Контроль как основная функция управления бизнесом

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Кобзик Е. Г., Митрофанова Г. В., Уголев С. Н.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Кобзик Е. Г., Митрофанова Г. В., Уголев С. Н.

Функции управления и их характеристика
Функциональное наполнение управленческой деятельности
Координация правоохранительной деятельности как научная категория
Важный этап развития российской управленческой школы
Актуальные вопросы принятия управленческих решений

i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Контроль как функция управления»

КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Е.Г. КОБЗИК, Г.В. МИТРОФАНОВА, С.Н. УГОЛЕВ

Учреждение образования «Гомельский государственный технический университет имени П.О. Сухого»,

Как предмет научного изучения контроль прошел определенный путь исторического развития. Первым этапом было представление о контроле как о способе проверки правдивости и достоверности документов, сообщений и т. д. В последующем контроль стали трактовать как проверку соблюдения и выполнения нормативных документов, соответствия действий поставленным целям, планам и решениям. То есть контроль представлял собой функцию непосредственного и постоянного надзора, проверку деятельности организации. Данная трактовка подчеркивает функциональное назначение контроля, его возникновение на определенной стадии управленческого процесса. Контроль определяется как функция управления наряду с другими функциями (планирование, организация, мотивация, регулирование).

Функции управления — контроль.

Возникновение управления как определенного процесса связано с появлением поведенческой деятельности людей. Само существование определенной организации предполагает управление ее организационной структурой. Однако возникновение поведенческой деятельности не отрицает факта появления контроля как самостоятельного процесса, возникшего по объективным причинам, одновременно с управлением и не зависимо от него.

Прежде чем говорить о контроле как функции управления, необходимо определиться с самим понятием «функция».

В теории управления пока не сложилось единого мнения по вопросу определения категории «функции управления».

Определение такого многосложного понятия, как управление, не может содержать его исчерпывающей характеристики. Тем не менее оно должно характеризовать сущностные явления.

Обобщая представленные ниже определения (табл. 1), отметим, что все эти авторы рассматривают функции управления как определенного вида деятельность, различающуюся по целям, видам работ, информационному обеспечению. Рассмотрение функции управления как деятельность, неизбежно отожествляет функцию управления с самим процессом управления, деятельностью управляющих органов субъекта управления. Однако само понятие «функция» употребляется и как «назначение, роль». Именно такой подход предлагается применять, рассматривая сущность функций управления.

Функция управления «Контроль». Чакова Лилия

Содержание понятия «функция управления» с позиции различных авторов

Автор Функция управления

Г.Х. Попов, Ю.И. Краснопояс Обособившаяся «часть управленческой деятельности, которая обладает определенным единством содержания, т. е. это специализированная часть управленческой деятельности, продукт разделения труда и специализации в сфере управления» [4]

Окончание табл. 1

Автор Функция управления

Р.А. Белоусов, С.И. Сенченко Внешнее проявление «правленческих отношений, деятельность по целенаправленному регулированию производственнотехнических и социально-экономических процессов» [1]

А.Н. Ильин «Продукт разделения труда в сфере управления. », «. особый вид управленческой деятельности, обеспечивающий выполнение соответствующих социально-экономических задач» [2]

С.Е. Каменицер «Функция управления отличается от других характером выполняемых работ и используемой профессиональным составом кадров информации и спецификой подготавливаемых решений. » [3]

Предлагаемый подход предполагает обязательность определения эффективности управления, подводит к необходимости выявления соотношения категорий «управление» и «контроль», их взаимообусловленности и взаимодействия в современных условиях хозяйствования.

Хотя функции управления и неоднородны по своему содержанию и целям, все они в равной мере необходимы для осуществления управленческой деятельности, они находятся в единстве, диалектическом взаимодействии и образуют процесс управления. Сама по себе отдельно взятая функция управления не может дать законченного представления о содержании управленческого процесса, отсутствие одной из функций управления делает невозможным осуществление управления как целостного процесса.

Выявление функций, их классификация являются исходной позицией при формировании экономической системы, определении числа уровней управления и контроля, их специализации, при выработке более совершенных форм экономического взаимодействия. Это дает возможность понять сущность механизма управления и контроля, определить основные направления их рационализации, устранить лишние звенья, повысить эффективность деятельности организационных структур, обеспечить оперативность принятия решений и прогнозировать негативные моменты в деятельности организации.

Тем не менее в настоящее время попытки классифицировать функции управления не привели к выработке единой позиции.

В экономической литературе принято подразделять функции на основные (общие) и конкретные (особенные). Это разделение довольно условно, так как общие функции являются и специализированными, поскольку они представляют собой те или иные конкретные, сравнительно узко целенаправленные виды управленческой деятельности.

Г.Х. Попов отмечает, что при анализе признаков классификации функций управления основная причина трудностей состоит в попытке построить одноразмерную, линейную классификацию (на основе одного признака), тогда как на практике выделение функций происходит под воздействием разных причин, и различные функции по-разному пересекаются друг с другом [4].

Большое разнообразие взглядов на состав функций объективно отражает исключительное разнообразие в свойствах объектов и процессов управления. Сгруппируем в табл. 2 мнения некоторых экономистов на классификацию функций управления.

Классификация функций управления с позиций различных авторов

Автор Функции управления

А. Файоль Техническая (производство, изготовление, переработка); коммерческая; финансовая (изыскание и управление капиталами); защитная (защита имущества, материальных ценностей и т. д.); учетная (статистика, баланс, издержки, инвентарь); административная (предвидение, организация, распорядительство, согласование и контроль)

И.Н. Кузнецов Техническое и организационное обслуживание производства; учет производства и осуществление финансовой деятельности предприятия; материально-техническое снабжение и организация сбыта готовой продукции; техническое развитие предприятия и подготовка производства; планирование производственной деятельности предприятия, контроль за выполнением плановых заданий; подбор, расстановка, воспитание и повышение культурно-технического уровня кадров

Г.Х. Попов Этапы предварительного и оперативного управления, контроля

В.Г. Афанасьев Выработка и принятие управленческих решений, организация, регулирование, корректирование, учет и контроль

А.Н. Ильин Прогнозирование; планирование; организация; анализ и учет; согласование и координация; контроль

В настоящей работе рассматривается роль и место функции контроля в системе общих функций управления и, следовательно, в управленческом цикле в целом, а также на основе взаимосвязи контроля и управления.

В связи с вышесказанным роль контрольной функции управления определим главными задачами:

• обеспечение достоверной, полной, взаимоувязанной информации о состоянии объекта контроля;

• определение фактического состояния объекта в данный момент времени;

• сравнение реального состояния объекта с желаемым (прогнозируемым с учетом всей последовательности действий, направленных на достижение поставленных целей;

• прогнозирование состояния и поведения объекта или его части на заданный момент времени;

• заблаговременное определение места и причин отклонения значений характеристик объекта от заданных параметров;

• изменение состояния и поведения объекта таким образом, чтобы при изменении в допустимых пределах внешних условий были обеспечены необходимые условия функционирования объекта;

• обеспечение устойчивого состояния объекта при наступлении предельных значений характеристик объекта.

Функцию контроля нельзя рассматривать с позиций иерархичности, обязательности ее последовательного выполнения. Контроль может быть как первой стадией управления, так и проявляться на всех или некоторых стадиях, или лишь на последней.

Функция контроля обладает специфическими характеристиками. Если остальные функции обладают особенными свойствами, выражающимися в своих задачах, то контроль обладает свойством универсальности. Он охватывает все части, элементы управленческого процесса, поэтому специфичен по отношению ко всем остальным функциям управления.

Несмотря на то, что контроль как самостоятельная функция играет значительную роль в системе управления, не отрицается факт взаимосвязи и взаимопроникновения контроля и таких функций управления, как планирование и прогнозирование, организация, согласование и координация, учет и анализ. Рассмотрим связь контроля с другими функциями управления.

В мировой практике широко применяется понятие «management by objectives» («управление по целям»). Установление конкретных производственных показателей в прошлом (планирование) позволяет оценить фактические результаты работы, сравнивая их с установленными контрольными показателями. Такой метод управления объединяет планирование и контроль в области человеческих ресурсов и позволяет проводить оценку кадрового потенциала на основе определенных критериев.

В процессе планирования субъект хозяйствования, основываясь на оценке потребностей и сдерживающих факторов внешней среды, определяет цели организации и каким наилучшим образом они будут достигнуты. Иными словами, планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех работников организации к достижению общих целей.

Планирование, так же как и контроль, представляет собой не отдельное одноразовое событие и осуществляется непрерывно в силу разнообразных объективных причин. Одной из основных является продолжение существования организации после достижения целей планирования и контроля. На основании полученных результатов определяются новые цели. Таким образом, продолжается процесс планирования, а вместе с ним и процесс контроля выполнения планов.

Другой немаловажной причиной непрерывности планирования и контроля является постоянная неопределенность будущего.

В процессе выполнения плана контроль позволяет заблаговременно обнаруживать отклонения фактических результатов хозяйственной деятельности от плановых. Реагируя на изменение текущей экономической ситуации, контроль стимулирует корректировку плановых задач на эффективное использование резервов и ресурсов, достижение

оптимальных результатов работы и является одним из важных условий сбалансированности и качества планов.

Функция организации представляет собой формирование или совершенствование структуры объекта и субъекта управления. В процессе формирования организационной структуры создаются производственные связи. Определяются функции и состав аппарата управления, схема его воздействия на управляемую подсистему. Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размеров организации, ее целей, задач, обеспечения персоналом.

Связь функции контроля с функцией организации видна через функционирование субъектов контроля. Для осуществления непосредственное воздействие на объект управления и контроля, субъект контроля должен располагать соответствующим кадровым составом, иметь определенный порядок взаимодействия между звеньями системы управления и методы контроля.

Также в процессе контроля необходимо найти оптимальное количественное соотношение между субъектом и объектом управления. Громоздкость или, наоборот, недостаточность звеньев системы контроля делает практически невозможным получение желаемых результатов, снижается инициатива работников и эффективность производственного процесса. Организационная структуру должна соответствовать стратегическим планам организации, обеспечивать эффективное взаимодействие элементов структуры и достижение намеченных целей контроля. Оптимальная организация деятельности субъектов контроля позволяет не только определить суть нарушения, их место и адресат исправления, но и повысить эффективность контроля и соответственно производительность труда.

Было бы неправильно связывать контроль лишь с выявлением недостатков и ошибок. Поэтому действенность контроля значительно усиливается, когда он тесно взаимосвязан с функцией положительной мотивации труда. Наличие процесса контроля и контролирующих органов позитивно воздействует на кадровый состав. При достижении определенных результатов работники получают дополнительные мотивы к более производительному труду, при этом оказывают влияние как выявленные нарушения, так и их отсутствие. Отсутствие отклонений и ошибок позволяет работникам аппарата управления стимулировать деятельность производственных звеньев моральными или экономическими методами, а при их наличии — добиваться этих же целей административным воздействием.

В экономической литературе довольно часто встречаются мнения, что одной из функций управления является учет и контроль, как части одного целого. По нашему мнению, учет и контроль — это самостоятельные функции управления, тесно взаимодействующие между собой. Контроль и учет неразрывно связаны между собой, и рассматривать их как абсолютно самостоятельные функции управления невозможно. Предвидеть и правильно ставить цели на будущее невозможно без учета прошлого и настоящего. Причем базовое понятие «контроль» несколько шире, чем понятие «учет».

Учет, прежде всего, представляет собой отражение финансово-хозяйственной деятельности, определение состояния хозяйственных средств и источников их образования, получение промежуточных и итоговых данных о них. Учет — это система наблюдения, измерения, регистрации и передачи информации для системы управления.

На наш взгляд, именно в процессе осуществления контроля и учета и выявляется кардинальное отличие между ними. Учет как функция управления констатирует наличие определенных факторов в деятельности объекта, таких как имущество, денежные средства, кадры, фонды, прибыль. В процессе учета отражаются в основном количественные показатели, их формирование и использование. Тогда как контроль, основываясь на данных учета, предполагает получение не только количественной, но и

качественной информации, в том числе выявление отклонений и нарушений в учетной информации.

С другой стороны, учет является средством, методом и формой контроля, позволяя осуществить контроль за производственно-хозяйственной деятельностью объекта управления. В этом противоречии выявляется сущность контроля: с одной стороны, контроль является самостоятельной полноценной функцией управления, а с другой -является одним из методов других функций управления.

В то же время отличительная особенность контроля от других функций управления заключается в постоянном, регулярном и довольно тесном взаимоотношении между объектом и субъектом управления. Именно такое взаимоотношение позволяет субъекту управления эффективно осуществлять остальные функции управления. Посредством функции контроля, на наш взгляд, и осуществляется взаимодействие всех функций управления, их единство и взаимосвязь. В основе этих отношений лежит принцип обратных связей, который реализуется посредством функции контроля.

Контроль как процесс выражается в таких же функциях, как и управление, хотя и имеет свою специфику (табл. 3).

Функция Сущность функции

Планирование и прогнозирование Планирование места, целей и задач контроля; классифицирование экономических объектов, определение их внутренней структуры; прогнозные расчеты процесса контроля

Организация Определение иерархичности контролирующих органов, принципов их организации, направлений их деятельности, методов контроля

Координация Организация взаимоувязки с другими частями целостной организации контроля

Учет Отражение результатов контрольного процесса

Анализ Оценка произведенных, планируемых контрольных операций

Из всего вышесказанного некорректно рассматривать контроль только как составную часть той или иной функции управления.

Анализ остальных частей управленческого цикла, которым требуется контроль для своего собственного осуществления в управленческом цикле, позволяет рассматривать контроль в управлении производством как обособленную функцию управления, т. е. как вид управленческой деятельности, выделившейся из общей системы управления, и как самостоятельную объективную экономическую категорию, существующую наравне с категорией управления (рис. 1).

Осуществление запланированных целей

К отправь шк фу ищу я управления

! Кшггрпль | * Определение фактпческит СОСТОЯНИЯ оыгкгга

Рис. 1. Контрольный цикл и место контроля как функции управления в управленческом цикле

В целом наличие любого процесса предполагает существование определенных этапов действий. Этапы сбора информации, формирования целей и осуществления запланированных действий свойственны любому процессу, соответственно, и процессу контроля и управления. Общепризнанно, что сбор информации является первичным звеном любого процесса. Без информации невозможно определить цели воздействия, оценить ситуацию, сформулировать проблему и принять решение.

На этапе осуществления запланированных действий контроль в процессе управления выступает как функция управления, призванная систематически давать и анализировать информацию о ходе выполнения плановых заданий, нормативно устанавливаемых задач и предписаний, хозяйственных решений, а также этапом в контрольном процессе.

Следующей стадией управленческого и контрольного процесса выступает выработка и реализация целенаправленных действий. Являясь этапом контрольного процесса, изменение состояния и поведения объекта и обеспечение устойчивого его состояния относится к управленческим функциям — планированию, организации, анализу.

1. Белоусов, Р.А. Коренная перестройка управления экономикой СССР. — М.: Мысль, 1989.

2. Методы и формы управления социалистической экономикой /под ред. Р.А. Белоусова. -М.: Экономика, 1981.

3. Организация, планирование и управление деятельностью промышленного предприятия /под ред. С.Е. Каменицера. — М.: Высш. шк., 1984.

4. Попов, Г.Х. Эффективное управление/Г.Х. Попов. — М.: Экономика, 1976.

5. Файоль, А. Общее промышленное управление /А. Файоль. — М.: Контролинг, 1992.

Источник: cyberleninka.ru

27. Контроль как функция управления: сущность, виды, этапы, принципы, методы.

Контроль — это форма проявления целенаправленного воздействия субъекта управления на коллективы людей, предус­матривающая наблюдение за их деятельностью для выявления отклонений от установленных норм и правил, требований в про­цессе реализации планов. Таким образом, контроль представ­ляет собой систему наблюдения и проверки в процессе любой деятельности для выявления отклонений от планов, затрудня­ющих достижение поставленной цели.

Цель контроля — обеспечение эффектив­ного осуществления всех функций менеджмента. Окончатель­ная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различ­ные планы и цели менеджмента. Резюмируя, можно сказать, что управленческий контроль выполняет следующие функции: — оперативную; — упорядочивающую; — превентивную; — коммуникативную; — информативную; — защитную.

Контроль — это исключительно важная функция управле­ния, так как только она обеспечивает обратную связь в системе управления, информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту. Остальные функции являются прямой свя­зью с объектом управления.

Контроль можно считать элемен­том обратной связи, так как по его данным производится кор­ректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов. Другими словами, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первона­чальными планами, и реальными показателями деятельности организации.

И тот, у кого есть современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить. Управленческий контроль в совре­менных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обес­печение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупнос­ти следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственно­сти, техника контроля (т. е. информационно-вычислительная тех­ника и технология), процедуры контроля, среда контроля, сис­тема учета.

Система контроля характеризуется определенной целенап­равленностью. Это свойство системы проявляется в том, что все элементы и звенья контроля служат общей цели — обеспече­нию эффективного управления. Контроль является информационной системой, вклю­чающей сбор, обработку, хранение и передачу контрольной ин­формации.

Посредством информации контроль связан с други­ми системами и подсистемами. Эта связь характеризуется ин­формацией, создаваемой внутри системы контроля, которую он получает от других систем и которую он посылает в окружаю­щую среду.

Виды, этапы и методы контроля Система контроля в организации должна предусматривать осуществление различных методов контрольной деятельности. Контроль можно классифицировать по следующим признакам. 1. Предварительный контроль. Осуществляется до фак­тического начала работ.

Основным средством осуществления предварительного контроля является регламентация определен­ных правил, процедур и линий поведения. Начинается предварительный контроль с функции планиро­вания, с момента установления стандартов результатов. Стандарты — это конкретные цели, степень достижения ко­торых поддается измерению.

Стандарты должны иметь времен­ные рамки, в которых должна быть выполнена работа, и конк­ретный критерий, по которому оценивается работа. Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план.

Он дает ответ на вопрос: когда, сколь­ко и каких средств (наличных, безналичных) потребуется орга­низации, а также устанавливает предельные значения затрат по каждому структурному подразделению 2. Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект — сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного руководителя.

Он позволя­ет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь.

Текущий контроль является вторым этапом процесса конт­роля, который состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами, На этом этапе не­обходимо предпринять следующие действия: — определить масштаб допустимых отклонений; измерить результаты; — оценить полученную информацию о достигнутых резуль­татах; — сравнить результаты работы с установленными стандартами- В текущем контроле менеджер определяет, какие действия следует предпринимать; такими действиями могут быть: — невмешательство в работу; — устранение отклонений, то есть регулирование. 3. Заключительный контроль осуществляется после выпол­нения работы.

Это контроль итогов, его цели — формирование мотивационных вознаграждений, корректировка поведения руководи­теля, принимаемых решений, а также формирование планов на бу­дущее на основе анализа полученных результатов. Его можно счи­тать третьим этапом процесса контроля.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникно­вения, он, во-первых, дает руководству информацию для планиро­вания в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации. Контроль хотя и важен, но может быть весьма дорогостоя­щим.

Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, тре­бует тщательного обдумывания. Функция контроля не является конечным пунктом всего про­цесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постоянное кру­говое движение.

Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организа­ции и мотивации сотрудников. Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования, а более низкого уровня больше заняты подбором кадров, организацией и контролем их труда. Однако на всех уровнях управления они в оп­ределенной мере выполняют все общие функции управления: пла­нирования, организации, мотивации и контроля и др. Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности (т.е. возможности достичь желаемого результата) и эффективности (возможности достичь результата с наименьшими затратами).

Ограничение

Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Источник: studfile.net

Основная функция контроля в менеджменте

Каждый руководитель выполняет основные функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль. Четыре элемента функции контроля: определение показателей и методики измерения результатов, измерение результатов, определение, соответствуют ли результаты плану, и корректирующие действия.

Все функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль тесно взаимосвязаны. Они одинаково важны для эффективного управления. Нельзя разделить их на основные и второстепенные. В то же время функции менеджмента: организация, мотивация и контроль базируются на продуманном и эффективном планировании.

• Планирование – это первичная, основополагающая функция. На основании стратегических целей строится план их достижения, предусматривающий выделение определенных ресурсов и привязку этого выделения во времени. Планирование документирует распределение ресурсов и объединяет усилия отдельных подразделений и сотрудников для достижения общей цели. Для этого проводится декомпозиция общих целей на персональные. Обязательно нужно предусмотреть и планирование контроля организации . Функции менеджмента, кроме целеполагания, предусматривают и составление перечня работ, которые необходимо выполнить в определенной последовательности для достижения цели. При этом каждая работа привязана ко времени своего начала и окончания, назначенным для нее ресурсам и последующим (или предшествующим) во времени работам.
• Организация, как функция менеджмента, заключается в создании структуры, позволяющей отдельным элементам системы совместно действовать по заданным правилам и рационально расходовать выделенные ресурсы для достижения поставленных целей. Организационная структура описывается рядом формализованных правил — регламентов, положений, инструкций.
• Мотивация, как функция менеджмента, заключается в побуждении сотрудников всех уровней к эффективной совместной деятельности для достижения поставленных целей. Это наиболее гуманистическая и наименее формализованная функция управления.
• Контроль, как функция, процесс менеджмента заключаются в количественном и качественном учете результатов работы, это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных перед ней целей

Назначение контроля

Контроль — основная функция менеджмента. Он предназначен для:

• Снижения неопределенности процесса производства и процесса управления.
• Предсказания и предотвращения возникновения сбоев.
• Поддержки успешных действий.

Контроль немыслим без измерения. Чтобы понять, что работа идет по плану, нужно сравнить достигнутые на момент контроля количественные показатели с некими заранее известными плановыми.

Процесс контроля — это система, которая позволяет запланировать, измерить, определить отклонения и откорректировать любую деловую активность, такую как производство, упаковка, доставка потребителю и многое другое.

Функция контроля в менеджменте – это важнейшая часть процесса управления.

В отсутствие функции контроля любое управление теряет смысл. Вы будете не в курсе, выполнено ли то, что было запланировано, и вообще, выполняется ли хоть что-нибудь.

Без функции контроля также невозможно управлять персоналом.

Процесс управления — это функциональный процесс для организационного контроля, он должен вырастать из целей и стратегических планов организации

Четыре элемента функции контроля

К функции контроль менеджмента относится четыре основных этапа:

1. Определить показатели и методику измерения результатов.
2. Измерить результаты.
3. Определить, соответствуют ли результаты плану.
4. Применить корректирующие действия.

«Контроль» означает список, ведущийся в двух экземплярах (фр. contrôle, от contrerôle —, от лат. contra — против и rotulus — свиток).

Задание плановых значений и методики измерения результатов

Необходимо сформировать набор важных для контролируемого процесса показателей и определить для каждого плановые значения в заданные моменты времени. Когда при наступлении этого времени измеряется фактический результат, менеджеры получают сигналы о том, как обстоят дела и, таким образом, им нет необходимости проверять каждый шаг исполнения планов.

Показатели должны быть четко сформулированными, измеримыми и существенными для контроля. На промышленном предприятии показатели могут включать объемы продаж и выпуска продукции, эффективность использования рабочей силы, показатели безопасности и прочее.

При предоставлении услуг, с другой стороны, показатели должны включать, например, число клиентов, вынужденных ожидать своей очереди на обслуживание в банке или число новых клиентов, привлеченных в результате обновленной рекламной кампании.

Точки измерения на временной шкале также должны выбираться не случайно, а связываться с критически важными, с точки зрения контролируемого процесса, периодами времени или началом/окончанием важных этапов процесса. Это могут быть

• Начало или конец планового периода – смены, дня, недели или месяца.
• Начало или конец важного этапа: завершение подготовки производства, начало окончательной сборки изделия, отгрузка изделия заказчику.
• Выход нового релиза продукта или достижение плановых объемов услуг.

Функции планирования и контроля в менеджменте взаимосвязаны очень тесно и не имеют смысла одна без другой. Никем не контролируемый план превращается в пустую бумажку. Так же связаны функции менеджмента мотивация и контроль.

Измерение результатов

Измерение результатов в контрольных точках и сравнение их с плановыми показателями должно выполняться на основе проактивного подхода, так, чтобы отклонения могли быть обнаружены как можно раньше или даже спрогнозированы до их появления, что позволит избежать или свести к минимуму корректирующие действия.

Если контрольные точки правильно спланированы и доступны средства, позволяющие определить точно, что делают подчиненные, оценка текущей и ожидаемой производительности будет точной и легкой.

Однако существует много видов деятельности, в которых трудно определить точные контрольные точки, существует также много активностей, которые трудно измерять.

Довольно просто, например, установить показатель нормы времени для производства массовой продукции и столь же легко измерить фактические значения по этим показателям

Сложнее обстоит дело с далекими от техники видами работ. Например, контролировать работу менеджера по трудовым отношениям нелегко, поскольку нелегко разработать четкую систему показателей.

Руководитель менеджеров такого типа часто полагается на такие расплывчатые показатели, как отношения с профсоюзами, энтузиазм и лояльность подчиненных, текучесть кадров и/или трудовые споры. В таких случаях и результаты измерения подчиненного руководителем тоже расплывчаты.

Соответствие результатов плану

Это несложный, но весьма важный этап процесса контроля. Он включает в себя сравнение измеренных результатов с заранее определенными плановыми показателями. На этом этапе крайне важна заранее разработанная методика сравнения. В этом документе должно быть четко определено, что конкретно измеряется, в какой момент времени и при каких условиях. Следовать этой методике надо неукоснительно, в противном случае, результаты измерения и сравнения с планом будут недостоверными.

Если показатели соответствуют плановым, менеджмент может полагать, что все под контролем. В этом случае нет необходимости вмешиваться в повседневную работу организации.

Корректирующие действия

Этот этап становится важнейшим в том случае, если показатели не дотягивают до плановых и анализ показывает необходимость корректирующих действий. Такие корректирующие действия могут включать в себя изменения в одном или нескольких аспектах повседневной работы организации.

Например, руководитель филиала банка должен решить, что необходимо занять больше операционисток в зале, чтобы выдержать ранее установленный показатель максимального пятиминутного ожидания.

Или начальник цеха принимает решение вывести станочников сверхурочно, чтобы выдержать сроки сдачи продукции.

Контроль также помогает выявить некорректно заданные плановые показатели, и в этом случае корректирующее воздействие будет заключаться в исправлении плановых показателей, а не в борьбе за изменение текущих измеренных значений.

Своевременность корректирующих действий

Надо всегда разрабатывать конструктивный путь к доведению показателей до плановых значений, иначе придется запоздало осознать, что сбой уже произошел. Чем раньше установлена ошибка или сбой, тем больше шансов ее исправить или наверстать отставание. И тем меньше будут затраты времени, материальных и трудовых ресурсов на ее исправление.

Отклонения, обнаруженные на поздних сроках, бывает и вовсе невозможно исправить. В этом случае организация несет чувствительные финансовые и репутационные потери, вплоть до прекращения своего функционирования.

Плохие новости сегодня лучше, чем те же новости завтра.

Д. С. Чедвик

Взаимосвязь функций управления

Функции менеджмента: мотивация и контроль тесно связаны друг с другом. Для построения эффективной системы мотивации подчиненного руководителю необходим доступ к точным и своевременным результатам контроля.

Контроль может осуществляться на соответствие:

• плановым показателям;
• стандартам качества;
• корпоративным политикам;
• требованиям по безопасности и охране труда;
• требованиям контролирующих государственных или общественных организаций.

Контроль может быть также периодическим и разовым, запланированным и экстренным, частным и в рамках общего аудита деятельности организации.

Заключение

Основная функция контроля в менеджменте — обеспечение выполнения плана и достижение таким образом целей организации. Дополнительные функции — поддержка организации и мотивации и взаимодействие с ними. Функция контроля в менеджменте является важнейшей. Смысл контроля не в том, чтобы уличить подразделение или сотрудников в неисполнении плана и покарать их.

Смысл заключается в своевременном обнаружении отклонений от плана. Тогда есть шанс успеть выполнить корректирующие действия. Продуманная организация процессов контроля – залог точного и своевременного исполнения планов и достижения поставленных целей.

Источник: fb.ru