По данным исследования 2018 года, проведенного при поддержке Harvard Business School, open space негативно сказываются на коммуникации сотрудников. Задуманные как пространства для быстрой работы, они оказались недостаточно эффективными.
Объединяйте людей по принципу их занятия. Пусть сотрудники, работающие над одним типом задач, сядут за одним столом или будут иметь возможность пересаживаться туда, где им удобнее.
В офисе имеет смысл завести помещение для временной работы, где могли бы объединяться проектные команды, а также выделить несколько мест для рабочих совещаний и неформального общения, чтобы не собирать толпу у кулера.
С этой точки зрения полезно организовать в офисе комнаты-фонбоксы для индивидуальной работы на одного или двух человек, где можно поговорить по телефону в рабочих или личных целях.
Какие офисы нужны современному бизнесу?
Каждая эпоха предъявляет свои требования к организации труда. Мы помним, каким был типичный офис 90-х, 2000-х, 2010-х… Пришло время поговорить о настоящем и заглянуть в будущее, чтобы знать, к чему готовиться и как позаботиться о своём любимом офисе.
Мы открыли бизнес в Дубае | Результаты за это время | Как найти офис ? | Каким компаниям мы помогаем
3591 просмотров
Умный, гибкий, адаптивный, сервисный, безбарьерный — это все о нем, о современном офисе. Но какие офисы на самом деле выбирают успешные компании? Что важнее на рабочем месте — хорошая акустика или зал для медитаций? И почему не всем компаниям нужны гамаки и комнаты для сна? Как выбрать и обустроить эффективное рабочее пространство для современного бизнеса?
Эксперты ILM и AMO.RU совместно с Fort Project при поддержке сети умных офисов SOK провели исследование более 150 новых офисов крупных Российских и международных компаний в Москве, относящихся к сегментам IT, коммуникации, банки и финансы, торговля, консалтинг, производство, промышленность, медиа, фармацевтика, а также опросили экспертов рынка офисной недвижимости и изучили исследования зарубежных компаний, чтобы описать современные тренды в организации офисного пространства и получить целостную картину развития трендов в организации офисного пространства на ближайшие годы. Ознакомиться с подробным исследованием и выводами можно здесь.
Как изменения в бизнес-процессах влияют на организацию офисного пространства
Долгосрочные архитектурные и технологические тренды, а также новые бизнес-модели операторов офисной недвижимости обусловлены массовыми изменениями в бизнес-процессах, корпоративных культурах и культуре труда. Если за нашумевшей инновацией не стоит серьёзная деловая необходимость, она будет на слуху 1 — 2 года, после чего займёт своё место в узких нишах и перестанет быть заметна.
Современные концепции управления, в т.ч. agile и lean, требуют комплексного внедрения на уровне моделей управления и внутренних коммуникаций. Изменения в инфраструктуре офисов и другие новшества должны быть следствием изменений в умах.
Поэтому необходимо прежде всего понимать логику трансформации бизнесов и команд. В этой статье отдельно от Н-трендов (недвижимость) мы рассматриваем Б-тренды (бизнес).
Офис для бизнеса, каким он должен быть?
Б1. Процессный подход к управлению
Всё больше компаний внедряют управление бизнес-процессами. Оптимизация бизнес-процессов отражается в т.ч. на потребности в пространстве. Выводя людей за штат, сокращая объёмы хранимой продукции, формируя проектные команды под конкретные бизнес-задачи, отвязывая рабочие места от конкретных работников, бизнес получает возможность отказаться от части площадей и эффективнее использовать существующие.
Б2. Проектно-матричные структуры
Большая часть работы, не поддающейся автоматизации и требующей участия людей — это проекты: разработка продуктов, маркетинг и PR, клиентские проекты. Одни и те же люди входят в разные проектные команды. Это приводит к росту потребности в мобильных рабочих местах и помещениях среднего размера, пригодных для проектных команд.
Б3. Скорость изменений
Ускорение коммуникаций, логистики и аналитических процессов приводит к частой смене стратегических целей. Чтобы отреагировать на возможности и угрозы, требуется оперативно собрать команду, наладить краткосрочную линию производства. В выигрышном положении оказываются бизнесы, которые могут быстро расширить или сократить площадь (в т.ч. за счёт гибких офисов), а также переформатировать занимаемое пространство.
Б4. Удалённые сотрудники
Число людей, работающих из произвольной локации (как фрилансеров так и штатных сотрудников), продолжает расти. Вопрос их доли в коллективе упирается в способность компании грамотно выстроить управление виртуальной командой.
Б5. Кооперация между удалёнными подразделениями
Если удаётся объединить разные отделы под одной крышей, это помогает сэкономить на аренде и порождает запрос на смешанные планировки (тренд Н2). Но не всегда это возможно, и тесное сотрудничество между офисами всё более распространяется. Это создаёт необходимость видеоконференц-залов, оборудованных инструментами проектной работы и создающих эффект присутствия за счёт широкоформатных камер, однонаправленных микрофонов и крупных экранов.
Б6. Амбиции квалифицированного персонала
Новое поколение специалистов нуждается в свободе и комфорте. По данным Flexjobs.com, 80% ищущих работу отмечают гибкость графика и локации как один из факторов выбора работодателя. В борьбе за персонал бизнес активно осваивает концепции демократичных офисных планировок, насыщенных креативными зонами для работы, комнатами для массажа, спортзалами и пр.
Б7. Частное предпринимательство всё доступнее
Всё больше специалистов выходят за рамки крупных компаний, в которых выросли, и становятся резидентами коворкингов и других сервисных пространств. Эта тенденция особенно усилилась вследствие кризиса 2014 года. Сами сервисные пространства, как мощный фактор доступности предпринимательской деятельности, стимулируют спрос со стороны новых предпринимателей.
«В настоящее время сервисные пространства пользуются высоким спросом со стороны крупных корпоративных клиентов, так как этот формат офисной недвижимости предусматривает возможность краткосрочной аренды с возможностью быстрого выхода из договора. Крупному бизнесу физически трудно быстро внедрять временные изменение. Много ресурсов и времени будет затрачено на поиск подходящего варианта и отделку офиса. Поэтому нет ничего лучше быстро разместить проектную группу для проверки или реализации бизнес-идеи или продуктовой гипотезы».
Анна Воробьева, Директор проекта AMO.RU
Б8. Люди всё дольше остаются экономически активными
В мире растёт доля работающих среди людей пенсионного возраста. На сегодняшний день она составляет 13%. Это сказывается на росте требований к эргономичности рабочих мест и возможности работать из удобного места в удобное время.
Тренды в офисной недвижимости
В контексте описанных выше бизнес-трендов легко осознать следующие тренды на рынке офисной недвижимости.
Н1. Рациональная организация пространства
Высокая стоимость аренды и эксплуатации офисов подталкивает бизнес оптимизировать эти издержки. Растёт доля открытых рабочих зон, особенно в офисах свыше 3 000 м кв.: там open-space занимает более 55% площади. Компании обучаются сокращать неэффективные площади, такие как коридоры, и повышают гибкость использования пространства. В среднем по Москве неэффективные помещения составляют 10% от площади офиса.
Планировка влияет не только на количество простаивающих метров, но и на производительность труда.
Неудачное зонирование может существенно снизить продуктивность. Дискомфорт доставляет все, что ограничивает мобильность: неудобное расположение турникетов или неисправно работающие лифты. А вот наличие верхнего светового атриума, рекреационные зоны и озеленение пространства положительно влияют на общее психологическое настроение в коллективе.
Дмитрий Москаленко,
Первый заместитель генерального директора «Корпорации А.Н.Д.»
Н2. Смешанные планировки
По данным исследования Gensler, работники устали от open space. Только миллениалы и поколение Z готовы к открытости. 77% работников хотят работать в смешанной планировке. Большинство людей, особенно женщин, не устраивает уровень приватности, который они имеют на работе сейчас [2]. Доминирующая позиция open-space обусловлена их экономической эффективностью и гибкостью.
Этот тип организации офисного пространства обеспечивает стоимость содержания рабочих станций в среднем в 2,5 раза ниже, чем уровень затрат на кабинетную систему [1].
Наше собственное исследование показало, что основной тип организации офисного пространства – смешанная планировка с офисным open space и кабинетами (95%). Только 5% исследуемых офисов не включают в себя классические кабинеты для руководства.
Оpen space — самое экономичное решение для размещения персонала, но самое низкоэффективное и некомфортное для работы. Компании, которые воспринимают офис и персонал как область для инвестиций, а не статью затрат, на офисы открытого типа даже не смотрят
Иван Шкиря,
Совладелец офисных пространств “Дела”
Н3. Комфортная среда
Концепция офиса “как дома” всё чаще выигрывает у концепции “как на фабрике”. Дело не в вольготной атмосфере, а в гибкости. В офисах “как на фабрике” каждый сам персонализировал своё рабочее место. Стол — “берлогу” трудно быстро трансформировать или переместить в проектный офис. Поэтому функция уюта переносится на зоны неформального общения.
Они могут напоминать и “берлогу”, но важно, что люди оказываются там вместе и продолжают продуктивную коммуникацию.
Must have офисного дизайна сегодня это не только наличие кофе-поинтов, но и интеграция в рабочее пространство lounge-зон, открытых террас на крыше бизнес-центра, спортивных зон и акустических кабин для переговоров.
Михаил Миронов,
Коммерческий директор «Р7 Групп»
Н4. Внимание к здоровью
Компаниям всё труднее быть привлекательными для продвинутых кадров, если их офис отделан неэкологичными материалами и лишён помещения для физических упражнений.
Но гораздо важнее элементарная экология рабочего пространства. Она влияет на продуктивность, благополучие и настроение сотрудников на порядок существеннее, чем фитнес и эргономические приспособления. Низкое качество воздуха усыпляет работников и приводит к потерям около часа в день. Обилие натурального освещения, комфортная температура, чистый воздух и низкий уровень шума сокращают в среднем 4 дня больничных в год на сотрудника
Две группы факторов влияют на продуктивность работы сотрудников в современных компаниях:
Классические: правильная работа систем здания (вентиляция, отопление и так далее), достаточность пространства для работы, правильно спланированное освещение на рабочих местах и развитая инфраструктура объекта.
Бизнес-факторы: способность гибкого изменения офисного пространства для формирования рабочих команд под проект в соответствии с процессами, принятыми внутри компании.
Надежда Холодная,
Директор департамента коммерческой недвижимости ГК «ВЫСОТА»
Н5. Технологичность
Самое насущное — технологии для коммуникации и удалённого доступа. К ним относится в т.ч. техника для видеоконференций и презентаций и высокоскоростной интернет. 84% трудящихся ставят быстрый Wi-Fi на первое место среди факторов продуктивности. 37% добавляют к этому удалённый доступ к корпоративному серверу. Входят в моду мультимедийные стены, обеспечивающие качественное изображение и звук даже в открытом субпространстве для мозгового штурма или семинара.
Отдельный класс технологий относится к реконфигурации офиса. Сюда относятся передвижные стены, диваны с акустическими спинками и прочее
Н6. Гибкий офис (flex office / activity based office)
Набирающая популярность концепция полностью меняет подход к рабочему пространству. Конфигурация офиса обусловлена задачами, а не оргструктурой. Кабинет отдела становится бессмысленной сущностью, поскольку сотрудники почти всегда там, где сейчас решается задача в рамках проекта.
На смену кабинетам и open space приходят гибкие офисы. В них полностью или частично отсутствуют фиксированные рабочие места, а открытые пространства сочетаются с мультифункциональными зонами. Новые технологии гибкого офиса позволяют оперативно менять конфигурацию и обновлять помещение, подстраиваясь под текущие задачи. Большинство помещений такого офиса — временные, они , формируются стильными передвижными акустическими стенами.
Многие крупные компании, которые работают в сфере рекламы, PR, IT-индустрии, давно перешли на свободный тип планировки. Более того, они создают зоны отдыха, вводят ненормированный график и всячески способствуют тому, чтобы сотрудник не выгорал на работе. В таких организациях даже можно взять годовой «творческий» отпуск.
Антон Бабчихин,
Директор по маркетингу комплекса «Румянцево»
Н7. Персонализация рабочего места
Согласно исследованию Гарвардского университета, возможность персонализации рабочего пространства для сотрудников важнее неограниченного отпуска. Главным образом они хотят персонализировать экологические параметры рабочего места (см. тренд Н5)
Таблица: экологические параметры рабочего места, персонализации которых требуют трудящиеся
Итак, мы выделили 7 трендов трансформации рынка коммерческой недвижимости (Н) и 8 трендов трансформации бизнес-среды (Б). Попробуем представить их вместе и проследить взаимосвязь между ними.
В таблице ниже мы отметили, какие из Б-трендов, по нашему мнению, напрямую влияют на каждый Н-тренд. Как можно видеть, наибольшим числом Б-трендов подкреплён тренд Н6 — гибкий офис. На втором месте — Н5 технологичность.
Источник: vc.ru
Каким должен быть идеальный офис?
Короткий ответ: идеальный офис – это нечто большее, нежели удобные столы и бесплатная газировка. Правильное рабочее место должно стимулировать творческую, продуктивную работу с использованием всех возможных инноваций.
Для любой компании (и для стартапа в частности) офис – это не просто четыре стены, пара столов с компьютерами и кофе-машина.
Офис – это второй дом для тех, кто в нем работает. Здесь можно пообщаться с друзьями, найти свое вдохновение и начать дело всей своей жизни.
Неудивительно, что многие владельцы бизнеса так озабочены тем, как выглядит их офис. Одним из таких руководителей является Джейсон Фридман, основатель компании 42Floors.
«В задачи генерального директора входит создание рабочих мест, где сотрудники могли бы эффективно трудиться», — говорит Фридман. – «Если вы примете во внимание этот факт, перед вами откроются широкие перспективы. Тем не менее, многие директора смутно представляют себе, как именно им следует действовать в этом направлении».
Девиз компании 42Floors, расположенной в Сан-Франциско, звучит так: «Придумайте и создайте офис своей мечты». Стартап представляет собой аналог проекта Trulia и занимается сбором информации о свободной недвижимости в городе. Создаваемая ими база данных может использоваться для подбора помещений для офиса без привлечения посредников. До запуска 42Floors Фридман участвовал в программе Y Combinator и работал над несколькими крупными проектами. Именно поэтому он так заботится о создании идеального офисного пространства.
«Мне кажется, что концепция идеального офиса должна базироваться на принципах корпоративной культуры», — утверждает Фридман. – «Если вам небезразлична ваша культура и вы заботитесь о будущем своей компании, вы постараетесь сделать все возможное, чтобы обустроить свой офис. От этого зависит благополучие ваших сотрудников, для которых работа имеет огромное значение, а офис влияет на уровень их удовлетворенности».
В настоящее время нарочито примитивные интерьеры имеют значительное преимущество перед лощеными и утонченными дизайнами.
Бесспорно, стены и полы из необработанного дерева, оленьи рога на потолке – это современный тренд. Основатели стартапов хотят, чтобы их офис выглядел максимально естественно, и строители потакают их прихотям.
«Удивительно, но люди готовы вкладывать средства в дорогостоящие материалы, чтобы потолок и стены в помещении выглядели максимально просто», — говорит Фридман. – «А ведь все началось с того, что стартапы просто занимали самые дешевые и никому не нужные помещения!»
Так почему же примитивные интерьеры так притягивают взгляды? Почему людям нравятся стены из красного кирпича? Какой психологический механизм здесь задействован?
«Эти материалы напоминают нам о временах, когда людям приходилось самостоятельно строить здания, которые они планировали использовать», — утверждает Марк Кушнер, создатель Architizer, социальной сети для архитекторов и дизайнеров интерьера. – «Мы создаем нарочито грубые дизайны, восставая против тенденций и правил десятилетний давности, которые давно пора нарушить».
«Заводские витражи напоминают нам о временах, когда жизнь была гораздо проще. Нам всем пора немного сбавить ритмы современной жизни и немного отдохнуть», — добавляет он.
«В свое время владельцы первых интернет-компаний сколотили огромные капиталы. Тогда офисные интерьеры служили индикатором благосостояния компании», — сообщает Фридман. – «Поэтому люди стремились наполнить офис дорогостоящими вещами, которые так и кричали об уровне из дохода».
Однако после того, как шумиха немного поутихла, к людям вернулся их здоровый скептицизм. Теперь им нравится чувствовать, что они создают нечто великое практически с нуля.
«Людям нравится ощущать себя частью чего-то большего», — утверждает Фридман. – «К примеру, в офисе Facebook стол Цукерберга ничем не отличается от остальных столов. Различия в положениях стираются, и каждый чувствует себя равноправным участником рабочего процесса. Многие руководители придерживаются той же точки зрения, предпочитая роль члена команды роли руководителя».
Открытая планировка – это еще не все.
Если офис из комиксов Дилберт с его серыми угловатыми столами и прочей обстановкой навевает на вас тоску, вы не одиноки. Многие считают, что идеальный офис должен быть совсем не таким.
В последние несколько лет все больше и больше компаний отдают предпочтение открытой планировке. Это позволяет коллегам без труда взаимодействовать между собой. Возможно, концепция открытой планировки стала настолько популярной, что многие дизайнеры считают ее залогом успеха в создании идеального офиса.
Дениз Черри, дизайн-директор компании Studio O+A, разработавшей планы для офисов таких гигантов, как Facebook, AOL, Microsoft, Square и Yelp, уверена в необходимости создания так называемых «смешанных зон» — помещений, которые не являются ни общими, ни персональными рабочими местами. Они представляют собой нечто среднее и предназначены для того, чтобы технические специалисты могли посидеть в тишине и подумать над проблемой, не запираясь для этого в какой-нибудь комнате с белыми стенами.
«Открытое рабочее пространство – это хорошо, однако там редко бывает тихо. Это так же плохо, как и офис, разделенный на кабинеты и лишенный помещения для общих собраний», — говорит Черри. – «Необходимо найти баланс, и этот баланс индивидуален для каждой компании. Все зависит от специфики отрасли».
Обеспечьте каждому сотруднику его собственное личное пространство.
Днем Алекса Баггио работает в отделе продаж одного нью-йоркского стартапа, но ночью она становится основателем и редактором журнала The Roger, который пишет о самых необычных офисных помещениях в городе.
«Мне всегда нравились креативные офисы. Люди осознают, что проводят на работе довольно много времени, и стремятся к удобству и комфорту», — говорит Баггио. Проект The Roger был запущен 8 месяцев назад, и все это время она прочесывала город в поисках самых необычных помещений. «Я пришла к выводу, что лучшие офисы отнюдь не являются самыми дорогими. Обычно они создаются работодателями, которые действительно понимают, что нужно их сотрудникам», — утверждает Алекса.
«Работодатели хотят, чтобы офис стал в буквальном смысле лицом компании. Они стремятся индивидуализировать его, давая сотрудникам понять, что это пространство принадлежит им в полной мере».
Многие из них полностью отказываются от стационарных рабочих станций, предоставляя сотрудникам возможность пользоваться ноутбуками и беспроводным Интернетом.
«Беспроводные технологии и размеры оборудования, которое нам приходится с собой носить, имеют огромное значение», — утверждает Кушнер. – «Во многих случаях вам даже не нужен жесткий диск. Вы можете виртуально присутствовать где угодно, а провода, между прочим, стоят лишних денег. Избавившись от них, вы получаете максимум свободы».
Источник: hr-portal.ru
