Когда проводят аудит бизнес процесса

Продолжая тему аутсорсинга топ-менеджеров сегодня речь пойдет о такой его части как аудит.

Согласно Википедии “В широком смысле и в соответствии с обычаями делового оборота, а также деловой лексики, аудит и как синоним ауди́торская прове́рка — процедура независимой проверки и оценки отчетности, данных учета и деятельности организации, а также системы, процесса, проекта или продукта.”

История которую я расскажу будет посвящена аудиту именно бизнес-процессов, в связи с тем, что буквально несколько дней назад у меня состоялась встреча с одним интересным клиентом в результате чего на меня снизошло озарение того, что об аудите точно нужно поговорить.

Это была уже вторая встреча с собственниками компании, на которой я рассказывала как обычно проходит наведение порядка внутри бизнес-процессов компании. И на моменте когда речь зашла про аудит произошла резкая негативная реакция одного из собственников, конечно же мне стало интересно, почему сформировалась такая точка зрения. Выяснилось, что компания уже имеет опыт проведения аудита подрядчиком: был обследован отдел маркетинга — результатом аудита являлся документ, который содержал в себе проблемные места отдела. Далее работа по этому процессу не проводилась. И у владельца возникло ощущение бесполезности проведенной работы, мол “Ну вот узнали мы в чем у нас проблемы и что?”

Аудит бизнес-процессов. Как это сделать?

Тут хочется сказать “Вы не любите аудит? Вы просто не умеете его готовить!”

Давайте разберем эту ситуацию: Конечно, если ничего не делать с выявленными проблемами, то ситуация и не изменится, тут скорее вопрос в том, что заказчик в принципе не увидел ценности в том, что эти проблемы были обнаружены. Так в чем же ценность? — Любое обнаружение проблемы — это уже 50% ее решения. Пока проблема не обнаружена мы не имеем никакой возможности ее решить!

Это как обнаружить дырку на одежде на спине, ну никак мы не сможем ее зашить, если даже не увидели. И тут многие возразят, что мол вот бывает “мы знаем о проблеме, но решить ее не можем”. Мой ответ тут будет таким — “Не хотите”, скорее всего эта проблема не несет такого ущерба, чтобы приложить достаточно ресурсов (материальных и временных) для ее решения. Как говорит один из моих любимых руководителей: “Не бывает нерешаемых проблем, бывает мало денег!”

Также не стоит забывать, что определенные сложности невозможно решить без вливания дополнительных ресурсов — например дефицит кадров (если компания не собирается отказываться от загрузки). Даже если пойти по пути оптимизации затрат текущего персонала: это все равно потребует определенных ресурсов например на автоматизацию или доплаты за дополнительную нагрузку.

Итак аудит — это не решение проблем — это возможность их решать. Проблемы не решит аудитор и проблемы не решатся в результате аудита, после получения этих знаний руководитель принимает решения что с ними делать и нужно ли вообще с ними что-то делать или выгоднее для компании на данный момент оставить все как есть.

Но, лично я, как специалист который занимается похожей деятельностью, такую работу подрядчика не одобряю. Потому что действительно самое простое указать на сложности и совсем другое их решить. Когда мы своей командой проводим аудит какого-либо контура (продажи, маркетинг, HR, производство, финансовый отдел) будь то конкретный отдел или бизнес-процессы компании мы обязательно пишем рекомендацию по решению этой проблемы, и даже если заказчик не идет на сопровождение в решение проблем которые были обнаружены, у него точно остаются рецепты как его “боли полечить”.

Как проходит процесс налогового аудита? Сроки и этапы проведения аудита бизнес-процессов

Подведем итог вышесказанному, почему все таки важен аудит: мы не можем решать проблемы, которые не знаем. Вы можете прийти с конкретной проблемой и получить конкретные рекомендации, но если компания приходит с запросом у нас все хорошо но вот как-то хочется получше” или “у нас все плохо, особенно в разработке и вы там полечите” тут без аудита всей компании не обойтись.

Несколько лет назад, когда у меня еще не было опыта в построении бизнес-процессов компании заказчика, ко мне обратился директор небольшой it компании с идеей наставничества и помощи для одного из его руководителей. Я начала выстраивание бизнес-процессов от этого отдела, плохо понимая что происходит вокруг него, что привело длительному решению проблем связанным с необходимостью взаимодействия между подразделениями и сильно тормознуло получение результата. Тогда и пришла мысль провести обследование всей компании целиком.

Нельзя сказать что это был полноценный аудит, скорее его начальная версия. Тем не менее пазл сложился и стало ясно почему некоторые сложности никак не удается решить. В результате было выявлено, что есть самодостаточные руководители отделов и те ребята которым нужна помощь. Плюс было обнаружено несколько интересных моментов, которые мы скорректировали уже напав на проблему целой командой руководителей и выделили определенное направление деятельности в отдельную группу специалистов.

Но, если бы не было проведено обследования всей компании, прогресс был бы куда хуже, так как руководителю сложно двигать систему из положения когда он на одном уровне с другими руководителями и не имеет возможности прямого на них влияния. На мой взгляд это особенность Российских компаний: иерархичность в управлении и разрыв в коммуникациях между топ-менеджментом, средним руководящим составом и рядовыми исполнителями. Кстати поэтому, если вы затеете провести аудит самостоятельно, будет здорово включить в список опрашиваемых несколько рядовых исполнителей, причем желательно найти самих недовольных и поговорить с ними, именно они скажут вам правду.

Результатом аудита может быть не только выявление боли, но и переход в консалтинг — предложения верхнего уровня как решать выявленные сложности.

Упрощенно формула успеха выглядит так: выяви проблему — найди решение — внедри его добавив необходимые ресурсы = рост прибыли!

Будет интересно узнать Ваше мнение, дорогие коллеги, об аудите и его пользе либо бесполезности, пишите, пожалуйста, комментарии!

Источник: habr.com

Аудит: кому, когда и зачем нужен

Аудит в широком смысле – это проверка деятельности компании. Рассмотрим, кто обязан проходить аудит, кто делает это добровольно, и зачем все это нужно бизнесменам.

Виды аудита

В начале статьи было сказано про аудит в широком смысле. Из этого можно сделать вывод, что бывает и «в узком». Речь идет об обязательном аудите, который касается только бухгалтерской отчетности.

Кроме того, предприятия, на которых обязанность проходить аудит не распространяется, могут пройти проверку добровольно. Такая форма контроля называется инициативным аудитом.

Оба перечисленных выше вида проверок производят «внешние» контролеры, т.е. представители сторонних для организации компаний. Но иногда бизнесмены проверяют сами себя, т.е. проводят внутренний аудит.

Обязательный аудит

Статья 5 закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» определяет, категории компаний, финансовая отчетность которых подлежит обязательной аудиторской проверке:

1. Акционерные общества.
2. Компании, акции которых торгуются на бирже.
3. Организации, формирующие консолидированную отчетность.
4. Компании, достигшие определенных масштабов бизнеса:

— выручка за год – более 400 млн руб.

— активы баланса – более 60 млн руб.

1. Организации, работающие в определенных сферах. Они перечислены в пп. 3 п. 1 ст. 5 закона № 307-ФЗ, а также в ряде других нормативных актов, регулирующих отдельные области деятельности. В частности, обязательный аудит распространяется на:

— финансовые организации (банки, страховые компании, МФО, фонды, профучастники рынка ценных бумаг и т.п.);

— застройщиков и жилищные кооперативы;

— организаторов азартных игр.

Все бизнесмены, подпадающие под перечисленные критерии, обязаны ежегодно проводить аудит финансовой отчетности.

Ответственность за отсутствие аудиторского заключения

Непосредственно за непрохождение аудиторской проверки штрафные санкции законом не предусмотрены.

Однако бизнесмена могут наказать за непредставление обязательного аудиторского заключения в органы статистики. Сумма штрафа составит для юридического лица от 3 до 5 тыс. руб., а для виновного должностного лица – от 300 до 500 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ)

Кроме того, при отсутствии обязательного аудиторского заключения в составе отчетности налоговики могут наказать должностное лицо за грубое нарушение правил ведения бухучета (ст. 15.11 КоАП РФ). Штраф может (при повторном нарушении) достигнуть 20 тыс. руб. Также данная статья предусматривает дисквалификацию на срок до 2 лет.

Также аудиторское заключение относится к обязательной информации, которую должны публиковать эмитенты и профессиональные участники рынка ценных бумаг, в частности – акционерные общества и различные инвестиционные фонды.

Если установленная законом информация не будет опубликована, то наказание будет весьма суровым. Компанию могут оштрафовать на сумму до 1 млн руб., а должностное лицо – на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 15.19 КоАП РФ).

Инициативный аудит

Обязательный аудит – это весьма «специфическая» проверка. По сути он просто отвечает на вопрос: стоит ли доверять сведениям, изложенным в бухгалтерской отчетности, или нет.

А если владельцы бизнеса хотят, чтобы их компанию изучили более подробно, то они должны инициировать проверку самостоятельно.

Аудит, который проводится по инициативе самого предприятия – гораздо шире по охвату. Область проверки часто выходит за пределы не только бухгалтерской отчетности, но и финансов вообще. Существует аудит промышленный и кадровый, аудит безопасности и т.п.

Причины, по которым бизнесмены идут на дополнительные расходы, связанные с добровольным аудитом могут быть самыми разными:

1. Смена собственников, руководителя или главного бухгалтера.
2. Подготовка бизнеса к продаже.
3. Сомнения в достоверности отчетных данных.
4. Подготовка к налоговой или другой проверке.

Также аудит могут инициировать и «внешние» заказчики, естественно, согласовав это с владельцами бизнеса. Это могут быть, например, банки или другие потенциальные инвесторы.

Период, который охватывает добровольная аудиторская проверка, может быть самым различным – от одного месяца до нескольких лет, в зависимости от поставленных задач.

Внутренний аудит

Средние и крупные компании часто проверяют «сами себя». Для этого в их составе организуются службы внутреннего аудита.

Задача этих структур – постоянный мониторинг всех ключевых бизнес-процессов в компании. Здесь, как и при добровольном внешнем аудите «охват» проверки может быть самым широким. Контролю подлежат не только финансы, но и производство, логистика, кадры, охрана труда и т.п.

Важным отличием внутреннего аудита от рассмотренных выше вариантов является его направленность и предоставление информации по результатам проверки.

Заключение по итогам обязательного аудита – это неотъемлемая часть бухгалтерской отчетности. Т.е. оно «по умолчанию» ориентировано на внешних пользователей.

Инициативный аудит, проводимый внешней компанией, тоже нередко производится для предоставления результатов «на сторону»: банкам, инвесторам и т.п.

А вот внутренний аудит используется в первую очередь для нужд управления. Основные пользователи отчетов служб внутреннего контроля – это руководство и собственники бизнеса.

Хотя в некоторых случаях уже упомянутые банки или инвесторы могут запросить у компании и внутренний аудиторский отчет. Предоставлять эти данные, или нет — остается на усмотрение руководства и собственников бизнеса.

Период каждой «внутренней» проверки определяется регламентами, принятыми в организации. Т.к. штатные аудиторские службы работают на постоянной основе, то обычно они последовательно контролируют всю деятельность компании без пропусков.

Вывод

Ряд категорий организаций обязаны ежегодно проводить аудит. Это акционерные общества, крупные компании, а также бизнесмены, занятые в отдельных сферах деятельности, например – в финансах.

Аудиторская проверка в данном случае касается только подтверждения достоверности бухгалтерской отчетности. Заключение аудиторов прилагается к отчету и является его неотъемлемой частью. За отсутствие этого документа на компанию и ответственных должностных лиц могут быть наложены штрафы.

Если владельцы бизнеса хотят, чтобы их организацию проверили более подробно – они могут провести инициативный аудит.

Также представители среднего и крупного бизнеса часто создают собственные службы внутреннего аудита.

При проведении инициативного и внутреннего аудита проверяется не только достоверность учета, но и другие бизнес-процессы в компании.

Источник: uchet.pro

Когда проводят аудит бизнес процесса

“Зачем мне нужен аудит, если я и так знаю о проблемах?” — так о своем бизнесе думает далеко не единственный заказчик. Но, на самом деле, такое убеждение — ложное.

Представьте себе: вы — владелец компании. В какой-то момент вам начинает казаться, что процесс разработки и поддержки ПО протекает неэффективно. Вы начинаете экстренно принимать меры: меняете команды разработчиков, устанавливаете точные и более жесткие сроки выполнения задач, ставите все текущие проекты на собственный контроль… А результата как не было, так и нет.

Именно в этот момент вам просто необходим взгляд со стороны. Взгляд на проблему под другим углом, который может спасти ваш бизнес. Это и называется аудит.

Начнем с понятия

Аудит — это независимая проверка и оценка деятельности компании экспертами в той же области. Проще говоря, это взгляд со стороны опытного специалиста на то, чем занимается организация.

Не в каждой компании принято впускать в свои процессы сторонних экспертов. Однако опытные менеджеры проектов знают, что проблему редко удаётся решить эффективно, не прибегая к мнению третьих лиц. В большинстве случаев выходит так, что в компании нет возможности даже выявить проблему без посторонней помощи. Именно тогда и следует всерьёз задуматься об проведении аудита.

А зачем нам это нужно?

На самом деле, цель аудита относительно проста – разобраться с тем, что в процессе разработки работает хорошо, что работает плохо, а также разработать алгоритм создания и изменения продукта при эффективном использовании ресурсов для выпуска качественных версий.

Теперь разберемся с этапами процесса проведения аудита:

• Анализ этапов процесса разработки
• Определение позитивных факторов в процессе разработки
• Определение неэффективных факторов в процессе разработки
• Определение рисков на каждом этапе с целью минимизировать их с помощью инструментов риск-менеджмента
• Составление списка ключевых регламентов и приведение их к единому виду
• Разработка поэтапного и эффективного процесса создания и изменения продукта

Для реализации этих этапов следует выполнить еще несколько шагов:

• Ознакомиться с проектом и проанализировать его
• Пообщаться с основной командой разработчиков
• Узнать, как работают смежные команды внутри компании
• Определить, как работают подрядчики на аутсорсе
• Выявить конфликты и неоптимальные решения, предложить изменения и доработать их вместе с командами
• Создать новые регламенты и разработать дорожную карту релиза

Детальное исследование специфики бизнеса заказчика поможет максимально точно выявить существующие проблемы и создать всевозможные пути для их устранения.

Проводим работу над ошибками

Итак, к проведению аудита все готово. Теперь узнаем, как выглядит сам процесс:

1. Назначаем ответственные за IT-процессы лица. Среди них будут такие профильные специалисты, как: аналитики, разработчики, тестировщики, руководители, тим-лиды и т.д.

2. Назначаем поставщиков IT-услуг, аутсорсеров, аутстаферов, участников и пользователей IT-процесса (когда таковые имеются).

3. Оцениваем степень интеграции IT-процессов в конкретные планы и управленческие механизмы компании.

4. Оцениваем действия всех участников IT-процессов.

5. Анализируем документацию по проектам, связанным с инфраструктурой IT-компании.

6. Анализируем данные в информационных системах в зависимости от рода проведения аудита.

7. Формируем детальный отчет о состоянии IT-процессов в компании с применением разных методик.

8. Формируем пакет рекомендаций по устранению негативных явлений в IT, необходимой модернизации и возможной оптимизации.

Во время аудита важно использовать инструменты, которые позволят достичь целей. Таких инструментов — великое множество, но выбираются они под конкретного заказчика в зависимости от множества факторов.

Рассмотрим базовые инструменты, применяемые при проведении аудита:

• Интервью, взятое у специалистов
• Анкетирование
• Инструменты ТОС (теория ограничений)
• Инструменты бережливого производства Lean (Кайдзен и пр.)
• Диаграммы Исикавы, Парето
• Инструменты взаимодействия с членами команды
• Документы, регламенты
• Метрики эффективности
• Ретроспективы
• Контрольные листки, стратификация данных

Соблюдение технологии проведения аудита во многом связано с порядком использования инструментов, о которых мы говорили выше. Порядок, по которому должен работать аудитор, позволяет эффективно проводить проверку и выявлять несоответствия по процессам, системе качества или результатам работы.

Четкая работа — четкий итог

Аудит процесса тестирования ПО позволяет заказчику сэкономить собственное время и ресурсы своих сотрудников, улучшив качество своего бизнеса. Слаженная работа компетентных специалистов поможет владельцу бизнеса выявить точки роста предприятия, устранить нарушения и оптимизировать деятельность.

Помните и об этом:

• Взгляд со стороны – это важно, так как аудит – это серьезный и масштабный процесс.
• Коммуникация – ключ к успеху в любых ситуациях, начиная от личных отношений и заканчивая сложными бизнес-процессами.
• Четкие параметры сравнения упрощают работу. Принимать решения проще, когда вы сравниваете одни и те же показатели или оцениваете сотрудников по одинаковым параметрам.

Приводим конкретные примеры

Думаем, что с теорией мы разобрались достаточно — пора переходить к примерам из нашей практики. Ниже вы можете ознакомиться с реальными заказчиками, которым мы в свое время предоставляли услуги аудита.

Медицинский центр

Какие работы провели:

Аудит бизнес-процессов, процессов разработки и сопровождения ПО, управление подрядными организациями

Какой результат получили:

• Сформирован стратегический и тактический план по внедрению изменений
• Выявлены проблемные места в процессах
• Реализован план по внедрению изменений и повышению эффективности
• Исключен базовый конфликт между заказчиком и подрядными организациями в составе холдинга
• Сократилось в два раза количество ошибок на проде

Компания-разработчик программного обеспечения для банков

Какие работы провели:

Аудит бизнес-процессов, процессов разработки и сопровождения ПО, управление подрядными организациями, управление взаимоотношениями с заказчиками, обучение руководителей и специалистов Agile управлению требованиями, тестированию

Какой результат получили:

• Сформирован стратегический и тактический план по внедрению изменений
• Выявлены проблемные места в процессах
• Повышена лояльность клиентов
• Увеличились доходы
• Снизилось число проектов с отставанием сроков
• Сократилось в три раза количество ошибок на проде

Государственная компания

Какие работы провели:

Аудит бизнес-процессов, процессов разработки и сопровождения ПО, управление подрядными организациями, управление взаимоотношениями с заказчиками, поставка и внедрение программного обеспечения для поддержки жизненного цикла разработки ПО

Какой результат получили:

• Разработаны и усовершенствованы системы управления жизненным циклом программных средств с использованием международного опыта
• Выстроена эффективная схема взаимодействия с подрядными организациями
• Выданы рекомендации по улучшению взаимодействия бизнес-заказчика и подразделений разработки
• Сократилось время отставания в выпуске релизов на 30%
• Сократилось на 25% количество ошибок на проде

Заключение

Аудит — очень важный процесс для любого бизнеса. В результате проведенных работ можно увидеть проблемные места, которые невозможно отметить без взгляда со стороны. По окончанию выполнения всех работ к владельцу бизнеса приходит понимание того, как настроить процесс так, чтоб он не требовал постоянного контроля, а все при этом делалось в срок и без раздутых бюджетов. Аудит позволяет приобрести новые знания и навыки, а также эффективные инструменты контроля за разработчиками, без стресса и постоянной замены команд. Но самое главное — аудит помогает компании найти точки роста.

Хотите узнать, какой эффект будет от аудита вашего проекта? Свяжитесь с нами, и мы подробно ответим на все ваши вопросы. До скорых встреч!

Источник: quality-lab.ru