Сокращение расходов компании похоже на работу хирурга ― оптимизировать затраты нужно аккуратно, чтобы не повредить какой-либо жизненно важный механизм в работе компании. Как оптимизировать так, чтобы потом не сожалеть об этом, рассказываем в этой статье. Листайте дальше, чтобы получить книгу по управлению бизнесом на основе цифр.
Чтобы оптимизация расходов прошла успешно, стоит придерживаться этих правил.
1. Сокращайте без ущерба для качества
Конечный потребитель не должен почувствовать на себе оптимизацию расходов. Расходы, которые непосредственно влияют на качество товара или услуги ― важные расходы.
Кофейня у офисного центра закупала зерна категории спешиалти, это повышенная категория качества кофе. Здесь варили напитки из моносортов со всего света и рассказывали об этих сортах посетителям. Сюда из офисов часто приходили перед работой взять кофе с собой, иногда забегали на перекур.
Но в нелегкие кризисные времена дорогие зерна спешиалти заменили на зерна из масс-маркет, вместо моносортов взяли сборные бленды. Первое время после этих изменений клиенты еще были, но затем стали заглядывать реже. Их вердикт был однозначен «Испортились!»
КАК оптимизировать затраты? | Александр Высоцкий
Особенно важно это правило для клиентского сервиса. Вы никогда не знаете, какие именно мелочи ценят ваши покупатели. Представим массажный салон, в нем всегда предлагали гостям кофе, чай и угощения после сеанса, а потом решили сократить расходы и убрать вкусняшки. Постоянные клиенты явно отметят это, возможно, будут недовольны или раздражены. Зачем бизнесу негатив клиентов?
2. Сокращайте деятельность
Попытка сократить дополнительные затраты редко является эффективным решением. Нет смысла делать дешевле то, что устарело или не нужно сейчас компании. Иногда в кризисные времена приходится отказываться от дорогих инновационных исследований, закрывать нерентабельное направление или выводить часть задач на аутсорс.
У Ани агентство праздников. Лучше всего берут корпоративы и детские праздники. Аня вкладывалась в развитие интеллектуальных игр ― заказывала крутые сценарии, проводила открытые бесплатные игры, делала скидки, давала широкую рекламу, но за весь год доход от этого направления был как с одного хорошего корпоратива. В кризисное время, когда заказов у компании стало меньше, Аня закрыла на время это направление.
3. Вовлекайте руководителей
В процесс оптимизации расходов можно вовлечь руководителей подразделений и ключевых сотрудников. Они включены в насущные проблемы своего отдела, поэтому могут дать ценные советы по сокращению затрат.
4. Оценивайте взаимосвязь расходов внутри компании
Компания ― единый организм. Подумайте, если сейчас вы сократите расходы в одном отделе, не увеличит ли это затраты в другом?
У Марины фабрика мебели. Она решила сократить дизайнеров, которые снимали мерки и рассчитывали кухни, гостинные и спальни под индивидуальные размеры заказчиков. Теперь заявки принимали сразу в производство. Но дело в том, что дизайнеры занимались и продажами, рассказывая о дополнительных позициях, сопутствующих услугах. Допродажи упали.
Как снизить затраты вашей компании. Оптимизация расходов в бизнесе
К тому же клиенты иногда делали неточные замеры. Приходилось переделывать готовый продукт, это вызывало негатив со стороны покупателей. Перед Мариной встал вопрос ― нанять продажника и замерщика или вернуть дизайнеров?
5. Анализируйте причину расходов
При обосновании расходов нужно отвечать на вопрос: «Во что именно я вкладываюсь, когда покупаю это?»
Некоторые предметы в компании покупают просто потому, что привыкли покупать именно их. Или они понравились ключевому сотруднику, которые отвечает за закупки. Возможно, это не дешевое и даже не лучшее решение, но компания продолжает тратить деньги. Но на что?
Примеры оптимизации расходов
Сдельная оплата труда
Один из способов сокращения расходов ― перевод сотрудников на сдельную зарплату, которая зависит от конкретного производственного показателя. Это обезопасит работодателя: нет заказов ― нет расходов на зарплату. Однако не во всех сферах это доступно и для некоторых работников это демотивирует ― они не чувствуют стабильность и их корпоративная лояльность к падает. Чтобы этого не произошло, нужно объяснить сотруднику плюсы сдельной оплаты труда и дать бонусы.
Раньше на производстве бизибордов Насте платили зарплату в 30 тысяч рублей в месяц. Во время кризиса ввели частичную занятость и сдельную оплату труда. Теперь Насте платят за каждый готовый бизиборд. Выходит меньше, зато можно приходить не каждый день, а только когда есть работа.
Вместо постоянных — переменные расходы
Что из ваших постоянных расходов можно перевести в переменные? Возможно, переменные расходы будут связаны с опциональными потребностями бизнеса. Или с выручкой ― если что-то продаете, расходы есть, если нет продаж, то и расходов нет.
Скидка и индивидуальные условия
Можно обговорить с постоянными поставщиками и контрагентами условия скидки. Даже если скидка будет незначительной ― всего 3 или 5 процентов ― вы уже сможете сэкономить, если брать в расчет несколько месяцев.
Иногда можно обсудить индивидуальные условия, например, рассрочку или оптовые цены.
Леша арендовывал офис за 45 тысяч рублей. В сложные для компании времена он договорился с арендодателем о скидке. Тот не задумываясь дал 5% на каждый месяц. В месяц это было 2 250, но в год ― 27 тысяч.
Бартер
Взаимозачет известен давно. Если вы оказываете услуги или сами производите товары, то это хороший способ сэкономить.
Фитнес-клуб «Яркий» недавно открылся. На бартерной основе они заказывают рекламу у блогеров и приглашают на промо-мероприятия фотографов, ведущих, артистов. Вместо денег они платят безлимитными посещениями тренажерного зала днем в будние дни. Им это помогает существенно сократить расходы.
Продажа старого оборудования и неликвида
Регулярно проводите инвентаризацию, чтобы знать, какие из активов можно продать. Накапливать неликвид или неиспользуемое оборудование в надежде продать его потом подороже ― себе дороже. Чем больше времени проходит, тем больше рабочие вещи теряют в цене ― вряд ли получится продать этот ноутбук через 50 лет, как антиквариат.
Продавая старые вещи, вы сокращаете расходы по их содержанию и получаете живые деньги, которые можно использовать сейчас.
В Анином хостеле была кладовка, заставленная всяким ― скрипучие кровати, коцнутый утюг, обшарпанная тумбочка, огромный пакет шариков на несостоявшийся праздник. При этом хостелу постоянно нужно было денег на рекламу. Приходилось сокращать то одни, то другие расходы ― отказываться от наружки, прощаться с промоутерами, резать бюджеты на контекстную рекламу. В итоге Аня начала распродавать на Авито старую мебель и давать больше рекламы. На вырученные деньги она могла обновлять обстановку в хостеле (клиентам это нравилось) и заказывать больше продвижения, чтобы и другие читали отзывы довольных гостей.
Источник: dzen.ru
Как при помощи управленческого учёта избавиться от неэффективных операционных затрат
Источник: Нескучные Финансы Сокращение расходов компании похоже на работу хирурга ― оптимизировать затраты нужно аккуратно, чтобы не повредить какой-либо жизненно важный механизм в работе компании. Как оптимизировать так, чтобы потом не сожалеть об этом, расскажем в этом материале.
Что такое операционные затраты
Как отследить операционные расходы и понять, что их пора сокращать
Как сокращать операционные расходы
- Сдельная оплата труда или неполный рабочий день у не ключевых сотрудников.
- Перевод постоянных расходов в переменные, например, компания, полностью перешла на удаленку, а для необходимых встреч с клиентами арендует коворкинг с почасовой оплатой.
- Скидка или индивидуальные условия, например, можно договориться о скидке при заключении долгосрочного договора аренды.
- Бартер; представим, что дизайн-бюро организовало интерьер фотостудии в обмен на фотосъемку своих объектов и рекламу. Все в плюсе, услуга есть, а живые деньги сэкономили.
Если расходы грамотно оптимизировать, то прибыль увеличится. Резать расходы нужно вдумчиво и аккуратно. Не знаете, на чем сэкономить? Проанализируйте ситуацию, поинтересуйтесь у ключевых сотрудников или нашего финансового директора.
Источник: www.audit-it.ru
Как уменьшить издержки бизнеса
Поставщики, у которых вы уже 5 лет покупаете молоко для производства сыра, могут оказаться не самым выгодным партнером: на рынке постоянно появляются новые игроки, и хотя бы раз в год стоит проводить ревизию их цен. Если найдете сразу несколько поставщиков или подрядчиков с привлекательными условиями — работайте со всеми. Так делает «Вкусвилл», сети это позволяет не только экономить, но и не зависеть от одного поставщика, а значит, не терпеть убытки, если он вдруг не поставил продукт вовремя.
Чтобы изучить рынок и найти новых поставщиков, можно разместить предложения о закупках на специализированных форумах. В каждой индустрии есть свои онлайн-ресурсы, например Milknet (для молочной продукции), Meatinfo (там можно купить оптом мясо). Еще можно использовать электронные торговые площадки — среди них есть те, которые ориентированы не на крупные компании и госсектор, а на малый и средний бизнес (например Supl.biz, Сделки.ру и другие). С их помощью, кстати, удобно отслеживать и закупочные цены.
Дополнительный способ рационально организовать закупки — оплачивать их с помощью бизнес-карты Mastercard, зарегистрированной в программе Бизнес-Бонус, и получать бонусы за каждую транзакцию. Кроме того, партнер программы сервис «Контур.Светофор» дает возможность бесплатно проверить потенциальных контрагентов и получить полную информацию об их благонадежности.
Активно используйте аутсорсинг
Малому бизнесу не всегда выгодно нанимать много штатных сотрудников, а значит, часть задач можно передать на аутсорс. Главное правило — оставить внутри только профильные процессы, на которых специализируется компания, а остальное поручить внешним специалистам. Бухгалтер, сисадмин, рекрутер, юрист, пиарщик — всех этих людей легко нанять через специальные аутсорсинговые компании.
Тут правило такое. Фрилансерам стоит поручать разовые задачи, для этого составить гражданско-правовой договор. Для решения комплексных и долговременных задач, таких как ведение бухгалтерии или техническая поддержка сайта, лучше подобрать специальную профильную компанию: это снизит стоимость услуг и повысит надежность и качество, потому что фирмы могут позволить себе содержать профессиональных сотрудников на постоянной основе.
Пересмотрите свои маркетинговые активности
Первым делом стоит сократить расходы на маркетинговые каналы, эффективность которых вы не протестировали. Например, прежде чем вкладываться в соцсети, лучше изучить каналы, которые используют конкуренты, определить цель ведения соцсетей и создать стратегию с уникальным предложением (не просто рассказывать о продукте, а публиковать кейсы клиентов и проводить совместные рекламные конкурсы). Выбранные каналы лучше сначала протестировать в рамках определенного бюджета, а потом выбрать наиболее эффективные.
Стоит провести аудит контекстных рекламных кампаний. Из-за неправильных настроек компании могут тратить на 30% больше. Например, ключевые слова и минус-слова стоит регулярно обновлять, ведь запросы и потребности покупателей меняются с каждым днем и формулируются по-разному. Возможно, стоит отключить дополнительные релевантные фразы (такая функция есть в Яндекс.Директ), — на старте, пока кампания не настроена идеально, они могут только мешать и увеличивать стоимость клика.
Отдельного внимания заслуживают скидки и маркетинговые акции. Нужно четко понимать, покрывает ли расходы на них доход от привлеченных клиентов. Расчет простой. Предположим, салон красоты запустил локальную маркетинговую кампанию за 50 тыс. руб. Она привлекла 500 совершивших покупку клиентов.
То есть один клиент обошелся в 100 руб. Чтобы хоть что-то заработать, доход с одного клиента должен быть больше 100 руб. А если средний чек салона — 500 руб. и из них прибыль — всего 110 руб., то весь доход на одного клиента уйдет на его же привлечение и акция принесет убыток, несмотря на рост числа покупателей. Это справедливо и для среднего бизнеса.
Возьмем такой пример: региональная сеть магазинов недорогой одежды запустила агрессивную маркетинговую кампанию за 1 млн руб., используя разные каналы. Она привлекла 600 совершивших покупку клиентов. То есть один клиент обошелся в 1,7 тыс руб. Даже если каждый из них совершил покупку хотя бы на 2 тыс руб., рекламную кампанию сложно будет признать эффективной: затраты на нее отобьются, но особой прибыли компания не получит.
Формируйте эффективно работающую команду
Важно следить за тем, чтобы ваша команда состояла из ответственных и мотивированных людей, которым будет интересно работать в вашей компании и которые будут разделять ваши цели. Важно собрать команду единомышленников, чтобы каждый играл свою роль и чувствовал свою значимость. Да, на поиск и обучение таких сотрудников придется потратить время и деньги, но эти усилия окупятся.
Если вы, поработав с человеком какое-то время, поймете, что он не вписывается в вашу команду, — лучше расстаньтесь с ним по соглашению сторон. Чем раньше вы это поймете — тем проще, ведь если сотрудник не захочет уходить мирно, придется соблюсти все юридические формальности (в помощь статья 81 ТК РФ). Поэтому лучше принять решение во время испытательного срока: если возникнут проблемы, об увольнении нужно будет только сообщить за 3 дня до конца испытательного периода.
Сократите затраты на аренду офисных помещений
Мир переходит на гибкий график: компании внедряют четырехдневную неделю, избавляются от жестко фиксированных часов работы и переезжают в коворкинги (к 2022 году их число увеличится на 42%), чтобы не платить впустую за офисные помещения. Задумайтесь: для чего вы используете офис? Если в основном для встреч, то их можно проводить в коворкингах и ресторанах. В коворкингах также можно арендовать несколько столов или перевести часть персонала на удаленную работу, чтобы сократить площадь офиса.
Впрочем, есть и другой работающий способ снижения затрат на аренду помещений: вы можете сдать часть своего офиса или даже несколько рабочих мест в нем другой компании.
Пересмотрите объем нестратегических расходов
Расходы, с помощью которых вы рассчитываете повысить лояльность своих подчиненных, можно заменить на нематериальную мотивацию, например позволить один день работать из дома, — коллектив оценит это больше, чем бесплатные обеды.
Наконец, некоторые поставщики делают выгодные предложения участникам специальных программ. Например, сейчас в программе Mastercard Бизнес-Бонус действует скидка до 45% на доставку воды.
Изучите возможность оптимизировать налоговую нагрузку
Речь не идет о серых схемах. Просто начинающие предприниматели чаще всего не знают, какой налоговый режим им более выгоден. Например, иногда — в зависимости от региона, вида деятельности и годового дохода — выгоднее перейти на патентную систему налогообложения (купить патент и платить за него фиксированную сумму), чем оставаться на упрощенной системе налогообложения (УСН).
Патент — это тоже налог, его рассчитывают из потенциально возможных доходов. Например, в 2019 году в Москве индивидуальный предприниматель в сфере разработки программ для ЭВМ и баз данных с доходом 8 млн руб., приобретая патент, заплатит 460 238 рублей налогов (из них стоимость патента — 300 тыс. руб.). По УСН ему придется заплатить больше — 480 тыс. руб. На сайте ФНС есть калькулятор, который поможет рассчитать стоимость патента, а калькуляторы на других сайтах помогают сравнить налоговые системы.
Еще можно раздробить бизнес — это разрешает Верховный арбитражный суд. Главное, чтобы дробление было оправданным, то есть структуры фирмы действительно работали бы независимо и со своим персоналом. Методов много, главное — не лениться и внимательно пройтись по всем налогам, которые платит организация (а то некоторые собственники компаний бывают даже не в курсе, что суточные сотрудникам в командировках на самом деле не облагаются налогом).
Автоматизируйте часть процессов с помощью онлайн сервисов
В течение двух ближайших десятилетий будет автоматизирована половина всех рабочих процессов в мире. Это существенно повысит эффективность сотен компаний и избавит их от необходимости нанимать новых сотрудников. Но ждать, когда это произойдет, не стоит: инструменты, позволяющие начать цифровизацию бизнеса, уже доступны.
Организацию командировок можно автоматизировать с помощью специальных сервисов, например OneTwoTrip. Он подбирает подходящие для деловых поездок отели, удобные билеты и позволяет купить все сразу, а главное — правильно оформить для бухгалтерской отчетности. Другой рутинный процесс — назначение собеседований — можно автоматизировать с помощью специальных ботов, которые свяжутся с кандидатами и договорятся об удобном времени. Многие из подобных сервисов также могут сами искать и анализировать резюме. Наконец, часть платежей можно перевести в онлайн — а с программой Mastercard Бизнес-Бонус получать бонусы за каждую транзакцию, совершенную через зарегистрированную в системе бизнес-карту.
Попросите сотрудников изучить программы, которые могут облегчить их работу. Оформите им подписку на пробный период, а по итогам замерьте, как изменилась продуктивность.
Попробуйте покупать бывшее в употребление оборудование и мебель
Часто инвентарь, сырье, оборудование и другие необходимые для операционной деятельности вещи — самая большая статья расходов бизнеса. Предположим, бюджет для запуска кафе составляет 1,1 млн руб., из них 300 тыс. — на технику и мебель. Открытие хостела обойдется в 500 тыс. руб. На те же мебель и технику уйдут 400 тыс. руб.
Выручает то, что бывшие в употреблении специализированные машины, кухонное оборудование, офисную технику, мебель можно купить за полцены. Что-то можно найти на P2P-площадках вроде «Авито» и «Юлы», что-то — на специализированных ресурсах для предпринимателей. Например, на сервисе «Сбагри» помимо объявлений и тендеров можно найти оборудование для гостиниц, кафе, автосервисов и многих других видов бизнеса.
Станьте участником специальных бонусных программ для бизнеса
С помощью программ лояльности можно получать бонусы и скидки на необходимые для бизнеса продукты и B2B-услуги других компаний. Так, в программе Бизнес-Бонус от Mastercard, о которой мы говорили выше, за все платежи с зарегистрированной в программе карты этой платежной системы (можно проверить на сайте, подходит ли она) участникам начисляются бонусы. Потом эти бонусы можно потратить на скидки и предложения от партнеров.
Бонусы копить несложно: за каждую покупку от 500 руб., совершенную по бизнес-карте Mastercard, начисляется 1 бонус. А уже за 2 бонуса можно получить, например, скидку в 2 тыс. руб. на рекламную кампанию в МТС Маркетологе или месяц пользования услугой «Стандарт плюс» на Headhunter, которая позволяет набрать больше откликов соискателей. Бухгалтерия тоже может обойтись дешевле: 2 бонуса дают полугодовую скидку в размере 50% на Epix Group. Регистрируйтесь сейчас — и получите 30 приветственных бонусов, которые сразу можно будет потратить на специальные предложения бизнеса или на себя. Среди них, например, скидочный купон интернет-магазина Ozon или 1 тыс. руб. на запуск рекламной кампании в сервисе МТС Маркетолог.
Источник: incrussia.ru
