Как сделать бизнес номер

В 2021 году изменились правила регистрации и использования корпоративных сим-карт. До марта 2022 года действовал переходный период, когда услуги связи неопознанных пользователей не блокировались, но теперь бизнесу нужно выполнять нормы 533-ФЗ, иначе работники могут лишиться своих номеров. Расскажем подробнее.

Что такое корпоративная сим-карта

• работник с корпоративным номером легче разделяет звонки на личные и рабочие;
• работодатель платит за связь по рабочей симке, и эти затраты можно принимать в расходы при расчете налога;
• для корпоративной связи есть более дешевые тарифы;
• компании может понадобиться много карт: на модемы, онлайн-кассы, ворота и шлагбаумы, системы навигации и слежения — чтобы легче управлять ими и платить за услуги связи по привлекательным тарифам, лучше подключать корпоративные симки на компанию или ИП.

Что изменилось с 2021 года

Государство решило бороться с неконтролируемым использованием сим-карт, чтобы предотвращать мошенничество и другие злоупотребления. Для этого был принят закон ФЗ №533 от 30.12.2020, он вступил в силу с 1 июля 2021, также правительство подписало постановление от 31.05.2021 № 844. Норма закона направлена на то, чтобы государство и операторы связи понимали, кто именно пользуется телефонным номером или за каким устройством он закреплен.

Раньше организация могла оформить симки на себя и пользоваться ими по своему усмотрению: ставить на онлайн-кассу, модем, терминал, шлагбаум, раздавать сотрудникам. Часто после увольнения работники сохраняли у себя такие карты, могли продать или передать другим людям. Если платежи за связь делались вовремя, ими можно было пользоваться сколько угодно.

Теперь у каждой симки должен быть владелец с подтвержденными паспортными данными. Это касается всех — обычных граждан и организаций.

Чиновники установили срок, до которого нужно зарегистрировать все «безымянные» карты. Сначала это было 1 сентября 2021, затем срок перенесли на 1 декабря, потом сдвинули на 1 марта 2022. Больше о переносе сроков Минцифры не заявляло. Только сим-карты в онлайн-кассах, терминалах и модемах можно вносить в Единую систему идентификации и аутентификации до 1 марта 2023.

Как регистрировать корпоративные карты

Владелец номера — компания или ИП — передает оператору через портал Госуслуг данные о том, кто на предприятии и какими телефонными номерами пользуется. Для этого компания сообщает данные своих работников, а оператор делает запрос каждому из них на подтверждение этой информации. Если все подтверждается, симку активируют. Все происходит дистанционно, приходить никуда не нужно.

Для такой регистрации понадобятся подтвержденные записи на Госуслугах — работодателя и сотрудника как физлиц. В регистрации должны участвовать каждый из них, выполняя свою часть действий.

Активация со стороны руководителя. Руководитель входит в свой аккаунт на Госуслугах, находит услугу «Регистрация и активация корпоративных сим-карт». Затем заполняет заявление, отправляет его. Для каждого оператора связи, карты которого есть у компании или ИП, заполняют отдельное заявление — в нем можно указать сразу несколько номеров. Сведения вносят вручную, а если их слишком много, проще сделать это посредством CSV-файла.

В заявлении нужно заполнить такие поля:

• телефонный номер и паспортные данные работника — если картой пользуется человек;
• если симка привязана к оборудованию (онлайн-касса, терминал), указывают тип устройства, номер, MAC-адрес или IMEI, юридический адрес — для стационарных устройств по этому адресу и переносных устройств, адрес нахождения — для устройств, которые находятся по адресу, отличному от юридического.

Подтверждение со стороны сотрудника. Работник получает запрос в своем личном кабинете на Госуслугах, проверяет данные, принимает запрос. Если что-то указано неверно, нужно нажать кнопку «Сообщить об ошибке» и прокомментировать ситуацию.

Если карту нужно «перепривязать» к другому работнику, руководитель оформляет заявление на него, тогда от прежнего работника номер автоматически «отвязывается».

Если заявление заполнено верно, работник подтверждает его, тогда работодателю придет подтверждение активации карты.

Активация со стороны сотрудника. Работник тоже может инициировать регистрацию симки со своей стороны: для этого нужно зайти в личный кабинет, найти услугу «Аутентификация корпоративной сим-карты» и заполнить заявление: указать ИНН предпринимателя или компании, номер, название оператора связи. Оператор проверит эти сведения, если они верные, проведет активацию.

В какие сроки регистрировать новые корпоративные сим-карты

Если симки куплены после 1 июня 2021, когда 533-ФЗ вступил в силу, карту нужно привязать к конкретному лицу за 3 дня до начала ее использования. Такой срок дается оператору на активацию карты. Без регистрации ею нельзя будет воспользоваться.

Как понять, что номер активирован

Если все действия выполнены и сведения переданы верно, сотрудник увидит в личном кабинете раздел «Корпоративная связь», а в нем один или несколько привязанных номеров.

Если что-то пойдет не так, оператор пришлет сообщение об отказе с пояснением причин.

Как еще компания может передать данные оператору

С 2018 года компании должны передавать операторам сведения о фактических владельцах номеров. На это не требуется согласие пользователей. Оператор может проверить достоверность сведений: скажем, запросить паспорт реального пользователя номера. Если сведения не совпадут, он может прекратить обслуживание.

Если ИП или компания прекращают работу, симки можно переоформить лично на бывших сотрудников.

Если работодатель не передал реестр, или допустил ошибки при передаче данных, или указал в качестве пользователя других лиц, то сотрудник по своей инициативе не сможет через Госуслуги зарегистрировать на себя номер, которым пользуется, даже если исправно оплачивает услуги связи.

По заявке работника, оператор проверит, заключался ли договор с компанией или ИП, ИНН которого указал сотрудник, получен ли реестр с данными от такой компании, и если договора или данных нет или не совпадают сведения, симку не активируют, а номер могут отозвать.

Как оплачивать услуги операторов и принимать платежи в расходы

Подготовка локальных актов. Чтобы признавать в расходах платежи за мобильную связь и интернет для корпоративных симок, нужно прописать в локальных нормативных актах применение корпоративной связи в рамках должностных обязанностей сотрудников.

Документ составляют в произвольной форме и прописывают в нем:

• должности работников, которым нужна мобильная связь;
• лимиты расходов, если выбран тариф с поминутной тарификацией, и действия при превышении этих лимитов;
• права и обязанности работников: могут ли они пользоваться связью в нерабочее время и в личных целях;
• порядок выдачи и возврата сим-карт и телефонов сотрудникам;
• учет расходов на корпоративную связь.

Документ утверждают приказом и знакомят с ним под роспись всех сотрудников, которым положена корпоративная связь.

Договор с оператором связи. На основании договора с оператором предоставляются услуги связи. Оплата услуг происходит обычно по счету, который должен содержать такие данные:

• реквизиты оператора связи и корпоративного абонента;
• период, за который происходит оплата;
• номер лицевого счета абонента и сумму остатка на нем;
• сведения о продолжительности звонков за период;
• сумма к уплате по каждому номеру и каждому виду услуг;
• дату выставления счета;
• срок оплаты.

Учет затрат на покупку корпоративных симок и платежей за связь. Корпоративные карты учитываются как материально-производственные запасы, расходы на их покупку можно списать единовременно при вводе карт в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Затраты на связь учитывают при расчете налога на прибыль или УСН. Дата расхода зависит от учетной политики: это может быть дата расчетов по договору, дата выставления счета или последний день месяца. НДС по расходам на связь в полной мере принимают к вычету после получения счета-фактуры от оператора. Расходы признают в том периоде, когда услуги были оплачены.

Бухгалтер составляет такие проводки:

Для подтверждения расходов на связь потребуются такие документы (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

• список должностей сотрудников, которым нужна мобильная связь (утверждено приказом);
• договор с оператором;
• детализированный счет за услуги связи;
• платежный документ, подтверждающий оплату услуг оператора.

Учитывайте расходы на связь, ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Все новички могут тестировать систему бесплатно 14 дней

Источник: www.b-kontur.ru

Как выбрать телефонный номер для бизнеса?

Несмотря на большую популярность мессенджеров и соцсетей, телефон остается важным связующим звеном с клиентами и must have для современного бизнес-сообщества. Некоторые компании, обращаясь в Телфин, еще не знают, какой именно телефонный номер подключить: городской, мобильный или 8800. Наши эксперты знают, как сделать правильный выбор.

• Какая у вас бизнес-задача?
• Почему бизнес-номер должен быть виртуальным?

Какая у вас бизнес-задача?

Перед тем как купить номер для бизнеса, ответьте на вопрос: какая задача стоит перед вами? Открыть офис, выйти на новый региональный рынок, персонализировать общение с клиентами. Выбор телефонного номера напрямую зависит от бизнес-целей компании.

Городской номер помогает стать ближе к клиенту

Если раньше городской номер ассоциировался со статусом, его подключали компании с офисами в разных городах России и мира, то сегодня городской номер служит своеобразным идентификатором для клиентов. По телефонному коду можно понять, в каких регионах работает данная компания. Теперь нет привязки к адресу, виртуальный номер для бизнеса позволяет полностью исключить территориальную зависимость и вести бизнес удаленно. Итак, ключевая задачи, которую помогает решить городской телефонный номер — стать «своим» на местном рынке и быть ближе к клиентам.

Мобильный номер персонализирует общение

Компании долгое время не признавали сотовую связь для бизнеса, поэтому мобильные использовали в основном для личных звонков. Сегодня ситуация изменилась. Корпоративная мобильная связь — это признак клиентоориентированности. Если нельзя дозвониться на городской номер, можно напрямую перезвонить сотруднику.

Некоторые компании идут дальше и создают на базе виртуальных мобильных выделенные линии для ключевых клиентов и партнеров. Таким образом, мобильный номер помогает компаниям персонализировать общение, сделать клиентов более лояльными.

Номер 8800 расширяет горизонты

Номер для бизнеса в коде 8800 часто ассоциируется с номером горячей линии или службы технической поддержки. На самом деле такие номера компании часто подключают для выхода на новые рынки сбыта и анализа спроса со стороны региональных покупателей. Звонки на такие номера бесплатные, поэтому по статистике обращения из регионов в данном случае на 30% совершаются чаще, чем на городские или мобильные номера. Получается, что номер в коде 8800 — это дополнительный канал для привлечения клиентов из регионов и расширения географии присутствия.

Почему бизнес-номер должен быть виртуальным?

Какой номер подключить и для каких целей, мы уже выяснили. Еще один важный вопрос — почему номер должен быть виртуальным? На самом деле, виртуальные номера для бизнеса — это обычные телефонные номера с рядом преимуществ:

• Многоканальность . У виртуального бизнес-номера число линий неограниченно. Что это значит? Одновременно в компанию может звонить любое число клиентов, и никто из них не услышит сигнал «занято». Перезвонить или повторно набирать номер не надо, если все операторы заняты, звонок попадает в очередь.
• Нет привязки к адресу . Не имеет значения, где расположен офис компании. Виртуальные номера работают во всех городах России и мира. Таким образом, удаленный сотрудники или специалисты в командировке никогда не теряют звонки и всегда могут ответить. И даже в случае переезда виртуальный бизнес-номер остается с вами.
• Подключение за 15 минут . Виртуальные номера часто используют для быстрого старта, так как процесс подключения занимает считанные минуты. Не надо прокладывать провода, покупать дополнительное оборудование, вызывать мастера. Даже для звонков вы можете использовать существующие ПК, ноутбуки, смартфоны или другие мобильные устройства.

Обратите внимание, что любой виртуальный телефонный номер может быть красивым и легко запоминающимся. Клиенты быстро и безошибочно запоминают золотые комбинации цифр, поэтому вероятность, что позвонят именно вам очень высокая. Однако, не стоит наделять такие номера сакральным смыслом и перекладывать на них всю ответственность за продажи. Звонки всегда требуют постоянного контроля и анализа.

Приобретая номер телефона для бизнеса в Телфин, мы рекомендуем дополнительно подключать АТС «Телфин.Офис», так как в этом случае значительно увеличивается число функций. Появляются возможности вести статистику по разным сотрудникам и эффективности продаж, включать переадресацию, записывать, расшифровывать и анализировать обращения клиентов. О других возможностях АТС «Телфин.Офис» читайте в наших более ранних статьях.

Источник: www.telphin.ru

Как выбрать телефонный номер для бизнеса

Красивый и хорошо запоминающийся, на 8-800 или городской, чтобы показать клиентам наличие офиса? Рассказываем, какие параметры при выборе телефонного бизнес-номера важны, а какие устарели или не заслуживают вашего внимания.

Телефон до сих пор остается важнейшим каналом связи с клиентами, несмотря на появление мессенджеров и чат-ботов. Чего обычно хотят компании, которые выбирают телефонный номер:

• быстро подключить и настроить его под задачи бизнеса;
• получить надежный способ связи, в идеале работающий без сбоев 100 % времени;
• обслужить максимум клиентов с минимальными затратами;
• собрать статистику по разным сотрудникам и эффективности продаж;
• сохранить номер при переезде в другой офис.

Красивый номер – это залог успеха компании или прошлый век?

Как не нужно выбирать бизнес-номер

Тема бизнес-номеров обросла мифами, которые только мешают определиться с подходящим вариантом. Рассказываем, чего точно не стоит делать при выборе номера для своей фирмы.

Оценивать по «красоте»

Считается, что номер с идущими подряд одинаковыми цифрами легко запомнить, а еще он выделяет компанию на фоне конкурентов. Вот только телефонные номера давно не запоминают, а сохраняют в телефонной книге, а обгонять конкурентов лучше качеством товаров/услуг или сервисом.

Наделять сакральным смыслом

Восьмерка, которую нумерологи считают самой сильной и приносящей деньги цифрой, не сделает компанию богаче. То же самое относится к номерам, в которых фигурирует дата рождения руководителя, и последовательностям, якобы наделенным магическими свойствами.

Перекладывать на номер ответственность за продажи

Вы просто потратите на выбор «особенного» номера время, за которое можно сделать что-то действительно полезное для бизнеса.

На что же тогда нужно смотреть при выборе телефонного номера для бизнеса и какие варианты подойдут компании, которая хочет пользоваться современными инструментами учета звонков?

Что действительно важно для бизнес-номера

Следующие характеристики и особенности номера для бизнеса имеют значение и для компании, и для ее абонентов.

Мобильный номер

Мобильные телефонные номера удобны для всех: клиенты компании имеют возможность звонить из разных регионов, а сотрудники не привязаны к рабочему месту и могут принимать входящие звонки где угодно. Покупать по номеру на каждого оператора не обязательно – звонки на «чужие» сети сегодня относительно недорогие. Но иногда есть смысл выбрать пару операторов и купить у них одинаковые номера (отличаться будут только три первые цифры кода), чтобы упростить повторный набор номера, если не удалось дозвониться в пределах одной мобильной сети.

Городской номер

Первые цифры городского номера помогают понять, в каком регионе работает компания, что важно для местных жителей. Раньше стационарный номер ассоциировался с солидными компаниями, у которых был постоянный офис. Сегодня городской номер не привязывает бизнес к конкретному адресу, так как многие операторы позволяют перезаключить договор на новый адрес с сохранением прежнего городского номера телефона. Полностью избавиться от территориальной привязки номеров помогает облачная АТС. С ней компания не будет пропускать звонки, если ее операторов или менеджеров не окажется на месте.

Бесплатный многоканальный номер на 8-800

Звонки на такие номера всегда оплачивает принимающая сторона – спасибо компании Coca-Cola, которая около сорока лет назад сделала данный прием нормальной практикой. Это идеальный вариант для крупных компаний, которые предоставляют услуги или продают товары по всей стране, а региональная привязка может спугнуть потенциальных клиентов. Номера на 8-800 говорят о серьезности компании, а еще на них поступает в среднем на треть больше звонков, чем на городские и мобильные номера. И, конечно, бесплатный многоканальный номер – мощный инструмент для сбора полезной статистики.

Раньше номера на 8-800 ассоциировались с горячими линиями, техподдержкой и… мошенниками. Сегодня им доверяют больше и видят в них заботу со стороны бизнеса, ведь тот сам оплачивает общение с клиентами.

Виртуальный номер

Виртуальным можно сделать мобильный, городской и бесплатный многоканальный номер. Абоненты связываются друг с другом через интернет, потому компании не нужно покупать дорогую физическую АТС, а ее сотрудники смогут принимать звонки в любой точке мира.

Другие плюсы виртуального номера:

• он многоканальный, и абонентам не придется слушать короткие гудки в трубке;
• входящие звонки автоматически распределяются между всеми операторами компании;
• виртуальные номера можно интегрировать с CRM-системой в компании;
• доступна аналитика – руководитель сможет узнать, откуда чаще приходят клиенты, какие рекламные инструменты более эффективны, как операторы отрабатывают возражения и многое другое, что позволит оптимизировать работу отдела продаж, техподдержки и т. п.

Оставьте заявку, и специалисты компании NewTel расскажут о том, как подключить виртуальный номер для вашего бизнеса и предоставят возможность бесплатно его протестировать.

Источник: new-tel.net