Вы можете продолжать думать, что это не относится к Вашей компании. Наша практика показывает, что еще до установки BIPLANE24, удается сократить финансовые потери на 5-10%. 74 вида хищений денег и имущества. Автоматизированное выявление групповых схем.
Как правило, малые и средние предприятия не имеют четкой системы управления, где цели и планы определены не в письменной форме, а работают эмпирическим образом, т.е. проблемы решаются по мере их поступления, денежные потоки идут без планирования, решения принимаются, в основном, на интуиции.
К чему это приводит?
— непредвиденные ситуации, — финансовые потери: потери активов, хищения, — нарушение правовых и налоговых требований, — мошенничество, — репутационные потери. Все это можно предотвратить при организации корректного внутреннего контроля в компании. Вы можете продолжать думать, что это не относится к Вашей компании, Ваш бизнес мал, Вы все видите и контролируете прекрасно сами.
Наша практика показывает, что еще до установки платформы бизнес-аналитики BIPLANE24, на стадии разработки учетной управленческой системы, удается сократить потери на 5-10% только из пункта «финансовые потери». Т.е. это те деньги, которые организация просто теряла на протяжении всего времени своего функционирования. Система внутреннего контроля для каждого типа организации отличается. Логично, что для строительных компаний, сети салонов услуг, товаров, логистической и производственной она будет различной. Однако во всех типах позволяет оптимизировать использование всех ресурсов, обеспечивая высокий уровень производительности и прибыльности.
Делегируйте контроль задач!
Цели контроля.
- оперативные,
- финансовые,
- выполнение законов, норм, требований.
Система внутреннего контроля должна обеспечивать разумную степень безопасности при достижении целей, связанных с надежностью финансовой информации и соблюдением применимых законов и норм.
На этапе контроля ставится задача оценить, были ли цели и меры, принятые на этапах принятия решений и управления адекватными или стоит внести определенные изменения, которые позволят приблизиться к достижению целей и желаемых результатов.
BI платформа BIPLANE24 переводит управлении с «интуиции» на объективные основания принятия решений.
Функции контроля в административном процессе:
— Автоматизация контроля и регулирования. Создание внутренних норм и правил.
— Административные задачи. Контроль, как сказали выше, стоит на последнем этапе административного процесса.
— Ограничительная способность. Контроль позволяет ограничить нежелательное поведение и действия между членами команды, позволяет провести границы между функционалом и пресекает нежелательные действия.
Следует быть готовым, что при создании управленческой учетной системы будут выявляться нарушения подчиненных групп и подразделений. Однако, эти нарушения могут быть связаны не только с мошенническими намерениями, но и банальным человеческим фактором, поэтому задача не «выявить-наказать», а «выявить-улучшить», другими словами, обратить проблему в стратегическую ситуацию.
Стоит ли вести учёт контроль своего бизнеса? Ответ от Саидмурода Давлатова
Этапы контроля
- Определение критериев оценки. Стандарты-это те параметры, которые позволяют сравнивать и оценивать фактические аспекты, связанные с бизнесом, и поставленные бизнес-цели. Стандарты качества, затраты, количество, время, все ваши планы и бюджеты. Важно считать не только количественные данные, но и качественные, те, которые не имеют выражение в цифрах- приводить к цифровому знаменателю (как, например, бальная система оценки удовлетворения качеством потребителя).
- Измерение производительности. На данном этапе компания собирает данные, измеряет и оценивает происходящие процессы.
- Сравнение значений и измерений. После сбора данных и измерений необходимо перейти к проверке того, существует ли какая-либо утечка между стандартом, предложенным на первом этапе, и полученными результатами.
На платформе BIPLANE24 доступны возможности выявления и защиты от мошенничества:
— 74 вида хищений денег и имущества предприятий.- Автоматизированное выявление групповых схем с включением лиц за рамками компании.
Типы контроля
- Предварительный контроль. Это относится к действиям, направленным на оценку и контроль операций до начала процесса как такового. В этой группе находятся правила, процедуры, шаги, которые планируется выполнить на следующем этапе.
- Наблюдение. Проходит в рамках самого этапа операций. Отслеживается соблюдение норм и правил, запланированных на этапе предварительного контроля.
- Контроль над полученными результатами. Не менее важный, чем планирование и наблюдение за исполнением, потому что позволяет провести анализ полученных результатов для выявления отклонений от заранее определенного стандарта, плана и скоординировать деятельность.
Как видим, контроль имеет решающее значение в административном процессе, поскольку он позволяет нам понимать степень адекватности административных процессов и находить улучшения.
После прохождения этапа контроля начинается новый цикл, и мы не должны приступать к нему пока не сделаны все выводы этапа контроля
Корректно установленные стандарты управленческой системы, правильно организованный сбор данных и их анализ позволяет найти возможности для улучшения работы бизнеса, снижает потери и увеличивает прибыль. Именно поэтому этап контроля в управлении настолько важен.
Без сомнений, связывайтесь с нами по любому вопросу:
Источник: spark.ru
10 способов улучшить контроль над расходами в вашем бизнесе
Предприятия могут применять различные методы для обеспечения получения прибыли, что часто является стратегической долгосрочной целью компаний. Чтобы продолжать вести бизнес, обеспечивать удовлетворение потребностей акционеров и выплачивать зарплату сотрудникам, эффективные организации часто тщательно анализируют, сколько денег они тратят по сравнению с тем, сколько зарабатывают. Если вы или ваша компания хотите обеспечить эффективные бизнес-процессы и получать прибыль, вам может быть полезно узнать о методах контроля затрат. В этой статье мы дадим определение контроля затрат, расскажем, почему он важен, и перечислим 10 способов, с помощью которых вы можете улучшить методы контроля затрат.
Что такое контроль затрат?
Контроль расходов — это практика контроля за расходами в бизнесе путем их снижения по сравнению с прибылью. Бюджетирование — это один из основных методов, которые используют предприятия для контроля своих расходов. Они контролируют свои расходы, чтобы не потратить больше той суммы, на которую они заложили в бюджет. Контроль над расходами может помочь вашей компании достичь целевой чистой прибыли — цель, которую организации часто устанавливают в начале финансового периода. Вы можете использовать эту формулу для определения расходов, которые вы можете позволить себе потратить и при этом достичь целевого чистого дохода:
Продажи — постоянные затраты — переменные затраты = целевой чистый доход
Почему важно совершенствовать методы контроля затрат?
Совершенствование методов контроля затрат может улучшить вашу деловую практику следующими способами:
Снижение задолженности
Контроль затрат может позволить вашей компании учесть такие расходы, как задолженность. Многие компании накапливают задолженность, когда начинают или реализуют новые инициативы, способные повысить их прибыльность. Выплата долга является важным аспектом поддержания положительного финансового положения, поэтому вы не должны накапливать больше долгов, чем получаете прибыли. Когда вы контролируете свои расходы, чтобы они не превышали заложенные в бюджет, вы можете планировать откладывать дополнительные доходы для погашения существующего долга. Последовательная выплата долгов и увеличение собственного капитала также могут улучшить вашу кредитоспособность, что важно, если вы намерены в будущем обращаться за кредитами для бизнеса.
возможность приобретения активов
Когда вы контролируете свои расходы для поддержания ожидаемой прибыли, вы можете потратить эту прибыль на активы, которые могут улучшить финансовое положение вашей компании, например, на лучшее оборудование или программное обеспечение, повышающее производительность. Эти покупки могут обеспечить эффективность и снизить долгосрочные затраты. Они также могут повысить моральный дух ваших сотрудников, поскольку эти активы могут быть проще в использовании, чем прежнее оборудование или технологии.
Увеличение бюджетов
Контроль над расходами также может обеспечить вашей компании более крупные бюджеты в других отделах. Например, если вы придерживаетесь бюджета, установленного на покупку материалов, вы можете использовать деньги, которые вы, возможно, потратили сверх бюджета на материалы, на другие инициативы, такие как маркетинг или реклама. Контроль ваших расходов напрямую способствует продвижению инициатив в других областях бизнеса. Это позволит вам улучшить процессы во всей компании и инвестировать в новые методы ведения бизнеса, которые помогут вам получать больше прибыли.
Повышение заработной платы
Планирование способов получения целевой прибыли может помочь вашей компании повысить зарплату или обеспечить бонусы. Если вы заключаете соглашение о ежегодном увеличении прибыли или предоставляете бонусы в качестве поощрения, важно сохранять контроль над своими расходами, чтобы вы могли облегчить эти стимулы для сотрудников. Повышение заработной платы может улучшить моральный дух, способствовать лояльности и улучшить культуру вашей компании. Работники также могут повысить свою производительность, если они чувствуют, что их ценят и оценивают по достоинству.
Измеренная производительность
Вы можете измерить ключевые показатели успеха на основе вашего бюджета и вашей способности достичь целей, установленных вашей компанией. Контроль над расходами может помочь вам измерить свою прибыльность, обеспечив цель, которую необходимо достичь с точки зрения чистой рентабельности. Если вы можете контролировать свои расходы и количественно оценить, как вы достигли своих целей по прибыли, это может показать инвесторам, что ваш бизнес финансово здоров.
Как улучшить контроль над затратами
Вот 10 приемов, которые вы можете использовать для улучшения методов контроля затрат:
1. Подготовьте бюджет
Подготовка бюджета поможет вам определить необходимые расходы, чтобы вы могли управлять ими в течение всего финансового года. Вы можете определить сумму средств, которую вы хотите выделить на каждую инициативу или отдел, что поможет вам контролировать ваши ежегодные расходы. Рассмотрите ваши предыдущие расходы и оцените ценность каждой из ваших предыдущих инициатив. Например, вы можете проанализировать предыдущие бюджеты и структуру расходов для составления бюджета на новый финансовый год. Поиск и устранение нерациональных расходов при составлении бюджета может обеспечить успех и прибыльность компании.
2. Управление запасами
Управление запасами может напрямую повлиять на ваши затраты и прибыль. Если вы закупите слишком много запасов, вы можете заплатить за сырье и материалы больше, чем получите прибыли. Некоторые предприятия также платят больше за хранение излишков запасов, что является дополнительной статьей расходов, которую они, возможно, не учли в своем бюджете. Вы можете контролировать стоимость запасов, заказывая только то количество запасов, которое вам необходимо.
При размещении заказов на дополнительные запасы рассматривайте возможность покупки такого количества запасов, которое вы продали в прошлом. Если ранее вы не смогли выполнить заказы из-за нехватки запасов, вы можете учесть это при корректировке будущих заказов. Аналогичным образом, если ранее у вас было больше запасов, чем вы могли продать, может быть важно учесть этот избыток при корректировке заказа на меньшее количество единиц продукции.
3. Измеряйте расходы в режиме реального времени
После составления бюджета рассмотрите возможность отслеживания своих расходов в течение определенного финансового периода. Мониторинг затрат в течение финансового периода может помочь вам выявить расходы, которые вы не предусмотрели при составлении бюджета. Вы можете отметить эти дополнительные расходы и планировать более эффективный будущий бюджет, учитывая эти ранее неожиданные расходы. Вы также можете выделять средства по мере необходимости и корректировать свои расходы на оставшуюся часть проекта, чтобы сохранить чистую целевую прибыль.
4. Упреждающий ремонт
Частый ремонт оборудования поможет свести к минимуму упущенную выгоду от использования медленного или неисправного оборудования. Это также может предотвратить технологические или машинные поломки, устранение которых может занять больше времени и стоить дороже, чем если бы они были устранены немедленно. Эта техника также позволяет вашей компании поддерживать качество и эффективность на протяжении всего производственного процесса. Установите график регулярного тестирования оборудования и записывайте результаты, чтобы быстро обнаружить неисправности или снижение производительности.
5. Определите ключевые показатели эффективности
Ключевые показатели эффективности (KPI) — это метрики, которые помогают компаниям определить финансовую стабильность и прогресс на своем рынке. Чтобы определить расходы, необходимые для контроля, вы можете определить свои KPI при планировании бюджета. Затем вы можете использовать свой прогресс в их мониторинге, чтобы определить, контролируете ли вы свои затраты должным образом. Например, если вы измеряете коэффициент сгорания, то есть количество денежных средств, которые вы тратите за определенный период, вы можете использовать эту информацию, чтобы определить, можете ли вы потратить больше денег, чем заложено в бюджет. Если ожидается, что вы потратите больше, чем предусмотрено бюджетом, вы можете улучшить меры по контролю за расходами.
6. Предвидеть изменения
Изменения могут произойти в период между моментом составления бюджета и моментом контроля за расходами. Такие изменения могут включать в себя колебания уровня инфляции или цен на материалы. Рассмотрите возможность изменения бюджета, чтобы отразить эти изменения. При составлении бюджета старайтесь также создавать планы на случай непредвиденных обстоятельств, учитывающие возможные изменения. Например, вы можете найти дополнительных поставщиков, которые продают необходимое вам сырье, если у вашего первоначального поставщика нет запасов или изменились цены.
7. Сбор данных
В течение финансового года часто важно собирать данные, которые могут помочь вам контролировать расходы. Чтобы быть уверенным в том, что вы обладаете наиболее точными данными, старайтесь собирать их постоянно. Постоянный сбор данных позволяет учесть нюансы, которые вы можете упустить, если будете проводить этот процесс нечасто. Например, если ваша компания потратила больше денег, чем было предусмотрено в бюджете, но при этом заработала больше денег, чем прогнозировалось, данные, которые вы собираете в конце года, могут показать, что вы придерживались бюджета, хотя это было не так.
8. Ведение подробных записей
Ведение подробных записей также важно для обеспечения точности собираемых вами данных. Небольшие изменения могут привести к большим расходам в течение длительного периода времени, что может быть полезно для анализа и ограничения. Подробные записи также могут помочь вашей компании понять неожиданно возникающие ежегодные расходы. Вы можете использовать эту информацию для планирования более эффективных и конкретных бюджетов в будущем.
9. Передать ожидания
Вы можете улучшить общую методологию контроля затрат в вашей компании, сообщив каждому отделу о своих ожиданиях в отношении составления бюджета и контроля затрат. Затем каждая команда понимает свой бюджет и может информировать сотрудников исполнительного уровня о неудачах или изменениях, которые необходимо учесть в новых бюджетах. Открытие этой линии связи может привести к созданию более эффективных бюджетов, выполнимых для каждого отдела.
10. Поддерживайте контроль над поставщиками
Еще один полезный совет по контролю над расходами — отслеживать и изучать расходы различных поставщиков. Поставщики могут увеличить расходы сверх того, что вы предусмотрели в бюджете, или они могут не справиться с работой и вызвать задержки в производстве. Важно часто анализировать стоимость и производительность ваших поставщиков, чтобы вы могли сохранять контроль над сырьем и тем, как оно влияет на ваши расходы. При возникновении подобных ситуаций рассмотрите возможность поиска новых поставщиков, у которых могут быть улучшенные процессы, более качественный продукт или более низкая стоимость.
Ключевые слова:
- indeed.com
Источник: hr-portal.ru
Как получить контроль над своим бизнесом и происходящими в нём процессами
Говоря о системах финансового учёта, мы привыкли подразумевать что-то для бухгалтерии или отчётности перед налоговой. Такие виды учёта нужны в первую очередь государству, а вот самому бизнесу требуется кое-что иное: автоматизация финансовой рутины, полный контроль и понимание наличия и движения денег, соответствие фактической ситуации плану, динамика расходов и доходов. Всё вместе это называется «управленческий учёт». Удобная и гибкая система управленческого учёта позволяет владельцам и менеджменту видеть реальную ситуацию в компании и принимать правильные решения.
Очевидно, что с ростом бизнеса и штата сотрудников повышаются требования к инструменту управленческого учёта. Поначалу маленькая компания может как-то обходиться табличками в Excel, но так происходит ровно до момента, когда менеджмент обнаруживает себя в полном непонимании происходящего. Опасный уровень хаоса заставляет судорожно искать способы приведения управленческого учёта в порядок, но если вы не хотите доводить дела в своём бизнесе до критической точки, то позаботиться о наличии подходящего средства лучше заранее.
Система Process Insight, о которой мы будем рассказывать, является продвинутой заменой таблицам в Excel и представляет собой самодостаточное средство автоматизации финансового управленческого учёта и бизнес-процессов компании.
Какие задачи решает
Список решаемых Process Insight задач можно условно разделить на три большие категории.
Финансы
- Планирование и построение бюджета, а также ежедневный план-фактный анализ.
- Контроль за доходами, расходами, остатками на складах в режиме реального времени.
- Консолидация всех необходимых данных в единой удобной среде с возможностью построения любых финансовых и управленческих отчётов.
В совокупности перечисленные функции приводят к сокращению времени, требуемого на получение актуальной и точной управленческой информации, а также общему увеличению уровня прозрачности финансов.
Процессы
- Автоматизация процедур согласований.
- Типизация заданий для лучшего понимания сотрудниками плана действий в той или иной ситуации.
- Ускорение принятия решений через установку чётких регламентов.
- Подробная история взаимодействия сотрудников в системе.
Автоматизация всех протекающих в компании бизнес-процессов сводит к минимуму ежедневную рутину, позволяя тратить это время на действительно важные вещи.
Реестры
- Совместная работа в облачной базе данных с любого устройства без ущерба безопасности.
- История изменений для каждого хранящегося в системе документа.
- Тонкая настройка прав доступа по группам и на уровне отдельного пользователя.
- Синхронизация данных с другими используемыми в компании сервисами и системами.
Автоматизация сбора, хранения и анализа финансовой информации даёт на выходе чётко структурированную базу данных с полным контролем доступа и безопасностью уровня корпоративных сервисов Google.
Самое важное
Актуальность той или иной функции зависит от компании, её организации, формата и вида деятельности. Если же встаёт вопрос: «Как Process Insight поможет конкректно мне?», то на первый план выходят особенности, которые будут востребованы в любом бизнесе.
Бюджет и продвинутое планирование
Система позволяет создать детальный финансовый план. В зависимости от структуры и размера компании в составлении бюджета может принимать участие и один человек, и множество подразделений, и даже несколько компаний, если речь идёт о холдинге. Часть бюджета может быть в одной валюте, часть — в других. Process Insight консолидирует все бюджеты, сохранит данные в нужной валюте и выведет итоговые бюджеты в любых разрезах (по проектам, по компаниям, по статьям бюджета) и в любых валютах (в рублях, гривнах, евро, долларах).
Контроль и порядок
Process Insight предполагает, что любые расходы, которые делаются в компании, должны быть согласованны. Инициатор платежа делает заявку, затем заявка проходит согласование. Заполненная заявка сравнивается с бюджетом. После этого утверждённый платёж может быть выгружен для передачи в клиент-банк.
Автоматизация и скорость
Process Insight позволяет загружать банковские выписки, и, если платежи совершались по заявкам, система сама разносит их по видам аналитики управленческого учёта, позволяя получать некоторые отчёты буквально день в день.
Продажи
Менеджеры по продажам могут самостоятельно выставлять счета на оплату, а система по нажатию одной кнопки отправит счёт клиенту.
Аналитика
Для анализа финансового состояния используются типовые отчёты (остатки на расчётных счетах, обороты по счетам, отчёты план-факт) либо универсальная форма сводного отчёта, которая позволяет, подобно сводным таблицам Excel, разворачивать данные по любым видам аналитики.
Масштабируемость и кастомизация
Несмотря на формат SaaS, система Process Insight является крайне гибкой и может быть настроена разработчиками под любую финансовую структуру. При необходимости к существующей функциональности могут быть добавлены новые типы аналитики, новые процессы согласований, новые виды документов, новые отчёты и так далее.
Безопасность
Process Insight позволяет тонко настраивать доступ тех или иных пользователей и групп к данным. Например, руководство может видеть полную картину. Менеджеры проектов — свои проекты, менеджеры подразделений — только свои статьи бюджета, а бухгалтеры получат доступ только к своим расчётным счетам и кассам. Права доступа могут быть настроены для всех элементов и справочников системы.
Интеграция с другими системами
Process Insight интегрируется с 1С, «Мегапланом», SAP, Oracle, MS Dynamics и другими популярными системами, благодаря чему большая часть данных синхронизируется в автоматическом режиме, а оставшаяся часть информации может быть перенесена вручную с минимальными временными затратами.
Преимущества облачного сервиса и бесплатное тестирование
Являясь облачным сервисом, Process Insight полностью снимает с пользователя заботы о создании, поддержке и защите собственной инфраструктуры для работы системы. Клиент оплачивает услугу исходя из количества зарегистрированных сотрудников и не думает о прочих вещах.
Использование в качестве технической базы системы Google Apps исключает вероятность утечки или кражи корпоративной информации со стороны поставщика услуги.
Единственным слабым местом здесь может оказаться небрежность пользователей при обращении с паролями, но и эта проблема решается подключением двухфакторной аутентификации.
И, наконец, о ценах. Вряд ли найдётся компания, руководитель которой согласится просто так взять и заплатить за необкатанный на практике и неизученный сервис. В этом плане Process Insight довольно лояльна и позволяет абсолютно бесплатно тестировать возможности системы двум пользователям в течение двух недель. В случае, если клиент оплатил услугу, но остался недовольным после первого месяца работы, ему возвращают потраченные на абонентскую плату деньги.
На сайте Process Insight доступна демоверсия, вообще не требующая авторизации. Вы можете зайти и ознакомиться с функциональностью системы на примере с предзаполненными справочниками, заведёнными бюджетами и движением средств в реальном времени.
Источник: lifehacker.ru
