Какие документы нужны для ведения бизнеса

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
4. Положение о защите персональных данных работников.
5. Личные карточки работников по форме Т-2.
6. Штатное расписание по форме Т-3.
7. Графики отпусков по форме Т-7.
8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения

Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий	Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета,	75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых)	5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза	4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Источник: www.malyi-biznes.ru

Документы для открытия расчётного счёта и РКО

Инструкция Банка России № 204-И от 30 июня 2021 года устанавливает порядок работы с банковскими счетами. Инструкция вступила в силу первого апреля 2022 года, заменив 153-И. В ней указано, какие нужны документы для открытия расчётного счёта, на основании какого документа оформляется РКО. В банке имеют право перед заключением договора банковского обслуживания дополнительно требовать выписки, справки, подтверждающие финансовое положение и репутацию клиента.

Список документов для открытия расчётного счёта ИП

Сразу после регистрации ИП имеет право открывать банковский расчётный счёт. Это право, а не обязанность при ведении бизнеса. Предприниматели могут работать и без банковского счёта, используя исключительно наличные расчёты. Но в этом случае действует ряд дополнительных требований и ограничений на проведение финансовых операций.

Например, без расчётных счетов нельзя заключать контракт на сумму более ста тысяч рублей, участвовать в государственных закупках, тендерах, грантах, проводить валютные сделки, оформлять кредит и лизинг, подключать эквайринг. А при получении денег на личную карту у налоговых органов могут появиться вопросы, что приведет к требованию уплаты НДФЛ в размере 13%. Поэтому для индивидуальных предпринимателей проще и удобнее обратиться в банковскую организацию для открытия расчётных счетов и заключения договора РКО.

Документы для открытия расчётного счёта ИП включают минимум позиций:

• паспорт;
• копии ИНН, ОГРН.

Перечень документов всегда включает в себя заявление, заполненное онлайн или с сотрудником банка в офисе. Для ИП, работающих не первый год, могут быть необходимы оригиналы документов с бухгалтерской отчётностью. Если открывают расчётный счёт, подают документы для РКО ИП третьи лица, обязательно оформление нотариально заверенной доверенности.

ИП имеет право подавать копии документов и заявку онлайн, если это предусмотрено правилами банковского учреждения.

Сообщать в ФНС, ставить на налоговый учёт рачётный счёт ИП не должны. Это обязанность финансово-кредитных учреждений.

Пакет документов для открытия счёта ООО

Список документов зависит от выбора банка, с которым планируется заключать договор. Обычно документы для открытия расчётного счёта ООО предоставляются пакетом, включающим в себя:

• полный набор учредительных документов;
• паспорта руководителя и лиц, имеющих право на выполнение денежных операций;
• выписки из Единого государственного реестра юридических лиц;
• карточку, где представлена печать и образцы подписей лиц, имеющих право проводить финансовые операции со счётом.

Документы, необходимые для открытия расчётного счета, предоставляются в оригинальном виде. Допустимы копии, но только заверенные у нотариуса.

Зачастую банки предоставляют возможность дистанционного открытия расчётных счетов. При дистанционном обслуживании документы для открытия РКО сдаются онлайн. Посещать банковское отделение не понадобится. В этом случае нужна одна встреча с менеджером банка для подписания договора. При наличии электронных подписей договор заключается полностью онлайн, конечно, если банки предлагают такой вариант сотрудничества.

Документация, которую могут запросить дополнительно

Банки имеют право потребовать дополнительные документы, которые нужны для открытия РКО. В пакеты могут включаться:

• лицензии, если деятельность подлежит лицензированию;
• бухгалтерская отчётность, включая подтверждение своевременности всех налоговых платежей;
• доверенность, подтверждающая полномочия, если счёт открывает не сам предприниматель;
• сведения о сотрудниках, если подключается зарплатный проект, оформляются банковские карты для работников и руководителей.

Иностранные граждане, открывшие бизнес в Российской Федерации, дополнительно предоставляют миграционные карты, визы, разрешения на временное пребывание, вид на жительство и т. п. Уточнить, какие документы нужны для расчётного счёта, можно в службе поддержки корпоративных клиентов по телефону или в банковском отделении.

Зачастую при открытии и ведении расчётного счёта банки предлагают корпоративную банковскую карточку, которая к нему привязана. Это удобный инструмент оказания финансовых услуг, который упрощает процесс получения, внесения наличных на счёт и проведения необходимых платежей при ведении бизнеса. Дополнительные пакеты документов для оформления карточки не нужны. Обычно достаточно подачи заявления через личный кабинет интернет-банка или мобильного приложения.

Документы, заполняемые в банке при оформлении РКО

При открытии расчётного счёта и оформления расчётно-кассового обслуживания (РКО) необходимо заполнить банковскую заявку установленной формы. Её образец можно найти на сайте финансовой организации или получить в офисе банка.

Дополнительно банки предлагают заполнить анкету. Она обычно состоит из двух частей — информация о компании, руководителе и финансовых особенностях бизнеса. Вторая часть может включать в себя сведения об источниках поступления денег, планируемом обороте, необходимости вывода, внесения наличных и т. д. На основании анкетных данных банк может предложить тарифный план, стоимость обслуживания которого будет оптимальной с учётом особенности бизнеса клиента, включающий в себя перечень необходимых сервисов, бухгалтерских услуг, например, ведение бухгалтерского учёта онлайн.

Обратите внимание, что в заявке и анкете недопустимы ошибки или опечатки. Данные, которые вы будете в них указывать, должны быть достоверными и точными. На их основании банк принимает решение о сотрудничестве.

Что потребуется при открытии расчётного счёта онлайн

Этапы процедуры открытия расчётного счёта онлайн состоят из нескольких шагов:

1. Выбрать банк, условия предоставления услуг в котором вас полностью устраивают. Обратите внимание на наличие лицензии, включение банковской организации в реестр ЦБ РФ, стоимость открытия и ведения расчётного счёта, наличие дистанционного обслуживания, удобство расположения офисов.
2. Оставить заявку на сайте кредитно-финансовой организации.
3. Ответить на звонок менеджера, уточнить, какие документы потребуются. Выбирая тарифный план, ознакомьтесь со стоимостью услуг и перечнем сервисов, которые в него включены. Удобно, если банки предлагают услугу проверки контрагентов, ведения онлайн-бухгалтерии.
4. Подписать договор. Оформление договора проходит в офисе. Некоторые банки предлагают услугу выездного менеджера, который привезёт договор в удобное для клиента место и время.

Обратите внимание — нельзя открыть расчётный счёт до момента регистрации ООО или ИП и включения компании в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Если состоялась регистрация бизнеса, обращайтесь в банк.

Популярные вопросы

Какой документ составляется между банком и клиентом при открытии счёта?

Для оформления РКО заключается договор о банковском обслуживании. Предварительным и обязательным этапом является идентификация клиента. Проверка проводится банком на основании информации о юридическом лице или ИП, представленной при оформлении заявки.

Какие документы нужны для закрытия счёта в банке?

Для закрытия счетов необходимо заполнить заявление, указав реквизиты, куда будет переведён остаток денежных средств, если он имеется. При отсутствии остатка и задолженностей счёт закрывается в течение рабочего дня, следующего за днём прекращения договора РКО. Заключив один договор, клиент может открыть несколько расчётных счетов, если данная возможность предусмотрена условиями банка.

Сколько по времени открывается РКО после подачи документов?

Процесс открытия РКО в финансовых и кредитных организациях с момента подачи заявки занимает от нескольких минут до нескольких дней. Это зависит от внутренних правил банка, необходимости представления дополнительных документов и пакетов услуг, которые подключает клиент. Например, для эквайринга нужно будет провести ряд технических работ.

Источник: www.vbr.ru

«ПРАВО
НА СТАРТ»

Право на старт — это набор всех необходимых юридических документов для предпринимателя, без которых нельзя создать или построить бизнес. Документы можно скачать на этой странице. Переходите в нужный раздел и скачивайте документы!

RB.RU и «Зарцынhttps://rb.ru/pravo/» target=»_blank»]rb.ru[/mask_link]