Неверный подход к ведению финансов компании может привести к ошибочным решениям и, как следствие, к закрытию бизнеса. Делимся кейсом клиента и 9 шагами по ведению финансового учёта, которые помогут малому и среднему бизнесу успешно развиваться.
Материал написан для блога « Помощник финансиста ».
Не помню ни одной компании, у которой было бы всё хорошо с управленческим учётом. Предприниматели — как новички, так и «бывалые» — совершают одни и те же ошибки. Не придают значения важности управленческого учёта — есть же бухгалтерский! Вот только не понимают, почему бухгалтер показывает прибыль, а по ощущениям — убытки.
На эти же «грабли» встали и мои клиенты. В конце апреля ко мне обратилась компания по продаже мебели за помощью по настройке учёта.
Ситуация
Николай пришёл в компанию в качестве управляющего, где собственником компании был Тимур. Основная задача перед Николаем стояла увеличить продажи, вывести бизнес на 10 млн рублей чистой прибыли за год.
Управленческий учет: ключевые ошибки собственника бизнеса в управлении финансами.
Первое, что заметил Николай, что собственник вытаскивает для себя деньги, как захочет и когда захочет. Оплачиваются с расчётного счёта и расходы по бизнесу, и расходы на рестораны, покупки в магазинах. В компании часто не хватает денег на закупку товара для продажи по уже оплаченным заказам.
Взяли кредит, скоро же в компании увеличится объём продаж — и всё будет хорошо.
Но это «хорошо» никак не наступает. Объём продаж не получается увеличить, т. к. клиенты уходят к конкурентам, не дождавшись товара, и просят вернуть переплаченные деньги.
Ух… страшно. К сожалению, с такой ситуацией сталкивается каждый предприниматель.
Что же делать, чтобы не допускать таких ошибок? Начать вести финансовый учёт бизнеса.
Что такое управленческий учёт?
Управленческий учёт — это «скелет» бизнеса, без него не будут двигаться ручки и ножки. А если серьёзно — это ряд отчётов, на основании которых можно увидеть прибыльность компании, в чём заморожены деньги и как всем этим управлять.
Как вести финансовый учёт
1. Разделите свои деньги и деньги бизнеса
Назначьте себе заработную плату и не выводите из бизнеса ни копейкой больше. Заведите отдельную банковскую карту для личных расходов и переводите на неё свою заработную плату один или два раза в месяц. Даже если с этой карты вы оплатите расходы компании, их легко отследить.
2. Начните вносить все доходы и расходы в Excel/Google-таблицу
Первый месяц просто записывайте доходы и расходы в таблицу, в дальнейшем начинайте конкретизировать категории расходов, группировать их и анализировать.
Например, учёт денег можно автоматизировать в сервисе «Финансист», где выписка банка будет подгружаться автоматически, а расходы — разноситься по вашим статьям и правилам.
3. Записывайте все операции сразу, не откладывайте на выходные, свободное время
Нельзя вести финансовый учёт от случая к случаю, нужна регулярность. Все расходы нужно обязательно записывать, даже незначительные, ведь за месяц их сумма может оказаться приличной.
Как правильно вести учёт доходов и расходов Управление финансами Бизнеса 2019
4. Отдельно учитывайте предоплату
Предоплата — ещё не выручка, это только долг покупателю до момента подписания акта выполненных работ или передачи товара. Клиент в любой момент может попросить вернуть деньги, а вы их уже потратили. Вот и кассовый разрыв.
5. Разбейте расходы на определённые категории, чтобы не было неопределенных трат и поступлений
6. Заведите платёжный календарь
Любому бизнесу нужно постоянно оплачивать поставщикам товар, подрядчикам — услуги, рекламные расходы, аренду и многое другое. Внесите в платёжный календарь все будущие платежи с указанием даты переплаты. В один день может совпасть несколько крупных платежей, а платёжный календарь способен заранее это показать.
7. Назначьте ответственного за ведение финансовых отчётов
Финансовые отчёты нужны регулярно и всегда в актуальном виде. Чтобы точно всё успевать, назначьте ответственного за заполнение отчётов. Предоставляйте ему первичную информацию (выписки банка, расходы за наличный расчёт, плановые платежи)
8. Подводите итоги и анализируйте каждый период
Динамика и анализ помогают руководителю правильно принимать решения, корректировать планы и деятельность сотрудников. Анализ отчётности поможет увидеть слабые и сильные стороны компании.
9. Записывайте всех, кто должен вам деньги
Чтобы ваши клиенты платили вам вовремя, а вы про них не забывали — ведите учёт дебиторской задолженности с указанием сроков оплат. Звоните клиентам с напоминанием об оплате за несколько дней до даты платежа и в случае просрочки оплаты.
Что мы сделали с Николаем, чтобы навести порядок:
- Назначили зарплату собственнику (конечно, не без участия Тимура).
- Разработали справочник статей расходов и доходов.
- Внедрили отчёт о движении денег и платежный календарь.
- У нас появился ответственный человек за ведение финансовых отчётов.
- Ведём учёт продаж, видим дебиторку и рентабельность каждого заказа.
- Разработали ключевые показатели для достижения 10 млн рублей чистой прибыли.
- Конечно, подводим итоги работы — это позволяет нам видеть пробелы и продолжать наводить порядок.
Если вам важно, чтобы прибыль росла, а в работе с партнёрами и клиентами не было сбоев — значит, вам нужен управленческий учёт.
Управлять можно всем, что можно посчитать!
Есть мысли и дополнения по теме? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-канал « Помощник финансиста », чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.
Источник: dzen.ru
Автоматизация учета финансов в российском бизнесе: как выбрать оптимальное решение
Чем руководствоваться при выборе облачного сервиса финансового менеджмента, рассказал основатель и СЕО сервиса «Финансист» Станислав Кутузов.
Станислав Кутузов, основатель и СЕО сервиса «Финансист»
Облачные технологии стали неотъемлемой частью бизнеса: компании активно используют облачные бухгалтерии, CRM-системы и виртуальных помощников, что помогает предпринимателям экономить до 40-50% на операционных расходах. И тем не менее, по моим оценкам 8 из 10 компаний по-прежнему ведут учёт в Excel. В чём дело? И как выбрать для своего бизнеса оптимальное решение?
Тренды в автоматизации учета финансов
Порядок в финансах и их автоматизация обеспечит вашему бизнесу устойчивость и возможность развития. Конечно, учет можно вести и на листке бумаги, но чем больше масштабы данных, которые нужно учитывать, тем сложнее становится удерживать контроль с помощью таблицы в Excel. Кто-то переходит на ПО на базе 1С, а другие следят за современными трендами и переходят на SaaS-сервисы (software as service, облачные технологии, предоставляемые по подписке).
Переход на облачные системы — основной тренд в бизнесе. Среднегодовой рост рынка SaaS в России составляет 20-30%: растет популярность облачной инфраструктуры бизнеса, появляются новые игроки на рынке, в том числе и западные. Сами сервисы добавляют новые возможности, что делает их более функциональными.
На западном рынке облачные системы уже не являются чем-то необычным, и многие компании давно перешли на SaaS решения. В 2019 году объем рынка SaaS на Западе составлял около 60,36 млрд долларов. В России эти показатели более скромные: на 2019 год он составляет порядка 86 млрд рублей.
Время Excel прошло
Если все так прекрасно, почему же многие бизнесы до сих пор ведут учет в Excel? Возможно, все дело в привычке. Финансовый менеджмент — одна из самых консервативных составляющих бизнеса. Если в продажах и маркетинге все может измениться буквально за одну ночь — появятся новые источники трафика, тренды и методологии продаж — то в финансах все не так.
Формы отчетов и способы формирования бюджета компании и аналитики остаются прежними на протяжении многих лет. И большинство просто привыкло работать в Excel и 1С.
Эти два решения существуют на рынке управленческой отчетности уже давно. Решения на базе 1С можно кастомизировать под свой бизнес, что очень удобно, но стоят они достаточно дорого — нужно купить саму программу, внедрить решение, платить программисту, который будет осуществлять поддержку. Excel доступен всем и прекрасно подходит для решения небольших задач и меньшего количества данных. Если же бизнес более-менее крупный и оперирует большими объемами данных, при использовании Excel могут появляться проблемы: ведь в этом случае всегда присутствует ручной труд, а значит есть вероятность ошибки. К тому же работа с таблицами отнимает большее количество времени, а получить отчетность моментально довольно сложно.
Новый мир SaaS
SaaS-сервисы появились сравнительно недавно. Сам термин расшифровывается как software as a service — программное обеспечение как услуга. Фактически это модель обслуживания по подписке, при которой вы получаете готовое программное обеспечение, обслуживаемое компанией, предоставляющей услугу.
Благодаря SaaS-сервисам компании могут брать в аренду программу, функционал которой приближен к тому, что есть в решениях на базе 1С. При этом работать с программой проще, чем с Excel: не нужно думать о том, как протянуть формулу, ввести ссылки или настроить макросы — всё происходит автоматически. В общем, чтобы работать в SaaS-сервисе, не нужно быть финансистом или программистом.
Конечно, сервис нужно наполнить фактическими данными. Для этого можно загрузить эксель-таблицы, в которых прежде хранилась информация, или интегрировать с облачной бухгалтерией. Сервис сам соберёт фактические данные, сформирует отчёты и построит наглядные графики.
SaaS-сервисы дают возможность получать полную отчётность. Причём как правило они подходят для всех компаний — от производственных до торговых. Отчёты обновляются в режиме реального времени, а значит, ответы на все финансовые вопросы можно получить моментально. В «Финансисте» можно выгрузить все нужные компании отчёты: о прибылях и убытках, о движении денежных средств, платёжный календарь.
Любой отчет легко настроить под свой бизнес и детализировать до каждого документа. В сервисе можно проводить сравнение план-факт и трендовый анализ, следить за динамикой роста компании и учитывать собственные показатели, например, количество проданного товара или средний чек.
Ещё одно преимущество SaaS-сервисов в том, что в них удобно планировать и строить прогнозы. Можно учитывать сезонность, темпы роста, изменения закупочных цен на товары и многое другое.
Три главных мифа о SaaS-сервисах
Относительно SaaS-сервисов для учета финансов существует три устоявшихся мифа.
Миф 1. Финансовый менеджмент — это привилегия больших компаний
С тем, что в крупных компаниях дела с финансовым менеджментом обстоят значительно лучше, сложно спорить: там всегда есть опытный финансовый директор, прописанные регламенты и бюджеты. Но для успешного существования и развития любого бизнеса нужен контроль за денежными потоками и прибылью. Каждый предприниматель, вне зависимости от сферы бизнеса и оборотов компании, должен хорошо ориентироваться в управленческой отчетности, ведь деньги — это пульс компании. Финансовый менеджмент нужен всем.
Миф 2. Автоматизация — это долго и дорого
Такого мнения придерживаются многие опытные предприниматели, и его культивируют интеграторы различного ПО. Однако облачные технологии, в отличие от стационарных программ, не требуют усилий на установку, специальных серверов и длительного и сложного внедрения. Они интегрируются с привычными бухгалтерскими системами и сразу готовы к работе. Месячная подписка на SaaS-сервис стоит около 5 тыс. рублей.
Миф 3. Слишком долго привыкать
Отчасти это правда. Внедрение нового ПО и сервисов — это всегда испытание для бизнеса. Стоит вспомнить хотя бы, как сопротивляются отделы продаж внедрению CRM. Однако финансы — фундамент любой компании. Отчеты требуют максимальной точности, и даже малейшие сомнения или ошибки в расчетах могут стать критичными для бизнеса.
Поэтому нужно просто смириться с тем, что перемены необходимы.
Как выбрать систему для автоматизации учета финансов
Главное правило: сервис и программное обеспечение должны подстраиваться под ваш бизнес, а не наоборот.
Поэтому обязательно проанализируйте текущие показатели своей компании, чтобы понять, какой должна быть подходящая вам система. При выборе программы обратите внимание на все нюансы, от которых может зависеть эффективность работы.
Как выглядит ваш бизнес сейчас и какие срезы данных вам нужны? С какой периодичностью хотелось бы их получать? Какие бизнес-задачи будет решать продукт и какие метрики он должен показывать? Нужна ли консолидация отчетности? Планируете ли вы заниматься бюджетированием и аналитикой или только текущим учетом?
В общем, определитесь, что именно вы хотите получить от сервиса.
Любая система учета финансов должна помочь бизнесу увеличить прибыль и способствовать развитию компании. И вам нужно понимать, за счет чего тот или иной сервис даст возможность дополнительного заработка.
Интеграция. Есть ли она в выбранном продукте или сервисе? Наверняка вы уже ведете какие-то программы по аналитике, из которых потребуется перевести данные в новый сервис. Если интеграции у облачного сервиса не будет, вам придется переносить все данные вручную, а это увеличивает риск ошибок и длительность переноса.
Взгляд в будущее. Всегда думайте о дальнейших перспективах своего бизнеса. Он может вырасти — хватит ли «мощностей» выбранного сервиса? Важно заложить функциональность продукта, которая может потребоваться через какой-то промежуток времени.
Развитие. Многие SaaS-сервисы часто выпускают дополнения и обновления, и это плюс: таким образом разработчики показывают, что заботятся о своей системе и следят за ее актуальностью. Стоит заранее поинтересоваться, какие обновления планируются и какие новые функции могут появиться в ближайшее время.
Демоверсия. Зачастую на сайте продукта можно найти демонстрационные версии системы, которые помогут ознакомиться с сервисом и понять, насколько он для вас удобен и понятен. Также важно наличие обучающих видео: они помогут вам и вашим сотрудникам быстрее освоиться в системе.
Рекомендации. Возможно, у вас есть знакомые, которые уже используют тот или иной продукт — их советы не будут лишними. Постарайтесь выяснить, как внедрение повлияло на их бизнес, что изменилось и с какими проблемами они столкнулись.
Цена, команда, интерфейс. Если сразу несколько продуктов отвечают вашим бизнес-требованиям, имеют нужные интеграции и в принципе схожи друг с другом, помогут с выбором обычные сопоставления по цене, команде (как выстроена коммуникация с клиентом) и интерфейсу (возможно, какой-то сервис покажется удобнее или просто визуально нравится вам больше остальных).
И еще один очень важный момент: до внедрения продукта разберитесь со своими данными, которые планируете в него загружать. Если сейчас учет ведется плохо, и аналитика будет не слишком хорошей, ведь для нее нужны данные. Поэтому важно провести «генеральную разборку» своей учетной системы. Учтите все статьи доходов и расходов, детализируйте деятельность (по проекту, вариантам продукта, продавцу и так далее), учитывайте не только финансовые показатели, но и KPI.
А есть ли сложности? В целом, если вы выбрали подходящий именно вам продукт, единственная проблема, которая может возникнуть при оцифровке и переходе на новый продукт — адаптация. Как и с любым новым продуктом, с программой для оцифровки придется учиться работать. Это потребует времени, но оно того стоит.
Источник: spark.ru
Как вести финансовый учет, если Excel и бардак надоели
«О нет, в финансах я разбираться не буду, это сложно. Найму бухгалтера, пусть сам все делает». Или так: «На счету деньги есть, на зарплаты и закупку товара хватит, значит все ок». Так мыслят очень многие предприниматели из сегмента малого и среднего бизнеса. А потом находят дыры в своем бюджете и вдруг узнают, что годами тратили сотни тысяч гривен в никуда.
Финансовый учет нельзя делегировать полностью, даже самому лучшему специалисту. Но и разбираться в цифрах на уровне финдиректора или экономиста бизнесмену необязательно. В этом уверен Александр Соловей, соучредитель сервиса по управлению финансами для малого и среднего бизнеса Finmap. Специально для блога Superludi он рассказывает, как найти «золотую середину» и правильно вести финансовый учет.
Показательные кейсы про финансовый учет для предпринимателей
История №1: без контроля ваши деньги могут забирать себе сотрудники
Один наш клиент-девелопер строит жилой комплекс на 500 квартир, его оборот — десятки миллионов в год. У компании было два учредителя, и финансовый отчет они не вели. Большинство текущих оплат делала офис-менеджер: брала деньги у собственников на оплату канцелярии, аренду офиса, закупку разных товаров и другие расходы. Девушке доверяли, и деньги фактически доставали из кармана по ее требованию. А потом основатели решили начать считать.
Когда мы внедрили систему финучета, обратили внимание, что некоторые затраты были задвоены. Оказалось, что сотрудница брала деньги на одну и ту же покупку у обоих учредителей. Те такие мелочи между собой не обсуждали. А суммы были не настолько большими, чтобы без строгого финучета заметить, что что-то не так.
В результате мы насчитали, что таким образом из бюджета компании испарились около 250 тысяч гривен. А может и больше: точно посчитать невозможно, ведь учет полноценно не вели.
История №2: без планирования можно не только не заработать, но и влезть в долги
Одно диджитал-агентство отлично стартовало, и заказы повалили рекой. Собственник платил огромные бонусы своим сотрудникам — они получали от 2 до 10 тысяч долларов в месяц. Все были счастливы, и работа кипела.
Учет в компании не вели: все считали, раз денег хватает, значит их можно не считать. Но в один момент компании не хватило средств, чтобы оплатить рекламную кампанию. Нужно было заплатить $50 тысяч, а их не было.
Дело в том, что никто не планировал, сколько денег нужно оставить на эту статью расходов. В конце месяца всем заплатили бонусы, а на маркетинг не осталось ничего. Реклама остановилась и доходы резко упали в ноль. На восстановление бизнеса понадобилось 8 месяцев.
Пришлось взять невыгодный кредит (порядка 20% годовых в долларах), чтобы влить оборотные деньги и обратно раскачать рекламу. В итоге вся чистая прибыль на протяжении полугода полностью уходила на погашение долга.
Почему знать, сколько тратишь и зарабатываешь — мало
Эти кейсы — о страхе бизнесменов перед цифрами. По моим наблюдениям, есть два типа предпринимателей.
— Первые — смотрят только остаток денег на счету, и то ситуативно. Например, перед закупкой товара или оплатой какой-то услуги. А к концу месяца со страхом наблюдают за своими банковскими счетами: соберется ли там нужная сумма на зарплаты и аренду? Так себе тотализатор.
— Вторые — любят метрики и смотрят еще ряд параметров: точку безубыточности текущего месяца, постоянные и переменные затраты, выручку с разбивкой на менеджеров или продукты, кредиторку/дебиторку. А еще количество новых лидов, средний чек и количество чеков. Все это помогает держать руку на пульсе и грамотно принимать решения.
К сожалению, бизнесменов, у которых бардак в финучете, довольно много. Самодельные или скачанные из интернета таблички, отсутствие категорий и подкатегорий учета, да и в целом не сильно высокий уровень знаний в этой теме — все это приводит к проблемам. Иногда — большим. А иногда — и вовсе к банкротству.
Финучет компании — как приборная панель современного автомобиля . Она покажет сколько бензина в баке, и сколько километров вы уже проехали, в порядке ли уровень масла и с какой скоростью сейчас вы несетесь к пункту назначения. А если будут проблемы с двигателем или тормозами — подаст сигнал, что это нужно исправить. Только представьте, если бы всю эту информацию вы бы измеряли «на глаз». С таким подходом далеко не уедешь.
Как нужно вести финансовый учет компании
Вот несколько вопросов, на которые собственник бизнеса должен отвечать себе каждый день:
- Насколько рентабелен бизнес?
- Насколько больше прибыли получит компания, если средний чек поднять на 10%?
- Сколько мы должны поставщикам?
- Можно ли клиентам дать отсрочку платежа на 15 дней?
- Что будет, если нанять дополнительных сотрудников?
- Сколько можно потратить на рекламу в этом месяце?
- Какую сумму я могу выделить на дивиденды?
Чтобы получить ответы на эти вопросы, и нужен грамотный финучет. Ни в коем случае не утверждаю, что собственнику надо знать все на уровне финменеджера или финдиректора. Но базовые понимания должны быть обязательно.
Один из самых важных показателей для малого бизнеса — точка безубыточности. Это точка, в которой ваши доходы равны вашим расходам, а ваша прибыль равна нулю.
До какого-то момента у вас в бизнесе выручки недостаточно, для того чтобы перекрыть убыток. Но есть точка, в которой выручка равна общей сумме расходов. Это и есть точка безубыточности. После нее бизнес начинает получать прибыль.
Точка безубыточности — это «ватерлиния» вашего бизнеса. Если ее не отслеживать — корабль может утонуть. Эту точку полезно знать, чтобы ориентироваться, ниже какого объема продаж вы попадаете в убыток. Это знание можно использовать, чтобы отследить, выйдете вы на прибыль в этом месяце или есть риск убытка. И принимать соответствующие решения: активизировать продажи, или сократить расходы.
Почему нельзя просто делегировать всё бухгалтеру, даже если вы гуманитарий и в финансы вообще не хочеться
Ведение финансового учета в компании — не менее важная задача, чем маркетинг и продажи . Большинство неопытных собственников считают, что финансами должен заниматься бухгалтер. Кажется логичным, ведь бухгалтер имеет доступ к счетам, ведет учет, знает какие доходы и расходы есть у бизнеса.
Все это так. Бухгалтер действительно работает с цифрами вашего бизнеса. Но его основная цель — правильно начислить и вовремя заплатить налоги. А вовсе не поддерживать бизнес в здоровом состоянии. Бухгалтер не обязан планировать, анализировать и контролировать показатели.
Плохая новость: финансы — это далеко не только бухгалтерия. Финансовые вопросы компании делятся на несколько категорий:
- Бухгалтерия и налоги
- Управленческий учет и отчетность
- Планирование финансов
- Финансовый анализ
- Принятие финансовых решений
- Финансовый контроль
Управленческий учет — это учет ежедневных операций в бизнесе, который позволяет собственнику видеть ситуацию целиком. Учет обычно ведут сотрудники, каждый на своем участке:
— Менеджеры — учитывают обязательства по договорам;
— Кладовщик — остатки на складах;
— Отдел закупки — обязательства перед поставщиками;
— Финансовый директор или финансовый менеджер — следят за тем, чтобы все было верно учтено и сводят в единую отчетность и предоставляют ее собственнику.
Все эти задачи по сбору и группировке данных можно делегировать. А еще лучше — максимально автоматизировать. Но полностью делегировать финансы — опасно. Я часто наблюдаю, когда в компанию приходят финансисты извне и создают в Excel большой космический корабль, от которого собственнику становится еще сложнее, и он еще раз убеждается что финансы — это «не моё». Как результат — теряет контроль над происходящим в компании.
Поэтому только собственник должен отвечать за финансы своего бизнеса в целом, анализировать и контролировать уровень продаж, принимать финансовые решения и распределять бюджет: сколько выделять на фонд оплаты труда и на закупки. У кого в руках настроенный учет — у того системно работающий бизнес.
Источник: superludi.com