Часто при планировании и ведении большого количества проектов руководителям компаний и подразделений приходится глубоко погружаться в процессы, изучать множество отчетов, контролировать выполнение отдельных работ. Управление бизнесом при таком подходе отнимает много времени и сил.
Но есть инструмент, применяя который руководители концентрируются на контроле и своевременном достижении ключевых результатов проектов, а не на всех процессах — это метод контрольных точек.
Что такое контрольные точки и как с ними работать
Контрольная точка (КТ) — это конкретный результат проекта, который должен быть достигнут в установленный срок и который легко проверить. Это очень простая система, понятная не только экспертам. Метод КТ не требует особых ресурсов и навыков, внедряется быстро. По мере развития бизнеса позволяет перейти к более детальному планированию.
КТ фиксирует срок получения результата, ответственного – кто отвечает за его получение и приемщика, который подтвердит, что результат соответствует требованиям.
Результат контрольной точки лучше сформулировать в виде завершенного действия, которое однозначно определяет результат. Например, не «Тестирование продукта», а «Тестирование продукта завершено». В таком случае исполнитель концентрируется не на процессе, а именно на получении конкретного результата.
При использовании метода КТ отчетность для руководителя прозрачна и не требует излишнего погружения. Весь фокус здесь направлен на результат. Отклонения по срокам сигнализируют о рисках, предупреждая проблемы на других уровнях. Приемкой занимается квалифицированный специалист или заказчик. Такой подход исключает излишнее вмешательство в работу и гарантирует четкое понимание результатов проекта.
Метод КТ позволяет:
- планировать в категории «результатов»
- не ставить иллюзорные планы «поднажмем-успеем»
- разделить контроль на несколько уровней и минимизировать вмешательство руководителей в работу персонала
Рис.1. Дашборд в информационной системе управления проектами, показывающий количество закрытых контрольных точек по месяцам
При использования метода КТ важно зафиксировать то, как будет измеряться результат. Для этого нужны документы, инструменты и показатели. На их основе будут приниматься результаты и дальнейшие решения.
Сколько уровней КТ нужно бизнесу?
Количество уровней КТ зависит от зрелости компании и от масштабности проекта. В начальной стадии перехода на метод КТ достаточно двух уровней: КТ в Уставе проекта и базовом плане. А дальше можно переходить к детализации, когда КТ устанавливается для небольшой группы до 5 человек. И срок между промежуточными результатами не превышает 2 недели.
Какими бывают контрольные точки?
Поскольку результаты бывают разными по значимости (от согласования рабочего документа до заключения многомиллионного контракта), то и КТ принято делить на уровни в зависимости от важности результата:
Уровень 0. Вехи проекта
Результат критически важен для проекта. Например, подписание договора с крупным поставщиком или аналитика рынка. Контроль таких результатов выполняет сотрудник высокого уровня (топ-менеджер) или специальное подразделение (Проектный офис). При достижении вехи выносится вопрос о продолжении или остановке проекта.
Уровень 1. Критические контрольные точки
Промежуточные результаты, критически важные для заказчика проекта. Это может быть принятие решений по разработкам, выбору подрядчиков, приемке прототипов. Контроль тоже происходит на высоком уровне, приемку производит заказчик. Отклонение сроков рассматривает первое лицо или специальный орган – Проектный комитет.
Источник: vc.ru
Контрольные точки процесса. Виды контроля
С позиции обеспечения качества здесь следует остановиться на вопросах технического контроля. В производстве он (опять-таки, обсуждаемо) может быть разделен на 3 вида:
1) входной – на стыке между этапом поставок и производства (возможно, при существовании склада поставляемых изделий);
2) промежуточный (или межоперационный) – тот, который предписывается требованиями технологической документации;
3) выходной – на стыке между этапами производства и поставки конечной продукции (может быть, до складирования готовой продукции).
Промежуточный контроль, как правило, 100-процентный. Входной и выходной контроль могут осуществляться в режиме выборочного или статистического. Как именно осуществлять выходной контроль – это компетенция организации точнее решение организации по поводу того, насколько она сама себе доверяет.
* Очень важным моментом является назначение так называемых «контрольных точек» процессов производства – тех операций, после которых обязательно проведение промежуточного контроля, и без проведения которых не допускается передача изделия на последующую операцию. Здесь же должны быть определены требования к контрольно-измерительному оборудованию – кол-ву и типу приборов, классу точности и т.п.
Похожие материалы
- «Руководство». Функции руководства
- «Заказчик», «Поставщик». Виды поставщиков
- Диграф взаимозависимости (нахождение побудительных мотивов и их решений)
Источник: vunivere.ru
Часть 13. «Организация точек контроля в бизнес-процессе» Организация точек контроля Суть метода организации точек контроля в бизнес-процесса
Следующим методом, позволяющим повысить соответствие результатов требованиям, является метод организации точек контроля в бизнес-процессе. Что такое точка контроля? Точка контроля эта работа, целью которой является контроль соответствия результатов определенной работы в бизнес-процессе сформулированным требованиям к ее результату.
В случае обнаружения несоответствия организуется обратная связь, в рамках которой результат должен быть скорректирован (см. рис. 16). Для того, чтобы бизнес-процесс исполнялся качественно, без проблем, в нем нужно выделить места, которые необходимо контролировать, и организовать точки контроля, с помощью которых будет контролироваться качество выполнения операций бизнес-процесса. Рисунок 16. Точки контроля и организация обратной связи Существует два типа точек контроля: внедренные в бизнес-процесс и «наблюдающие» за процессом.
Внедренные в бизнес-процесс точки контроля
Точка контроля, внедренная в бизнес-процесс, представляют одну из операций, находящуюся в цепочке процесса, которая может «заблокировать» дальнейшее протекание процесса, если результат соответствующей работы будет произведен не качественно и не будет удовлетворять требованиям. Примером внедренной точки контроля в бизнес-процесс подготовки договора является операция по проверки договора юридическим отделом (см. рис.
17). Если условия договора не соответствует утвержденным требованиям, то юридическая служба «блокирует» дальнейшее протекание процесса и организует обратную связь по информированию исполнителя договора об обнаруженных несоответствиях и необходимости его доработки. Рисунок 17.
Пример точки контроля внедренной в бизнес-процесс Наиболее эффективно организовывать точки контроля на основе информационных и технических систем. Если при выставлении счета с использованием информационной системы заполнены не все обязательные поля, то система просто не позволит данный счет выставить или, другим словами, она не позволит «неправильному» бизнес-процессу двигаться дальше, о чем будет проинформирован исполнитель. На техническом уровне точки контроля представлены различными техническими средствами. Например, если в бизнес-процессе используются электрическое оборудование, сертифицированное по одному из современных стандартов качества, то электрическую вилку от прибора, рассчитанного на напряжение 220 вольт невозможно напрямую физически вставить в электрическую розетку с напряжением 380 вольт. Данное соответствие обеспечивается за счет технического решения – использования различных геометрических форм электрической вилки и розетки.
Источник: studfile.net
