В современных условиях надежное программное обеспечение — важная часть рабочего процесса. У многих команд нет возможности регулярно вести работу в полном составе из офиса: все этапы работы от обсуждения и планирования до финальных правок и доработок происходят на расстоянии. Важно, чтобы не подвело не только оборудование, но и программы.
В этой статье мы сосредоточились на тех сложностях, с которыми может столкнуться бизнес в своей рабочей среде, а также продумали, какие новые программные продукты помогут справиться с этим затруднениями.
Удобная корпоративная почта — Microsoft Exchange Online
В долгосрочной перспективе бесплатные почтовые сервисы могут нести в себе массу уязвимостей и неудобств. При использовании таких сервисов не исключены спам-письма и вирусные атаки. С каждым годом компании все больше вкладываются в безопасность, но уязвимости все равно есть — всего одна успешная атака может привести к необратимым последствиям.
Второй важный недостаток — далеко не все бесплатные почтовые сервисы могут встроиться в единую экосистему планирования времени. В современных условиях распределенной команде как никогда важно понимать расписание друг друга, уметь управлять рабочим временем и оставаться в едином рабочем потоке.
Как выбрать программное обеспечение для бизнеса?
Еще одним решением для коммуникации внутри компании является собственный почтовый сервер, но и он не лишен недостатков. Используя почтовый сервер, вы ограничены в размере хранения как для всей компании, так и для отдельных личных ящиков. Для расширения требуется покупка новых накопителей. Также затруднения вызывает удаленный доступ к почте, из-за которых удаленные сотрудники сталкиваются с трудностями. Как и любое другое оборудование, почтовый сервер не защищен от перебоев и неполадок: перебои с электричеством или выход компонентов из строя может закрыть доступ к почте на несколько часов или привести к потере данных.
Если ваша компания регулярно сталкивается с такими проблемами, как альтернативу можно рассмотреть корпоративную электронную почту в Microsoft Exchange Online.
Ящики от Microsoft защищены от взлома, вирусов и спама. Подписка безотказно работает, имеет встроенный поиск и общую базу адресов. Отдельный ящик позволяет хранит по 100 гигабайт переписки и файлов.
Microsoft Exchange Online способствует продуктивной работе распределенной команды: сотрудники могут работать за пределами офиса с компьютеров и мобильных устройств. Тайм-менеджмент также внедрен в экосистему — через общие календари можно планировать созвоны и совместные проекты, ставить дедлайны. Еще одно преимущество: руководство наглядно видит прогресс работы над проектами, понимает, на что уходят ресурсы. Вся переписка сохраняется и может использовать при необходимости.
Переход на почту на корпоративную почту на Microsoft не останавливает рабочий процесс — все новые решения можно внедрить всего за неделю.
— Microsoft Exchange Online: План 1 — весь функционал ПО с почтовым ящиком до 50 гигабайт для каждого пользователя.Мы можете приобрести месячную подписку в одноязычной версии в двух вариантах:
— Microsoft Exchange Online: План 2 — расширенный функционал с неограниченным хранилищем, размещенной голосовой почтой и дополнительной защитой от потери данных.
Стабильная работа с документами и таблицами — Microsoft Office 365
У традиционного офисного пакета от Microsoft много бесплатных конкурентов — LibreOffice, OpenOffice, офисные продукты от Google.
Тем не менее, ни одно из перечисленных решений не может полностью заменить Excel и Word: программное обеспечение с открытым кодом не имеет кроссплатформенной инфраструктуры (не поддерживают работу со смартфонов и планшетов, а также не работают с Apple), а продукты для работы в браузере не справляются с объемными таблицами и документами.
В офисный пакет входят самые новые версии Excel, Word, Outlook, PowerPoint и Access. Дополнительно каждому пользователю предоставляется 1 терабайт облачного хранения в OneDrive — сохраненные в облаке файлы надежно хранятся и доступны с любых устройств.
Современный офис от Microsoft работает по новой схеме — ПО не приобретается на долгий срок, а предоставляется по месячной подписке. Это удобно для компаний с гибким штатом: нанимая новых сотрудников или завершая работу с текущими, вы можете оплачивать ровно столько лицензий, сколько нужно в данный момент.
Все лицензии предоставляются в одноязычной версии. Язык вы выбираете при установке. Можно выбрать из трех вариантов:
— Microsoft Office 365: корпоративный E1 — электронная почта, хранение и совместное использование файлов, Office для Интернета, собрания, мгновенные сообщения и многое другое.
— Microsoft Office 365: корпоративный E3 — все содержимое предыдущего пакета, а также средства обеспечения безопасности и соответствия требованиям.
— Microsoft Office 365: корпоративный E5 — все содержимое предыдущего пакета, а также расширенные средства безопасности, аналитики и голосовой связи.
Комфортная работа с PDF — ABBYY FineReader
Инструкции, брошюры, презентации, книги, копии отсканированных документов — в PDF удобно передавать и использовать все файлы, в которых важна неизменная верстка текста и правильное отображение всех визуальных элементов. С наступлением удаленной работу у PDF появилось еще одно важное применение: с их помощью можно удаленно подписать документы как от руки с помощью тачпада или стилуса, так и посредством цифровой подписи.
Удобную работу во всех этих случаях обеспечивает ABBYY FineReader 15 в двух русскоязычных версиях: Business и Corporate .
В ABBYY FineReader 15 удобно реализованы защита и рецензирование: к документам можно добавлять водяные знаки, вносить комментарии, скрывать конфиденциальную информацию и устанавливать пароли на открытие файла.
В качестве вспомогательной программы можно рассмотреть ABBYY Comparator — инструмент для сравнения двух версий документа в различных форматах.
С помощью ABBYY Comparator можно проверить статью перед публикацией или договор перед подписанием: сравнить старую версию с новой и уточнить, были ли внесены исправления.
Чтобы внедрение нового ПО проходило быстрее, компания выпускает бесплатные материалы, которые помогут сориентироваться:
Источник: dzen.ru
Как выбрать программное обеспечение для бизнеса и не прогадать?
Каждый хочет подобрать для своего бизнеса правильное программное обеспечение, которое бы было способно решать все необходимые задачи. Однако, сделать это из-за обилия вариантов, представленных на рынке, довольно сложно. Тратиться на каждый продукт, чтобы протестировать его, попросту невозможно.
Поэтому нужно искать другой вариант. Компания 1С нашла такой способ! Демо 1С – это прекрасный вариант для того, чтобы подобрать для себя идеальное программное обеспечение, которое соответствовало бы конкретному виду деятельности и конкретному предприятию. Это бесплатная демонстрационная версия, с помощью которой клиенты смогут оценить все возможности предлагаемой конфигурации и понять, соответствует ли она потребностям организации или нужен иной вариант. Как известно, бизнес-процессы у всех разные, а значит и конфигурации тоже потребуются разные.
Какие варианты можно выбрать?
1С предлагает множество различных вариантов для бизнеса. Самыми востребованными среди них являются:
- 1C:Бухгалтерия 8. Данная программа предназначена для того, чтобы автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет на предприятии. Она позволит вносить в базу все сведения по финансовой деятельности компании, заниматься составлением отчетов, а также формировать документацию, предназначенную для налоговых органов.
- 1C:Бухгалтерия 8 СПЕЦ/КОРП. Данное решение было создано 1С для того, чтобы обеспечить автоматизацию бухгалтерского учета в крупных компаниях и специализированных предприятиях. Имеются расширенные возможности для установления настроек, а также для обеспечения интеграции с другими системами.
- 1С:Комплексная Автоматизация. Решение разработано для реализации управления бизнес-процессами на предприятии. Сюда включены такие операции, как: заработная плата, кадры, учет, включая складской, CRM и иные модули. Программное обеспечение позволит оптимизировать работу компании и существенно повысит степень ее эффективности.
- 1С:Управление нашей фирмой. Это решение разработано для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы средних и небольших компаний. С его помощью можно осуществлять управление складами, продажами, финансами, закупками и принимать актуальные решения на базе анализа данных.
Однако, это далеко не весь перечень конфигураций, демо-доступ к которым можно получить.
Как воспользоваться демо-версией 1С?
Все очень просто, для этого потребуется сделать следующее:
- Выбрать подходящий продукт на сайте.
- Запросить демо-версию, нажав на кнопку «Запустить демо».
- Появится окошко регистрации.
- Понадобится заполнить появившуюся форму. Для этого надо указать: ФИО, телефон и электронную почту.
Важно! Указывать следует реальные сведения, потому что в противном случае менеджер не сможет связаться с клиентом и заявка не будет обработана, а значит и протестировать продукт не получится.
После того, как консультант свяжется для уточнения некоторых данных, на почту придет письмо, содержащее инструкции. Следуя подсказкам, нужно будет установить демо-вариант и оценить возможность его использования для конкретного бизнеса.
Какими возможностями удастся воспользоваться?
Будут доступны все основные функции продукта. Их можно будет протестировать на практике и понять, подходит ли данная конфигурация для конкретного бизнеса или требуется что-то еще. В демо-варианте можно создавать документы и редактировать их, проводить анализ данных, а также осуществлять управление бизнес-процессами.
Как купить полную комплектацию?
После того, как пробный период закончится, можно будет выбрать любой тариф, который устраивает клиента по стоимости и по функционалу. Варианты есть разные, например, от 2 до 10 рабочих мест, с 1-10 доступными базами, с 2-5 сеансами. При этом размер базы данных предоставляется в основном без ограничений, но все же некоторые варианты здесь имеются. За дополнительную плату всегда можно подключить новых пользователей и дополнительные сеансы.
Клиентская поддержка готова ответить на любые возникшие вопросы 24 на 7. Таким образом, выбирая 1С, вы выбираете качественный и многофункциональный вариант для бизнеса.
Источник: list-name.ru
Выбор программного обеспечения: как выбрать лучшие приложения для вашего бизнеса
Вы хотите использовать лучшее программное обеспечение для своей работы — все хотят. Будь вы повар или веб-дизайнер, хорошо сделанные инструменты делают вашу работу более эффективной и приносят больше удовольствия. Но как выбрать лучшее программное обеспечение — и как вообще определить, что такое «лучшее»?
Существует больше приложений для электронной почты, CRM и управления проектами, чем вы могли бы протестировать самостоятельно. Спросите своих друзей и коллег, и каждый из них порекомендует свой инструмент. Если вам нужен молоток, найти хороший инструмент довольно легко.
Но программное обеспечение более субъективно: лучший инструмент для вас может оказаться не самым лучшим для кого-то другого. Как же сегодня лучшие компании выбирают свой стек программного обеспечения? Как основатель Stacklist, я и моя команда опросили сотни предпринимателей, чтобы узнать больше о том, что заставляет их стартапы работать. Вот десять вещей, которые мы узнали от них о том, как они выбирают программное обеспечение и используют его, чтобы помочь своим командам работать более эффективно.
₽ 0.00 – ₽ 499.00
Содержание скрыть
Сосредоточьтесь на своем бизнесе
Запуская компанию, просто начните двигаться. Инструменты могут отвлекать, и они могут подождать; вашим главным приоритетом должно быть создание, продажа и продвижение вашего основного продукта.
Это самый важный совет, который мы слышали от основателей. «Если вы занимаетесь продажей чего-либо, то вы должны начать это продавать», — говорит основатель Upraised Learning Алекс Вайнберг. «Не тратьте слишком много времени на ожидание, чтобы создать идеальную инфраструктуру. Просто продавайте». Очень важно ограничить отвлекающие факторы, когда вы начинаете работать, и хотя программное обеспечение может быть ценным инструментом, оно также может отвлекать. «Существует так много инструментов, что самое сложное — управлять ими всеми», — говорит основательница GoKid Софи Ковен. «Хорошо иметь инструменты, но иногда мы сталкиваемся с проблемой «ползучести функций», когда используем слишком много вещей». Пытаясь бороться с этим «ползучим» развитием, команда BarterSugar сосредоточилась на узкой, но мощной группе инструментов. «Мы стараемся использовать как можно больше интеграций Gmail и инструментов на централизованных платформах, чтобы не отвлекаться на множество различных платформ», — говорит генеральный директор Лейла Табатабаи.
Вывод: Приложения — это всего лишь инструменты, помогающие вам выполнять работу. Старайтесь довольствоваться тем, что у вас есть, как можно дольше, и приобретайте новые приложения только тогда, когда они вам действительно нужны.
Проанализируйте свои потребности
Новое приложение редко является серебряной пулей. Как говорит Ник Таранто, основатель/генеральный директор Plated: «Инструменты не решат проблемы управления или коммуникации — они определенно усугубят их, если вы еще не решили основные проблемы. Поэтому важнее разобраться в своих процессах и правилах коммуникации, прежде чем приступать к использованию инструментов».
Итак, когда вы будете готовы к покупке инструментов, действуйте осторожно. Обойдитесь Gmail, Google Docs и другими легкими или собственными решениями, пока вы не определите свои болевые точки и реальные потребности вашей команды. Возможно, вам пока не нужно новое программное обеспечение. «Наша общая философия заключается в том, что, даже когда мы создаем собственное программное обеспечение, мы никогда не должны создавать или покупать что-то до того, как у нас появится четкое понимание того, для чего оно нам нужно», — говорит основатель Blueprint Health Мэтью Фаркаш.
Посмотрите, как много вы можете сделать с тем, что у вас есть, и если процесс становится действительно болезненным, вам следует начать делать покупки». Но прежде чем перегружать свою команду шквалом инструментов, которые кажутся блестящими и крутыми, внимательно изучите существующие процессы и рабочие процессы и подумайте, какие инструменты им соответствуют. «Не смотрите на функции, смотрите на рабочие процессы», — говорит основатель SmarterU Дэн Белхассен. «Рабочие процессы — это то, с чем вам придется жить. Функции — это просто пустые слова. Это будет разницей между тем, будете ли вы довольны через год или будете искать другой инструмент через год».
Вывод: Не выбирайте приложение только для того, чтобы получить что-то новое — определите, что вам нужно от инструмента, а затем найдите приложение, которое соответствует этим потребностям.
Проведите исследование
Итак, вы готовы к покупке инструментов — захватывающе! Но поиск инструментов не сводится к рейтингам и тому, что сейчас на слуху. Вместо этого необходимо определить инструменты, наиболее подходящие для вашей команды, целей и рабочих процессов. Простой вариант — узнать, какое программное обеспечение используют компании, подобные вашей.
Такая обратная связь будет наиболее объективной и актуальной для вашей команды, а значит, инструменты с наибольшей вероятностью будут выполнять то, что вам нужно. Поверьте нам, мы провели исследование по этому вопросу. Более 70% предпринимателей говорят нам, что они основывают свои инфраструктурные решения на советах своих коллег по стартап-сообществу.
Поэтому поспрашивайте. Посмотрите, что используют ваши коллеги в других компаниях, или проверьте сообщения на Medium и в Stacklist, чтобы узнать, что используют компании, похожие на вашу. Предварительное исследование поможет вам избежать потери времени на смену решений в дальнейшем. «Если вы выберете неправильный инструмент, менять его будет очень больно.
Это может отбросить вашу компанию назад», — говорит основатель DK New Media Дуг Карр. «Компании будут продолжать использовать ужасные инструменты только потому, что они начинали с них… Мне все равно, кто говорит, какой инструмент лучше, я всегда ищу подходящий вариант». Не торопитесь. Убедитесь, что выбранное вами приложение отвечает вашим конкретным потребностям и приносит пользу в течение длительного периода времени.
Вывод: Не останавливайтесь на первом попавшемся приложении — читайте отзывы и спрашивайте рекомендации, чтобы убедиться, что вы выбрали отличный инструмент.
Не скупитесь
42% опрошенных нами компаний — большинство из которых только начинают свою деятельность — говорят, что стоимость является основным фактором при выборе программного обеспечения. К счастью, существует множество дешевых или бесплатных вариантов для начала работы, от полностью бесплатных приложений, таких как Google Docs, до приложений с щедрыми бесплатными уровнями, таких как MailChimp. Но не стоит выбирать инструменты только потому, что они дешевые. Всегда следует учитывать затраты на переключение — в долларах и часах. «На ранней стадии деньги — это все, — говорит вице-президент по финансам и операциям компании willa Бейли Карсон, — хотя я бы заплатил больше за то, что даст мне гибкость, чтобы быстро выйти из этого».
Основатель компании Shield CEO Бенджи Маркофф согласен с этим: «В большинстве случаев вы получаете то, за что платите. Если вы покупаете что-то ужасное, чтобы заплатить меньше, это только прибавит вам работы в будущем. Время — деньги, поэтому не стоит обращать внимание только на цену. Когда вы расширитесь, вы все равно перейдете на более качественный продукт.
Лучше заплатить столько денег, сколько нужно, за то, что поможет вам расти, чем тратить деньги на пустышку». Учитывайте стоимость, но платите за ценность. К тому времени, когда стартапы вырастают достаточно для привлечения инвестиций серии А, только 28% определяют стоимость как движущий фактор при выборе инструмента. Вместо этого они обращают внимание на удобство использования, возможности интеграции и лучшие в своем классе инструменты, которые помогут им оптимизировать рабочие процессы и достичь поставленных целей.
Вывод: Программное обеспечение может быть дорогим, но если оно соответствует потребностям и помогает вам делать больше, то со временем оно с лихвой окупит себя.
Попросите о помощи
Когда вы начинаете работать с новым приложением, у вас обязательно возникнут вопросы и опасения. Так спрашивайте. Как и ваша компания, разработчики программного обеспечения, создающие инструменты, которые вы используете, хотят, чтобы их продукты хорошо работали для вас. Не стесняйтесь предлагать новые функции.
Компания-разработчик программного обеспечения не всегда сможет удовлетворить ваши пожелания (и не стоит принимать инструмент, полагая, что вы сможете его изменить). Но многие приложения — особенно стартапы — очень серьезно относятся к предложениям клиентов и имеют быстрый цикл разработки продукта, что позволяет им проявлять гибкость.
Никогда не знаешь: Приложение может быть способно сделать то, что вам нужно, а вы просто еще не открыли эту функцию. Обращение за помощью может стать разницей между успешным внедрением нового приложения и отказом от него. На самом деле, быстрое получение помощи может быть одной из лучших причин выбрать программное обеспечение от стартапа, а не от более известных игроков. Именно поэтому компания Fluent City предпочла использовать Justworks, а не более популярную ADP. «Когда у меня возникают проблемы, я могу просто поговорить с Justworks о том, что мне нужно, и они возьмутся за дело и создадут его», — говорит генеральный директор Джеймс Рорбах.
Вывод: Компании хотят, чтобы вы полюбили их программное обеспечение, поэтому попросите помощи в начале работы.
Настраивайте приложения в соответствии с вашими потребностями
Нам нравится слушать о компаниях, которые доводят инструменты до предела, используя их не по назначению и зачастую достигая нескольких целей с помощью одной платформы. Электронные таблицы и приложения для канбан-досок пользуются популярностью, поскольку их гибкость позволяет превратить их практически во что угодно.
Более продвинутые приложения также можно использовать несколькими способами. Intercom — отличный пример этого: Brightpod использует его для CRM, маркетинга электронной почты и обслуживания клиентов, а Simple Texting использует его как для обслуживания клиентов, так и для CRM. Понимание собственных потребностей и рабочих процессов поможет вам получить максимальную отдачу от инструментов.
Иногда вам придется изменить настройки, чтобы инструмент соответствовал стилю вашей команды. В других случаях вам может понадобиться использовать приложение не по назначению. Главное, чтобы инструмент соответствовал вашим потребностям.
Вывод: Не беспокойтесь о стандартных настройках — настраивайте приложения в соответствии с тем, как вы работаете.
Интегрировать все
