Как минимум несколько раз в жизни каждый индивид сталкивается с необходимостью подготовки делового письма, притом студент – не исключение из данного правила. Учащимся колледжей и вузов приходится взаимодействовать как с администрацией и сотрудниками учебного заведения, так и с иными организациями (задействованными в учебном процессе). Притом начальным шагом при установлении контакта и связей выступает направление делового письма. Сегодня мы расскажем об особенностях и тонкостях подготовки этого документа.
Как минимум несколько раз в жизни каждый индивид сталкивается с необходимостью подготовки делового письма, притом студент – не исключение из данного правила. Учащимся колледжей и вузов приходится взаимодействовать как с администрацией и сотрудниками учебного заведения, так и с иными организациями (задействованными в учебном процессе). Притом начальным шагом при установлении контакта и связей выступает направление делового письма. Сегодня мы расскажем об особенностях и тонкостях подготовки этого документа.
Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО
Понятие и признаки делового письма
Деловое письмо представляет собой способ взаимодействия между партнерами или лицами. Его миссия заключается в уведомлении или выдвижении предложений по сотрудничеству, развитию конкретного направления или вида деятельности на совместной основе.
В рамках рассматриваемого документа отмечается обращение к контрагенту или потенциальному партнеру с определенным предложением. В данном случае проявляется коммуникационная функция, призванная установить контакт между разными категориями лиц, организаций и пр.
Еще одним явным признаком деловой переписки и письма является инициативный характер. То есть документ формируется и направляется по конкретному адресу по инициативе одной из сторон. Чаще всего в нем отмечается некое взаимовыгодное предложение о сотрудничестве с описанием ключевой идеи и выдвижением дружелюбной концепции. Составитель письма самостоятельно решает, кому и почему он намерен отправить файл. То есть для подготовки делового письма достаточно желания и волеизъявления автора, но для его реализации на практике важно согласие все сторон переписки.
Не менее важной специфической чертой делового письма является его оформление. Рассматриваемый файл является своего рода частным или уникальным предложением, поступающим от определенной стороны и являясь «авторской разработкой». Поэтому документ формируется и оформляется строго на фирменном бланке организации или составителя. В данном случае признаком делового стиля общения выступает официальное, строго уважительное обращение к оппоненту или потенциальному партнеру.
Очередным признаком делового языка выступает то, что он преобладает в публичной среде и чаще всего затрагивает интересы бизнес-партнеров, государственных структур. Данный вид изречения можно встретить в нормативных документах, внутренней корреспонденции организации. Фактически рассматриваемая ниша носит либо контрольно-надзорный и координирующий характер (в виде правил, инструкций, регламентов), либо договорной (обоюдный, взаимопонимающий и взаимовоздействующий) характер.
Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо
Существенной характерной чертой делового языка и деловой переписки выступает лексическая и синтаксическая составляющая. В рамках подготовки официальной документации межорганизационного и внутриорганизационного плана преобладает явный «официоз», допустимо употребление личных местоимений (мы, Вы, Вам и пр.). В центре документа будут преобладать специфические (научные или сугубо профессиональные, отраслевые) термины, а состав предложений предполагает применение сугубо прямого порядка слов (но допустимы незначительные нарушения с сохранением основной мысли). Более того, в деловых письмах важно соблюдать все действующие лингвистические азы: правила грамматики, орфографии, пунктуации и пр.
Таким образом, деловое письмо представляет собой специфический вид взаимодействия между индивидами, организациями с целью установления контактов и связей для взаимовыгодных отношений. Подготовка такого документа потребует тщательного подбора слов и корректного отражения идеи, сути.
Кому и когда требуется подготовка делового письма?
Деловой язык – это особый жанр и способ взаимодействия. Именно он позволяет аккуратно «проверить почву» под ногами, установить доверительный контакт, расположить к себе собеседника и грамотно выдвинуть предложение о сотрудничестве. Но не стоит думать, что подобная документация преобладает только в бизнес-среде. Даже для простого студента знание и владение деловым стилем речи играет немаловажную роль.
Во-первых, абитуриенты и студенты в начале взаимодействия с учебными заведениями сталкиваются с необходимостью подготовки пакета документов. В частности, для подтверждения различных льгот, квот, социального статуса и прочих привилегий требуется отправлять официальные запросы в соответствующие ведомства. Данный вид переписки также относится к деловому жанру.
Во-вторых, при подаче документов приемной комиссии поступающий заполняет заявление о приеме. Притом уже здесь действует явный деловой язык с соответствующими обращениями, конструкциями, предложениями и пр. Более того, в ходе обучения в колледже или вузе студент также может сталкиваться с необходимостью деловых отношений: поиск места практики может быть «пешим» или посредством отправления делового письма (с предложением принять стажера на период практики и пр.), написание различных заявлений на получение каких-либо благ (материальной помощи, досрочной сдачи сессии, продления сессии, об отчислении и пр.) и т.д.
В-третьих, деловое письмо принесет пользу и неоценимую помощь студенту или выпускнику колледжа или вуза при поиске работы. В частности, многие работодатели требуют от соискателей предоставления резюме, портфолио. В данном случае подготовка документов придерживается правил делового языка и соответствующего тона во время собеседования. Рассматриваемый вид общения позволяет грамотно и интересно рассказать о себе и создать благоприятное впечатление на представителя организации.
Чаще всего деловые письма составляют в бизнес-среде. Они являются своего рода «бумажным или электронным» посредником между потенциальными контрагентами, партнерами, лицами, позволяющими быстро и качественно донести предложение, выдвинуть и обосновать инициатив, показав его эффективность и ценность.
Помимо этого, деловой стиль общения приемлем и в повседневной жизни на любой территории. Применение рассматриваемого жанра позволяет качественно выразить и отстоять собственную точку зрения, показать уважительное отношение к собеседнику (несмотря на его реакцию, отношение и пр.) и поддержать любой диалог.
Таким образом, деловая переписка и деловой стиль общения пригодится каждому и поможет грамотно выдвигать собственные предложения и инициативы, устанавливать новые связи (деловые, дружеские и пр.), умело работать с документацией и документооборотом.
Ключевые правила делового письма
Подготовка деловой корреспонденции потребует от составителя соблюдения базовых правил.
Во-первых, деловое письмо – это краткое и емкое описание предложения или конкретной идеи, инициативы. Поэтому в данном случае уместно точечное и точное изречение сути и постановка конкретного вопроса о готовности сотрудничества и пр.
Во-вторых, деловое письмо – это эмоционально сдержанный документ, призванный уведомить (то есть проинформировать) и спровоцировать, подвигнуть вторую сторону к диалогу, дискуссии. В файле недопустимо оскорбительная форма, нецензурная лексика и пр. Поэтому будьте готовы сжато, емко и уважительно обращаться к собеседнику, описывая личную инициативу и предложение.
В-третьих, деловому письму свойственно включение в основную часть специфической (профессиональной, отраслевой) терминологии и использование клише, фразеологизмов и устоявших оборотов. Специфическая терминология подчеркнет особенности и принадлежность описываемой идеи к определенной отрасли, а фразеологизмы и стандартные фразы привнесут в контекст нейтралитет, доброжелательность.
В-четвертых, автору следует полагаться на принцип целенаправленности. Деловое письмо предполагает выдвижение конкретного предложения в отношении конкретного лица, организации. То есть оно предназначается определенному кругу лиц и направляется по соответствующему адресу с конкретной целью (установить контакт, согласовать план действий и пр.).
В-пятых, деловое письмо обладает определенной структурой и логикой повествования. В данном случае важно не просто описать предложение, но и соблюдать рамки этикета, формальности, правил русского (или иного) языка и пр. В данном случае важно грамотно и эффективно преподнести суть выдвигаемой инициативы с учетом традиционных манер общения, коммуникаций: приветствие, суть, выводы и заключение. Притом весь текст делового письма должен быть связным, последовательным.
В-шестых, несмотря на сочетание «несочетаемого» — использование специальной терминологии, клише, обращений, этикета, условных приемов и пр., все описываемые тенденции и концепции должны быть очевидными, обоснованными и понятными. Поэтому важно излагать все мысли, используя соответствующие конструкции: лучше всего простые или сложноподчиненные, но с менее объемными частями. Важно отказаться от чрезмерного употребления вводных конструкций и оборотов, сакцентировав внимание на сути, фактах.
В-седьмых, деловое письмо по мере готовности важно тщательно перепроверить на соблюдение классических правил деловой переписки и лингвистических азов, требования достоверности описанных фактов, а затем отправить по почте на соответствующий адрес.
Соблюдение всех вышеописанных правил написания делового письма позволит автору подготовить качественное и эффективное обращение, установить прочные контакты с потенциальным партнером, обосновать собственное предположение или идею и показать умение работать в команде. Грамотно сформированный деловой документ – гарант успеха в развитии нового дела.
Классификация деловых писем
Деловое письмо – это не универсальный документ. Оно может иметь массу разновидностей, притом каждый из вариантов будет выполнять определенную миссию и использоваться в конкретных ситуациях и целях.
Вид делового письма
Специфические черты и варианты применения документа
Для установления новых связей и совместной работы над новым проектом, расширением партнерской сети или закреплением имеющихся договорных отношений можно подготовить и направить коммерческое предложение или письмо-оферту, информационное сообщение.
Для поддержания дружественных и надежных отношений, развития и повышения степени доверия, уведомления о новых идеях и предстоящих мероприятиях уместно отправлять поздравительные, пригласительные, информационные деловые письма.
Для координации действий партнеров и сотрудников формируют инструктивные и регламентационные документы, гарантийные письма, которые устанавливают определенный порядок действий, правила подведения, определяют уровень и вид ответственности за каждый шаг и результат, сроки выполнения намеченных обязательств и пр.
Также можно выделить два вида деловых писем в зависимости от количества описываемых аспектов и задач. Если в основной части описывается одна конкретная установка, аспект, то в такой случае документ является одноаспектным. Когда в составе файла заявлено несколько вопросов для обсуждения или предлагается несколько проектов, идей, деловое письмо обретает многоаспектный вид.
В зависимости от формата и варианта отправления документа, можно выделить бумажное и электронное письмо. Первый вид потребует личного участия администрации или инициатора. В этом случае придется вручную написать документ или напечатать его и затем распечатать на бумажном носителе, отправить по почте. Но в настоящее время наибольшей актуальностью пользуется электронное письмо, которое обладает явными преимуществами: отправка и доставка документа быстрая, коммуникации – более оперативные, порядок формирования документа – упрощенный и экономичный, экологически выгодный и ценный.
Таким образом, вид делового письма в зависимости от содержания предопределяет его характер и цель, предназначение. Отличия кроются именно в составе основной части документа. Но при этом в одном и том же файле может выдвигаться как одна, так и несколько вопросов. Формат и способ отправки письма также выбирается составителем индивидуально.
Деловое письмо, являясь частью корреспонденции и коммуникации между несколькими сторонами, обладает конкретной структурой. Визуально оно предстает в виде последовательного текста, но при подготовке важно придерживаться разбивки на определенные блоки и смысловые характеристики.
В составе делового письма принято выделять следующие составные части.
Раздел делового письма
Ключевые элементы раздела
Сведения об отправителе (по аналогии с предыдущим пунктом)
«Шапку» делового письма принято располагать в углу страницы. Сначала располагают сведения, от кого направлен файл, а затем – кому предназначается документ. Притом реквизиты файла могут содержать не только ФИО и адрес, но и наименование организации, ОГРН или ИНН юридического лица, должность лица и пр.
В наименовании документа отражается вид делового письма, который подчеркнет цель подготовки файла и обозначит «повестку дня». Но чаще всего данный параметр исключается, а специфика документа проявляется в преамбуле.
Форму приветствия автор выбирает, исходя из личных взаимоотношений с контрагентом. Если стороны давно сотрудничают, то можно обойтись простым способом приветствия «Добрый день!», «Уважаемый … и пр.», если же отношения сторон сугубо деловые, новые, то важно уважительно начать обращение с соответствующей формулировкой «Уважаемый…», «Господин/госпожа…», правильно написать ФИО или имя и отчетов и пр.
В основной части письма необходимо выделить основной вопрос или идею и конкретизировать действие (что ожидает автор от оппонента): просим Вас, предлагаем сотрудничество…, приглашаем Вас… и пр. Притом именно начальная фраза предопределяет суть и цель делового письма.
Если документ носит многоаспектный характер, то каждый новый момент следует выносить в отдельный абзац или блок.
В заключении необходимо отметить ожидания (обозначить сроки ответа) и в обязательном порядке поблагодарить за внимание, сотрудничество.
Не забудьте в конце оставить подпись и данные о составителе, контактные данные. Например, «С уважением…».
Обратите внимание, что самые явные и ключевые отличия, предопределяющие вид делового письма будут находиться в основной части. Поэтому важно грамотно подбирать формулировки каждого действия и выражения.
Этапы подготовки делового письма
Первым шагом на пути к подготовке делового письма является выделение «повестки» для обсуждения или освещения и выбор целевой стороны: что предлагает автор и кому предназначен документ.
Второй этап – проектирование основной части с конкретизацией основных аспектов и формулировок-действий. В данном случае достаточно кратко и емко обозначить суть и цель диалога. В данном деле важно учитывать правила этикета и полагаться сугубо на достоверные факты и данные, которые помогут обосновать позицию инициатора и обосновать его мнение, предложение.
Лучше всего выделять один конкретный аспект. Если задач для решения будет несколько, то грамотно распределяйте их по смыслу или излагайте в рамках нумерованного списка. Чаще всего деловое письмо имеет один тип или характер: предложение, оповещение и пр. Гарантии, претензии и прочие моменты выносятся в отдельный документ, чтобы не путать читателя.
Третий шаг – оформление делового письма. В данном случае необходимо внимательно изучить требования и правила деловой переписки согласно нормам ГОСТ: классический шрифт Times Mew Romans 12-14 кегель, межстрочный интервал от 1,5 до 2, средний объем документа – до 2 страниц. Соблюдение традиционной структуры – обязательно.
Нужна помощь преподавателя?
Как написать деловое письмо
Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.
В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.
Что такое деловое письмо
Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.
Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.
Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:
- бизнес – бизнес
- бизнес – клиент
- соискатель – компания
- бизнес – государственная организация
- работодатель – работник
- сотрудник – сотрудник
Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.
Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.
Особенности деловых писем:
- Подчеркнутая официальность
- Адресность – наличие отправителя и получателя
- Стандартная деловая речь
- Тематическая ограниченность
- Нейтральный тон изложения
- Точность, исключающая недопонимание фактов
- Лаконичность
Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.
Различия между электронным и обычным письмом
В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.
В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.
Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.
Классификация деловых писем
Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.
Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:
- Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
- Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.
Основные типы деловых писем:
- Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
- Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
- Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
- Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
- Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
- Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
- Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
- Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
- Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.
Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.
Структура делового письма
Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.
Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.
Вводная часть
Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.
Основная часть
В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.
Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.
В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.
Образец делового письма на русском
Как написать деловое письмо на английском
Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.
При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.
Каких формулировок стоит избегать:
- Сокращений
- Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
- Эмоционально окрашенных слов
Структура делового письма в английском языке
Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.
Контактная информация
Вежливое приветствие
| Если вы не знаете имя собеседника | Dear Sir – для мужчины Dear Madam – для женщины |
| Если знаете имя | Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины |
| Если у адресата есть ученое звание используйте его | Dear Dr. Snow Dear Prof. Black |
Завершение
| Если вы не знаете имени адресата | Yours faithfully |
| Если знаете имя | Yours sincerely |
Конструкции для разного типа писем
В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.
Письмо-жалоба
| Я пишу, чтобы пожаловаться на… | I am writing to complain about… |
| Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к. | I am writing to draw your attention to… |
| Я недавно купил . в вашей компании. | I recently purchased … from your company. |
| Я хотел бы получить полный возврат средств. | I suggest that I get a full refund. |
| Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги. | I would be grateful if you could give me a refund |
| Я с нетерпением жду ответа. | I look forward to receiving a prompt reply. |
Письмо-запрос
| Я пишу, чтобы узнать о. | I am writing to inquire about… |
| Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о… | Would you be kind enough to provide me with some information about. |
| Буду признателен, если вы поможете мне узнать. | I would appreciate if you could help me find out… |
| Не могли бы вы сказать мне, если. | Could you tell me whether. |
| Мне также было бы интересно. | I would also be interested in. |
Сопроводительное письмо
| Я пишу, чтобы подать заявку на должность. | I am writing to apply for the position of… |
| Я пишу в ответ на вашу вакансию . | I am writing in response to your advertisement… |
| Я особенно заинтересован в этой работе, потому что. | I am particularly interested in this job because… |
| Как вы можете видеть из моего резюме. | As you can see from my resume, … |
| В настоящее время я работаю в. | I am currently employed by… |
| Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что… | I am keen to pursue a career in…, because… |
| Мои сильные стороны. | My main strengths are… |
| Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. | Should you require any further information, please do not hesitate to contact me. |
Письмо-извинение
| Пожалуйста, примите наши извинения за. | Please accept our apologies for… |
| Мы искренне извиняемся за. | We sincerely apologize for… |
| Ошибка, видимо, была связана с. | The mistake was apparently due to… |
| В настоящее время мы работаем над. | We are currently working on… |
| Чтобы этого не случилось снова . | To prevent this from happening again, … |
| Мы понимаем, как вы были расстроены, когда . но, к сожалению . | We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… |
Образец делового письма на английском
9 советов, которые помогут написать деловое письмо
Краткость
Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.
Внимательность к читателю
Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.
Официальный тон
Логика и однозначность
Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.
Своевременность и точность
Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.
Вложения
Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.
Не используйте сложные конструкции
Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.
Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому
Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.
Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.
Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Долгое время электронные таблицы, в основном Microsoft Excel, были стандартом управления данными в компании. Поэтому рекрутеры начали отказываться от бумажных резюме и использовать таблицы для ежедневных задач по подбору персонала. .
Рады представить вам новую рубрику нашего блога «Советы от эксперта», и первое интервью нам дала Ирина Сидорчук. Ирина рассказала про автоматизацию HR процессов, о проблемах, с которыми сталкивается каждый HR-специалист, .
Источник: hurma.work
Деловая переписка
Понятие деловое письмо — обращение, которое направлено участником деловой переписки партнеру. Цели обращения могут быть разными, начиная от отправки коммерческого предложения, завершая выражением благодарности.
Гарантийное
Для предоставления адресату гарантий в отношении намерений партнера направляется гарантийное письмо. Обязательным требованием с составлению такого вида обращения является наличие полной информации об отправителе, юридическом адресе компании, банковских реквизитах. Также в тексте письма обязательно должно быть слово «Гарантируем».
Коммерческое предложение
Этот тип деловой переписки применяется в случаях, когда нужно направить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве. Чаще всего в тексте письма содержатся условия, к письму прикладывают прайс или печень предоставляемых услуг.
Коммерческое предложение — вид переписки, который предназначен для презентации услуг или товаров
Оферта
Это классический вид коммерческого письма. Оферта предназначена для отправления официального предложения партнеру по поставкам. Различается твердая оферта, и без обязательств. Для первого случая характерно точное изложение условий сделки. Второй предназначен для предоставления информации о принципиальной готовности к сотрудничеству.
Извещение
Документ, который сообщает о предстоящем событии, отправке груза. Текст должен содержать конкретные даты, суммы, время.
Рекламация
Этот вид представляет собой претензию, которая высказывается к стороне сделки, нарушившей обязательства по договору. В тексте будет содержатся требование о возмещении убытков.
Сопроводительное письмо
Письмо готовится для сопровождения прилагаемых к нему документов, бумаг. В нем содержится сообщение об отправке перечисленных документов, их количество.
Подтверждение о получении
Такой вид используется в деловой переписке только в качестве ответного обращения, он содержит в себе подтверждение какого-либо факта.
Напоминание
Текст включает в себя информацию-напоминание о необходимости выполнения договоренности, принятых на себя обязательств.
Виды деловых писем
Все документы письменной коммуникации условно можно разделить на два типа:
- адресованные одному человеку или отделу, высланные на один адрес;
- те письма, которые получают сразу несколько адресатов.
По своему характеру и цели написания их можно разделить на несколько видов:
1. Поздравление с каким-либо праздником или событием. Помимо формальной части такие письма могут содержать какие-то неформальные элементы, например стихотворения, послания, открытки.2. Приглашение на какое-либо мероприятие — конференцию, собрание, празднование, семинар, выставку.
Это отличный инструмент, позволяющий возобновить сотрудничество, напомнить о себе или же расширить сферу взаимодействия.3. Сопроводительное письмо, в котором описывается, что входит во вложение. Особенно оно полезно при рассылке коммерческого предложения, пакета документов или же писем, требующих пояснения.4. Письмо-подтверждение получения. Это акт вежливости и деловой этики.
Если вы получили письмо, но пока не готовы выслать на него ответ, просто напишите, что документ получен и находится на рассмотрении. В некоторых случаях можно не отправлять ответ сразу. Вполне нормально, если на это уйдет 1-2 дня.5. Коммерческое предложение. В любой сфере бизнеса иметь дело с коммерческими предложениями в деловой переписке приходится практически ежедневно.
По своему содержанию это документ, предлагающий сотрудничество и определяющий условия взаимодействия.6. Гарантийное письмо. Обычно формулируется такое письмо словами «Просим Вас поставить товар в срок» (далее указывается дата). Оплату гарантируем в срок до (здесь указывается дата оплаты)». Такое письмо гарантирует перечисление денег за оказанную услугу или приобретенный товар.7
Извещение — например, о смене реквизитов, генерального директора, об изменении цен на определённую услугу или товар и другой важной информации. Основная его цель — донести конкретную информацию до адресата, оставить свои контакты.8
Напоминание. Письма, относящиеся к этой группе, обычно напоминают о чём-то важном, что клиент уже знает, но может забыть. Например, банки отправляют напоминания об окончании срока действия карты, а страховые компании — об окончании действия полиса. Такое письмо — отличный способ продолжить сотрудничество, предложить клиенту новую услугу или товар, продлить контракт.9.
Оферта.Текст такого письма даёт адресату информацию об условиях сотрудничества, поставке нового товара или предоставлении услуги. Здесь указываются все подробности работы, включая срок поставки, цену, комплектацию, место доставки. Если же такой подробной информации нет, письмо будет уже не офертой, а коммерческим предложением.10. Рекламация.
Это не самый приятный по своему содержанию вид деловой переписки. Обычно с помощью рекламации клиент извещает о том, что товар прибыл недоукомплектованный или бракованный. Именно дата отправки этого письма будет учитываться при ведении споров.
11. Просьба. В таком письме происходит обращение с просьбой сделать что-то конкретное. Например, выслать КП, прайс, оригиналы документов, выделить денежные средства на конкретную цель, предоставить скидку или изменить размер арендной платы, повторно отправить какие-то важные бумаги и т. д.12. Благодарность. В таком письме клиент даёт обратную связь клиенту.
Он благодарит адресата за организацию мероприятия, проведение переговоров, длительное сотрудничество и другое.
Закажите статью у лучших копирайтеров Биржи
9475 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ
10398 работ
Цена на услуги:
цена не указана
Оформить заказ
Источник: tacon.ru