«1С:Документооборот» — это современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Но мало кто из пользователей этой системы рассматриваем ее как полноценный инструмент управления проектами.
Вместе с тем, это российское решение вполне может заменить сразу несколько используемых систем, в том числе и западных, таких, например, как MS Project, Jira, Trello, Redmine и тд.
Какие же возможности в части управления проектами предоставляет «1С:Документооборот»? Ниже перечислены основные из них.
- Содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат. Оно содержит детальное описание поставляемых результатов проекта.
- Содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными свойствами и функциями.
Содержание продукта описывается в договорной, проектной или технической документации, а для ее составления и хранения в 1С:Документооборот предусмотрен ряд полезных функций:
Настройка бизнес-процессов в 1С:Документооборот. Часть 1.
- Работа с договорными документами
- Совместная работа с файлами
- Хранение и контроль версий файлов
- Применение шаблонов документов
Все документальное обеспечение проектной деятельности выполняется в карточке проекта.
Основой содержания проекта в 1С:Документооборот является структурная декомпозиция работ (СДР), которая составляется в плане проекта. СДР состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, при этом каждая задача имеет свой код СДР.
Управление расписанием в 1С:ДО
Основой содержания проекта является структурная декомпозиция работ (СДР), которая составляется в плане проекта. СДР состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, при этом каждая задача имеет свой код СДР.
Управление расписанием проекта включает в себя процессы, необходимые для управления своевременным выполнением проекта.
Планирование и исполнение проектных задач
Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:
- Планирование — для составления плана проекта;
- Отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
- Контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
- Анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
- Полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
- Диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.
Настройка бизнес-процессов в 1С:Документооборот 3
Для Руководителя проектов в системе предусмотрено окно «Задачи по проектам», в котором отслеживается состояние задач в разрезе проектов:
- Просроченные задачи;
- Задачи в работе;
- Распределение задач по участникам проектов.
По предоставленным данным в 1С:Документооборот , руководитель проекта может увидеть, как обстоят дела с его проектами, оценить ход их выполнения, узнать, есть ли просроченные задачи и какова загрузка сотрудников.
Для управления своевременным выполнением проекта, в системе 1С:До кументооборот реализованы отчеты:
- «Текущее состояние проектных задач» — данный отчетв 1С:ДО показывает Руководителю проектов полную сводку по состоянию всех проектных задач.
- Отчет «План-факт по проектным задачам» помогает оценить соблюдение сроков начала и окончания проектных задач.
Выполнение проектных задач при помощи 1С:Документооборот
Осуществляется при помощи процесса «Исполнение». При создании процесса на основании проектной задачи в нем заполняются сроки и исполнители.
В программе предусмотрен продвинутый таск-менеджер, который помогает руководителю проекта в постановке и контроле исполнения проектных задач и проекта в целом.
При наступлении срока выполнения проектной задачи, программа автоматически отправит задачу Исполнителю. Если же при наступлении срока Исполнитель задачи не указан — программа оповестит об этом Руководителя проекта.
При старте процесса по проектной задаче, она автоматически отмечается как начатая, при завершении процесса — как выполненная.
В системе 1С:ДО предусмотрен единый инструмент для учета задач «Задачи мне». Все задачи собраны в одном списке, исполнитель видит все задачи, которые поставлены ему с группировкой по каждому проекту.
Дополнительно, в системе 1С реализована возможность разделения задачи на несколько исполнителей. При этом, отправка задачи на исполнение может быть как одновременной, т.е. всем исполнителям сразу, так и по очереди.
В качестве дополнительной аналитики по классификации проектных задач в 1С:Документообороте можно использовать флаги. Флаги могут означать определенные статусы задач в зависимости от присвоенного цвета. Например, задачам, которым необходимо уделить большее внимание, могут обозначаться красным цветом флага, при изменении статуса задачи, цвет флага может быть изменен.
Диаграмма Ганта
Для графического представления плана проекта можно использовать Диаграмму Ганта. В диаграмме можно изменить сроки проектных задач путем перетаскивания отрезков мышью. Каждая полоса на диаграмме Ганта — это отдельная задача в составе проекта. Окрашенные отрезки диаграммы Ганта, показывают состояние задач.
Управление ресурсами в 1С:ДО
Управление ресурсами проекта включает в себя процессы, необходимые для планирования, учета и контроля трудовых ресурсов, а также управления их трудозатратами.
Организация проектной команды
Выполняется в карточке проекта, путем назначения сотрудников и ролей в команде.
Права доступа к информации, связанной с проектом устанавливаются также в карточке проекта на закладке Рабочая группа.
Планирование и учёт трудозатрат в 1С:Документооборот
Для планирования и учета трудозатрат, реализована возможность указания плановых и фактических трудозатрат по каждой задаче, согласно иерархической структуре работ (ИСР).
Указанные исполнителем фактические трудозатраты по задаче привязываются к выбранному проекту.
Таким образом, Руководитель проекта получает оперативную информацию для план-фактного анализа трудозатрат.
Управление стоимостью в 1С:ДО
Управление стоимостью проекта обеспечивается посредством реализации следующих процессов:
- Оценки стоимости ресурсов;
- Планирование бюджета проекта;
- Бюджетный контроль проекта.
К сожалению, типовая конфигурация « 1С:Документооборот » не поддерживает указанные процессы, однако эти функции могут быть добавлены в программу, как на примере, представленном ниже.
Оценка стоимости ресурсов
Оценка стоимости ресурсов проекта назначается через трансфертную ставку исполнителей. Трансфертная ставка — это часовая ставка специалиста, которая отражает стоимость трудового ресурса для указанного проекта.
Трансфертная ставка специалиста может меняться по ходу проекта, система сохраняет всю информацию по назначенным или измененным трансфертным ставкам сотрудников.
Планирование бюджета проекта при помощи 1С:Документооборот
Поскольку данная функция отсутствует в типовой конфигурации 1С:Документооборот, ниже представлен возможный вариант реализации бюджетного планирования непосредственно в данной конфигурации.
Бюджет проекта содержит информацию о величине и сроках планируемых доходов и расходов проекта (БДР), а также графике и сумме его финансирования (БДДС).
Плановые значения для БДР и БДДС вносятся через механизм контрольных точек. А плановые расходы на персонал рассчитываются на основании плановых трудозатрат и трансфертной ставки. Результатом внесения этих данных является план бюджета проекта.
Фактические значения для БДР и БДДС автоматически загружаются из смежной учетной системы. Актуальный фактические данные по доходам, расходам и платежам можно по получить через отчет по исполнению бюджета.
Бюджетный контроль проекта
Бюджетный контроль проекта в 1С:Документооборот — процесс мониторинга бюджета проекта для актуализации стоимости и управления изменениями. План-фактный анализ плана и бюджета проекта, позволяет учитывать не только стоимостные, но и объемные показатели выполнения работ.
Для продвинутого бюджетного управления проектами, рекомендуется использовать конфигурацию « 1С:Документооборот » в связке с системами финансового управления, например, « БИТ:Финанс » или « 1С:ERP Управление предприятием ».
Управление рисками в 1С:ДО
Управление рисками предполагает их идентификацию, оценку и мониторинг на всем протяжении проекта.
Инструмент управления рисками выполнен в программе 1С:Документооборот посредством механизма Контрольных точек.
По своей сути, журнал контрольных точек является реестром рисков проекта и их качественной оценкой.
Качественная оценка рисков осуществляется путем занесения оценки вероятности возникновения и воздействия рисков на проект. Данный процесс выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта.
При использовании механизма Контрольных точек в 1С:ДО , у руководителя проекта появляются дополнительные аналитики по уровням контроля проекта (стратегический, тактический и оперативный). Еще одной возможностью системы в части управления рисками проекта, является предоставление оперативных статистических данных по количеству и состоянию контрольных точек.
Управление коммуникациями в 1С:ДО
Проект представляет собой непрерывный процесс взаимодействия его участников (между членами проектной команды, Руководителем проекта и Заказчиком). Для того, чтобы обмен информацией был результативным, в системе « 1С:Документооборот » реализовано окно «Начальная страница», которое состоит из 12 настраиваемых виджетов.
Каждый виджет в 1С:Документооборот показывает актуальное состояние по конкретной теме:
- Мой календарь и календари других пользователей — персональный инструмент для планирования времени. В календаре отображаются все записи: запланированные встречи, конференции, задачи итд; Планировать встречи и конференции можно как внутри компании, так и с контрагентами.
- Бронирование помещений через 1С:ДО — можно увидеть, занято ли интересующее помещение и при необходимости, тут же его забронировать;
- Видеоконференции в 1С:Документообороте — из группового чата можно позвонить как сразу всем участникам обсуждения, так и одному из собеседников;
- Учет отсутствий сотрудников — система автоматически оповестит Вас о том, что сотрудник отсутствует на рабочем месте и Вы можете принять решение: отложить дело, передать его заместителю, либо решить, что отсутствие не помешает совместной работе;
- Оповещения о важных событиях — о всех записях программа напомнит заранее, в указанное время;
- Работа через мобильное приложение.
Источник: 1solution.ru
Бизнес-процессы в 1C Документооборот
Каждый из пользователей программы может при необходимости обратиться к списку задач в меню Мои задачи. Загрузка списка происходит автоматически при первом запуске программы.
Задачи могут также отсылаться ответственным исполнителям через электронную почту.
На каждый бизнес-процесс создается карточка, в которой создается его полноценная блок-схема. Каждый этап выполнения задач будет отражаться в этой блок-схеме, в результате чего инициатор бизнес-процесса сможет следить за ходом работы, и выяснить, на каком этапе выполнения находится этот бизнес-процесс, и какой сотрудник завершил свою задачу, а какой нет. Карточка и блок-схема процесса Согласование приведены на рисунке.
Бизнес-процесс может быть создан также на основании какого-либо документа, при условии, что он с ним как-то связан. В зависимости от вида бизнес-процесса программа создает их списки, например, список Согласований:
При создании нового бизнес-процесса может использоваться созданный единожды шаблон, в который включаются наиболее важные сведения, такие как маршрут выполнения, сроки, важность, название и описание бизнес-процесса.
Кроме того, шаблоны различных бизнес-процессов можно указать в карточке какого-либо связанного с ними документа. В результате, эти шаблоны будут использоваться при создании нового бизнес-процесса в случае использования этого вида документа. Ниже на картинке приведен пример, где входящий документ Договор может участвовать в бизнес-процессах с шаблонами Согласование договора, Утверждение договора (простое) и Регистрация договора.
Во время создания нового бизнес-процесса на основании входящего документа, например, Договор, инициатор сможет выбрать подходящий шаблон из перечня.
В программе «1C:Документооборот» есть возможность следить за ходом исполнения бизнес-процесса с помощью различных отчетов:
- 1С:Документооборот
- Коллективная работа с 1С:Документооборот
- Учет рабочего времени
- Бизнес-процессы
- Клиент-серверный режим работы 1С 8.2
- Переход с «1С:Документооборот» на СЭД «Корпоративный документооборот»
Источник: xn--90afdtkhdeabaxvge.net
Управление задачами и поручениями в 1С Документооборот
Каждый день компании принимают самые различные управленческие решения. По этой причине используемые системы электронного документооборота должны уметь реализовывать поручения и задачи.
У 1С:Документооборот имеются мощные инструменты, которые позволяют управлять задачами и обеспечивать четкий контроль их выполнения. Система дает возможность фиксировать сроки исполнения даже в случае, если имело место перенаправление.
На рабочем столе программы вы увидите несколько виджетов, предназначенных для управления задачами. Для того, чтобы оперативно оценивать задачи, вам не нужно углубляться в систему, вам сразу доступны все основные показатели.
Выполнение задач в 1С Документооборот
Один из самых важных пунктов — «Задачи мне». Здесь все перечислено списком.
Контроль за исполнением и отчеты
В данном разделе присутствует функционал, предназначенный для руководителей подразделений. Он позволяет проконтролировать, насколько загружены подчиненные. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым задачам и отслеживать исполнительскую дисциплину.
Через виджет «Контроль» можно быстро получить доступ к контрольным поручениям. Здесь же присутствуют и статусы текущих состояний объектов.
Имеющаяся здесь подсистема управления процессами дает возможность создавать поручения и задачи различной степени сложности. Как произвольного характера, так и сделанные на основе имеющихся шаблонов.
Постановка задач
Что представляют из себя задачи в системе? Это визуализированные точки, через которые проходит бизнес-процесс. Кроме того, присутствуют механизмы управления ими.
Все участники процесса видят те задачи, которые предназначены непосредственно им. Можно действовать только в рамках, которые выставлены системой.
Пользователи, которые имеют особые права, могут отслеживать задачи других пользователей и изменять их. Им доступен просмотр состояния бизнес-процесса в целях оперативного устранения ошибок.
Руководителю выставляются такие настройки, которые позволяют иметь доступ ко всем задачам подчиненных.
Управление задачами
У руководителя есть права для того, чтобы вовсе остановить бизнес-процесс. Он может быть запущен по ошибке или потерять свою актуальность.
Как в 1С:Документооборот осуществляется управление задачами и поручениями?
Процессы в системе представляют собой ранее настроенные схемы: от начала и до завершения. Во время этого движения выставляются различные задачи: утвердить, исполнить, согласовать. Разработчики заложили следующие типовые процессы:
- согласование (файлов, вопросов, документов) — производится с одним или несколькими сотрудниками;
- исполнение поручений одному сотруднику или группе коллег, для этого настраиваются контроль, порядок проверки;
- рассмотрение документов, по результатам ответственное лицо должно составить резолюцию;
- ознакомление с документами без получения «обратной связи», ответы можно получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами;
- регистрация исходящей, входящей и внутренней документации;
- подписание/утверждение документов ответственным лицом;
- приглашение на мероприятие;
- комплексный процесс для автоматизации процессов со сложной структурой.
Процессы можно отправлять:
- по очереди;
- всем сразу;
- смешанно.
В качестве согласующих можно задействовать системные автоподстановки, конкретных пользователей и ролевую адресацию.
Сроки согласования выставляются индивидуально. Как на конкретную дату, так и на определенный промежуток времени(минуты, часы, дни).
В результате согласующие могут принимают соответствующие решения: «Согласовано с замечаниями», «Согласовано» или «Не согласовано». Решения подписываются с помощью электронной подписи.
В случае, если вынесено решение «Не согласовано», то задача отправляется на доработку. После ее завершения можно запустить повторный цикл согласования. Если замечания невозможно устранить, то процесс завершается.
После согласования создается печатная форма. На нее наносятся визы согласующих, комментарии и дата.
При наличии определенного опыта и знаний можно редактировать печатные формы для своих нужд.
Поручениям ставятся процессы «Исполнение». Они могут быть настроены произвольно или на основе имеющихся шаблонов.
В случае, если исполнителей несколько, то можно назначить одного из них ответственным. Такой сотрудник завершает задачу последним. Только тогда, кода со всем справились соисполнители.
При составлении поручения часто выбирается проверяющий. Когда все исполнители заканчивают свои задачи, ему приходит сообщение с требованием осуществить проверку. При необходимости он просит сотрудников осуществить доработку.
Об использовании шаблонов бизнес-процессов в 1С Документооборот
Устоявшиеся процедуры в любой организации описываются как шаблоны процессов. Их часто применяют при работе с документацией. За настройку процессов отвечают администраторы. Они могут быть рекомендательными (можно изменять) и предопределенными (нельзя изменять).
Процессы, которые выполняются по шаблону, запускаются автоматически, к примеру, при создании нового документа.
Увидеть все запущенные процессы можно в разделе «Управление процессами» и «Совместная работа».
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности
Источник: www.1cbit.ru
