Ведение бизнеса в удаленном формате с каждым годом становится все более актуальным. Однако решение перейти на удаленку у многих работодателей вызывает множество вопросов: как заключать сделки и организовать электронный документооборот, как получить квалифицированную ЭЦП, сдавать отчетность и правильно принять сотрудников на дистанционную работу? Об этих и других нюансах подробнее расскажем в данной статье.
- Удаленное заключение сделок
- Получение квалифицированной ЭЦП
- Организация ЭДО
- Как быть с бухгалтерией?
- Прием и перевод сотрудников на удаленный режим работы
- Дистанционная сдача отчетности
Удаленное заключение сделок
Есть несколько способов подписать договор в удаленном формате:
- Привычно
- Визуальное восприятие информации на бумажном носителе лучше, чем в электронном виде
- Долгий срок хранения документов
- Не нужно устанавливать дополнительные программы для обеспечения документооборота
- Трудоемко
- Большие временные затраты на обработку документов (отправка, исправление возможных ошибок, переоформление и т.п.)
- Возможные ошибки в документах
- Риски сбоев в работе почтовой службы (документ может попросту потеряться и не дойти до адресата)
- Быстрее*
- Дешевле
*Чтобы данный способ имел юридическую силу, в договор с контрагентом нужно включить условие о его применении, а также уточнить, какая электронная почта будет использоваться для обмена
- Бухгалтерии все же могут понадобиться оригиналы документов
- Подходит для тех, кто не применяет ЭДО, но использует квалифицированную электронную подпись (ЭЦП)*
*Для того чтобы добавлять ЭЦП в документы понадобится покупка лицензионной версии ПО
- Ограничения в работе ПО в связи с уходом с рынка многих производителей в условиях санкций
- Риск попадания отправленного на электронную почту документа в спам (его могут случайно удалить)
- Надежно и безопасно
- Удобно
- Меньше расходов
- Документы проще предоставлять в контролирующие органы
- Снижение количества ошибок в документах
- После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным процессом
- Необходимо, чтобы и контрагенты работали через ЭДО
Наиболее удобным способом подписания договоров при ведении бизнеса удаленно считается организация электронного документооборота (ЭДО) с использованием квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП) — это экономит компании не только денежные средства, но и время, так как обмен происходит напрямую как с контрагентами, так и с контролирующими органами. Далее более подробно рассмотрим процессы получения ЭЦП и внедрения ЭДО.
Получение квалифицированной ЭЦП
Квалицифированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи человека на бумажном носителе и на данный момент является самой защищенной. Использовать квалифицированную ЭЦП можно при осуществлении практически любых правоотношений: если законодательно нет ограничений по оформлению документа в электронном виде, то его можно подписать квалифицированной электронной подписью, при этом документ будет иметь полную юридическую силу. Так, можно оформлять электронные счета-фактуры, подписывать квалифицированной ЭЦП документы при регистрации юрлица или ИП, сдаче отчетности в контролирующие органы, а также заверять первичные документы и договоры с контрагентами.
Получить квалифицированную ЭЦП руководители компаний и ИП могут бесплатно в удостоверяющих центрах налоговой, аккредитованных Минкомсвязи России. Для этого нужно:
Срок действий полученной подписи составляет 15 месяцев.
Если квалифицированную ЭЦП хотят получить сотрудники организаций или ИП, то сделать это они могут так же в аккредитованных центрах по обычной доверенности, но уже за плату. Для этого сотрудникам или ИП нужно пройти идентификацию, предоставив оригиналы или заверенные копии следующих документов:
- паспорта;
- СНИЛС;
- ИНН;
- выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Обратите внимание, что для использования квалифицированной ЭЦП сотрудниками компании, за исключением руководителя, обязательна доверенность. Машиночитаемая электронная доверенность прикладывается к электронному документу, подписанному сотрудником от имени организации или ИП. При этом порядок использования квалифицированной ЭЦП должен быть закреплен в локальном нормативном акте субъекта хозяйствования.
Организация ЭДО
Перейти на электронный документооборот можно после получения квалифицированной ЭЦП. Для правильной организации ЭДО необходимо выбрать способ обмена документами, договориться с контрагентами (т.к. они тоже тогда должны работать через систему ЭДО) и издать соответствующий приказ.
Обмениваться документами с контрагентами можно либо через оператора, либо напрямую. Первый способ более безопасный, так как документы проходят через оператора, он проверяет исходящий и входящий потоки, ЭЦП, фиксирует дату и время отправки и уведомляет о возможных ошибках. Выбрать надежного оператора поможет налоговая: на сайте ФНС есть список доверенных компаний.
Для того чтобы использовать ЭДО через оператора с выбранной компанией заключается соглашение и оплачиваются оказываемые ею услуги. Это проще, чем заключать соглашения с каждым контрагентом в отдельности.
В случае, если выбран способ обмена документами напрямую с контрагентами через различные каналы связи (электронную почту, мессенджер, файлообменник и пр.), соглашение об ЭДО заключается с каждым из контрагентов.
Как уже было отмечено, обмен электронными документами через систему ЭДО возможен в том случае, если ее используют и контрагенты. Чтобы наладить обмен документами через ЭДО, нужно договориться с контрагентами о переходе на данную систему. Для этого достаточно направить им письмо в произвольной форме, где необходимо указать список документов, которыми планируется обмениваться в электронном виде, и ПО (или оператора ЭДО).
В завершении издается приказ о переходе на ЭДО. В нем фиксируется порядок работы с электронными документами: правила их создания, получения, хранения, права подписей и т.п.
Узнайте, какие акции и скидки на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас
Как быть с бухгалтерией?
Организовать работу бухгалтерии при удаленном ведении бизнеса можно несколькими способами:
- Сохранение штата
- Продолжение работы с проверенными людьми
- Аренда офиса (помещения), если бухгалтеры работают не из дома
- Затраты на обслуживание ПО, техники
- Их услуги дешевле
- Не нужно обустраивать рабочее место
- Сложно контролировать работу сотрудника
- Бухгалтер-фрилансер не несет ответственности за риски компании
- Кадровый дефицит специалистов
- Большая загруженность сотрудника в отчетный период
- Безопасно
- Выгодно
- Экономия на обслуживании ПО, техники
- Не нужно самостоятельно сдавать отчетность
- Квалифицированные специалисты
- Ответственность за финансовые ошибки несет бухгалтер-аутсорсер
- Зависимость от аутсорсинговой компании
- Сложно быстро решить срочные вопросы
- Сложность контроля
- Дополнительные услуги или решение вопросов по внештатным ситуациям осуществляются, как правило, по доплате
У каждого из способов есть свои достоинства и недостатки, поэтому единственно верного решения о том, как лучше вести бухгалтерию для удаленного бизнеса, не существует. Руководителю необходимо заранее проанализировать возможные риски и затраты.
Прием и перевод сотрудников на удаленный режим работы
В случае постоянного или временного проживания кандидата за границей, заключать трудовой договор с ним нельзя: вместо трудового заключается договор гражданско-правового характера. Если же кандидат проживает в России, то порядок действий стандартный как при приеме в штат нового сотрудника: у сотрудника запрашивается пакет документов, его знакомят с локальными актами организации, подписывается трудовой договор с изданием соответствующего приказа о приеме на работу и заводится личная карточка.
Разница между «обычным» сотрудником и удаленщиком в том, что сотрудник, работающий на удаленке, может предоставить документы не только лично, но и в электронном виде. Трудовой договор при этом так же можно заключить в электронной форме с использованием квалифицированных ЭЦП сотрудника и работодателя.
При принятии сотрудника на удаленную работу, руководителем принимается положение о дистанционной работе. В данном положении описывается порядок удаленной работы: режим рабочего времени, порядок и условия выхода дистанционного сотрудника на работу, правила предоставления отпусков, необходимость предоставления отчетов о проделанной работе и пр.
Если требуется перевести сотрудников на удаленку, то составляется доп.соглашение к трудовому договору, где указывается дистанционный характер труда, причина и срок перевода, режим рабочего времени и способы взаимодействия с руководителем. Также издается соответстующий приказ.
Если перевод на удаленку происходит экстренно (например, в случае эпидемии или катастрофы), то издается только локальный нормативный акт без доп.соглашения.
Дистанционная сдача отчетности
При наличии квалифицированной ЭЦП компания или ИП может сдавать всю отчетность дистанционно. Чтобы сдать отчеты в ФНС и новый фонд СФР, можно использовать один из следующих способов:
- Через сервис ФНС (подходит только для сдачи налоговой отчетности);
- Через ЭДО;
- С помощью аутсорсинговой компании;
- Поручить отправку отчетов представителю по доверенности.
Для сдачи декларации за ИП необходима нотариальная доверенность, в которой должно быть указано, какие действия может совершать доверенное лицо.
Обратите внимание, что иногда контролирующий орган может потребовать личное присутствие руководителя юрлица или ИП — в связи с налоговой проверкой или вызовом на допрос в качестве свидетеля. Данные случаи подробно прописаны в ст. 31 НК РФ.
Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?
Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник: gendalf.ru
Как дистанционно открыть бизнес и управлять им: обзор сервисов для предпринимателей
Зарегистрировать ИП или ООО можно самостоятельно через налоговую службу или через банк. 1. Заполнить заявление о регистрации.
В заявлении нужно указать свои данные, выбрать ОКВЭД, выбрать налоговый режим (общий или упрощенный). Для ИП нужно заявление по форме № Р21001, для ООО — по форме Р11001. 2. Выбрать способ подачи документов.
Лично: через МФЦ, налоговую инспекцию по месту регистрации. Для личной подачи на регистрацию ИП потребуется распечатанное заявление, копия российского паспорта. Для регистрации ООО — заявление, устав, подтверждение юридического адреса. От руководителей и учредителей: паспорт РФ, СНИЛС и ИНН. Дистанционно: через сайт налоговой, «Госуслуги».
Для дистанционной подачи потребуется выпустить электронную подпись. Если есть биометрический заграничный паспорт, можно открыть бизнес, даже если вы находитесь за границей. Биометрический заграничный паспорт позволяет оформить КЭП ФЛ дистанционно, с помощью которой клиент сможет подписать документы на регистрацию бизнеса и дистанционно направить в ФНС. 3. Заплатить госпошлину.
Для регистрации ИП — 800 рублей, ООО — 4 000 рублей. Если документы подаются через сервис ВТБ, госпошлину платить не требуется.
Как ускорить и упростить процесс?
ВТБ предлагает онлайн-сервис для регистрации ИП и ООО. Сервис сформирует пакет документов, направит в налоговую. Все документы придут к вам на почту, ходить в налоговую или в офис не потребуется.
Как удаленно отчитываться по налогам и передавать документы контрагентам
Чтобы вести дела удаленно, потребуется получить квалифицированный сертификат электронной подписи (сертификат КЭП). КЭП является аналогом собственноручной подписи в цифровом мире. С помощью сертификата КЭП можно вести электронный документооборот и удаленно отчитываться по налогам.
С 2022 года он выдается предпринимателям бесплатно, но нужно приобрести USB-токен для записи сертификата. Если получать сертификат КЭП через ВТБ, то платить не придется. Как оформить КЭП через банк 1. Прийти в банк с паспортом, решением о назначении руководителя или другим документом, подтверждающим право действовать от имени юридического лица без доверенности, и оформить заявку на получение сертификата КЭП. Для оформления заявки индивидуальному предпринимателю нужно сообщить свой ИНН и СНИЛС, для получения сертификата КЭП для ООО — ОГРН и ИНН юрлица и СНИЛС и ИНН руководителя.
2. Получить сертификат КЭП на брендированном сертифицированном USB-токене. Процесс оформления заявки и получения сертификата КЭП займет не более 20 минут.
А где еще можно получить КЭП?
Сертификат КЭП можно бесплатно получить в налоговом органе или через доверенных лиц УЦ ФНС. Всего семь организаций имеют такой статус. Для записи электронной подписи необходим сертифицированный USB-токен. Его можно купить или получить абсолютно бесплатно при получении сертификата КЭП в банке ВТБ в рамках услуги, являясь клиентом банка или в случае открытия расчетного счета.
3. Чтобы подписать документ с помощью КЭП, нужно вставить USB-токен в компьютер, включить программу-криптопровайдер, загрузить документ, выбрать нужный сертификат, подписать документ и направить контрагенту.
Полезные сервисы для предпринимателей
Для ведения бухгалтерского и налогового учета Сервис «Цифровая бухгалтерия» создан специально для нужд малого и среднего бизнеса. С помощью него можно управлять счетами в разных банках, он напомнит про отчетность, даст совет, как легально снизить налоги.
Скидка 3 000 рублей
На услуги «Цифровой бухгалтерии» можно получить скидку при регистрации бизнеса через банк ВТБ.
Для приема платежей онлайн Чтобы принимать деньги через интернет, потребуется приложение для подключения онлайн-касс. Например, приложение «1C:Касса» автоматизирует торговлю, облегчит работу курьерам, поможет вести товарный учет.
Скидка 20%
На сервис «1С:Касса» при регистрации бизнеса через банк ВТБ.
Для составления договоров и других документов В интернете множество вариантов договоров, но всегда лучше сделать договор под свой бизнес, чтобы учесть все нюансы и защитить себя, если дело дойдет до суда. Здесь поможет сервис «Конструктор документов». В его базе тысячи образцов: договоры, кадровые документы, исковые заявления, доверенности, бухгалтерские бланки. Для получения юридической консультации Если в штате нет специалиста, поможет сервис на аутсорсе «Юрист 24». С помощью сервиса вы можете проверить договор, получить консультацию и понять, как действовать, если поменялось законодательство.
Скидки на юридические сервисы до 22%
При регистрации бизнеса через банк ВТБ предприниматели получают скидку 20% на сервис дистанционной юридической помощи «Юрист 24» и скидку 22% на подключение к сервису «Конструктор документов».
Самое важное про бизнес на удаленке
- Зарегистрировать бизнес можно не выходя из дома. Самый быстрый способ — через банк.
- Чтобы вести дела удаленно, нужен сертификат квалифицированной электронной подписи. Его можно получить только лично.
- Для получения квалифицированного сертификата электронной подписи необходимо приобрести USB-токен или получить сертифицированный брендированный USB-токен от ВТБ бесплатно, являясь клиентом банка или открыв расчетный счет в ВТБ.
- На российском рынке есть множество приложений, которые упрощают ведение бизнеса — оформление договоров, проверку контрагентов, работу онлайн-кассы. У многих есть демоверсии либо скидка для новых клиентов.
nttt nttttu0412u043eu0439u0434u0438u0442u0435nttt ntttu0438u043bu0438nttt nttttu0437u0430u0440u0435u0433u0438u0441u0442u0440u0438u0440u0443u0439u0442u0435u0441u044c.nttt ntt nt»>’ >
Источник: www.banki.ru