Как сделать свой бизнес системным

В этой статье я вам расскажу основные шаги, выполнив которые вы сможете сделать свой бизнес системным.

Когда я говорю, про людей я имею ввиду всех участников бизнес-процесса: и клиента, и сотрудников, и собственника. Задача бизнеса: сделать комфортным не только взаимодействие конечного клиента с компанией, но и взаимодействие всех элементов, работающих над созданием продукта. И вроде все это понимают, но почему-то я очень часто встречаю ситуации, когда сотрудники работают спустя рукава, по любому вопросу бегают к руководителю за советом и абсолютно не могут самостоятельно принимать решения. Компания постоянно живет в кассовых разрывах, а собственник, находясь в рутине, не может понять куда деваются все деньги.

А как сделать так, чтобы все работало и приносило прибыль? Правильно, делать свой бизнес системным. А как — расскажу ниже.

Что такое системный бизнес?

Это прозрачная и честная бизнес модель, где каждый сотрудник четкой понимает, что и как ему делать и сколько он заработает, где ключевая роль собственника, заключается непосредственно в развитии компании и улучшении продукта, а любые даже нестандартные ситуации решаются без его участия.

Как создать системный растущий бизнес // Создание системных документов

Рассмотрим 6 основных шагов, которые помогут вам выйти из операционки и сделать свой бизнес системным.

1. Ответьте на вопрос, какая ценность вашей компании для клиента Это фундамент от которого стоит отталкиваться. Если вы не понимаете ценность и пользу вашего продукта, то его не понимают и ваши сотрудники. Опишите одним понятным предложением, что получают ваши клиенты. Например, ценный конечный продукт уборщицы — чистые полы, для фабрики чистки ковров — быстро и качественно почищенные ковры.

2. Распределение ролей, кто за что отвечает Когда вы разобрались в ценность вашего продукта, приходит время распределить роли, кто в компании за что отвечает и какие функции выполняет. Проще всего это сделать создав четкую структуру компании и разбив бизнес на отдельные ячейки, отвечающие за то или иное направление. Например за привлечения клиентов отвечает отдел маркетинга, за доход компании отвечает отдел по продажам и так далее. Чем более подробно вы опишите оргструктуру, тем проще вам будет дальше.

Пример оргструктуры компании Юниворс
Пример описания отдела отвечающего за качество и скорость чистки изделий

3. Бизнес на словах — не бизнес, все должно быть описано Настоящий системный бизнес не должен зависеть от адекватности сотрудников. Поэтому ваше видение выполнения любых процессов компании должно быть зафиксировано на бумаге и донесено до сотрудников. Любые правила и порядки вы фиксируете и добавляете в базу знаний, начиная с первого дня работы компании. Это поможет вам избежать огромного количества неприятных ситуаций связанных с безответственным отношением сотрудников к выполнению своих обязательств, негативных отзывов и жалоб клиентов.

Описание одного из бизнес процессов

4. Бизнес — это про деньги и цифры. Привяжите ключевые показатели эффективности сотрудников к цифрам. Например, ключевая задача менеджера по продажам увеличение прибыли компании. Поэтому логичнее будет привязать его эффективность не к количеству звонков, а к выручке компании.

Как сделать свой малый бизнес системным

Если сотрудник напрямую не влияет на доход, например как уборщица, то правильным будет разработать для него чек-лист с бальной оценкой качества работ, только до этого предварительно описать, что значит хорошо, а что плохо.

Если хотите, чтобы я помог вам определить ключевые точки роста в вашем бизнесе и разработать стратегию выхода на новый уровень дохода, свяжитесь со мной здесь.

5. Фиксируйте доходы и расходы компании Четкое понимание цифр компании позволит вам мгновенно принимать взвешенные решения и влиять на развитие, основываясь на цифра, а не домыслах. Не откладывайте на потом, начните вести таблицу доходов и расходов с первого дня основания компании. Это поможет вам избежать кассовых разрывов и понять вашу реальную прибыль.

Пример таблиции ДДС

6. Делайте свою жизнь и жизнь сотрудников проще Когда вы разобрались в бизнес-процессах, создали свою первую таблицу ддс, описали структуру компании и ключевые показатели каждого сотрудника, пришло время избавляться от рутины вам и вашим сотрудникам. Для этого используют различные программы автоматизации бизнеса. Например, CRM нужна для работы отдела продаж, ERP системы — для контроля всех бизнес процессов компании, различные программы финансового учета и контроля. Очень важно понимать, что все это инструменты позволяющие повысить эффективность компании и ускорить процессы, но они ничего не стоят если вы не понимаете, как устроен ваш бизнес.

Крутость предприятия не в автоматизации, а в понимании бизнес процессов, когда вы на коленке, используя листочки и таблицы, можете создать бесперебойно работающую систему.

Если вы хотите, чтобы я помог вам выйти на новый уровень — увеличить доход и выйти из рутины — систематизировать все бизнес процессы в компании и построить эффективную систему управления, что вы начали жить полной и счастливой жизнью — пишите мне здесь

Чтобы узнать больше о маркетинге, продаж и делегировании и управлении компанией, будь подписан на мой Telegram-канал.

Там я на пальцах рассказываю про систематизацию бизнеса от привлечения клиентов до масштабирования исходя из собственного опыта и опыта моих учеников.

И бонус: несколько полезных сервисов:

1. Miro — для построения бизнес-процессов и структуры компании
2. Notion — для создания базы знаний и бесплатной CRM для старта
3. Google Таблицы — для создания таблиц финансового учета

Источник: teletype.in

Как за 4 дня сделать свой бизнес системным и увеличить прибыль на 20%

Алена Шипош
исполнительный директор Высоцкий Консалтинг Минск

Так повелось, что люди бизнеса часто выделяют и противопоставляют два подхода к управлению делом. Одни ратуют за следование принципам администрирования — четкое структурирование компании, распределение зон ответственности, отработка процедур контроля и корректировки.

Другие же видят в таком подходе полное блокирование творчества, необузданной энергии созидания и для своих команд создают атмосферу «бизнеса в бизнесе». Последние стремятся уходить от любой регламентации, приветствуют импровизацию и управляют в большей степени внутренним климатом организации. Злоупотребление первым подходом приводит к тому, что организации становятся неэффективными: стремясь к сохранению порядка, они теряют гибкость, способность адаптироваться к изменениям. Среди злоупотребляющих вторым подходом можно обнаружить бесчисленную армию банкротов, поставивших все на кон, а также предпринимателей, сетующих, что именно они куют кадры для всего рынка — а те уходят.

Смею заметить, что это не диаметрально противоположные подходы, а две стороны одного и того же явления — управления бизнесом. Напомню, что лучшая импровизация — это та, что подготовлена заранее.

Независимо от нашего знания или незнания закономерностей экономики, моделей поведения людей, нормативного регулирования сферы нашего бизнеса, все это нам предстоит учитывать, управляя компанией. И в погоне за «свободой творчества» мы можем выбрать один из вариантов: наработку опыта путем коллекционирования шишек или изучение закономерностей и настраивание системы управления с их учетом. Причем в первом случае — при самостоятельном изобретении велосипеда — мы можем остаться с несовершенной конструкцией, которая нас вдохновляет масштабом вызова, но не едет. Во втором случае — в любой непредвиденной ситуации в одном из процессов у нас есть максимум сил, внимания и времени на гибкое реагирование, поскольку все остальные процессы протекают на автомате — отрепетированы и подконтрольны.

Вот он парадокс на первый, невдумчивый, взгляд! Разгадка уже описана выше — следование системе и правилам высвобождает наше внимание и энергию на ту самую импровизацию и творческую работу с рынком. Один из фундаментально важных инструментов, который лежит в основе такой системы управления — четко описанная структура компании.

Мы называем ее «организующая схема». «Организующая» — потому что охватывает все функции, которые должны выполняться в компании для успешной деятельности. Благодаря организующей схеме, становится понятно, кто за какие функции отвечает и кто кому подчиняется. Не имеет значения, каков размер компании, руководству необходимо понимать, какие именно функции должны выполняться, чтобы бизнес-процесс давал ожидаемый результат. Организованность возможна только тогда, когда каждый сотрудник понимает свои функции и знает функции других, чтобы можно было с ними взаимодействовать.

Поразительный факт — не важно, о компании какого размера идет речь, маленькая она или большая, спектр функций, которые необходимо выполнять и держать под контролем, практически неизменный. В любом бизнесе нужно заниматься решением юридических вопросов, рекламировать, продавать, предоставлять товар или услугу, следить за качеством, работать с партнерами и т.д. Причем, если компания небольшая, держать эти функции под контролем гораздо сложнее, ведь все они ложатся на плечи небольшого количества сотрудников. Именно поэтому управлять маленькой компанией намного сложнее, чем большой — больше совмещения функций, больше хаоса и больше сложностей с людьми.

Самое сложное в процессе создания структуры для собственной компании — это начать ее создавать. Предприниматели смотрят на весь объем работы и не могут найти ответы на массу возникающих вопросов:

• кто за что должен отвечать?
• как безболезненно для компании делегировать функции?
• как охватить все бизнеспроцессы и сформировать их в единую понятную структуру?

11−14 февраля в Минске пройдет 4-дневный бизнес-практикум «Организующая схема компании», на котором каждый владелец бизнеса создаст структуру собственного бизнеса. У участников будет возможность воспользоваться успешным опытом более 400 проведенных проектов и создать структуру с учетом собственной специфики, которая повысит эффективность с первых же дней. Узнать больше о практикуме вы можете на сайте www.org-boards.com

Малому бизнесу инструменты управления жизненно необходимы, чтобы рано или поздно стать средним, а затем и большим. Чтобы создать большую компанию, приходится в малой применять инструменты управления, подобные тем, которые применяются в больших. Иначе компания навсегда останется маленькой, а ее руководители будут всю жизнь вручную справляться с организационным хаосом.

ООО «Школа Владельцев Бизнеса»
УНП 192590149

ПОДПИСАТЬСЯ НА НОВОСТИ

Источник: probusiness.io

Как сделать бизнес системным

В прошлом номере мы коснулись темы удаленной работы и поговорили о том, как в условиях продолжающейся пандемии перейти на «удаленку» быстро и безболезненно. В этот раз речь пойдет о том, как при этом сделать свой бизнес системным и стратегически ориентированным.

Абсолютно любому бизнесу необходима стратегия развития. Перед ее написанием и в процессе реализации необходимо тщательно изучить деятельность одного-трех конкурентов. Это называется моделированием.

Данную работу можно поручить нескольким менеджерам, каждый из которых должен проанализировать деятельность одного-трех конкурентов.

Что необходимо изучить? YouTube- канал, социальные сети и все посты в них, сайт, вакансии. Закажите товар или услугу с просьбой провести презентацию, по возможности посетите магазин или офис. Итогом работы менеджеров должна стать 20-минутная презентация о деятельности конкурента.

Таким образом, вы сможете получить множество интересных идей и решений для вашего бизнеса, при этом реализация многих находок не потребует особых усилий.

Тактические победы не так важны, как стратегические. Поэтому основное внимание необходимо уделять именно стратегии.

Каждую планерку необходимо начинать со стратегических задач. В конце месяца сотрудники должны отчитаться за их достижение, а не только за свои результаты. Генеральный директор также отвечает не только за текущие показатели, но и за процент реализации стратегии на год. При этом в рамках стратегии обязательно должен быть заложен рост.

Для реализации стратегии развития важно создать виртуальное рабочее пространство. Это место, где все сотрудники фокусируют внимание на рабочих задачах, поскольку рост происходит там, куда направлен фокус внимания. Если команда каждый день фокусируется на показателях и задачах, то рост показателей не заставит себя ждать.

В первую очередь, это четкое распределение зон ответственности. При этом собственник и генеральный директор должны находиться над системой и не брать на себя функции отдела продаж, логистики, PR и прочих. Если же какая-то из функций «завалилась», то руководитель должен принять соответствующее решение и исправить ситуацию.

При планировании нового бизнеса (или направления в уже существующем бизнесе) необходимо прописать функции всех отделов: маркетинга, продаж, сервиса, контроля качества, логистики, бэк-офиса (отдела, который занимается первичной документацией и сопровождением бизнес-процессов) и прочих. За каждое направление работы должен быть назначен один ответственный.

У любой функции должен быть один ключевой и несколько неключевых показателей. Например, у маркетолога ключевым показателем будет количество заявок и их средняя цена, у сервиса — количество, качество и скорость отгружаемой продукции.

Рекомендую провести собрание, на котором решить — кто и за что будет отвечать. Далее для каждой функции в режиме реального времени необходимо рассчитать ключевые показатели. Если штат компании небольшой, то каждый сотрудник должен взять на себя несколько направлений.

Как удержать системность? Сделать понедельник днем маркетинга и общаться с маркетологом по показателям, вторник — с отделом продаж, в среду отчитывается отдел производства, в пятницу проходит планерка группы развития. Эта системность называется функциональной.

Но функциональная система постепенно устаревает. В большинстве продвинутых компаний, которые имеют миллиардные обороты, внедрена матричная структура. Это означает, что сотрудники между отделами объединяются в проектные группы и клиент «идет» внутри такой группы. Это необходимо для того, чтобы информация не терялась.

В идеале в каждой компании должен быть продуктолог — человек, который думает над тем, как сделать продукт лучше. Если продукт будет классным, то маркетинговые уловки не потребуются.

Сначала внедряется функциональная структура и только после этого матричная.

Источник: volbusiness.ru