Основными претендентами на должность ассистента руководителя остаются студенты и выпускники ВУЗов, для которых такая работа становится хорошим стартом карьеры. Несмотря на большое количество кандидатов, мало кто из них достаточно компетентен для этой позиции, и топ-менеджерам приходиться соглашаться на то, что есть. На что следует обратить внимание при выборе «идеального ассистента»?
При оценке кандидата первым делом смотрите на его резюме. Здесь надо обратить внимание на такие пункты, как: грамотность в составлении резюме, качественное фото и образование (должно быть высшее и желательно профильное в той сфере бизнеса, в которую кандидат хочет устроиться на работу). Хорошим показателем будет наличие дипломов и сертификатов курсов ассистентов и секретарей или тренингов на такие темы, как: документооборот, компьютерная грамотность, персональная эффективность, правила ведения переговоров, деловой этикет. Если уже есть опыт работы помощником — это большой плюс. Отдать предпочтение следует кандидату со знанием иностранного языка, поэтому просите, чтобы кандидат отправил вам резюме на заявленном иностранном.
Как выбрать персонального ассистента
На профиле в социальных сетях сделать особый акцент. Чтобы человек ни говорил, а в сетях прекрасно видны его принципы, жизненные приоритеты, с кем и как он общается и чем на самом деле интересуется.
Вторичный отбор — это собеседование. При встрече обратите внимание на внешний вид кандидата, ведь это ваше будущее лицо. Однозначно должен присутствовать сдержанный, деловой стиль. Дорогие модельные вещи и украшения, слишком откровенный наряд, неряшливость — не соответствуют профессиональному имиджу помощника руководителя и пусть это будет для вас сигналом, что перед вами человек, который свою роль не понимает.
Также прислушайтесь к грамотности речи, насколько четко и понятно кандидат излагает свои мысли. Это крайне важный аспект, поскольку ассистенту предстоит общаться с вашими партнерами, коллегами, подчиненными и близкими. Он должен уметь находить со всеми общий язык и четко доносить свои мысли. Если кандидат заявляет, что он знает, как русский, так и украинский, обязательно проверьте, пообщавшись с ним на обоих языках.
Для того чтобы проверить профессиональные качества кандидата, можно применить такой ряд заданий:
- расспросите о предыдущей работе и о предыдущем руководителе, если кандидат начнет рассказывать лишнее, лучше с таким человеком не работать. Ассистенту важно никогда не выдавать служебную информацию, тем более информацию о своем шефе;
И помните, если вы с помощником тратите такое же количество времени на выполнение задач, что и без него, — его смело можно считать неэффективным вложением. Как говорил министр торговли США Малкольм Болдридж: «Хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет».
Источник: hr-portal.ru
Митап: Кто такой бизнес-ассистент? Елена Шаимова
Как подобрать ассистента для бизнеса?
С удовольствием как владелец школы обучения ассистентов замечаю, что просыпается малый бизнес. Ежедневно мне присылают 5-6 вакансий на ассистентов.
Абсолютно разные компании и разные бизнесы ищут себе помощников и ассистентов, кто-то в офис, а кто-то на удаленке.
Из недавнего в мою школу за подбором помощников обращались
⁃ маркетинговые агентства
⁃ эксперты (психологи, стилисты, бизнес-тренеры)
⁃ онлайн-школы (финансовой грамотности, продаж на маркетплейсах и др.)
⁃ парапланная летная школа
⁃ компания по доставке готовой диетической еды
⁃ производственные компании
⁃ шоурумы и швейные производства
⁃ интернет-магазины (например, инструментов)
⁃ основатели профессиональных клубов и сообществ и др.
Бизнесы разные, но общее у них одно: владельцы устали заниматься не стратегическими задачами и ищут ресурсы для делегирования.
И палочкой-выручалочкой становятся универсальные ассистенты, которые учатся в моей школе.
Для руководителей и владельцев бизнеса я предлагаю несколько опций:
1. Размещение в канале вакансий
Для выпускников моей школы создан специальный канал. В нем размещаются свежие вакансии на помощников, которые проверяются и отбираются. По желанию любой выпускник школы может откликнуться и поучаствовать в отборе на позицию.
Размещение вакансии абсолютно бесплатное. Отклик помощников зависит от нескольких факторов: справедливости оклада, требований, локации и др.
2. Точечный гарантированный подбор помощника
Эта опция уже платная. Подбор осуществляется по проверенным алгоритмам, которые гарантируют качественных, обученных базе кандидатов.
Я ручаюсь за репутацию моей школы, поэтому не предлагаю кандидатов с открытого рынка. Все кандидаты на позицию ассистента обучены по моей авторской методике.
Процедура подбора следующая:
⁃заключаем договор
⁃проводим интервью с заказчиком услуги
Цель — понять Ваши требования к ассистентам. Выяснить, что у Вас как у владельца бизнеса «болит» и какие потребности Вы хотите закрыть с помощью найма помощника.
⁃помогаем с описанием вакансии
Описанная вакансия должна полностью отражать будущий функционал помощника, а также портрет кандидата.
Кстати, именно в неверно составленных вакансиях и кроется крах подбора — помощники просто не откликаются на такие вакансии.
⁃собираем резюме и проводим предварительное интервью c кандидатами
Владелец бизнеса не тратит время на отсмотр всех кандидатов. Это делаем мы.
Благодаря нашей методике подбора, заказчику услуги предлагаются только уже отобранные кандидаты, абсолютно подходящие под портрет будущей должности.
Это позволяет нам осуществлять подбор быстро и сразу попадать в цель: на многих проекты заказчик подбора начинал сотрудничать уже с первым предложенным нами кандидатом на позицию ассистента.
⁃помощь в проведении интервью
Подскажем, на какие нюансы обратить внимание, какие вопросы задать ассистентам.
⁃ведение будущего ассистента в первые 2 недели работы на новом месте
В наших интересах сделать так, чтобы ассистент и владелец бизнеса сработались.
Они друг для друга новые люди, поэтому важно уделить особое внимание процессу адаптации. Это очень важные первые 2 недели, от которых зависит судьба будущего взаимодействия с ассистентов — будет оно успешным или нет.
Именно поэтому мы помогаем ассистенту адаптироваться на новом месте, даем советы и рекомендации, как построить эффективный тандем с руководителем, что предложить и внедрить.
100% подобранных нами кандидатов благодаря системе наставничества успешно прошли испытательный срок, эффективно работают на интересных проектах. Ну и конечно, руководители ими довольны.
Этой услуги нет ни в одном кадровом агентстве. Наш опытный преподавательский состав заинтересован в том, чтобы каждый ученик был эффективен, успешен и приносил пользу бизнесу. Поэтому в ведение ассистента входит:
⁃ наставничество, ответы на вопросы
⁃ сбор обратной связи от руководителя и донесение до помощника
⁃ оптимизация работы помощника
— помощь руководителю в налаживании работы с ассистентом
Если у Вас никогда не было помощника или был, но работа с ним не была эффективной – эта опция невероятно полезна.
Мы поделимся отработанными механизмами создания эффективного тандема с помощником. Этот опыт сложился из работы с сотнями руководителей (от СБЕРа, ВШЭ, Росатома до владельцев малого бизнеса и блогеров-миллионников).
Вы не совершите грубые ошибки при работе с помощником, которые делали другие, потому что мы от этого Вас убережем.
У Вас на руках останутся наглядные памятки, которые позволят:
— грамотно ставить задачи помощнику, чтобы результат был предсказуем
— эффективно общаться с помощником
— получать удовольствие и пользу от работы с помощником!
Вы уже на верном пути, если хотите нанять обученного ассистента, который уже вложился в себя, свое развитие и свое обучение!
Оставляйте заявку на подбор на нашем сайте и начинайте работать с лучшими ассистентами России!
Источник: assistant-school.ru
Как найти бизнес-ассистента
Ваша компания стремительно развивается и вы уже не справляетесь со всеми делами? Тогда пришло время разгрузить себя и найти хорошего личного помощника.
В этой статье мы расскажем, кто такой бизнес-ассистент, зачем он нужен и как вам подобрать идеального сотрудника. Воспользуйтесь нашими советами и вы поймете, как найти ассистента в свой бизнес , который поможет улучшить и ускорить ваш рабочий процесс.
Что за птица этот гусь?
Кто же такой бизнес-ассистент и чем он отличается от секретаря? Если вы думаете, что личный помощник руководителя — это только принеси кофе, вызови такси и развлеки гостей, то вы глубоко ошибаетесь.
Бизнес-ассистент — это некий многорук и многоног, который берет на себя все ваши рутинные обязанности и контролирует работу компании. Проще говоря, это ваша правая рука, человек, который при необходимости может вас полностью заменить.
В его обязанности может входить все, что угодно, это зависит от ваших запросов и особенностей работы фирмы. В основном на плечи бизнес-ассистента ложатся следующие задачи:
- Управление графиком руководителя . Ваш помощник должен составлять ваш бизнес-календарь и помогать вам справиться со всеми делами.
- Проведение рабочих мероприятий. Ассистенту должно быть под силу не только организовать любые переговоры, но и при необходимости самостоятельно их провести.
- Работа с документами. Еще одна задача ассистента — оформление деловых бумаг. Однако чаще всего ведение документации полностью поручается секретарю, бизнес-ассистент только контролирует этот процесс.
- Поддержание деловых контактов. Пожалуй, это одна из самых важных обязанностей помощника руководителя. Он должен быть способен найти общий язык с любыми клиентами и партнерами, быть всегда доброжелательным и общительным.
- Работа заместителем. Ассистент должен уметь организовывать деятельность фирмы, контролировать сотрудников и самостоятельно решать любые бизнес-вопросы. Вы должны не бояться в случае необходимости оставить на него компанию.
Таким образом, в обязанности помощника руководителя в основном входит решение серьезных бизнес-задач, но при этом ассистент должен быть готов выполнять поручения личного характера.
Поэтому вы должны полностью доверять ему и быть уверенными в том, что он вас не подведет в любой ситуации.
Персональный ассистент — это робот?
Итак, вы хотите узнать, как найти идеального бизнес-ассистента . Перед тем как приступить к поискам, советуем определиться с обязанностями вашего нового сотрудника.
Вы должны четко понимать, что именно будет делать ассистент и на основе этого выделить основные качества вашего будущего помощника. Вот стандартный перечень требований к бизнес-ассистенту:
- Всегда быть на связи. Персональный помощник должен отвечать на ваши звонки в любое время суток, даже если у него выходной или он в отпуске. И тут не прокатит: я не слышал звонок, не успел подойти, телефон разрядился.
- Мыслить наперед. Бизнес-ассистент всегда на несколько шагов впереди, он знает, что после переговоров вы захотите кофе, а этого конфликтного клиента к вам лучше не подпускать. При этом вам не нужно говорить об этом помощнику, он должен сам предугадывать ваши поступки и желания.
- Отличаться многозадачностью. Если вы хотите нанять личного ассистента и меньше работать самому , то вам нужен сотрудник, готовый выполнять несколько дел одновременно. При этом он должен с легкостью решать нестандартные задачи и не ждать вашей похвалы.
- Быть коммуникабельным. Бизнес-ассистент всегда в хорошем расположении духа, он может поддержать любую беседу, пошутить и поднять настроение своему начальнику и коллегам.
Складывается впечатление, что бизнес-ассистент — это настоящий робот, не так ли? Он не грубит, не злится, не плачет, всегда готов выполнять поручения, и работать сутки напролет.
Не удивляйтесь, найти такого сотрудника можно, но все же советуем относиться к своему помощнику не только как к рабочей силе, но и как к человеку, которому тоже нужен отдых и время на восстановление сил.
Ты узнаешь его из тысячи…
С местом поиска сотрудников у руководителей компаний обычно не возникает сложностей, благо сейчас есть множество сайтов, где можно опубликовать вакансию.
Но как найти идеального персонального ассистента ? Для начала пообщайтесь с кандидатом, узнайте о его опыте работе, целях и навыках. Вопросы на собеседовании могут быть следующими:
- Какое у вас образование?
- Где вы работали до этого?
- Что вы хотите получить от этой должности?
- Готовы ли вы работать 24/7?
- Способны ли вы выполнять множество дел одновременно?
- Вы стрессоустойчивы?
- Как справляетесь со сложными ситуациями?
Чтобы понять, как работать с бизнес ассистентом и что от него ожидать, советуем не верить кандидату на слово. Проверьте его способности прямо на собеседовании. Уроните ручку или пролейте воду и посмотрите на реакцию кандидата.
Хороший сотрудник сразу же поможет вам. Предложите составить ассистенту текст делового письма, так вы сможете узнать о его грамотности и понять, насколько он быстро справляется с задачами.
Есть еще один отличный способ проверить внимательность сотрудника. Дайте кандидату в ваши помощники тест из 20 заданий и скажите, что его следует выполнить за 30 секунд.
В самом первом пункте укажите что нужно сделать только одно задание. Внимательный человек моментально вникнет и сможет быстро выполнить тест, другие расстроятся и скажут, что не успели.
Как найти умного и работоспособного ассистента думаем вам понятно, но как руководителю найти помощника , подходящего именно ему? Человек может быть идеальным кандидатом на эту должность, но лично вас он может раздражать.
Поэтому советуем проводить собеседования самостоятельно. Только во время очной беседы вы сможете понять, комфортно ли вам общаться с человеком, найдете ли вы общий язык. Доверяйте своей интуиции и помните, что вы выбираете себе заместителя, а не обычного секретаря.
Начинаете свой интернет-проект? Приглашаем на онлайн-встречу «Как собрать подписчиков и превратить их в деньги». Расскажем как создать актив в интернете который будет приносить вам стабильный доход уже через 100 дней. Регистрация здесь (клик).
ПОДЕЛИЛИСЬ
Похожие материалы
Как писать анонсы, которые продают ваши мероприятия
Как создать электронную книгу
- Видеокурсы
- Блог
- Вебинары
- Инструкции
- Чек-листы
- О проекте
- Поддержка
- Мой аккаунт
- Войти
- Вконтакте
- Инстаграм
- Youtube
- Telegram
- О проекте
- Оферта
- Правила оплаты
- Отказ от гарантий
- Политика приватности
- Служба заботы о клиентах
Источник: union-sp.ru