Как выбрать кассу для бизнеса

Онлайн-кассу должны установить почти все ИП и организации, которые продают товары или услуги. Поможем разобраться, какая касса подойдет вашему бизнесу. И что еще нужно купить и подключить, чтобы начать продавать.

Что вы узнаете

• Какие бывают онлайн‑кассы
• Как выбрать онлайн‑кассу для конкретной ситуации
• Что нужно сделать после покупки кассы

Какие бывают онлайн-кассы и как выбрать подходящую

Автономная касса

Напоминает калькулятор: есть простейший дисплей и клавиатура. Имеет встроенный принтер чеков.

Плюсы

• Работает до 16 часов без подзарядки;
• Работает при ‑20° С;
• Подходит для курьеров или торговли в киосках.

Минусы

• Минимальный набор функций (оформление продаж, печать чеков, внесение номенклатуры);
• Не работает с маркировкой и ЕГАИС;
• Для установки обновлений нужно обращаться в сервисный центр;
• Сложно заносить полное наименование товара;
• Для дополнительных операций нужно знать сочетание клавиш. Например, для применения скидки. Это отнимает время и требует от кассира дополнительных знаний.

Меркурий-185Ф
Самый популярный вариант. Работает при ‑20° С.
Работает только при плюсовой температуре, но заряжается от блока питания телефона или планшета.

Какую кассу выбрать для ИП? Советы предпринимателям

Смарт-терминал

Планшет на Android и касса в одном корпусе. Имеет сенсорный экран, можно подключить сканер, весы, банковский терминал.

Плюсы

• Компактный: есть модели размером со смартфон;
• Работает с маркированным товаром и ЕГАИС;
• Простой интерфейс, с которым разберется даже продавец без опыта;
• Легко добавлять товар в каталог, вводить наименование, вести складской учет и смотреть аналитику по точкам;
• Есть модели со встроенным эквайрингом;
• Автоматическое обновление.

Минусы

• Скорость печати ниже, чем у фискального регистратора;
• Нельзя одновременно работать в нескольких окнах;
• Дорогой и долгий ремонт.

Легкая, держит заряд до 48 ч, удобна для работы на выездах.
Размер — чуть больше смартфона, устойчивый корпус.

Фискальный регистратор

Это принтер чеков, который нужно подключать к компьютеру, ноутбуку или планшету. На устройство устанавливают кассовую программу, пробивают позиции, фискальный регистратор печатает чеки о продаже.

Плюсы

• Самая высокая скорость печати среди всех касс;
• На ПК можно установить любую кассовую и товароведческую программу;
• Можно подключить любое количество оборудования;
• Легко переключаться между программами и окнами;
• Низкая стоимость ремонта.

Минусы

• Комплект занимает много места;
• Не подходит для выездной работы;
• Продавцу нужно время, чтобы освоить кассовую программу.

Вики Принт 57Ф
Бюджетный вариант для заведений без очередей.
Высокая скорость печати, подойдет для интенсивных продаж.

Поможем выбрать терминал для конкретной ситуации

Работаете с маркировкой или ЕГАИС?

Автономная касса для продажи таких товаров точно не подойдет: не распознает коды маркировки, нельзя установить программу учета. Поэтому выбирайте между смарт‑терминалом и фискальным регистратором.

Аренда онлайн-кассы Тинькофф банк для ИП. Комиссия за торговый эквайринг для бизнеса

Чем касса для работы с маркировкой отличается от обычных:

• Поддерживает работу 2D‑сканера. Он нужен для того, чтобы считывать Data Matrix с маркированного товара. Подключается к кассе по USB.
• Добавляет в чек код товара. У каждой маркированной единицы код уникален, по закону он должен указываться в чеке.
• Через товароучетную программу продавец принимает маркированный товар, печатает коды, следит за его перемещением. Проверяет, отправляется ли информация о проданных товарах в систему маркировки. Например, в Честный знак.

Выбирайте фискальный регистратор, если продавцы работают на компьютере или планшете. Например, ищут товар в большом каталоге, подбирают по размеру комнат мебель и двери.

Для работы с маркировкой и ЕГАИС подойдет любой фискальный регистратор, так как основная работа зависит от кассовой программы.

Фискальный регистратор эконом-класса для организаций без очередей и со скромным бюджетом на автоматизацию.

Фискальный регистратор класса стандарт для организаций со средней проходимостью.

Фискальный регистратор премиум-класса для организаций с высокой проходимостью.

Если техники нет — покупайте смарт‑терминал. Посчитайте, сколько оборудования, помимо кассы и сканера, вам понадобится. Это может быть банковский терминал и торговые весы. Каждое устройство подключается к кассе по своему разъему. Поэтому выбирайте смарт‑терминал по количеству входов для дополнительного оборудования.

Недорогой смарт-терминал на Android, отличная замена автономной кассе для небольшого магазина.

Широко распространенный смарт-терминал для автоматизации торговых точек с небольшим и средним объемом продаж.

Стационарный смарт-терминал с большим экраном, подойдет для точек с высокой проходимостью.

Сколько продаж совершаете за час?

До 5

Для низкого потока покупателей не стоит брать большую дорогую кассу. Достаточно приобрести компактный терминал: он чуть больше смартфона, печатает чеки со средней скоростью.

Компактный и доступный смарт-терминал на Android.

Модель смарт-кассы для небольших магазинов. Касса не занимает много места, но при этом удобна для работы кассира.

Используется в качестве мобильного решения для курьерской доставки, торговли на выезде, в небольших магазинах и на рынках.

От 5 до 50

Если нет компьютера, выбирайте смарт‑терминалы, у которых экран расположен горизонтально, как у планшета.

Они удобнее, чем вертикальные терминалы: на экране видно больше товаров. Справа отображаются популярные позиции — они всегда под рукой, не нужно искать в каталоге.

Такие терминалы печатают чеки с высокой скоростью: из 2‑3 позиций — за 1 секунду. У касс есть автоотрезчик — он отрывает чеки вместо кассира.

Смарт-терминал на Android для торговой точки с большим потоком покупателей. Корпус кассы устойчив при интенсивной работе.

Стационарный смарт-терминал с большим экраном и чековой лентой обычной ширины 57 мм.

Стационарный смарт-терминал с рекордно большим экраном и широкой чековой лентой 80 мм.

Если продавец работает за компьютером, докупите фискальный регистратор, который печатает чек со скоростью 2‑3 позиции за секунду (как большинство стационарных терминалов).

Есть модели с автоотрезчиком и без него. Регистраторы без автоотреза стоят дешевле, но при его наличии чеки гарантированно будут выглядеть ровно, бумага при отрывании не порвется.

Фискальный регистратор эконом-класса для организаций без очередей и со скромным бюджетом на автоматизацию.

Касса работает на узкой ленте шириной 57 мм. Аппарат обладает невысокой стоимостью за счет использования гребенки для ручного отрыва чека.

Наличие ограничителя позволяет экономить, используя бюджетную чековую ленту в 44 мм.

Более 50 продаж за час

С таким потоком справится только фискальный регистратор, подключенный к ПК. Искать товары в меню с помощью мышки долго, читать мелкий шрифт с экрана компьютера — неудобно. Поэтому предлагаем заменить стационарный компьютер на кассовый — POS‑компьютер. И подключить к нему фискальный регистратор с высокой скоростью печати чека из 10 позиций за 1‑2 секунды.

POS-компьютер — это компьютер и монитор в одном корпусе. «Мозг», то есть компьютер, крепится на заднюю поверхность монитора и работает бесшумно. Продавец формирует заказ на экране касанием пальца, карандашом или картой.
Как выбрать POS-компьютер

Фискальный регистратор для организаций со средней и средне-высокой проходимостью точки продаж. Скорость 200 мм/с.

Фискальный регистратор для торговых точек с повышенной проходимостью. Скорость 300 мм/с.

Фискальный регистратор с фронтальной выдачей чека. Скорость 300 мм/с.

Хотите удаленно менять ценники, заносить в каталог новые товары?

Это можно делать на любой онлайн‑кассе, но нужно установить кассовую программу, которая объединяет складской учет, аналитику по продажам и позволяет удаленно работать с каталогом.

Некоторые производители касс предлагают установить для каждой такой функции свое приложение. Часто они платные. Это неудобно: нужно переключаться между приложениями, чтобы настроить скидки или посмотреть остатки по товарам.

В кассовой программе «СБИС Розница» все в одном окне: продажи, аналитика, складской и бухгалтерский учеты. Легко работать с любого устройства: стационарного ПК, онлайн‑кассы или телефона. С помощью СБИС можно не останавливать продажи, если отключили интернет. Как только связь восстановится, СБИС передаст данные о продажах в налоговую.

Информацию о всех точках продаж можно смотреть даже со смартфона через приложение «СБИС Бизнес». Поэтому контролировать продажи легко даже из дома или другого города.

Больше узнать о программе «СБИС Розница»

Торгуете на улице?

Если да, то обратите внимание на температуру эксплуатации кассы. Самые надежные для работы в мороз — автономные кассы. Некоторые модели могут работать даже при ‑20° С: у таких касс нет сенсорного экрана, а он плохо реагирует на касания при низкой температуре. Автономка работает без подзарядки до 16 часов.

Если торгуете при температуре не ниже 0° С, выбирайте мобильный смарт‑терминал. Он легкий, помещается в руке, работает без подзарядки до 48 часов. Есть модели со встроенным эквайрингом: для оплаты покупатель прикладывает карту или смартфон прямо к кассе. Отдельно нужно подключать банковский терминал. Подключается к интернету через Wi‑Fi или 3G‑модем.

Компактный мобильный смарт-терминал, работает без подзарядки до 48 часов.

Компактный мобильный смарт-терминал, работает без подзарядки 10‑14 часов.

Одна из популярных моделей автономных касс. Работает без дополнительной защиты до ‑20° С.

Есть доставка или выездные сотрудники?

Самый бюджетный вариант — это смартфон сотрудника на Android и мобильный фискальный регистратор. На смартфон устанавливают приложение «СБИС Касса» и принимают безналичную оплату по QR‑коду без банковского оборудования. Фискальный регистратор подключается к телефону по Bluetooth, Wi‑Fi или USB и работает без подзарядки до 12 часов.

Чтобы не использовать два устройства для оплаты, советуем купить кассу «все в одном» — смарт‑терминал со встроенным эквайрингом. Принимает банковские карты любого типа, в том числе мобильную оплату с NFC. Для работы нужно установить приложение «СБИС Касса».

Если клиенту достаточно электронного чека, можно вообще не возить с собой оборудование. Достаточно смартфона на Android и онлайн‑кассы, которая находится в офисе. Курьер оформляет продажу с телефона, СБИС регистрирует ее на кассе в заведении, а клиенту на почту или по смс приходит электронный чек.

Источник: sbis.ru

Как выбрать онлайн-кассу в 2022 году

В Госреестре ККТ становится все больше моделей касс и фискальных регистраторов: на начало 2022 года — почти 200 вариантов, есть из чего выбирать. Мы подготовили навигатор по онлайн-кассам и сопутствующей технике, чтобы помочь сориентироваться новичкам.

Основные элементы онлайн-кассы

Онлайн-касса — это мини-компьютер с набором встроенных или подключаемых периферийных устройств. От этого набора зависят характеристики кассы. Фискальный накопитель. Главный элемент любой кассы — фискальный накопитель (ФН). Это запоминающее устройство, которое фиксирует все операции на кассе и отправляет их оператору фискальных данных, откуда они уходят в налоговую.

Отдаленным аналогом этого прибора можно считать «черный ящик», бортовой самописец на воздушных судах: фискальный накопитель тоже опломбирован и недоступен для оператора онлайн-кассы. Фискальный накопитель получает регистрационный номер при регистрации кассы ФНС, а еще у него есть срок действия: 13, 15 или 36 месяцев. Незарегистрированное устройство без номера или просроченный накопитель недействительны, а работа с накопителем, который не соответствует виду предпринимательской деятельности, может караться штрафом. Некоторые модели онлайн-касс продаются без встроенного ФН, и тогда его придется купить отдельно: стоимость зависит от срока действия и варьируется в пределах 6-12 тыс. рублей.

Важно! Не путайте фискальный накопитель с фискальным регистратором. Регистратор — отдельное устройство, которое может заменить онлайн-кассу: оно состоит из фискального накопителя и принтера чеков. Его подключают к компьютеру или смартфону с кассовой программой.

• дисплей: массивные кассы оснащены цветным сенсорным экраном с удобным управлением, на мини-кассах придется всматриваться в символы на монохромном дисплее;
• клавиатура: правда на некоторых моделях кассир управляет устройством через сенсорный экран;
• мини-принтер чеков: нужно будет научиться заменять бумажную ленту для чеков;
• банковский терминал: устройство для приема оплаты с пластиковых карт и смартфонов, оно печатает отдельные банковские чеки — слипы, которые не заменяют чеки кассовые;
• аккумулятор и порты для подключения к электросети: некоторые кассы могут работать в автономном режиме до 48 часов;
• слоты для интернет-подключения: порты для кабельного подключения, слот для сим-карты, элементы для Bluetooth и Wi-Fi-подключения;
• дополнительные устройства: сканер штрих-кодов, весы, выносная мини-клавиатура для ввода пин-кодов.

А еще онлайн-кассе нужна прошивка — кассовая программа, которая будет отправлять чеки оператору фискальных данных, включать и выключать кассу. Программы бывают элементарные низкоуровневые и высокоуровневые — с удобным управлением, аналитикой и товарным учетом.

Критерии выбора онлайн-кассы

Чтобы упорядочить все технологическое разнообразие, онлайн-кассы можно поделить по двум самым важным критериям: мобильность/автономность и функциональность. Выбирайте исходя из того, какой показатель важнее всего для вашей работы. Скажем, курьеру важен надежный аккумулятор и подключение к сети через разные каналы, чтобы наверняка. А магазину с большой проходимостью — скорость обработки операций и печати чеков, чтобы не создавать очереди.

Критерий автономности

Сможет ли ваше высокотехнологичное устройство продолжать работу без электричества и кабельного интернета? В городском магазине это почти ЧП, но именно так ежедневно работают продавцы на рынке, в киосках или таежных сельпо и курьеры, которые приезжают по вызову в самые странные места — от гаража до пляжа.

К автономным кассам можно отнести портативные кнопочные, смарт-терминалы и фискальные регистраторы (не путать с фискальными накопителями! — мы уже предупреждали).

Портативные кнопочные кассы — это первое поколение онлайн-касс с беспроводным подключением к интернету (но могут цепляться и к кабелю). Имеют клавиатуру классического вида, встроенный микро-принтер, черно-белый ЖК-экранчик и питаются от аккумуляторов. Это самое дешевое и простое в эксплуатации и обучении кассиров устройство, его дешевизна и пользовательская простота часто перекрывает все неудобства и ограничения.

К неудобствам относится низкая скорость печати чеков, иногда заставляющая нетерпеливых клиентов стучать пальцами по столу, и небольшой объем оперативной памяти: кассиру придется вместо кассы держать в уме коды товаров, а если их слишком много — записывать и держать перед глазами. Кроме того, часто «вшитый» софт неудобен и не обновляется, так что если бизнес вырастет или изменится, такое устройство скорее всего придется просто выкинуть. Зато такая касса будет печатать чеки, даже если связи нет совсем: отложенная информация просто подождет «коннекта» в буфере накопителя.

Смарт-терминал. Проще говоря, это смартфон, «сросшийся» с портативной кассой. От смартфона он унаследовал сенсорный экран и операционную систему, которая позволяет своевременно обновлять ПО. Важное преимущество — визуальный интерфейс: оператор видит товары на экране и может выбрать нужный одним движением пальца. Кроме того, смарт-терминалу достаточно мобильного интернета или Wi-Fi, а еще он может довольно долго работать на аккумуляторе.

Фискальный регистратор – это принтер чеков со встроенным фискальным накопителем (или фискальный накопитель со встроенным принтером). Внешне выглядит как коробочка с отсеком для кассовой ленты, которая подключается к ноутбуку или планшету с установленной кассовой программой. Такой тандем становится полноценной портативной кассой, напоминая в работе смарт-терминал. Возможно, это самое портативное и элегантное решение из всех, а также самое дешевое в обслуживании, ведь в таком тандеме скорее всего сломается или выйдет из строя только одно устройство из пары.

У всех портативных касс есть один общий недостаток: низкая скорость печати чеков на узкой ленте. Кроме того, такие кассы не подойдут для работы с алкоголем (система ЕГАИС) или маркированными товарами из-за отсутствия сканеров. Зато некоторые модели автономных касс дополнены банковскими терминалами внутри того же корпуса и умеют принимать безналичную оплату с карт и смартфонов.

Критерий функциональности

Если же вам важна скорость работы, то придется выбирать более функциональные устройства, которые быстро обрабатывают операции, быстро печатают чеки, а еще помогают кассиру легко вводить в кассу данные о покупках — с помощью сканера штрих-кодов и весов.

К стационарным онлайн-кассам относятся все контрольно-кассовые устройства, которые нельзя унести с собой. Они предпочитают подключение к проводному интернету и электрической розетке. Кроме этих требований между ними может не быть ничего общего. А функциональность кассы будет зависеть от кассовой программы и набора периферийных устройств.

Вот базовые и специальные возможности, которые могут быть у стационарной кассы:

• создание карточек на новые товары;
• редактирование информации и цен на уже созданных карточках;
• добавление позиции в чек;
• работа с маркированными товарами;
• марочный учет в ЕГАИС;
• создание алкодекларации;
• выравнивание остатков;
• автоматизация приемки.

Важно! Для работы с алкоголем требуется сканер штрих-кода и постоянное соединение с интернетом, и это может обеспечить только стационарная касса.

А еще кассовые программы стационарных касс помогают вести товарный и бухгалтерский учет в компании:

• интеграция с товароучетными и бухгалтерскими программами, обмен документами между ними;
• учет остатков;
• учет работы сотрудников;
• аналитические отчеты и прогнозы продаж.

Эти функции обеспечиваются не «железом», а софтом, поэтому для их обеспечения нужна касса с собственной операционной системой, приближенная по функционалу к персональному компьютеру.

Есть у стационарных касс и дополнительные функции для облегчения работы с клиентом, если дополнить их необходимым оборудованием:

• выносной банковский терминал для приема оплаты с карт и смартфонов;
• весы для взвешивания продуктов;
• сканер штрих-кодов для быстрой регистрации покупок;
• печать этикеток;
• автоматизированный денежный ящик для наличных;
• доставка товаров к кассовому терминалу при помощи конвейерной ленты.

Важно! банковский терминал относится к периферии, которая чаще всего покупается или арендуется у банка, с которым заключается договор об эквайринге.

Выбор онлайн-кассы

Шаг 1. Путь к покупке оптимальной онлайн-кассы начинается с создания списка, в который вы внесете необходимые вам функции.

Закройте глаза и ярко представьте себе работу кассира. Можете даже мысленно занять его место, а потом место клиента. Как будет организована работа на вашей кассе? Что умеет ваш кассир? Это профессионал со стажем работы на разных устройствах или студент-гуманитарий на подработке? Владеет ли кассир русским языком на случай возникших затруднений?

Есть ли у вас администратор кассового зала? А программист или системный администратор, чтобы вносить изменения в настройки ПО и устранять несовместимости и «глюки»? А сами вы в этих программах что-нибудь понимаете?

А клиент? Готов ли он топтаться у кассы десять минут в ожидании устойчивой связи и печати чека ради получения своих бургера и колы? Или мгновенно возникнет двадцатиметровая очередь? В этой дыре вообще платят картами или у людей есть только наличные? Нужна ли клиенту лента для выгрузки товара или он весь поместится на прилавке у кассы? Куда клиент понесет бутылку вина?

А промаркированную шубу? Наконец, будет ли ваш курьер в Якутске или Апатитах елозить рукой в варежке по сенсорному экрану смарт-терминала в -45 с ветром или лучше заставить ваших клиентов производить предоплату на сайте заказа, а самому оплачивать подписку на виртуальную онлайн-кассу?

Шаг 2. После этого изучите самостоятельно рынок контрольно-кассовой техники, пока не найдете устройство, которое по функционалу пересекается с вашим списком по максимальному числу пунктов. Это не самый короткий путь, но неизбежный, если вы хотите сами во всем разобраться и контролировать процесс.

Другой вариант — обратиться за консультацией в организации, которые продают или сдают в аренду онлайн-кассы. Так вы разберетесь в вопросе с помощью специалистов, сделаете выбор и подключите не только технику, но и сопутствующие услуги.
Это можно сделать в организациях трех типов:

Покупка кассы и банковского терминала в банке. В финансовых организациях можно купить, арендовать и сразу подключить кассу или терминал. Это ставит вас в некоторую зависимость от банка, особенно в случае аренды оборудования: если захотите сменить банк, придется возвращать кассу, покупать новый фискальный накопитель и подключаться в новой организации. К тому же в банках обычно выбор моделей не очень большой.

Покупка у производителя или посредника. В магазине касс или Центре технического обслуживания, который параллельно продает и сдает в аренду кассы, у вас будет хороший выбор моделей и комфортные цены. А еще вас проконсультируют самым подробным образом и предложат техобслуживание. Но уточните заранее у банка, с которым планируете сотрудничать, подключает ли он «чужое» оборудование.

Покупка у ОФД или разработчика товароучетного сервиса. Такие организации предлагают готовые наборы касс, дополнительного оборудования, кассовых программ и другого софта. Здесь можно и получить консультацию, и собрать свой набор техники и ПО. Заранее поиснтересуйтесь, если бизнес вырастет, помогут ли вам «апгрейдить» этот набор.

Важно! Большинство дорогих онлайн-касс позиционируются как «готовые решения». Покупая кассу, вы покупаете бренд и идеологию производителя вместе с подпиской на платные услуги. Вход здесь рубль, а выход (точнее, переход на нового поставщика) – два. Поэтому не покупайте «кота в мешке», изучите его во всех подробностях.

Особенно внимательно разберитесь с софтом, потому что программная несовместимость между кассой, периферийным оборудованием, бухгалтерией и товароучетной системой — это проблема.

Шаг 3. Наконец, изучите договор о техническом обслуживании. В него должны входить услуги по настройке и регистрации кассы, регулярные работы вроде чистки и диагностики, срочный ремонт, возможность модернизации техники. Проверьте, есть ли пункт о предоставлении подменной кассы на время починки сломавшейся. Все это поможет избежать остановки продаж и штрафов в случае поломки. И приготовьте деньги — кстати, скорее всего, при покупке онлайн-кассы оплачивать заказ вы будете не в кассе, а банковским переводом.

А чтобы упростить работу бухгалтеру, настройте передачу отчетов из касс в онлайн-бухгалтерию. Веб-сервис Контур.Бухгалтерия умеет принимать отчеты из касс и интегрируется с товароучетной системой. В нем легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет, контролировать финансы через управленческие отчеты. Все новички могут тестировать Бухгалтерию бесплатно 14 дней.

Источник: www.b-kontur.ru

Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать?

В соответствии с законом №54-ФЗ большинство предпринимателей и компаний обязаны отправлять фискальные чеки в налоговую и покупателям. Для этого необходима онлайн-касса. В этой статье мы расскажем, что такое онлайн-касса, какую онлайн-кассу выбрать и как с ней работать.

Что такое онлайн-касса

Как видно из названия, онлайн-касса отличается от аппаратов старого образца подключением к интернету. Если в старых кассовых машинах данные записывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, то теперь такие устройства уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель.

По сути это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. Фискальные накопители различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизными товарами и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев. Для упрощённых налоговых режимов, а также организаций, оказывающих услуги, используют накопители сроком 36 месяцев.

Как работает онлайн-касса?

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

1. Покупатель приобретает товар или услугу и платит за него наличными, картой или онлайн.
2. Данные для формирования чека вносятся в кассу — например, путём сканирования штрихкода или вручную кассиром. Сюда входит наименование товара или услуги, количество, цена, сумма, уплаченная покупателем. Информация о продавце уже есть в онлайн-кассе, поскольку её вносят при регистрации ККТ.
3. Касса формирует фискальный чек. Информация об операции передаётся в фискальный накопитель, который заверяет её. Уже заверенный чек распечатывается для покупателя.
4. Данные с ККТ передаются оператору фискальных данных, который в ответ сообщает о получении чека.
5. ОФД обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую.
6. Покупателю отправляют электронную версию чека — по желанию, если он уже получил бумажный чек, или в обязательном порядке при расчётах онлайн, когда бумажный чек не выдаётся.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись. Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени. В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Какие бывают онлайн-кассы?

Чтобы понять, какую лучше купить онлайн-кассу, разберём три основных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством транзакций и ассортиментом товаров будет целесообразно выбрать онлайн-кассу такого типа — она обойдётся в скромную сумму от 6 до 20 тысяч рублей.

Пример бюджетной кнопочной кассы, представленной на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. Поскольку вам нужно два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево. Но если компьютер уже есть, а чеки вам обязательно нужно печатать, выберите онлайн-кассу этого типа.

Пример фискального регистратора, представленного на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется фискальный накопитель, а нередко и принтер чеков. К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов. К ПК их подключать не нужно, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Пример смарт-терминала, представленного на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие полезные фичи. Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко выбирают онлайн-кассу такого типа. Более того, формат «всё в одном» удобен для курьеров, таксистов и так далее.

Как выбрать онлайн-кассу?

Для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.

1. Касса будет располагаться в одном месте или её нужно постоянно перемещать? От этого зависит выбор моделей с подключением к сети или без, массивных стационарных или лёгких мобильных касс, автономных или с подключением к ПК. Кассир супермаркета и курьер, доставляющий пиццу, будут использовать две разные модели.
2. Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, подойдёт смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
3. Работаете ли вы с маркированным товаром? У ряда производителей для этого нужен дополнительный функционал.
4. Нужен ли вам товароучёт? Если ассортимент большой, выбирайте кассы, которые легко интегрируются с товароучётными программами.
5. Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только онлайн, достаточно ККТ, формирующей онлайн-чеки, печать не обязательна.
6. Нужно ли подключать дополнительное оборудование: сканер штрих-кодов, терминал для приёма карт, электронные весы и так далее.
7. Нужна ли вам интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей касс она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
8. Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года закончатся все отсрочки и онлайн-кассы станут обязательны для подавляющего большинства предпринимателей. Однако, исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:

Бизнесы, продающие мелкие изделия (например, жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы.

Организации и ИП, которые:
продают журналы и газеты;

Кроме того, онлайн-кассы не должны применяться кредитными организациями, юридическими лицами при безналичных расчётах друг с другом, организациями, которые реализуют полномочия органов власти. В перечень исключений так же попадают компании и ИП, предоставляющие в аренду жильё и машиноместа, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.

Полный перечень размещён в соответствующей статье закона.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы должны пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьёй 14.5 КоАП.

За каждую транзакцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

• на должностное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 тысяч рублей,
• на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся неверно указанные признаки расчёта или реквизиты, использование незарегистрированной кассы. Штраф для ИП или должностного лица составит 1,5 – 3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.

Как пользоваться онлайн-кассой?

Прежде чем начать работу вам предстоит:

1. Купить или арендовать саму ККТ.
2. Купить фискальный накопитель.
3. Заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его сайте.
4. Зарегистрировать фискальный накопитель в ФНС. Это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой. Вам нужно будет сформировать заявление на регистрацию в разделе Контрольно-кассовая техника, а затем подписать его квалифицированной электронной подписью, интегрированной с вашим личным кабинетом. После рассмотрения заявления налоговая пришлёт вам регистрационный номер кассы.
5. Настроить и активировать кассу. К любой ККТ прилагается инструкция, по которой вы вбиваете в аппарат регистрационный номер, полученный в налоговой. Затем формируете отчёт о регистрации.
6. Завершить регистрацию на сайте ФНС. В уже знакомом разделе личного кабинета нажмите кнопку «Завершить регистрацию», а затем введите фискальный признак из отчёта, который вы сформировали на предыдущем шаге. Итогом станет карточка онлайн-кассы, которую ФНС предоставит в течение нескольких дней. Как только вы её получите, можете спокойно работать с онлайн-кассой.

Многие производители и поставщики касс предлагают пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы в налоговой, заключение договора с ОФД и другие организационные моменты. Например, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск электронной подписи. От вас потребуется только заполнить анкету — всё остальное сделает поставщик услуги.

Перейдём непосредственно к работе с онлайн-кассой. Её обычно поручают сотруднику, знающему кассовое ПО и несущему материальную ответственность (многие предприниматели при трудоустройстве таких работников заключают соответствующий договор). Все, кто работает с ККТ, должны ознакомиться с инструкцией и понимать, что нельзя вмешиваться в работу кассы, нарушать целостность её корпуса и так далее.

Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Перед этим нужно проверить работспособность кассы и всего подключенного к ней оборудования, а также соединение с интернетом. Отчёт о начале смены будет отправлен в ОФД и далее в налоговую.

Чек обязательно должен быть сформирован при следующих операциях:

• продажа,
• внесение аванса или предоплаты,
• возврат,
• продажа в кредит или рассрочку,
• корректировки — если при первоначальном продаже неверно указаны сумма, наименование или другие признаки расчёта.

Этим операциям соответствуют 4 основных признака расчёта:

1. Приход — получение денег за продажу товара или услуги клиенту
2. Возврат прихода — если клиент, например, вернул товар ненадлежащего качества и получил уплаченную сумму обратно.
3. Расход — когда вы приобретаете что-то у клиентов. Скажем, принимаете товары на реализацию.
4. Возврат расхода — клиент возвращает себе переданный вам товар, а вам возмещает уплаченные деньги.

Если операцию провели без онлайн-кассы либо она по какой-то причине вышла из строя/отключилась от электропитания или интернета, применяются чеки коррекции. Там указывается один из двух признаков — приход (для недостачи) или расход (в случае обнаружения излишков). К такому чеку обычно прилагают пояснительную записку с указанием причин коррекции на случай налоговой проверки.

Не позднее, чем через 24 часа после открытия, кассовую смену необходимо закрыть. После этого формируется отчёт о закрытии смены и приходный кассовый ордер.

Резюме

В 2021 году большинство хозяйствующих субъектов должны формировать фискальные чеки с помощью онлайн-касс.

В отличие от ККТ старого образца онлайн-кассы подключены к интернету, в них есть фискальный накопитель, который шифрует фискальные данные и передаёт их через ОФД в налоговую. ФНС получает данные о расчётах в реальном времени, что сокращает количество налоговых проверок. Неиспользование ККТ или указание неверных реквизитов карается штрафами — как для должностных лиц, так и для организаций. Повторные нарушения чреваты приостановлением деятельности.

Выделяют три основных типа онлайн-касс:

• автономные кнопочные, которые ввиду дешевизны хороши для микробизнеса,
• фискальные регистраторы, которые подключаются к компьютеру или планшету, чтобы формировать и печатать чеки,
• смарт-терминалы, включающие в себя и компьютер с кассовым ПО, и фискальный регистратор и устройство для печати чеков.

Чтобы начать формировать фискальные чеки в соответствии с 54-ФЗ, нужна сама онлайн-касса, фискальный накопитель и договор с ОФД. Для заключения такого договора, а также для регистрации ККТ в налоговой вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет времени самостоятельно проходить все этапы подключения, можно воспользоваться одним из комплексных решений.

Для работы с онлайн-кассой требуется сотрудник, знакомый с кассовым ПО и инструкцией по эксплуатации конкретной ККТ. Работа начинается с открытия кассовой смены и заканчивается её закрытием с составлением приходного кассового ордера.

Источник: yookassa.ru