Ведете учет нескольких организаций или только планируете это делать? Мы расскажем о 5 приемах, которые помогут вам оптимизировать нагрузку. Поехали!
Прием №1 – тайм-менеджмент
Нет, не заезжено, а максимально полезно! Планирование еще никому не навредило, поверьте. Лучше потратить час на планирование задач в начале дня, чем потом выяснять отношения с начальством, если вы что-то не успеете сделать. Не будем говорить о возможных штрафах за несвоевременность подачи документов в налоговую, это и так понятно.
Используйте планировщики
Не напрягайте свою память, существую различные приложения для планирования задач. Примером может быть Google Calendar или системама-планировщик от «Битрикс». С ними вы точно не забудете открыть или закрыть подразделение, сдать отчет, перечислить налоги и постоянные платежи, например, зарплату, плату за аренду или сервис для сдачи отчетности, членские взносы и многое другое.
Организуйте напоминания о сроках
Если ваше подразделение состоит из нескольких человек, напоминайте команде о сроках. В силу человеческих факторов многие забывают о сроках: платежи не проводятся, отчетность не сдается вовремя. Далее – речь о штрафах и пенях. Сделайте так, чтобы вся команда видела сроки. Можно повестить специальную доску или организовать автоматическую рассылку-напоминание для всех сотрудников за несколько дней до того, как нужно выполнить задачу.
Как совмещать работу в найме и бизнес часть 2
Это актуально, если ваша бухгалтерия ведет группу компаний. Особенно, если они на разных системах налогообложения: УСН, ЕНВД, ОСНО, ИП на патенте и пр. У всех свои сроки сдачи отчетности, суммы и сроки уплаты налогов. Ни вы, ни ваша команда физически не сможете держать все в памяти.
Совет: отсылайте отчетность за 3-4 дня до срока, чтобы оставить себе время исправить возможные ошибки.
Прием № 2 – привлечение помощников
Настройте программу под себя
Это очень важно сделать заблаговременно, иначе львиную долю информации вы будете обрабатывать вручную и сидеть до ночи, путаясь в алгоритмах разнесения данных. Познакомьтесь со всеми функциями программы, чтобы облегчить и ускорить рабочий процесс.
Хотите настроить «1С» под себя самостоятельно?
Научитесь этому на курсе «Администрирование для бухгалтеров: настрой «1С» под себя!», и вам больше не придется нанимать специалиста.
На курсе вы узнайте, как работать с отчетами, которые помогают быстро и эффективно проводить анализ данных, выявлять ошибки и проверять отчетность перед сдачей. Кроме этого, вы научитесь настраивать в программе учетную политику и овладеете инструментами, о которых ранее не догадывались!
Используйте справочно-правовые системы
В справочно-правовых системах удобно не только пользоваться актуальной версией нужного документа, но и узнавать позицию экспертов по бухгалтерским, налоговым, правовым вопросам.
Прием №3 — грамотный документооборот
Грамотный документооборот – важнейший компонент учетной политики компании. Это особенно важно учитывать тем бухгалтерам, которые ведут несколько компаний. Вы ведь в курсе, к чему может привести неграмотная организация документооборота? Это могут быть и конфликты между сотрудниками предприятия, и потеря денег, не вовремя сданная отчетность. В критичных случаях все заканчивается злоупотреблением и хищениями, а затем, как следствие, банкротством компании.
СТРОЙКА И ТУРФИРМА как совмещать два бизнеса
Согласно приказу Минфина от 6 октября 2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету», обязанность формирования учетной политики возложена на бухгалтера или иное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета организации. Утверждает учетную политику руководитель.
Если вы – главный бухгалтер, вам следует создать документ, который будет объединять все бизнес-процессы и поможет руководителю контролировать эффективность предприятия. Создайте график документооборота по каждой из «подопечных» организаций. Постарайтесь, чтобы во всех использовались одинаковые сервисы и алгоритмы.
Основные точки контроля: внесение, создание, подпись, пересылка и ввод первичных документов, организация грамотного документооборота.
Примеры неправильного документооборота в компании
- Бухгалтер не переносит первичный документ из одной программы в другую, а набивает его вручную. Это приводит к ошибкам в нумерации, штрафам и вражде между бухгалтером и менеджерами.
- Бухгалтерия не вносит документы в программу или делает это с опозданием. В конце года по итогам сверки очень много надо переделывать. Из-за этого налоги рассчитываются с ошибками: или заплатили больше, или недоплатили. Это приводит к пеням и штрафам.
- Бухгалтер сам звонит контрагенту и требует первичные документы. Это неправильно, потому что это зона ответственности других сотрудников, а бухгалтерия зачастую не общается с контрагентами напрямую.
Прием №4 – связь с руководством
Одна из распространенных ошибок бухгалтера — показать руководителю сумму налогов к уплате в день сдачи отчета. Если вы не хотите, чтобы руководитель упал в обморок, считайте и согласовывайте налоги ежемесячно до 10-го числа следующего месяца.
Еще одна не менее распространенная ошибка — делать работу за других или уволившихся сотрудников. Если не было договоренности с руководителем о корректировке периодов, когда работал другой бухгалтер, ваша инициативность не сыграет на руку. А что если в этих периодах есть ошибки? Из-за этого «поедет» отчетность или еще хуже – период не закроется. Раз уж вы принялись за чужую работу и обнаружили ошибки, исправляйте их методом «сторно» в текущем периоде.
Прием №5 – своевременная отчетность перед ФНС
3 распространенные ошибки в период подготовки отчетности
- Не подключен сервис по сдаче отчетности.
- К моменту сдачи отчетности не оплачен сервис по передаче отчетов в КО. Оплачивайте сразу на год — это дешевле и меньше хлопот каждый месяц. Поставьте в календаре напоминалку об оплате на следующий год.
- Своевременно не подписаны доверенности или цифровые подписи директора устарели. Печально узнавать об этом в отчетный период — проверяйте подписи доверенностей и директоров заранее.
- Отчет сдан, но не получено подтверждение о сдаче.
Как избежать таких ситуаций?
- Подключайте сервис по сдаче отчетности сразу, как только берете компанию на сопровождение.
- Поставьте в календаре напоминание об оплате на следующий год. Оплачивайте сразу на год – так даже дешевле.
- Проверяйте подписи доверенностей и директоров заранее (желательно, до отчетного периода.
- Сдавайте отчет не в последний день, а за 3-4 дня, чтобы была возможность получить подтверждение или исправить ошибку в случае отказа.
Нужна помощь в сдаче отчетности?
Наши специалисты готовы вам помочь!
Итак, как успешно вести несколько организаций одновременно? Главный навык – умение все организовать и спланировать заранее. Трудности никто не отменял, но со временем вы адаптируетесь и более половины всех задач будете выполнять на автомате. Верьте в свои возможности!
Источник: gendalf.ru
Как совмещать несколько бизнесов — советы серийного предпринимателя
У серийного предпринимателя Егора Гурьева под управлением пять проектов из разных сфер — такая работа требует постоянного переключения. У всех бизнесов разная специфика, и чтобы не допустить выгорания, нужно отрегулировать минимум три сферы: работу с командой, распределение ресурса и времени для отдыха.
Егор поделился советами, как эффективно развивать несколько бизнесов, и приемами, которые помогают решить проблемы на старте и переключаться.
Как распределять ресурс и координировать команду
Отвечать за несколько бизнесов одновременно — непросто. Важно научиться расставлять приоритеты. Например, у меня сейчас пять проектов, и я не возьмусь за что-то новое, пока погружен в текущие дела.
Вот тезисы, которые помогли мне как предпринимателю:
- Определите work in progress limit
Поймите, сколько треков вы готовы обслуживать, и вне этого лимита не беритесь за что-то другое. Обязательно нужен план, чтобы понимать, какая у вас будет роль в каждом из проектов, когда и при каких условиях вы перестанете им заниматься.
При удачном раскладе вы должны стать пассивным инвестором, у которого в проекте появятся директор и партнеры. Они будут получать процент и заниматься развитием.
Главное принять этот факт: невозможно управлять несколькими проектами и везде быть на первом месте.
Общайтесь с сотрудниками и давайте возможность проявлять себя. Если они используют шанс — значит эти люди чего-то хотят и готовы брать ответственность.
Иногда им лучше вообще не мешать и позволять развиваться, даже если кажется, что в каких-то вопросах вы лучше разбираетесь.
- Придерживайтесь конкретного менеджмента — это помогает легко решать операционные задачи
Например, по понедельникам идет планирование, в среду занимаетесь командой, в пятницу — демо.
Если превратить операционную деятельность в регулярные задачи, это устранит многие проблемы. Например, сотрудники знают, что по пятницам вы собираетесь на планерке, можете обсудить сложности и пожелания. Таким образом команда понимает, что минимум раз в неделю она будет услышана, и готовится к этому дню.
Как совмещать несколько бизнесов одновременно
Я знаю предпринимателей, которые хотят заниматься несколькими проектами. При этом они не уверены, что у них хватит ресурсов и времени, чтобы везде достигать желаемых целей. Здесь важно грамотно распределять силы и лавировать между всеми бизнесами сразу.
Например, у меня сейчас пять проектов, и они очень разные. В одних я нахожусь на первых ролях, в других — нет.
Один из проектов — сервис, в котором разработчики игр могут подключить монетизацию и быстрее зарабатывать. Я помогаю команде со стратегией и продажами, но моя роль в этом проекте не главная.
Есть команда, которую возглавляет мой друг и партнер Вадим Андреев, и он работает самостоятельно. Подобным образом вы можете доверить управленческие вопросы своему компаньону. Договоритесь, какие действия и вопросы он должен согласовывать с вами, а по каким может принимать решения самостоятельно.
По ту сторону: как прошел первый Саммит франчайзи Азата Муртазина
Мероприятие началось с приветственного слова организатора — Азата Муртазина. Он попросил каждого из участников саммита (в зале было около 50 человек) рассказать, какую компанию он представляет, и что хочет узнать из докладов. Оказалось, что в зале есть не только франчайзи, но и франчайзоры. Последние объяснили, что пришли не для того, чтобы «контролировать» выступления своих партнеров, а наоборот, посмотреть на процессы «с другой стороны» и выслушать конструктивную критику своей и других франшиз.
Мероприятие началось с выступления Юрия Костина, франчайзи «Додо пиццы». Он рассказал о том, как превратил убыточную пиццерию на окраине Петербурга в одну из лидирующих силой собственного примера.
Ирина Томурова, франчайзи «Бэби-клуба» из Йошкар-Олы рассказала, что даже самые проработанные франшизы могут быть банально неизвестны в городе франчайзи, и партнер, если он хочет быть успешным, должен сам проявлять инициативу в продвижении, делая себя примером для всей сети.
Светлана Пронякина совмещает роль франчайзи и должность коммерческого директора управляющей компании франшизы «Вилгуд». Ее доклад был посвящен распределению маркетинговых затрат между франчайзором и франчайзи. Много вопросов у зала было к системе распределения заявок в «Вилгуде».
Если первая часть саммита была про распределение маркетинговых издержек между франчайзором и франчайзи, то вторая — про более фундаментальные вопросы партнерских отношений во франчайзинге. Так, Юрий Макуев, также франчайзи «Вилгуда», поднял вопросы расторжения договора и зоны ответственности франчайзора — того, что редко обсуждается при покупке франшизы.
Евгений Гуржей рассказал о том, как он стал франчайзи «Мосигры», как разочаровался в этой сети, вышел из нее, и с группой других партнеров создал свою сеть. Закончилось все тем, что он вновь стал франчайзи «Мосигры».
О роли франчайзи-лидера рассказал партнер Coffee Like в Архангельской области Пётр Жилин. Он был одним из первых франчайзи сети и быстро стал самым «крупным» по числу точек. Роль франчайзи-лидера, по мнению Петра — аккумулировать обратную связь от партнеров и доносить ее до управляющей компании.
На вопрос «Хорошо или плохо быть первым франчайзи компании?» ответила Анна Гридина, партнер Сети раннего плавания «Аквакласс». По ее мнению, становиться первым франчайзи стоит только тем, кто любит вызов и готов быть первопроходцем, т.к. даже созданная специалистами франшиза требует обкатки. Зато первый франчайзи максимально влияет на стандарты компании, а франчайзор открыт к его идеям.
У Ирины Налимовой, франчайзи «220 вольт» необычная ситуация — у нее есть собственный магазин стройтоваров, в соседнем зале от франчайзингового. Она рассказала, как у нее получается совмещать два бизнеса в одном месте и как к этому относится франчайзор.
Насколько далеко может уйти франчайзи в адаптации своей франшизы под локальные условия, рассказала Ольга Баранова, франчайзи «Крошки Картошки». Ее точки расположены в аэропортах, и посетители отличаются от посетителей других франчайзи.
Александр Башков, партнер компании СДЭК, объяснил, когда стоит открывать вторую точку по франшизе.
Третий блок был посвящен вопросам опытных франчайзи, работающих уже много лет под крылом одной франшизы.
Юлия Черанева, партнер «Инвитро», рассказала про «кризис 3 лет» во франчайзинге и том, как мотивировать себя работать с франшизой после этого кризиса.
Елена Шадрина, франчайзи World’s Gym, объяснила, почему важен обмен опытом между франчайзи, особенно опытными и недавно присоединившимися к сети.
Закончилось мероприятие докладом Павла Шевчука, франчайзи «Орматека» из Обнинска. В нем он рассказал о том, что следование стандартам — это путь к финансовой стабильности.
Юрий Костин, Додо Пицца
Участники мероприятия сошлись на том, что оно прошло успешно. Несмотря на то, что все франшизы разные, проблемы у них схожие. И у франчайзи одни и те же вопросы: как распределить зоны ответственности; как решать конфликты; что делать, когда всего достиг. И ответы на эти вопросы прозвучали на мероприятии. Однако есть еще много тем, которые не были рассмотрены, поэтому организатор мероприятия, Азат Муртазин, уже готовится к следующему саммиту франчайзи, который пройдет в ноябре 2020 года.
Источник: www.beboss.ru
