Команда бизнес процессах битрикс 24

С бизнес-процессами в Битрикс24 у клиентов, как правило, связано множество ожиданий. Например то, что с их помощью можно автоматизировать любые процессы компании.

Возможностей у бизнес-процессов действительно очень много, но, тем не менее, настроить с их помощью можно далеко не любую обработку.

1. CRM: Лиды, Контакты, Компании, Сделки
2. Процессы из живой ленты
3. Документы: Общий диск и Диски рабочих групп
4. Списки: Списки компании и Списки рабочих групп

На моей практике наиболее востребованными являются бизнес-процессы в лидах и сделках CRM и процессы из живой ленты, поэтому примеры я буду приводить именно по этим объектам.

Для каких объектов бизнес-процессы настроить нельзя?
Здесь всё просто: для всех остальных объектов.

То есть с помощью бизнес-процессов нельзя автоматизировать работу со счетами или коммерческими предложениями CRM, делами, задачами, пользователями и т.д.

Когда запускается бизнес-процесс?
Автоматически: только при создании И / ИЛИ изменении объекта.
Вручную: в любое время.

Из этого следует, что бизнес-процесс для лида не запустится автоматически, например, при создании дела к этому лиду или при удалении лида.

Можно ли запустить бизнес-процессы сразу для нескольких объектов?

В списке операций для сделок такой опции нет.

Но можно выбрать действие, которое вызовет массовое изменение объектов и, соответственно, запуск бизнес-процессов. Бизнес-процесс в этом случае должен быть настроен на автозапуск при изменении.

Подходят ли бизнес-процессы для получения сводной информации по объектам CRM?

Для задач типа: «Узнать, сколько новых лидов распределено по менеджерам» или «Узнать, сколько сделок зависли в статусе более чем на один день» и т.д. — бизнес-процессы не подходят.

• фильтры в списках объектов CRM
• отчеты CRM и аналитика

Если возможностей этих инструментов недостаточно, то можно поискать приложение в Маркетплейс Битрикс24 или разработать приложение для своего портала с помощью API .

Совпадают ли возможности бизнес-процессов с возможностями, доступными через интерфейс Битрикс24?

Не всегда.
Например, через интерфейс Битрикс24 можно создать задачу с чеклистом, а в действии для создания задачи из бизнес-процесса таких настроек нет.

Как расширить возможности бизнес-процессов?

Для этого есть, как минимум, 2 инструмента: установка из Маркетплейс или разработка собственных активити (действий) для бизнес-процессов или использование вебхуков.

Пример действия, для которого может потребоваться установка/разработка активити: получение реквизитов компании/контакта в бизнес-процессе для сделки.

Для отправки данных во внешний сервис подойдет использование исходящего вебхука.

Чем ограничиваются возможности активити и вебхуков?

Если работа вебхука или активити подразумевает получение или изменение данных в CRM, то их возможности ограничиваются функционалом, доступным в API Битрикс24.

Например, если API Битрикс24 позволяет работать с реквизитами компаний/контактов: получать данные из реквизитов, создавать новые, изменять существующие — то с помощью вебхуков или активити получится расширить возможности бизнес-процессов в части работы с реквизитами.

Как протестировать работу бизнес-процесса?

В тестировании можно выделить 2 задачи:

1. Проверка заданий/задач/уведомлений и т.д., которые ставятся в процессе работы, с возможностью выполнить задание/задачу, чтобы пустить процесс дальше.
2. Проверка последовательности действий, промежуточных вычислений.

Для второй задачи можно добавить запись информации в лог/журнал бизнес-процесса (действие «Прочее» -> «Запись в отчет») и установку текста статуса (действие «Уведомления» -> «Установить текст статуса»). По этим данным можно проверить, в какой последовательности ставились действия, или, например, какие действия ожидаются.

Что использовать: роботы CRM или бизнес-процессы в CRM?

По множеству причин мне больше нравится использование роботов.
Основные причины:

1. Более простое и быстрое внедрение и поддержка.
2. Лля лидов и сделок обработка по статусам/стадиям мне кажется наиболее логичной при условии, что количество и названия статусов/стадий проработаны.

Функционал роботов несколько ограничен по сравнению с функционалом бизнес-процессов. Но в тарифе Компания есть возможность отредактировать робот в дизайнере бизнес-процессов.

Какие бизнес-процессы в CRM настраивать: детализированные или укрупненные?

Я за укрупненные схемы бизнес-процессов в CRM, в которых на каждый статус/стадию ставится задача с подробным описанием, ссылками, инструкциями, приложенными документами. В таких процессах остается возможность для обработки непредвиденных или нестандартных ситуаций.

Объясню на примере: можно потратить много времени на настройку детально продуманного бизнес-процесса, который запустится, например, при создании лида/сделки и будет самостоятельно менять статусы/стадии, данные в лидах/сделках в течение нескольких дней, недель или месяцев. Но в небольших компаниях часто меняются внутренние регламенты работы, договоренности с партнерами и т.д., что требует внесения изменений в настроенные бизнес-процессы. И, если для объекта экземпляр бизнес-процесс уже запущен, то изменения к нему не применятся: потребуется остановка, перезапуск процесса или формальное завершение задач/заданий по нему.

Мыслей и наблюдений на тему настройки бизнес-процессов у меня еще очень много, поэтому, с удовольствием отвечу на вопросы в комментариях и буду рада, если кто-то поделится своим опытом в настройке бизнес-процессов 🙂

Источник: luba-tinaeva-b24.blogspot.com

Бизнес-процессы в Битрикс24

Это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Проще говоря, бизнес-процесс – это регулярно повторяющаяся последовательность действий сотрудников компании, совершаемых для решения одной из задач бизнеса.

Зачастую бизнес-процессы представляют собой рутинные действия. Оформление отчетов, заявлений, учет исходящей документации и т.п. отнимает значимую часть рабочего времени сотрудников.

Потому их следует максимально оптимизировать и автоматизировать.

Примеры уведомлений менеджерам и автоматических задач:

В каких тарифах Битрикс24 доступны бизнес-процессы

Работать с бизнес-процессами можно на тарифах Команда, Компания и CRM+.
Но в зависимости от тарифа есть отличия. Ниже мы расскажем, в какой версии 1С-Битрикс24 можно использовать бизнес-процессы.

• «Компания» и «Команда» — доступны в полной мере Роботы и триггеры (в лидах и сделках), Webhooks в роботах и триггерах, Редактирование роботов через конструктор БП, Бизнес-процессы в CRM.
• «CRM+» — можно использовать Роботы и триггеры (в лидах и сделках), а также Webhooks в роботах и триггерах. Такие функции, как Редактирование роботов через конструктор БП, Бизнес-процессы в CRM на данном тарифе недоступны.
• «Проект», «Старт+» и «Задачи+» — данные тарифы не предполагают наличия возможности работать с перечисленными выше функциями.

В задачах роботы доступны только на тарифе «Компания».

В магазине же роботы доступны на тарифах «Старт+», «CRM+», «Команда» и «Компания».

Бизнес-процессы в живой ленте есть на тарифах «Команда» и «Компания». На этих же тарифах для редактирования бизнес-процессов можно использовать визуальный редактор.

Для более подробной консультации по поводу подходящего под ваши задачи тарифа, настройки бизнес-процессов и роботов обращайтесь к нам! Звоните, пишите или оставляйте заявку через форму обратной связи внизу страницы.

Бизнес-процессы в Битрикс24

Битрикс24 позволяет автоматизировать любые бизнес-процессы компании:

1. Работать с бизнесс-процессами можно прямо из Живой ленты.

2. В сервисе отсутствуют ограничения на количества сотрудников, принимающих участие в запланированном действии. Пользователю доступна встроенная последовательность согласований с возможностью добавления дополнительных условий – обязательных полей или документов.

3. Бизнес-процессы интегрированы с Общими документами и включают в себя действия, позволяющие согласовать, утвердить и опубликовать документ.

4. Благодаря гибкой настройке в системе можно работать как со стандартными операциями, так и настраивать собственные.

Изначально в Б24 уже присутствуют пять типовых бизнес-процессов, которые легко настраиваются под потребности компании:

• Счет на оплату
• Заявление на отпуск
• Заявление на командировку
• Исходящие документы
• Выдача наличных

Дизайнер бизнес-процессов

Это визуальный конструктор, в котором в виде отдельных блоков отображаются доступные действия, такие как: утверждение документов, их удаление или изменение документов, добавление условий выполнения действия, управление рабочим временем, настройка уведомлений, постановка и отмена задач и т.д..

Доступ к созданию и редактированию процессов по умолчанию имеет только администратор.

Ниже пример реализованного нами шаблона бизнес процесса:

Работа с бизнес-процессами

Для работы с бизнес-процессами нужно в левом меню выбрать «Бизнес-процессы». Откроется страница с 4 вкладками:

• Задания бизнес-процессов — все задания бизнес-процессов, требующие вашей реакции.
• Мои процессы – здесь вы увидите список всех процессов, которые вы запускали за все время. Здесь же можно запустить бизнес-процесс.
• Все активные — список запущенных, но незавершенных бизнес-процессов.
• Процессы в Ленте — список всех доступных вам бизнес-процессов. Чтобы изменить шаблон какого-то из них, нужно нажать «Действия/Настроить бизнес-процессы». Дальше после клика по шаблону откроется дизайнер, в котором обычным перетаскиванием можно будет добавить нужный действия или удалить лишние.

Правильно настроенные бизнес-процессы в Битрикс24 помогают экономить время и работать более эффективно.

Кейс «Примеры работы роботов и триггеров в Битрикс24»

При помощи роботов и тригеров можно автоматизировать многие действия.
Например, к нам обратился клиент, которому нужно было, чтобы система автоматически запрашивала в нового лида сертификат.
Другому клиенту требовалось всем, кто заполнил анкету на сайте, отправлять информацию по семинару и автоматически менять статус лида. Дальше в зависимости от того, прочитали письмо или нет, статус лида снова меняется. Менеджер видит, кто не прочитал сообщение и работает с ними.
Это только несколько примеров, на самом деле автоматизация доступна для самых разнообразных задач.
Ознакомиться с реальными примерами автоматизации при помощи роботов и тригеров можно в нашей публикации «Примеры работы роботов и триггеров в Битрикс24».

Начиная с тарифа «CRM+» в Битрикс24 доступна автоматическая генерация документов по шаблону

Битрикс24 — удобный инструмент для увеличения эффективности работы компании.

Источник: www.positive2b.ru

Внедрение автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24

В начале своей карьеры я работал маркетологом в строительной компании. Менеджер по продажам вручную составлял договоры, и на каждый у него уходило более часа. Смотря со стороны, я понимал, что этот процесс можно автоматизировать силами Битрикс24, и предложил такую инициативу.

В результате автоматизации бизнес-процессов работать стало намного удобнее, не нужно вручную править реквизиты клиента: заполнил форму с нужными данными, они автоматически подставились — документ готов. Если раньше на заполнение формы в среднем уходил час, то теперь договор составлялся за пять минут. У менеджера по продажам освободилось время для обработки входящих лидов. На этом у него был завязан KPI, и внедрение бизнес-процесса высоко оценили и сотрудник, и руководство.

Что такое бизнес-процессы и зачем они нужны в компании

«Бизнес-процессы» в Битрикс24 автоматизируют деятельность компании: постановку задач, документооборот, рутинные действия. С помощью инструмента можно управлять всеми этапами процессов и необходимыми для их исполнения действиями.

• автоматизация последовательности создания задач для сотрудников;
• создание задач по обработке лидов, документов;
• автоматизация уведомлений;
• создание событий в календаре, планирование встреч;
• выставление счетов, отправка документов;
• автоматическое создание контактов, компаний, лидов, товаров;
• организация циклов и задач с разной степенью периодичности;
• автоматизация действий сторонних приложений.

Чаще всего речь идет об основных бизнес-процессах в любой организации: увольнение и прием сотрудников, согласование договоров, заявления на отпуск, больничный, командировку. Хочу отметить, что Битрикс24 можно персонализировать, если в компании есть нестандартные процессы. Сделать это можно в коробочной версии, создавая собственные действия для бизнес-процесса. Конечно, без специалиста по Битрикс24 не обойтись, но сама система для изменений и сторонней доработки открыта.

Бизнес-процесс — алгоритм действий

Главное перед внедрением процессов — это схема их работы. Достаточно просто сесть, подумать и выписать по пунктам весь процесс вашей работы. Примером такого алгоритма может быть классическая воронка продаж.

Алгоритм действий — это 90% успешного внедрения бизнес-процессов.

На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда в техническом задании прописан алгоритм, но сотрудники, которые будут пользоваться бизнес-процессом, работают и ведут документооборот совершенно по-другому. Из-за этого начинаются переделки.

Рекомендация следующая — привлекать персонал, который будет работать с системой, к процессу разработки. Должна быть адекватная обратная связь, так как сотрудникам с этими процессами работать. В малом бизнесе это проблема редкая, но, как правило, чем больше персонала в компании, тем сильнее необходимость во внедрении бизнес-процессов.

Часто случается, что бизнес-аналитики оторваны от реальных процессов, происходящих в компании. Никто не опишет бизнес-процесс лучше, чем сами сотрудники: они знакомы с рутинной деятельностью и порядком выполнения задач.

Для расстановки прав на бизнес-процессы важно четкое понимание иерархии и принципов структуры организации. Например, если процессы бухгалтерии надо скрыть от других сотрудников, то настраиваются соответствующие уровни доступа.

Нелишним будет прописать должностные обязанности сотрудников. Возможно, есть процессы, которые нужно завязать на конкретных людей. Если будет прописано, например, к каким бизнес-процессам имеет отношение менеджер по продажам, а к каким нет, то в случае увольнения менеджера, достаточно будет назначить нового сотрудника на должность, а не переписывать процессы под него.

Я рекомендовал бы вести «Базу знаний» в Битрикс24. В ней можно подробно описать обязанности сотрудника и обучающие моменты по работе с бизнес-процессами. К сожалению, во многих компаниях обучение сотрудников — процесс хаотичный. Сам по себе корпоративный портал — это инструмент для организации и упорядочения работы предприятия.

Чтобы лучше понять необходимость внедрения автоматизации бизнес-процессов, достаточно просто проанализировать трудозатраты сотрудников на те или иные типовые процессы и задачи. Настройка бизнес-процессов в Битрикс24 сокращает время на выполнение задач и делает работу компании более эффективной.

Вас могут заинтересовать услуги:

Автоматизации бизнес процессов
Интеграция Битрикс24
Корпоративное standalone решение на базе Битрикс24
Корпоративные порталы
Автоматизация бизнеса компании

Техническая сторона внедрения автоматизации бизнес-процессов Битрикс24

Для реализации бизнес-процессов в Битрикс24 используется инструмент «Дизайнер бизнес-процессов». Он позволяет наглядно в виде схемы создавать бизнес-процессы.

Особых знаний программирования не нужно, но по большому счету лишними они не будут. Какие-то базовые вещи сделать просто, если прочтете документацию по модулю. Навыки PHP могут понадобиться для вычисления функций, например, нужно запускать бизнес-процесс с какой-либо периодичностью, и значений операций.

Для создания собственных действий в бизнес-процессах уже понадобится разработчик. Пример расширения функционала за счет создания собственных действий — действие, отвечающее за исходящие звонки. Хочу обратить внимание, что работа с PHP-кодом доступна только в коробочной версии продукта. Для интеграции бизнес-процессов я бы рекомендовал воспользоваться услугами специалистов и обратиться к партнерам 1С-Битрикс.

• Последовательный — линейный алгоритм действий.
• Со статусами — нужен для нелинейных процессов и сочетает в себе несколько простых последовательных бизнес-процессов. При переводе в нужный статус модуль начинает выполнять бизнес-процесс, привязанный к этому статусу.

Задачи, по которым сотруднику нужно принять какое-либо решение или совершить действие выводятся на главной странице Битрикс24. Таким образом, сотрудник, попадая на корпоративный портал, всегда видит, какие процессы требуют вмешательства. Можно проследить, на какой стадии находятся задачи, запущенные сотрудником, или процедуры, к которым сотрудник имеет отношение.

Кейсы внедрения автоматизации бизнес-процессов

Сотрудники компании не всегда могут быть заинтересованы во внедрении бизнес-процессов. Хочу рассказать о негативном опыте, когда внедрить бизнес-процессы в работу организации не получилось.

Одна из розничных сетей обратилась по поводу внедрения бизнес-процессов и организации документооборота. Проблема была следующая — есть склад интернет-магазина, на оформление бумаг, отгрузку для отчетов и транспортных компаний уходило много времени. Решением было оптимизировать задачи за счет внедрения бизнес-процессов Битрикс24.

Тем не менее интеграция процессов не удалась, не получилось банально сделать алгоритмы работы менеджера по отгрузкам. Сотрудник категорически отказывался вплоть до угрозы увольнения, аргументируя, что вот он десять лет привычным методом работает и не хочет ничего менять. На объяснения, что это сэкономит время, сотрудник никак не реагировал.

Начальник описать процессы подчиненного не мог. Компания была зависима от этого специалиста, только он знал, как делать нужные заявки для транспортных компаний. Его руководитель так мне и сказал: «Я не могу его уволить, так как не смогу найти ему замену, а сам я эти отчеты никогда не делал».

Этот специалист по-прежнему работает, и компания работает теми же методами. Позже в общении с руководством я узнал, что менеджер по отгрузкам у них на фиксированном окладе. Логику было легко понять: ему было неважно увеличить скорость отгрузок. Он полагал, что если документооборот будет автоматизирован, то его попросту нагрузят новой работой.

По той же причине компания проигнорировала факт, что в интернет-магазин выгрузку товаров в каталог можно проводить автоматически. По-прежнему контент-менеджер заводит и добавляет товары на сайт вручную, могу даже сказать норматив — 20 позиций товаров в день.

В одной из своих статей я писал об удачной синхронизации бизнес-процессов и интернет-магазина для компании «Инновационная автоматика». В ней с помощью модуля «Бизнес-процессы» автоматизированы все выставления счетов, заявки в транспортные компании. Каталог товаров синхронизирован с «1С-Склад».

Реализовали автоматизацию бизнес-процессов и документооборота. Компания часто использует сервисы Unisender, Sendpulse для рассылок по клиентской базе. Оба сервиса могут блокировать базу, даже если пользователи дают согласие на обработку своих данных, и каждая рассылка у клиента проходила со скрипом и срывам сроком. «Битрикс24» позволяет отправлять рассылки своими силами, можно не бояться их блокировки, разумеется вся аналитика по рассылкам также идет в CRM, это решение для email-маркетинга считаю одним из лучших. Работу триггерных рассылок клиент оценил очень высоко, для его бизнеса это был один из основных каналов взаимодействия с клиентом.

Когда решены все организационные и рутинные моменты, бизнес может сосредоточиться на маркетинговых активностях и повышении продаж. Замечу также, что внедрение бизнес-процессов в компании «Инновационная автоматика» проводилось в апреле-мае 2020 года в разгар пандемии. Достаточно быстро офис перешел на удаленную работу с поддержанием коммуникаций на бизнес-портале Битрикс24.

Хотел бы отметить, что по статусу бизнес-процесса руководитель всегда может понять, на каком сотруднике или стадии «завис» бизнес-процесс. На практике бывают случаи, когда очень полезно проследить, где прогресс остановился. Для этого в Битрикс24 есть специальный журнал, в котором учитываются все стадии, пройденные по алгоритму выполнения.

Под каждый бизнес-процесс можно создавать документ со своими уникальными полями и значениями информации. В процессе работы поля можно удалять, добавлять, редактировать. Поэтому каждый бизнес-процесс возможно адаптировать под разные задачи.

Бизнес-процессы — крайне удобный инструмент для оптимизации работы компании. Его функциональность и возможности обширны, более того, у системы большой потенциал к модернизации. Работами по внедрению бизнес-процессов должны заниматься специалисты. Знание четкого алгоритма работы процесса и квалификация специалиста — это залог успешной интеграции системы Битрикс24. Если вы уже пользуетесь Битрикс24, советую попробовать этот инструмент в работе.

Источник: www.ddplanet.ru