Карта бизнес процесса это

Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi

Карта процесса — алгоритм процесса, представленный графически при помощи визуальных средств

Карта процесса — это изображение, схематически показывающее этапы выполнения определенных процессов и соответствующих операций по нему; поток работ, который переходит от одного подразделения/службы/департамента/отдела к другому.

Смысл карты – визуализировать этапы выполнения какого-либо процесса. Главная задача – задокументировать его таким образом, чтобы, во-первых, было реально упростить управление, а во-вторых, добавить возможность внесения изменений и оценки показателей эффективности.

Карта процесса – некая стартовая точка, с которой начинается любое дальнейшее изучение бизнес-процесса и его возможная оптимизация.

Особенности карты процесса

Чтобы получить качественный результат, нужно, чтобы процесс был максимально полным, при этом необязательно в самой карте документировать все элементы процесса. Поскольку в карте визуализируется определенный поток работ, в котором принимают участие несколько организационных единиц, то одно из важнейших её назначений – решить “пограничную” проблему взаимодействия и коммуникаций между всеми единицами, задействованными в одном процессе.

Состав карты процесса

Карта характеризуется наличием принципиально важных элементов. К ним можно отнести:

• операции и ресурсы;
• условия;
• компетентный и квалифицированный штат сотрудников;
• требования к результатам;
• методы контроля и мониторинга;
• способы проверки результатов;
• отчетные документы на протяжении всех этапов выполнения.

При создании нового процесса количество элементов может изменяться по ходу «использования» данного процесса. Для возможности оценки улучшения процессов важно предусмотреть способы, с помощью которых можно проверить эффективность этих процессов и их результативность.

Виды карт процесса

В связи с разной устойчивостью и повторяемостью процессы бывают трех видов:

• Постоянные (ход их выполнения связан с неизменной последовательностью действий). Операции процесса четко определены и повторяются с одинаковой периодичностью и цикличностью. Время выполнения – статично.
• Непостоянные (количество операций заранее определено, но выполнение – непоследовательное). Время выполнения – постоянно меняется. Процессы не цикличны.
• Многовариантные (нет постоянного числа операций процессов, ход их выполнения связан с определенными тонкостями и нюансами работы организации/компании/предприятия).

Характеристики карты процесса

Цель построения карты – описание характеристик процесса:

• названия;
• цели осуществления;
• владельцев/поставщиков/потребителей;
• входов, выходов и заданных требований к ним;
• точки контроля, показателей результативности и эффективности.

Характеристики, которые нужно занести в карту процесса, определяются с учетом требований ГОСТ ИСО 9001-2008 и особенностей менеджмента организации. При этом следует помнить, что количество отражаемых в карте характеристик может как затруднить ее восприятие, так и оказаться недостаточным для грамотного и понятного описания.

Формы карт процесса

Чтобы представить процессы в наглядном виде при помощи карты, чаще всего применяются графические (диаграммы, фигуры, блок-схемы) или текстовые формы (текст и таблицы). Чтобы правильно выбрать способ и форму описания процесса, нужно отталкиваться от вида процесса. Графический метод подойдет для постоянных, а отличным вариантом для многовариантных и непостоянных станет текстовый вид.

Широко распространен метод моделирования процессов при помощи CASE-инструментов (специализированное инженерное программное обеспечение).

Источник: processmi.com

Основные бизнес процессы — создание карты

Карта основных бизнес-процессов позволяет нам понять и отобразить:

• кто является клиентом компании;
• какие продукты мы предлагаем клиентам;
• какие требования клиенты предъявляют к нашим продуктам;
• как требования к продуктам преобразуются в сами продукты. То есть как мы эти самые продукты планируем, производим и доставляем клиентам;
• из каких процессов состоит создание продукта;
• где заканчивается один основной процесс и начинается другой;
• какие продукты являются результатом основных процессов и какие процессы используют эти продукты дальше.

Весь процесс по созданию продукта называется Цепочка создания ценности. Имеется в виду ценность продукта для клиента. К слову, именно основные бизнес-процессы и создают ценность нашего продукта. Если процесс не добавляет ценности к самому продукту – он или не нужен, или является вспомогательным.

Ценность продукта клиент определяет сам. Как? Очень просто – если продукт удовлетворяет потребности и желания клиента – он имеет ценность. Если клиенту нравится то, что он получает, то это ценно. Если же ему не нравится- ценность снижается.

Важно понимать, что ценность заключается не только в самом продукте, но и в том, как клиент продукт получает. К примеру, если клиенту сложно найти продукт – это снижает его ценность. Более подробно о создании цепочки ценности я буду рассказывать в отдельной статье.

Иными словами, карта основных процессов даёт нам возможность отобразить упрощённую модель всего бизнеса.

Карта основных процессов — это отправная точка для дальнейшей работы

Создание карты основных бизнес-процессов компании

Для наглядности мы пройдём по этапам создания карты основных бизнес-процессов на примере. В качестве основы возьмём маленькую компанию (в лице одного человека) по производству и мелкооптовой продаже свечей.

1. Определение клиентов

Сформулируете, кто является клиентами вашей компании? Это могут быть как конкретные люди, так и организации и даже целые отрасли. Нет необходимости подробно описывать «портрет» каждого клиента. Просто обозначьте группы потребителей. У нашего свечного заводика лишь одна группа клиентов – частные розничные магазины из разряда «Все для дома».

2. Определение продуктов

Самый простой вопрос: что покупают ваши клиенты? В нашем случае это восковые свечи. Не нужно лишней детализации.

3. Основные потребности клиентов

Необходимо записать, какие основные потребности или группы потребностей к вашему продукту есть у клиентов. Мы поставляем клиентам свечи. Соответственно, у клиентов есть определённые потребности по их качеству, ассортименту и цене. Но помимо этого у клиента есть потребности к нам как к поставщику. Такими требованиями будет точность поставки и упаковка.

Таким образом, к требованиям к продукту необходимо добавить требования клиента к поставщику или к процессу поставки.

На данном этапе наша карта будет выглядеть следующим образом:

Карта основных бизнес-процессов. Требования продукты и клиенты

4. Определение цепочки создания ценности

Теперь необходимо записать, какие бизнес-процессы удовлетворяют потребности клиента, производят продукт и создают всю ценность нашего предприятия. Идти необходимо от потребностей к продукту.

• Качество свечей, их ассортимент и стоимость зависят от процесса производства. Основной процесс №1 – производство.
• Точность поставки зависит от процесса логистики. Основной процесс №2 – логистика.
• Требования к упаковке удовлетворяется одноименным процессом. Основной процесс №3 – упаковка. Отмечу, что упаковка также влияет на стоимость и качество: чем лучше упаковка, тем дороже она обходится. И чем лучше упаковка, тем лучше внешний вид продукта после транспортировки.

На карте основных процессов нужно обозначить лишь основные связи. Главное, чтобы было понятно, в каком порядке происходит выполнение основных бизнес-процессов.

Карта основных бизнес-процессов. Цепочка создания ценности

5. Определение внутренних продуктов

Как видите, основные бизнес-процессы связаны между собой стрелками. Каждая стрелка что-то значит. Это какой-то продукт, который был произведён одним процессом и передаётся другому. На схеме необходимо обозначить, что это за продукты. Тем самым мы установим первоначальные границы основных бизнес-процессов.

В нашем случае в результате производства появляются «Свечи», которые после упаковки превращаются в «Готовые к отправке свечи».

6. Вспомогательные процессы

Для того, чтобы определить ключевые вспомогательные бизнес-процессы, необходимо ответить на вопрос: что нужно, чтобы основные бизнес-процессы работали? Можно задать данный вопрос применительно к каждому основному процессу отдельно.

Для того чтобы работал процесс производства свечей, нужно, чтобы были необходимые материалы, инструменты и оборудование. Т.к. производство выполняется одним человеком, персонал нам не нужен. Для упаковки нам опять же нужны материалы. Доставка клиентам осуществляется на собственном автомобиле, так что все, что нам нужно — это поддерживать машину в порядке.

Теперь необходимо посмотреть получившийся список и определить, какие вспомогательные процессы производят то, что нам нужно. Очевидно, что для того чтобы иметь материалы и инструменты для производства и упаковки, их необходимо закупить. Вспомогательный процесс №1 – закупки. Для того чтобы поддерживать в рабочем состоянии инструменты и автомобиль существует Вспомогательный процесс №2 – техническое обслуживание.

Вот и все. Всего лишь 2 вспомогательных процесса.

7. Процессы управления

Чем мы управляем? Что нам нужно улучшать? Вот те простые вопросы, которые позволят нам определить бизнес-процессы управления. Чем же мы управляем на нашем микро- свечном заводике? Ну к примеру, рецептурой и технологиями приготовления. Ищем новые рецепты – это позволяет нам развиваться и улучшать качество продукта.

Конечно же, мы планируем и распределяем ресурсы. И ещё занимаемся необходимой работой по учёту и отчётности.

Таким образом, у нас складывается 3 процесса управления: Управление качеством и улучшением, Планирование поставок и производства, Документооборот и отчётность. Карта основных бизнес-процессов приобрела завершённый вид:

Карта основных бизнес-процессов верхнего уровня

Вот мы и создали карту основных бизнес-процессов компании. Как видите, это несложно, главное — понять, что именно создаёт ценность вашему продукту. Всегда думайте о клиентах и их потребностях — основные процессы должны быть направлены именно на удовлетворение потребностей клиентов.

Не усложняйте карту. Сделайте её настолько простой, насколько это возможно. Даже в самой большой компании с огромным количеством бизнес-процессов их не может быть более 21 — 25. Точнее, может быть, но это уже будет неэффективно. Основных процессов в компании не может быть более 5 — 7.

Источник: deep-vision.one

Руководство по составлению карт процессов: Типы и советы

Картирование процессов — это метод, который помогает управлять и проектировать процессы или рабочие процессы. Существует несколько различных карт процессов, которые вы можете создать, в зависимости от конкретного рабочего процесса, который вы хотите изучить.

В этой статье мы обсудим, что такое картирование процессов, какой тип карты процессов следует использовать для различных ситуаций и как создать карту процессов для вашего бизнеса.

Что такое картирование процессов?

Карта процесса включает все задачи, выполняемые в рабочем процессе, и каждого человека, выполняющего эту задачу. Вы можете использовать различные символы для представления идей, сроков, людей и действий на карте процесса.

Составление схемы процесса используется для того, чтобы помочь команде людей спланировать и понять, как выполнить задачу. Разбивая проект на небольшие задачи и четко определяя, кто отвечает за каждый этап, команда лучше общается и эффективнее завершает проект. Картирование процессов помогает в организации и может быть использовано для определения процессов всей компании.

6 типов карт процессов

Карта процессов может подходить для многих функций планирования и управления людьми и проектами. Вот 6 типов карт процессов и когда следует использовать каждый из них:

1. Основная блок-схема

Базовая блок-схема — самая простая из диаграмм, используемых для составления карт процессов. Использование фигур, базовой блок-схемы помогает визуализировать процесс. Вы можете использовать базовую блок-схему, когда:

• Планирование новых проектов
• Документирование процессов компании
• Решение проблем
• Помощь командам в передаче идей

2. Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности показывает серию событий, которые приводят к доставке продукта потребителям. Это блок-схема, которая помогает выявить отходы в процессе доставки продукции. Карты потоков ценности лучше всего использовать, когда:

• Документирование потока информации и материалов
• Определение направленности будущих проектов
• Попытка понять процессы принятия решений

3. Карта цепочки создания ценности

Карта цепочки создания стоимости — это диаграмма, которая показывает основные виды деятельности, выполняемые предприятием. Это общая карта процесса, в ней не рассматриваются детали деятельности. Вы можете использовать карту цепочки создания ценности, когда:

• Определение этапов процесса
• Проектирование бизнес-процесса
• Определение бизнес-процесса

4. Межфункциональная карта

Также известная как диаграммы плавательных дорожек, межфункциональная карта определяет связи между этапами процесса и идентифицирует людей или системы, которые участвуют в процессе. Предприятия используют межфункциональное картирование, когда:

• Определение ключевых ролей, участвующих в процессе, и их взаимосвязи друг с другом
• Показывает, как процесс действует в рамках всего предприятия
• Определение отказов, избыточности и других вопросов, которые могут повлиять на процесс

5. Подробная карта процессов

Детальная карта процесса специфична тем, что показывает все детали, которые включает в себя бизнес-процесс. Этот тип карты процесса помогает определить, какие события или задачи необходимо выполнить компании для достижения конечного результата. Подробную карту процесса можно использовать, когда:

• Документирование решений в процессе
• Определение всех деталей, включенных в бизнес-процесс

6. SIPOC

SIPOC представляет поставки, входы, процессы, выходы и клиентов. SIPOC — это карта процесса, которая использует эти элементы и информацию для создания общего представления о процессе компании. SIPOC — это карта процесса, наиболее полезная, когда:

• Определение сложного процесса
• Определение элементов процесса
• Измерение улучшений процесса

Как создать карту процесса

Выполните следующие шаги для создания карты процесса:

1. Определите, какой процесс следует использовать

Каждый тип карты процесса имеет специфическое применение, где он наиболее успешен. Определите, какая карта процесса имеет наибольший смысл для ваших целей. Полезно определить проблему, которая затем подскажет вам, какую карту процесса следует использовать. Например, если вам нужно выяснить, как донести до потребителей информацию о новом продукте, вы можете выбрать карту потока создания ценности для разработки процесса.

2. Соберите команду

Как только вы выбрали процесс, вы можете определить, кто должен быть вовлечен в планирование процесса и создание карты процесса. Сюда входят менеджеры и члены команды, которые работают над проектом. Привлечение необходимого персонала важно для эффективности планирования и выполнения процесса.

3. Спланируйте этапы вашего процесса

Проведите вместе с командой мозговой штурм всех шагов, необходимых для процесса. Подумайте, кто отвечает за определенные задачи, и составьте общую временную шкалу, чтобы определить, когда вы должны завершить каждый шаг. Определите каждую деталь, которую включает в себя процесс. Рассмотрите эти элементы:

• Текущий процесс: Нарисовать процесс, используемый в настоящее время для справки.
• Рабочий процесс: Определите общий рабочий процесс в вашей компании.
• Задачи: Выпишите каждую задачу, которую требует рабочий процесс.
• События: Определите события, которые происходят между каждой задачей, например, одобрение со стороны менеджеров.
• Связи: Определите, как задачи и события связаны друг с другом.
• Люди: Определите, кто участвует в процессе и каковы их роли.
• Системы: Определите системы, используемые процессом.

4. Организовать этапы процесса

Определить последовательный порядок выполнения каждого этапа процесса. Этот этап упрощается, если вы создали временную шкалу в ходе мозгового штурма. Организация этапов устанавливает четкий путь от начала до конца процесса.

5. Нарисуйте карту процесса для стратегии или рабочего процесса

Теперь у вас есть вся информация, необходимая для составления карты процесса, и вы можете нарисовать карту процесса. Для представления каждого этапа процесса можно использовать форму или символ. Например, стрелки показывают связь между аспектами процесса, а ромбы могут представлять решение.

6. Обзор карты процесса

Проанализируйте свою карту процесса и определите этапы процесса, на которых могут возникнуть проблемы. Это может быть недостаточная эффективность или избыточность. Огромное преимущество составления карт процессов заключается в том, что они показывают, где ваша команда может внести улучшения.

7. Внедрите новый процесс, используя карту процесса в качестве руководства

Протестируйте ваш новый процесс и проследите за его успешностью. Убедитесь, что все участники процесса следуют процедуре, описанной в карте процесса. Если у вас есть предложения по улучшению процесса, иногда лучше провести тестирование в небольших масштабах, например, на одном рабочем проекте, чтобы убедиться, что это улучшение действительно работает и полезно.

При внедрении нового процесса в масштабах всей компании, например, разработки продукта, вы можете захотеть отработать процесс в меньшем масштабе с одной командой, прежде чем обучать и внедрять процесс во всей компании.

Преимущества картирования процессов

• Повышение эффективности: Когда команда составляет план своего процесса, цели и задачи становятся ясными, что может помочь команде быстрее выполнить поставленные задачи.
• Помогает выявить проблемы: Определенные карты процессов могут помочь определить места возникновения проблем в вашем рабочем процессе.
• Способствует улучшениям: Выявляя проблемы, картирование процессов также помогает внести улучшения в рабочий процесс и распределение задач.
• Помогает командам понять процесс: Возможность визуализировать процесс с помощью карты может помочь людям понять свои обязанности и рабочий процесс в целом.
• Улучшает коммуникацию: Составление схемы процесса помогает донести планы и идеи путем их изложения и визуализации ожидаемого рабочего процесса.

Советы по использованию картирования процессов

Ниже приведены советы о том, как сделать картирование процессов эффективным инструментом для вас:

• Знайте символы: Картирование процессов использует более 30 символов для представления аспектов процесса, таких как идеи и принимаемые решения. Изучите каждый из этих символов и как их использовать, чтобы избежать путаницы при составлении карты процесса.
• Управляйте деталями: Включите необходимые детали и постарайтесь убрать ненужные для улучшения детали, когда вы пересматриваете свою карту. Иногда слишком много деталей может замедлить процесс, поэтому будьте проще.
• Четко определите начало и конец: Убедитесь, что ваша карта процессов четко показывает, где начинается процесс и когда и как он заканчивается.
• Начните с большого: Вы можете начать картирование с более крупных концепций и идей, чтобы упростить процесс и добавить детализацию по мере того, как вам будет удобно составлять карту процесса.
• Получите обратную связь: Может быть полезно получить обратную связь от как можно большего числа людей, вовлеченных в процесс. Такая обратная связь не только укрепляет команду и позволяет каждому почувствовать свою значимость, но и может быть полезна для улучшения процесса.

Источник: hr-portal.ru