Картирование бизнес процессов это

Карта бизнес-процесса — это визуальный инструмент, который позволяет участникам бизнес-процесса сформировать единое понимание его основных шагов, границ, рисков, функций и узких мест.

Теоретические основы картирования

В наше время разработано и применяется на практике большое количество методов управления качеством. В частности, широкое распространение получил такой метод, как картирование. Оно представляет собой составление карты или блок-схемы действий, операций процессов.

Особенностью картирования является то, что карта бизнес-процесса составляется на основе того, как этот процесс осуществляется в реальной жизни, а не по документам.

Подготовкой составления бизнес-процесса является выполнение следующих действий:

Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!

изучение существующих нормативных документов по бизнес-процессу;
интервьюирование участников бизнес-процесса и выяснение у каждого из них их целей и полномочий;
проведение совместной встречи со всеми участниками бизнес-процесса, уточнение границ бизнес-процесса, фиксация всех выполняемых в ходе бизнес-процесса шагов;
фиксация схемы бизнес-процесса, ее согласование со всеми участниками бизнес-процесса и ее утверждение нормативным документом.

Картирование преследует различные цели. Во-первых, оно способствует внедрению в организации процессного управления, благодаря которому визуализируются все процессы и тем самым, выявляются ошибки. Во-вторых, с помощью картирования можно оптимизировать бизнес-процесс (для этого изучают текущее состояние процесса, ищут идеи для его улучшения, формируют целевую схему).

Различают несколько типов карт в соответствии с целями их использования. Для уже имеющихся процессов применяют кросс-функциональные карты или карты событийных цепочек; иногда блок-схемы заменяют на таблицы. Для оптимизации применяют диаграмму спагетти или карту потока создания ценности.

«Разработка карты бизнес-процесса»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Первоначально картирование осуществлялось на бумаге. Но сейчас почти все предприятия используют программное обеспечение для разработки карт. Оно, как правило, включает в себя стандартизированный набор символов для обозначения различных объектов (завершение, подпроцесс, процесс, подготовка, решение, выбор направления, приостановка, сохранение данных, документ и др.).

Порядок и принципы разработки карты бизнес-процесса

Разработка карты бизнес-процесса начинается с его описания. Обычно выделяют функции структурных подразделений, исполнителей, сроки и периодичность, должностные инструкции, регламенты, организационную структуру. При этом должна использоваться именно та методология, которая принята в организации.

Далее определяют цели бизнес-процесса. Разработчикам нужно обеспечить их связь со стратегическими и тактическими целями предприятия. Обычно это достигается в результате декомпозиции целей.

При разработке карты бизнес-процесса нужно учитывать, что она будет исполнять роль стартовой точкой для выполнения в последующем работ по моделированию, анализу и оптимизации бизнес-процесса. Бизнес-процесс при помощи карт достаточно обобщенно описывается с использованием графической нотации. В то же время карта отображает устройство бизнеса предприятия.

При разработке карты бизнес-процесса, нужно учитывать следующие основные принципы ее составления:

подразделение бизнес-процесса на управляющие операции, основные операции, обеспечивающие операции, операции развития;
создание основных операций бизнес-процесса согласно основным видам продукции предприятия;
контроль соизмеримости представления операций бизнес-процесса по сложности, значимости, уровням детализации и т. мд.;
проверка карты бизнес-процесса с точки зрения полноты при помощи референтных моделей.

Во время разработки карты бизнес-процесса рекомендуют использовать разработанную заранее матрицу целевых сегментов бизнеса. Данная матрица содержит в себе сведения об основных клиентах, о продуктовых и сервисных линиях предприятия, о критических факторах успеха, об основных этапах жизненного цикла создания продукции.

Карта бизнес-процесса должна удовлетворять следующим требованиям:

полнота карты, т. е. укрупненное отражение всей деятельности предприятия в рамках модели;
прозрачность карты, т. е. обеспечение прослеживаемой взаимосвязи между операциями бизнес-процесса;
отсутствие на карте дублирования и пересечения операций бизнес-процесса;
узнаваемость карты, т. е. идентификация топ-менеджерами в разработанной модели своего предприятия и тех операций бизнес-процесса, за которые они отвечают;
эргономичность карты, которая предполагает читабельность удобной в работе модели.

Успешной разработке бизнес-процесса способствует его проработка в обратном направлении от результата до исходной точки. При использовании карты следует ее анализировать, в частности, путем получения отзывов ото всех участников бизнес-процесса. Благодаря этому расширяются возможности для формулирования и реализации альтернативных и предпочтительных путей эффективного выполнения бизнес-задач предприятия.

Таким образом, разработка и использование карты бизнес-процесса помогает предприятиям обеспечивать соответствие международным стандартам ISO 9000 и ISO 9001 в области системы менеджмента качества. Кроме того, идентифицируются узкие места в рабочем процессе, ускоряются процессы обмена информацией и принятия решений, следовательно, создаются предпосылки для повышения качества.

Источник: spravochnick.ru

Три столпа lean

Просто о картировании процессов, потерях в бережливом производстве и системе 5S

эксперт премии Правительства РФ в области качества, аудитор по сертификации систем менеджмента качества и систем менеджмента в области охраны труда и профессиональной безопасности, финансовый директор ООО «Русский Эксперт»

ведущий эксперт ООО «Русский Эксперт»
эксперт по сертификации, директор по персоналу ООО «Русский Эксперт»

Если вы слышали о бережливом производстве, но пока не разобрались в его сути и в том, с чего начать его применение, то эта статья для вас. Рассказываем о самых популярных запросах о бережливке. И если вам понравится – продолжим в том же духе.

0 3 06/07/2021

1. Картирование процессов как метод визуализации в бережливом производстве

В организации каждый процесс должен приносить ценность либо ей, либо заказчику. Все остальное – это потери. Для того чтобы понять, что мы делаем в рамках своей повседневной работы ради пользы, а что делаем зря, необходимо визуализировать нашу работу, перенести наши действия, шаги и все выполняемые нами операции на бумагу как можно подробнее. Картирование процессов позволяет это сделать.

С помощью этого простого инструмента можно наглядно изобразить поток создания ценности, включая изображения всех ненужных шагов при исполнении работ, которые не несут пользы. Процесс раскладывается по этапам, от его начала и до конца вырисовывается воображаемый поток – от входных данных до окончания всей работы. Наглядное изображение помогает уже на первом этапе составления карты процессов сгенерировать идеи для улучшения, просто глядя на получающуюся картинку.

Перенос реальных действий в ходе выполнения работ на бумагу может позволить увидеть их все – как приносящие пользу компании, так и неэффективные. От таких ненужных действий впоследствии и надо избавляться.

2. Lean-потери – сколько видов потерь в бережливом производстве

Все руководители видят необходимость в снижении производственных затрат, но не всегда понимают, где именно можно экономить: предприятие функционирует, нормы расхода сырья и материалов выполняются, производительность растет и т.д. О каком снижении затрат может идти речь? И где можно сократить те самые потери?

Приходится снова возвращаться к анализу производственных расходов, разделить их на те, которые действительно необходимы , и те, от которых можно избавиться. Тут нам как раз поможет картирование процесса производства продукции, чтобы иметь понимание, какие работы, операции и действия сотрудников пользу приносят, какие нет.

Главным принципом бережливого производства является избавление от потерь, и здесь мы встречаемся с термином « муда ». В переводе с японского он означает потери в производственном процессе – действия, не приносящие пользу или не делающие свой вклад в создание продукта или обеспечение его качества.

Основная задача при работе предприятия в концепции бережливого производства – борьба с этими самыми мудами.

Сам принцип муда подразумевает под собой семь видов потерь:

Перепроизводство – переделка, исправление ошибок, доработка ;
Ожидание – материалов со склада, настройки оборудования, инструмента, ожидание человека и так далее;
Лишняя транспортировка или перемещение – постоянное перемещение как готовой продукции, так и полуфабрикатов по территории цеха или предприятия туда-сюда с непонятными целью и задачей;
Излишняя обработка – один из самых трудноулавливаемых видов потерь. Надо понимать, что потребитель готов платить за конкретное, установленное его требованиями, качество продукции. И излишние телодвижения компании по созданию добавочных ценностей в продукт, которые часто приводят к удорожанию, никому не нужны, таким образом, компания часто платит за то самое «улучшенное качество» сама. Также сюда можно отнести такой важный фактор, как излишняя обработка полученных на выходе результатов .
Избыток запасов – излишнее количество запасов на складах – не самое страшное. Когда мы закупаем больше сырья и материалов, чем нужно, что-бы реализовать принятые на себя заказы, мы теряем деньги. Но страшнее, когда излишний запас образуется в продукции, которую не готовы покупать, и ее надо куда-то «спихнуть». Это мертвые деньги не только на складе готовой продукции, это излишне затраченные ресурсы, выплаченные зарплаты и даже, например, оплаченное электричество. Неважно, о каких запасах может идти речь, но очевидно одно – проблема здесь кроется, как правило, на верхнем уровне управления компании, и, скорее всего, необходимо задуматься над процессами планирования производства, их взаимосвязью с продажами.
Лишние движения – совершенно не нужные действия при выполнении работ, излишние переходы, операции, согласования каких-либо незначительных вопросов, включая даже оформление бумаг. Как раз такой инструмент, как картирование, может помочь избавиться от данного вида потерь.
Дефекты – самые очевидные и легко считаемые потери. Всегда можно настроить и применять в организации инструменты мониторинга, позволяющие учитывать и считать затраты, включая затраты на исправление брака, дефектов, переделки и перепроверки. Сделав изделие с первого раза нужного качества и проверив его один раз, мы выходим на запланированные показатели себестоимости продукции. Когда мы переделываем или дорабатываем дефективную продукцию, мы повторяем все те же действия , перепроверяем , и себестоимость продукции повышается. Надо понимать, что потребитель за это платить не собирается и все эти затраты загрузят бюджет организации.

3. Как и зачем внедрять систему 5S бережливого производства на предприятии

5S – это инструмент бережливого производства для организации рабочего места. Если применять российскую терминологию, то это просто культура производства и организации рабочего места.

При этом под рабочим местом надо понимать не только стол и стул, но и все остальное пространство, где выполняются определенные операции.

Когда на рабочем месте и вокруг него беспорядок , о какой производительности труда может идти речь?

Все когда-то делали ремонт дома или что-либо чинили, сверлили и так далее. Часто бывает, что мы дольше ищем куда-то девшуюся отвертку или сверло, чем выполняем непосредственно саму работу.

Наведение и соблюдение порядка, удобная организация рабочего места, когда все под рукой и можно брать ту же самую отвертку или сверло на автомате, не задумываясь о том, где оно лежит, – вот сама цель принципа 5S.

Основные шаги при построении 5S очень просты и логичны:

Нравится: 3 Была ли статья полезна? Да Нет

Источник: kachestvo.pro

6 типов инструментов картирования бизнес-процессов с примерами

Картирование бизнес-процессов подразумевает создание диаграмм для обобщения и анализа различных задач или проектов в рамках бизнеса. Это полезный инструмент для улучшения бизнес-процессов, выявления ошибок и улучшения коммуникации между компанией и ее заинтересованными сторонами. Если вы хотите создавать диаграммы и карты, которые помогут вашей компании организовать и оценить свои процессы, подумайте о том, как использовать картирование бизнес-процессов.

В этой статье мы дадим определение картированию бизнес-процессов, объясним, почему оно важно, и перечислим различные типы инструментов для картирования бизнес-процессов с примерами.

Что такое картирование бизнес-процессов?

Картирование бизнес-процессов — это инструмент, который позволяет бизнесу планировать и отслеживать свою деятельность или процессы. Для этого компании используют блок-схемы, где символами обозначаются различные части деятельности. Эти диаграммы показывают, когда, как и почему компания может завершить тот или иной проект, например, обучение сотрудников или отслеживание поставок. Предприятия создают свои карты с помощью символов, которые могут включать ромбы, квадраты, круги, прямоугольники или стрелки.

Карта бизнес-процессов также обеспечивает визуальное представление о предполагаемом процессе выполнения задачи и предлагает потенциальные результаты деятельности, поскольку стрелки обычно представляют движение деятельности. Основной целью картирования бизнес-процессов является наглядное представление этапов бизнес-процесса. Это позволяет заинтересованным сторонам бизнеса увидеть и понять процессы компании, в которые они вкладывают деньги.

Почему важно картирование бизнес-процессов?

Вот несколько причин, по которым составление карт бизнес-процессов важно для компаний:

Повышенная прозрачность

Блок-схема бизнес-процессов позволяет заинтересованным сторонам наглядно представить методы производства компании, что дает им возможность предоставить обратную связь или задать вопросы. Например, заинтересованные стороны могут захотеть узнать, как компания производит продукт, который они поддерживают, что организация может легко показать с помощью диаграммы состояний. Для компании важно оставаться прозрачной для своих заинтересованных сторон, чтобы развивать выгодные отношения с людьми, которые ее поддерживают.

Улучшение ясности процесса

Поскольку блок-схема четко иллюстрирует шаги задачи или деятельности, она может повысить ясность всего процесса. Это означает, что каждая команда или отдел, участвующий в проекте, может видеть и понимать процесс, что помогает в межфункциональной организации. Блок-схема также повышает ясность, поскольку она упрощает проект до более мелких шагов по сравнению с рассмотрением проекта в целом и необходимостью определения надлежащих задач, необходимых для его выполнения.

Улучшение коммуникации

Поскольку картирование бизнес-процессов повышает наглядность и ясность, оно также может способствовать улучшению коммуникации. При эффективном картировании бизнес-процессов разные команды имеют одну и ту же блок-схему, поэтому они могут легко обсуждать процессы вместе и задавать друг другу вопросы. Это также может улучшить коммуникацию между командами и заинтересованными сторонами, что позволяет продуктивно сотрудничать.

Стандартизация

С помощью картирования бизнес может создать стандартизированные процессы. Это гарантирует, что компания или система выполняет процесс одинаково каждый раз. Стандартизация также помогает снизить количество ошибок или неэффективности в производстве, а если ошибки все же есть, компания может легко их выявить и исправить, быстро найдя место, где произошла ошибка.

6 типов инструментов отображения бизнес-процессов

Вот шесть типов инструментов картирования бизнес-процессов с примерами, которые вы можете использовать для отслеживания деловой активности:

1. Схема основного процесса

Диаграмма основных процессов — это самый простой тип диаграммы. Он обычно протекает сверху вниз и показывает этапы процесса в виде сгруппированного потока. Из-за своей простоты профессионалы могут рисовать блок-схемы от руки или создавать их в компьютерных программах.

Этот тип блок-схемы также позволяет пользователям просматривать все свои задачи одновременно, что может помочь им выявить дублирование или несоответствия. Основные блок-схемы процессов являются полезными инструментами для отображения сложных процессов в простой форме. Компания может использовать блок-схему основных процессов по многим причинам, например, для планирования опросов или исследования стратегий.

Пример: Менеджер по продукту хочет провести исследование желаний клиентов, поэтому он создает блок-схему основного процесса для планирования опроса. Для этого они помещают вопросы в ромб и используют различные стрелки для обозначения ответов да и нет. В зависимости от того, как отвечает клиент, стрелка направляет его к соответствующему вопросу или утверждению. Например, если в опросе спрашивается, будет ли клиент, скорее всего, снова совершать покупки у данного предприятия, то ответ нет может привести к тому, что бриллиант спросит, почему так происходит. Ответ на да может привести их к новому вопросу или другому уточняющему вопросу.

2. Диаграмма плавательной дорожки

В плавающих диаграммах используются два или более столбцов или рядов, в зависимости от того, горизонтальная или вертикальная диаграмма, для представления различных тем или подтем. Цель диаграммы плавающей дорожки — определить, кто выполняет конкретные задачи в процессе.

Эта диаграмма полезна для межфункциональных процессов, поскольку каждая строка или столбец может представлять отдельную тему, например, продажи и маркетинг. Стрелки пересекают полосы, соединяя задачи с различными темами, показывая, как каждый шаг связан в системе.

Пример: Компания по производству игрушек часто работает с внутренними заинтересованными сторонами или внешними клиентами. Этот бизнес отслеживает запросы на обслуживание клиентов, чтобы определить, как его система использует процессы обработки запросов. Для этого компания использует диаграмму swimlane, поскольку диаграмма может включать ряды для представления различных аспектов процесса обслуживания клиентов, таких как представление клиента, клерка или отдела обслуживания. Используя диаграмму, организация может определить и отследить различные стадии запроса для стандартизации управления обслуживанием клиентов.

3. Диаграмма состояния

Диаграмма состояний описывает, как система или объект изменяет свое состояние во время какого-либо события. Например, компания может захотеть отобразить, как внешний фактор влияет на внутренний процесс. Диаграмма состояний состоит из начальной точки и конечной точки для задачи.

Задача или цель может одновременно находиться только в одном состоянии, но в зависимости от внешних факторов эта задача может измениться. Компании могут использовать диаграммы состояний для отслеживания этих изменений, определяя различные события до достижения конечной точки. Стрелки на этом графике представляют собой переходы задачи.

Пример: Менеджер проекта может находиться на начальных этапах производства нового товара. Когда начинается серийное производство, создается диаграмма состояния для оценки производственного процесса от начала до конца. Они делают это, потому что хотят обеспечить максимальную эффективность производственного процесса.

4. Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности иллюстрирует текущее состояние продукта с целью его изучения и улучшения. Картирование потока создания ценности похоже на базовую блок-схему, но оно более сложное, что позволяет провести глубокий анализ процесса. Основные блок-схемы упрощают процесс, в то время как карты потока создания ценности выделяют каждый этап процесса.

Карты потока создания стоимости полезны для устранения ненужных этапов производства или доставки товара. Они обычно используют больше символов для представления каждого фактора, составляющего производство продукта.

Пример: Предприятие создало новую программу с целью повышения навыков обслуживания клиентов у сотрудников. Поскольку процесс состоит из множества этапов и переменных, компания использует карту потока создания ценности, чтобы проиллюстрировать сложность программы. Компания использует различные символы для отражения каждого этапа процесса. Цель этой карты потока ценностей — определить области программы обучения, которые требуют улучшения или устранения.

5. Диаграмма потока данных

Диаграмма потока данных фокусируется на потоке данных или информации, необходимых для выполнения задачи. Ее цель — подчеркнуть, как этапы задачи требуют соединения для правильного обмена данными. Информация, которую бизнес может рассмотреть для отслеживания, включает в себя:

Информация о клиенте
Информация о сделке
Информация о заказе или продукте
Информация об отгрузке
Информация о выставлении счетов

Эти типы диаграмм могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от объема данных, необходимых для выполнения задачи. Диаграммы потоков данных полезны для понимания задачи и выявления несоответствий в рамках задачи, связанных с данными.

Пример: Интернет-магазин использует диаграмму потока данных для отслеживания информации о заказах, которые он получает от клиентов. Поскольку прибыль компании зависит от онлайн-продаж, для нее важно улучшить процессы с момента заказа товара до получения посылки. Диаграмма потока данных помогает магазину выявить любые ошибки или несоответствия, которые могут замедлить время, необходимое для получения заказа клиентом.

6. Диаграмма SIPOC

Диаграммы SIPOC, которые являются аббревиатурой для поставщиков, входов, процессов, выходов и клиентов, отображают важную информацию для задачи. Каждое слово в аббревиатуре SIPOC является предметом своей собственной строки, поэтому, например, информация о поставщиках будет находиться в колонке Поставщики . После того, как предприятие заполнит эту таблицу, оно получит полную диаграмму требований для конкретной задачи.

Пример: Компания по производству автомобилей использует диаграмму SIPOC для отображения входов и выходов процесса производства автомобилей, чтобы определить его важные компоненты. Они делают это, чтобы повысить эффективность своего процесса и выявить в нем ошибки. Эта компания ?произвела меньше автомобилей, чем обычно в квартал, поэтому диаграмма SIPOC может помочь проанализировать каждую задачу, необходимую для завершения производства продукции, чтобы определить, что могло стать причиной снижения объемов производства.

Ключевые слова:

indeed.com

Источник: hr-portal.ru