Бизнес, который до сих пор не перешел к проектному менеджменту, сильно рискует. Будет проект реализован или «провалится»? Справится команда с поставленными задачами или нет? Получится избежать финансовых потерь в процессе работы над проектом или отсутствие контроля, систематизации и отчетности заведет в тупик?
70% IT-проектов так и не были реализованы из-за отсутствия систематизации рабочих процессов и контроля ресурса (бюджета и времени).
Что такое проектный менеджмент?
Проектный менеджмент — это набор инструментов для планирования, организации и реализации проектной деятельности.
Принципы проектного менеджмента просты:
- Систематизация. Все проекты и задачи собраны в одной системе. Ничего не теряется и не забывается.
- Эффективность. Инструменты, о которых мы будем писать подробно ниже, в разы повышают эффективность. Контролируются рабочие процессы, расход ресурса (времени и денег), каждый участник команды сосредоточен на выполнении поставленных на него задач.
- Работа на результат. Системный подход в работе над проектами и задачами позволяет финишировать с готовым продуктом в срок.
В проектном менеджмента (PM) каждый участник команды выполняет свою роль. Одна из ключевых фигур — project manager. Этот человек ведет проект от стадии планирования до готового результата. На его плечах: организация, координация, контроль и результат. Project manager может работать на аутсорсе или в штате.
Построение бизнес-модели. Lean Canvas — Ирина Дубовик
Многие компании сегодня отдают предпочтение аутсорсу, как удобному варианту привлечения специалиста под конкретный проект.
5 причин немедленно внедрить проектный менеджмент для бизнеса:
- Команда работает над проектом дольше сроков, обозначенных на старте.
- В процессе работы несколько раз менялись условия: бюджет, количество затрачиваемого времени, количество сотрудников и т.д.
- Нет отчетности, которая дала бы понимание эффективности рабочего процесса в целом, «узких» мест и проблемных вопросов.
- В коммуникации команды хаос (что-то написано в мессенджер, что-то на электронную почту и все это куда-то пропало и забылось).
- Задачи не фиксируются в единой системе, а участники команды не понимают, на каком этапе реализации находится та или иная задача.
С чего начать переход к проектному менеджменту?
Современный бизнес использует традиционно два подхода к проектному менеджменту.
Один из подходов — Waterfall , но в условия постоянного потока информации, внезапных изменений и потребности в гибкости рабочих процессов, этот подход все менее популярен.
Второй подход — Agile. Это история о гибкости рабочих процессов, где в приоритете максимальная эффективность, контроль ресурсов и минимизация потерь.
Waterfall (каскадная модель или модель «водопада») — это классика.
При таком подходе к проектному менеджменту важно планирование и составление договора. Планирование автоматически означает, что любые изменения в ходе рабочего процесса воспринимаются негативно. Каскадная модель не предусматривает остановок в процессе работы над проектом, чтобы внести изменения. Если это случилось — вина ложится на плечи команды, а сам процесс разработки сильно тормозится.
Типы бизнес-моделей. Как выбрать бизнес-модель для своего проекта?
Современный подход к проектному менеджменту — это Agile
Еще этот подход называют гибким за возможность быстро внести любые изменения в разработку в процессе работы. Например: если в ходе работы над проектом выяснилось, что бюджет и сроки нужно увеличивать — изменения делаются безболезненно для команды, самого процесса и финального результата.
Самые популярные методики гибкого подхода к проектному менеджменту: SCRUM и KANBAN. Первыми, кто облюбовал Скрам и Канбан были IT-компании. Позже к ним присоединились сотни других сфер, которые четко понимают ценность денег, времени, человеческого ресурса и абсолютной зависимости результата от перечисленного выше. Больше о ТОП-методах управления проектами читайте в нашей статье (и ссылка).
Что дальше?
После того, как вы выбрали подход к проектному менеджменту, который подходит вашей компании — время выбирать единую систему. Система управления проектами (таск-менеджер) станет единым местом для всех рабочих проектов и задач, для коммуникации внутри команды и с клиентами, для контроля времени, бюджета и загрузки команды.
Инструменты планирования, которые находятся внутри системы, приведут компанию к достижению трех главных принципов проектного менеджмента. Напомним эти 3 принципа: систематизация, эффективность, работа на результат. Worksection — как одна из систем управления проектами, которая идеально подходит для реализации гибкого подхода к проектному менеджменту, рекомендует присмотреться именно к Agile методике.
При выборе гибкого подхода, в ваших руках окажутся такие инструменты как: Канбан, Диаграмма Ганта, Календарь и многое другое, что делает работу над проектами и задачами более эффективной.
5 инструментов для управления проектами. Что сделает процесс разработки гибким?
Канбан. Заслуженно ставим на первое место, так как именно Канбан является одним из гибких методов программного обеспечения и приводит команду к результату в разы быстрее, чем, например, при использовании Waterfall модели. Канбан появился на заводе Toyota.
От нового подхода к изготовлению запчастей для автомобилей ожидали минимизации брака и финансовых потерь. Если раньше запчасти изготовлялись разными отделами, не связанными друг с другом, и часто сборка автомобиля заканчивалась выявлением брака деталей, то с появлением Канбан все изменилось: задача передавалась из отдела в отдел и если что-то пошло не так — это обнаруживалось мгновенно и устранялось.
Поставленные на поток задачи — одна из ключевых особенностей Канбан.
Как выглядит Канбан
Это визуальная доска с однотипными задачами и статусами. До появления систем управления проектами, статусы задач отображались на физической доске цветными стикерами. Канбан сегодня — это визуальная доска с отображением статусов для однотипных задач.
Внутри аккаунта Worksection Канбан выглядит так:
В крайнюю левую колонку бэклог попадают те задачи, которые еще не взяты в работу и не запущены по Канбан. Как только задача была принята в работу и получила статус «В работе» — стартует рабочий процесс и задача будет перемещаться по Канбан до финального завершения.
В статье ТОП методов управления проектами мы подробно описали плюсы и минусы Канбан. Если коротко: Канбан идеален для коротких проектов и однотипных задач, но может оказаться неподходящим решением для крупных проектов. Чтобы протестировать Канбан на деле, вы можете прямо сейчас зарегистрироваться ссылка и начать работу над проектами и задачами по Канбан.
Диаграмма Ганта
ТОП-инструмент проектного менеджмента, который также относится к визуальным и применимым для проектов любого масштаба.
Диаграмма Ганта — дорожная карта проекта, на которой отслеживаются связи между задачами, критичные точки, даты начала и завершения работы над задачей.
Для руководителя или проектного менеджера Диаграмма Ганта позволяет держать под контролем рабочий процесс, отслеживать задержки по срокам выполнение задач, создавать связи между задачами и двигаться к завершению с минимальными потерями. Если сроки по задаче смещаются или задача была выполнена с задержкой — это отобразится цветными индикаторами на Диаграмме Ганта.
Диаграмма Ганта в Worksection выглядит так:
На Диаграмме отображаются проекты, задачи и подзадачи. Можно определить или изменить сроки выполнения задачи, не переходя к редактированию самой задачи. Также вы сможете устанавливать связи между задачами.
Например: нужно презентовать готовый прототип проекта клиенту, но перед этим команда обсуждает и утверждает его. В таком случае, даты финиша задачи с обсуждением и утверждением прототипа можно связать на Диаграмме Ганта с датой старта новой задачи — презентации готового прототипа клиенту.
Полезные дополнения на Диаграмме Ганта: отпуска, больничные, рабочие дни сотрудников в выходные.
Диаграмма Ганта в Worksection продумана до мелочей. Дни отпуска, больничных или рабочих дней в выходные по каждому отдельному сотруднику отображаются на Диаграмме и это дает возможность скорректировать рабочий процесс вовремя, чтобы не было пауз и смещенных сроков.
Календарь
Как Канбан и Диаграмма Ганта, Календарь относится к визуальным инструментам управления проектами и очень удобен в использовании.
На Календаре вы можете смотреть:
- Все задачи, открытые или закрытые
- Задачи, в которых вы выполняете разные роли: Ответственный, Автор или Подписчик
- Задачи других участников команды
- Задачи по статусам
- Задачи по срокам
- Задачи по приоритетности, с запущенным таймером, с загруженными файлами и т.д.
Дополнительные возможности Календаря: прямо на Календаре легко создавайте новые задачи. Для этого выберите дату старта задачи и заполните информацию по ней.
Все, что невозможно держать в голове одновременно, отображается на Календаре и исключает вероятность забытых задач или сорванных сроков.
Ретроспектива
После того, как проект завершен — команда собирается для обсуждения результата: Что удалось, а что — нет? Какие были допущены ошибки? После того, как обсуждение проведено, создается отчет по проекту. Там, где не ведется отчетность — теряется время и деньги. Отчет — как ключевой инструмент менеджмента, который в системе управления проектами генерируется автоматически в разном виде:
Отчет Детальный
Отчет по Людям
Отчет по выбранным параметрам экспортируется в Excel. Сгенерировать отчет можно за любой период.
Благодаря регулярной отчетности, можно избежать финансовых рисков и потерь. Например: если для задачи были указаны предположительные затраты времени и денег — это отобразится в отчеты. Если плановые затраты отличаются от фактических — это также можно просмотреть в отчете и скорректировать рабочий процесс так, чтобы ресурс был использован правильно.
Тайм-трекинг
Если работа по проекту оплачивается почасово — фиксируйте время с помощью таймера. С тайм-трекингом (фиксацией времени, затраченного на работу) выигрывают все: руководитель видит загрузку команды, клиент получает прозрачный отчет, сотрудник может аргументировать необходимость в увеличении бюджета, если предполагаемые затраты отличаются от реальных.
Функция тайм-трекинга позволяет корректировать предполагаемые затраты. Это о гибкости, когда изменения в процессе работы над проектом исключают перерасход ресурса.
10 причин использовать систему управления проектами и задачами:
- Систематизация рабочих процессов: все проекты и задачи заведены в одну систему и ничего не теряется
- Гибкость работы над проектом и однотипными задачами по Канбан
- Визуализация рабочих процессов на Диаграмме Ганта
- Отслеживание затрат по таймеру: время/деньги
- Понимание нагрузки на команду в целом и по каждому отдельному участнику
- Слаженная коммуникация: вся переписка и обсуждение проектов/задач ведется в одной системе
- Максимум эффективности и минимум рисков
- Автоматическая генерация отчетности по выбранным параметрам
- Четкое распределение ролей и ответственности за результат между участниками команды
- Планирование задача наперед
- Начните ссылка регистрации прямо сейчас и убедитесь в преимуществах проектного менеджмента на практике.
FAQ
Что такое инструмент управления?
Инструменты управления — набор вспомогательных средств, чаще всего представленных программным обеспечением, применение которых способствует облегчению работы менеджеров проекта, ее стандартизации, а также повышению эффективности в вопросах организации рабочего процесса и управления задачами проекта. К помощи инструментов управления прибегают, как отдельные сотрудники, так и команда управления.
Как правильно управлять несколькими проектами?
Эффективным инструментом для грамотного управления одновременно несколькими проектами выступает специальное программное обеспечение для управления задачами, предусматривающее множество различных функций. Это и возможность назначения ответственного лица отдельно для каждой из задач, и отслеживание текущего состояния выполнения на каждом из этапов и т.д. Worksection — система управления проектами, легко адаптируемая под индивидуальные запросы компаний разного масштаба и направленности.
Что такое управление проектами?
Управление проектами — деятельность, направленная на реализацию всех поставленных перед проектом задач и целей, для осуществления которых прикладывается максимум знаний, навыков, опыта, методик и инструментов. Благодаря грамотному управлению проектами удается повысить процент успеха, добиться максимальной прозрачности и наглядности, в совокупности с оптимизацией коммуникации и оптимальным распределением человеческих, временных и материальных ресурсов.
Что такое система управления задачами?
Система управления задачами представляет собой комплексное решение, направленное на эффективное решение обширного круга различных задач управления бизнесом, легко адаптируемое под потребности компаний любого масштаба и направлений деятельности. Благодаря ее применению удается качественно контролировать ответственных лиц и временные сроки выполнения работ, а также своевременно предотвращать возможные сбои либо ошибки на каждом этапе выполнения проекта.
Какие бывают управленческие инструменты?
Цель использования управленческих инструментов — эффективное распределение имеющихся ресурсов, грамотная оценка поставленных задач, соблюдение временных сроков, стимуляция команды, получение прибыли. К инструментам управления, с помощью которых удастся управлять любым проектом, можно отнести: облачные сервисы для совместной работы над задачей, таск-менеджеры, календари, решения для хранилища графиков, текстов, кода.
Какие инструменты управления имеет руководитель?
В круг обязанностей руководителя проекта входит множество разных задач: планирование и сбор данных, мониторинг и анализ, контроль, составление отчетов по выполненным задачам и исполнителям. Эффективным инструментом для качественного достижения поставленных целей выступает специальное программное обеспечение, обладающее обширным функционалом возможностей. Такой софт удастся легко адаптировать под конкретные запросы бизнеса любой направленности.
Что подразумевается под выполнением проекта?
Выполнение (реализация) проекта представляет собой один из этапов стандартного жизненного цикла любого проекта, следующего после его инициации и планирования, и предшествующего его завершению. По сути, выполнение является последовательностью событий, обеспечивающих успешное завершение поставленных задач, в максимально кратчайшие сроки.
Источник: worksection.com
Полезные инструменты для project-менеджера
Проектный менеджер — важное звено в компании, который отвечает за то, чтобы поставленная задача была выполнена качественно и в заданный срок. В его обязанности входит взаимодействие с клиентом, управление и координация работы команды, отслеживание сроков исполнения задач, контроль бюджета и многое другое. Работа непростая, но довольно интересная, а если грамотно выстроить процесс коммуникации и постановки задач, то еще и приятная!
494 просмотров
Какими навыками должен обладать project-менеджер?
Проектный менеджер выполняет большой объем задач, поэтому среди основных навыков можно выделить следующие:
- Коммуникативные навыки. Плотное взаимодействие с командой и клиентом невозможно без развитых навыков коммуникации.
- Стрессоустойчивость. Плохое настроение у клиента, возникшие непредвиденные обстоятельства, недопонимания и ошибки — неизбежная часть работы. Главное, как менеджер сможет выйти из них и настроить команду на дальнейшее выполнение задач. Помимо этого, важно все решения принимать на холодную голову и не зависеть от эмоций или чужого мнения.
- Самоорганизация. Необходимо уметь самостоятельно организовывать свою деятельность, планировать время, придерживаться намеченного плана, своевременно выполнять поставленные задачи.
- Умение работать с большим объемом информации. Ее будет много!
Ниже расскажем про инструменты-помощники для работы проектного менеджера, а также полезные ресурсы и материалы, которые позволят постоянно узнавать что-то новое и быть в курсе всех событий.
Управление задачами
Использование канбан-досок, трекеров задач, интеллектуальных карт поможет оптимизировать рабочий процесс и эффективнее осуществлять контроль за выполнением задач.
Удобный российский сервис, построенный в виде канбан-досок. Бесплатный тариф позволяет работать в команде и пользоваться основными функциями. Есть несколько форматов отображения задач: таймлайн, таблица, доски, список, календарь и др.
Бесплатно могут работать 10 пользователей, прекрасное решение для небольшой команды, так как сервис удобный, простой, без лишних ненужных функций. Удобное расположение досок, возможность отзеркаливания карточек на разные доски, использование стикеров действий (приоритет, дедлайн). В каждой задаче есть возможность создать любое количество подзадач. На карточке при этом отображается прогресс их закрытия.
Наверное, один из самых популярных планировщиков задач. Это неудивительно, так как он включает в себя множество дополнительных функций, при этом не перегружая сервис. Можно ставить основные задачи, дополнять их подзадачами, сортировать и многое другое.
Интеллект-карта, или, как их еще называют, ментальная карта, минд-карта, карта мыслей. С помощью данного сервиса можно составить схему, контент-план, структурировать всю информацию и идеи, устроить «мозговой штурм» с командой.
Передача и хранение файлов
Каждый из нас хотя бы раз использовал сервисы для передачи и хранения файлов. Если нет, рекомендуем начать, так как хранилища и обменники экономят место на жестком диске, позволяют быстро передавать файлы и не носить с собой флешки.
Самый популярный сервис для передачи и хранения документов. При регистрации дается 15 Гб бесплатного хранилища. Дает возможность открыть другим пользователям доступ для совместной работы.
Прямой конкурент первому сервису, по функционалу они также похожи, но здесь размер бесплатного хранилища 20 Гб.
Бесплатный файлообменник, позволяющие без регистраций загружать файлы до 50 Гб. Удобный сервис, если необходимо передать файл, не требующий хранения на облаке. Срок хранения файлов составляет 14 дней, доступ на скачивание по ссылке, но можно установить пароль.
Быть в теме
Чтобы всегда быть в курсе происходящих изменений на рынке, следить за событиями или перенимать опыт коллег, советуем обратить внимание на сервисы, перечисленные ниже.
Основные темы, которые освещаются на канале: запуск и развитие продуктов/стартапов, поиск ценности и роста, работа в команде и привлечение инвестиций.
Поможет изучить внутренний опыт управления IT-проектами. Большое количество чек-листов и советов, которые точно пригодятся в работе.
Полезная информация, подборки, советы и статьи.
Автор делает обзоры на различных продуктовые решения компаний, делится лайфхаками и наблюдениями.
Эксперт с 20-летним практическим опытом рассказывает об управлении проектами и продуктами. Просто и понятно о проектах, менеджменте, хорошем управленческом вкусе и здравом смысле.
Книги по project-менеджменту
Делимся подборкой книг, которые пригодятся как начинающим менеджерам, так и опытным.
«Основы проектного менеджмента», Джозеф Хигни
Автор книги Джозеф Хигни с 2001 года является президентом консалтинговой компании QMA International.
«Scrum. Революционный метод управления проектами», Джефф Сазерленд
Полезная книга о том, как организовать слаженную командную работу и почему использование метода Scrum результативнее классического поэтапного подхода.
«Человеческий фактор. Успешные проекты и команды», Том Демарко и Тимоти Листер
Авторы считают, что успех проектов часто зависит не от технических факторов, а от людей. В книге они рассказывают, как решать социальные проблемы в команде.
Где искать работу?
Помимо известных крупных сервисов по поиску работы, существуют специализированные Telegram-каналы, где собраны вакансии для проектных менеджеров или сферы digital в целом.
Показать ещё
5 комментариев
Жалко, что вы забыли про нас 🙁
Инструменты управления проектами: ТОП-10 самых используемых программ
Инструменты управления проектами — это программы, которые позволяют автоматизировать популярные методики. Пользоваться программным обеспечением могут как фрилансеры, которые работают на себя, так и крупные компании. Существуют инструменты для контроля простых задач (чек-лист, автоматические напоминания).
Но для курирования масштабных проектов, руководителю пригодится платное программное обеспечение с большим количеством функций. Не существует какого-либо единственного «идеального» программного обеспечения, которое удовлетворило бы и IT-разработчиков, и производственников. Но большинство сервисов предлагают бесплатную «пробную» версию. Лучше всего протестировать несколько вариантов и понять, что действительно пригодится, а за что не стоит платить.
Microsoft Project: надежный, проверенный, доступный инструмент
- диаграммы Ганта;
- возможность постановки задач и подзадач;
- готовые шаблоны.
С помощью Microsoft Project руководитель может распределять ресурсы, оценивать временные затраты, просчитывать критический путь, отслеживать контрольные точки.
Плюсы: не нужно тратить много времени на освоение системы, интерфейс интуитивно понятен всем, кто пользовался другими программами MS Office. Microsoft Project используют даже крупные корпорации с целью курирования масштабных проектов.
Минусы: интерфейс можно назвать устаревшим. Сервисом неудобно пользоваться с мобильных устройств.
Trello: бесплатная программа для поклонников системы канбан
Программное обеспечение Trello было создано для управления разноплановыми задачами больших проектных команд. Интерфейс интуитивно понятен. Руководитель формирует тематические доски, списки задач, карточки для каждого подчиненного.
Пользователи могут обмениваться файлами, оставлять комментарии.
- базовая версия абсолютно бесплатна;
- подходит как для маленьких, так и для крупных компаний;
- интерфейс подходит для управления сразу несколькими, не связанными между собой, задачами.
К минусам относят отсутствие сводных отчетов, функции учета рабочего времени.
Битрикс24: для тех, кто хочет поддержать российских разработчиков
Интуитивно понятная, бесплатная программа для управления проектами, которая пригодится и для выполнения других бизнес-задач. Битрикс24 целесообразно подключать малому бизнесу, владельцам интернет-магазинов, которые хотят перевести управление на одну платформу. Единственное ограничение: количество пользователей и объем хранилища. За расширение этих параметров придется доплатить.
- формирование диаграмм Ганта;
- отслеживание прогресса выполнения заданий в режиме онлайн;
- оперативная русскоязычная поддержка.
К минусам можно отнести причудливую графику. Например, разработчики сделали анимированное сглаживание переходов от страницы к странице. Это замедляет работу и отвлекает внимание.
GanttPRO: если важно не только управление, но и планирование, презентация
Программа позволяет строить графики, отслеживать ход выполнения работ, контролировать расходы финансов и времени. С помощью GanttPRO можно общаться со своей командой, получать уведомления в режиме реального времени. Готовые шаблоны помогут быстрее разобраться в интерфейсе.
- множество инструментов управления разными видами ресурсов;
- автоматическое построение и обновление графиков проекта;
- возможность автоматизировать управленческие процессы.
К недостаткам относят недоработанное приложение для смартфонов. А чтобы увидеть весь график проекта, необходимо делать выгрузку в отдельный файл.
Todoist: веб-платформа для управления простыми проектами
Фрилансерам, которые хотят организовать свой собственный рабочий день и реализовать микропроекты, необязательно тратиться на профессиональный софт. Бесплатная платформа Todoist проста, интуитивно понятна, отлично подходит для организации повседневных бытовых дел.
Пользователь получает возможность указывать диапазон сроков выполнения задач, получать напоминания на смартфон. Нужно учитывать, что Todoist разрабатывался как ресурс для управления личными задачами. Поэтому основным минусом является отсутствие адаптации инструмента под нужды крупного бизнеса, больших команд.
- синхронизация с календарем Google;
- работа на всех видах устройств, включая смартфоны, планшеты.
Asana: инструмент для управления крупными проектами
Программа имеет собственное приложение для смартфонов, но можно управлять проектами и через веб-версию. Asana автоматизирует планирование и отслеживание повторяющихся задач, что существенно экономит время руководителя. Интерфейс интуитивно понятен. Практически все панели задач можно настроить по собственному вкусу.
В одном проекте может участвовать неограниченное количество работников. Есть возможность автоматизировать процессы согласования документов.
Плюсы: есть бесплатная версия, которая поддерживает доски канбан, одновременную работу 15 участников.
Минусы: слишком много «ненужных» функций для фрилансеров, высокая стоимость (около 25 долларов в месяц) за одного пользователя.
Zoho Projects: облачная система для удаленного управления проектами
Инструмент подходит для компаний с головным офисом и разветвленной сетью филиалов. Zoho Projects позволяет отслеживать прогресс выполнения бизнес-задач, комментировать ошибки, создавать интуитивно понятные инструкции, отчеты. Вся информация хранится в облаке, что позволяет получить доступ к нужной информации в любое время из любого места.
Преимущества Zoho Projects:
- лучший набор коммуникационных инструментов, включая чат в реальном времени, закрытые комнаты-форумы;
- есть бесплатная версия с базовыми функциями и ограниченным числом пользователей;
- стандартный план с поддержкой пользователей стоит всего 3 доллара.
Недостатками инструмента называют ограниченное количество отчетов, отсутствие русскоязычной поддержки.
Redbooth: удобная платформа для оптимизации работы небольшой команды
Тем, кто ищет инструмент для курирования простых, но многочисленных задач, подойдет ресурс Redbooth. Программа имеет простой и удобный интерфейс. Не нужно разбираться в корневых папках, выстраивать сложные взаимосвязи.
- построение диаграмм Ганта;
- чаты;
- 2 ГБ памяти в бесплатном тарифе.
С другой стороны, Redbooth не позволяет подключить к одному проекту большую команду. Невозможно подгрузить крупные файлы к отдельным карточкам. Приходится загружать документацию на внешнее облачное хранилище и прикреплять ссылку в Redbooth.
.png)
Paymo: лучший вариант для управления проектными ресурсами
Веб-приложение подходит и менеджерам, которые в одиночку ведут интернет-магазин, и крупным проектным компаниям. Система строится на принципе канбан, позволяет отслеживать время выполнения каждой задачи, прогнозировать дату завершения всего бизнес-проекта.
Преимущества Paymo: практически полный функционал, включая выгрузку отчетов и хранилище на 1 Гб, в бесплатной версии.
К минусам относят стоимость: 10 долларов за пользователя. За эту цену можно получить гораздо больший набор функций у других сервисов.
.jpg)
Podio: программного обеспечение для ведения проектов и клиентских баз
Разработчик ориентировался на менеджеров интернет-магазинов, поскольку большинство инструментов связано именно с продажами. Через Podio можно обмениваться сообщениями, отслеживать статус выполнения каждого заказа.
- интеграция с Evernote, Google Drive;
- до 5 участников в бесплатной версии;
- онлайн-чат.
Минусом называют низкий уровень автоматизации. Пользователю приходится вручную загружать и выгружать информацию.
Hitask: онлайн-менеджер для небольших команд
Для небольших компаний, состоящих из нескольких человек, будет достаточно менеджера Hitask. Простое программное обеспечение абсолютно бесплатно для первых пяти пользователей, но позволяет ставить неограниченное количество задач и вести одновременно несколько проектов.
- формирование календарей;
- синхронизация списка задач;
- полноценный функционал в бесплатной версии.
Критиковать бесплатную версию нецелесообразно, но пользователи жалуются на то, что 500 мегабайт на облаке — слишком маленький объем для полноценной работы.
Общие рекомендации по выбору лучшей программы
Чтобы понять подходит ли выбранное программное обеспечение для работы, рекомендуется поработать в бесплатной версии хотя бы месяц. Чтобы сузить список, можно ориентироваться на собственные приоритеты. Параметры, на которые нужно обратить внимание:
Канбан-доски.
Главная рабочая область программы. Поле должно хорошо «читаться», вмещать не только отдельные задачи, но и отображать полную картину продвижения проекта.
Список задач.
Самая простая, но важная функция любой программы. Каждый сотрудник должен иметь доступ к перечню своих заданий, быстро менять статус выполнения. Хорошая программа позволяет выставить приоритеты, передать сформированный список на мобильные устройства.
Отслеживание прогресса.
Очень важно чтобы проект был реализован в срок, и не вышел за рамки установленного бюджета. Желательно, чтобы выбранная программа автоматически «напоминала» о том, сколько дней остается до завершения, какое количество финансов затрачено.
Формирование отчетов.
Чтобы оценить прогресс работы, необходимо хотя бы раз в неделю смотреть на общую картину. В зависимости от функционала выбранной программы, в один файл можно выгружать, как минимум, информацию о просроченных и выполненных задачах, затраченных ресурсах.
Можно сказать, что разные программы очень похожи друг на друга. Нужно найти именно ту, в которой будет комфортно работать.
Управлять проектами с помощью специально разработанных инструментов очень удобно. Для контроля мелких текущих задач достаточно бесплатного сервиса без большого количества функций. Но руководителям крупных компаний стоит оплатить ресурс с полноценной службой поддержки.
Источник: synergy.ru