Программа 1С: Документооборот позволяет автоматизировать процесс постановки и исполнения задач. Это повышает эффективность работы, позволяет оптимизировать бизнес-процессы компании и дает возможность отслеживать работы по задачам, их исполнение и контроль.
При работе с задачами в 1С:Документооборот, иногда возникают вопросы по уже выполненным задачам. Например, сотрудники хотят просмотреть свои выполненные ранее действия или руководители проверить работу своих подчиненных. И для этого есть несколько вариантов просмотра.
Просмотр задач на форме «Задаче мне».
Чтобы просмотреть выполненные задачи необходимо в группе команд «Еще» выбрать «Показать выполненные».
К списку новых задач добавятся выполненные, они будут отмечены разными цветами в зависимости от результата выполнения.
Контроль состояния процессов документооборота в 1СERP
Чтобы скрыть обратно выполненные задачи, необходимо повторно выбрать настройку.
Просмотр задач на форме «Все задачи»
Раздел «Совместная работа» — «Все задачи»
Здесь видны все задачи. Задачи, которые видят пользователи, зависят от их прав доступа. Например, если включена настройка доступа руководителя к задачам подчиненных, он сможет видеть их задачи.
Для более узкой настройки просмотра списка задач можно использовать фильтры сверху.
Просмотр выполненной задачи с карточки предмета
Например, пользователь согласовывал задачу по договору. Договор в данном случае — является предметом задачи. И из карточки договора можно просмотреть выполненную задачу.
Источник: axioma-soft.ru
Управление задачами и поручениями в 1С Документооборот
Каждый день компании принимают самые различные управленческие решения. По этой причине используемые системы электронного документооборота должны уметь реализовывать поручения и задачи.
У 1С:Документооборот имеются мощные инструменты, которые позволяют управлять задачами и обеспечивать четкий контроль их выполнения. Система дает возможность фиксировать сроки исполнения даже в случае, если имело место перенаправление.
На рабочем столе программы вы увидите несколько виджетов, предназначенных для управления задачами. Для того, чтобы оперативно оценивать задачи, вам не нужно углубляться в систему, вам сразу доступны все основные показатели.
Процесс постановки и контроля выполнения задач
Выполнение задач в 1С Документооборот
Один из самых важных пунктов — «Задачи мне». Здесь все перечислено списком.
Контроль за исполнением и отчеты
В данном разделе присутствует функционал, предназначенный для руководителей подразделений. Он позволяет проконтролировать, насколько загружены подчиненные. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым задачам и отслеживать исполнительскую дисциплину.
Через виджет «Контроль» можно быстро получить доступ к контрольным поручениям. Здесь же присутствуют и статусы текущих состояний объектов.
Имеющаяся здесь подсистема управления процессами дает возможность создавать поручения и задачи различной степени сложности. Как произвольного характера, так и сделанные на основе имеющихся шаблонов.
Постановка задач
Что представляют из себя задачи в системе? Это визуализированные точки, через которые проходит бизнес-процесс. Кроме того, присутствуют механизмы управления ими.
Все участники процесса видят те задачи, которые предназначены непосредственно им. Можно действовать только в рамках, которые выставлены системой.
Пользователи, которые имеют особые права, могут отслеживать задачи других пользователей и изменять их. Им доступен просмотр состояния бизнес-процесса в целях оперативного устранения ошибок.
Руководителю выставляются такие настройки, которые позволяют иметь доступ ко всем задачам подчиненных.
Управление задачами
У руководителя есть права для того, чтобы вовсе остановить бизнес-процесс. Он может быть запущен по ошибке или потерять свою актуальность.
Как в 1С:Документооборот осуществляется управление задачами и поручениями?
Процессы в системе представляют собой ранее настроенные схемы: от начала и до завершения. Во время этого движения выставляются различные задачи: утвердить, исполнить, согласовать. Разработчики заложили следующие типовые процессы:
- согласование (файлов, вопросов, документов) — производится с одним или несколькими сотрудниками;
- исполнение поручений одному сотруднику или группе коллег, для этого настраиваются контроль, порядок проверки;
- рассмотрение документов, по результатам ответственное лицо должно составить резолюцию;
- ознакомление с документами без получения «обратной связи», ответы можно получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами;
- регистрация исходящей, входящей и внутренней документации;
- подписание/утверждение документов ответственным лицом;
- приглашение на мероприятие;
- комплексный процесс для автоматизации процессов со сложной структурой.
Процессы можно отправлять:
- по очереди;
- всем сразу;
- смешанно.
В качестве согласующих можно задействовать системные автоподстановки, конкретных пользователей и ролевую адресацию.
Сроки согласования выставляются индивидуально. Как на конкретную дату, так и на определенный промежуток времени(минуты, часы, дни).
В результате согласующие могут принимают соответствующие решения: «Согласовано с замечаниями», «Согласовано» или «Не согласовано». Решения подписываются с помощью электронной подписи.
В случае, если вынесено решение «Не согласовано», то задача отправляется на доработку. После ее завершения можно запустить повторный цикл согласования. Если замечания невозможно устранить, то процесс завершается.
После согласования создается печатная форма. На нее наносятся визы согласующих, комментарии и дата.
При наличии определенного опыта и знаний можно редактировать печатные формы для своих нужд.
Поручениям ставятся процессы «Исполнение». Они могут быть настроены произвольно или на основе имеющихся шаблонов.
В случае, если исполнителей несколько, то можно назначить одного из них ответственным. Такой сотрудник завершает задачу последним. Только тогда, кода со всем справились соисполнители.
При составлении поручения часто выбирается проверяющий. Когда все исполнители заканчивают свои задачи, ему приходит сообщение с требованием осуществить проверку. При необходимости он просит сотрудников осуществить доработку.
Об использовании шаблонов бизнес-процессов в 1С Документооборот
Устоявшиеся процедуры в любой организации описываются как шаблоны процессов. Их часто применяют при работе с документацией. За настройку процессов отвечают администраторы. Они могут быть рекомендательными (можно изменять) и предопределенными (нельзя изменять).
Процессы, которые выполняются по шаблону, запускаются автоматически, к примеру, при создании нового документа.
Увидеть все запущенные процессы можно в разделе «Управление процессами» и «Совместная работа».
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности
Источник: www.1cbit.ru
