Какие могут быть бизнес процессы в битрикс24

Установите приложение Пинкит, чтобы расширить возможности вашего портала на Битрикс24:

Типовые бизнес-процессы — образцы процессов, которые часто используются и включены в состав продуктов «1C-Битрикс» в модуль содержащий Бизнес-процессы .

Типовые бизнес-процессы считаются неизменяемыми процессами. Имеется возможность их адаптации для работы с нужными сотрудниками, но схема прохождения документа остаётся прежней.
Редактирование шаблонов типовых бизнес-процессов и создание собственных производится при помощи Дизайнера бизнес-процессов .

Типовые бизнес-процессы предназначенные для документов

• Двухэтапное утверждение (последовательный процесс)

Следует применять при утверждении документа, предварительно прибегнув к экспертной оценке. На первом этапе процесса предусмотрено утверждение документа экспертом. Если эксперт не утвердил документ, то он поступает на доработку. Если утвердил, то документ передается группе сотрудников, и для принятия применяется простое голосование. Если документ не прошёл голосование, то его передают на доработку автору и процесс повторяется снова.

Бизнес процессы в CRM Битрикс24

• Экспертная оценка (последовательный процесс)

Следует применять в ситуациях, когда лицо, принимающее решение по документу, нуждается в экспертной оценке. Экспертная группа, каждый участник которой может высказывать свое мнение по документу, назначается в рамках процесса. После чего, мнения передаются лицу, котороые принимает итоговое решение: утверждать документ или не утверждать.

• Ознакомление с документом (последовательный процесс)

Следует применять в ситуациях, когда происходит ознакомление с документом группой сотрудников. В процессе создаётся группа работников, поставленная в известность. И она имеет право оставлять примечания.

• Простое утверждение/голосование (последовательный процесс)

Следует применять в ситуациях, когда решение определяет большинство голосов. В этом процессе включается в список голосующие нужные сотрудники, которым предоставляется возможность комментировать свое решение. По окончании голосования участникам сообщают принятое решение.

• Утверждение документа со статусами (бизнес-процесс со статусами)

Документ проходит определённую последовательность утверждений со статусами.

• Публикация на подключенных сайтах (последовательный процесс, доступный только в старших редакциях Бизнес-процессы и Холдинг ).

Даёт возможность опубликовать элемент инфоблока на подключенных сайтах. Предварительно документ публикуется на сайте контроллера.

• Утверждение по первому голосу (последовательный процесс)

Следует применять в ситуациях, когда достаточно лишь одного экспертного мнения от некоторого сообщества. Внутри процесса создаётся список сотрудников, имеющих возможность принимать решение, предварительно уведомив о начале процесса. Процесс можно считать завершенным, как только отзовётся первому сотруднику.

Установите приложение Пинкит, в состав которого входит множество интеграций для автоматизации:

Для этого выбираем нужный регион и устанавливаем Пинкит на свой Битрикс24:

Источник: pinall.ru

Наши кейсы

Денис Логинов 23.03.2020

Роботы и бизнес-процессы в Битрикс24.CRM: особенности, отличия предназначение, примеры…

Определение с сайта Битрикс24:

Бизнес-процесс — это некоторая последовательность шагов, которая автоматизирует типовые операции внутри компании.

Бизнес-процесс – последовательность действий, направленных на получение заданного результата.

Наше определение:

Бизнес-процесс — это некоторая автоматическая последовательность шагов и действий, направленных на получение заданного результата, предназначенная для автоматизации типовых процессов внутри компании.

С чем работают Бизнес-процессы?

• В системе все бизнес-процессы работают с «документами» (файл, элемент списка, элемент CRM, заказы, задачи) и их версиями.
• Для каждого типа документа (лиды, сделки, заказы, списки и задачи) существуют свои шаблоны бизнес-процессов.

• Бизнес-процесс со статусами
• Последовательный Бизнес-процесс

Как запускаются бизнес-процессы?

1. Вручную пользователем
2. Автоматически системой при создании нового документа
3. При обновлении (изменение данных полей)
4. По команде запуска прописанной в теле БП или Робота.

Как остановить запущенный Бизнес-процесс?

Вручную из вкладки бизнес-процессы сущности.

Сколько бизнес-процессов может работать одновременно с одним документом (сущностью)?

1. Не более 2 (двух) в облачной версии Битрикс24.
2. 3 (третий) бизнес-процесс просто не будет запущен.
3. Бизнес-процесс запущенный в сущности и Робот одновременно считаются двумя активными процессами.

Сколько шаблонов бизнес-процессов может использоваться при обработке одного документа?

Где живут бизнес-процессы?

• В ЛИДах
• В Контактах
• В Компаниях
• В Сделках
• В Списках
• В Живой Ленте
• В Группах (списки)

С помощью встроенного редактора дизайнер Бизнес-процессов

Что такое робот?

Определение с сайта Битрикс24.

Это заранее спланированный алгоритм обработки ЛИДов, Сделок, заказов или задач, который запускается, когда элемент перешёл в нужный статус.

Что такое алгоритм?

ГОСТ Р 52292-2004:

Конечное множество четко определенных правил, которые задают последовательность действий для выполнения конкретной задачи.

Так что же такое роботы?

Это последовательный Бизнес-процесс, созданный исключительно для обработки ЛИДов, Сделок, Заказов и Задач.

Роботы поддерживают только последовательный тип Бизнес-процесса

Как запускаются роботы?

Роботы запускаются автоматически, когда элемент сущности перешёл в нужный статус или при определенных условиях по триггеру.

Где живут роботы?

• В ЛИДах
• В Сделках
• В Заказах
• В Задачах

С помощью какого инструмента создаются роботы?

• С помощью встроенного инструмента добавления и настройки Роботов.
• С помощью встроенного редактора дизайнер Бизнес-процессов.

Какое количество роботов может быть запущено в одном статусе сущности?

• В рамках 1 (одной) сущности может быть запущен 1 (один) робот.

Как остановить Бизнес-процесс запущенного робота?

• Вручную из вкладки бизнес-процессы
• При смене статуса Бизнес-процесс прерывается автоматически

Бизнес-процесс в сущности ЛИД
Интернет-магазин готовых кухонных гарнитуров. Клиент выбрал вариант их дорого материала. На стадии согласования цены клиент обратился с просьбой изменить проект и заменить часть элементов на менее дорогие с целью уложится в определенный бюджет.

Последовательный Бизнес-процесс, который работает на изменение параметров в случае замены товаров запускает перерасчет итоговой стоимости заказа.

Бизнес-процесс запускается вне зависимости от стадии ЛИДа, неограниченное количество раз при любом обновлении.

В случае если ЛИД будет переведен в следующую стадии или возвращен на предыдущую, то робот прервет свою работу и активируется повторно при возвращении на статус.

При переходе ЛИДа в стадию «Счет отправлен» бизнес-процесс создаст счет и отправит его клиенту.

Источник: crm4.org

Что может Битрикс24 в обычной компании

Вовремя напомнить позвонить клиенту, проконтролировать сроки по задачам и поставить новые, сделать отчет, отправить сотню писем, запустить рекламу, рассчитать зарплату и заставить шевелиться отдел продаж — это не про идеального многорукого секретаря, а про Битрикс24.

Привет. Меня зовут Дмитрий Акулов, я совладелец компании INVO Group. Решил на примере нашего настроенного портала рассказать подробно, что может система, и какие задачи бизнеса успешно закрывает Битрикс24. Мы настроили ее для себя и внедряем заказчикам. Битрикс связывает между собой три крупных блока: ведение клиента по воронке продаж, координация действий компании по выполнению взятых на себя обязательств и контроль коммуникаций.

Коммуникации

CRM — вести или не вести

Отчеты в режиме реального времени

Возьмем обычный отчет по продажам. Здесь учитывается картина по отделу за определенный период. Данные формируются в реальном времени. Если на какой-то из сделок через пять минут изменятся данные, то я обновлю отчет и увижу уже новую картину Не нужно ждать конца месяца, когда руководители отделов подобьют итоги работы.

Принимая управленческие решения, мы отстаем от реальной картины мира в лучшем случае на месяц. В Битрикс24 картина актуальна на текущую минуту. Теперь переходим к следующему этапу: контроль причин отказа. Это рынок. Мало кто может похвастать 100% конверсией из заявки в клиента.

А раз так, значит будут отказы. И их тоже важно анализировать. После анализа, мы работаем с незаключенными сделками. Самую большую причину закрытия составляет “Другая причина”. Ранее мы закрывали таким способом нецелевые сделки, дублирующиеся и тестовые.

Потом увеличили вложения в рекламу, с разных источников начали падать заявки. И так получилось, что клиент оставляет заявку на нескольких наших лендингах, а потом еще и у разработчика Битрикс24. И эти заявки попадают к нам. Сделка создается в любом случае, это ведь новая заявка с нового источника. И даже контроль дублей не всегда спасает.

Для системы два новых разных телефона — это два человека. Несколько дней назад мы решили вывести из раздела “Другая причина” дубли и тестовые заявки, чтобы оставить для анализа только сделки, где реальная причина закрытия не подходит ни под одну категорию. На втором месте — пропали, не выходят на связь. С ними мы работаем спустя полгода.

На тот момент человек заинтересован во внедрении, но не готов. И вместо того, чтобы сказать, что ему дорого или неактуально сейчас, он просто перестал брать трубку. Мы не надоедаем нашим клиентам с ежедневными звонками. Если три раза в течение двух недель клиент не берет трубку и не отвечает на письмо, то мы его больше не беспокоим. Примерно полгода.

А затем еще раз интересуемся актуальностью внедрения. И из опыта, часть таких клиентов конвертируется в сделку. Аналогичная ситуация, если выбирают не нас. Спустя время звоним, чтобы поинтересоваться, насколько качественно прошло внедрение. И есть клиенты, которые заплатив одним подрядчикам, приходят в итоге к нам за качественной настройкой.

К сожалению, в этом случае порой проще сделать заново с чистого листа по всем правилам, чем переделывать чужую работу. Это как со стройкой. Всегда проще с чистого листа построить дом по всем правилам, чем пытаться на некачественно выстроенном фундаменте сделать что-то нормальное.

Поручение = действие

• Ваня, где отчет?
• Какой отчет?
• Я к пятнице просил у тебя отчет по маркетинговым каналам.
• Ох, не успел. Он почти готов, мне нужно кое-что доделать и я пришлю.
• Когда?
• Ну к пятнице постараюсь успеть, если нет то, в понедельник точно будет, обещаю.

Наверно знакомая картина? Естественно, отчет еще и не начинал никто делать. Ваня про него забыл и теперь его ждут увлекательные выходные.

Битрикс24 помогает сократить количество таких ситуаций.

Во-первых, задача у сотрудника = напоминания. О том, что поставлена задача, о том, что сроки заканчиваются, о том, что сроки закончились и так далее.

И эти уведомления идут не только Ване, но и постановщику задачи.

Поэтому об аврале мы узнаем ни тогда, когда все уже случилось, а заранее. И будет время исправить ситуацию.

Во-вторых, а может Ваня реально загружен и не успел потому что у него задач на троих? Открываем Битрикс24, видим загрузку Вани по другим задачам и переносим задачу составления документа на более свободного сотрудника.

В нашей компании есть ряд задач, которые мы используем в проектах. Например проект “Маркетинг” на скриншоте учитывает десятки разных задач с разными сроками и ответственными.

На предприятии и вовсе можно выстроить специальную логику в задачах:

Роботы будут контролировать сроки и если за установленное количество времени не было сделано ничего, то робот может уведомить руководителя, сменить сроки, поменять ответственного за задачу, сменить ее этап, статус, имя и так далее.

Звучит сложно. Давайте на примере:

У нас есть три задачи:

Оплатить материал до 5 марта. Ответственная — Марина, бухгалтер

После оплаты материала, организовать доставку его на объект. Ответственный Иван, сотрудник отдела логистики. Стандартный срок доставки — 7 дней. Значит 12-го мы ждем материал на объекте.

Еще есть Василий. Он ответственный за склад на объекте. Его задача в течение дня после поставки оприходовать весь материал и подтвердить соответствие исходному запросу.

И есть Федор. Он руководитель объекта. И именно у него болит голова за все.

Сегодня, например, 1 марта. Материал еще не оплачен, так как на счете не хватает средств. Робот сигнализирует Марине и Федору: до конца задачи пять дней, движения нет.

Марина отчитывается: денег на счете нет, придут 10 марта.

У нас уже поплыли сроки. Федор понимает: надо перебросить деньги со счета другой компании, взаимозачесть их, и получить материал.

Это первый сценарий. Самый простой. Но представим, что Марина не оплатила.

5 марта. Материал еще не оплачен. Робот меняет ответственного, забирая задачу у Марины и передавая ее Светлане — главному бухгалтеру. Светлана сразу понимает, что может произойти и оплачивает материал из резервного фонда.

Поставщик увидел деньги на счету только шестого марта. У Ивана уже не семь дней на логистику, а шесть. Но так как задачи взаимосвязаны, то сроки получения сдвигаются автоматически. И Василий, ответственный за принятие материала, понимает, что ждать его нужно не двенадцатого марта, а тринадцатого. Эта же информация уходит Федору.

Голова у него болит, но уже чуть меньше. При этом система рассчитала временные трудозатраты на выполнение задач, и эти данные ушли в отчеты по заработной плате. Иван с задачей справился, через семь дней материал на объекте.

Василий начинает принятие, но так как сегодня 13-е марта, у него приезжает еще одна поставка. Заранее запланированная и без срыва сроков. Он не успевает сделать все в течение дня. Робот понимает, что задача не завершена в установленное время и подключает еще двух соисполнителей, которые получают задачу помочь Василию в принятии материала.

Это картина, нарисованная широкими мазками, без погружения в детали. Можно было бы конечно сказать, что Василий видел, что у него 13-го две поставки, и он не успеет все принять в одиночку. Но у меня стояла другая задача: показать хотя бы чуть-чуть как можно выстроить систему работы по сложным многоступенчатым задачам в Битрикс24. И это только верхушка айсберга. Есть компании, где несколько сотен задач были оцифрованы и шли по этапам с четким контролем сроков и передачей ответственных.

Основная мысль: при детальном подходе к системе она может серьезно помочь в работе компании, взять на себя роль контроллера сроков и поручений. Таким образом эффективность компании возрастает в разы.

Не устали еще читать? Я увлекся и детально рассказываю обо всем, что важно, пытаясь объяснять с примерами. Как мне кажется, возможность серьезно увеличить эффективность вашей компании стоит этого.

CRM-маркетинг — реклама с умом

Один из новых инструментов Битрикс24, который помогает взаимодействовать с текущей клиентской базой и грамотно рекламироваться.

CRM-маркетинг рассылает email-рассылки и СМС по клиентской базе, отфильтрованной по многим признакам.

Например, у нас есть ряд клиентов, которые купили в прошлом году, а в этом — нет.

Фильтруем базу по этим признакам и отправляем выбранным клиентам красивое письмо с предложением от которого невозможно отказаться.

Фильтровать можно по большому количеству полей, важно только чтобы они были заведены в карточку сделки. И здесь вновь повторю о том, насколько важно глубоко отстроить карточку. Поверхностная настройка не даст полноценного использования более половины возможностей системы.

Второй важный блок CRM-маркетинга — это интеграция с рекламными кабинетами. Рассмотрим на примере одного кабинета. Например, у вас в Яндексе есть ряд рекламных кампаний.

Как только клиент позвонил в вашу компанию или написал письмо, робот берет его номер телефона или почту и закидывает в рекламную аудиторию, направленную на возврат клиента на сайт. Как только Ваш менеджер перешел с этим клиентом от первого общения к согласованию коммерческого предложения, робот убирает данные клиента из одной аудитории и добавляет в ту, где настроены объявления, напоминающие о выгодах работы с вашей компанией. Менеджер получил оплату от клиента, робот убрал данные этого клиента из рекламы, чтобы сэкономить рекламный бюджет.

Таких сценариев миллионы, вы сами определяете свою рекламную стратегию и то, что должно показываться клиентам на разных этапах работы с вашей компанией. Хоть фотографию менеджера, который работает сейчас с клиентом. А роботы раскидают данные клиентов по нужным аудиториям

Сквозная аналитика — от заявок к деньгам

На момент формирования этой статьи, сквозная аналитика доступна в режиме бета-тестирования. Но уже сейчас становится понятно, что это нужный инструмент для понимания эффективности рекламных кампаний.

Допустим, мы получаем с объявления на Google 10 лидов, а с Яндекса — 20 лидов в месяц.

Кажется, что Яндекс выгоднее. Но когда мы отследим весь путь этих лидов по воронке продаж и увидим, что с Google мы получили 5 сделок, а с Яндекса — 3. Теперь кажется, что выгоднее Google. Но оценив реальное количество успешно завершенных сделок, увидим, что с Google мы закрыли две сделки и с Яндекса — тоже две. А итоговые суммы на первом получились, например, 100 тысяч, а на втором — 40 тысяч.

Сквозная аналитика позволит увидеть эффективность рекламных кабинетов, возможно, даже и конкретных объявлений. Более точная информация появится после окончания тестирования. Конечно, это пока даже и близко не Ройстат, но его обширный функционал и не всегда требуется в полной мере. Нужно исходить из задач компании.

Если задача базово оценить эффективность рекламного канала, то здесь инструменты Битрикс24 в помощь.

Бизнес-процессы vs человеческий фактор. Выигрывают БП

Один из самых сложных и важных инструментов Битрикс24 я оставил на самый конец. Если вы дочитали до этого момента, значит у вас очень большая сила воли. Ну или я пишу настолько интересно, что вы не можете оторваться. Давайте сделаем небольшой перерыв и вернемся к прочтению статьи с чашечкой кофе. Впереди практически искусственный интеллект на службе вашей компании.

Битрикс24 можно автоматизировать, чтобы он автоматически выполнял массу задач: формировал документы и отчеты, передавал их разным сотрудникам, ставил задачи, контролировал сроки, уведомлял. Еще чуть-чуть и кофе будет варить.

Начнем с самого простого, чтобы понять общую идею, а затем заглянем “под капот” нашего автоматизированного бизнес-процесса.

Это сценарий согласования счета на оплату. Есть инициатор согласования и есть ряд людей, которые должны одобрить оплату.

Например, я хочу согласовать оплату новых стульев в офис.

Заполняю поля, прикрепляю документ, и он летит сперва начальнику отдела, потом коммерческому директору. Если тот одобрил — то генеральному. А когда тот нажал кнопку одобрения — в бухгалтерию на исполнение. Это простейший сценарий согласования документов. Логику можно сделать любую.

Если визу поставил генеральный директор — то сразу можно миновать остальные этапы согласования. Но если отклонил юрист — то даже виза гендира не может передать документ в оплату. Различные сценарии приводят к тому, что систему всегда нужно настраивать под конкретную компанию.

В нашей компании бизнес-процесс делает массу дополнительных вещей. Например, когда от клиента поступила оплата, менеджер инициирует запуск процесса передачи клиента на выполнение в отдел внедрения. Заполняет около 15 полей, где учитывает дату оплаты, суммы, юрлицо заказчика, перечень задач, информацию о компании и пожелания клиента. И дальше бизнес-процесс распределяет информацию между разными направлениями.

Часть данных уходит в бухгалтерию, часть уходит в автоматические отчеты, документы уходят начальнику отдела внедрения, контактные данные заказчика передаются ответственному специалисту, ему же нарезается перечень задач по проекту, создается отдельное пространство для этого проекта и многое другое.

Вот так выглядит маленький участок одного из наших бизнес-процессов. Оказывая услугу по настройке бизнес-процессов нашим клиентам, было бы странно не сделать для себя все по-максимуму.