Согласно выводу судов затраты организации на оплату услуг банка по проведению операций с использованием банковских карт по счетам работников являются расходами организации и в силу п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом суды не соглашаются с применением положений п. 29 ст.
270 НК РФ в случае, если клиентом банка является юридическое лицо, заключившее договор с кредитной организацией, предусматривающий осуществление операций с использованием банковских карт. Применение п. 29 ст. 270 НК РФ обусловлено природой расходуемых средств: данные расходы должны быть произведены непосредственно в пользу работника и использоваться им для личного потребления.
Работники организации являются держателями карт. При этом расходы, связанные с оформлением карт, связаны с осуществлением производственной деятельности организации. Следовательно, расходы на изготовление и обслуживание карт учитываются при налогообложении прибыли.
Признаются они в учете на дату предъявления организации документов, служащих основанием для произведения расчетов, это может быть, например, мемориальный ордер банка (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Следует отметить, что организация несет рассматриваемые затраты в целях обеспечения нормального производственного процесса и рационального использования ресурсов.
Бизнес-карты для предпринимателей от Сбербанка помогут учитывать бизнес-расходы
Для подкрепления своей позиции организация должна закрепить в локальных нормативных актах обязанность организации по выплате зарплаты посредством перечисления на банковские счета сотрудников с несением расходов по выпуску и обслуживанию банковских карт. Договор на выпуск и обслуживание карт должен быть заключен между банком и организацией.
Таким образом, считаем возможным учесть расходы на выпуск банковских карт для цели налогообложения в том случае, если договор с банком заключает организация и ЛНА предусмотрена обязанность работодателя по выплате зарплаты посредством перечисления на банковские счета сотрудников с несением расходов по выпуску и обслуживанию банковских карт. Однако следует учитывать, что если организация примет решение признавать такие расходы для цели налога на прибыль, споры с налоговой инспекцией не исключены.
При этом судебная практика указывает, что у организации есть все шансы отстоять свою позицию в суде. Рекомендуем также ознакомиться с материалами: — Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников; — Энциклопедия решений.
Бухгалтерский учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников; — Вопрос: В трудовом договоре указано, что заработная плата перечисляется на расчетный счет работника, который он представляет работодателю (т.е. работник сам оформляет банковскую карту и представляет работодателю реквизиты). При трудоустройстве работник письменно сообщил, что не будет оформлять банковскую карту и желает получать деньги наличными, но в трудовом договоре данный пункт сохранился. Касса в учреждении отсутствует. Имеет ли работник право требовать от работодателя оплаты за труд в удобной для него форме? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2016 г.)
Как правильно вести учёт доходов и расходов Управление финансами Бизнеса 2019
— Вопрос: Организация перечисляет заработную плату сотрудникам на пластиковые карты. Иногда происходит возврат не зачисленной заработной платы конкретного сотрудника организации, в результате образуется задолженность организации по выплате заработной платы.
На каком счете следует отражать данную задолженность организации по выплате заработной платы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2013 г.) — Вопрос: Организацией планируется включение в трудовой договор условия о выплате заработной платы в безналичной форме путем перечисления на банковскую карту. Речь идет как о вновь принимаемых сотрудниках, так и о сотрудниках, с которыми уже заключены трудовые договоры, но с которыми не согласовано условие о перечислении заработной платы на банковскую карту.
Законно ли это, не нарушаются ли таким условием права работников, гарантированные ТК РФ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2010 г.) — Вопрос: В трудовых договорах указано, что заработная плата сотрудникам выплачивается в безналичном порядке (через банковские карты). У обслуживающего организацию банка в городе всего три банкомата, а договор с другими банками на пользование банкоматами закончился. Можно ли выплачивать заработную плату сотрудникам через кассу? Как это документально оформить? Можно ли в трудовом договоре указать, что заработная плата выплачивается либо в безналичном порядке, либо через кассу организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2008 г.) Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Коренева Ольга Ответ прошел контроль качества 26 марта 2020 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Источник: www.audit-it.ru
Отчитаться о расходах
Кто должен отчитываться о расходах по бизнес-карте?
Если вы ИП на УСН 6% без сотрудников , вам не нужно отчитываться о расходах по бизнес-карте. Деньги на расчетном счете — ваши личные, и вы вправе использовать их по своему усмотрению. Налоговая не будет проверять эти расходы.
Если вы на УСН 15% , то вам нужно отчитаться по расходам, которые относятся к деятельности ИП. По этим расходам, даже если вы платите через бизнес-карту, должны быть подтверждающие документы: накладные, акты, чеки, бланки строгой отчетности.
Если вы ООО или ИП с сотрудниками , то сотрудники отчитываются обо всех расходах по бизнес-карте. Для этого сотрудник оформляет авансовый отчет и собирает первичные документы о расходовании .
Как выдавать деньги сотрудникам на командировки или хозяйственные нужды компании?
Если регулярно поручаете сотруднику расходы, оформите бизнес-карту на его имя. Сотрудник не должен будет каждый раз писать заявление на выдачу ему денег: оплата или снятие наличных с бизнес-карты считается фактом выдачи денег под отчет.
Обычно для выдачи денег под отчет сотрудник пишет заявление. Нужно ли оно, если у сотрудника бизнес-карта?
Нет. Деньги, полученные со счета карты, считаются выданными сотруднику под отчет без заявления. При этом он все равно должен отчитаться обо всех расходах по карте.
Как сотрудники отчитываются о своих расходах по бизнес-карте?
Если сотрудник снял наличные или расплатился с бизнес-карты, то сумма расхода считается выданной ему под отчет. Сотрудник должен предоставить авансовый отчет и приложить подтверждающие документы: кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности и прочее.
Должен ли учредитель ООО отчитываться о своих расходах по бизнес-карте?
Да. Деньги организации принадлежат не ему, а организации. Поэтому учредитель отчитывается о расходах так же, как обычный сотрудник.
Какие документы нужно оформить, чтобы выдавать деньги сотрудникам под отчет?
Утвердите список штатных и внештатных сотрудников, имеющих право получать подотчетные деньги. Список оформляется отдельным приказом руководителя или предпринимателя.
Если у вас ООО , добавьте в учетную политику:
возможность выдавать подотчетные деньги безналичным способом (перечислять на личные или зарплатные карты сотрудников); порядок расчетов с подотчетными лицами; возможность возвращать неиспользованные подотчетные суммы на расчетный счет организации.
порядок расчетов с подотчетными лицами; возможность возвращать неиспользованные подотчетные суммы на расчетный счет организации.
возможность возвращать неиспользованные подотчетные суммы на расчетный счет организации.
Если вы ИП , сделайте внутренний приказ о выдаче подотчетных сумм, в том числе безналичным переводом.
Источник: www.tinkoff.ru
Директор тратит деньги с корпоративной карты без отчета: как быть бухгалтеру?
Корпоративные карты – удобный инструмент, позволяющий и снабдить сотрудника деньгами, и оперативно проконтролировать его расходы. Но все это хорошо до того момента, пока сотрудник подотчетен бухгалтеру. А как быть, если директор пользуется картой компании как своей собственной? Попробуем разобраться вместе.
О чем нужно помнить, оформляя расходы по корпоративной карте
Чтобы учесть траты сотрудника с корпоративной карты (далее будем сокращать — КК), одной банковской выписки по ней недостаточно.
Пока деньги на карте, пусть и выданной сотруднику, они продолжают оставаться деньгами компании. В тот момент, когда сотрудник произвел оплату чего-либо картой или снял наличные – деньги становятся подотчетными суммами, выданными работнику.
В бухучете это отразится так:
ДТ 55 КТ 51 – зачислены деньги на КК (обычно, если учет ведется в программе, используется счет 55.04)
ДТ 71 КТ 55 – потрачены (сняты) деньги с КК
Сама карта как физический объект по балансовым счетам не проводится. Ее учитывают за балансом, обычно на счете 002, где фиксируется и информация об ответственном лице – сотруднике, которому выдана карта.
Таким образом, с траты денег для работника и бухгалтерии все только начинается. Потому что далее нужно закрыть дебиторку по счету 71 и постараться учесть траты с пользой для дела – в уменьшение налога прибыль или УСН, если это возможно. Есть и еще один важный налоговый момент. О нем далее.
Итак, чтобы закрыть долг перед компанией, сотрудник должен предоставить авансовый отчет по подотчетным суммам и приложить к нему документы, подтверждающие его расходы и их целевую направленность на нужды компании.
Только после этого бухгалтер может со спокойной душой сделать проводки:
ДТ 20 (26, 44, 91, прочие счета учета расходов) КТ 71
Напоминаем, что по таким документам как чеки ККТ, БСО, но без счета-фактуры, нельзя поставить к вычету НДС, даже если он выделен в документе отдельной строкой.
Так же такой НДС нельзя учесть в составе расходов, уменьшающих налог на прибыль.
А как быть, если авансового отчета и документов нет? Или если траты с корпоративной карты не связаны с нуждами компании?
Последствия неподтверждения расходов по корпоративной карте
Если сотрудник получил под отчет деньги от компании, в срок по ним не отчитался и не вернул обратно, то эти подотчетные суммы следует признавать доходом работника, полученным от компании. При этом компания становится налоговым агентом по НДФЛ, то есть обязана удержать налог и перечислить его в бюджет.
На эту тему прошло уже немало судов. Были несколько прецедентов, когда судьи решили, что такие подотчетные деньги не являются доходом работника, но в тех случаях всегда были специфические обстоятельства. Например, не было доказательств, что работник успел потратить эти деньги на себя. В случае же с корпоративной картой траты по ней обычно сразу видны в выписке.
Да и большая часть судебных дел все же в пользу налоговой, доначислявшей на не отчитанные суммы НДФЛ и страховые взносы. А страховыми взносами данные средства облагаются ровно по тем же основаниям, что и НДФЛ: доход, полученный в рамках трудовых отношений.
Если сумма недоплаченных налогов и сборов превысит 15 000 000 рублей за три года подряд, то должностному лицу организации грозит уголовная ответственность по ст. 199 УК РФ.
Еще важный момент – получается, что сотрудник-«физик» распоряжается деньгами юрлица по своему усмотрению. В такой ситуации могут последовать претензии по закону «Об отмывании и легализации доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Банк идентифицирует подобные операции как подозрительные и:
- Приостановит взаимодействие с компанией как с клиентом: заблокирует Банк-Клиент, заблокирует в расходной части все счета (в том числе не пройдут и налоговые платежи);
- Внесет компанию в «черный список» для других банков. И тогда разрулить ситуацию не получится даже попытавшись использовать для деятельности счета в других банках.
Ну и, наконец, есть уголовная статья по факту растраты (статья 160 УК РФ). Она вполне применима к «простым» работникам. А как быть с директором?
Что делать бухгалтеру
Прежде, чем давать практические рекомендации, разделим ситуации с директором, орудующим корпоративной картой, на две группы:
- директор – только наемный сотрудник, хоть и занимающий руководящую должность;
- директор собственник (учредитель).
Директор – наемный сотрудник
В данном случае к директору может быть применимо все, что применимо к нижестоящим работникам. Только сначала нужно уведомить о фактах растрат собственников бизнеса. Желательно подкрепить эти факты документами. Например, выпиской банка, оставленными без ответа служебными записками директору с просьбой отчитаться по произведенным расходам и так далее.
Далее нужно ждать указаний от владельцев компании и действовать в соответствии с ними. Захотят ли они привлекать директора к ответственности (это уже больше в компетенции юристов) или предпочтут уладить дело, «не вынося сор из избы»?
Например, во втором случае израсходованные с КК средства могут быть оформлены как заем, который директор обязуется погасить, в том числе после увольнения. С директором подписывается договор займа от компании, сумма долга директора переводится в учете на соответствующий счет и далее отражается ее погашение.
Подобным образом можно поступить и в случае, если директор не единственный или не мажоритарный собственник (если его доля в компании не больше, чем доли всех прочих участников).
Директор – главный собственник
Это, пожалуй, самая сложная для бухгалтера ситуация. Очень много у нас директоров-учредителей, которые считают: «Ну, так и сделай что-нибудь. Ты в этом разбираешься, я тебе за это деньги плачу».
А что может сделать бухгалтер? Заплатить НДФЛ и взносы со всех не отчитанных директором сумм? Заблокировать с помощью банка КК директора, ссылаясь на 115-ФЗ? Так самому же директору это явно не понравится.
Поэтому в данной ситуации бухгалтер может только максимально снять ответственность с себя. На практике используются такие действия:
- Информирование директора о налоговых и правовых последствиях безотчетных трат с КК. Делается это письменно, на бумаге. Информация готовится в двух экземплярах. На втором, остающемся у бухгалтера, нужно получить отметку, что директор свой экземпляр получил. Информировать можно сколько угодно раз. Хоть по каждому новому случаю расхода по КК;
- Составление ЛНА по использованию корпоративной карты. В этом документе нужно указать, на какие цели можно расходовать деньги, максимальную величину трат (например, не более 200 000 рублей в месяц), необходимость отчитаться по каждому расходу и в какой срок. Отметим, что в случае с директором утверждать такой документ должен не он. Чтобы понять кто – надо заглянуть в учредительные документы. Там должно быть написано, кто может утверждать ЛНА в случае конфликта интересов. Директор под роспись знакомится с этим ЛНА при получении карты;
- Согласование с директором платежей в бюджет по суммам, которые уже явно стали его доходом (прошли установленные сроки отчетов, нет подтвержденной экономической целесообразности расходов). Если директор отказывается оплачивать НДФЛ и взносы с сумм своего дохода по КК, пусть подтверждает это письменно, например, отказной визой на заявлении об оплате.
Помните, что ответственным за неуплату налогов является должностное лицо, ответственное за ведение учета в организации. Если эти обязанности возложены на главбуха (или бухгалтера в единственном лице) – при разбирательствах с налоговой потребуется доказать, что инициатива не платить налоги и взносы исходила именно от директора, в приказном порядке.
Также на практике бухгалтеры часто занимаются тем, что подбирают документы для составления фиктивных отчетов от лица директора. А на суммы, которые вообще никуда «не лезут», уговаривают директора оформлять договора займа. Разумеется, возврата этих займов никогда не происходит.
Эксперты так делать не рекомендуют. Обычно, это всего лишь отсрочка проблемы. С очень высокой долей вероятности первая же проверка обнаружит все ухищрения и поставит перед бухгалтером еще и кучу дополнительных вопросов, например:
- Почему до сих пор не возвращены займы директором? Вы их ему «простили»? Тогда это все равно его доход!;
- Откуда вы взяли наличные деньги для оплаты расходов, которые якобы произвел ваш директор?
Поэтому самым разумным выходом будет все же настойчивое разъяснение директору последствий его вольного обращения с КК.
Ну и, конечно, остается еще вариант сменить работу. Но в наше время он подойдет далеко не всем.
Источник: buhpress.ru
