Как составлять бизнес письма

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Нормативная база

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

• гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до . »;
• коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
• просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
• приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
• напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• сопроводительная, например, опись вложений;
• поздравление;
• требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

• заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
• обращение к адресату — по центру;
• преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
• основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

• использовать достоверную информацию;
• излагать информацию кратко и доступно;
• использовать деловой стиль;
• не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
• не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111

Приглашение на выставку продукции

Уважаемая Нина Николаевна!

Приглашаю Вас принять участие в выставке продукции сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24.10.2020 г. по адресу нашей организации в 10-00. На ней будут представлены образцы продукции с целью оценки, выбора и заключения договоров поставки.

Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами.

Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов

Образец, как писать официальное письмо:

от Индивидуального предпринимателя

Иванова Ивана Ивановича

г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3

Уважаемый Андрей Викторович!

Сообщаю, что заинтересован в заключении договора аренды помещения 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, под размещение цветочного магазина. Прошу выслать образец договора аренды для ознакомления.

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Поделиться
Комментарии
Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/kak-napisat-ofitsialnoe-pismo-v-organizatsiyu

Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.

38 Публикаций
1660 Дней на портале
1 Комментариев
Автор месяца Горбикова Светлана

Делитесь с коллегами новостями, лайфхаками и полезными советами и становитесь лучшим автором! Стать автором статьи

Похожие статьи
19 апреля 2023

С 1 марта 2023 года Роскомнадзор рекомендовал использовать журнал учета уничтожения персональных данных в качестве подтверждающего документа исполнения обязательств по уничтожению индивидуальных сведений о физлице. Разбираемся, что это за документ и как он заполняется.

Рубрики: Образцы документов, Персональные данные, Делопроизводство
Мотрой Алена
12 апреля 2023

Государство интересует, сколько денег тратит бизнес на персонал. Для этого компании готовят для Росстата форму 1 (рабочая сила) — особый отчет, где раскрываются расходы организаций на зарплаты, неденежную мотивацию и обеспечение достойных условий работы.

Рубрики: Образцы документов, Делопроизводство, Отчетность
24 марта 2023

В целях защиты личной информации о физических лицах компания обязана обеспечить их безопасное хранение и использование. Порядок хранения, использования и ликвидации персданных каждый оператор персональных данных установливает самостоятельно, закрепив его в локальном нормативно-правовом акте. Актом, определяющим, как уничтожаются сведения, и является положение об уничтожении персональных данных.

Рубрики: Образцы документов, Персональные данные, Делопроизводство
Вам может быть интересно

Вопросы кадровому совету
30 августа 2022

Добрый день. Устраиваюсь на работу и попросили подписать согласие на обработку персональных данных, фотография и данные о трудовой деятельности, о учебе оформляемого лица соответствуют документам ,удостоверяющим личность , записям в трудовой книжке, документом об образовании. Как проверяют всю эту информацию

Вопрос задал: Елена
26 августа 2022

Добрый день,коллеги! Может кто поможет, как сделать ,чтоб установленная сдельная расценка выплачивалась с применением повышающих и понижающих коэффициентов?То есть установлена сдельная оплата, расценка идет за куб, бригада 8 человек.Некоторые в течении месяца могут не выполнять какие-либо обязанности-уборка рабочего места, опаздывают на работу и т.п. , а кто-то работает добросовестно,как сделать чтоб из сделки можно было часть средств забрать у одних и отдать другим?То есть велено применить к сдельной расценке повышающие и понижающие коэффициенты.

Вопрос задал: Елена
25 августа 2022

сотрудник по графику должен идти в отпуск с 1 сентября.с 25 августа по 31 августа уходит на больничный по уходу за ребенком.как правильно оплатить отпускные и необходимо ли переносит отпуск если больничный не закончится?

Вопрос задал: Татьяна
Обсудить в соцсетях
Обсуждения кадровых тем 1414 участников
Анна Плотникова

Если это счетная ошибка — обратиться к сотруднику, которому переплатили и попросить добровольно вернуть излишне полученную сумму. При отказе — можно подать в суд.

Светлана Бронзова
Спасибо, у сотрудника тоже утерян, буду делать новый
Анна Плотникова
Там и с бухгалтера можно удержать, но тоже есть ньюансы.
Светлана Бронзова

Организация 4 раза переименовывалась, и руководители другие и печатей нет
Анна Иванова

Ну например переплатили 70 тыс, работник уволился уже, телефон не берет. Имеют ли право удерживать всю сумму с зарплаты бухгалтера, кадровика?

Автор статьи Глушенкова Юлия
Публикаций 38
Дней на портале 1660
Комментариев 1

• Количество дней

31 календарных
20 рабочих
11 выходных и праздников
40 часов 160
36 часов 144

24 часа 96

• Калькулятор НДФЛ
• Калькулятор налога на прибыль
• Калькулятор страховых взносов ИП

• Калькулятор стажа
• Калькулятор ЗП по окладу
• Калькулятор командировочных
• Калькулятор среднедневного заработка при увольнении
• Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
• Калькулятор компенсации работнику за задержку заработной платы
• Калькулятор времени переработки
• Калькулятор расчета сверхурочных часов при окладе
• Калькулятор расчета среднесписочной численности работников
• Калькулятор расчета госпошлины в арбитражный суд
• Калькулятор расчета декретных выплат
• Калькулятор расчета периода отпуска после декрета
• Калькулятор среднего заработка для центра занятости

• Подбор персонала
• Прием на работу
• Договоры
• Трудовые книжки
• Иностранные работники
• Персональные данные
• Резюме

Увольнение

• Увольнение
• Трудовая дисциплина
• Управление персоналом
• Материальная ответственность
• Рабочее время
• Гарантии и компенсации
• Трудовые споры

• Больничные
• Командировки
• Алименты
• Гарантии и компенсации
• Оплата труда
• Расчеты с персоналом
• Отпуска
• Бухгалтерия в кадрах

• Договоры
• Образцы документов
• Трудовые книжки
• Отчетность
• Должностные инструкции
• Персональные данные

• Инвалиды
• Обучение и переподготовка
• Оценка персонала
• Управление персоналом
• Совместительство
• Смена директора
• Военнослужащие
• Госслужба
• Самозанятость
• Должностные инструкции
• Иностранные работники

Сейчас обсуждают

• По иностранным работникам
• По дисциплинарным взысканиям
• По охране труда

Вера Губанова Ответить

Добрый день! у нас вообще ситуация интересная была, в трудовую украинского образца вписывали сведения о трудовой деятельности в РФ (частники). Нам в ФСС сказали, что украинский стаж не засчитывается, и работник предоставлял из ПФР сведения о трудовой деятельности для подтверждения того, что были начисления в ПФР. как-то так 15:18

Вера Губанова Ответить
получается, что так. уточните попробуйте в вашем СФР 15:22
Вера Губанова Ответить

— Вопрос: Включается ли период работы на Украине в расчет стажа для исчисления пособия по больничному листу бывшему гражданину Украины, который в настоящий момент является гражданином РФ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2021 г.): «Трудовой стаж, полученный работником в Украине, учитывается при определении страхового стажа в целях исчисления пособия по временной нетрудоспособности. . 15 января 1993 г. в Москве подписано Соглашение между Правительством Российской Федерации и Правительством Украины о трудовой деятельности и социальной защите граждан России и Украины, работающих за пределами границ своих государств, частью второй ст. 6 которого установлено, что трудовой стаж, включая стаж, исчисляемый в льготном порядке, и стаж работы по специальности, приобретенный в связи с трудовой деятельностью на территориях обеих сторон, взаимно признается сторонами этого соглашения.

Исчисление стажа производится по законодательству той Стороны, на территории которой осуществлялась трудовая деятельность. Документы, выданные в целях реализации названного Соглашения на территории одной стороны по установленной форме, или их копии, заверенные в установленном порядке, принимаются на территории другой стороны без легализации (ст. 11 Соглашения).

Кроме того, 15 апреля 1994 г. в Москве было подписано Соглашение о сотрудничестве в области трудовой миграции и социальной защиты трудящихся-мигрантов (далее — Соглашение), участницей которого является и Украина. В соответствии с частью второй ст. 4 Соглашения трудовой стаж, включая стаж на льготных основаниях и по специальности, взаимно признается сторонами Соглашения.

Украина подписала данный документ, и для нее он вступил в силу (смотрите статус Соглашения). Таким образом, трудовой стаж, приобретенный на территории Украины, учитывается при исчислении страхового стажа для оплаты листка временной нетрудоспособности на территории РФ (смотрите также разъяснения специалистов ФСС России в вопросе 1, вопросе 2, вопросе 3, вопросе 4, вопросе 5, вопросе 6, вопросе 7)»; — Соглашение о сотрудничестве в области трудовой миграции и социальной защиты трудящихся-мигрантов (Москва, 15 апреля 1994 г.) (с изменениями и дополнениями); — Соглашение между Правительством Российской Федерации и Правительством Украины о трудовой деятельности и социальной защите граждан России и Украины, работающих за пределами границ своих государств (Москва, 15 января 1993 г.); — Действующие международные договоры Российской Федерации о трудовой деятельности (подготовлено экспертами компании «Гарант»); — Энциклопедия решений.

Включение в страховой стаж периодов деятельности на территории иностранных государств (апрель 2023); — Вопрос: Следует ли при расчете пособия по временной нетрудоспособности учитывать стаж работы в Украине. Сотрудник нашей организации — гражданин Российской Федерации.

В трудовой книжке проставлены следующие записи: с июня 1982 года по ноябрь 2000 года — работал в Украине; с 1 марта 2004 года по настоящее время — в нашей компании, т.е. на территории Российской Федерации (ответ Московского областного регионального отделения Фонда социального страхования РФ, август 2017 г.); — Вопрос: Прошу сообщить о порядке подсчета страхового стажа для оплаты больничного листа нашему работнику — гражданину Украины, имеющему временное убежище на территории Российской Федерации. По трудовой книжке советского образца у этого работника стаж на Украине с августа 1976 года по май 2009 года. С 16.03.2015 г. работает у нас. Надо ли включать стаж на Украине в страховой стаж для оплаты больничного листа? (ответ Владимирского регионального отделения Фонда социального страхования РФ, январь 2016 г.). Ответ подготовил: Специалист Горячей линии информационно-правовой поддержки ГАРАНТ Шептицкая Марианна 15:26

Оксана Оксана Ответить
В нашем тоже не слышали, а как услышали сказали считайте))) 17:07
Вера Губанова Ответить
А наши посчитали, что если они не слышали, то этого и не было))) 17:08

• По иностранным работникам
• По дисциплинарным взысканиям
• По охране труда

Источник: clubtk.ru

Как составлять бизнес письма

Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.

В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.

Общие правила деловой переписки

У письма есть понятная тема . Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.

У письма есть четкое целевое действие . Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.

Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.

Перечислены выгоды для собеседника . Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.

Контекст налажен . Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.

Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.

В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.

Как написать деловое письмо

Приветствие и обращение . По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.

Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.

Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.

В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».

Основная часть . Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.

Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.

Заключение . В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.

В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.

руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга»

8 999 888 77 66

Чего не стоит делать в деловом письме

Писать капслоком . Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.

Отправлять цепочку из двух и более писем . Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.

Иван: Сегодня было совещание.

Иван: Обсуждали новый проект.

Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь?

Грубить, если человек вовремя не ответил . В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.

Благодарить заранее . Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.

Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап» . Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.

Указывать на ошибки собеседника . Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.

Использовать штампы . Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.

Запомнить

Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.

Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:

• помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
• показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
• перед началом общения поработайте с контекстом;
• пишите просто;
• будьте вежливы;
• соблюдайте договоренности.

Источник: www.unisender.com

Как написать деловое письмо? Правильная структура и шаблон для скачивания

Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.

Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты?

Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет:

• Значительно повысить эффективность деловой переписки.
• Сократить время на изучение и понимание идеи послания.
• Закрепить за вами статус профессионала.
• Четко и последовательно передать все ключевые моменты переписки.

Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться.

Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем.

Виды деловых писем

К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так:

Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом.

Принципы разделения деловых писем на виды

Вид 1. По тематическому признаку. Содержание письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения, рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций.

Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:

• Гарантийные письма.
• Письма-инструкции.
• Информационная корреспонденция;
• Письма-напоминания.
• Письма-уведомления.
• Сопроводительные письма.

Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма.

Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста.

1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;

2. Одноаспектное деловое письмо имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и так далее.

Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.

Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем.

Поблочная структура делового письма

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.

Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

Этап 2. Вступление в письме

Вступление состоит из нескольких элементов:

Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.

1. Выдержать деловой стиль;
2. Сохранить заголовок кратким и понятным;
3. Выделить основную тему;
4. Показать адресату, что это важное для него письмо.

С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:

• Об отгрузке новой партии мобильных телефонов.
• Поздравляем со вступлением в новую должность!
• Претензия по качеству продукции от ООО “Эдельвейс”.
• Предложение о сотрудничестве от ЗАО “Лес”. Список преимуществ компании.

2.Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.

Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.

Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.

Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:

1. «Господин/госпожа». Включает не только этикетную составляющую. Обращает внимание на статус адресата. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется вместе с фамилией. Пример: «Глубокоуважаемая госпожа Потапкина!»;
2. Имя и отчество. Наиболее нейтральное обращение. Подразумевает дистанцию между адресатом и адресантом. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!»;
3. Должность или статус адресата. Применяется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда человек рассматривается как субъект гражданских правоотношений, уместно обращение «гражданин»;
4. Коллективное обращение. Допустимо в том случае, когда адресатом выступает группа людей. В таком случае используется именование группы или какой-либо ее признак. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!».
5. Если выделить признак нельзя – можно использовать слово «дамы/господа». В единственном числе бесфамильное и безымянное обращение допускается, если письмо адресовано юридическому лицу или рассылается массово;

Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя.

Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.

Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.

Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:

1. Приветствие – только «Здравствуйте» или «Добрый день». Другие формы применять не следует. Необходимо использовать приветствие с именем: «Добрый день, Александр!»;
2. Имя – только в полной (официальной или повседневной) форме. При этом лишь к самым близким коллегам и партнерам допустимо сокращение, например, «Настя» вместо «Анастасия». Но никак не «Насть»;
3. Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, уважаемый клиент!»;
4. Желательно не использовать в письме обращение на «ты»;
5. Везде, где возможно, лучше использовать имя и отчество, если они известны.

Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер.

• Точка не ставится вообще.
• После восклицательного знака правила пунктуации требуют дальнейшего написания с заглавной буквы.
• После запятой можно продолжать писать со строчной.

3.Преамбула

Эта часть делового письма содержит суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:

• даты;
• факты;
• документы;
• договоренности;
• упоминания других лиц и прочее.

Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.

Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать.

Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком):

О поставке мобильных телефонов

Уважаемая госпожа Потапкина!

Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2020, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.

Этап 3. Основная часть письма

В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.

Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.

Заключение в деловом письме

Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.

Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.

Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».

Этап 4. Дополнительные элементы письма

Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.

Приложения к письму

Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.

Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.

Постскриптум

Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:

• сообщение о том, что произошло после написания письма и имеет непосредственное отношение к его теме;
• дополнительная информация, косвенно касающаяся темы письма, но интересная адресату.

Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.

Эпилог

Написание деловых писем вовсе не так сложно, как может показаться. Если резюмировать сказанное выше, то принцип следующий:

• Сначала нужно поприветствовать получателя.
• Затем кратко ввести в суть дела.
• После чего донести суть послания.
• Теперь можно резюмировать сказанное и попрощаться.

Главное, изучите правила написания стандартных вводных: правила написания дат, правила написания названий компаний, грамотное использование знаков пунктуации и так далее. Словом, какие-то статичные моменты.

Остальные же элементы в структуре делового письма очень скоро запомнятся и вы начнете их придерживаться “на автомате”.

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

Источник: petr-panda.ru