Как, зачем и ради какой цели нужно обозначать основные бизнес-процессы компании на карте? Какая польза от подобной визуализации, и как это действие повлияет на повышение ценности продукта или интерес клиентов? Читаем статью Романа Зайцева о семи шагах, которые надо сделать.
Роман Зайцев, заместитель руководителя в «Strela telecom»
Управление бизнес процессами в компании начинается с Разграничения процессов. На данном этапе нам важно обрисовать общее поле деятельности. Понять какие процессы существуют в компании и определить где заканчивается один, и начинается другой процесс. Первое что необходимо сделать, это создать карту основных бизнес процессов компании.
Таким образом мы обозначим какие процессы наиболее важны для создания классного продукта, который понравится нашим клиентам. Для создания карты основных бизнес процессов существует 7 простых шагов.
Карта бизнес-процесса as-is
Карта основных бизнес процессов компании создается на основании потребностей клиентов.
Карта основных бизнес процессов позволяет нам понять и отобразить:
- Кто является клиентом компании
- Какие продукты мы предлагаем клиентам
- Какие требования клиенты предъявляют к нашим продуктам
- Как требования к продуктам преобразуются в сами продукты. Т.е. как мы эти самые продукты планируем, производим и доставляем клиентам
- Из каких процессов состоит создание продукта
- Где заканчивается один основной процесс и начинается другой
- Какие продукты являются результатом основных процессов и какие процессы используют эти продукты дальше
Весь процесс по созданию продукта называется Цепочка создания ценности. Имеется ввиду ценность продукта для клиента. К слову, именно основные бизнес процессы и создают ценность нашего продукта. Если процесс не добавляет ценности к самому продукту – он или не нужен или является вспомогательным.
Ценность продукта клиент определяет сам. Как? Очень просто – если продукт удовлетворяет потребности и желания клиента, они имеет ценность. Если клиенту нравится то что он получает, это ценно. Если же ему не нравится, ценность снижается. Важно понимать что ценность заключается не только в самом продукте но и в том, как клиент продукт получает.
К примеру, если клиенту сложно найти продукт – это снижает его ценность.
Иными словами, карта основных процессов дает нам возможность отобразить упрощенную модель всего бизнеса.
. Карта основных процессов это отправная точка для дальнейшей работы.
Создание карты основных бизнес процессов компании
Для наглядности, мы пройдем по этапам создания карты основных бизнес процессов на примере. В качестве основы возьмем маленькую компанию (в лице одного человека) по производству и мелкооптовой продаже свечей.
Что такое бизнес-процесс? Моделирование и анализ бизнес-процессов
Определение ваших клиентов
Сформулируете, кто является клиентами вашей компании? Это могут быть как конкретные люди так и организации и, даже, целые отрасли. Нет необходимости подробно описывать «портрет» каждого клиента. Просто обозначьте группы потребителей. У нашего свечного заводика лишь одна группа клиентов – частные розничные магазины из разряда «Все для дома».
Определение ваших продуктов
Самый простой вопрос. Что покупают ваши клиенты? В нашем случае это восковые свечи. Не нужно лишней детализации.
Основные потребности клиентов
Необходимо записать, какие основные потребности или группы потребностей, к вашему продукту, есть у клиентов. Мы поставляем клиентам свечи. Соответственно у клиентов есть определенные потребности по их качеству, ассортименту и цене. Но помимо этого, у клиента есть потребности к нам, как к поставщику. Такими требованиями будет – точность поставки и упаковка.
Таким образом, к требованиям к продукту необходимо добавить требования клиента к поставщику или к процессу поставки.
На данном этапе наша карта будет выглядеть следующим образом:
Карта основных бизнес процессов. Требования, продукты и клиенты
Определение цепочки создания ценности
Теперь необходимо записать какие бизнес процессы удовлетворяют потребности клиента, производят продукт и, в общем то, создают всю ценность нашего предприятия. Идти необходимо от потребностей к продукту.
Есть и другие подходы.
- Качество свечей, их ассортимент и стоимость зависят от процесса производства. Основной процесс №1 – производство.
- Точность поставки зависит от процесса логистики. Основной процесс №2 – логистика.
- Требования к упаковке удовлетворяется одноименным процессом. Основной процесс №3 – упаковка. Отмечу, что упаковка так же влияет на стоимость и качество: чем лучше упаковка, тем дороже она обходится и чем лучше упаковка, тем лучше внешний вид продукта после транспортировки.
На карте основных процессов нужно обозначить лишь основные связи. Главное чтобы было понятно в каком порядке происходи выполнение основных бизнес процессов.
Карта основных бизнес процессов. Цепочка создания ценности
Определение внутренних продуктов
Как видите, основные бизнес процессы связаны между собой стрелками. Каждая стрелка что то значит. Это какой то продукт, который был произведен одним процессом и передается другому. На схеме необходимо обозначить что это за продукты. Тем самым мы установим первоначальные границы основных бизнес процессов.
В нашем случае, в результате производства появляются «Свечи», которые после упаковки превращаются в «Готовые к отправке свечи».
Вспомогательные процессы
Для того чтобы определить ключевые вспомогательные бизнес процессы, необходимо ответить на вопрос – что нужно чтобы основные бизнес процессы работали? Можно задать данный вопрос применительно к каждому основному процессу отдельно. Для того чтобы работал процесс производства свечей, нужно чтобы были необходимые материалы, инструменты и оборудование.
Т.к. производство выполняется одним человеком, персонал нам не нужен. Для упаковки, нам опять же нужны материалы. Доставка клиентам осуществляется на собственном автомобиле, так что все что нам нужно это поддерживать машину в порядке.
Теперь необходимо посмотреть получившийся список и определить, какие вспомогательные процессы, производят то что нам нужно. Очевидно что для того чтобы иметь материалы и инструменты для производства и упаковки, их необходимо закупить.
Вспомогательный процесс №1 – закупки
Для того чтобы поддерживать в рабочем состоянии инструменты и автомобиль существует Вспомогательный процесс №2 – техническое обслуживание. Вот собственно и все. Всего лишь 2 вспомогательных процесса.
Процессы управления
Чем мы управляем и что нам нужно улучшать? Вот те простые вопросы, которые позволят нам определить бизнес процессы управления. Чем же мы управляем на нашем микро свечном заводике? Ну к примеру, рецептурой и технологиями приготовления. Ищем новые рецепты – это позволяет нам развиваться и улучшать качество продукта. Конечно же мы планируем и распределяем ресурсы.
И еще занимаемся необходимой работой по учету и отчетности. Таким образом у нас складывается 3 процесса управления:
- Управление качеством и улучшением,
- Планирование поставок и производства,
- Документооборот и отчетность.
Карта основных бизнес процессов приобрела завершенный вид
Карта основных бизнес процессов
Вот мы и создали карту основных бизнес процессов компании. Как видите это не сложно, главное понять – что именно создает ценность вашему продукту. Всегда думайте о клиентах и их потребностях – основные бизнес процессы должны быть направленны именно на удовлетворение потребностей клиентов.
Не усложняйте карту. Сделайте ее настолько простой насколько это возможно. Даже в самой большой компании, с огромным количеством бизнес процессов, их не может быть более 21 — 25. Точнее может быть, но это уже будет не эффективно. Основных процессов в компании не может быть более 5 — 7.
Орфография и пунктуация в данном тексте сохранены в том виде, в котором они были предложены автором.
Как получить полный бесплатный доступ к публикации?
- Авторизоваться или зарегистрироваться на сайте
Источник: www.e-xecutive.ru
Как создать карту процесса с помощью лучших инструментов картирования процессов
Карта процесса — это визуальное представление рабочего процесса, оптимизирующего бизнес-процесс или процесс организации. Это способ отображения действий, действий и шагов, разбивающих сложные процессы на более простые диаграммы. Другими словами, он позволяет легко понять сложные процессы, визуализируя их с помощью набросков.
Вы можете написать такую диаграмму на бумаге. Однако рисовать карту процессов намного проще с помощью инструментов картирования процессов. При использовании обычного метода холст, на котором вы рисуете диаграммы, ограничен. В то время как с создателями цифровых диаграмм вы можете наслаждаться неограниченным пространством на холсте.
Кроме того, доступны расширенные инструменты дизайна и стиля. Вот некоторые из замечательных инструментов, которые вы можете использовать для создать карту процесса.
- Часть 1. Как создать карту процесса онлайн
- Часть 2. Как создать карту процесса в автономном режиме
- Часть 3. Часто задаваемые вопросы о создании карты процесса
Часть 1. Как создать карту процесса онлайн
Вы должны смотреть не дальше, чем MindOnMap если вы ищете инструмент, который позволит вам создать карту процесса, не устанавливая его на свое устройство. Да, именно так. Эта программа доступна в браузере, поэтому создание и построение диаграмм выполняется непосредственно на веб-странице. Кроме того, это бесплатный инструмент для создания диаграмм 100% с широкими функциональными возможностями. Помимо создания карт процессов, вы можете использовать их для других диаграмм, таких как рыбья кость, организационные диаграммы, карта разума, левая карта, древовидная карта и т. д.
Кроме того, вы можете экспортировать свои карты в различные форматы, включая JPG, SVG и PNG. Кроме того, карты процессов можно экспортировать в виде файла Word или PDF. Между тем, если вы создали разные версии карты, вы можете вернуться к различным версиям своей карты, используя функцию «История» приложения. Чтобы узнать больше о MindOnMap и о том, как создать карту процесса, выполните следующие действия.
Посетите официальную веб-страницу
В веб-браузере посетите официальный сайт MindOnMap. Просто введите название программы в адресную строку браузера. Затем вы попадете на главную страницу. Далее нажмите на Создайте свою ментальную карту чтобы попасть в раздел шаблонов.
Выберите тему или шаблон карты
Вы можете выбрать тему на странице шаблона для процесса, который хотите создать. После этого он приведет вас на страницу редактора программы. К тому времени вы можете приступить к созданию и редактированию карты процесса.
Выберите объект для использования
На панели редактирования добавьте узлы и выберите объект, который вы будете использовать, на панели стилей. Как только количество узлов достигнуто и формы изменены в соответствии с процессом, вы можете вставить текст и стиль карты процесса. Расположите объекты по своему желанию.
Скачать копию карты процесса
Вы можете получить копию своей работы. Нажмите на Экспорт Кнопка в правом верхнем углу интерфейса. Затем выберите формат в соответствии с вашими потребностями. При желании ваши друзья могут получить копию вашего файла, поделившись ссылкой на карту процесса. Просто нажмите Делиться , и вы можете получить доступ к ссылке, которой вы можете поделиться с друзьями и коллегами.
Часть 2. Как создать карту процесса в автономном режиме
Следующим инструментом, который вы можете использовать при создании карты процесса для визуализации рабочего процесса, является Visio. Этот инструмент относится к линейке Microsoft Office, которая предлагает различные шаблоны, разделенные на категории. Вы можете выбрать один из шаблонов для базовых диаграмм, бизнес-матриц, шагов процесса, блок-схемыи многое другое. Помимо этого, он также может помочь в создании векторной графики и других типов диаграмм. Каждый элемент легко настраивается, начиная от шрифта, форм и т. д.
Действительно, Visio удобен для простых и сложных карт процессов и других задач, связанных с диаграммами. Следуйте приведенному ниже пошаговому руководству, чтобы узнать, как написать карту процесса с помощью этой программы.
Загрузите и установите приложение Visio.
Первое, что вам нужно сделать, это захватить программу. Зайдите на его официальный сайт и перейдите на страницу загрузки. Далее получите установщик программы. С помощью мастера установки установите программное обеспечение и сразу же запустите его.
Выберите шаблон блок-схемы
После запуска приложения нажмите кнопку Шаблон блок-схемы вариант. Затем он приведет вас к редактору программы. Теперь откройте библиотеку форм и начните выбирать фигуры и фигуры, необходимые для наброска карты процесса. Выберите и перетащите их на холст редактирования.
После выбора необходимых форм и фигур для диаграммы разместите фигуры в соответствии с желаемым расположением. После этого заполните цвет фигур и настройте фигуры по своему усмотрению. На этот раз вставьте тексты в свой шаблон, отредактировав метку каждой фигуры. Затем нажмите «Текстовое поле» в верхней части интерфейса. Затем вы можете ввести текст, который хотите вставить.
Сохраните свою работу
Вы можете сохранить свою работу, перейдя в раздел «Файл». Нажми на Сохранить как вариант и укажите расположение файла, где вы хотите сохранить готовый файл. Вы можете выполнить ту же процедуру, чтобы научиться выполнять сопоставление бизнес-процессов с помощью приложения Visio.
Часть 3. Часто задаваемые вопросы о создании карты процесса
Могу ли я создать карту процесса в Word?
Microsoft Word поставляется с фигурами блок-схем, применимыми для создания карт процессов. Таким образом, в Word можно создавать карты процессов и другие задачи, связанные со схемами.
Какие бывают виды карт процессов?
Карта процесса бывает разных типов. Каждый тип имеет свое уникальное использование, подходящее для каждой цели пользователя. Чтобы назвать некоторые, есть карта процесса высокого уровня, подробная карта процесса, карта потока создания ценности и так далее и тому подобное.
Что такое карта процессов в бизнесе?
Карты процессов полезны для отображения бизнес-процессов. На этой диаграмме показаны действия, происходящие от начала до конца. Помимо обучения тому, что происходит, оно также определяет процесс: кто, где, как, когда и почему.
Вывод
Создайте свою карту разума, как вам нравится
Источник: www.mindonmap.com
BABOK и Lean: строим карту потоков создания ценности для анализа бизнес-процессов
Хотя бизнес-анализ как самостоятельная область деятельности не отметил еще и 20-летнего юбилея, он активно применяет давно используемые методы и практики производственного менеджмента с 70-летней историей. Сегодня рассмотрим, как некоторые техники BABOK®Guide связаны с идеями бережливого производства (Lean) и на практическом примере разберем, как построить карту потока создания ценности. Читайте далее, зачем нужен метод Value Stream Mapping и почему VSM позволяет не только описать бизнес-процесс, но и найти возможности его оптимизации.
Что такое Value Stream Mapping, как это связано с Lean и при чем здесь BABOK®Guide
Время выполнения бизнес-процесса – один из самых важных показателей, который напрямую влияет на его стоимость. Если сократить время выполнения бизнес-процесса без снижения качества его результатов, исключив дублирование операций и функции, не добавляющие ценность конечному продукту, можно существенно повысить эффективность производства. Одним из самых простых и наглядных методов анализа бизнес-процессов с точки зрения временных затрат и создаваемого полезного результата, является картирование потоков создание ценности (VSM, Value Stream Mapping).
BABOK®Guide упоминает этот метод бережливого производства (Lean) в технике «Анализ процесса» (Process Analysis). В свою очередь, техника «Анализ процесса» определяет возможности улучшения текущего состояния и используется в разных задачах 4 из 6 областей знаний бизнеса-анализа, отмеченных в BABOK: для определения возможностей улучшения эффективности бизнес-анализа, проведения выявления, анализа текущего состояния, оценки ограничений предприятия и рекомендации действий по увеличению ценности решения.
Итак, VSM является одним из методов техники «Анализ процесса», отмеченным в BABOK, который исторически пришел в бизнес-анализ из бережливого производства – концепции производственного менеджмента, направленной на устранение потерь. Потерями в Lean считают действия бизнес-процесса, которые не производят ценности для конечного потребителя, но увеличивают себестоимость выполнения процесса, например, согласование, поиск и ожидание данных, перемещение объектов, копирование. Создание запасов, перепроизводство и возникновение дефектов также относятся к потерям.
Самые известные успехи применения Lean обычно связывают с японской автомобильной компанией «Тойота», которой оно помогло вывести заводы из послевоенного кризиса. Однако, основные идеи этой концепции актуальны не только для массового производства.
Рассмотрим актуальный пример на злободневную тему: при самостоятельном обращении в приемный покой дежурного отделения скорой медицинской помощи или вызове бригады на дом, длительность заполнения документов порой превышает время непосредственного общения пациента с врачом. Это происходит из-за ручного внесения данных из полиса ОМС и паспорта в бланки медицинских документов. Причем, несмотря на важность этой информации, она не добавляет ценности конечному результату – диагнозу и плану действий по лечению болезни. VSM наглядно демонстрирует это в виде графической схемы, показывающей шаги бизнес-процессов и движение материалов, информации и прочих объектов между ними для предоставления ценности (продукта или услуги) конечному потребителю.
Управление бизнес-анализом — курс для руководителей
Код курса
BAMP
Ближайшая дата курса
27 июля, 2023
Длительность обучения
8 ак.часов
Стоимость обучения
15 000 руб.
Как построить VSM: практический пример
VSM-карта не просто визуализирует производственную деятельность, а позволяет определить ее узкие места за счет анализа следующих показателей каждого бизнес-процесса:
- время выпуска (Lead Time, LT) – общее время выполнения процесса, включая согласование, операции возврата, ожидание данных, материалов, объектов, исполнителей и прочих ресурсов;
- время обработки (Process Time, PT) – время непосредственного выполнения работы, дающей результат процесса, ценный для потребителя;
- доля работ, выполненных без ошибок (Percent Complete and Accurate, %C/A), которая должна стремиться к 100%, но на практике может не измеряться вовсе.
Отношение PT к LT показывает, сколько времени выполняется работа по непосредственному созданию ценности относительно всего времени выполнения бизнес-процесса. В идеальном случае (PT/LT) стремится 1, т.е. чем больше это значение, тем лучше. Чтобы понять, почему фактические показатели отличаются от их плановых значений, можно использовать другую технику BABOK®Guide под названием «Анализ корневых причин» (Root Case Analysis) в виде методов 5Why и диаграммы Исикавы, о которой мы писали здесь. А метод Value Stream Mapping из техники «Анализ процесса» наглядно показывает, какие этапы создания ценности стоит улучшить.
Например, в рассматриваемом кейсе на ручное заполнение медицинских документов может уходить более половины времени, чем на непосредственный осмотр пациента и принятие решения по его лечению. А если сюда добавить время ожидания из-за недостатка бланков или «зависания» системы с карточками пациентов, отношение PT/LT станет еще меньше.
Сократить некоторые из этих потерь и повысить PT/LT позволит автоматическое внесение данных о пациенте из полиса ОМС, а также формирование информированных согласий на осмотр и медицинское вмешательство. Один из вариантов реализации этого решения может быть выполнен путем считывания QR-кода на полисе ОМС. Отправляя в систему ОМС запрос на получение данных о конкретном пациенте, такой QR-код существенно сэкономит время, которое особенно дорого в ситуациях, когда речь идет о жизни и здоровье людей. А автоматическое внесение данных в карточку пациента убережет от ошибок, увеличив показатель Percent Complete and Accurate.
Ограничением подобного решения является зависимость от стороннего сервиса. Впрочем, межсервисная интеграция – яркий тренд последнего времени, когда отдельные прикладные системы используют данные от стороннего провайдера, а не создают их как собственные. Поэтому, вполне возможно, что дальнейшая цифровизация здравоохранения реализует подобное решение.
Реальное картирование потока ценности – долгий и трудоемкий процесс, т.к. кроме шагов бизнес-процесса и данных о времени выполнения каждой задачи с детальной фиксацией всех ее операций и их участников, на VSM-карту еще наносятся материальные и информационные потоки, а также периодичность, способы и направления движения результатов. Причем обычно карта составляется в нескольких вариантах: сперва для описания потока создания ценности «как есть» (as-is), а затем – «как должно быть» (as-to-be), с учетом предлагаемых решений по оптимизации бизнес-процессов, например, с помощью ИТ или изменения отдельных процедур. На каждой схеме предлагаемого решения снова рассчитываются все VSM-показатели (LT, PT, %C/A), чтобы наглядно отобразить улучшение их значений по сравнению с исходной ситуацией.
Обычно промышленные предприятия с отлаженным конвейером работ содержат большинство требуемых для VSM данных в виде карт технологических процессов. Но подобные регламенты деятельности существуют далеко не на всех предприятиях и не всегда точно отражают реальность. Исправить это несоответствие поможет техника наблюдения, которая также упомянута в BABOK®Guide. В следующей статье мы рассмотрим ее подробнее, а также проясним разницу между хронометражом и фотографией рабочего времени.
Источник: babok-school.ru
