Как создавать отчет по бизнесу

Успех любого бизнеса зависит от того, насколько хорошо продаются его товары или услуги. Оценить эту успешность можно по количественным и качественным показателям, которые содержатся в отчётности. Рассказываем, как сформировать отчёт по продажам и применять его с пользой для бизнеса.

Включите в отчёт самое важное

Показателей, помогающих оценить эффективность отдела продаж и его менеджеров, десятки. К примеру, выручка, средний чек, рентабельность, процент повторных покупок, время закрытия сделки, количество контактов с лидами, коэффициенты удержания клиентов, качества, конверсии и другие.

Что включить в отчётность отдела продаж

Минимум для начала ведения отчётности — 2–3 основных показателя вроде объёма продаж, количества сделок и числа потенциальных клиентов. В идеале к ним стоит добавить не больше 5–6 параметров, чтобы не теряться в статистике и эффективно анализировать ситуацию. Подойдут такие, как средний чек, прибыль от одного клиента, время закрытия сделки, процент отказов, время, потраченное на клиента, и деятельность коллег.

Как составить отчет о доходах и убытках (P&L). Управленческий учет и финансовый анализ для ЧАЙНИКОВ

Составляйте отчёты регулярно

Частота отчётов зависит от показателей, которые важны в конкретной сфере. Одни лучше всего проверять каждый день, другие — раз в неделю, третьи — ежемесячно.

В еженедельных отчётах стоит отслеживать, насколько работа сотрудника соответствует плану — по звонкам, встречам, среднему чеку, числу сделок и выручке. Если бизнес ведёт базу клиентов, то также стоит учесть число звонков, отправленных писем и встреч. Еженедельные отчёты полезны в первую очередь для розничной торговли, но не будут лишними и для других отраслей, в том числе и b2b-бизнеса.

Еженедельная отчётность поможет оценить число лидов, продвинутых по воронке, и при необходимости скорректировать прогноз продаж. Такая отчётность показывает, на каких этапах находятся сделки: планируемую дату заключения контракта, предполагаемую сумму сделки и вероятность подписания договора.

Ежемесячный отчёт отлично подойдёт для подведения итогов. Например, отразить планируемую выручку каждого менеджера, результаты по неделям и фактический результат, средний чек и прибыль. На основе этих данных можно рассчитать процент от выполнения — этот показатель поможет решить, кому выписать премию по итогам месяца.

Ещё отчеты бывают квартальными, полугодовыми и годовыми. Эти виды отчётности по продажам помогут оценить, куда движется компания и заранее скорректировать стратегию работы отдела.

Как делают отчёт о продажах

Сбор показатели для отчётности лучше поручить менеджерам по продажам, чтобы они ежедневно и еженедельно сообщали о своих результатах руководителю. На основе этих данных надо составить таблицу с основными показателями — выручкой, прибылью, доходом, числом новых клиентов, количеством заказов и средним чеком. Эти показатели полезно объединять в общую таблицу, доступную каждому менеджеру по продажам.

Также можно учитывать и другие показатели, которые станут основой для более узких отчётов. Например, руководитель отдела может выводить в отдельный отчёт рентабельность, валовую и чистую прибыль, собирать график платежей на следующую неделю.

Отчетность перед собственником

Регулярное заполнение таблиц поможет анализировать всю деятельность компании. С другой стороны, не стоит заниматься сбором статистики ради статистики, ведь главная цель отчётов — лучше понимать, что происходит в бизнесе.

Пайплайн — принцип составления отчётов, позволяющий отслеживать эффективность каждого сотрудника и вовремя находить решения для улучшения показателей продаж. Пайплайн показывает, на каком этапе находится сделка и какова вероятность ее удачного завершения. Для этого важно знать, какие сделки ведут менеджеры и чему равен средний чек. Успешнее всего пайплайн работает с CRM-системой.

Как начать вести отчёт по продажам

Ведение отчётности — рабочая обязанность сотрудника отдела продаж, как и приём заявок или ведение сделки. И если вы ещё не отслеживаете показатели, то начинайте фиксировать статистику прямо сегодня. На первых порах можно ограничиться универсальными показателями вроде лидов, количества сделок и выручки — их можно собирать ежедневно в конце рабочего дня. Затем объедините персональные отчёты в общий отчёт продаж.

Вариант 1 — вручную

Если отдел продаж состоит из нескольких человек, то для сбора показателей подойдёт любой инструмент — онлайн-таблицы или чат в мессенджере. Такую систему отчётности можно внедрить за несколько минут — достаточно показать сотрудникам, как должно выглядеть сообщение, и обговорить время отправки данных. На первых порах такая система будет удобной: ни вам, ни сотрудникам не придётся изучать новое программное обеспечение, а следить за показателями можно прямо на телефоне.

Минус подобной системы очевиден: по мере расширения отдела продаж будет расти и число отчётов. А значит, на их проверку и анализ будет уходить больше времени. Есть ещё один неочевидный минус: в напряжённые дни может не хватить времени и сил на заполнение отчёта. Так в статистику могут закрасться ошибки, которые помешают составить полную картину.

Вариант 2 — автоматизировать

Но есть способы сделать так, чтобы менеджеры систематически отчитывались и всегда передавали точные данные. Самый простой — система мотивации: со штрафами, если сотрудники не отправляют отчёты, и поощрениями за регулярные отчёты в течение месяца. Правда, такой подход не застрахует от опечаток и ошибок, приводящих к незапланированным расходам. Например, к оплате счёта, который не предусмотрен бюджетом.

Самый надёжный способ контролировать работу менеджеров, не требуя от них ежедневно отправлять отчёты, автоматизация. С этим поможет SberCRM — бизнес-платформа, помогающая отслеживать этапы сделок, хранить базу клиентов с привязанной историей переписки в электронной почте и Telegram и анализировать результаты бизнеса.

SberCRM включает работу интеллектуальной системы управления, которая самостоятельно анализирует множество метрик работы сотрудников, напоминает им о спящих сделках, отслеживает количество контактов с клиентами и подсказывает, когда с ними нужно связаться. А вы вместо рутинного контроля за подчинёнными сможете на одном экране отслеживать количество поставленных и выполненных задач, динамику продаж и суммы сделок.

По скорости настройки SberCRM не уступает системе отчётности в мессенджере, Excel или онлайн-таблицах: инструмент от Сбера можно интегрировать за день, причём клиенты банка могут это сделать ещё быстрее. Поддержка системы тоже не отличается от работы в мессенджере. SberCRM работает по принципу no-code (без кода), то есть для установки и дальнейшей работы не требуются IT-специалисты.

Лучше простые отчёты, чем их отсутствие

Отчёты по продажам — важный инструмент, если вы хотите найти точки роста или понять, что в вашем бизнесе проседает. Если вы ещё не ввели систему отчётности, сделайте это как можно скорее. Для начала можно отслеживать простые показатели вроде количества сделок и выручки за день — они помогут мотивировать менеджеров и дадут статистику для принятия решений.

Когда поймете, что показателей стало слишком много, а ручной контроль деятельности сотрудников отнимает массу времени, попробуйте автоматизировать процессы. Например, с помощью SberCRM. А время, которое до этого уходило на рутинный контроль, сможете потратить на анализ бизнес-показателей и принятие стратегических решений.

Источник: sberbusiness.live

Создание аналитических отчетов

Менеджеры по продажам должны регулярно анализировать товарооборот, валовую прибыль и другие важные показатели, характеризующие процесс продаж. В свою очередь, для менеджеров по закупкам больший интерес представляют сведения о динамике объемов покупок, выполнении поставщиками своих обязательств, а также закупочные цены. Для складских менеджеров и менеджеров, занимающихся вопросами логистики, необходима информация об обороте товаров на складе, движении запасов и статистике значений склада. Таким образом, универсального аналитического отчета не существует.

Вы можете настраивать аналитические отчеты на основе записей о ваших учтенных транзакциях — например, продажах, покупках, перемещениях и корректировках запасов. В настраиваемых таким образом отчетах исходные данные, которые берутся из книги товаров (с соответствующими стоимостными операциями), могут объединяться, сравниваться и представляться в более информативной форме, которая определяется самим пользователем. В этом смысле отчет анализа в значительной степени напоминает отчет сводной таблицы Microsoft Excel.

Так, например, вы можете создать персонализированный отчет, сосредоточенный на ваших ключевых клиентах в плане общего товарооборота по суммам и проданным количествам, валовой прибыли и процента валовой прибыли за текущий месяц. Затем вы можете сравнить эти цифры с результатами за предыдущие месяцы или за тот же месяц прошлого года и рассчитать отклонения. Все это можно сделать в одном и том же представлении, где вы можете перейти к причине выявленных проблемных участков и даже — с помощью раскрывающегося списка — просмативать подробности вплоть до уровня отдельных транзакций.

Аналитический отчет состоит из объектов, которые требуется проанализировать (например, клиентов, групп клиентов, менеджеров по продажами и т. п., представленных в виде строк) и параметров анализа, определяющих способ анализа объектов (например, расчетов прибыли, сравнений по периодам сумм продаж и объемов или же сравнений по периодам фактических и бюджетных значений, представленных в виде столбцов).

В дополнение к аналитическим отчетам можно создавать и просматривать те же сведения в представлениях анализа, которые основаны на измерениях. Подробнее см. в статье Анализ данных по измерениям.

Пример

Вы можете настроить эти строки (объекты, которые вы хотите анализировать):

• Компьютеры
• Мониторы
• Запчасти

Затем вы можете настроить эти столбцы (как вы хотите анализировать объекты):

• Продажи в текущем месяце
• Продажи за прошлый месяц
• Продажи в % к прошлому месяцу

Настройка раскладок строк и столбцов

На странице Аналитический отчет можно просмотреть различные раскладки строк и столбцов, которые настраиваются:

• на странице Шаблоны строк анализа, где можно определить название отчета и объекты, которые вы хотите отображать в его строках, а также
• на странице Шаблоны столбцов анализа, где определить название шаблона столбцов и параметры анализа, которые вы хотите отображать в отчете в виде столбцов. Каждая строка на этой странице представляет столбец в отчете.

Отметим, что строки анализа и столбцы анализа независимы друг от друга.

На основе настроенных строк и столбцов Business Central агрегирует результаты отчета на странице Аналитический отчет, как показано в следующей таблице.

— Продажи в текущем месяце Продажи за прошлый месяц Продажи в % к прошлому месяцу

Компьютеры

Мониторы

Запчасти

Сумма

Можно, например, настроить одну группу строк и несколько групп раскладок столбцов для отображения месячных и годовых отчетов соответственно.

Настройка шаблонов столбцов анализа

Следующая процедура основана на аналитических представлениях по продажам. Для аналитических представлений по покупкам и запасам действия аналогичны.

Шаблон столбцов анализа содержит набор строк, каждая из которых представляет столбец анализа, который должен присутствовать в аналитическом отчете. Чтобы определить тот или иной столбец, необходимо назначить код типа анализа соответствующей строке. Этот код типа анализа определяет тип источника данных в учтенных товарных операциях, на которых будет базироваться анализ. Исходные данные могут включать в себя себестоимость, сумму или количество продаж, а также соответствующие стоимостные операции. Вы можете настроить любое количество шаблонов столбцов, а затем использовать их для создания новых аналитических отчетов.

1. Выберите значок , введите Шаблоны столбцов продаж, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите первую пустую строку и заполните поля требуемым образом.
3. Выберите действие Столбцы.
4. На странице Столбцы анализа заполните необходимые поля, чтобы определить столбцы, которые требуется включить в аналитический отчет.

Примечание Чтобы определить нужный столбец, необходимо заполнить поле Код типа анализа для всех типов столбцов, за исключением типа Формула. Настройте коды типа анализа на странице Типы анализа.

Настройка шаблонов строк анализа

Следующая процедура основана на аналитических отчетах продаж. Шаги аналогичны для аналитических отчетов покупок и запасов.

Шаблон строк анализа содержит набор строк, каждая из которых представляет строку анализа, которая должна присутствовать в аналитическом отчете. Строка может задавать одну единицу или диапазон товаров, клиентов, поставщиков либо групп. Для получения итога по ряду строк в одной из них можно создать формулу. Вы можете настроить любое количество шаблонов строк и затем использовать их для создания новых аналитических отчетов.

1. Выберите значок введите Шаблоны строк продаж, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите первую пустую строку, а затем заполните поля требуемым образом.
3. Выберите действие Строки.
4. На странице Строки анализа создайте строки для соответствующих товаров, клиентов, поставщиков или менеджеров, показатели которых требуется отобразить в отчете анализа. При этом необходимо заполнить поля Тип, Диапазон и Описание.

Другой вариант: если требуется создать много отдельных строк для каждого товара, клиента и т. д., можно выбрать соответствующую команду вставки для заполнения всех соответствующих полей в строке. В дальнейшем эти строки можно при необходимости отредактировать вручную. Для вставки строк выберите действие Вставить товары или Вставить группы товаров.

Создание нового аналитического отчета по продажам

Следующая процедура основана на аналитических отчетах по продажам Для аналитических отчетов по покупкам и запасам действия аналогичны.

Аналитические отчеты используются для анализа динамики продаж по ключевым показателям эффективности продаж, например по обороту, исчисляемому как в денежном, так и в количественном выражении, контрибуционной марже или фактическим продажам в сравнении с бюджетом. Кроме того, аналитические отчеты можно использовать для анализа средних цен продажи и оценки успешности работы отдела сбыта.

1. Выберите значок , введите Аналитические отчеты по продажам, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. На странице Аналитический отчет по продажам выберите действие Создать.
3. Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
4. Выберите действие Изменить аналитический отчет.
5. На странице Аналитический отчет по продажам выберите действие Показать.

Комбинировать шаблоны строк и столбцов для создания отчета и присваивать им имя не обязательно. В этом случае вам не нужно будет выбирать шаблоны строк и столбцов на странице Аналитический отчет по продажам. После выбора названия отчета пользователь может независимым образом изменить шаблоны строк и столбцов, а затем в дальнейшем снова выбрать название отчета, чтобы сохранить их исходное сочетание.

Источник: learn.microsoft.com

Как создать отчет

2. Выберите нужный период времени и установите детализацию. Укажите, какую дату система будет использовать для выбора объектов по заданному периоду (дату их создания, дату изменения, дату архивации или другую дату, которая хранится в пользовательском поле).

3. Установите фильтры для более детальной аналитики и укажите, по какому параметру сгруппировать данные.

4. Выберите внешний вид отчета.

Отчёт состоит не только из графической части. Также вы можете указать цель, чтобы отслеживать эффективность работы, и построить таблицу с данными из отчёта.

Например, вам необходимо узнать, сколько сделок было закрыто в этом месяце. Выберите следующие параметры для создания отчета:

1. объект анализа — отчет по сделкам;
2. период — месяц;
3. детализация — по дням, неделям или месяцам;
4. по полю «Изменено» (нас интересуют все закрытые в этом месяце сделки, а не только те, которые были и созданы, и закрыты за последние 30 дней)
5. этап — выиграна или другой, соответствующий выигрышу;
6. визуализация — удобная для вас.

Чтобы узнать сколько сделок закрыл за месяц каждый менеджер, выберите группировку по ответственному сотруднику.

Обратите внимание: если вы ошибочно перевели сделку или заявку на этап Выиграно вместо Проиграно , то обязательно:

1. Верните сделку или заявку на этап, с которого она была переведена на этап Выиграно ;

2. Переведите сделку или заявку на этап Проиграно .

Если не выполнить эти действия в указанной последовательности, то отчет будет сформирован некорректно.

Данные по одному и тому же отчету могут отображаться для сотрудников по разному. Это обосновано тем, что информация в отчете отображается в зависимости от роли сотрудника и включенным по нему дополнительным правам. То есть, если роль сотрудника и дополнительные права не предполагают отображения для него определенной информации, то в отчете он ее не увидит.

Более подробно о возможностях сотрудников вы можете узнать в статье «Роли пользователей в S2».

Источник: salesap.ru