Как стать бухгалтером на дому для малого бизнеса

Выгодно ли работать дома

• можно взять дополнительную работу;
• не надо тратить время на дорогу к рабочему месту;
• не нужно тратить деньги на дорогу и питание вне дома;
• можно совмещать с домашними делами при острой необходимости.

• общение с коллегами сведено к минимуму, сложнее вести переговоры по рабочим вопросам;
• легче отвлекаешься;
• фактически отсутствует социальная жизнь;
• нужно использовать личное оборудование и ресурсы (электроэнергия).

Как происходит взаимодействие

Рабочий процесс организуется максимально удобно для обеих сторон. Чаще всего для работы бухгалтер использует личный компьютер и другое необходимое оборудование (принтер, сканер, рабочий стол и кресло). Если же какого-либо оборудования для работы не хватает – работодатель может обеспечить им бухгалтера. При этом оно будет являться собственностью компании.

Основная масса рабочих вопросов решается при помощи мессенджеров и телефонных разговоров. Для обмена электронными документами используется электронная почта. Очень удобно, когда настроено удаленное подключение к серверам компании, чтобы бухгалтер имел доступ к внутренним документам.

10 минут, чтобы узнать о профессии бухгалтер

Конечно же, без визитов в офис все равно не обойтись. Есть встречи (совещания), на которых должен присутствовать бухгалтер, иногда необходимо обмениваться бумажными версиями документов.

Конечно, работа дома к тому же связана с определенными рисками. Бывают ситуации, когда невозможно решить срочный вопрос ввиду того, что коллеги не выходят на связь. К примеру, бухгалтеру нужны подтверждающие документы для представления в банк, а сотрудник, ответственный за их оформление, не отвечает на звонок. Из-за этого решение вопроса может затянуться.

Также бывают ситуации, когда документы или печать, которые хранятся у бухгалтера, срочно нужны в офисе, без предупреждения заранее. А бухгалтер в этот момент уехал по рабочим вопросам на несколько часов. Из-за подобных ситуаций запланированный график работы бухгалтера приходится перестраивать и в срочном порядке возвращаться домой.

Какие программы используются

В работе бухгалтера на дому пригодятся несколько программ и сервисов.

Во-первых, «1С:Фреш» – это программа «1С» в облаке, когда базу можно запустить прямо в браузере. Доступ к сервису можно получить бесплатно при заключении договора сопровождения 1С:ИТС, либо можно оплатить отдельно, не покупая обычную программу. Благодаря этому сервису бухгалтер может работать в программах с любого компьютера или другого устройства. «1С:Фреш» не нужно устанавливать, поэтому у бухгалтера нет привязки к конкретному рабочему месту. Программа в Интернете выглядит точно также, как и локальная версия. Если есть необходимость, то можно делать обмен данными с программой, установленной на компьютере.

Для бухгалтера, который осуществляет свою деятельность на дому и ведет учет нескольких организаций, сервис удобен тем, что в одной учетной записи можно разместить несколько программ.

Единственный минус использования данного сервиса – при отсутствии подключения к Интернету программа не будет работать. Но стабильный Интернет – всегда первое требование к любому сотруднику «на удаленке».

В своей работе бухгалтер также использует программы для сдачи отчетности по ТКС. Можно подключить «1С-Отчетность». Это сервис, позволяющий сдавать отчеты напрямую из программы.

При удаленной работе очень удобно использовать сервис Google Таблицы. Он используется бухгалтером для внутренних отчетов руководителю и для совместной работы с коллегами над документами. Однако, когда информации в них слишком много, они могут зависать, к тому же надо убедиться, что все, кто имеет доступ к редактированию данных, относится к этому сознательно.

Оформление трудовых отношений

Трудовые отношения на дому могут быть оформлены несколькими способами. Самый распространенный и удобный способ – заключение трудового договора. Оформление происходит по ТК РФ и практически не отличается от оформления работника, занятого в офисе. Единственным отличием будет место работы, прописанное в договоре.

Если же бухгалтер ведет бухгалтерский учет нескольких организаций, то все последующие трудовые договоры оформляются по совместительству.

Реже отношения с бухгалтером оформляются договором гражданско-правового характера. Он имеет существенные отличия от трудового договора. Такое оформление предусматривает больше свободы действий для бухгалтера (график работы, самостоятельный выбор способа выполнения работы), но при этом не предусматривает оформления на должность и социальных гарантий.

Иногда сотрудничество с бухгалтером не оформляется официально – однако это несет риски для обеих сторон. Особенно, когда речь пойдет об ответственности за ошибки в учете.

Источник: www.audit-it.ru

Работа с удаленной бухгалтерией

Первый вариант считается наиболее затратным, но он привычен для работодателей и позволяет контролировать действия сотрудника, оценивать эффективность его труда каждый день на протяжении всего рабочего времени. Оплата услуг по ведению учета сторонними организациями или создание условий для удаленной работы бухгалтерских специалистов – альтернативные варианты, которые помогут сэкономить на содержании бухгалтерской службы.

Особенности организации и ведения удаленной бухгалтерии

Применение схемы ведения бухгалтерского учета дистанционно привлекаемыми частными специалистами или аутсорсинговыми компаниями позволяет решить проблемы стационарного размещения штата финансовых работников. Компании из категории среднего и малого бизнеса используют такой способ для экономии средств на зарплате и страховых взносах, на аренде помещения и закупке компьютерного оборудования.

ВАЖНО! Сотрудничество с удаленным бухгалтерским специалистом должно быть подкреплено письменным договором.

Договорной документацией закрепляется график дистанционной работы, принципы оценки качества труда, стоимость услуг и порядок их оплаты. Для получения гарантий нераспространения конфиденциальной информации сторонним специалистом в соглашении с ним прописывается ответственность за разглашение коммерческой тайны, за допуск к документам третьих лиц, возможные штрафные санкции.

СОВЕТ! При организации работы удаленных бухгалтеров необходимо на начальном этапе разработать эффективную систему документооборота между офисом и дистанционными работниками.

Документы, необходимые для работы, бухгалтер может получить несколькими способами:

• брать лично, приходя с определенной периодичностью в офис компании;
• посредством курьерской доставки;
• через внутреннюю электронную сеть;
• в отсканированном виде на электронную почту.

Первый вариант практикуется малыми фирмами и ИП, деятельности которых присущи малые обороты и небольшой объем документации. К услугам курьера обращаются при необходимости организовать доставку важных документов в сжатые сроки. Первичная документация может отправляться бухгалтеру в форме фотокопий или скан-копий через электронную почту. Предприятия из категории среднего бизнеса при создании дистанционных рабочих мест практикуют введение в действие собственной сети, закрытой от внешних пользователей, доступ к которой будет обеспечиваться с любого ПК через интернет по специальным логинам и паролям. Все программы и данные о пользователях в этом случае хранятся на сервере компании.

Для официального трудоустройства дистанционного бухгалтерского специалиста необходимо получить от него:

• паспорт;
• трудовую книжку (если предполагается, что это будет основное место работы, для совместителей норма неактуальна);
• СНИЛС;
• документы, подтверждающие уровень квалификационной подготовки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При составлении трудового соглашения с удаленным работником необходимо прописать, что его место работы и место проживания совпадают.

Для надомных сотрудников должны быть предусмотрены социальные гарантии, которые предоставляются всем остальным группам наемного персонала (отпуска, больничные, пособия).

Обособиться от ежемесячной выплаты заработной платы бухгалтеру, начислений на его доход страховых взносов, предоставления ему социальных гарантий руководитель компании может, если удаленной бухгалтерией будет заниматься не наемный дистанционный специалист, а аутсорсинговая компания. Этот способ организации бухучета выгоден тем, что нет необходимости тратиться на подготовку кадров, на специализированные периодические издания. Стороннее предприятие самостоятельно подбирает специалистов под ведение каждого сегмента работы. От компании-заказчика услуг требуется только обеспечить доступ к бухгалтерской программе фирмы или к бумажной первичной документации.

Специализированным компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского направления, можно поручить полное ведение бухгалтерского или налогового учета или делегировать им полномочия по подготовке отчетной документации, оформлению налоговых деклараций или начислению заработной платы.

Преимущества, недостатки

Организация дистанционной работы бухгалтерских специалистов или пользование услугами аутсорсинговых компаний позволяет существенно экономить деньги. Благодаря такой схеме сотрудничества избежать лишних трат финансовых ресурсов получается за счет:

• отсутствия необходимости выплачивать заработную плату с перечислением страховых взносов на нее (если бухучетом занимается сторонняя компания);
• для надомного специалиста не надо оборудовать рабочее место;
• снижаются издержки по аренде помещения;
• ведение бухгалтерского учета и сдача отчетности будут организованы грамотно, все сроки будут соблюдаться (в противном случае к исполнителю по условиям договора могут быть применены штрафные санкции);
• не надо тратиться на подписку по бухгалтерским изданиям;
• отпадает вопрос с курсами повышения квалификации или переподготовки.

Для заказчика услуги ведения бухгалтерского учета сотрудничество со специализированными компаниями выгодно тем, что их сотрудники находятся в постоянном контакте с контролирующими органами, они ежедневно отслеживают изменения в законодательстве. Для таких компаний важно поддерживать статус профессионалов, от этого зависит их репутация и приток новых клиентов.

СПРАВОЧНО! Недостатки системы ведения бухгалтерии дистанционно проявляются в отсутствии возможности оценить степень фактической загруженности специалиста, уровень эффективности его труда. Компания-заказчик услуги по бухгалтерскому обслуживанию лишается инструмента контроля всех операций, осуществляемых бухгалтерской службой.

При отказе от введения в штат бухгалтерских работников руководитель предприятия утрачивает возможность оперативной связи с финансовым органом. Штатный бухгалтер при необходимости может оперативно оказать консультационную или финансовую поддержку, сделано это будет без дополнительной оплаты. В случае с привлечением сторонних компаний или частных специалистов все консультации, не оговоренные договором, надо будет оплачивать отдельно.

Риски дистанционного ведения бухучета:

• нет стопроцентных гарантий неразглашения конфиденциальных сведений;
• мотивационный фактор для надомных работников и аутсорсинговых фирм сводится только к получению прибыли;
• нет эффективных рычагов контроля эффективности действий привлекаемых специалистов;
• вероятность досрочного расторжения договора о сотрудничестве высокая, промедление с подбором новых специалистов может обратиться для компании штрафными санкциями (при отсутствии бухгалтера в период сдачи отчетности предприятием могут быть допущены просрочки в подаче отчетной документации, налоговых деклараций и справок).

Учет

Способ отражения в учетных данных затрат на дистанционное бухгалтерское обслуживание напрямую зависит от того, кто занимается ведением бухучета: надомный специалист, с которым заключен трудовой договор, или специализированная компания. Расходы, связанные с бухгалтерским сопровождением сторонними организациями, относятся к категории управленческих издержек. В учете они аккумулируются на 26 счете с последующим переносом на счета затрат 20, 23 или 29. Допускается вариант с отнесением стоимости услуг сторонних организаций сразу на 90 счет дебетовым оборотом. Выбранная методика отнесения затрат на бухгалтерское сопровождение закрепляется учетной политикой.

Типовые проводки для отражения издержек, связанных с оплатой бухгалтерских услуг сторонних организаций:

• Д26 – К60 в учете показана стоимость обслуживания (без учета суммы НДС).
• Д19 – К60 – учтен НДС.
• Д60 – К51 – произведена оплата фактически оказанных услуг.

Если ведением бухгалтерского учета занимается удаленный специалист, с которым подписано трудовое соглашение, то возникает обязательство по выплате заработной платы. В этом случае компания выступает в роли налогового агента и должна удерживать из доходов дистанционного специалиста НДФЛ, начислять на его заработок страховые взносы с последующим перечислением сборов и налога в бюджет. Проводки при этом составляются как при начислении заработной управленческому персоналу:

• Д26 – К70 – в момент начисления дохода;
• Д70 – К50 или 51 – при выплате зарплаты;
• Д69 – К70 – начислены социальные пособия.

Удержание налога показывается через дебетование 70 счета и кредитование 68, начисление взносов показывается как Д26 – К69.

Источник: assistentus.ru

Инструкция: как организовать удаленную работу бухгалтера

Как перевести бухгалтера на удаленный труд в период пандемии коронавируса:

1. Получить заявление на удаленку.
2. Согласовать обязанности и оплату на этот период.
3. Оформить допсоглашение о переводе.
4. Обеспечить необходимыми доступами и инструментами. Один из основных — электронная подпись.

Необходимо не только подготовить кадровые документы и соглашения, но и определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста.

Инструкция, как перевести бухгалтера на удаленку

Перевод работника бухгалтерии на дистанционный труд ничем не отличается от алгоритма, предусмотренного для остальных категорий специалистов. Работодателю следует соблюдать инструкцию:

1. Получить от сотрудника заявление с просьбой трудиться из дома.
2. Согласовать рабочие моменты дистанционного труда.
3. Оформить дополнительное соглашение.
4. Обеспечить трудовой процесс в удаленной форме.

Ничего сложного нет. Но работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации. Проблем нет, если сотрудник — это опытный и проверенный временем работник. А если финансист — новичок, еще не заслуживший доверия? Разберем все нюансы перевода бухгалтера поэтапно.

Шаг 1. Заявление от работника бухгалтерии

Основанием для перевода работника на удаленный труд является его желание. Необходимо запросить от подчиненного письменное заявление с просьбой о временном переводе на дистанционку. Причиной для дистанционной работы могут выступать не только пандемия коронавируса, но и семейные обстоятельства. В любом случае желание работника оформляется документально.

Проверьте заявление, в документе обязательно следует указать:

• волеизъявление самого работника, например, «прошу перевести»;
• причину перевода на дистанционный труд;
• дату, с которой сотрудник трудится из дома;
• объем работы и обязанности, выполняемые дистанционно.

Образец заявления бухгалтера:

Директору ГБОУ ДОД

Викторовой Виктории Викторовны

В связи с эпидемией коронавируса в России прошу перевести меня на дистанционную форму работы с полным сохранением трудовых функций с 06 апреля 2020 года.

Дата: 27 марта 2020 года

Подпись: ВИКТОРОВА / В.В. Викторова

Если сотрудник не согласен с переводом на дистанционную работу, то его допускается перевести, но порядок действий уже другой. Руководствуйтесь нормами статей 72 и 72.1 ТК РФ. Необходимо уведомить подчиненного об изменении условий работы не менее чем за 2 месяца до даты перевода. А если работодатель — физическое лицо, то срок составляет не менее 14 дней.

Если подчиненный откажется от дистанционного труда, то предложите ему другую работу. Это не только имеющиеся вакансии с учетом профессиональных навыков работника, но и нижестоящие должности и менее оплачиваемая работа.

Шаг 2. Согласуем условия сотрудничества

После получения от работника письменного заявления следует согласовать новые условия сотрудничества. Обговорите с бухгалтером, как организуется дистанционная работа в период эпидемии коронавируса.

Какие вопросы необходимо решить:

• объем выполняемых обязанностей;
• оплату труда, учтите, что при сохранении объема трудовых функций размер оплаты труда не уменьшается;
• порядок контроля со стороны нанимателя в части выполнения трудовых обязанностей;
• регламент рабочего времени;
• сроки и время выхода на связь;
• порядок документооборота и обмена информацией;
• условия обеспечения работника программными и техническими средствами;
• компенсации и доплаты за особые условия работы (например, компенсация за связь, компенсация за использование личного имущества в рабочих целях и прочее);
• вопросы соблюдения техники безопасности;
• прочие значимые условия в работе бухгалтера на дому.

Шаг 3. Оформляем дополнительное соглашение

Достигнув полной договоренности по вопросам перевода счетного сотрудника на удаленную работу, составьте дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. Расторгать старый договор не нужно. Перевод на удаленную работу с согласия работника не является переводом на другую работу. По сути, подчиненный выполняет все те же функции, что и на стационарном рабочем месте (офисе), но только работает он на дому или в ином месте, вне территории нанимателя.

В дополнительном соглашении с бухгалтером отразите:

• условие о том, что работа выполняется дистанционно;
• место работы — наименование работодателя;
• обеспечение безопасных условий и охрану труда работника в объеме, предусмотренном абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ;
• условия обмена электронными документами;
• порядок использования и сроки обеспечения работодателем работника имуществом, программными средствами, средствами защиты информации и иным. Либо рекомендации использовать указанные средства. В этом случае определите размер компенсации сотруднику за использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей (ст. 188 ТК РФ);
• условие об осуществлении контроля работодателем. Например, укажите, в какое время сотрудник выходит на связь, в каком порядке предоставляет отчеты, документы, подтверждающие расходы, и др.

При изменении условий оплаты труда пропишите новые условия в дополнительном соглашении. Ситуация возможна, например, если часть обязанностей бухгалтера невозможно выполнять дистанционно. В таком случае укажите, что объем трудовых функций сокращается, пропорционально объему сокращается и оплата труда.

Шаг 4. Настраиваем работу бухгалтера на дому

Оформив соглашение о переводе бухгалтера на дистанционный труд, работодатель обязан обеспечить сотрудника всеми необходимыми программными и техническими средствами для работы. Либо дать подробные рекомендации, как это сделать в условиях дистанционной работы.

Для организации работы бухгалтера на дому предусмотрено несколько вариантов:

Например, бухгалтерские программы и сервисы компании установлены на компьютере или ноутбуке (ОС на балансе работодателя).

Передайте подчиненному основное средство во временное распоряжение. Не забудьте оформить следующие документы:

• договор с материально ответственным лицом, ответственным за сохранность ОС;
• акт приема-передачи основного средства.

В крупных бухгалтериях программное обеспечение размещается на специализированных информационных серверах. Рабочее место представляет собой компьютер с доступом к серверу. В таком случае работодатель обеспечивает удаленный доступ к информационному серверу, на котором размещены специализированные бухгалтерские программы и приложения.

Настроить удаленный доступ на домашнем компьютере бухгалтера возможно дистанционно. Используйте для этого бесплатные программные продукты для получения дистанционного доступа к компьютеру.

Если специализированные бухгалтерские программы размещены на серверах в сети Интернет (например, 1С:Облако), то достаточно выдать работникам логин и пароль. Этого вполне достаточно для доступа к информационной базе данных в сети Интернет.

Наниматель предоставляет логины и пароли от личных кабинетов ФНС, ФСС и ПФР, данные учетной записи на едином портале Госуслуги. Доступ к личному кабинету позволит бухгалтеру составлять и предоставлять электронную отчетность в адрес контролирующих министерств и ведомств.

Иные варианты организации работы бухгалтера на дому допускаются. Все зависит от технических, материальных и финансовых возможностей работодателя.

Электронная отчетность: важный вопрос об ЭЦП

Налоговая отчетность и платежные поручения, передаваемые в банк в электронной форме, удостоверяются усиленной цифровой подписью уполномоченного лица. Таким лицом в учреждении обычно является руководитель. Как быть при переводе бухгалтера на удаленную работу? Кто должен подписывать электронные документы усиленной ЭЦП?

В стандартном случае цифровая подпись оформляется на руководителя организации либо на иное уполномоченное физическое лицо. ЭП разрешается передать лицу, которому она не принадлежит, закон этого не запрещает. На практике это понадобится, например, если сотруднику необходимо разово подписать ЭП организации документ, так как руководитель по каким-то причинам не может этого сделать.

Почему передать ЭП руководителя ответственному бухгалтеру опасно

Электронная подпись равнозначна собственноручной подписи лица, на которого оформлена эта самая ЭП. Если передать ЭП в распоряжение другого работника, то руководитель наделяет подчиненного всеми полномочиями работодателя. Если подчиненный нарушит законодательство или совершит противоправное деяние, то ответственность все равно ложится на руководителя.

Ведь сделка или противозаконный документ подписан ЭП руководителя. Директор не сможет доказать, что подпись передана бухгалтеру временно. Например, если недобросовестный бухгалтер спишет все деньги компании со счетов, то ответственным будет директор. Так как платежное поручение, преданное в банк, удостоверено директорской ЭП.

Решение проблемы с ЭЦП

Если необходимость в подписании электронных документов возникает постоянно, рекомендуем доверенному сотруднику, в нашем случае бухгалтеру, изготовить отдельную ЭП организации.

Полномочия бухгалтерской ЭП определяет руководитель. Например, удостоверение бухгалтерской, финансовой и налоговой отчетности в электронной форме. Это значит, что ЭП бухгалтера достаточно, чтобы удостоверить расчет по страховым взносам, бухгалтерский баланс или СЗВ-М.

Чтобы оформить бухгалтеру ЭП для удостоверения отчетности, оформите ему доверенность на право использования ЭП от имени организации.

Как организовать электронные платежи на удаленке

С платежами дела обстоят иначе. По стандартным правилам платежное поручение подписывается двумя ЭП: главбуха и руководителя. Передавать обе подписи в распоряжение удаленного бухгалтера не рекомендуется. В таком случае действуйте по инструкции:

Это наиболее безопасный способ распоряжения денежными средствами компании в режиме удаленной работы. Если передать обе ЭП бухгалтеру, то руководитель рискует потерять все деньги по расчетным счетам.

Об авторе статьи

Евдокимова Наталья
Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Источник: gosuchetnik.ru