Как вести строительный бизнес с заказчиком

Любое успешное предприятие приходит к какому-то строительству. Можно строить завод, торговый центр, объект городской инфраструктуры и т.д.

С началом подобного проекта сразу появляется огромная куча вопросов и проблем. Кому и сколько было оплачено. Какой поставщик уже поставил материалы, а какой еще только должен поставить. Сколько денежных средств выдали каждому из подрядчиков и за какие суммы эти подрядчики уже отчитались.

Не менее важным вопросом является, при строительстве крупного объекта, который финансируется из разных источников, — сколько средств поступило на финансирование объекта всего в разрезе по инвесторам.

С помощью Excel, все вышеперечисленные проблемы решить довольно просто. Файл состоит из двух листов.

Лист «Движение средств»

Для хронологического ведения движения средств необходимо вносить данные вот в такую таблицу:

ДЕНЬГИ НА СТРОЙКЕ | Как начать строительный бизнес

В таблице предусмотрено ведение учета расходов по строительству в разрезе четырех расчетных счетов или трех расчетных счетов и кассы. А можно один расчетный счет и три кассы — это вы решаете сами. Просто вписываете название источника средств во вторую строку сверху по каждому приходно-расходному блоку. Эти ячейки выделены оранжевым цветом.

Теперь, как обычно, идем по столбцам:

Столбец В — Дата. Дата вносится вручную, хотя в ячейках всегда будет ссылка на предыдущую ячейку. Смело вносите вместо ссылки.

Столбцы C,D,E — Первый приходно-расходный блок. Приход (поступление средств), расход и остаток. Столбец Е «Остаток» выделен светло-серым цветом. В этот столбец данные не вносятся, в нем автоматически формируются данные об остатке средств в кассе или на расчетном счете.

Столбцы с F по N — это еще три приходно-расходных блока, совершенно аналогичных вышеописанному.

Столбец О «Накладная/Акт» — указывается сумма полученных материалов или принятых работ (т.е. сумма по приходной накладной или по акту выполненных работ).

Колонка P — Наименование контрагента (поставщика или подрядчика). При написании названия контрагента следует избегать ошибок. Это очень важно!

Колонка Q — Вид операции. В этой колонке необходимо указать: материал, услуга или финансирование. Выбор значений производится из выпадающего списка. Прошу обратить внимание, что в первой ячейке этого столбца указывается валюта в которой ведет учет. Выбор валюты производится из выпадающего списка.

Колонка R — Вид материала или работы. Пишется за что именно произведена оплата.

Колонка S — примечание. Дополнительная информация, которую вы посчитаете нужным написать.

Лист «Свод»

Итоговая таблица, где вы будете видеть финансирование и расходы по строительству в разрезе контрагентов.

Это вид развернутого свода. Здесь наглядно видно с кем идут расчеты и в каком состоянии эти расчеты находятся.

Юрист: Как ПРАВИЛЬНО организовать работу по строй подряду. Все нюансы за 10 мин

А это эта же таблица, но со свернутыми «итогами». Это если нужно просто посмотреть итоговые цифры по расходам и финансированию:

Синим цветом помечены итоги, которые можно сворачивать и разворачивать.

Как всегда «пройдемся по столбцам».

Колонка А — вид затрат. По умолчанию заполнена. В каждом разделе просто написано «материалы», «услуги» и в нижней таблице «финансирование». Дописывать или удалять здесь ничего не нужно.

Колонка В — наименование контрагента. Будет два разных файла. В одном варианте эта колонка будет формироваться автоматически, а в другом — эту колонку нужно будет заполнять в ручную. У каждого варианта есть свои преимущества и об этом будет сказано ниже.

Колонка С — отражается сумма поставленных на объект материалов или выполненных работ, которые приняты Заказчиком (то есть вами). Заполняется автоматически на основании колонки Е с предыдущего листа.

Колонка D — отражается сумма оплат (безналичная и наличная). Формируется как сумма скрытых колонок E,F,G,H в которые автоматически попадают данные по расходам с листа «Движение средств»

Колонка I — формируется как разница между колонками С и D. Обратите внимание, что если поставленные товары (или выполненные работы) превышают сумму оплаты, то вся строка окрашивается зеленым цветом. То есть зеленый цвет строки — это должны вы. Если оплаты превышают сумму поставок, то вся строка окрашивается розовым цветом. То есть розовый цвет — это должен контрагент.

Колонка J — вид материала ли работы. Формируется автоматически. Прошу обратить внимание, что если какой-то контрагент поставил вам кирпич, а потом доски, то в данном столбце отобразится только кирпич. То есть, только первая запись по данному контрагенту.

Колонка K — количество материала или объем работ. Эту колонку Вы заполняете вручную. Если вы ее не заполните — ничего не изменится. Только Вы, скорее всего, со временем забудете, так сколько же было привезено кирпича этим поставщиком или сколько квадратов плитки положил этот подрядчик.

Колонка L — примечание. Вручную заносите какую-то информацию, если считаете необходимым.

Другой вариант листа «Свод»

Этот лист выглядит точно так же, как и вышеописанный и разница только в столбце В.

В вышеописанном листе в столбце В находится формула.

Поэтому названия контрагентов попадают в отчет автоматически.

В другом варианте листа «Свод» в этом столбце нет формул.

Поэтому названия контрагентов заносятся вручную.

Конечно, автоматическая запись контрагентов выглядит предпочтительнее, но тут есть один минус. Если вы на листе «Движение средств» неправильно напишете название контрагента, то файл решит, что это новый контрагент и внесет его на лист «Свод»:

В своде с ручным вводом контрагентов эта же ситуация будет выглядеть по-другому:

Столбец горит красным, это говорит о том, что есть ошибка на листе «Движение средств». И эту ошибку надо искать. Таким образом, случайную ошибку в названии фирмы вы не пропустите.

Как выглядят ошибки на листе «Движение средств»

Если вы допустили ошибку при внесении данных, например не написали контрагента в операции, то лист «Движение средств» будет выглядеть вот так:

То есть на каком расчетном счете или кассе случилась ошибка, та и будет «краснить». Если не будет контрагента напротив акта выполненных работ или приходной накладной, то красным будет столбец O.

Соответственно «краснить» будет и таблица «Свод».

Как искать ошибки

Если у вас «закраснило». Необходимо проверить на наличие пустых ячеек столбцы P и Q.

Очень просто это сделать через автофильтр, который находится в строке 3. Нужно требуемые ячейки отфильтровать так, как показано на картинке:

Ну а если у вас неправильно написано название контрагента, то нужно фильтровать по каждому контрагенту и сверять полученную сумму с суммой в «Своде».

Совет по ведению файла

Заполняйте все ячейки по каждой операции. Пропусков быть не должно. Во-первых, это позволит сохранять больше информации по каждой операции, а во-вторых, даст вам больше возможностей для фильтрации данных.

Где можно приобрести файл?

После оплаты вам будет выслано две ссылки на скачивание. По одной ссылке будет пример использования файла, по второй шаблон готовый к использованию.

3 000 руб за шт. Строительство для Юр.лица. Файл Заказчика. Автоматический свод. В корзину
3 000 руб за шт. Строительство для Юр.лица.

Файл Заказчика. Ручной свод. В корзину

Эти файлы больше подходят для коммерческого строительства. Если же вам необходим учет расходов на личном строительстве, то вам необходимо ознакомиться с файлом, который описан в статье «Как вести учет расходов на собственном строительстве при помощи Excel».

Остались вопросы? Напишите мне в Telegram!

Если вы заходите с PC, но хотите открыть чат на смартфоне, отсканируйте QR-код

Источник: hauptbuch.net

Зачем CRM-система в строительной компании и как ее внедрить

Строительный бизнес — это многозадачный и многоэтапный процесс с серьезным уровнем ответственности, длинными сделками и внушительным документооборотом. Здесь важны каждая заявка и клиент: средний чек строительных услуг высокий. Работать с клиентом нужно быстро, внимательно и слаженно, и для эффективной коммуникации с покупателями и между отделами строительной компании не обойтись без CRM-системы. В статье разберем, для чего еще нужна CRM и как пошагово ее внедрить.

Зачем нужна CRM-система в строительной компании

Строительная отрасль — это относительно инертная и консервативная сфера. Цифровизация в ней происходит медленно. Однако для масштабирования этому бизнесу не обойтись без новых инструментов. Среди них — CRM, система управления взаимоотношениями с клиентом.

CRM (от англ. Customer Relationship Management) — это облачное или коробочное ПО, с помощью которого можно настроить воронку, собрать и проанализировать данные о покупателях, внести информацию об объектах и сроках сдачи, назначить ответственного за весь цикл продаж.

CRM также помогает:

упорядочивать бизнес-процессы;
упрощать коммуникацию между отделами;
обрабатывать лиды;
разрабатывать программы лояльности и специальные предложения для отдельных групп клиентов;
отслеживать весь цикл сделки: от подачи заявления на строительство до сдачи дома, от появления лида в воронке до передачи покупателю ключей от квартиры;
создавать отчеты по аналитике, чтобы, например, запланировать расход строительных материалов.

CRM для строительной компании помогает установить контакт с клиентом, вести и поддерживать его на всех этапах, не терять сделки в процессе длительной работы застройщика. Все происходит в электронном формате, без бумажной волокиты.

Основные возможности

С помощью CRM вы спланируете строительные работы, назначите ответственных за сделки с клиентами и отследите выполнение каждой задачи. Если появляется дополнительная информация по заказу, ее можно внести прямо в окне задач по клиенту.

Какие еще возможности предоставляет CRM для застройщиков:

Порядок в отделе продаж. Прозрачная система работы с клиентами помогает менеджерам по продажам успешно обрабатывать заявки.
Все заявки в одном месте. CRM собирает лиды, полученные из разных источников, в единую базу. Вы не потеряете заявки и сможете позвонить клиенту в любой момент.
Без рутины. CRM хранит всю информацию о звонках, объектах и деталях заказов. Это позволяет продавцам экономить время на внесение данных в электронные таблицы.
Упрощенный документооборот. Система хранит шаблоны нужных документов, поэтому подготовка договора или акта занимает меньше времени.
Понятная аналитика. Система предоставляет срез по задачам и выполнению плана за выбранный период. Это помогает скорректировать стратегию и правильно оценить загрузку производства.
Конкурентоспособность. CRM позволяет выстроить воронки продаж и постепенно прогревать клиента. Быстрое реагирование на заявки со стороны менеджеров повышает лояльность клиентов к компании.
Интеграция с другими сервисами. Внедрение IP-телефонии, контакт-центра и мессенджеров дает возможность отвечать клиентам по разным каналам связи. Также строительную CRM можно интегрировать с сервисами по продаже недвижимости, агрегаторами объявлений.

Как внедрить CRM-систему в строительной компании

Нужно заранее подготовить сотрудников и операционные процессы, чтобы внедрить CRM. Рассмотрим, как сделать это пошагово:

Поставьте цели и задачи CRM. Внедрять систему нужно только после того, как вы поймете, какие задачи она поможет вам решить. Ответьте на вопрос: какие процессы в компании нужно автоматизировать? Например, программе можно доверить функции по подготовке и согласованию документов, настройке рассылок.
Выберите CRM и узнайте об интеграциях. В большинстве CRM по умолчанию есть учет клиентов, таск-менеджер, инструменты для аналитики, формирования воронок и настройки шаблонов документов. Перед установкой ПО узнайте, какие дополнительные функции будут полезны именно в вашей компании, и уточните, можно ли их интегрировать с понравившейся системой.
Установите систему. CRM — это коробочное или облачное ПО, его устанавливает специалист, он же настраивает нужные функции. Если вы выбрали CRM с демоверсией, внедрите ее сначала в одном отделе, попробуйте в ней поработать и соберите обратную связь. Если по итогам тестирования выяснится, что нужны дополнительные функции, обратитесь к интегратору, у которого вы приобретали программу.
Соберите информацию по техподдержке. Пусть в одном месте будут телефоны специалистов, чат, где можно получить ответы на вопросы, или раздел сайта с обучающими видео и статьями, которые помогут устранить мелкие проблемы.
Обучите сотрудников. Чтобы менеджеры по продажам и руководители могли полноценно пользоваться CRM, нужно провести дополнительное обучение. Объясняйте, для чего сотрудникам CRM, и поощряйте даже за маленькие достижения.

Как выбрать систему

На что ориентироваться при выборе CRM для строительной компании:

Простой интерфейс. Чем понятнее будет CRM, тем быстрее сотрудники разберутся, как с ней работать.
Контроль задач и этапов сделки — от получения лида до передачи ключей клиенту.

Бесшовная интеграция с бухгалтерским софтом (например, 1С). Удобно заполнять акты и документацию в одной системе.

Наличие специализированных функций для строительной отрасли.

Поддержка разных форматов файлов. Чтобы загружать чертежи и планы строительства, нужна поддержка PDF или презентаций.

Как оценить эффективность

Для объективности сделайте замеры показателей до внедрения ПО и после, спустя месяц, полгода и год.

Скорость работы по сделке, с клиентом, с документами и актами бухгалтерии. При правильной настройке CRM покупатели будут быстрее продвигаться по воронке, а менеджеры будут оперативнее реагировать на заявки и согласовывать документы.
Конверсию рекламы. CRM поможет определить наиболее эффективные рекламные каналы. Размещаясь в них, компания получит теплую ЦА при меньших затратах.
Выполнение плана продаж у сотрудников. Лиды не теряются, сделка проходит быстрее, клиенты остаются довольными и рекомендуют компанию — продаж становится больше.
Коммуникацию между отделами. Автоматизация упрощает и упорядочивает взаимодействие подразделений, информация больше не теряется, а часть функций выполняется без участия человека.
Качество звонков у менеджеров по продажам. Специалисты видят всю информацию по клиенту, историю его обращения, могут подготовить индивидуальное предложение, рассказать о дополнительных услугах с учетом запросов. С напоминаниями от CRM менеджеры не забудут позвонить клиенту, даже когда сделка тянется несколько месяцев.
Число новых и возвращающихся клиентов. Это особенно заметно спустя полгода-год после внедрения CRM. Быстрое и качественное обслуживание, персональные предложения и программы лояльности, напоминания о себе положительно влияют на лояльность клиентов — при повторной покупке они быстрее принимают решение, к кому обратиться, и охотнее рекомендуют компанию.

Возможные проблемы

При внедрении CRM могут появиться проблемы. Например, при неправильно настроенной воронке продаж сделки не закрываются. Лиды есть, работа менеджеров есть, но продажи минимальные.

К проблемам можно отнести и бойкотирование сотрудниками новой системы. В этом случае нужно проводить более активное и осмысленное обучение, готовить сотрудников постепенно, поощрять успешное применение CRM.

Пример использования

Рассмотрим эффективность внедрения CRM на реальном примере строительной фирмы — компании по строительству каркасных домов. Застройщик вышел на рынок с новым предложением — домами в популярном микрорайоне. Активная реклама помогла собрать большой отклик, но продажи не выросли так, как ожидалось. Руководство проанализировало причины и обнаружило в проекте ошибки, которые привели к потере 30% прибыли.

Также сделки срывались из-за:

Хаоса в документации. Договоры, акты и планы хранились в разных папках, в печатном и электронном виде. Менеджеры не могли вовремя предоставить покупателю нужные сведения, сделка затягивалась, клиент остывал к покупке. Обилие рутинных операций тормозило продажи.
Потери лидов. Часть обращений приходилась на нерабочее время. Сотрудники забывали ответить на запрос или пропускали его в потоке писем.
Несогласованности действий разных отделов. Часто было невозможно понять, на каком этапе находится проект, какие у него сроки. Информация передавалась устно, часто искажалась и терялась.

Чтобы решить проблемы, руководство решило внедрить CRM. После подбора и установки ПО ситуация значительно улучшилась.

Порядок в документах. Часть операций автоматизирована, есть шаблоны, любой документ хранится в электронном виде в единой базе. Время на подготовку договоров и актов существенно сократилось.

Интеграция с телефонией и почтой. Заявки больше не теряются, телефонные звонки распределяются между свободными менеджерами, напоминания помогают удерживать теплого клиента, даже если он взял паузу, чтобы подумать. Также компания внедрила функцию онлайн-бронирования.

Теперь разные отделы работают в едином пространстве. В CRM видно, на какой стадии находится проект, какие сроки выполнения задач, кто ответственный и т. п.

После внедрения в компании CRM сделки стали закрываться быстрее, продажи пошли вверх, а клиенты стали возвращаться за дополнительными услугами.

Коротко о главном

Внедрение CRM-системы для строительного бизнеса необходимо. Отрасль сложная и требует постоянного контроля сделок, этапов строительства и аналитики. При внедрении CRM вы получите:

инструмент для контроля проектов и задач;
автоматизацию рутины;
подробную наглядную аналитику в удобном виде;
качественное взаимодействие между разными отделами;
систематизированные данные по клиентам и объектам.

Работа с CRM-системой позволяет строительной компании оптимизировать внутренние процессы, упростить документооборот, сократить число ошибок и грамотно вести клиента по воронке.

Источник: www.bitrix24.ru

Как работать с заказчиком, который хочет дешевле и торгуется

коммуникация

На чтение 8 мин Просмотров 970 Опубликовано 05.12.2017 Обновлено 12.11.2018
Поделитесь с друзьями

Приемы для работы с заказчиком, который торгуется и пытается вас «прогнуть»

Как владелец небольшого бизнеса в строительстве и/или отделке, вы играете сразу несколько ролей. Вы не только организуете работы и все остальное, чтобы выполнить заказ, но и делаете все, чтобы его получить.

Хотя, у многих наших коллег есть принцип «покупай или уходи», умение поторговаться иногда помогает. А если вы готовы к тому, что придется торговаться, и не падаете в обморок, когда заказчик пытается вас прожать по цене, то вы можете заработать больше.

В конечном итоге, вы должны получить каждый рубль, которого стоит ваш труд, но среди наших потенциальных заказчиков есть куча людей, которые думают, что получат скидку, стоит им только попросить.

Это не попытки понизить ценность вашей работы с их стороны, а просто другое понимание того, как все работает. Знание того, как обрабатывать заказчика, который хочет поторговаться, открывает много возможностей для вас и вашего бизнеса.

Ниже вы найдете несколько приемов, и я рекомендую вам попробовать один или несколько в следующий раз, когда вам попадется такой «торгаш».

Не принимайте это на свой счет

Если заказчику, на самом деле, не нравитесь вы и то, что вы ему предлагаете, он не будет с вами торговаться. Простой уйдет искать того, кто понравится.

Торгуется — значит хочет купить у вас, но сэкономить при этом. Ничего личного. Как только вы понимаете этот принцип, любые попытки вас прогнуть становятся менее мучительными для вашей самооценки и уверенности в себе и своем продукте.

Встречайтесь на объекте

Встреча на объекте с подготовленными сметами дает возможность и вам, и заказчику, лучше понять что к чему.

Если это ремонт квартиры, то вы всегда можете показать, например, как будут разведены трубы в санузле, и почему это столько стоит.

Если строительство дома, то прямо на участке вы можете обратить внимание заказчика на уклон и на необходимость ориентирования дома с учетом движения солнца, что приведет к дополнительному расходу бетона или необходимости обваривать сваи швеллером.

Из тех, кто с вами торгуется, большинство не разбирается в вашей теме настолько, насколько разбираетесь вы (иначе они бы к вам не пришли), поэтому некоторые очевидные вещи им надо просто объяснить, и вопрос снимается.

В наше время имейлов сложно объяснить заказчику, зачем вам встречаться на объекте, чтобы сообщить стоимость, но мы с вами отличаемся от других строителей и отделочников мозгами в первую очередь, не так ли?

Оставьте себе пространство для маневра

В некоторых регионах и культурах торговаться просто принято. Все знают: мы всегда торгуемся. Если вы знаете, что у вас все именно так, закладывайте запас в цену.

Вместо того, чтобы выставлять реальную стоимость работ по объекту, добавьте к ней разумный «жир», который сможете спокойно срезать по просьбе заказчика. Ему будет приятно, вам — несложно.

Это планируемое отступление может проходить в атмосфере жестокой борьбы и создавать видимость ваших ужасных страданий. Хорошо, если вы плачете и потеете при этом

Чем убедительнее будет ваш спектакль, тем приятнее будет заказчику сознавать свою блистательную победу. Главное, не переиграйте, чтобы вас не приняли за идиота. Это вредит бизнесу.

Если вы заложили «жир», а заказчик не торгуется, то это создает вам сразу две возможности:

Заработать больше.
Сделать ему неожиданный подарок, который будет нацелен на стратегический результат: восторженную раздачу рекомендаций всем знакомым.

Подготовьтесь

Когда у вас есть продуманный план действий, если заказчик пытается вас «прогнуть», все его атаки становятся не такими пугающими и не заставляют вас утратить разум и наломать дров.

У вас должно быть четкое понимание каждой позиции по смете: откуда она взялась, из чего складывается, почему стоит именно столько. Способность ответить на любой вопрос, который задает заказчик, ткнув пальцем в смету, дает вам огромную силу.

Когда-то я был приблатненным подростком-гопником, и жил в небольшом шахтерском городке рядом с Донецком. Это та самая Макеевка, о которой я писал вот тут: Как искать и нанимать рабочих в строительную фирму.

Общаясь с другими гопниками, а также более продвинутыми криминальными элементами, я очень хорошо понял значение слова «обоснуй». Ни в коем случае не пропагандирую ценности той среды (я их сам давно не разделяю), но могу сказать точно: умение обосновать позволяет занять выгодную позицию в любых переговорах.

Обоснованием того, что у вас дороже, чем у «того парня», может быть большая гарантия, дорогие рабочие, дорогой инструмент и поставщики материалов, которые гарантированно не подсунут «не то, что надо».

Предложите более дешевый вариант

Если вы понимаете, что у заказчика реально нет денег, но он хочет работать с вами, предложите что-то подешевле. Вы понимаете, из чего состоит смета. Возможно, какие-то виды работ можно убрать без большого падения качества конечного результата.

А может быть, какое-то решение можно заменить другим, более дешевым.

Один раз мы считали смету на фундамент для газобетонного дома с цокольным этажом. Замена заливаемого перекрытия готовыми ЖБ плитами позволила уменьшить смету по фундаменту на 15%.

Главное — не пытаться думать за заказчика, чтобы не совершить ошибку: Одна из главных ошибок при продаже услуг по строительству и отделке.

Просто скажите «нет»

Иногда бывает и так.

В прошлом году к нам пришел заказчик, которому надо было смонтировать сайдинг. Он долго рассказывал, какой он серьезный человек, что он отвечает за закупки оборонного завода и какие перспективы откроются перед нами благодаря его рекомендациям другим серьезным людям.

Он почти час раздувал щеки, сидя у нас в офисе. А потом сказал, что ему не нравится смета, которую мы посчитали после замера (платного), и предложил уменьшить ее на 90 тыс. (30%).

Он говорил, что ему не нужна гарантия, что мы можем поставить самых дешевых рабочих, что можно даже смонтировать сайдинг без обрешетки (нарушение технологии), все равно это у него дача, и он там редко бывает.

Для усиления эффекта он даже вытащил деньги и гордо сказал: «У меня тут 80 тысяч, я готов их оставить вам прямо сейчас, и подожду, сколько надо».