Все больше бизнесменов отдают предпочтение корпоративным банковским картам. Какие виды карт существуют, как в бухгалтерском учете правильно отразить расходы по таким картам, расскажем далее в нашей статье.
Корпоративная карта – это банковская карта, которую выпускает кредитная организация по договору банковского счета с компанией или ИП для оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью данного клиента.
Корпоративная карта может быть (пп. 1.5, 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 № 266-П, далее – положение № 266-П):
Также карта может быть:
• именной – оформленной на конкретного сотрудника;
• на предъявителя, которой может пользоваться любой работник компании, получивший карту.
Договор банковского счета заключается по правилам главы 45 ГК РФ. Открывается специальный карточный счет, к которому банк выпускает одну или несколько корпоративных карт. Поскольку каких-либо специальных требований для открытия специальных карточных счетов действующим законодательством РФ не предусмотрено, необходимо учитывать требования, установленные к открытию расчетных счетов.
Кредитные карты – полезный интрумент
Корпоративные банковские карты используют (п. 2.5 положения № 266-П):
• для получения наличных денежных средств в рублях в целях осуществления на территории России расчетов, связанных с деятельностью юрлица или ИП, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
• получения наличных денежных средств в иностранной валюте за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплаты расходов, связанных с деятельностью компании: в рублях – на территории РФ, в иностранной валюте – за пределами нашей страны;
• других операций в рублях и иностранной валюте, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение.
Клиент (компания или ИП) совершает операции с использованием корпоративных карт по банковскому счету, открытому на основании договора банковского счета (п. 1.12 положения № 266-П).
Договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и иными способами с использованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), кодов, паролей и других средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом (п. 4 ст. 847 ГК РФ).
Права лиц, осуществляющих от имени клиента распоряжения о перечислении и выдаче средств со счета, удостоверяются клиентом путем представления банку документов, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и договором банковского счета (п. 1 ст. 847 ГК РФ).
Расходование средств с корпоративной карты допускается, только если эти расходы непосредственно связаны с деятельностью компании или ИП — собственника средств на специальном корпоративном карточном счете. Если сотрудники используют денежные средства не по целевому назначению, работодатель вправе требовать от них возмещения убытков (Определение Верховного Суда РФ от 23.07.2018 № 305-ЭС18-9549). Лица, входящие в состав исполнительных органов организации, несут ответственность за убытки в соответствии со ст. 15 и 53.1 ГК РФ, а рядовые сотрудники могут быть привлечены к материальной ответственности по правилам главы 39 ТК РФ.
Как учитывать расходы на УСН?
Кредитная организация должна установить лимит снятия наличных денежных средств по корпоративной карте в течение одного операционного дня. Рекомендуемое значение составляет не более 100 тыс. рублей в течение одного операционного дня (абз. 9 п. 2.5 положения № 266-П, методические рекомендации, утвержденные Банком России 21.07.2017 № 19-МР).
Для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт в организации необходимо разработать внутреннее положение о порядке использования карт, а также регистр их учета и движения.
В таком регистре следует отразить:
• даты передачи и возврата карты;
• список разрешенных операций;
• лимит ежемесячных расходов для каждого сотрудника в зависимости от его должностных обязанностей;
• список документов, которые работник обязан представить в качестве отчета за расходы;
• предоставление расписки о сохранении ПИН-кода в тайне;
• ответственность за нарушение правил положения.
Факты получения и возврата корпоративной карты должны подтверждаться подписью сотрудника, ее получившим (вернувшим), и ответственного должностного лица.
По ссылке можно скачать образец положения об использовании корпоративных банковских карт.
Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам отражают:
• на счете 51 «Расчетные счета», если корпоративная банковская карта привязана к расчетному счету компании;
• на счете учета 55 «»Специальные счета в банках», к которому открыт субсчет 55-4 «Корпоративные карты», если карта привязана к специально открытому счету, который пополняется с расчетного счета организации. Аналитический учет по данному субсчету удобно вести по каждому счету и каждой карте.
Когда работник снимает деньги с карты или рассчитывается ею, списанные суммы поступают ему в подотчет.
Корпоративную карту учитывают за балансом, например, на счете 002. При выдаче карты работнику никаких проводок не делают.
В бухучете делают следующие записи.
Операция
Кредит
После того как сотрудник оплатил расходы корпоративной картой, например, находясь в командировке, он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами (счета за проживание, проездные документы, квитанции, чеки и иные документы).
Организации бюджетной сферы авансовый отчет оформляют по форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Все остальные компании могут оформлять авансовые отчеты:
• по формам, разработанным самостоятельно;
• по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.
Разберем правила заполнения авансового отчета на примере формы № АО-1. Подотчетное лицо заполняет графы 1—6 оборотной стороны авансового отчета. В графы 2—6 он заносит сведения из первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных денег, а в графе 1 нумерует эти документы по порядку.
Если работник снимал с корпоративной карты наличные, то на оборотной стороне авансового отчета не нужно отражать реквизиты чека банкомата и снятую сумму, которая не является расходом подотчетного лица или организации. Полученная работником через банкомат по корпоративной карте сумма считается выданной ему под отчет.
На лицевой стороне авансового отчета бухгалтер должен изложить информацию о суммах, списанных со счета корпоративной карты. Эти суммы считаются выданными под отчет. Денежные средства могут быть списаны со счета карты:
• при оплате работником расходов в безналичной форме;
• снятии наличных работником через банкомат.
Если подотчетному лицу наличные деньги из кассы не выдавались, в строке «Получен аванс 1. из кассы» необходимо проставить прочерк.
Списания с корпоративной карты нужно отразить в строке 2, пустой строке, расположенной ниже, а также в строках, которые при необходимости можно добавить самостоятельно, расположив их над строкой «Итого получено».
В строке «Итого получено» следует указать сумму, списанную со счета карты, как при безналичных расчетах картой, так и при снятии наличных.
В строке «Израсходовано»» нужно прописать сумму из графы 7 (8) строки «Итого» оборотной стороны авансового отчета.
По строке «Остаток» ставится прочерк, если работнику не выдавались наличные из кассы и он не снимал наличные с корпоративной карты, а также отсутствовал остаток предыдущего аванса. В противном случае показатель строки определяют по формуле: строка «Предыдущий аванс остаток» — строка «Предыдущий аванс перерасход» + строка «Итого получено» — строка «Израсходовано».
Если результат вычисления получился отрицательный, его нужно указать по строке «Перерасход», а по строке «Остаток» поставить прочерк.
К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:
• чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
• документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях.
Также необходимо приложить первичные документы на приобретение товаров, работ, услуг, содержащие обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В качестве первичных документов выступают товарные накладные, товарные чеки, акты выполненных работ, оказанных услуг и так далее.
Операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (п. 3.1 gоложения № 266-П). Документ по операциям с использованием банковской карты является основанием для осуществления расчетов по указанным процессам и служит подтверждением их совершения.
Поэтому при расчетах банковской картой подотчетное лицо должно представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты (письма Минфина РФ от 24.03.2021 № 03-03-07/21069, от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253).
Источник: www.v2b.ru
Корпоративные карты: как учитывать расходы без рисков
Часто при открытии расчетного счета банк предлагает бизнесу завести корпоративную карту (бизнес-карту). Это удобно для быстрой оплаты расходов: покупки канцтоваров, оплаты за проезд и проживание в командировке, бизнес-ланч с деловым партнером.
Рассмотрим, как учитывать расходы, произведенные с помощью корпоративной карты, чтобы со стороны контролирующих органов не было нареканий.
Что нужно знать при открытии корпоративной карты
Корпоративные карты выдаются организациям или индивидуальным предпринимателям. К расчетному счету можно выпустить неограниченное количество карт.
Деньги на картах можно использовать только для нужд организации, в личных целях пользоваться корпоративной картой нельзя. Также нельзя использовать карту на выплату зарплаты и субсидий.
Кто из сотрудников и как может пользоваться бизнес-картой определяется внутренним документом — приказом, положением о подотчетных лицах и т.д.
Например, картой может пользоваться только руководитель или карты могут открываться отдельно на каждого подотчетника.
Оформите одну или несколько корпоративных карт в Ак Барс Банке и получайте до 48 000 бонусов в год. 1 бонус = 1 рублю. Корпоративные карты — это удобный способ организации расчетов для бизнеса.
Корпоративная карта привязывается к расчетному счету компании. Операции по бизнес-картам в бухучете учитываются на счете 51 «Расчетный счет». При желании клиент может открыть дополнительный счет.
Нужно ли отчитываться по расходам по бизнес-карте
ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД могут не отчитываться по тратам, которые произведены с помощью корпоративной карты, так как расходы при расчете налоговой базы у них не учитываются, а также они не обязаны вести бухгалтерский учет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО для уменьшения налогооблагаемой базы должны подтверждать документально свои расходы.
Поэтому при оплате бизнес-картой нужно сохранять кассовые чеки или другие документы (накладные, акты и прочие) и вносить их в книгу учета доходов и расходов (КУДиР), если ИП сам пользуется картой.
Если же картой пользуется сотрудник, то надо составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые подтверждают расходы. Личные траты ИП по карте нельзя учесть в расходах при расчете налога.
Корпоративные карты
Удобный способ организации расчетов для бизнеса
Малому бизнесу и ИП — корпоративные карты
Оставьте ваши контактные данные. Наш специалист свяжется с вами и ответит на любые вопросы
Организации, независимо от системы налогообложения, должны вести бухгалтерский учет, поэтому все расходы должны быть подтверждены документально. Это касается и расходов, которые произведены по корпоративным картам.
При расчетах бизнес-картой сотрудник, в том числе и руководитель (даже если он является единственным учредителем организации), должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами.
В Ак Барс Банке вам не придется платить за выпуск и обслуживание карты, а также есть возможность моментально выпустить цифровую карту через личный кабинет. Также вы можете настроить карту под себя — установите лимиты по карте на объем переводов и снятие наличных. Подключите SMS-информирование и будьте в курсе каждой операции по карте.
Что относится к подтверждающим документам
К подтверждающим документам относятся:
- кассовые чеки, оформленные в установленном законодательством порядке;
- бланки строгой отчетности;
- товарные чеки;
- товарные накладные;
- акты выполненных работ/ оказанных услуг;
- счета-фактуры.
Приобретение товаров
Когда корпоративной картой расплачиваются в магазинах при покупке товаров (например, приобретают канцтовары или хозтовары), то к авансовому отчету прикладывают кассовый чек.
Если в чеке не перечислены купленные товары, то необходимо на кассе получить товарный чек, в котором будет расписано что купили, по какой цене и в каком количестве.
Выделенный в чеках НДС принимается к вычету только при наличии счета-фактуры.
Командировочные расходы
Подтвердить расходы в командировке по корпоративной карте помогут такие документы:
- Транспортные расходы — пассажирский билет, маршрутная квитанция, посадочный талон, билет на поезд, билет на автобус, кассовый чек на поездку на такси.
- Проживание в гостинице — счет от гостиницы, кассовый чек об оплате номера.
- Проживание в съемной квартире в период командировки — договор аренды квартиры, документ подтверждающий оплату.
Без счета-фактуры можно учесть НДС, выделенный в железнодорожных билетах и авиабилетах, а также за проживание в гостинице, если квитанция выдана на бланке строгой отчетности, НДС указан отдельной строкой и есть документ, который подтверждает оплату.
При направлении сотрудника в командировку на карту также зачисляются суточные на каждый день деловой поездки, за которые отчитываться не нужно. По всем остальным расходам (проезд, проживание, оформление визы и страховки при необходимости и другие) также необходимо приложить подтверждающие документы.
Представительские расходы
При тратах на представительские цели — деловые встречи, конференции и другие мероприятия, которые направлены на достижение деловых договоренностей, — помимо документов, перечисленных выше, понадобится также:
- Издать приказ о проведении мероприятия (встречи, конференции), в котором указывается цель проведения этого мероприятия, место и время проведения, участники.
- Составить смету расходов, в которой прописываются траты на проведение мероприятия.
- Составить отчет о проведенном мероприятии, в котором указывается где и когда было проведено мероприятие, кто участвовал, программа мероприятия, сколько потратили, результаты проведения мероприятия.
Выпустите корпоративную карту к основному расчетному счету компании и получите круглосуточный доступ к деньгам на расчетном счете. Расплачивайтесь картой за товары и услуги для бизнеса в онлайн и офлайн-магазинах в любое время.
Корпоративные карты
Удобный способ организации расчетов для бизнеса
Малому бизнесу и ИП — корпоративные карты
Оставьте ваши контактные данные. Наш специалист свяжется с вами и ответит на любые вопросы
Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805
- #учет расходов
- #приобретение товаров
- #представительские расходы
- #банк Ак Барс
- #командировочные расходы
- #подтверждающие документы
- #корпоративные карты
- #бизнес-карта
Источник: www.klerk.ru
Можно ли учесть для налогообложения расходы на выпуск и замену зарплатных банковских карт?
Согласно выводу судов затраты организации на оплату услуг банка по проведению операций с использованием банковских карт по счетам работников являются расходами организации и в силу п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом суды не соглашаются с применением положений п. 29 ст.
270 НК РФ в случае, если клиентом банка является юридическое лицо, заключившее договор с кредитной организацией, предусматривающий осуществление операций с использованием банковских карт. Применение п. 29 ст. 270 НК РФ обусловлено природой расходуемых средств: данные расходы должны быть произведены непосредственно в пользу работника и использоваться им для личного потребления.
Работники организации являются держателями карт. При этом расходы, связанные с оформлением карт, связаны с осуществлением производственной деятельности организации. Следовательно, расходы на изготовление и обслуживание карт учитываются при налогообложении прибыли.
Признаются они в учете на дату предъявления организации документов, служащих основанием для произведения расчетов, это может быть, например, мемориальный ордер банка (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Следует отметить, что организация несет рассматриваемые затраты в целях обеспечения нормального производственного процесса и рационального использования ресурсов.
Для подкрепления своей позиции организация должна закрепить в локальных нормативных актах обязанность организации по выплате зарплаты посредством перечисления на банковские счета сотрудников с несением расходов по выпуску и обслуживанию банковских карт. Договор на выпуск и обслуживание карт должен быть заключен между банком и организацией.
Таким образом, считаем возможным учесть расходы на выпуск банковских карт для цели налогообложения в том случае, если договор с банком заключает организация и ЛНА предусмотрена обязанность работодателя по выплате зарплаты посредством перечисления на банковские счета сотрудников с несением расходов по выпуску и обслуживанию банковских карт. Однако следует учитывать, что если организация примет решение признавать такие расходы для цели налога на прибыль, споры с налоговой инспекцией не исключены.
При этом судебная практика указывает, что у организации есть все шансы отстоять свою позицию в суде. Рекомендуем также ознакомиться с материалами: — Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников; — Энциклопедия решений.
Бухгалтерский учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников; — Вопрос: В трудовом договоре указано, что заработная плата перечисляется на расчетный счет работника, который он представляет работодателю (т.е. работник сам оформляет банковскую карту и представляет работодателю реквизиты). При трудоустройстве работник письменно сообщил, что не будет оформлять банковскую карту и желает получать деньги наличными, но в трудовом договоре данный пункт сохранился. Касса в учреждении отсутствует. Имеет ли работник право требовать от работодателя оплаты за труд в удобной для него форме? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2016 г.)
— Вопрос: Организация перечисляет заработную плату сотрудникам на пластиковые карты. Иногда происходит возврат не зачисленной заработной платы конкретного сотрудника организации, в результате образуется задолженность организации по выплате заработной платы.
На каком счете следует отражать данную задолженность организации по выплате заработной платы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2013 г.) — Вопрос: Организацией планируется включение в трудовой договор условия о выплате заработной платы в безналичной форме путем перечисления на банковскую карту. Речь идет как о вновь принимаемых сотрудниках, так и о сотрудниках, с которыми уже заключены трудовые договоры, но с которыми не согласовано условие о перечислении заработной платы на банковскую карту.
Законно ли это, не нарушаются ли таким условием права работников, гарантированные ТК РФ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2010 г.) — Вопрос: В трудовых договорах указано, что заработная плата сотрудникам выплачивается в безналичном порядке (через банковские карты). У обслуживающего организацию банка в городе всего три банкомата, а договор с другими банками на пользование банкоматами закончился. Можно ли выплачивать заработную плату сотрудникам через кассу? Как это документально оформить? Можно ли в трудовом договоре указать, что заработная плата выплачивается либо в безналичном порядке, либо через кассу организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2008 г.) Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Коренева Ольга Ответ прошел контроль качества 26 марта 2020 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Источник: www.audit-it.ru