca-Cola запустила опрос, в ходе которого узнала мнение больше 2000 человек. Представители бренда задали один вопрос — как бы вы хотели улучшить продукт?

Около половины опрошенных предложили создать именные бутылки — тару, на которой будет написано их имя.

Coca-Cola понадобился год, чтобы разработать и внедрить стратегию. В 2013 году на рынок вышел напиток с именами людей.

Изображение: alcoexpert.ru

Наблюдение

Наблюдение — еще один способ проанализировать поведение пользователей. Предполагает прямое наблюдение или запись поведения потребителей при использовании продукта или услуги в естественной обстановке.

Этот метод — альтернатива фокус-группам. Он дешевле, но сообщает аналогичные данные: как человек использует продукт, насколько он удобен в использовании, какие минусы есть у продукта. Единственный недостаток наблюдения — невозможно понять, о чем думают покупатели. Чтобы проанализировать мотивы их действий, нужно проводить опросы.

Например, КСК-групп проводила маркетинговое исследование алкоголя в торговых точках. Перед компанией стояли сразу две задачи — проверить выкладку товаров и проанализировать маркетинговую активность конкурентов.

Изображение: kskgroup.ru

КСК-групп проверили 1500 магазинов и нашли нарушения в работе дистрибьюторов — они неправильно выставляли товар и не всегда правильно указывали стоимость. Эти данные помогли компании скорректировать цены и ассортимент, а также продумать систему контроля дистрибьюторов. Компания увеличила прибыль на 20%, а ROI на 1567%.

Интервью

Интервью — это общение один на один с покупателем по телефону или лично. Компания может задавать уточняющие вопросы, отходить от плана беседы, если это поможет лучше понять мотивы покупателя. Этот метод сильно зависит от способности и опыта интервьюера.

Этапы маркетингового исследования

1. Определить проблему

Определение проблемы — самый важный этап маркетингового исследования. Чтобы собрать информацию, нужно понимать, что вы пытаетесь узнать и зачем. А уже исходя из этого формулировать, какая информация вам нужна и как вы можете ее получить.

Например, с помощью маркетингового исследования компания может выяснить, почему продажи не растут.

2. Определить аудиторию

Перед запуском исследования компании нужно определить репрезентативную выборку — небольшое количество участников, которые максимально точно соответствуют характеристикам целевой аудитории.

Выборка двух видов:

Вероятностная выборка — исследователь придумывает систему отбора, критерии для выбора и набирает участников исходя из этих данных. Маркетинговое исследование покажет, что важно покупателям, а не случайным людям.
Невероятностная выборка — исследователь выбирает участников для исследования рандомно. Маркетинговое исследование будет неточным.

Размер выборки определяется индивидуально исходя из проблемы исследования. Но, чем больше выборка, тем выше вероятность того, что включенные люди — те, кто вам нужен.

3. Разработать план

План определяет структуру исследования. В нем нужно указать характеристики целевой аудитории, критерии выборки, методы, которые будете использовать, и планируемый бюджет.

4. Собрать сведения

Количественные данные собирать проще. Если у вас ограниченный бюджет или нет возможности собирать фокус-группы, используйте количественные методы. Если есть возможность провести качественные исследования, собирайте информацию из всех возможных источников.

Чтобы узнать, как клиенты отреагируют на изменение призыва на кнопке, можно запустить A/B-тестирование на сайте.

Например, Unbounce запускала А/В-тест для одной из посадочных страниц, на которой рекламировала промо-доступ. Компания изменила всего одно слово — «твой» на «мой» в предложении «Получи твой 30-дневный демо-доступ». За 3 недели сплит-тест показал повышение кликабельности на 90%.

Изображение: seopro.ru

А/В-тест можно запускать для исследования любых элементов сайта — заголовков, карточек товаров, фотографий, цен и т. д.

5. Интерпретировать результаты

Следующий этап — анализ данных. Задача исследователя ответить на вопросы:

Как выявленные тенденции влияют на развитие компании?
Насколько они значимы?
Могут ли они быть случайными и неважными для принятия решений?
Насколько собранные данные соотносятся к другой информацией, которой вы обладаете?
Что еще нужно исследовать? Какие еще нужны данные для принятия решения?
О чем говорят результаты исследования?
Есть ли инсайты, которые могут привести к значимым изменениям?

При анализе данных не пытайтесь задействовать интуицию. Вам нужно абстрагироваться от ситуации и быть максимально беспристрастным. Иногда полезно написать краткое резюме по проведенному исследованию.

Есть разные способы выделения этих тенденций. Вот некоторые из них:

Бенчмаркинг — анализ данных с учетом действий конкурентов и партнеров.
Регрессионный анализ — анализ, который помогает определить, есть ли связь между несколькими переменными, а также насколько важна выявленная закономерность и как она влияет на другие результаты исследования.
Дисперсионный анализ — это способ проверки различий между тремя или более независимыми группами, чтобы увидеть, являются ли они статистически значимыми. Чем сильнее результаты исследования различаются относительно среднего значения, тем выше случайность полученных данных.
Кластерный анализ — объединение схожих данных в группы.
Факторный анализ — сведение множества переменных к нескольким главным, чтобы облегчить работу с данными.
Совместный анализ — помогает понять и спрогнозировать, почему люди делают конкретный выбор.
Перекрестный анализ — этот инструмент используют для анализа различных и взаимоисключающих переменных, таких как: «мужчины» и «женщины» или «до 30» и «старше 30».
Анализ тональности — эмоций, тона и слов, который часто используют при оценке настроений покупателей, их отзывов и мнений.

6. Сформулировать выводы

На последнем этапе маркетолог составляет отчет. В нём он описывает:

Ситуацию до исследования, в том числе указывает причины, по которым исследование инициировали.
Выборку, которая участвовала в исследовании.
Методы сбора информации.
Способы анализа.
Выводы.

Выводы — это те рекомендации, которые помогут решить проблему и на основе которых можно разработать эффективную маркетинговую стратегию.

Попробуйте провести своё маркетинговое исследование и высоких вам конверсий!

Источник: lpgenerator.ru

Обследование бизнеса перед проектом. Зачем, если и так работает?

Что такое «обследование бизнеса», в рамках проекта внедрения информационной системы. Какую пользу можно получить от обследования, и чего стоит требовать Заказчику от Подрядчика, который обследование проводит.

13 просмотров
Что такое обследование

Обследование, это первый этап в проекте внедрения 1С, в ходе которого процессы подлежащие автоматизации в компании детально изучаются и описываются. Для выявления процессов бизнес-аналитики общаются с ключевыми сотрудниками Заказчика, руководителями подразделений на серии встреч. Затем фиксируют собранную информацию в документ.

Зачем нужно обследовать процессы

Иногда встречается мнение, что «Обследование» — это бесполезный для клиента этап. «Мы то и так знаем, как мы работаем, это вы без обследования не можете нас автоматизировать».

Даже если бы заказчик знал, как он работает, разве качественная, подходящая бизнесу автоматизация, не является общей целью? Заказчик и исполнитель идут к одной цели – успешному проекту внедрения системы. Если какое-то мероприятие нужно, чтобы повысить вероятность успеха, оно нужно обоим сторонам.
На самом деле скорее всего вы не знаете, как вы работаете, так как принятые подходы и методы принятия решений находятся в сфере коллективного бессознательного.Большинство компания работает «как сложилось» в ходе роста, найма новых людей, распределения функций между ними. Никто не знает, как работает компания в целом. Представление о прохождении одних и тех же процессов у собственника, у руководителей отделов и у рядовых сотрудников может быть совершенно разным.
В ходе обследования выявляются изменения и улучшения, которые можно сделать, не дожидаясь внедрения 1С.Осознание, выявление бизнес-процессов, это работа, запускающая поиск улучшений и изменений. Частая ситуация в ходе интервью «Мы что, правда так работаем? – Да. – Не может быть! – Точно так – Давайте это поменяем, мы же теряем заказы/деньги/время».Мы просим кого-то из руководства компании присутствовать на всех интервью как раз для того, чтобы такие идеи обнаруживать и реализовывать в компании сразу.
В ходе обследования формируется атмосфера вовлеченности в проект, ключевые пользователи становятся соавторами проекта, и это полезно для дальнейшего внедрения.Внедрение нового программного продукта – это проект организационных изменений. Изменения всегда идут сложно. Люди не любят изменений. Для снижения сопротивления во время запуска, отличной идеей является вовлечение ключевых пользователей с самого начала.
Обладающий кругозором подрядчик может предложить идеи, рекомендации по перестроению бизнеса, или вводу новых метрик, опираясь на опыт других проектов.Консультанты, интеграторы, компании, занимающиеся автоматизацией управления и учета, имеют большую «насмотренность». Каждый день, месяц, год, они изучают различные практики и подходы к работе. В ходе обследования они могут дать интересные рекомендации, или поделиться взглядом со стороны.
На основании хорошего обследования, вы сможете написать должностные инструкции для ролей, и создать документы для изучения работы компании и входа в должностьМало внедрить информационную систему – нужно сделать так, чтобы пользователи знали свои участки бизнес-процессов, проходящих через компанию, и могли выполнять свои задачи. Хорошее обследование может лечь в основу корпоративных регламентов работы для разных должностей.

Пытаться выбирать и внедрять 1С, и любую другу систему управления, без обследования, всё равно что прийти к врачу и попросить сразу выписать нужное лекарство, без диагностики. Вы ведь и так знаете – вот болит спина, нужна таблетка от боли. Потому что «обследование, мне это не нужно, я за лечение плачу, а не за то чтобы вы меня обследовали».

Как проходит обследование

Как Заказчику понять, что обследование идет верно, и вы получите нужный результат?

Начало проекта – стратап-встреча.Предложение начинается с большой буквы, а проект – со стартап-встречи. Это важное мероприятие, на котором происходит знакомство команды, поясняются роли, утверждается устав и план.
Серия интервью, на них приходят аналитики с подготовленными вопросами.Само обследование должно состоять из последовательности встреч. Подрядчик предложит вам список встреч, которые необходимо провести, и попросит заполнить его контактными лицами и удобными датами.Обратите внимание, сессии вопросов-ответов должны идти гладко и четко. Это говорит о том, что аналитики приехали подготовленными, они не придумывают вопросы на ходу, а идут по своим опросникам, собирая в голове и в документе схему процессов.
Состав вопросов, и ход интервью.Хорошо, если вопросы – понятны. Аналитики должны спрашивать вас про то, как работает ваш бизнес. А не про то, какие «галочки» в 1С им нужно поставить. Если вопросы не понятны, или относятся к настройкам 1С, например, «скажите, вы будете использовать ордерную схему на складе?» это плохой признак. Возможно перед вами не бизнес-аналитик, а 1С консультант.Так же обратите внимание как подрядчик управляет ходом интервью. Он должен следить за таймингом, вести встречи, и не давать вашим сотрудникам отклоняться от темы встречи и начинать рассказывать про жизнь и интересные истории.
Финальный документ и работа по нему подрядчика и заказчика.Возможный состав финального документа описан ниже, обратите внимание на то, каким образом организован процесс сдачи вам этого документа.Правильный подрядчик – будет настаивать на внимательном прочтении, удивится если вы попытаетесь согласовать «не глядя», будет готов встречаться с вами, обсуждать документ, пояснять не ясные вопросы, вносить корректировки, а иногда и отстаивать свою позицию. Правильный подрядчик – умеет говорить клиенту «нет, так делать не стоит», если видит, что решение может принести вред проекту.

Что вы, как заказчик, можете сделать чтобы повысить шансы на успех проекта, и получить максимум пользы:

Назначьте «Руководителем проекта» со своей стороны – руководителя высокого уровня влияния в компании.
Сделайте так, чтобы он приходил на все интервью и встречи (освободите время, примите высокую важность проекта для компании).
Пусть ваш РП (или вы, если вы решили им быть) фиксирует замеченные «странности» в работе и принимает решения об их устранении.
РП заказчика необходимо подчеркивать важность проекта своим примером, «усмирять» сотрудников-сопротивленцев.
Внимательно изучайте документы от подрядчика, это подписывайте их так как «много текста, лень читать». Предложения сотрудников по документу так же проверяйте до отдачи подрядчику, если разослали документ на ознакомление.
Не отдавайте подрядчику противоречащие друг другу замечания, организовывайте встречи рабочей группы внутри компании, принимайте решения и отдавайте согласованные предложения/замечания/идеи.

Результаты обследования

Иногда результаты обследования остаются в голове у тех, кто его проводил. Это плохой результат, так как вы не сможете им воспользоваться, и не сможете передать проект другому подрядчику, если вам что-то не понравилось.

Что должно быть в результирующем документе?

Полный список или схема всех процессов, подлежащих автоматизации в ходе проекта. В виде картинки, схемы и/или текстового описания процессов.
Схемы и описание каждого бизнес-процесса.Какую методологию описания лучше использовать?Я не стал бы требовать описания процессов в IDEF0, UML, или другой нотации. Главное требование – схемы и описания процессов должны быть понятны вам, как заказчику, без дополнительного «обучения чтению диаграмм».Нужно ли описывать «как есть» и «как будет»?Есть разные подходы. Многие консультанты описывают процессы «как есть» и «как будет». Проблема описания «как есть» заключается в том, что оно почти бесполезно. В ходе встреч сразу принимаются решения, процессы могут поменяться, и «как есть» окажется слепком момента в прошлом. Мы считаем, что описывать нужно процессы «как будет» с ЗБР (зоной ближайшего развития).Насколько подробным должно быть описание?Каждый шаг процесса должен быть действием, имеющим конкретный результат – созданный документ, принятый на склад товар, принятое решение. Опускаться в детализации до «нажал кнопку А, посмотрел на монитор, взял в руки мышь, отодвинул кружку…» — не нужно.Нужны ли описания требований к 1С (на уровне технических заданий, или схем интерфейсов)?Это зависит от общей схемы проекта и согласованных между вами и подрядчиком результатов каждого этапа. Есть компании, которые в рамках одного этапа и описывают процессы, и пишут требования на доработку/настройку учетной системы. Мы в нашей практике разделяем эти этапы – исследование бизнеса это одно, а то какую 1С выбрать для решения бизнес-задач, как ее настроить, это другое. У нас это 2 разных этапа проекта, и 2 разных документа.
Ролевая матрица. Список или таблица ролей в компании, с указанием того в каком процессе какая роль участвует, за какой процесс какая роль отвечает. Под ролью имеется ввиду не должность. Человек на должности «коммерческий директор», может иметь и роль «КД» и роль «Продавец» и роль «HR».
(желательно) Список изменений, улучшений и предложений, а также задач заказчика в ходе проекта. Не каждая компания подрядчик собирает такой список, так как он не относится непосредственно к внедрению 1С. Мы его готовим для того, чтобы заказчик получил больше пользы от этапа.

Желаю вам хороших подрядчиков, успешных проектов и бизнес-пользы от автоматизации.

Если вас заинтересовала наша методика обследования и результаты – вы можете оставить контакты, наш менеджер свяжется с вами и в ходе пресейл-встречи покажет реальный документ «Отчет об обследовании».

Источник: vc.ru

Предпроектное обследование при внедрении 1С:ERP 2 и его результаты

«Семь раз отмерь, один отрежь» — старая русская пословица, не потерявшая свою актуальность и в век информационных технологий. Именно на этапе обследования специалисты по внедрению 1С:ERP «измеряют» особенности бизнеса и процессов компании-заказчика, соотносят их с функционалом внедряемой системы, оценивают готовность предприятия к грядущим изменениям и вырабатывают концепцию развертывания на предприятии ERP-системы. О том, для чего предназначено предпроектное обследование, почему оно важно, что нужно оценивать при его проведении и заказчику, и исполнителю и как соблюсти баланс интересов, мы расскажем в нашем материале.

Предпосылки предпроектного обследования

В определённый момент у собственников или руководства предприятия возникает мысль о внедрении новой информационной системы. При этом у них может быть как чёткое понимание, каким образом эта система может решить имеющиеся проблемы, так и, что бывает даже чаще, осознание определённых задач и желание решить их путём внедрения новой системы.

В этом случае новая система представляется волшебной палочкой, которая эти проблемы может решить в один момент. Но сколько стоит внедрение? Сколько оно длится? Какие усилия необходимо приложить заказчику? Готово ли предприятие к возможным изменениям, связанным с использованием новой системы?

На эти вопросы зачастую конкретных ответов нет. Дело в том, что у собственников и руководителей не всегда есть опыт внедрения современных ERP-систем, поэтому представление о сроках, объёмах работ и других сопутствующих обстоятельствах может не совпадать с реальностью. Кроме того, на рынке есть разные программные продукты, в которых тоже необходимо разбираться.

Читайте также: Как спасти бизнес рбк

К тому же надо понимать, достаточно ли ресурсов, имеющегося оборудования для новой системы или нужно приобретать новые сервера и модернизировать сети. А если приобретать, то какие? Ответы на эти вопросы предоставит предпроектное обследование – относительно небольшой этап работ, который позволит оценить сроки и стоимость проекта, определить программную и аппаратную составляющие внедряемой системы, выявить основные проблемы и прочие обстоятельства, актуальные для проекта.

* Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных

Цели предпроектного обследования

Определить ключевые бизнес-цели заказчика, измеримые и достижимые результаты
Определить рамки проекта: сроки, стоимость, трудозатраты
Оценить состояние текущей информационной системы предприятия
Выработать варианты целевой архитектуры автоматизированной системы
Выработать варианты концепции развертывания системы
Определиться с методологией проектного управления, наиболее подходящей под конкретный проект
Определить необходимые ресурсы проектной команды как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика
Выявить слабые места проекта, оценить его риски

Автоматизация бизнес-процессов, внедрение новой системы – это не самоцель, главное назначение подобных решений – это получение информации: разнообразной, достоверной и оперативной, – такой, которая позволяет принимать правильные и перспективные управленческие решения.

У разных специалистов компании-заказчика может быть различное представление о том, как именно должно проходить внедрение, какие процессы и каким образом оно должно затрагивать.

При этом цели различных сотрудников необходимо ранжировать и проектировать систему таким образом, чтобы максимально удовлетворить бизнес-цели компании, а не конкретных сотрудников.

Сроки и стоимость предпроектного обследования

Как правило, обследование в рамках проекта внедрения 1С:ERP состоит их двух этапов: непосредственное изучение ситуации на предприятии и составление результирующего документа «Концепция проекта».

На первом этапе на предприятие приезжают представители компании-внедренца и в течение нескольких дней интервьюируют ключевых сотрудников, фиксируют процессы, изучают работу действующей информационной системы. Объем работ в данном случае зависит от размера предприятия.

Например, в компании с числом сотрудников в 200-300 человек обследование проводится силами 1-2 специалистов в течение недели, после чего в течение месяца составляется «Концепция». Для крупного предприятия сроки больше.

В нашей практике было обследование на угольно-добывающем предприятии с более чем 5000 сотрудников и необходимостью автоматизировать порядка 700 рабочих мест. Так вот, там работали 8 специалистов, а общие сроки обследования составили 3 месяца.

По итогу беседы с каждым сотрудником подписывается протокол, в котором отмечаются особенности функционирования подотчетного ему блока процессов, пожелания к работе будущей системы.

Сроки работ в рамках предпроектного обследования определяют и его стоимость. Если мы рассматриваем внедрение системы 1С:ERP на предприятии в 200-300 сотрудников и 50-60 предполагаемых пользователей системы, то это, как правило, 200-220 человекочасов работы специалистов компании-исполнителя, которые умножаются на ставку часа для проектных работ.

Результаты обследования. Документ «Концепция проекта»

Протоколы бесед, диктофонные или видеозаписи, копия информационной базы или скриншоты рабочих интерфейсов и прочие материалы, — всё это специалисты подрядчика после подписания договора о неразглашении увозят к себе.

Результатом работы становится документ «Концепция проекта», который отвечает на поставленные в начале статьи вопросы. Он показывает текущее состояние учета по обследуемым блокам и может указывать места, в которых рекомендуется изменить порядок ведения учета. Документ содержит предложения подрядчика по программной и технической архитектуре внедряемой автоматизированной системы и конкретные предложения, позволяющие, хотя бы на верхнем уровне, ответить на следующие вопросы:

Как мы планируем разворачивать систему? Сразу или по блокам, в какой последовательности будут запускаться функциональные блоки, и какие дополнительные интеграции – постоянные и временные – с существующими системами потребуются? Часто необходимо рассмотреть различные варианты
Какая методология проектного управления будет применяться: Agile, «водопад», различные «гибридные методологии»
Что будет являться измеримым и достижимым результатом проекта?
Какие ресурсы (специалисты) планируются к выделению в команду проекта как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика

Наши специалисты отмечают, что очень важно, чтобы документ содержал описание ключевых особенностей автоматизируемых процессов для более корректного определения сроков и стоимости работ.

В практике наших коллег был такой случай, когда внедрение было начато на основе результатов обследования, сделанного компанией, которая сама отказалась от реализации проекта. Так как документ был утвержден к исполнению, работы были начаты без собственного изучения ситуации, а в ходе внедрения выяснилось, что многие процессы не заработают должным образом из-за того, что какой-то блок не был должным образом описан в отчете.

По итогу проект был все-таки завершен успешно, но «осадочек остался»: и заказчику пришлось заплатить больше, чем он планировал, и подрядчик недополучил всю сумму за работы, так как был вынужден согласиться на меньшую оплату из-за того, что было принципиально важно успешно закончить начатый проект.

Кроме того, в документе «Концепция проекта» может содержаться информация о планируемом бюджете проекта (с известной степенью погрешности) и укрупненном план-графике проекта.

Образец концепции проекта
Мы вышлем Вам образец концепции на указанную почту.

Скрытые нюансы предпроектного обследования

Как и в любом большом деле, да еще и завязанном на большом количестве персоналий, в предпроектном обследовании есть свои нюансы.

Случается, что ключевые сотрудники осознают некую существующую проблему в учете, но не могут ее сформулировать. Тогда они сообщают о ней руководителю проекта компании-внедренца, тот делает себе пометки, чтобы на этапе работы с блоком устранить данный недочет, но в официальный отчет эти сведения не попадают. Главное в этой ситуации – не забыть решить этот вопрос, когда до него дойдет дело.

Одним из негативных нюансов, выявляемых на этапе предпроектного обследования, можно считать скрытое лидерство кого-то из сотрудников или скрытые конфликты, которые угрожают нормальному ходу работ.

Однажды мы проводили обследование на предприятии, где заведующая одного из складов работала в только ей удобной программе и категорически игнорировала любые попытки стандартизировать складской учет. Коллеги только пожимали плечами, заявляя, что трогать эту даму нельзя никому.

Кстати, внедрение на этом предприятие так и не было начато, так как совпало с очередным падением рубля, и компания отказалась от проекта по экономическим соображениям.

Успешной реализации проекта может угрожать и отсутствие наделенного необходимыми полномочиями куратора проекта. Об этой проблеме мы написали отдельный материал . Но она актуальна и на этапе обследования, так как руководитель проекта как специалист, который хорошо знает всю работу предприятия, может помочь подрядчику лучше вникнуть в некоторые сложные или спорные процессы.

Кстати, если по каким-то причинам заказчик оказывается не удовлетворен или сомневается в качестве проведенного обследования, он может обратиться в другую компанию с аналогичным запросом. Это может помочь лучше оценить компетенции каждого из потенциальных подрядчиков. На последующих этапах проекта такое вряд ли возможно.

В заключении стоит сказать, что предпроектное обследование – это важный этап работ, который закладывает основу будущему проекту. Именно от него в значительной степени зависит успешность внедрения. Как правило, именно на этапе обследования предприятия выясняется готовность и руководства, и сотрудников компании-заказчика к проекту.

Смогут ли они уделить достаточно внимания работе над проектом, готовы ли они менять подходы к привычным процессам, обладают ли они «запасом прочности», который позволит им в течение всего хода работ (а проект может длиться от года до нескольких лет) сохранять повышенную работоспособность и профессионально воспринимать все изменения.

Обследование также проявляет и компетенции компании-исполнителя. Дает заказчику возможность понять, почувствовать, стоит ли начинать работы с конкретным подрядчиком и как будущее сотрудничество скажется на развитии бизнеса.

Источник: www.gigansk.ru