Руководство любой быстрорастущей компании рано или поздно сталкивается с проблемой систематизации информации и автоматизации процессов, участвующих в обработке этой информации.
Если на начальном этапе развития компании возможна ситуация, когда сотрудники используют стандартные офисные приложения, то со временем рост объемов информации ставит перед компанией задачу создания современной Корпоративной Информационной Системы.
Корпоративная Информационная Система (КИС) — это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности компаний, а также корпораций, требующих единого управления.
Результатом внедрения Корпоративной Информационной Системы (КИС) станет:
- повышение внутренней управляемости компании, гибкости и устойчивости к внешним воздействиям;
- увеличение эффективности компании, её конкурентоспособности, а в конечном счёте — прибыльность;
- увеличение объёмов продаж;
- снижение себестоимости;
- уменьшение складских запасов;
- сокращение сроков выполнения заказов;
- улучшение взаимодействия с поставщиками;
- Повышения уровня контроля безопасности.
Поговорим о корпоративной информационной системе
Одной из разновидностей Корпоративных Информационных Систем являются решения класса ERP (Enterprise Resource Planning System).
Современные ERP–системы предназначены для построения единого информационного пространства предприятия и эффективного управления всеми ресурсами компании, связанными с производством, продажами и учетом заказов.
Решения класса ERP (Enterprise Resource Planning System) обеспечивают полную функциональность для управления всей административной и операционной деятельностью компании, объединяя в единую цепочку финансовый учет, процессы сбыта, производства, управления материальными потоками, планирования и взаимодействия с поставщиками и партнерами.
В качестве платформы для построения ERP–проектов CONCORD использует систему SAP, которая является признанным лидером в классе программного обеспечения для управления бизнесом.
Внедрение ERP–системы позволит вашей компании повысить эффективность деятельности и укрепить конкурентоспособность, а также вы сможете:
- принимать взвешенные управленческие решения, основываясь на точных и актуальных данных;
- планировать и моделировать различные варианты развития вашей компании;
- быстро и эффективно решать оперативные вопросы управления финансовыми потоками;
- анализировать затраты и контролировать отклонения;
- контролировать реальные расходы, доходы и прибыль.
Внедрение ERP–системы позволит рационально управлять:
- финансовыми ресурсами;
- HR;
- Взаимоотношениями с контрагентами;
- STC- транспортной деятельностью предприятия;
- решениями по техническому обслуживанию и ремонту;
- процессами на производстве;
- сбытовыми решениями для энергетики.
CRM-система (Customer Relationship Management — Управление отношениями с клиентами) — корпоративная информационная система, незаменимый современный инструмент для ведения бизнеса. Дает возможность не просто автоматизировать взаимодействие с клиентами и процесс продаж, а выстроить их работу таким образом, чтобы получать максимальный результат.
Как выстроить коммуникации в компании? Корпоративные чаты и система Mattermost
Возможности CRM-систем:
- Быстрый доступ к актуальной информации о клиентах;
- Оперативность обслуживания клиентов и проведения сделок;
- Формализация схем взаимодействия с клиентами, автоматизация документооборота;
- Быстрое получение всех необходимых отчетных данных и аналитической информации;
- Снижение операционных затрат менеджеров;
- Контроль работы менеджеров;
- Согласованное взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.
Области применения CRM-систем:
CRM система применима в любом бизнесе, где клиент персонифицирован, где высока конкуренция и успех зависит от предоставления наиболее выгодных для клиента условий.
Максимального эффекта от внедрения CRM-систем добиваются компании, работающие в областях:
- Услуг;
- Производства;
- Оптовой и розничной торговли;
- Страхования и финансов;
- Телекоммуникации и транспорта;
- Строительства.
Выбор CRM-системы.
Проект внедрения CRM-системы обычно связан с глубокими организационными изменениями в компании.
В первую очередь, необходимо продумать клиентоориентированную стратегию компании, затем приступать к выбору подходящей для вас CRM-системы.
Основные критерии выбора CRM-системы для управления отношениями клиентами:
- Соответствие функциональных возможностей системы целям бизнеса и стратегии компании;
- Возможность интеграции с другими корпоративными информационными системами;
- Возможность доработки CRM-системы с ориентацией на потребности компании;
- Соответствие CRM техническим требованиям.
CONCORD вот уже 10 лет занимается разработкой программного обеспечения на заказ, позволяющего создать эффективно работающую систему оптимизирующую издержки, создать эффективно функционирующую систему бизнес- процессов.
Мы создаем:
- Корпоративные информационные системы;
- Веб- порталы и веб приложения;
- Программные обеспечения для термина и автоматических касс;
- Финансовые и учетные системы;
- Транспортные и логистические системы;
- HR системы;
- и пр.
Особое внимание CONCORD уделяет клиентоориентированности. Заказчик программного обеспечения обязан получить в точности то, что необходимо для решения его проблемы, решение задач его бизнеса. Всегда вместе с результатами работы мы передаем Клиенту все исходные коды и оговоренную сопроводительную документацию.
Обычный цикл разработки выглядит следующим образом:
- Определение бизнес-требований;
- Разработка технического задания;
- Определение трудоемкости и стоимости работы;
- Подготовка и заключение договора;
- Проведение работ по разработке;
- Приемо-сдаточные испытания;
- Опытная эксплуатация;
- Приемка работы и закрытие договора;
- Промышленная эксплуатация;
Наши технологии, опыт и экспертиза
Desktop разработка:
- Microsoft .NET Framework (Winforms, WPF)
- Java
- Clarion
- Web разработка:
- ASP.NET MVC4
- Silverlight
- PHP
- HTML5 + JavaScript
Mobile разработка:
- Android
- iOS
- Windows Mobile
Корпоративная почта — собственная электронная почта компании, используемая в её повседневных бизнес-процессах. Корпоративная почта в деятельности современных компаний играет важнейшую роль среди всех прочих видов коммуникаций. Всё больше и больше организаций переходят на безбумажный документооборот (или по крайней мере значительно его сокращают) перенося обмен информацией в современные информационные системы и в первую очередь в корпоративную почту.
Принципиально корпоративная почта в организации может поддерживаться двумя способами: самостоятельно, силами собственного ИТ-отдела, или на аутсорсе — у хостинг-провайдера, предоставляющего такую услугу. Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы.
Адреса, доступные для всех желающих
Какой должна быть качественная корпоративная почта?
- Стойкая криптографическая защита, шифрование почты ключом длиной не менее 2048 бит
- Поддержка собственных списков рассылки для массовой отправки сообщения получателям
- Проверка входящих и подписание исходящих сообщений криптографической подписью DKIM
- Антивирусная проверка всех обрабатываемых сообщений для предотвращения заражения сети компании
- Круглосуточная техническая поддержка по телефону или 24-х часовой мониторинг для собственного сервера
- Интеллектуальный спам-фильтр, без ложных срабатываний отсеивающий нежелательную почту
Корпоративная почта у хостинг-провайдера CONCORD
Экономия средств и времени на развёртывание и поддержку необходимой серверной и коммуникационной инфраструктуры. Штат специалистов провайдера осуществляет всестороннее обслуживание заказчика за фиксированную сумму, зависящую, как правило, от количества используемых почтовых ящиков.
Модернизация оборудования, обновление программного обеспечения и другие подобные задачи целиком и полностью возложены на хостера, а заказчик корпоративной почты имеет возможность сосредоточиться на своём собственном бизнесе.
Относительным недостатком аутсорса размещения корпоративной почты у специализированного хостинг-провайдера является невозможность проведения экспериментов над своим почтовым сервером или реализация каких-то уж совсем оригинальных и нестандартных решений, в которых может отказать оператор. Если корпоративная почта в компании служит чем-то вроде полигона для отработки и внедрения новых решений, то лучше подумать о собственном почтовом сервере хотя бы для тестового почтового домена.
Не следует путать корпоративную почту, предоставляемую профессиональными провайдерами, с почтовым хостингом предлагаемым (зачастую) бесплатно популярными порталами личной электронной почты. Последние, много лет ориентированные на массового невзыскательного потребителя, просто не в состоянии удовлетворить высокие запросы функциональности и качества работы деловой электронной почты из-за модели монетизации через баннерную рекламу, из-за отсутствия технической поддержки пользователей по телефону и другому «тяжёлому наследству» бесплатного почтового сервиса.
Корпоративная почта своими силами (in-house)
При наличии грамотного персонала размещение сервера корпоративной почты на собственном сервере компании даст возможность системным администраторам «держать руку на пульсе» всех тонкостей работы как оборудования, так и программного обеспечения, быть в курсе всего происходящего с сервером: от атак хакеров и вирусов, до знания объёма поступающего спама. Это кропотливая и трудоёмкая работа, однако весьма полезная для профессионального роста ответственных сотрудников.
Самым большим недостатком такого подхода в развёртывании и поддержке корпоративной почты являются высокие затраты на каждом этапе, которые могут быть экономически неоправданны для небольших, средних и даже для некоторых крупных компаний. Затраты складываются из стоимости приобретения необходимого дорогостоящего серверного оборудования и поддержания как минимум двух независимых каналов связи — эти условия продиктованы требованием повышенной отказоустойчивости сервера корпоративной почты, так как простои и перебои в связи недопустимы.
Вторая часть значительных регулярных затрат состоит из заработной платы нескольких дефицитных ИТ-специалистов высокого класса. Поддержка надёжного, качественного и безопасного сервиса корпоративной почты это профессиональная задача, требующая квалифицированных сотрудников.
Источник: groupconcord.ru
Корпоративные системы электронного ведения бизнеса Интранет и Экстранет
Прежде всего дадим определения системам Интранет и Экстранет.
Интранет — внутрикорпоративная сеть, в которой используются стандарты и программное обеспечение Интернета, включающая в себя часть сети до так называемого брандмауэра, защищающего ее от несанкционированного доступа через Интернет.
Экстранет — корпоративная сеть Интранет, в которой используются технологии WWW для связи с заказчиками, дилерами и т.п.
Последние годы уходящего столетия наглядно продемонстрировали нам, что электронная коммерция постепенно завоевывает все большую популярность не только в США, Японии и странах ЕС, но и в России. Особенно бурными темпами в пашей стране идет рост числа Интернет-магазинов — в настоящее время в Рунете их функционирует уже более сотни. Однако качество дизайна, ассортимент предоставляемых услуг и другие сервисные возможности у подавляющего большинства из них оставляют желать лучшего. Это говорит о том, что в России профессиональная интернет-торговля по-прежнему находится в зачаточном состоянии. Главной причиной является то, что крупные бизнесмены пока не считают электронную коммерцию реальным направлением развития.
Ранее Интернет воспринимался крупными международными бизнесменами как удобная, по сугубо информационная среда. Тогда возникли и стали развиваться Интранет- и Экстранет-системы как технологии построения соответственно внутренней и внешней информационной среды предприятия. Теперь ситуация изменилась, и Интернет предлагается использовать в качестве среды для ведения электронного бизнеса. Для этого предприятия внедряют методы электронного документооборота, объединяющие системы Интранет и Экстранет в единую бизнес-среду — корпоративный портал, который интегрирует все внутренние службы корпорации и обеспечивает мгновенный отклик на любые запросы извне.
В России ситуация развивалась совсем по-другому. Системы Интранет не получили большого распространения, что изначально
было связано с очень слабой телекоммуникационной инфраструктурой.
И хотя в последние годы в этой области происходят’ существенные подвижки, ликвидировать разрыв с зарубежными компаниями российскому бизнесу будет крайне трудно. Еще более удручающая ситуация в России сложилась с внедрением серьезных систем Экстранет. Связано это, по-видимому, с отсутствием доверительных отношений между бизнес-иартііерами, что в свою очередь обусловлено слабостью законодательной базы для обеспечения гарантий выполнения обязательств по сделкам.
На фоне отсутствия в России серьезного и, что крайне важно, массового опыта организации систем Интранет и Экстранет переход к корпоративным порталам как системам ведения электронного бизнеса крайне затруднен.
Другим сдерживающим фактором быстрого и успешного развития электронного бизнеса в России является малое распространение систем управления производственной, торговой, финансовой деятельностью корпоративного уровня (ERP-систем). То есть отсутствует тот самый инфраструктурный уровень управления бизнесом, к которому необходимо осуществлять привязку, интеграцию как систем электронной коммерции, так и корпоративных порталов. В результате наиболее распространенной формой присутствия корпоративного бизнеса в сети Интернет стали web-представительства (web-сайты).
Огромное число компаний организовали wcb-прсдставитель- ства, на которых есть подробная информация о предприятии, его товарах и услугах, а также специальный вход для дистрибьюторов и дилеров; через этот вход они могут получать дополнительную информацию и оставлять свои заказы на поставку товаров. Такого рода решения — начало электронной коммерции и электронного бизнеса, но в них бизнес-процессы в рамках предприятия и процессы электронной коммерции не интегрированы. Именно интегрированность торгово-учетной, складской, бухгалтерской систем в рамках предприятия с системами ведения интернет-торговли является главным условием построения действительно рентабельных торговых Интернет-систем (ТИС). К сожалению, пока не существует примера успешной организации электронного бизнеса в России с помощью полнофункциональных систем ТИС.
Во всем мире уже давно известно, что главные проблемы при организации систем электронной коммерции заключаются не в том, есть или нет на web-сайте Интернет-магазин, а в том, как организован бизнес-процесс на предприятии й как интегрирована ТИС в систему автоматизации предприятия. Без решения этих вопросов организация web-витрины или простого Интернет- магазина на web-сайте предприятия неэффективна и в конечном счете нерентабельна для предприятий. Во всем мире уже давно пришли к выводам, что именно за счет интегрированности ТИС и только после серьезных усилий по внедрению новых методов электронной коммерции можно достичь реального сокращения затрат на организацию и поддержание системы электронного бизнеса на предприятиях. А ведь именно сокращение затрат — главная цель, которую ставят перед собой и решают крупные корпорации при организации систем электронной коммерции и электронного ведения бизнеса.
Однако хотя web-представительства предприятий нельзя назвать полнофункциональным средством электронного ведения бизнеса, с его помощью можно успешно решать ряд маркетинговых, рекламных и друпіх задач. При этом следует особое внимание обратить на профессиональную организацию представления информации о предприятии в Интернете и соответствующий дизайн при оформлении этой информации. К сожалению, в российских web-днзайн-студиях пока слишком мало специалистов, имеющих опыт внедрения сложных систем управления корпорациями, а также торгово-учетных, бухгалтерских и финансовых систем.
Для крупных предприятий важны разработка и внедрение систем электронной коммерции класса В2В («бизнес — бизнес»), которые используются для организации процесса торгово-закупочных операций с бизнес-партнерами предприятия. Системы электронной коммерции класса «бизнес — бизнес» обязательно итерируются в прикладные системы предприятия и в его корпоративный портал.
Таким образом, для того чтобы перейти от простых web-представительств к полнофункциональным системам электронной коммерции и системам электронного ведения бизнеса, корпорациям следует пройти следующий путь:
1) разработать стратегію и тактику перехода к методам электронного бизнеса;
2) разработать системы электронной коммерции, интегрированные с прикладными системами корпорации;
3) поэтапно внедрить системы электронной коммерции в единый бизнес-процесс корпорации.
Для развертывания серьезных систем электронного ведения бизнеса и элекіронной коммерции корпоративным заказчикам целесообразно обращаться к специализированным фирмам — системным интеграторам и консалтинговым компаниям, профессионально занимающимся проектированием и внедрением систем такого рода.
Кроме того, существует ряд других важных аспектов, па которые предприятиям следует обратить внимание.
Прежде чем приступить к созданию своего представительства в сети Интернет, любой организации необходимо ответить на вопрос: зачем?
Предположим, что у вас серьезное дело и вы понимаете, насколько важно вовремя заявить о себе, привлечь внимание к тому, что вы делаете, и дать людям как можно более подробную информацию в максимально привлекательном виде. Можно заказать красивый буклет, но он не всем доступен, его тираж ограничен, да и объем тоже. Что, если номера телефонов организации изменились?
Выбросить уже потраченные деньги в корзину и заказать новый буклет? А если измелилась номенклатура предлагаемых товаров и услуг? Опять новый буклет?
Интернет позволяет иметь великолепный буклет или каталог неограниченных размеров, который может постоянно обновляться и пополнятьс и при этом быть доступным из любой точки земного шара одно временно миллионам пользователей Интернета (учтите, что н все они говорят по-русски) двадцать четыре часа в сутки, трист шестьдесят пять дней в году. Итак, Интернет — идеальное мест., для рекламы ваших товаров и услуг.
Вам нужны партнеры или инвесторы для реализации новых перспективных проектов, а вы не знаете, где их найти? Разместите информацию о себе и свои предложения в Интернете. Велика вероятность, что потенциальные инвесторы сами вас найдут. Где гарантия? Гарантии нет, но если кто-то обращается за информацией в Интернет, он, как правило, хорошо представляет себе, что хочет найти.
При умелой организации представительства в сети Интернет ваш потенциальный партнер найдет именно вас.
Если же у вас крупная компания, вы имеете партнеров в других городах и государствах и регулярно тратите крупные суммы на переговоры по телефону, рассылку корпоративной информации, а отправка стандартного факса из трех страниц во Владивосток, Владимир, Киев и Минск превращается в серьезную проблему, разместите необходимую информацию в закрытой от посторонних глаз части вашего представительства, сообщите вашим партнерам пароль для доступа, и они всегда будут иметь самые свежие данные в наиболее удобном виде.
Снабдите текст цветными иллюстрациями и звуковым сопровождением, предусмотрите возможность оформления заказа на поставку продукции и возможность оплаты в режиме реального времени (например, с помощью кредитной карты), и некоторые проблемы отпадут* сами собой.
Если вы занимаетесь сервисным обслуживанием и телефоны в вашем офисе звонят непрерывно, разместите ответы на часто задаваемые вопросы (FAO) в Интернете, предоставьте людям возможность самим найти ответ на вопрос, и вы разгрузите телефонные линии, вам понадобится меньше сотрудников, столов, стульев. Мировой опыт показывает, что у крупных корпораций экономия только на телефонных разговорах может достигать миллионов долларов в год. Вы тратите гораздо меньше? А может быть, стоит не тратить совсем?
Когда у вас торговая фирма, ассортимент предлагаемых товаров огромен, уже тесно на рынке вашего региона и есть отработанные методы доставки продукции конечному потребителю, откройте виртуальный магазин. Ваши товары, размещенные на виртуальных витринах, не потребуют дополнительной аренды торговых помещений, а несколько тысяч километров между торговым залом и покупателем преодолеваются за секунду — достаточно включить компьютер.
Правильная постановка задачи на первом этапе чрезвычайно важна для успешной реализации проекта в целом. В соответствии с поставленной задачей определяются и ответственные сотрудники, которым предстоит эту задачу решать. Многие организации, приступая к созданию представительства в Интернете, совершают достаточно типичную ошибку.
Вне зависимости от поставленной задачи реализация или координация возлагается в качестве дополнительной нагрузки на сотрудника, ответственного за компьютеры (системного администратора). Если создание представительства в Интернете призвано решать исключительно коммуникационные задачи, такой подход оправдан. Во всех остальных случаях подобная практика себя не оправдывает. Если перед представительством а Интернете стопятся маркетинговые задачи, то и решать их должен специалист но маркетингу.
Если упор делается па рекламу в Ипгерисгс.то и координировать про- ект должен отдел рекламы. Нелл ставится задача наладить продажи через представительство в Интернете, то и решением отой задачи должен заниматься специалист соответствующего профиля. Как правило, нредсгавіггеш.сгво в Интернете решает достаточно широкий комплекс задач, поэтому и координация проекта в целом должна быть возложена на сотрудника, отвечающего за решение подобных задач вне Интернета. При действительно серьезном подходе для реализации интернет-проекта создается новое подразделение или нанимается на работу дополнительный специалист, в функции которого входит координация усилий всех подразделений.
Задачи, как правило, описываются в техническом задании (ТЗ), на основе которого создается бизнес-план формирования системы.
В таком бизнес-плане обычно содержатся следующие разделы:
♦ общая информация о заказчике и исполнителе (если к исполнению привлекается сторонняя организация);
♦ описание проекта, постановка задач;
♦ определение потребностей и целевой аудитории заказчика;
♦ структура виртуального представительства;
♦ общие принципы дизайна;
Обычно после создания ТЗ становится попятно, способна организация выполнить проект своими силами или необходимо привлечь стороннюю фирму.
Мировая практика показывает, что в большинстве случаев реализация проекта в рамках организации без привлечения сторонних специалистов существенно удорожает проект. Оптимальной представляется схема, когда к исполнению проекта привлекается специализированная фирма, которой передаются следующие функции:
♦ разработка бизнес-плана создания системы (совместно с ответственными сотрудниками заказчика);
♦ разработка инфраструктуры будущего представительства (дизайн, навигация, функциональные элементы);
♦ размещение представительства в сети Интернет (Hosting);
Таким образом, в рамках организации решаются вопросы, связанные с развитием бизнеса как такового. Сотрудники работают, не отвлекаясь на решение задач, напрямую с бизнесом не связанных. Специалисты по рекламе и маркетингу не забивают себе головы изучением TCP/IP, FTP, HTML и прочих вещей, менеджеры по продажам озабочены исключительно продажами.
Стоимость реализации проекта по приведенной выше схеме, как правило, в 3 — 5 раз ниже стоимости проекта, который выполняется силами только собственного персонала. К тому же специализированные фирмы обычно обладают достаточным опытом и отработанными схемами «раскрутки» работающего представительства, что немаловажно для успеха проекта в целом.
Рассмотрим основные программные продукты, предлагаемые российским системным интегратором — фирмой АйТи.
Источник: finance-credit.news
Корпоративные информационные сервисы: ключ к продуктивности и безопасности бизнеса
Наиболее удобно использование всех сервисов в рамках единого корпоративного портала, интегрирующегося, с одной стороны, с директорией, а с другой – с такими инструментами, как CRM-системой и другими приложениями корпоративного уровня.
Корпоративные информационные сервисы – это то, к чему ИТ-отдел практически любой организации проявляет достаточно много внимания. Тем не менее, далеко не во всех организациях возможности этих сервисов используются в достаточной мере. О том, какие корпоративные информационные ресурсы могут повысить продуктивность труда персонала и почему, мы решили напомнить своим читателям.
Прежде чем начинать разговор о преимуществах, пожалуй, имеет смысл определиться с тем, что мы с вами будем понимать под корпоративными информационными сервисами. На самом деле, никакой большой тайны здесь нет – так можно называть любой информационный ресурс, предназначенный для внутреннего использования работниками организации.
Классический пример корпоративного информационного сервиса – это CRM-система, значительно упрощающая и упорядочивающая работу с клиентами практически в любой организации, которая её внедрила. Впрочем, стоит сказать, что CRM-системы – это как раз тот корпоративный информационный сервис, который и без того у всех на слуху, и преимущества от внедрения которого видны невооруженным глазом.
Фактически, то же самое можно сказать и о многих других информационных системах корпоративного уровня – ERP-системах, системах электронного документооборота, WMS-системах… Их заслуги давно по достоинству оценены ИТ-специалистами всех уровней, что, впрочем, нисколько не умаляет важности и значимости всех этих видов систем. В то же время, ряд чрезвычайно полезных корпоративных информационных сервисов, зачастую даже не требующих особенных затрат на внедрение, остаются в тени своих «старших братьев».
И ИТ-специалисты не осуществляют внедрение таких систем не из-за недостатка средств или сложности их встраивания в существующую сетевую архитектуру организации, а исключительно из-за того, что подобные сервисы не предлагаются настойчивыми рекламными буклетами и не присутствуют у партнеров или заказчиков, которые рекламируют их преимущества руководству организации. Поэтому имеет смысл присмотреться к тем сервисам, которые совершенно незаслуженно оказываются «за бортом» ИТ-инфраструктуры большинства организаций – возможно, некоторые из них вам захочется применить и у себя в компании.
Корпоративный портал В данном случае под корпоративным порталом подразумевается не электронное представительство организации во Всемирной паутине, рассказывающее посетителем о том, чем вообще эта организация занимается в настоящее время и планирует заниматься в обозримом будущем, а внутрикорпоративный сервис. В отличие от Web-порталов (например, тех же Yahoo! или TUT.BY), корпоративные порталы являются интранет-решениями – то есть, предназначены они для работы внутри корпоративной сети.
Конечно, архитектура некоторых из них позволяет осуществлять и внешний доступ к размещенным на таком портале ресурсам, однако это скорее исключительная ситуация, нежели общее правило. Корпоративный портал можно считать не просто сервисом, а сервисом над сервисами, потому что он включает в себя многие из тех корпоративных информационных ресурсов, о которых мы будем говорить ниже, обеспечивая единообразный интерфейс доступа к ним и удобную консоль для их администрирования.
Несмотря на существование достаточно большого числа корпоративных порталов, как правило, организации останавливают свой выбор на одном из сравнительно короткого их списка, в который входят SharePoint, WebSphere Portal, SAP NetWeaver, Oracle WebCenter и 1С-Битрикс. Впрочем, зачастую приобретать и внедрять корпоративный портал целиком нет никакой необходимости – к примеру, в силу того, что какие-то из предлагаемых таким порталом сервисов уже присутствуют в ИТ-инфраструктуре организации.
В таком случае имеет смысл рассмотреть обоснования для внедрения недостающих сервисов отдельно, поскольку в случае покупки целого портала перевод всех бизнес-процессов организации на него может вылиться в новые незапланированные затраты. Корпоративный форум Пожалуй, из всех внутрикорпоративных информационных сервисов наиболее редко в организациях прибегают именно к собственному форуму.
Между тем, несмотря на свою кажущуюся незначимость, именно этот информационный ресурс может сыграть одну из самых заметных ролей как в повышении труда сотрудников, так и в генерации ими новых идей, чрезвычайно полезных для улучшения работы компании. Внутрикорпоративный форум позволит сотрудникам открыто обсуждать темы, которые были бы явно лишними на внешних форумах – например, особенности работы с кем-то из клиентов, недостатки в организации отдельных бизнес-процессов, предложения по премированию отдельных сотрудников или наложения взысканий на них.
Безусловно, при отсутствии грамотной модерации корпоративный форум из полезной вещи превратится во вредную и даже опасную для организации – в случае, если общение на таком форуме происходит бесконтрольно, моментально всплывают интриги и сплетни, которые зачастую ведут к уходу ценных кадров из организации. Поэтому важная черта корпоративных интранет-форумов – отсутствие анонимности, которое гарантирует, что работники будут отвечать за все, что пишут на нем.
При организации подобного форума (как, впрочем, и практически всех других внутрикорпоративных информационных ресурсов) необходимо помнить о том, что доступ к нему должны иметь только работники компании из внутренней сети организации, в противном случае возможны утечки информации со всеми вытекающими из них последствиями. Корпоративные чаты и VoIP-сервисы В сравнительно небольших по размеру организациях для быстрого обмена информацией между сотрудниками в письменном или устном виде вполне хватает таких популярных во всем мире средств, как ICQ, MSN (Windows Live) Messenger, Skype и т.п.
Но по мере роста компании, возникает ряд обстоятельств, которые препятствуют использованию этих средств в дальнейшем – от экономии трафика (что более актуально для VoIP-систем) до проблем, связанных с обеспечением информационной безопасности организации. Именно поэтому организации задумываются о переходе на чаты и VoIP-сервисы, максимально адаптированные под их новые нужды.
Существует большое количество различных корпоративных средств общения, многие из которых объединяют в себе возможности чатов и голосовых переговоров, и, более того, даже позволяют проводить видеоконференции. В настоящее время предлагается достаточно большое количество подобных чатов, реализующих авторизацию пользователей с помощью каталога Active Directory, позволяющих в автоматическом режиме отслеживать активность пользователей (что полезно при выявлении тех, кто проводит в чате избыточное количество времени), возможность массовой рассылки сообщений (например, объявлений о каких-то готовящихся мероприятиях).
Как правило, все подобные чаты имеют классическую клиент-серверную архитектуру, что, конечно, несколько увеличивает нагрузку на корпоративный сервер, но зато позволяет организовать мониторинг переписки, ведущейся пользователями, без существенных затрат и изменения сетевой инфраструктуры. В случае если корпоративный чат нужен именно в виде чата, то есть без каких-либо дополнительных сервисов наподобие голосового общения или видеочата, достаточно удобным будет использование внутреннего сервера для протокола XMPP, более известного как Jabber.
В качестве сервера удобно использовать Openfire. Также в организациях достаточно популярны решения на базе другого распространенного протокола – IRC.
Корпоративная wiki Одним из информационных ресурсов, существенно упрощающих и делающих более эффективным труд работников, становится корпоративное хранилище знаний, организованное по образу и подобию «Википедии» ? корпоративная wiki. В основу этого сервиса должны ложиться принципы, знакомые большинству читателей по популярной во всем мире свободной энциклопедии – доступность для каждого (хотя под каждым в данном случае подразумевается каждый сотрудник организации), возможность правки входящих в базу знаний материалов, тезисное изложение самых важных вопросов.
Такой сервис поможет быстрее вводить в курс дела новых сотрудников и даст возможность тем, у кого возникают какие-либо вопросы, получить ответы на них, не отрывая от работы коллег. Для создания корпоративной wiki можно воспользоваться тем самым «движком», на котором работает и сама «Википедия» ? он называется MediaWiki, а подробную информацию, относящуюся к нему, и необходимые для внедрения файлы можно найти на официальном сайте продукта, расположенном по адресу www.mediawiki.org.
MediaWiki относится к свободному программному обеспечению, то есть при его использовании у вас не возникнет необходимости включать в затраты на внедрение стоимость самого продукта. При планировании внедрения корпоративной wiki необходимо заранее определиться с тем, кто будет заниматься её наполнением.
Наилучшим вариантом будет поручить ведение соответствующих разделов тем работникам, которые обладают наибольшей компетенцией в конкретных областях. Впрочем, в некоторых компаниях при создании корпоративной wiki прибегают к приглашению профессиональных журналистов или технических писателей, которые приводят в удобочитаемый вид предоставляемый сотрудниками материал.
Новостная лента и архив новостей Практически в каждой организации есть внутренняя e-mail рассылка корпоративных новостей. Тем не менее, далеко не везде такая рассылка дополняется очень важными, но технически предельно простыми сервисами – новостной лентой и архивом новостей.
Первая нужна в силу того, что многие сотрудники предпочитают получать новости не по электронной почте, а пользоваться агрегаторами новостных лент в форматах RSS или Atom, вторая – по причине текучки кадров. Нередко, новый сотрудник, желая узнать какую-либо деталь, касающуюся деятельности организации, получает от «старичков» недоуменный ответ: «так это же было в корпоративной рассылке».
Если в компании есть архив этой рассылки, сотрудник сможет отослать новичка почитать его, и тем самым сэкономит свое время, которое в противном случае ушло бы на объяснения, а не на решение рабочих задач. Хорошо структурированное хранилище новостей поможет также и в написании отчетов как отдельным подразделениям, так и всей организации в целом, а в силу простоты и низкой стоимости внедрения подобного сервиса экономить на его создании действительно нерационально.
Корпоративный календарь и система управления задачами Хотя информирование сотрудников о предстоящих мероприятиях возможно и путем рассылки им информации через корпоративный чат, гораздо удобнее использовать для этого отдельный сервис, который, помимо функций «напоминалки», сможет выполнять еще ряд задач. Вообще же, корпоративный календарь чрезвычайно удобно объединить с ещё одним сервисом – системой управления задачами.
В таком тандеме, конечно, первичен именно второй компонент, который позволяет руководителям оперативно ставить задачи перед подчиненными и следить за ходом их выполнения. Несмотря на очевидную полезность такого сервиса, он предоставляется не всеми решениями для организации готовых корпоративных порталов, и именно его внедрение влияет на внутренние бизнес-процессы организации куда сильнее, чем внедрение любого другого из рассмотренных нами выше сервисов.
Тем не менее, несмотря на связанные с внедрением подобной системы сложности, система управления задачами может заметно сократить непроизводительные потери времени руководителей и упростить для них контроль подчиненных в процессе выполнения ими поставленных задач. В силу особенностей системы управления задачами, её выбор необходимо осуществлять с учетом специфики той организации, в которой её планируется внедрить.
Система должна поддерживать используемую в организации иерархию сотрудников, возможность организации иерархических задач (т.е. когда задание, назначаемое одному из работников, зависит от результатов выполнения задания другим работником), а также уметь оповещать пользователей о назначенных им заданиях максимально большим числом способов. В идеале при назначении нового задания работник должен получать уведомление по электронной почте, системам быстрого общения (ICQ, Skype, IRC и корпоративному чату), а также дополнительно посредством SMS – на случай, если он находится далеко от компьютера, а поставленная перед ним задача должна быть решена в сжатые сроки.
При этом система должна обеспечивать изоляцию задач друг от друга, то есть пользователь должен видеть свои задачи и не видеть задачи других пользователей, если только для этого нет особой необходимости. Будет крайне полезно, если система управления задачами будет поддерживать интеграцию с имеющимися в организации другими информационными ресурсами – к примеру, с той же CRM-системой.
Наиболее просто это реализуется при применении корпоративного портала, содержащего в себе систему управления задачами и поддерживающего интеграцию с другими ресурсами организации. В значительной степени все, что касается системы управления задачами, относится и к корпоративному календарю.
Основные требования к нему, помимо интеграции с другими сервисами – поддержка календарей форматов Outlook, iCal и Sunbird (либо других программ, массово используемых работниками), поддержка планирования индивидуальных и коллективных событий. Система обучения и проверки знаний сотрудников Большинство организаций заботятся об уровне подготовки своего персонала и регулярно проводят для своих сотрудников различные семинары и тренинги, отправляют их на курсы повышения квалификации.
Поскольку этот процесс является непрерывным, то имеет смысл внедрить специализированную систему, которая позволит организации проводить для своих сотрудников обучающие курсы, а затем контролировать качество полученных ими знаний. Наиболее широко распространенной формой проверки знаний на сегодняшний день является тестирование.
Безусловно, оно имеет ряд недостатков, однако большинство из этих недостатков не слишком критичны для проверки практических знаний, которые получают сотрудники в ходе специализированных обучающих курсов. В конечном итоге, качество проверки знаний с помощью тестов определяется, в первую очередь, качеством самих тестов.
Конечно, система обучения и проверки знаний не настолько сильно сказывается на повышении эффективности работы отдельно взятого сотрудника, как, скажем, корпоративный форум или система управления задачами, однако в целом для организации её влияние весьма существенно, поскольку она позволяет руководству контролировать уровень компетентности работников и оперативно выявлять тех из них, кто проявляет признаки профессиональной непригодности, а также, напротив, поощрять тех, кто демонстрирует наиболее высокий уровень знаний и наибольшую целеустремленность в освоении новых практик. Выводы Конечно, в одной статье достаточно сложно охватить весь спектр внутрикорпоративных ресурсов, положительно сказывающихся на работе организации. Как можно понять из сказанного выше, наиболее удобно использование всех сервисов в рамках единого корпоративного портала, интегрирующегося, с одной стороны, с директорией, а с другой – с такими инструментами, как CRM-системой и другими приложениями корпоративного уровня. Впрочем, появление в вашей организации и любого из этих ресурсов в отдельности также позволит увеличит эффективность работы сотрудников.
Показать комментарии (0)
Источник: www.it-world.ru