Рассмотрим порядок разработки бизнес-процессов. Для начала необходимо создать рабочую команду проекта из сотрудников компании. Обычно, одной рабочей команды бывает недостаточно. Тогда к ее деятельности привлекают временную группу из подразделений клиентов и поставщиков конкретного бизнес-процесса, которые обеспечивают входы, выходы и ресурсы бизнес-процесса.
Чтобы понять, как функционирует система и сохранить накопленный опыт, сначала записывают, как процесс реально функционирует сейчас. Нужно помнить, что целью описания является выявление связей между предпринимаемыми действиями, а не фиксирование мельчайших подробностей. Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса.
Описывать бизнес-процесс рекомендуется методом последовательных приближений. После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению (повторить цикл действий до получения приемлемого результата).
В описании бизнес-процесса можно выделить следующие разделы:
Карта бизнес-процесса as-is
· Стандартные формы бизнес-процесса
· Описание стыков бизнес-процесса
· Вспомогательные описания бизнес-процесса
· Развернутое описание бизнес-процесса
· Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса
· Регламент выполнения бизнес-процесса
Рассмотрим подробнее каждый этап.
Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов.
Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец. Строки — это временные интервалы. Оформленная карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании.
На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса. Он только фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы:
· Каким документом завершается рабочий цикл, чтобы его можно было начать сначала?
· Кому передается этот документ?
· Что этому предшествует?
· Кто вовлечен в этот процесс внутри и вне организации?
· Кто выдает задание для запуска процесса?
Источник: studopedia.su
Основные бизнес процессы — создание карты
Управление бизнес процессами в компании начинается с Разграничения процессов. На данном этапе нам важно обрисовать общее поле деятельности. Понять какие процессы существуют в компании и определить, где заканчивается один, и начинается другой процесс. Первое что необходимо сделать, это создать карту основных бизнес процессов компании.
Business Studio. Разработка стратегических карт и ландшафта бизнес-процессов
Таким образом, мы обозначим, какие основные бизнес процессы наиболее важны для создания классного продукта, который понравится нашим клиентам. Для создания карты основных бизнес процессов существует 7 простых шагов.
Карта основных бизнес процессов компании создается на основании потребностей клиентов.
Основные бизнес процессы — цели создания карты
Карта основных бизнес процессов позволяет нам понять и отобразить:
Кто является клиентом компании?
Какие продукты мы предлагаем клиентам?
Какие требования клиенты предъявляют к нашим продуктам?
Как требования к продуктам преобразуются в сами продукты? Т.е. как мы эти самые продукты планируем, производим и доставляем клиентам
Из каких процессов состоит создание продукта?
Где заканчивается один основной процесс и начинается другой?
Какие продукты являются результатом основных процессов и какие процессы используют эти продукты дальше?
Весь процесс по созданию продукта называется «Цепочка создания ценности». Имеется ввиду ценность продукта для клиента. К слову, именно основные бизнес процессы и создают ценность нашего продукта. Если процесс не добавляет ценности к самому продукту – он или не нужен или является вспомогательным. Ценность продукта клиент определяет сам. Как?
Очень просто – если продукт удовлетворяет потребности и желания клиента, они имеет ценность. Если клиенту нравится то что он получает, это ценно. Если же ему не нравится, ценность снижается. Важно понимать что ценность заключается не только в самом продукте но и в том, как клиент продукт получает. К примеру, если клиенту сложно найти продукт – это снижает его ценность.
Более подробно о создании цепочки ценности я буду рассказывать в отдельной статье.
Иными словами, карта основных процессов дает нам возможность отобразить упрощенную модель всего бизнеса.
. Карта основных процессов это отправная точка для дальнейшей работы.
Создание карты основных бизнес процессов компании
Для наглядности, мы пройдем по этапам создания карты основных бизнес процессов на примере. В качестве основы возьмем маленькую компанию (в лице одного человека) по производству и мелкооптовой продаже свечей.
1. Определение ваших клиентов. Сформулируете, кто является клиентами вашей компании? Это могут быть как конкретные люди так и организации и, даже, целые отрасли. Нет необходимости подробно описывать «портрет» каждого клиента. Просто обозначьте группы потребителей.
У нашего свечного заводика лишь одна группа клиентов – частные розничные магазины из разряда «Все для дома».
2. Определение ваших продуктов. Самый простой вопрос. Что покупают ваши клиенты? В нашем случае это восковые свечи. Не нужно лишней детализации.
3. Основные потребности клиентов. Необходимо записать, какие основные потребности или группы потребностей, к вашему продукту, есть у клиентов. Мы поставляем клиентам свечи. Соответственно у клиентов есть определенные потребности по их качеству, ассортименту и цене. Но помимо этого, у клиента есть потребности к нам, как к поставщику.
Такими требованиями будет – точность поставки и упаковка. Таким образом, к требованиям к продукту необходимо добавить требования клиента к поставщику или к процессу поставки.
На данном этапе наша карта будет выглядеть следующим образом:
Рис. Карта основных бизнес процессов. Требования, продукты и клиенты
4. Определение цепочки создания ценности. Теперь необходимо записать какие бизнес процессы удовлетворяют потребности клиента, производят продукт и, в общем то, создают всю ценность нашего предприятия. Идти необходимо от потребностей к продукту.
Есть и другие подходы, я еще буду возвращаться к ним.
Качество свечей, их ассортимент и стоимость зависят от процесса производства. Основной процесс №1 – производство.
Точность поставки зависит от процесса логистики. Основной процесс №2 – логистика.
Требования к упаковке удовлетворяется одноименным процессом. Основной процесс №3 – упаковка. Отмечу, что упаковка так же влияет на стоимость и качество: чем лучше упаковка, тем дороже она обходится и чем лучше упаковка, тем лучше внешний вид продукта после транспортировки.
На карте основных процессов нужно обозначить лишь основные связи. Главное, чтобы было понятно, в каком порядке происходи выполнение основных бизнес процессов.
Рис. Карта основных бизнес процессов. Цепочка создания ценности
5. Определение внутренних продуктов. Как видите, основные бизнес процессы связаны между собой стрелками. Каждая стрелка что то значит. Это какой то продукт, который был произведен одним процессом и передается другому. На схеме необходимо обозначить что это за продукты.
Тем самым мы установим первоначальные границы основных бизнес процессов. В нашем случае, в результате производства появляются «Свечи», которые после упаковки превращаются в «Готовые к отправке свечи».
6. Вспомогательные процессы. Для того чтобы определить ключевые вспомогательные бизнес процессы, необходимо ответить на вопрос – что нужно чтобы основные бизнес процессы работали? Можно задать данный вопрос применительно к каждому основному процессу отдельно.
Для того чтобы работал процесс производства свечей, нужно чтобы были необходимые материалы, инструменты и оборудование. Т.к. производство выполняется одним человеком, персонал нам не нужен. Для упаковки, нам опять же нужны материалы. Доставка клиентам осуществляется на собственном автомобиле, так что все что нам нужно это поддерживать машину в порядке.
Теперь необходимо посмотреть получившийся список и определить, какие вспомогательные процессы, производят то что нам нужно. Очевидно что для того чтобы иметь материалы и инструменты для производства и упаковки, их необходимо закупить. Вспомогательный процесс №1 – закупки.
Для того чтобы поддерживать в рабочем состоянии инструменты и автомобиль существует Вспомогательный процесс №2 – техническое обслуживание. Вот собственно и все. Всего лишь 2 вспомогательных процесса.
7. Процессы управления. Чем мы управляем и что нам нужно улучшать? Вот те простые вопросы, которые позволят нам определить бизнес процессы управления. Чем же мы управляем на нашем микро свечном заводике? Например, рецептурой и технологиями приготовления. Ищем новые рецепты – это позволяет нам развиваться и улучшать качество продукта.
Конечно же, мы планируем и распределяем ресурсы. И еще занимаемся необходимой работой по учету и отчетности. Таким образом, у нас складывается 3 процесса управления: Управление качеством и улучшением, Планирование поставок и производства, Документооборот и отчетность.
Карта основных бизнес процессов приобрела завершенный вид
Рис. Карта основных бизнес процессов
Вот мы и создали карту основных бизнес процессов компании. Как видите это не сложно, главное понять — что именно создает ценность вашему продукту. Всегда думайте о клиентах и их потребностях — основные бизнес процессы должны быть направлены именно на удовлетворение потребностей клиентов.
Не усложняйте карту. Сделайте ее настолько простой насколько это возможно. Даже в самой большой компании, с огромным количеством бизнес процессов, их не может быть более 21 — 25. Точнее может быть, но это уже будет неэффективно. Основных процессов в компании не может быть более 5 — 7.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Про составление карты бизнес-процессов
Предприятие (группа предприятий) — это огромное количество информационных, финансовых, материальных и иных потоков.
Каждый поток — отдельный процесс. Каждый процесс — это деньги. Даже, если этот процесс — перекладывание бумаги из папки А в папку Б. За это всё равно кто-то когда-то как-то платит.
Потому, когда речь идет о сокращении издержек, затрат, оптимизации, автоматизации, всё начинается с детального описания того процесса, над которым вы хотите работать.
Вот это детальное описание должно превратиться в понятную карту, на которой видно, что откуда и куда идет.
И при детальном изучении может оказаться, что очень многие процессы существуют просто потому, что существуют. Никакой реальной экономической цели, выгоды у них нет. Они просто потребляют ресурсы, потому что кто-то когда-то зачем-то так сделал.
На картинке пример карты, которую мы составляли в одной ГК. И это всего лишь аренда.
Зачем это все и что с этим делать? — будет в одной из следующих заметок
Источник: shikov-as.ru