Centicore Group оказывает услуги по разработке и внедрению решений 1С для автоматизации бизнес-процессов компании. На примере нашего заказчика рассказываем о том, как максимально упростить работу с документами, хранить все документы в безопасности и создать единое информационное пространство для бизнеса.
К нам обратилась компания, персонал которой тратил слишком много времени на поиск необходимой информации, документы терялись, возвращались на согласование из-за ошибок. Из-за непрозрачных процессов производительность сотрудников оставалась на низком уровне. Наши специалисты проанализировали особенности деятельности компании, на основе чего предложили индивидуальные решения по настройке системы 1С.
Для эффективного управления документооборотом и повышения производительности сотрудников наши специалисты внедрили 1С:Документооборот 2.1. Это решение структурирует информацию, облегчает взаимодействие сотрудников и минимизирует количество ошибок при работе с документами. Также для оптимизации процессов закупок мы реализовали проект по работе с заявками на закупку. Дополнительно провели интеграцию системы по работе с заявками на закупку с 1С: ERP. Такая интеграция позволяет увеличить эффективность процессов закупок, корректно формировать отчетность и иметь доступ к актуальной информации о бизнес- процессах в компании.
225 — Шаблоны комплексных процессов в 1С:Документооборот
В результате разработки и внедрения 1С:Документооборот 2.1 количество ошибок при оформлении документов сократилось на 95%. С помощью системы учета рабочего времени работа сотрудников с документами стала прозрачной, время на согласование документов сократилось на 75%. Прозрачность всех этапов согласования документов повысила эффективность бизнес-процессов. Также благодаря реализации проекта по работе с заявками на закупку и его интеграции с 1С: ERP снизился уровень ошибок при формировании отчетности, выросла эффективность управления процессами закупок.
Источник: vc.ru
Бесшовная интеграция 1С:ERP 2 и 1С:Документооборот КОРП
Архитектура бесшовной интеграции 1С:ERP с 1С:Документооборот
Рассмотрим пример бесшовной интеграции 1С: Документооборота с 1С:ERP (Процессы бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:Управление торговлей 11 реализованы аналогично).
Архитектура интеграции основана на использовании механизмов веб-сервисов. В 1C:ERP внедрена библиотека интеграции с ДО (БИД), которая использует открытый веб-сервис 1С:Документооборот. Веб-сервис включен в типовую поставку, не требует программирования и может быть опубликован на любом бесплатном веб-сервере. Поддерживается бесплатный сервер Apatch или Microsoft IIS.
021 — 1С:Документооборот. Бизнес-процесс, связанный с документом.
Настройки бесшовной интеграции ERP и 1С:Документооборот
Для запуска бесшовной интеграции 1С:ERP и 1С:Документооборот необходимо произвести первоначальные настройки.
Настройка включает следующие шаги:
1. Установка веб-сервера;
2. Подготовка ДО к использованию бесшовной интеграции. На этом шаге следует решить, какого рода объекты 1С:ERP будут участвовать в интеграции. Например, интеграция по заказам клиентов. Эти действия выполняются пользователем с правами Администратора. Создадим в базе 1С:Документооборот папку «Заказ клиента» и одноименный вид внутреннего документа.
3.Публикация веб-сервиса 1С:Документооборота на веб-сервере. Производится в режиме конфигуратора, запуск осуществляется от имени Администратора.
Указываем имя публикации и каталог. Нажимаем на кнопку «Опубликовать». Если все сделано правильно, то введя адрес в браузере на компьютере, откроется окно запуска базы через веб-браузер.
4. Ввод в 1С:ERP адреса веб сервиса.
Устанавливаем флажок «Интеграция с 1С:Документооборотом», вводим адрес публикации. Указываем те возможности бесшовной интеграции, которые планируется использовать.
5.Создание учетной записи с именем пользователя в 1С:Документооборот. Для каждого пользователя, который будет работать в 1С:ERP, создается отдельная учетная запись.
Признаком успешного подключения станет появление на рабочем столе в 1С:ERP формы задач из конфигурации ДО.
6.Настройка соответствия между объектами 1С:ERP и ДО. Например, заказу клиента соответствует вид документа в документообороте (внутренний документ «Заказ клиента»), при таком соответствии документы 1С:Документооборот создаются на основании документов 1С:ERP. Укажем, как заполняются реквизиты документов, на основании чего и в каком порядке.
Заполнение на основании. Например, заполнение реквизита «Контрагент» в базе 1С ERP на основании реквизита «Корреспондент» из базы 1С:Документооборот. Или заполнение реквизита «Ответственный» в ДО на основании реквизита «Автор» в 1С:ERP.
·Заполнение предопределенным значением. Пример: при создании новых документов в ДО, им будет назначаться папка «Заказ клиента». Важный момент – настройка автоматического обновления реквизитов. Настраивая правила, устанавливаем флажок «Обновлять значения реквизитов». Как пример – реквизит «Сумма».
Также можно указать, что нужно присоединять печатные формы документов при создании документов в конфигурации 1С:Документооборот. Укажем какие печатные формы будут добавляться и в каком формате.
Организация хранения скан копии договора и согласования договора
При бесшовной интеграции 1С:Документооборот можно использовать как файловое хранилище, это позволит не перегружать 1С:ERP. Для использования данной функции ДО через интерфейс 1С:ERP необходимо настроить соответствие вида документа ДО «Договор на аренду» с объектом 1С:ERP «Договор с поставщиком/исполнителем», как это было описано ранее на примере заказа клиента.
После завершения настроек в 1С:ERP из объекта «Договор с поставщиком/исполнителем» перейти по гиперссылке «Документооборот».
Договор на аренду может быть создан в ДО, но прикрепление файла и согласование договора может быть организовано в 1С:ERP.
Для отражения связи объектов 1С:ДО и 1С:ERP необходимо создать в 1С:ERP документ «Договор с поставщиком/исполнителем». Перейдем по гиперссылке «Документооборот» и нажмем на ссылку «Выбрать». Зададим условия для поиска ранее созданного договора в ДО.
По виду документа «Договор на аренду» системой будут предложены на выбор все документы этого вида. Выбираем подходящий для нас документ.
Для прикрепления скан копии договора на вкладке «Файлы» нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем файл размещенный на компьютере.
После записи объекта 1С:ERP файл появится в ДО в справочнике «Все файлы» и в соответствующем объекте ДО.
Для запуска процесса согласования необходимо предварительно в ДО настроить шаблон процесса в виде документа «Договор на аренду». В шаблоне процесса укажем ответственных сотрудников или роли, которые будут согласовывать договор, с указанием сроков исполнения.
Заполним предмет (вид внутреннего документа) и этапы процесса.
По умолчанию все процессы запускаются вручную, укажем настройки для автоматического запуска.
После такой настройки в 1С:ERP при переходе по гиперссылке «Документооборот» из документа «Договор с поставщиком/исполнителем» на вкладке «Процессы и задачи» при создании настроенный шаблон отобразится в рекомендованных шаблонах.
После старта процесса указанным исполнителям будут направлены задачи для согласования договора. Задачи можно исполнять как в интерфейсе 1C:ERP так и в 1С:ДО.
Этапы процесса и статусы документа синхронно изменяются в обеих базах, что позволяет контролировать процесс сотрудникам в привычном для них интерфейсе в режиме одного окна.
Пример организации процесса согласования Заказа клиента
Рассмотрим еще один пример: согласование документа «Заказ клиента» из интерфейса 1С:ERP. Настроим шаблон процесса в ДО в виде документа «Заказ клиента». Настройка идентична рассмотренной ранее настройки процесса согласования в виде документа «Договор на аренду».
При переходе по гиперссылке «Документооборот» создадим внутренний документ в ДО. Для этого необходимо перейти по ссылке «Создать».
Системой будет создан внутренний документ «Заказ клиента», по заданной настройке интеграции автоматически сформируется файл в формате PDF.
На вкладке «Реквизиты» из объекта 1С:ERP заполнятся основные реквизиты документа. Регистрационный номер документа сформируется согласно правил нумерации, заданных в Документообороте в виде документа.
Для запуска процесса согласования документа выбираем рекомендуемый шаблон процесса, настроенный ранее в 1С:Документооборот.
После старта процесса согласования исполнителям будут направлены задачи аналогично рассмотренному ранее согласованию договора на аренду.
Выводы
Варианты использования и возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:ERP
В этой статье мы поговорим о бесшовной интеграции, позволяющей получать доступ к документам, бизнес-процессам в системе 1С:Документооборот, не выходя из основной учетной системы. При этом учетная система 1С может быть любой, типовой или самописной. Мы рассмотрим бесшовную интеграцию на примере 1С:ERP.
Возможности бесшовной интеграции
Бесшовная интеграция позволяет объединить возможности разных систем: объекты учетной системы можно связать с объектами 1С:Документооборот. Например, на скриншоте «Заявка на расходование денежных средств» в 1С:ERP связана с документом «Заявка на оплату» в 1С:Документооборот. Они соответствуют друг другу по реквизитному составу, и пользователи видят документ в актуальном состоянии в той системе, в которой работают. Этот принцип работает и в обратную сторону: на основании документа в системе 1С:Документооборот может быть создан объект 1С:ERP. Связать можно новые и уже существующие документы.
Кроме того, у объектов с настроенной связью реквизита произойдет автоматическое обновление при внесении изменений в любой из систем.
Еще одна возможность бесшовной интеграции – работа с бизнес-процессами: согласование, утверждение, ознакомление, подписание и другие процессы можно провести в системе 1С:ERP: в документе в подменю появляется пункт «Документооборот. Процесс..».
Кроме того, в 1С:Документооборот можно усложнять бизнес-процессы: создавать многоэтапные и разветвленные процессы, устанавливать сроки, задавать ответственных лиц. Бесшовная интеграция позволяет использовать этот функционал в полном объеме в системе 1С:ERP и отслеживать на каком этапе находится документ, у какого ответственного исполнителя стоит активная задача, сроки.
Если в 1С:ERP подключен функционал почтового клиента, то письма можно интегрировать с 1С:Документооборот: их можно зарегистрировать, пронумеровать по правилам делопроизводства, указать место хранения.
Также 1С:Документооборот можно использовать как файловое хранилище. Прикрепленный к документу в 1С:ERP файл будет автоматически размещен на файловых или сетевых ресурсах по правилам, которые были настроены в 1С:Документооборот: разные тома на диске с распределением по расширению или объему файлов, по наполняемости томов и так далее. Такое упорядоченное хранение минимизирует дублирование файлов.
В системе 1С:ERP есть возможность использовать функционал 1С:Документооборот по учету трудозатрат: пользователи могут вносить количество времени, которое они потратили на выполнение задачи.
Преимущества бесшовной интеграции учетной системы 1С:ERP с 1С:Документооборот
- Использовать функционал программы 1С:Документооборот работая в привычной учетной системе. Например, запустить в 1С:ERP документы по сложным бизнес-процессам, подписывать, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП);
- Упрощение взаимодействия по документообороту между сотрудниками;
- Сокращение времени прохождения документа по маршруту бизнес-процесса: данные первичных документов подставляются автоматически в 1С:Документооборот;
- Контролируемый доступ к бизнес-процессам и документам с мобильных устройств: задачи по документу и прикрепленные файлы можно посмотреть и принять решение;
- Разграничение доступа пользователей. Сотрудникам, которые должны иметь доступ к документам только на одном этапе бизнес-процесса, например, согласовании или утверждении, можно не давать доступ к системе 1С:ERP. С доступом к 1С:Документооборот пользователи увидят только то, что им нужно;
- Упорядоченное хранение файлов, экономия серверных ресурсов. При использовании бесшовной интеграции 1С:ERP с 1С:Документооборот минимизируется количество дублей, и пользователи не тратят время на поиск актуальной версии файла.
Как настроить бесшовную интеграцию?
В системе 1С:ERP есть справочник правил интеграции, в каждом из которых указывается, какие объекты нужно интегрировать.
Если в системе интегрируются документы, то необходимо указать вид документа и как будут сопоставляться реквизиты. Есть три способа заполнения:
- Один к одному. Например, поле «ИНН контрагента» в 1С:ERP и в 1С:Документооборот будет заполнено одинаково.
- Из указанного значения: реквизит в системе-приемнике будет заполняться конкретным значением.
- Из выражения на встроенном языке: можно задать произвольный алгоритм, который проанализирует регистры, связанные справочники, документы и выведет значение, которое нужно заполнить в системе-приемнике. Этот способ может быть настроен в обе стороны: из 1С:Документооборот в учетную систему и наоборот.
Опыт работы с бесшовной интеграцией 1С:Документооборот и 1С:ERP типовыми средствами системы
На скриншоте приведен справочник «Контрагенты», который есть в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот. Мы их связали в единый, используя типовые правила интеграции: они уже преднастроены, и система сама заполняет реквизиты.
Также мы настраивали бесшовнуюинтеграцию для типового документа 1С:ERP «Заявка на расходование денежных средств» . В 1С:Документооборот это внутренний документ вида «Заявка на оплату», в него передавалась сводная информация о контрагенте, объекте оплаты и сумме. При обратном получении данных -из 1С:Документооборот в 1С:ERP у документа «Заявка на расходование денежных средств» изменялся статус.
Наш опыт бесшовной интеграции с адаптацией системы
Справочник «Банковские счета» присутствует в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот, но его нельзя интегрировать с помощью типового функционала. Наши специалисты сделали сопоставление реквизитов и доработали автоматическую передачу всех банковских счетов, когда идет интеграция по контрагенту. Это было важно для заказчика, поскольку список и реквизиты актуальных банковских счетов необходимы для корректного проведения оплаты.
Кроме того, мы сделали бесшовную интеграцию для нового нетипового объекта системы – это документ «Лот закупки лекарственных средств».
На скриншоте представлена табличная часть «Стороны», в ней можно указать стороны договора: организацию и несколько контрагентов. Наши специалисты доработали автоматическое заполнение реквизитов банковских счетов в учетной системе из табличной части в 1С:Документооборот, что было необходимо заказчику.
