Корпоративная почта ассоциируется с деятельностью крупных компаний. Её часто воспринимают как некий элемент бренда. Однако у такого email немало преимуществ и для небольшого бизнеса. Читайте, кому, и для каких целей может понадобиться корпоративная почта, как её создать и какие выполнить настройки.
Кому и зачем необходима корпоративная почта
К числу основных задач, решаемых за счёт корпоративной почты, можно отнести следующие:
Обеспечение доверия к бренду. Письмо с корпоративного адреса вызывает больше доверия к отправителю. Получатель видит, что ему пишут представители бренда. С личной почты может написать кто угодно, в том числе и мошенники.
Отправка массовых рассылок. Если отправлять массовые рассылки с личного адреса, то письма могут попасть в спам или вообще не дойти до адресата. Использование корпоративного адреса для рассылок улучшает доставляемость и уменьшают вероятность блокировки со стороны почтовых сервисов.
Все, что нужно знать про E-mail для бизнеса. Подробно для новичков.
Организация внутренних коммуникаций. При использовании мессенджеров или личных email-адресов часть важной рабочей переписки может затеряться среди прочих сообщений. В корпоративную почту приходят только письма, касающиеся работы. Кроме того, сервисы корпоративной почты нередко предлагают дополнительные преимущества: отправка больших файлов, настройки обработки писем, сохранение архива сообщений.
Ещё один важный момент касается режима работы и отдыха. Сотрудники используют корпоративную почту на рабочем месте. Соответственно после завершения трудового дня люди полноценно отдыхают. Рабочие вопросы в личной переписке их беспокоить не будут. Чем лучше сотрудник отдохнёт, тем более продуктивным он будет в работе.
Из перечисленных задач следует, что корпоративная почта полезна тем, кто:
- общается с людьми от лица бренда;
- отправляет массовые рассылки;
- желает навести порядок в рабочих переписках;
- хочет оптимизировать внутренние коммуникации.
Где создать корпоративную почту
Создать корпоративную почту можно на своём сервере или в специальном сервисе. При использовании собственного сервера потребуется привлечение специалистов для настройки и последующей поддержки корректной работы. Такой вариант обойдётся дороже и займёт больше времени.
Намного легче сделать корпоративную почту в сервисе. Среди отечественных решений можно использовать Mail.ru либо Яндекс. Сравните функционал, тарифы и условия, чтобы найти наиболее оптимальное решение.
Корпоративная почта в Яндекс 360
Корпоративная почта является элементом бизнес-платформы Яндекс360. Интерфейс почти не отличается от типового почтового ящика, поэтому обучать сотрудников дополнительно не потребуется. С переходом с иной платформы проблем не возникнет: можно легко перенести данные из Google Workspace, Microsoft 365 и других сервисов.
При использовании корпоративной почты Яндекса можно создавать неограниченное количество адресов для сотрудников на своём домене.
Функционал почты включает:
- управление доступами сотрудников;
- сохранение архивов переписки;
- наличие веб-версии и мобильного приложения;
- возможность персонализации в оформлении;
- наличие адресной книги и списка рассылок;
- неограниченные вложения;
- облачное хранилище для каждого пользователя;
- встроенный переводчик и подсказчик;
- поддержка 24/7 и персональный менеджер.
Дополнительно нужно отметить повышенную безопасность. Все письма хранятся в нескольких копиях в разных дата-центрах на территории России и ежедневно автоматически создаются копии. Вход в сервис защищает Яндекс ID, а система фильтров проверяет все входящие на вирусы и спам.
Стоимость корпоративной почты Яндекс 360 зависит от выбранного тарифа и количества пользователей. На базовом тарифе оплата за одного пользователя составит 249 рублей в месяц.
VK WorkMail
Корпоративная почта от Mail.ru входит в состав продуктов VK WorkSpace. Здесь пользователя ждёт обычный интерфейс, как в почтовом ящике mail.ru. Можно запустить почту с нуля или перенести данные с иной платформы.
Максимальное количество создаваемых адресов на одном домене — 5 000. Но лимит можно расширить.
Функционал корпоративной почты VK WorkMail включает:
- настройки работы с письмами — группировка, создание фильтров, совместная работа;
- календарь с настройкой уведомлений о важных событиях;
- адресная книга с настройкой списка контактов;
- аудио- и видеозвонки в почте или через календарь;
- индивидуальное оформление;
- настройка прав доступа и условий использования;
- файловое хранилище до 100 Гб.
Все письма и вложения хранятся на двух разных серверах — оригиналы и копии. Почта доступна с любого устройства.
Относительно стоимости у почты от Mail.ru есть значимое преимущество в виде бесплатного тарифа. Можно потестировать базовую версию, чтобы принять решение. Платные решения обеспечивают доступ ко всем продуктам платформы и даёт большую гибкость в управлении. Стоимость зависит от количества пользователей и составляет от 3 190 рублей в месяц.
Как создать корпоративную почту
Рассмотрим, как создать корпоративную почту VK WorkMail. При выборе одного сервиса общий алгоритм будет похожим. Как правило, сначала нужно подтвердить права на домен, а затем выполнить ряд технических настроек.
Итак, чтобы создать корпоративную почту в VK WorkMail, перейдите на платформу и зарегистрируйтесь. При регистрации вам будет предложено создать личный почтовый ящик, который понадобится для подтверждения. При наличии аккаунта Mail.ru войдите в него и откройте страницу VK WorkMail. Также можно авторизоваться на платформе через аккаунт «ВКонтакте».
После авторизации кликните на кнопку «Подключить» на первом экране или возле выбранного тарифа. В открывшемся окошке нужно указать доменное имя, согласиться с условиями и кликнуть «Создать проект».
Важно! Вам необязательно иметь свой сайт, чтобы сделать корпоративную почту. Нужно просто зарегистрировать домен и использовать его без сайта.
Для создания корпоративной почты необходимо подтвердить права на использование домена и выполнить техническую настройку.
Как подтвердить право на домен
В VK WorkMail подтвердить права на домен можно несколькими способами.
Способ первый — проверка DNS-записи: для тех, у кого имеется домен без сайта.
У разных хостингов процесс может несколько отличаться. Подробные инструкции можно поискать в справке либо уточнить у техподдержки. Рассмотрим, как добавить DNS-запись через хостинг Beget:
- Скопируйте код, предложенный Mail.ru.
- В кабинете Beget войдите в раздел управления DNS.
- Возле домена кликните на изображение карандаша, чтобы начать редактирование.
- Кликните на «Добавить запись».
- Выберите пункт «TXT».
- Вставьте и сохраните код.
Спустя 15-30 минут обновятся DNS-записи и вам останется только кликнуть на кнопку «Подтвердить».
Способ второй — перенос DNS-записей: для тех, у кого есть домен без сайта.
Рассмотрим процесс для хостинга REG.RU. Вот что нужно сделать:
- Откройте раздел «Домены», выберите домен и кликните на троеточие.
Выбрав «DNS-серверы», кликайте на «Изменить».
- Откройте «Свой список DNS-серверов».
- Скопируйте из Mail.ru первичный DNS-сервер.
- Добавьте скопированный код в первую строку.
- Скопируйте в Mail.ru вторичный DNS-сервер и добавьте его во вторую строку. Кликните на «Продолжить».
- Согласитесь с запросом на изменение DNS.
Дождитесь, пока записи обновятся и подтвердите.
Способ третий — добавление метатега: для тех, у кого есть сайт и доступ к панели управления.
Первым делом скопируйте код от Mail.ru. Далее этот код добавьте в код сайта перед закрывающим тегом . Для сайта, созданного на CMS, тег можно найти в панели управления. У самописных сайтов тег обычно расположен в файле index.html. Рассмотрим процесс для CMS WordPress.
- Найдите тег и добавьте перед ним код.
- Кликните на «Обновить файл».
Далее вернитесь на платформу Mail.ru и кликните «Подтвердить».
Способ четвёртый — загрузка HTML-файла: для тех, у кого есть сайт и доступ к хостингу.
При выборе этого способа скачайте на компьютер файл, предложенный Mail.ru. Далее загрузите его в корневую папку сайта в личном кабинете хостинга через файловый менеджер. Вот как выглядит процесс у Beget:
- Скачайте HTML-файл.
- Через «Файловый менеджер» откройте папку с названием сайта и найдите папку «public_html».
- Вставьте в папку ранее загруженный файл через функцию загрузки.
Источник: www.unisender.com
Что такое корпоративная почта и для чего она нужна
На домене, который принадлежит компании или фирме, можно создать несколько почтовых ящиков для сотрудников.
В этой статье поговорим о корпоративной почте: зачем и как её подключать и сколько это стоит.
Корпоративная почта: зачем её подключать
Повысить узнаваемость бренда
Потенциальные и действующие клиенты и партнёры при получении письма будут видеть название вашей компании в почтовом адресе.
В итоге ваши письма будут выделяться, а название бренда быстрее запомнится.
Повысить лояльность клиентов
Личная почта от незнакомых отправителей ассоциируется со спамом. Поэтому подписчики могут отправить письмо в спам или корзину, даже не открывая его.
Лучше воспринимаются письма, которые отправляются не с личной, а с корпоративной почты.
Улучшить доставляемость писем
Корпоративная почта реже попадает в спам, т. к. содержит SPF и DKIM-записи. Благодаря этим записям почтовые программы не расценивают вашу рассылку как спам. Такие письма сразу попадают в папку входящие.
Повысить безопасность рассылок
Корпоративную почту трудно взломать. Это связано с настройкой почтового домена. Если провести настройку правильно, злоумышленники не смогут подделать ваш почтовый адрес, чтобы рассылать от его имени спам.
Следить за качеством работы сотрудников
Если сотрудники компании переписываются с клиентами и заказчиками через корпоративную почту, руководитель может в любое время проверить переписку.
Это полезно, когда нужно узнать, не допускают ли новые сотрудники ошибок при общении с крупными клиентами. Или быстро найти важное письмо, когда сотрудник, которому принадлежит почта, в отпуске.
Какое название выбрать для домена корпоративной почты
Название должно быть релевантно названию фирмы или виду деятельности. Не используйте для имени кириллицу: большинство почтовых серверов не обрабатывают отправку сообщений с адресом на русском языке.
Используйте зоны .ru и .com. Они привычны, и на них без проблем приходят сообщения.
Если вы выбрали имя для домена, а оно занято, попробуйте сменить зону на .net, .org или другие популярные.
Сколько стоит создать корпоративную почту
Существует три способа создать почту для бизнеса:
- через почтовые хостинги, например, Gmail, «Яндекс», Mail.ru;
- через отдельный хостинг;
- через собственный сервер.
Почтовые хостинги
Почта для организации на Mail.ru и «Яндексе» бесплатна. Платными будут тарифы с дополнительными функциями.
На Gmail создание корпоративной почты — платная услуга. Цена зависит от числа сотрудников, для которых на домене будут создаваться почтовые ящики, и от типа доменного имени.
Отдельный хостинг
Хостинг принадлежит компании, которая выделяет место на своём сервере для вашего домена. Чтобы создать на таком хостинге почту, нужно приобрести домен за разовую оплату. Цена за домен может быть как несколько сотен рублей, так и несколько сотен тысяч рублей.
Собственный сервер
Для создания собственного сервера нужно приобрести оборудование, обустроить серверную, возможно, нанять обслуживающий персонал. Поэтому организация корпоративной почты на собственном сервере — самый дорогой вариант.
Как создать корпоративную почту на почтовых хостингах
На «Яндексе»
Перейдите на «Яндекс 360» для бизнеса, залогиньтесь и кликните «Управление организацией».
Нажмите «Настроить почту» в левом сайдбаре, а после — укажите название домена.
Подтвердите домен любым из трёх способов.
Используйте инструкцию в этом же окне.
На бесплатном тарифе Яндекс можно создать домен и подключить к нему до тысячи почтовых адресов. Если надо больше, перейдите на платные тарифы.
Плюсы использования Яндекс.Почты такие:
- Бесплатный тариф позволяет каждому сотруднику получить облако 10 ГБ, на котором можно сохранять письма и контент. Если тариф платный — облако увеличивается.
- Почта надёжно защищена от спама и вирусных программ настройками собственного домена.
- Яндекс предлагает дополнительные инструменты: календарь, платформу для управления проектами и задачами, онлайн-сервис для создания базы знаний.
На Mail.ru
Откройте платформу Mail.ru для бизнеса. Зарегистрируйте свою компанию и перейдите в раздел «Почта». Укажите тариф и нажмите на ссылку «Узнать подробнее о почте для домена».
Откроется новое окно. В поле «Подключите свой домен к Mail.ru» укажите название корпоративного домена, которое вам подходит. Кликните «Подключить».
Осталось подтвердить почту. Сделайте это по инструкции любым способом.
За создание корпоративного ящика на Mail.ru не надо платить. Подключить платный тариф можно, если нужны дополнительные функции — больший размер облака для хранения писем, интеграция по API. Ещё на платных тарифах можно пользоваться инструментами для редактирования документов, мессенджером, календарём.
На Google Suite
Укажите название компании и количество сотрудников.
Заполните анкету: укажите имя, фамилию, текущий почтовый адрес, номер телефона. Нажмите «Далее».
В следующем окне укажите, что у вас ещё нет домена.
Наберите имя домена в поисковой строке и выберите тот вариант, что подходит по смыслу и цене.
В следующем окне оплатите домен. Потом подтвердите его по инструкции, которая будет предложена Gmail.
Создание почты на Gmail стоит денег. Сначала надо оплатить доменное имя, а потом отдельно каждый ящик, который вы создадите на домене.
Gmail открывает много настроек для работы с корпоративной почтой. Например, можно создавать черновики писем в офлайн-режиме, добавлять или удалять сотрудников, настраивать защиту — двойную аутентификацию.
- использовать приложения на Android и iOS, чтобы удалённо просматривать почтовый ящик и управлять письмами;
- пользоваться облаком от 30 Гб для хранения писем и вложенных файлов;
- настраивать плагины для улучшения функционала почты;
- интегрировать почту с другими сервисами Google.
На каких ещё платформах можно создать корпоративную почту
Microsoft Exchange Online
В Microsoft Exchange Online доступна работа с голосовой почтой, факсами, мобильными устройствами. На почтовый сервер можно выйти с любого компьютера, если есть подключение к интернету. Цена подписки зависит от версии Microsoft Exchange Online и функционала.
Zoho Mail
Создать корпоративную почту на Zoho Mail можно бесплатно, но ею сможет пользоваться всего пять человек. При этом каждый получит 5 Гб памяти в облаке и 25 Гб на вложения.
Если сотрудников больше, нужно купить подписку.
О чём нужно помнить
Корпоративная почта создаётся на отдельном домене.
Создать собственный домен для почты можно на почтовых хостингах, на отдельном хостинге или организовать собственный сервер и создать почту на нём. Проще всего использовать почтовый хостинг. Подключение почты происходит за несколько шагов.
Можно использовать бесплатные хостинги — Mail.ru, Zoho Mail или «Яндекс». Или платные — Gmail, Microsoft Exchange Online.
Источник: emailsoldiers.ru
