Концерты, конференции, выставки или спортивные праздники – ответственная работа и незабываемый опыт. За организацией таких мероприятий стоит немало задач, которые нужно тщательно контролировать. Не допускайте ситуаций, когда что-то нужно решать в последний момент.
Независимо от типа события, есть ряд конкретных вещей, о которых важно помнить и о которых мы расскажем в статье.
1. Площадка
После выбора темы мероприятия проанализируйте, кто ваша аудитория, оцените ее масштабы и приступайте к решению одной из задач — выбор площадки для проведения. Выбирать площадку нужно не при помощи интуиции, а опираясь на опыт (свой или других организаторов).
Недостаточно посмотреть фотографии объекта. Если площадка не знакома, то заранее оцените ее “вживую”, во избежание недоразумений. Необходимо позаботиться о том, чтобы место проведения было удобным и практичным для спикеров и зрителей. Заранее уточните наличие указателей, чтобы никто не заблудился перед началом. Иначе вместо отслеживания плана программы, вы будете тратить время на координирование “потеряшек”.
МОЙ ПРОВАЛ В БИЗНЕСЕ (Агентство Праздников). Самый неправильный шаг. Мои ошибки в бизнесе #3
Оставьте несколько вариантов на выбор. Затем вы без проблем решите, какая больше всего подходит. Если площадка открытая, то в случае изменения погодных условий, следует заранее установить навесы. Не забудьте заключить подробный договор с площадкой, прописав все до мельчайших нюансов.
2. Техническое оснащение
Ни одно масштабное мероприятие не проходит без специального оборудования. Вам не обойтись без хорошо поставленного света и звука. В случае оренды профессиональной аппаратуры проконтролируйте предоставление разрешительных и согласованных документов на установку и монтаж.
Установка технического оснащения — только часть работы. Ведь без постоянной подачи электричества ничего работать не будет. Продумайте бесперебойное подключение приборов, чтобы избежать энергетической перегрузки. Некоторое оборудование требует согласований на городском уровне. Учитывайте данные требования при подборе техники, особенно это правило касается использования спецэффектов.
Помните, организатор решает технические и бытовые вопросы. Не забудьте заключить договор и подключить к работе кейтеринговую службу, которая займется обслуживанием зоны отдыха и питания, а клининговую службу для поддержания чистоты и комфорта во время и после ивента.
3. Программа и спикеры
На этом этапе вы уже знаете, кто будет главным гостем мероприятия, как и его программу. Всегда поддерживайте связь с выступающими и спикерами. Если организацией занимается несколько человек, то у вас не должна разниться информация о дате, месте, времени и продолжительности ивента.
Заблаговременно до начала события составьте четкую программу по минутам (тайминг), чтобы не возникло непредвиденных сдвигов. Ознакомьтесь с презентациями выступающих или концертной программой музыкантов, и убедитесь, что отведенного времени хватит. Учитывайте перерывы. Зрители устают от насыщенного расписания – это тоже необходимо учесть.
Если мероприятие требует регистрации или купленного билета, продумайте заранее механизм проверки участников. Наконец, назначьте ответственных и отрепетируйте все до мелочей. Выбиваться из графика нельзя.
4. Создание сайта/страницы события
На дворе 21 век. Время раздачи бумажных приглашений и листовок давно прошло. Пора браться за современную артиллерию в виде сайтов, лендингов, страниц в соц.сетях и т.д.
Создать такую страницу (лендинг) проще всего с помощью специальных конструкторов. Они не требуют навыков программирования, работать с ними может каждый. Для примера возьмем специализированный сервис Nethouse.События. Он заточен под организаторов. Сервис разрешает создавать страницы ивентов с регистрацией, или без, продажей билетов онлайн и т.д.
За полчаса с помощью удобного редактора вы самостоятельно создадите страницу мероприятия, управляя настройками и блоками: обложка, описание, спикеры, партнеры, программа, фото и видео, контакты, отзывы и т.д. Тему (дизайн) можно изменить в любой момент в пару кликов мыши. В результате вы получите адаптивную страницу, которая одинаково отображается на компьютерах, смартфонах и планшетах.
Прямо с созданной страницы можно поделиться ссылкой на мероприятия во всех популярных социальных сетях. Продвижение играет важную роль в успехе события, поэтому мы посвятили этому отдельный раздел статьи.
5. Создание визуального образа
Мало вещей, за исключением яркой мелодии, запоминаются быстрее, чем сильный визуальный образ. Лого уникален в том смысле, что он производит впечатление на людей, будь-то в электронном письме или плакате на улице.
Такое изображение сопровождает вас и организованный ивент на всем пути — с веб-сайта до сумок и футболок. Он станет образом, которые делегаты будут ассоциировать с мероприятием или конференцией.
Люди посещают их по разным причинам, но чаще они хотят повеселиться, узнать новую информацию и вдохновиться. Он должен одновременно вдохновлять людей и придавать им месседж ивента. Потратьте пару минут и создайте визуальный образ мероприятия с помощью онлайн-сервиса, например, Logaster. Создав лого самостоятельно, вы вложите в него частичку себя. Люди это обязательно оценят.
6. Продажа билетов и закрывающие документы
Часто сложности в организации начинаются именно здесь. Например, для подключения продажи билетов приходится идти в банк и проводить “идентификационный” платеж. Или самостоятельно заниматься подготовкой закрывающих документов для корпоративных клиентов. Или несколько дней ожидать вывода средств, и отдать комиссию до 15% за вывод. Сервис Nethouse.События постарался учесть все эти негативные моменты и снять часть головной боли с организаторов.
7. Продвижение
Рекламируйте ивент всеми доступными способами. Начните с простого — расскажите о нем на страницах в социальных сетях. В случае если вы уже организововали подобное мероприятие, сделайте рассылку по его участникам. Попробуйте разные виды платного трафика: в поиске и рекламных сетях Яндекс и Google, в лентах ВКонтакте, Facebook и Instagram.
Не забудьте периодечески оценивать эффективность рекламных каналов с помощью Яндекс.Метрики и Google Analytics. Для этого маркируйте все ссылки UTM-метками и настройте цели на регистрацию или покупку билета, в зависимости от специфики ивента. Отсекайте все, что не работает на вас.
8. Партнёры и спонсоры
Они способны не только увеличить охват аудитории, но и привлечь дополнительные средства и активности (розыгрыш призов, фотограф, развлекательная программа в перерывах и тд.). К тому же, привлечение влиятельных партнеров способно поднять статус ивента и привлечь больше аудитории.
Партнеры взамен получают рекламу бренда. Как правило, выделяется специальная зона, на которой располагаются их стенды.
В заключение
Организация события – сложный процесс, поэтому очень важно все распланировать. Составьте чек-лист и разбейте его на блоки, например, “Привлечение участников”, “Запуск лендинга”, “Площадка”, “Спикеры”. Если вы организуете мероприятие не один, назначьте ответственного за каждый блок. Также не забудьте заключить договоры с спонсорами и контрагентами.
Помните, что чем больше вы будете проводить мероприятий, тем лучше будет получаться и меньше времени будет уходить на подготовку. Удачи!
Источник: spark.ru
Организация и проведения праздников как бизнес идея
Проведение праздников специальными агентствами уже не является чем-то неординарным. Нам проще и удобнее когда специалисты занимаются всеми организационными и творческими вопросами. Сегодня праздничные агентства очень востребованы, хотя и приходится выдерживать большую конкуренцию. Но если вы творческий человек с хорошими организаторскими способностями, то этот вид бизнеса будет приносить не только доход, но и удовольствие. Итак, с чего начать?
Открываем свое ивент агентство
Необходимо зарегистрировать ООО (общество с ограниченной ответственностью) или ИП. Открыть расчетный счет в банке. Получение лицензии на этот вид деятельности не нужно.
Тщательно изучите конкурентов на рынке праздничных услуг (вид предоставляемых услуг, качество, стоимость, костюмы, отзывы клиентов, особенности), на основе этих данным вы сможете правильно оценить востребованность тои или иной услуги, чем вы будете выгодно отличаться, правильно сформировать стоимость ваших услуг).
Праздничные агентства предоставляют различные услуги: детские праздники, корпоративы и юбилеи, свадьбы, открытие магазинов и выставок, презентации и многое другое. На начальном этапе лучше выбрать узкую нишу, затем постепенно развиваться.
Дополнительными услугами могут быть прокат реквизита и костюмов, написание сценариев для домашних праздников, услуги няни, если у вас есть помещение, то предоставление его в аренду, проведение мастер-классов по изготовлению игрушек из шариков, кулинарные мастер-классы, оригами, аквагримм, шоу мыльных пузырей, если есть домашние животные, то шоу с участием питомцев несомненно станут изюминкой программ.
Идеально арендовать просторное помещение, красиво украсить, продумать зону для фотографирования. Но на первом этапе, пока не наработаете клиентскую базу, делать этого не стоит, а работать выездной командой. Штат сотрудников набирать по-необходимости ( актеры, возможно швея, сценарист, шофер, администратор, фотограф, музыкант), на первом этапе один человек будет совмещать несколько профессий в целях экономии.
Реквизиты и костюмы будут очень весомой статьей расходов, но на этом экономить нельзя. Но есть и приятное, многие реквизиты и костюмы долговечны и будут являться разовыми затратами.
Отличный сценарий праздника — это половина успеха! Ищите что-то свое, не копируйте у конкурентов, подходите к написанию сценария творчески.
Где искать клиентов для ивент агентства
- Реклама в Интернете. Сделайте свой сайт с фотографиями, перечнем услуг и их расценками, хорошо, если клиенты будут оставлять там свои комментарии. Не забывает и про все соц.сети, обязательно сделайте там странички и продвигайте их. Хорошо, если вы устроите конкурс с хорошими скидками на ваши услуги. Все любят подарки и скидки;
- Реклама в газетах, журналах, СМИ;
- Если вы арендовали помещение, то не скупитесь на красивую вывеску, которая будет привлекать внимание;
- Листовки — это хороший способ заявить о себе, передать информацию прямо в руки (с помощью промоутеров или самостоятельно);
- Участие в городских и региональных мероприятиях.
Окупаемость и необходимые инвестиции
Агентство по проведению праздников не очень капиталоемкий бизнес, как и многие другие виды услуг. Для открытия по бюджетному варианту будет достаточно 500 тысяч рублей. Также потребуется некоторая сумма для поддержания бизнеса в рабочем состоянии пока не пойдет стабильный доход, рассчитывайте в своем бизнес-плане запас по вложением примерно на пол года работы. Чтобы не закрыться от недостатка финансов, когда выход на прибыльность будет совсем рядом.
Окупаемость ивент агентства сильно зависит от города, рекламы и многих других факторов. В среднем такой вид бизнеса окупается от года до двух.
Если вы творческая натура, у вас есть опыт работы в ивент агентстве и вы уже знаете внутреннюю кухню этого бизнеса, то можете попробовать открыть свое ивент агентство, при должном старании у вас все должно получиться.
Источник: dzen.ru
Как можно успешно организовать и весело провести корпоратив
Содержание:
- Как провести мероприятие?
- Причина праздника
- Формат и тематика вечеринки
- Выбор организатора
- Подбор конкурсов и сценок на вечер
- Организация и проведение корпоратива: видео
Корпоративное мероприятие — это особенное событие, которое преследует не только цели веселья и развлечений. От того, как провести корпоратив, могут зависеть непосредственные успехи бизнеса.
С помощью корпоративной вечеринки можно сплотить команду и укрепить её моральный дух, улучшить организационную культуру в фирме, мотивировать сотрудников на качественное выполнение обязанностей.
А при неправильном подходе к организационным задачам возможны и противоположные результаты. Поэтому задача руководителей и ответственных лиц, сделать все возможное, чтобы добиться главного — дать коллективу хорошо отдохнуть и по возможности сплотить его и наладить взаимоотношения!
Как провести мероприятие?
Главная задача при планировании корпоративного празднования — это не определение меню и выбор подходящих напитков. Чтобы удачно провести мероприятие, нужно уделить повышенное внимание его тематике, разработке сценария, продумыванию мельчайших деталей праздника, составлению развлекательной программы.
Такой идейный подход гарантирует позитивные результаты — коллектив хорошо проводит время, сотрудники общаются вместе, налаживают взаимоотношения, а не просто ждут подачи блюд и молча пробуют различные вкусности.
Вы не знаете, как провести корпоратив с максимальным успехом? Тогда ответьте на такие вопросы:
- Почему необходимо устроить мероприятие?
- Где его проводить?
- Насколько хорош повод?
- Какой выбрать формат и тематику?
- Кто будет отвечать за организацию?
- Какие нюансы нужно учесть, чтобы обеспечить хорошее настроение сотрудников и позитивные результаты для бизнеса?
Под кого подстраиваться?
Собрать всех вместе без компромиссов не получится. Есть много людей, чье мнение нужно учесть, прежде чем организовывать корпоративное мероприятие. Ни один корпоратив не возможен без руководителя, который должен побыть на празднике хотя бы несколько часов.
У наиболее занятых бизнесменов даже 2 часов нет для отдыха. Поэтому дату и время мероприятия нужно первым делом согласовывать с директором, топ-менеджером, владельцем.
Но и с потребностями остальных сотрудников желательно считаться. Ведь не принято проводить корпоративы в праздничные даты — 1 января, 8 марта. Эти дни люди обычно проводят в кругу семьи. Чаще всего отмечают эти праздники вместе с фирмой заблаговременно.
Также необходимо учесть графики работы сотрудников. Сегодня пятидневка с 8 до 17 принята не везде. Некоторые специалисты работают посменно или не нормировано. Тут необходимы дополнительные согласования с высшим руководством.
- Чтобы правильно подобрать подарок бизнес партнеру, прочтите нашу статью на данную тематику.
- Ответить на вопрос, где лучше провести девичник, вам поможет наша статья.
Причина праздника
Прежде чем думать, как провести корпоратив, нужно понимать, для чего он необходим. Отталкиваясь от причин и целей мероприятия часто можно легко решить проблему формата, тематики и содержания вечеринки.
Все цели и причины можно разделить на такие группы:
- традиционный праздник — мероприятие в честь определенной даты — Нового года, Дня рождения фирмы;
- благодарность сотрудникам за достигнутые результаты;
- укрепление взаимоотношений и морального духа в коллективе;
- презентация новых направлений работы, услуг или продуктов.
В идеале, даже повод отметить предстоящий Новый год может преследовать и дополнительные цели, к примеру, сплочение коллектива, благодарности сотрудникам или отдельным подразделениям за успехи.
Выбор места
Следующий важный организационный вопрос — где провести корпоратив. Сегодня подходящих вариантов множество. Вот лишь некоторые из них:
- самое простое решение — в офисе компании;
- также довольно распространенный вариант — в кафе или ресторане;
- на природе или в загородном доме, который снимается специально для мероприятия;
- в другой стране. Совместная поездка за границу — это дорого, но весьма оригинально;
- с детьми. Корпоративное мероприятие совместно с семьями и детьми сотрудников можно провести в парке или на аттракционах;
- на конференциях или мастер-классах. Это возможность совместить приятное с полезным;
- без определенного места. К примеру, можно устроить квест, разделить коллектив на несколько групп и дать им задание найти ответ на основной вопрос, путешествуя по городу;
- в других местах, к примеру, на катке, в сауне.
При выборе места нужно учитывать как финансовые возможности, так и желания самих участников мероприятия. Хотя порой и волевое решение руководителя довольно уместно.
Формат и тематика вечеринки
Если вы уже знаете, где провести корпоратив, то и с форматом определиться проще. Их всего выделяют два — домашний и выездной. Хотя сейчас это довольно размытая классификация. Даже на базе отдыха можно почувствовать себя как дома, а в неуютном офисе или дорогом ресторане со строгим интерьером — быть в далекой командировке.
Ещё одна классификация позволяет выделить такие форматы корпоративов, как банкет, дискотека, активный отдых, тимбилдинг, выезд на природу. Хотя современные возможности развлечений позволяют объединить в рамках одного мероприятия сразу несколько подобных форматов.
Популярных тематик корпоративных празднований существует намного больше:
- диско 80-х;
- пиратская вечеринка;
- ковбойское празднование или мероприятие в стиле вестерн;
- бал-маскарад;
- восточная тематика;
- пляжная тусовка.
Прежде чем определиться с тематикой, нужно подумать о том, хорошо ли сочетается повод (дата) мероприятия с этой темой. Ещё один беспроигрышный вариант при выборе формата и тематики — это помощь фантазии сотрудников фирмы. Их пожелания и советы о том, как провести корпоратив, упростят организацию праздника, повысят вероятность общего успеха мероприятия.
День рождения компании
Это главный день для любой фирмы. Его праздновать необходимо обязательно. Причем беспроигрышно будет смотреться как строгий классический банкет, так и максимально оригинальная тематическая вечеринка. Кстати, такие форматы можно удачно чередовать, один год — банкет с приглашением звезды, другой — тематическая вечеринка с активным отдыхом.
Новый год
Для новогоднего корпоративного празднования идеально подходят тематические мероприятия. Это может быть как маскарад, так и пиратская вечеринка. Обычное застолье лучше оставить для других поводов, тем более что в новогодний период в жизни каждого сотрудника их хватает.
8 Марта
Корпоративные мероприятия для представительниц прекрасного пола могут быть разнообразными. А вот беспроигрышный вариант для милых дам — дискотека, приглашение звезды шоу-бизнеса, караоке.
23 февраля
Как провести корпоратив для настоящих мужчин? Можно организовать активное празднование с посещением спортивных мероприятий, игрой в пейнтбол. Главное, чтобы в коллективе в действительности были поклонники спорта, оружия и активного образа жизни.
Другие даты компании (например, окончание финансового года)
Хорошо, когда у фирмы есть какие-то свои даты, которые не привязаны к общим традициям. Это возможность для выработки своих форматов, тем и идей. И такое мероприятие гарантировано не только веселит и развлекает, но и объединяет людей.
Выбор организатора
Даже когда немалая часть подготовительной работы уже проведена, вы знаете, как и где провести корпоратив, впереди ещё самые важные вопросы. Так, нужно решить, кто будет заниматься организацией.
Первый вариант — делегировать все профессионалам на стороне. Специализированных компаний и ивент-агентств сегодня хватает. Нужно лишь согласовать бюджет и стоимость услуг.
Второй вариант — поручить организацию отделу кадров. Эти специалисты отвечают за организационную культуру, поэтому во многих компаниях проведение корпоративов — их непосредственная задача.
Третий вариант — делегировать организационные вопросы активным самовыдвиженцам. Это неплохое решение для небольших фирм. Ведь даже самым нацеленным и активным специалистам может не хватить опыта, знаний и способностей, чтобы реализовать все цели и планы празднования.
Подбор музыки
Если все вышеперечисленные моменты решены, то время позаботиться о важных нюансах. Перед тем как провести корпоратив, нужно определиться с меню, музыкой, развлечениями.
И если выбор блюд лучше оставить на совести профессионалов, то музыкальное сопровождение мероприятия — это вопрос, где можно постараться учесть пожелания всех. А если это удастся, то и вечеринка пройдет обязательно с успехом.
Неплохой вариант — проведение опроса сотрудников для выявления музыкальных предпочтений.
В результате на корпоративе будут играть те песни, которые нравятся вашим сотрудникам, а не диджею, ведущему или организатору.
Не так важно, кто будет заниматься на празднике музыкой — диджей, ведущий, кавер-группа или приглашенный артист шоу-бизнеса. Так, когда у вас на празднике поет звезда, дополнительная музыка понадобится для фона или дискотеки. Поэтому над составлением плей-листа нужно хорошо потрудиться.
Приятные подарки
Чтобы корпоративное празднование не стало банальным застольем деньги нужно тратить не только на еду и выпивку, но и на подарки. С их помощью можно поощрять сотрудников, участвующих в конкурсной программе, устраивать соревнования или просто делать приятные сюрпризы в виде вручения наград лучшим специалистам фирмы.
Простой сувенир вместе с грамотой или приятными словами от руководителей — это прекрасная мотивация для сотрудников. Поэтому такие затраты обязательно себя оправдают, даже если вы дарите не безделушки, а выдаете солидные денежные премии.
- Морская свадьба имеет очень много деталей, которые нужно знать и правильно применять.
- Правильно подобранная музыка для корпоратива сделает ваш праздник более душевным и запоминающемся, больше по этой ссылке.
Подбор конкурсов и сценок на вечер
Конечно же, думая, как провести корпоратив, не обойтись без развлечений — смешных конкурсов и сценок. Примеров может быть множество, главное, чтобы они идеально подходили корпоративной культуре бизнеса, помогали достичь ваших целей — поднимали настроение, сближали сотрудников.
Вот лишь несколько примеров конкурсов:
- Создание логотипа.
Всех гостей делим на команды и даем задачу — придумать новый логотип для фирмы. Для рисования предлагаются маркеры и листы А4. Оценить лучших может главный дизайнер или маркетолог фирмы. Возможен и демократичный вариант определения победителя — путем голосования. Если среди участников найдутся большие таланты, то можно в действительности рассмотреть вариант смены фирменной эмблемы компании. - Украшение елки — отличный вариант для новогоднего корпоратива.
Конкурсантам выдаются разноцветные полоски из бумаги и клей. Их задача на время сделать гирлянду и украсить елку. Победит тот, у кого украшение получится самым длинным. - Смешная сценка Лампочка.
Выбираются два добровольца — девушка и парень. Их разводят в разные комнаты и сообщают свои задачи. Парню нужно поставить стул посреди зала, встать на него и вкручивать лампочку, несмотря на помехи со стороны девушки. Участнице же говорят, что парень хочет повеситься и ей нужно не дать ему этого сделать. Говорить что-либо им обеим нельзя. Аудитория знает оба задания и может наслаждаться смешной сценой немого общения.
Продумывая план того, как провести корпоратив, помните о его главной ценности — живом общении. Удачным можно назвать лишь то мероприятие, в ходе которого участники перестают видеть друг в друге коллег, подчиненных или руководителей, а замечают людей с их интересами, ценностями и переживаниями. Лишь такой подход даст максимальные результаты — веселье, полноценный отдых и даже дополнительные преимущества для бизнеса в виде разрешения конфликтов, улучшения микроклимата, роста производительности и эффективности работы!
Организация и проведение корпоратива: видео
Корпоратив — важное событие в жизни коллектива каждой успешной компании. Правильно организовать и провести корпоратив помогут советы и наглядные примеры, которые рассмотрены в нашем видео-обзоре.
Источник: life4joy.ru