Разберёмся во всех деталях организации структуры компании и подскажем, какие инструменты могут помочь.
Когда теория менеджмента говорит о том, что планирование является одной из важнейших функций любого руководителя, многие плохо представляют себе, о чём речь. Например, как управленец обдумывает детали какой-либо новой задачи и передаёт её на исполнение своим подчинённым. А что, если ещё нет никаких подчинённых? Вообще нет никакой компании и её ещё только предстоит спроектировать, спланировать, запустить?
Это называется организационное планирование (построение структуры компании). Хорошо, если компания одна, а если компаний несколько? Организация структуры группы компаний будет значительно сложнее.
Разберёмся в деталях этого процесса и подскажем, какие инструменты могут помочь руководителю в этом вопросе.
Организация структуры компании – значение процесса
У каждого предприятия должны быть свои цели и задачи. Компания – это своего рода система, которая состоит из нематериальных (человеческих) и материальных (оборудование, помещения, денежные средства и т.п.) ресурсов.
И только правильное их распределение может привести к желаемому результату. Бизнес не терпит ошибок. Любое управленческое решение имеет значение, а если это решение касается структуры компании и организации работ, то оно имеет наивысший приоритет. От него будет зависеть развитие дальнейших событий.
Ключевое значение имеет не только наличие определённых должностей и описание их функций, но и описание связей между теми или иными сотрудниками:
- кто и кому, в каких вопросах подчиняется;
- с кем и по каким вопросам взаимодействует;
- кто за что отвечает;
- какие инструменты и ресурсы имеет в распоряжении;
- кем заменяется на случай отсутствия.
С помощью планирования структуры организации (компании) руководитель может построить работу всего предприятия и/или отдельных его структур в частности: отделов, служб, департаментов и т.п.
Чем яснее и правильнее будут определены состав структурных подразделений, распределены их обязанности, уровень вложенности и подчинения, решаемые задачи и др., тем эффективнее будет работать компания.
Какие типы организационных структур бывают
Теперь руководителю при создании новой компании достаточно выбрать одну из наиболее подходящих моделей за образец и адаптировать её под особенности своего бизнеса.
Итак, какими могут быть оргструктуры:
- линейными;
- функциональными;
- линейно-функциональными (как нечто среднее между первыми двумя);
- дивизиональными;
- гибкими (адаптивными).
При делении по степени централизации власти выделяют централизованные и децентрализованные.
Особенности линейных структур
Здесь всё просто – единоличный руководитель выстраивает прямую (линейную) вертикаль власти по нисходящей, такую структуру ещё называют «пирамидальной». Каждый уровень иерархии строго подчиняется вышестоящему руководству.
Это наиболее простая и логичная схема, которая легко масштабируется и не допускает «двойственных» решений. Последнее слово всегда есть кому сказать – тому, кто находится на вершине пирамиды («пищевой цепочки», как шутят некоторые менеджеры).
Плюсы линейных структур:
- Чёткие и понятные связи между всеми участниками системы. Сотрудник всегда знает, кому он подчиняется.
- Управленческие решение принимаются достаточно быстро, так как фактически за эту функцию отвечает один человек.
- Системы с чёткой иерархией оперативно реагируют на указания руководителей.
- У каждого из подчинённых строго оговоренная сфера ответственности.
- Чем больше уровней иерархии, тем сложнее управляющие решения доходят до конечного исполнителя, и тем большему числу руководителей подчиняется рядовой сотрудник.
- Стратегическим планированием обычно занимается только главный управленец, отсюда высокая нагрузка на него и повышенные требования к его знаниям и квалификации. Он буквально должен знать и уметь ВСЁ. Отсюда большая вероятность просчётов и неточностей в отдельных бизнес-процессах.
- Иерархические структуры слабо адаптируются к существенно изменившимся внешним условиям.
Особенности структур, близких к линейным
Линейные структуры могут прослеживаться на отдельных участках нелинейных, и это нормально, так как чёткая иерархия всегда выигрывает в оперативных задачах.
Подобные структуры называются «бюрократические», к ним, помимо линейных, можно отнести:
- Функциональные. Здесь предполагается деление руководящих органов по определённым функциям, например, начальник отдела производства, отдела сбыта, отдела маркетинга и т.п. Один и тот же сотрудник иногда может подчиняться разным руководителям просто по разным вопросам (функциям).
- Линейно-функциональные. По факту, смешанная структура, в которой есть участки линейного и функционального управления (подчинения).
- Дивизиональные. Здесь внутри одной организации выделяются автономные обособленные подразделения – дивизионы. Дивизионы могут создаваться по разным признакам: функции, выпускаемые продукты, географическое положение/выделенный рынок.
Юридические аспекты
Чисто юридически предприятия могут быть следующих видов (согласно делению по организационно-правовым формам):
- товарищества (хозяйственные, полные, на вере и т.д.);
- общества (акционерные публичные и непубличные, с ограниченной ответственностью);
- партнёрства;
- кооперативы (артели, колхозы);
- хозяйства (крестьянские/фермерские).
Но это только коммерческие организации. В специальном общероссийском классификаторе (ОКОПФ) предусмотрено деление коммерческих и некоммерческих унитарных предприятий, некоммерческих корпоративных организаций, форм для физических лиц (граждан) и для организаций, работающих без прав юридического лица (представительства, филиалы, обособленные подразделения и т.п.).
Ни одна организация не может вести свою деятельность на территории РФ без регистрации, вне зависимости от того, коммерческая она или некоммерческая.
Процесс организационного планирования обязательно должен учитывать все юридические аспекты: форма собственности, наличие, количество и связи филиалов, дочерних компаний, других аффилированных юрлиц.
Кто и как определяет оргструктуру фирмы/учреждения
При планировании доминирующим фактором, влияющим на необходимость введения новой должности в компании, является объём производимых работ. Конечно, с учётом соотнесения с квалификацией сотрудника.
Работы напрямую зависят от решаемых задач. Задачи могут быть эпизодическими (разовыми) или периодическими. В норме все задачи и функции сотрудника должны быть описаны в его должностной инструкции.
Определяет структуру компании её руководитель. Он в свою очередь может подчиняться решениям собственников. Иногда руководящий орган может быть коллективным. Тогда назначается ответственное лицо, и предложенный план уже согласовывается большинством членов правления (с оформлением соответствующих решений документально, например, по итогам очередного или внепланового собрания/заседания).
При этом на тип структуры никак не влияет деятельность компании. Чаще всего она зависит от размера организации.Например, структура организации строительной компании, а также страховой, юридической или логистической может быть и линейной, и функциональной, и дивизионной, и адаптивной. Даже структура организации управляющей компании (УК) может представлять собой чётко выраженную иерархию. Никаких жёстких критериев разбивки нет. Главное – описать разработанную структуру в приказах и других руководящих документах, в том числе в учредительных.
Какие инструменты можно использовать для построения организационной структуры компании
Для простых проектов может быть достаточно использования блокнота или любых других подручных средств (кому как удобно).
Но чем сложнее становится структура, тем хуже она визуализируется, а значит, какие-то детали планирования могут быть упущены.
Мы предлагаем комплексно закрыть вопрос обслуживания работы управленцев с помощью сервиса Projecto.
Здесь вы сможете не только распланировать структуру своей будущей компании, но и:
- завести аккаунты всех своих сотрудников;
- ставить задачи и контролировать их выполнение;
- управлять проектами;
- собирать все рабочие документы и файлы компании;
- систематизировать работу уведомлений и оповещений о важных событиях;
- искать нужную информацию по всем разделам.
- вести деловую переписку внутри компании и с контрагентами (партнёрами).
Это идеальный органайзер, работающий в формате онлайн-сервиса. Он подходит для компаний, работающих в любых сферах (логистика, строительство, страхование и т.п.).
Как создать структуру компании в Projecto
Мы предоставляем наиболее гибкую методологию, используемую в бизнесе разного размера – на основе служб/департаментов, с любым количеством руководителей и сотрудников.
- Авторизуйтесь в системе и перейдите в раздел «Люди».
- Создайте собственную компанию, если вы ещё этого не сделали. Нужно будет указать её полное название и ИНН, придумать буквенное обозначение (используется для маркировки писем). ИНН и буквенное обозначение – необязательные параметры.
- Создайте новый отдел. Для него можно назначить вышестоящий отдел (по подчинённости), руководителя или руководителей, если это нужно, добавить названия необходимых должностей (до 100 символов на название), указать телефоны, например, внутренней АТС, e-mail-адреса, и выбрать расположение (связать с одним из офисов).
- Готово.
Теперь созданный отдел или служба будут отображаться в визуальной карте (структуре) компании.
Вы никак не ограничены в количестве уровней вложенности отделов или в количестве/наименовании должностей внутри одного подразделения.
При создании нового профиля сотрудника его остаётся соотнести с выбранным отделом. У одного и того же сотрудника может быть несколько должностей внутри одной или нескольких организаций.
Что ещё можно сделать со структурой компании в Projecto
Главный отдел в структуре – это обязательный элемент. Удалить его нельзя, но его можно настроить так, как вам нужно. Вы сможете сменить его наименование, выбрать другого руководителя, снять с должности уже имеющегося и т.д.
Внутри отдела будут видны все сотрудники, назначенные на должности. Плюс, вы сможете быстро перейти к управлению их профилями. О профилях сотрудников мы рассказывали ранее – здесь.
При нахождении на странице с карточкой конкретного отдела вы сможете просмотреть:
- задачи всех сотрудников, относящихся к этому отделу.
- события отдела.
Задачи можно просматривать списком, в виде канбан-доски или календарного графика. Их можно фильтровать по разным параметрам и экспортировать.
При добавлении новой задачи из карточки отдела она будет поставлена на исполнение руководителю этого отдела/службы.
Удалить отдел можно только после снятия с должности или перевода всех его сотрудников.
Источник: projecto.pro
Как организовать структуру компании, чтобы систематизировать работу, сделать её более эффективной
Открытие своего бизнеса – грамотное решение, позволяющее инвестировать существующие средства в будущее, не потратить их в пустоту и отказаться от работы на начальника. Организационная структура предприятия позволяет систематизировать работу, сделать ее более эффективной.
При определении модели организационной структуры нужно учитывать следующее: чем больше ступеней управления, тем сложнее и дольше принимаются решения. Нужно четко разграничить права и ответственности между подразделениями и сотрудниками. А также оптимизировать структуру и взаимодействие между всеми ее элементами.
При создании новой компании или реструктуризации действующего предприятия нужно правильно подобрать организационную структуру. Необходимо учесть виды деятельности, масштаб и охват рынков, специфику работы. От этого зависит продуктивность труда, прибыльность бизнеса и возможность занять высокие конкурентные позиции в отрасли.
1) Что такое организационная структура предприятия и из каких элементов состоит?
Организационная структура – бумаги, отражающие состав и иерархию отделов и подразделений предприятия. Простыми словами, это схема, вокруг которой строится работа всего предприятия. Это как учебник, рассказывающий о том, что, как и когда лучше делать. Подойдет система не каждому, все от масштабов организации зависит, ее задач, способах выполнения. Благодаря ей становится понятно сразу, кто лидером организации является, за кем последнее слово стоит. Существует несколько основных типов организационной структуры:
Прежде чем переходить к конкретным видам и примерам, необходимо разобраться как это работает в принципе и из каких элементов состоит. 3 из них будут присутствовать всегда независимо от выбранного типа:
ﾷ правила, которые обязан соблюдать каждый сотрудник. Могут быть некоторые скрытыми, не на прямую написанными. Тем не менее, их обязан соблюдать каждый сотрудник;
ﾷ распределение труда: временное и постоянное. Например, могут присваиваться некоторым должностям те или иные обязанности на кратковременный период: месяц, два, три.
Важно: учитывать все нюансы при написании правил, пытайтесь все найти лазейки, которыми воспользоваться могут недобросовестные сотрудники. В противном случае оказаться можно в беспомощном положении во время возникновения конфликтной ситуации.
Также важно узнать перед рассмотрением конкретных схем, какие плоды может принести система, кому она идеально подойдет, а кому лучше воздержаться от внедрения подобных изменений.
2) Зачем нужна организационная структура
Во-первых, это конкретика. Благодаря подобному нововведению со временем будет понятно, движется фирма в каком направлении, что помогает ей прорваться на вершину топа, а от чего отказаться лучше. Это инструмент, благодаря которому решать вопросы можно как цивилизованные люди, без криков и ругани о том, кто главный.
Во-вторых, это группирование сотрудников штаба. Людям приходится постоянно коммуницировать, ведь связаны напрямую их подразделения. Собирается большая группа для решения одной задачи, ведь это не личная задача, а общественная. Каждого из ее участников из-за уникального мышления, получается принять оптимальное решение в разы быстрее.
В-третьих, структура, иерархия по умолчанию есть в каждой организации. Если все это задокументировать – можно избежать путаницы и недопонимания.
Также сформировать можно систему вертикали. Решать несложные вопросы могут не самые высокопоставленные люди, а уже потом, если вопрос не исчерпан, за него может браться руководство. Благодаря этому можно много времени сэкономить, причем всем, ведь столкнувшемуся с той или иной проблемой человеку, ждать ответа не придется по несколько дней из-за чрезмерной загруженности начальника, а начальнику будет не нужно разбираться с элементарными вопросами по 24 часа в сутки.
3) Виды структур управления организацией с примерами
Каждому предприятию получается, что нужна структура управления? Да, если речь идет не о фирме с 2–3 сотрудниками. Для каждой средней и крупной организации – безусловно. А вот что выбрать конкретно – зависит от особенностей бизнеса. Видов не мало, но, тем не менее, с каждым из них рекомендуется ознакомиться.
Система, которая базируется на взаимодействии разделов и подразделений. Здесь четкая вертикаль прослеживается, посмотрев которую понять легко, за кем последнее слово стоит. Идеально подойдет подобная структура маленьким и средним предприятиям. Стоит выделить из преимуществ:
ﾷ наличие дисциплины и порядка благодаря четкой иерархии;
ﾷ соблюдение субординации;
ﾷ сразу после принятия решение оно будет реализовано, ведь этим может заняться другой человек, если у принявшего нет времени;
ﾷ прозрачная карьерная лестница, мотивирующая выполнять работу качественнее.
Без недостатков также не обошлось:
ﾷ власть полностью закреплена за единственным начальником. В случаях его некомпетентности организация пострадает очень сильно;
ﾷ до руководителя информация может идти слишком долго или вовсе не дойти;
ﾷ человек, недавно устроившийся на работу и попавший в низ цепочки не может напрямую поговорить с начальником.
При выборе принятие срочных решений подобного типа управления будет проблематичным. Имеют намного меньшую власть линейные руководители, из-за чего замедляется работа. Основная цель их здесь – выполнить работу. Таким образом, выполнение задач происходит на высоком уровне, но за это нужно будет заплатить свободным временем высшего руководителя, ведь ему придется разгребать все вопросы одному. Из положительных качеств выделяются:
ﾷ меньшая вероятность бунтов или скандалов из-за разногласий;
ﾷ каждый сотрудник лично прочувствует ценность его работы;
ﾷ сплоченность коллектива.
Из негативных сторон важно отметить:
ﾷ возможность возникновения проблемы с неквалифицированным штабом. Из-за не очень большого конкурса на место, который зачастую присущ подобным фирмам, приходится набирать не самых высококвалифицированных специалистов, что непременно скажется на работе;
ﾷ людям из штаба не понятно, как продвинуться по карьерной лестнице, что снижает уровень их мотивации;
ﾷ слишком быстрая смена состава. Зачастую на такую работу приходят на недолгосрочный период, из-за чего штаб может меняться слишком часто. Намного удобнее работать с одними и теми же людьми на протяжении долгого времени;
ﾷ длинное принятие решений.
Это структура более сложная, которая подходит относительно крупным компаниям. Внедрять подобное в маленькие организации нет смысла, а вот большим система принесет порядок и слаженную работу. Благодаря наличию ответственного лица за каждый из ведущих фирму вперед факторов легко понять, что делать дальше для достижения тех или иных высот. Это работает за счет профессионализма сотрудников, ведь зачастую это творческие люди с высшим образованием.
ﾷ высокая квалификация сотрудников. Четкая иерархия, отдельное место для каждого;
ﾷ повышенное чувство ответственности. Если в прошлых системах неудачи можно было списать на общее поражение, то здесь сразу ясно, какой отдел выполнил работу некорректно и принес в предприятие убытки;
ﾷ скорость. Выполнение большого объема работы в минимальные сроки;
ﾷ каждый понимает важность своей роли, что мотивирует работать лучше, дабы не опуститься в глазах руководства;
ﾷ каждый выполняет свою функцию.
ﾷ абсолютная власть генерального директора. Директор по продажам может намного лучше знать, как действовать при падении статистики. Но последнее слово не за ним. Опять-же, если главный руководитель окажется некомпетентным, компания может обанкротиться или навсегда испортить свою репутацию;
ﾷ чем больше людей работает, тем сложнее генеральному директору отследить качество выполняемых ими задач, увидеть потенциал каждого;
ﾷ меньшая сплоченность коллектива. Из-за абсолютного разделения функционала люди могут даже не знать, что происходит у их коллег и чем они занимаются.
Предусмотрена здесь продуктовая структура. Например, изготовить нужно определенный товар или выполнить действие. Для этого открывается отдел, после чего множество подразделений формируется, отвечающих за исследование, производство и раскрутку конкретного товара. Если новый продукт появляется, соответственно, создается новый отдел.
ﾷ неработающие или исчерпавшие себя отделы закрываются мгновенно. При такой системе работы держать нерентабельный раздел практически невозможно, ведь информация о его неактуальности всплывает практически сразу;
ﾷ каждый сотрудник понимает значимость его работы наглядно видит последствия в случае недобросовестного исполнения поставленных перед ним задач;
ﾷ быстрое принятие решений;
ﾷ вся работа будет выполнена в наилучшем качестве благодаря большому вниманию каждому этапу производства;
ﾷ предприятие работает максимально быстро и эффективно.
ﾷ большая конкуренция среди сотрудников, каждый хочет проявить себя. Важно смотреть, чтобы они не начали вредить и подставлять друг друга для выдвижения своей персоны на первый план;
ﾷ высокая стоимость содержания;
ﾷ неравномерное распределение средств. Все зависит от конкретного продукта и работы штаба.
Это функциональная матрица, самый интересный способ. Большое количество отделов, директоров, здесь присутствует при этом каждая группа исполнителей над конкретным проектом работает.
ﾷ постоянный состав, сотрудники не уволятся через две недели, выполнение поставленных задач предусматривает долгосрочную работу;
ﾷ у каждого проекта есть своя команда;
ﾷ каждый отдел имеет своего руководителя, все вопросы решаются в кратчайшие сроки;
ﾷ решения принимаются быстро и грамотно.
ﾷ менеджер по проекту имеет ограниченную власть;
ﾷ возможна потеря контроля над сотрудниками из-за их обилия. В таких случаях важно немедленно предпринимать меры;
ﾷ невозможно применение в мелких компаниях.
4) Как грамотно управлять организационной структурой? Какой тип выбрать?
Важно правильно выбрать тип организационной системы для грамотного управления. Например, отлично подойдет маленькой компании линейная или линейно-штабная, а крупным – дивизионная или матричная.
Очень важно следить за общим порядком, не допускать розжига масштабных конфликтов. Следить нужно, чтобы все не перессорились и не пытались друг-другу навредить из-за конкуренции. Если практикуется подобное в коллективе – требуется немедленно исключить проблему путем применения санкций к соответствующим лицам.
Важно с уважением относится к каждому сотруднику, даже если он отыгрывает максимально незначительную роль. В противном случае добиться можно апатии со стороны работников. Важно помнить, что все люди – люди, и относитесь к ним так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам. Если взаимоотношения с командой строить на взаимопонимании и доверии, можно достичь действительно высоких результатов.
Основные элементы, которые влияют на формирование организационной структуры компании:
ﾷ управление (человек, группа людей, принимающих решения),
ﾷ правила работы,
ﾷ формальное и неформальное распределение труда.
Построение организационной структуры с учетом всех особенностей сферы деятельности и конкретного предприятия помогает обеспечить результативность всех процессов. Эффективная модель управления и работы обеспечивает конкурентоспособность производимой продукции или оказываемых услуг, прибыльность бизнеса.
2. Организационная структура бизнеса и его эффективное развитие
Основными принципами группировки людей и процессов являются функциональность. Можно сгруппировать блоки структуры по функциям, знаниям и навыкам, профессиональным компетенциям. Или же разбить их с ориентировкой на рынок (отрасль, целевая аудитория, регион, продукты).
При определении структуры и взаимодействий между элементами учитываются стандарты процессов, нюансы взаимоотношений в реализации властных полномочий. Выстраиваются оптимальные потоки распоряжений, обратной информации и все действия увязываются с общими стратегическими задачами предприятия.
Для эффективной координации работы между подразделениями определяются стандарты рабочих процессов и результаты, процедуры согласования и контроля выполнения поставленных задач. Выполняется распределение обязанностей согласно квалификационным компетенциям сотрудников.
Наверняка ясно тем, кто работает на крупных предприятиях в административных подразделениях, что такое организационная структура. Отдельные компании даже презентуют их сотрудникам на welcome-тренингах. Постараемся разобраться, что это такое.
1) Определение понятия и для чего нужна оргструктура.
Определимся для начала с тем, что означают слова «организационная структура бизнеса».Это разделение предприятия на всевозможные департаменты, подразделения, цеха с целью обеспечения упорядоченного процесса управления экономическим объектом.
Подразумевает организационная структура бизнеса наличие четких взаимосвязей всех департаментов компании, а также обозначенное определение зон ответственности.
Призвана структура бизнеса предприятия обеспечивать развитие организации как целого. Ее наличие позволяет оперативно принять решение ответственному звену, зону ответственности определить и быстро передать информацию нужному структурному подразделению.
Организационная структура бизнеса компании – это не что-то статичное, она может достаточно часто меняться, адаптируясь к изменениям в экономике. Это связано с тем, что любой амбициозный руководитель стремится, чтобы его компания максимально продуктивно взаимодействовала с другими организациями, а сотрудники выполняли свои обязанности качественно.
2) Как видоизменяться может структура предприятия
Иерархическая структура собой представляет совокупность множества подразделений, таких как отдел продаж, производственный отдел, бухгалтерия, основная функция которых – обеспечение деятельности ресурсами.
Изменения структуры бизнеса может претерпевать в том случае, если для решения определенных задач по приказу руководителя создаются процессные подразделения, которые занимаются более частными вопросами. Например, сформироваться может группа менеджеров по продажам, которые работают по индивидуальным заказам. Такая организационная структура именуется матричной, или двухплечевой. Выглядеть она может следующим образом:
3) Подробнее о матричных структурах
При такой организации бизнеса процессные единицы берут в аренду ресурсы у основных подразделений в целях выполнения конкретных задач. Создаются группы из сотрудников для реализации подобных проектов, которые выделяются основными подразделениями. Объединенные в такие группы, работники, находятся в подчинении как у основного руководителя, так и у процессного.
Во избежание недоразумений между сотрудником и двумя руководителями заключается соглашение, на основании которого ресурсное подразделение ответственно за качество реализуемой работником задачи.
Организованная по матричному типу, структура бизнеса, имеет определенное преимущество: наличие четких требований у процессных структурных подразделений повышает эффективность работы ресурсной единицы.
Наиболее широко такой тип организации используется в проектных компаниях и там, где есть высокое разнообразие бизнес-процессов. Полезна такая структура также тем, что формирует рыночные отношения между подразделениями и сокращает численность руководителей высшего и среднего звена.
Пример успешной компании, в которой используется проектная структура по различным видам программных продуктов, -MicroSoft.
4) Классификация стратегий компании
Структуру бизнеса можно также классифицировать в зависимости от уровня, на котором принимаются стратегически важные решения.
Три вида стратегий принято выделять:
Источник: vc.ru
Построение организационной структуры
Организационная структура — это основной инструмент упорядочивания процессов и наведения порядка в бизнесе.
Продолжаем разбирать инструменты, которые помогают навести порядок в управлении и существующих процессах. Один из таких инструментов — оргструктура бизнеса. В статье подробно остановимся на том, как составить оргструктуру.
Что такое оргструктура компании
Основная проблема бизнеса в том, что большинство предпринимателей приходят в него как специалисты. Постепенно бизнес растёт, у владельца появляются помощники, он становится руководителем, начинает управлять руководителями второго уровня и появляются проблемы. Так как предпринимателю приходится управлять, то ему нужны инструменты, помогающие это сделать. И организационная структура — это один из таких основополагающих инструментов.
Оргструктура бизнеса — это иерархическая схема организации, отражающая отделы и их функции, обязанности (функции) сотрудников и систему взаимодействий между ними.
От того, насколько точно и правильно составлена оргструктура бизнеса, зависит эффективная реализация стратегических планов. Каждый отдел и каждая должность, отвечает за определённые задачи, чье осуществление приводит к воплощению миссии компании в целом. Используйте специальные программы по построению оргструктуры.
Построение оргструктуры
Эффективная оргструктура управления имеет непосредственное отношение к должностям, распределению обязанностей, взаимодействию между функциями и отделами. Рассказываем, как построить оргструктуру.
Конечный продукт или результат
У каждой должности должен быть прописан её конечный продукт, т.е. материальный, измеряемый важный результат, который несёт ценность для компании. Например, конечным продуктом маркетолога не может быть макет рекламы или текст для блога. Продукт маркетолога — это лиды с сайта или эффективная реклама.
И если сотрудник не понимает каков конечный продукт его деятельности, он не сможет его создать. Если специалист по рекламе не понимает, что результат его работы — это эффективная реклама, привлекающая новых клиентов, то он будет создавать творческую, яркую и запоминающуюся рекламу, но она необязательно будет приводить клиентов.
Понимание конечного результата лежит в основе продуктивности, так как чтобы что-то сделать нужно понимать к чему ты идёшь. Если спросить людей, каков результат их работы, лишь 20% из них смогут дать ответ. А значит, что остальные 80% не способны давать результат, так как они над ним не работают.
В бизнесе нельзя рассчитывать, что люди сами догадаются о том, каков результат их деятельности. Надежда на то, что работник сам об этом догадается — частая ошибка управленцев. Обязательно обозначьте конечный результат при приеме на работу и пропишите его в должностной инструкции. Оргструктура продукта покажет, кто и что производит и сотрудникам будет легко разобраться.
Также эффективная оргструктура даёт понимание о том, каков конечный продукт руководителя. А именно — совокупность всех результатов его подчиненных и выполненный объем работы подразделения.
Например, конечным продуктом прораба на стройке будет выполненные ремонтные работы: покраска стен, установка сантехники, укладка напольного покрытия и т.д А результатом работы руководителя службы продаж будет выполненный план.
Итоговая работа предприятия на оргструктуре должна быть представлена, как совокупная последовательность конечных результатов. В должны быть отражены все продукты, необходимые для деятельности бизнеса.
7 основных отделов компании
Цель оргструктуры отразить работу предприятия и связи между ними. Чтобы организация была успешна, независимо от ее типа, должен присутствовать определенный набор функций. За выполнение каждой функции отвечают соответствующие отделы.
1. Служба топ-менеджеров. В нём находятся все высшие управленцы: директор, руководители, юристы, заместители. Это подразделение отвечает за формирование понимания, как должна работать компания, каким должен быть её продукт, маркетинговая стратегия, брендинговая стратегия, политика и стратегическое развитие.
Если в этой области допускаются ошибки, они влияют на всё остальное. Например, выбран продукт который не нужен на рынке. Его будет трудно продвигать, продавать и т.п.
2. Служба персонала. Это подразделение наблюдает за тем как идёт работа и как настроены бизнес процессы, нет ли нарушений или неправильно встроенной коммуникации. Здесь идёт сбор данных как работает каждое отделение, поиск узких мест и их устранение. Но, к сожалению, эта служба, как правило, занимается только наймом персонала.
3. Служба распространения: маркетинг и продажи. Продвижение продукта, привлечение клиентов и продажа.
4. Финансовое подразделение. Заведует всеми деньгами бизнеса. Планирует, одобряет и осуществляет все расходы. Осуществляет контроль за всеми активами.
Следит за рациональным управлением деньгами.
5. Технический отдел. Производство или разработка продукта. Всё что связано с созданием, производством и улучшением продукта.
6. Служба контроля качества. Проверка продукта и его исправление до того, как продукт попадает к клиенту. Это и своевременность выполнения договоров, доставки, обслуживания и т.п. Найденное отклонение позволяет реально усилить предприятие и его продукт.
Постоянный контроль качества — это отличный способ постоянно улучшать продукт.
7. Пиар или связи с общественностью. Отвечает за то, чтобы компания быстро охватывала своих потенциальных клиентов, за работу с публикой, теми, кто может привлекать потенциальных клиентов: партнерами, СМИ. Организация интервью, общение с клиентами, другими не конкурирующими компаниями, которые могут присылать клиентов.
Оргструктура отделов отражает единый процесс, и если какая-то из них слабо развита, значит и компания будет в этом слаба. Например, при слабой службе персонала будут нанимать людей не на те должности, при слабом контроле качества будет деградировать качество услуг. Поэтому независимо от размера фирмы, в ней должны присутствовать все эти функции.
Правильная программа для создания оргструктуры содержит необходимые отделы и даже шаблоны, на основании которой вы создадите необходимую вам схему.
Система взаимодействий внутри структуры
Система взаимодействий — фундамент оргструктуры. Идея заключается в том, что есть коммуникационные и командные пути взаимодействия между персоналом.
Коммуникационные — линии, по которым коллеги общаются друг с другом. Она не меняет поведение человека в рамках должности, так поступают все — даже самое высокое руководство. Например, чтобы получить канцелярию у офис-менеджера, любому работнику необходимо заполнить форму, отдать её и получить канцелярию.
Командная линия определяет общение руководителей с подчинёнными. По ней идут приказы, решения и отчёты о выполнении работы. По командной линии меняются должности и обязанности сотрудников.
Эти линии не должны быть логически перепутаны, иначе компания не будет ничего производить. Например, когда подчиненному на выполнение любого действия нужно одобрение руководителя. Например, чтобы получить канцелярию, секретарь сначала подаёт заявку начальнику.
В правильно организованной структуре коллектив не должен решать текущие проблемы через непосредственного начальника, а обращаются напрямую к тому, кто выполняет эту функцию.
Например, если нужна нужны деньги на оплату полиграфии, то составляется заявка в бухгалтерию, а не начальнику. Т.е. работник обращается к организационной структуре, находит ответственного, обращается к нему напрямую и получает ответ напрямую. К начальнику подчиненный обращается, когда, например, не может определить приоритет в выполнении задач, и управленец говорит, что нужно сделать в первую очередь.
Но часто руководители замыкают все коммуникационные потоки на себя, что отнимает их время и тормозит развитие фирмы. Создание оргструктуры освободит ценное время менеджеров и даст ясность в процессах.
Разработка оргструктур: этапы построения
При разработке оргструктуры компании необходимо разделить функции, чтобы понять, кто и за что отвечает, но в то же время объединить эти функции, чтобы достичь поставленной цели самым оптимальным и эффективным способом.
I этап: разделяем функции
Чтобы создать оргструктуру, начните с осознания того, какие функции выполняют ваши работники, и того, какие должности необходимы для реализации тех или иных задач. Для этого:
1. Проанализируйте деятельность каждого работника. Определите зоны ответственности и распишите её функции. Может оказаться, что один сотрудник выполняет и функцию бухгалтера, и операционного директора, и менеджера по продажам. Это разные функции.
Те, функции, которые не соответствуют должности, нужно распределить между существующими или взять на функцию другого человека.
Картина, когда один человек отвечает за многие задачи, как правило, наблюдается в стартапах и небольших бизнесах, но с расширением штата и ростом проекта подобное положение может замедлять масштабирование и создавать коммуникационные трудности в команде.
Необязательно моментально нанимать нового человека, но отразить функции в оргструктуре необходимо. Сделайте оргструктуру и вы сможете правильно планировать найм.
2. Пропишите результат деятельности должности после того, как функции разделены. Например, результатом деятельности копирайтера может быть оптимизированный под поисковые задачи текст. Результат деятельности бухгалтера — вовремя и правильно сделанный годовой отчёт.
Также за каждой функцией закрепляется конкретный сотрудник. Поэтому если у вас не хватает людей в штате, выделенные функции оргструктуры закрываются людьми, уже работающих в команде.
Далее для должностей прописываются KPI или ключевые показатели эффективности. Простыми словами, это то, в чём можно измерить работу конкретного человека, и то, за что вы готовы платить зарплату. Если за увеличение KPI, вы готовы увеличивать зарплату — метрика выбрана правильно. Например, KPI маркетолога — 100 привлечённых клиентов, а не 10 красивых красочных баннеров, которые вовсе могут не привести клиентов.
Что такое KPI или показатели эффективности, подробно рассказали в статье.
Сделать первую оргструктуру можно хоть на листе в блокноте, так вы примерно начнете понимать, что происходит в фирме. Также составить оргструктуру можно онлайн.
II этап: создание оргструктуры отделов
Следующий этап разработки оргструктуры компании — это интеграция. Здесь начинается объединение смежных функций. В результате группировки получатся подразделения, составляющие основу структуры.
Объединение в подразделения происходит по выполнению тех или иных функций и реализации тех или иных задач. Именно поэтому, так важно исключить ситуации, когда один сотрудник выполняет функции, относящиеся к разным службам. Это нарушает иерархию и противоречит смыслу оргструктуры, так как создает “бардак” в организации. Создание оргструктуры отделов по объединению функций позволяет сосредоточиться на конкретной задаче и специализироваться в конкретной области.
III этап: система взаимодействий
Цель разработки оргструктуры компании не только в том, чтобы создать красивую визуальную схему обязанностей и отделов, но и в том, чтобы отразить систему взаимодействий между ними. В правильно выстроенной структуре есть два пути взаимодействия между должностями.
1. Коммуникационный путь взаимодействия, когда сотрудники общаются друг с другом, минуя руководителя. Например, чтобы получить пачку бумаги, секретарь обращается не к начальнику, а к завхозу. Если нужна консультация юриста — маркетолог может обратиться к нему напрямую.
2. Командный или иерархический путь взаимодействия определяет общение управленцев с подчинёнными. Если непосредственный начальник игнорирует проблему или откладывает её решение на потом, сотрудник может обратиться к вышестоящему руководству.
Прелесть оргструктуры в том, что на ней отображён каждый работник, каждая должность, а также все взаимосвязи внутри организации. Так возникающие вопросы решаются гораздо быстрее, а общение внутри команды происходит эффективнее.
Нарисовать оргструктуру бизнеса можно от руки на ватмане или доске, также вы можете использовать графические программы. Это в любом случае гораздо лучше, чем вообще не создавать ее. Идеальный инструмент для того, чтобы нарисовать оргструктуру онлайн — Структура компании. В ней уже есть готовые шаблоны и очень удобный функционал. А главное, вы можете это сделать бесплатно и прямо сейчас.
Лайфхаки в создании огрструктуры
1. Разместите на структуре описание продукта, то есть то, за что готов платить ваш клиент. Так каждый сотрудник, обращаясь к структуре, будет видеть цель, к которой стремится организация.
2. Сделайте первое описание оргструктуры. Используйте для этого любой визуальный редактор или лист бумаги. Главное сделать первый драфт. Описание функций можно начать в простом блокноте. Также можно использовать Excel или сервисы от Google.
Очень удобно создавать оргструктуру в инструменте Platrum, созданный специально для этой цели.
Также можно использовать готовый шаблон оргструктуры, а имена людей, находящихся на испытательном сроке, будут отображаться другим цветом.
3. Пересмотрите оргструктуру, если у одного сотрудника окажется два руководителя. Начальник должен быть один. В качестве временной меры можно разделить выполнение функций по времени: понедельник, среда — с одним руководителем, вторник, четверг — с другим. В противном случае неизбежна путаница в приоритетах по задачам.
Структура компании в Platrum позволяет снизить риск ошибки двойного подчинения благодаря наглядной иерархии и закреплению управленца за каждой должностью.
3. Сделайте оргструктуру в соответствии с потоком производства. Это поможет быстро выходить из кризиса, находить и закрывать узкие горлышки.
Поток производства состоит из работников, офиса, рекламы, продаж, выручки, покупки материалов, производства продукции, найма и обучения новичков, контроля качества. Разрабатывая оргструктуру компании таким образом, вы поймете, каких функций не хватает. Например, нет маркетологов, пиарщиков, работников в отделе контроля качества.
Просто начните прописывать оргструктуру, и это поможет вам продвинуться дальше.
Заключение
Оргструктура управления — это основной инструмент упорядочивания процессов и наведение порядка в бизнесе. Организационная структура дает понимание о конечном результате, который ожидает фирма от должности и помогает быстро решать организационные моменты напрямую между работниками.
Конечный продукт руководителя — это все конечные продукты той области, которой он управляет. Поэтому он должен следить, чтобы подчиненные выполняли свои задачи и приходили к результату.
При создании оргструктуры компании, на ней нужно расставить сотрудников, указать их обязанности и и конечный продукт каждого человека. Оргструктура помогает наладить эффективное взаимодействие между должностями, так как каждый увидит, кто и, за что отвечает в организации.
Чтобы организационная структура заработала нужно:
- Составить оргструктуру с учётом особенностей своего бизнеса
- Расставить на функции оргструктуры уже работающих у вас людей. Руководитель не может поставить себя на все руководящие функции. Получится, что за конечный продукт будет отвечать только он, а это неправильно. Поэтому нужно давать ответственность и повышать компетентность люде в штате.
- Добиться того, чтобы весь персонал знал организационную структуру и конечные продукты должностей.
- Рассказать, как работает коммуникация внутри оргструктуры. Дать инструменты для взаимодействия: систему документооборота, корпоративный чат, правила оформления заявок и т.п.
- Поддерживать оргструктуру, так чтобы в ней были актуальные имена сотрудников. Иначе она не будет работать.
Источник: platrum.ru