Как сделать свой бизнес прозрачным

Внедрение IT-продукта, который должен сделать прозрачными финансовые показатели компании, всегда встречает сопротивление. Причина этого – страх владельцев бизнеса остаться с разрушенной учётной системой, не успев внедрить новую. А представьте, сколько страхов и сопротивления было при автоматизации «рынка», состоящего из 50 самостоятельных торговых точек. Именно такой проект реализовала компания «Авто База» в Сургуте и Нижневартовске. О том, как он реализовывался и какие результаты принесла автоматизация, порталу Biz360.ru рассказал Сергей Мельник, руководитель компании «Авто База».

Сергей Мельник – предприниматель из Сургута, учредитель и руководитель компании «Авто База». В сфере 1С работает уже 15 лет. Среди реализованных проектов – международная интеграция 1С (между компаниями Японии и России), автоматизация отдела снабжения крупной строительной компании. Основная миссия на данный момент – помощь как небольшим, так и крупным компаниям стать более эффективными за счёт внедрения IT-решений на базе 1С.

Как сделать бизнес прозрачным и управляемым с помощью Битрикс24

Бизнес в бизнесе

Компания «Авто База» была создана для IT-обслуживания центра «Автомолл». Он работает в двух городах – Сургуте и Нижневартовске. По сути, это торговый центр, в котором можно купить автозапчасти, и при нём – СТО (станция техобслуживания).

Отличительной чертой «Автомолла» являются жёсткие правила: каждый отдел внутри торгового центра торгует только своим типом продукции. Например, один отдел продаёт аккумуляторы, другой – тормозные колодки, третий – краски и т.д. А СТО обязана устанавливать детали из отделов «Автомолла» и лишена права самостоятельно приобретать их за его пределами.

Клиент, гуляющий по «Автомоллу», думает, что он ходит по единому магазину, у которого один директор и много продавцов. Но нет, каждый отдел – это отдельное юрлицо, у которого есть свой директор и команда.

Зачем потребовалась автоматизация

Торговый центр «Автомолл» как управляющая компания инвестирует средства в торговые отделы, помогая им расширить ассортимент. Взамен получает долю в бизнесе.

С ростом количества таких отделов управляющей компании стало сложнее контролировать прозрачность их финансовых показателей. Для финансовой отчётности отделы использовали Excel-таблицы по утверждённому стандарту. Достоверность данных в них всё больше и больше вызывала сомнения. Некоторые умудрялись тратить на заполнение ежемесячного отчёта до трёх месяцев.

Другая проблема была связана с контролем соблюдения правил «Автомолла». То есть сотрудники СТО теоретически могли продавать запчасти «из-под полы», что наносило финансовый урон отделам «Автомолла».

Александр Данченко о том, как сделать лотерейный бизнес прозрачным

И третья проблема – у каждого отдела была своя 1С, не связанная с другими в единую сеть. И это создавало сложности для клиента. Когда он обращался в СТО, а затем со списком нужных запчастей шёл по отделам, ощущал себя как на рынке. Ему приходилось в каждом отделе объяснять, какая у него машина и какие запчасти требуются, оставлять номер телефона или почту. Это сильно раздражало клиента, он ожидал, что находится в магазине с «единой» программой, «где всё видно».

Выбор IT-решения

Как собственнику сделать бизнес прозрачным для себя?

Вопрос прозрачности становится актуальным для компаний с численностью персонала более 60-80 человек. Собственник выполняющий или не выполняющий функции операционного руководителя (например, генерального директора) уже не может охватить бизнес в целом, «посмотреть в глаза» и обсудить с каждым сотрудником положение дел. В бизнесе уже появились промежуточные уровни управления и (возможно) возникли удаленные объекты управления (например филиалы). Возникли «непрозрачные» стены для собственника!

Что же необходимо сделать, чтобы из «кучи хаоса и непрозрачности» превратить бизнес в структурированную и хорошо контролируемую деятельность:

1. Сформулировать регулярные цели бизнесу в целом. Эти цели должны помочь нам понять, какой организационный дизайн потребуется для их достижения (пункт 2 и 4) и позволит создать систему целеполагания для всех подсистем организации (пункт 3 и 5)
2. Создать качественный организационный дизайн для регулярной деятельности: сформировать организационную структуру, матрицу функция/ответственный, регламенты с необходимым уровнем проработки и глубиной внедрения процессного подхода, KPI (критерии). Очень важно сделать эту работу качественно! Она позволит нам распределить полномочия и ответственность! Понять Что мы будем измерять для оценки руководителя, сотрудника, бизнес-процесса
3. Декомпозировать регулярные цели до уровня подсистем бизнеса (KPI показатели). Сделать это надо с одной стороны без фанатизма (не надо декомпозировать цели до уровня уборщицы), но и с достаточной глубиной (все важные подсистемы должны иметь цели. Под важными подсистемами подразумевается: подразделения, сотрудники и категории товаров и услуг оказываемых бизнесом (бизнес-процессы создания товаров и услуг).
4. Создать организационный дизайн для развития (инвестиционные проекты, проекты организационного развития, . ) . В данном случае необходимо выделить проекты, создать системы их управление (KPI критерии)
5. Сформулировать цели развития, для каждого проекта (KPI показатели). Ответить на вопросы: чего должны достичь, за какой срок и какие для этого потребуются ресурсы?
6. Разработать и внедрить адекватную систему Управленческого учета для регулярной деятельности (учет по ЦФО (Бюджетирование) и учет себестоимости). Применение каких-то стандартных таблиц категорически не приветствуются! Не бывает одинаковых организаций!
7. Разработать и внедрить адекватную систему управленческого учета для развития (дифференцированный учет). Стандартные таблицы Вам также скорей всего сильно не помогут — по моему опыту.
8. Разработать и внедрить систему Регулярного менеджмента: планирование, организация исполнения, контроль. В современном менеджменте есть системы для любых ситуаций, нужно взять за основу одну из них и «подогнать под себя»

Если Вы реализовали все вышесказанное, то Ваш бизнес стал регулярным и прозрачным! Обращаю Ваше внимание, что сделать это за «неделю» не возможно!

Теперь осталось только обеспечить, чтобы сотрудники делали то, что от них требуется, а в результатах работы учетной системы не было ошибок. Первое решается с помощью создания качественной системы мотивации, привязанной к KPI (регулярным целям и целям развития, как личным, так и групповым), а второе — с помощью качественной системы аудита управленческой отчетности

Уважаемые собственники! Не ведитесь на обещания сделать Ваш бизнес прозрачным с помощью «десяти таблиц» или «за три дня». Будьте бдительны.

Подписывайтесь на мой канал, чтобы не пропустить полезную информацию

Источник: dzen.ru

Как сделать свой бизнес прозрачным

Смотреть видео

КАК СДЕЛАТЬ БИЗНЕС ПРОЗРАЧНЫМ И УПРАВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ БИТРИКС24?

Что такое система управления бизнесом в 2023 году и зачем она нужна?

Проведем аналогию. Представим бизнес в виде летящего самолета.

Ваши товар, услуга, бизнес-модель — это корпус самолета. Продажи, процесс получения денег за товар — двигатели, которые дают тягу, и самолет летит вперед. Энергия команды и основателей — топливные баки. Система управления бизнесом — это органы управления в кабине пилота: штурвал, ручка управления тягой двигателя, приборы, которые позволяют определить скорость, высоту и направление самолета.

Без органов управления и приборов самолет фактически может лететь, но не туда и недолго. Органы управления позволяют ему лететь в правильном направлении, с верной скоростью, успешно обходить препятствия и достигать поставленной цели.

Многие владельцы бизнеса «летают» без приборов, на интуиции. Так исторически сложилось, что на российском рынке бизнес зачастую управляется с помощью хаос-менеджмента, регулярный менеджмент внедрён лишь в незначительном количестве бизнесов.

Что дает внедренная система управления?

Владельцы бизнесов приходят к нам со следующими запросами.

1. Повысить эффективность процессов и персонала, чтобы получать бóльший результат, экономя ресурсы.
2. Повысить управляемость бизнеса. Куда самолет направите, туда и полетит.
3. Увеличить прозрачность и измеримость показателей, на основе которых вы сможете вовремя принимать верные управленческие решения.
4. Облегчить масштабируемость бизнеса. Многие компании хотят расширяться, но обладают слабой инфраструктурой, которая даст сбой, как только бизнес начнет расти.
5. Экономить управленческие ресурсы. Собственник, топ-менеджеры и руководители хотят выйти из операционки, тратить больше времени на управление компанией и хотя бы иногда ходить в отпуск.
6. Организовать работу онлайн. Это становится возможным благодаря грамотно выстроенной системе управления бизнесом.

Переход на удаленку многие компании уже пережили, но выстраивание процессов для удаленной команды остается актуальным. Причем удалёнка, если правильно организована, не только не снижает эффективность компании, но и повышает её. Например, когда INVO Group перешла в онлайн, большая часть наших аналитиков стала работать на 20% эффективнее, потому что их перестали часто отвлекать.

Комплексная система управления — это совокупность подсистем, из которых состоит бизнес.

Порядок введения системы управления у каждой компании свой, но все её аспекты важны. Это мы знаем из практики.

• онлайн-офисом, который влияет на скорость обмена информацией внутри компании;
• продажами;
• заказами;
• закупками;
• складом;
• наймом;
• знаниями и обучением команды;
• маркетингом и PR.

В 2023 году, конечно, можно использовать стикеры и деревянные канбан-доски. Но зачем? Гораздо выгоднее и комфортнее применять современные технологии, которые быстро дают точные данные и, в конечном счете, позволяют больше заработать.

Нельзя забывать и про конкурентов. Вскоре они начнут использовать IT-платформу, а значит они будут быстрее, точнее и прибыльнее.

Почему стоит выбрать Битрикс24 в качестве технологической основы в России?

В России Битрикс24 является оптимальным вариантом.

Многие до сих пор думают, что Битрикс24 — это CRM-система. На самом деле это облачная экосистема, включающая широкий набор инструментов для бизнеса.

1. Функциональный API. Битрикс24 легко интегрируется с другими программными продуктами.
2. No-code решение с большими возможностями. Для того чтобы перенастроить портал, вам не потребуются дорогие высококвалифицированные программисты. Достаточно бизнес-аналитика, который по нажатию кнопки исправит настройки.
3. Неограниченные возможности доработки. Если вам все-таки будет не хватать чего-то, то у программистов есть возможность дописать функционал.
4. Продукт на рынке с 1998 года и постоянно развивается — этому вендору можно доверять.
5. В одном продукте большое количество необходимых инструментов.
6. Одна из самых популярных CRM в России.
7. Российский продукт.
8. Доступная цена.

Если у вас есть иностранные сотрудники, которые работают за рубежом, то им тоже будет комфортно в Битрикс24. Они смогут перевести язык интерфейса на любой удобный для себя. Битрикс24 работает уже на 17 языках.

Внедрение системы управления начинается с системы продаж

Обычно автоматизацию бизнеса начинают с выстраивания системы управления продажами. Как это сделать, можно прочитать в статье Как выстроить систему управления продажами или посмотреть вебинар. Системные продажи Они привлекают деньги в компанию и позволяют быстрее и эффективнее масштабироваться

В систему управления продажами входят:

• управление заявками
• операционная эффективность
• правильно выстроенные воронки
• инструменты для коммуникации с клиентами: телефония, соцсети, ZOOM, мессенджеры
• автоматизация рутинных действий менеджера
• система оперативного контроля
• система самоконтроля для менеджеров
• система управления документооборотом
• подсистема управления платежами, фиксация оплаты и интеграции с банками
• система хранения данных

Автоматизация — это бесконечный процесс. Пока ваш бизнес живет, вы его совершенствуете. На первый взгляд процесс кажется пугающим, но на самом деле все внедряется постепенно. Сейчас мы расскажем, как сделать это грамотно и с комфортом.

Последовательные шаги и подводные камни внедрения системы управления в свой бизнес

Эти принципы сформировались путем многолетней практики. Наши клиенты довольны результатами внедрения. Средняя оценка работ 9,4 балла из 10. Наш критерий успеха — комфорт клиента при длительном процессе внедрения системы управления.

1. Предпроектное исследование

Прежде чем начать реализовывать крупный проект, к нему надо подготовиться. В первую очередь мы проводим исследование: смотрим сколько и какие отделы есть в компании, кто там работает, отрисовываем бизнес-процессы и формулируем, какие подсистемы для них актуальны. Так мы понимаем, какую систему надо внедрять в первую очередь, чтобы она дала наибольший эффект.

На этом этапе важно ответить на вопрос: какую задачу хочет решить клиент этим внедрением?